Gemensam flyttplan till Rådhus Skåne

Transkript

1 Gemensam flyttplan till Rådhus Skåne för Kristianstads kommun och Region Skåne Sidan 1 av 18

2 Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. Organisation 4 3.Verksamhetsöversikt 5 4. Flyttande enheter 6 5. Arbetsordning och tidplan för inflyttning 8 6. Avveckling av de nuvarande lokalerna Ekonomi Dokumentation/publikationer/Böcker Bra att veta Övriga inventarier Väggprydnader Serviceavtal Information Adresser Kommunspecifikt Regionspecifikt 18 Bilaga 1 Fastställda inplaceringsritningar källare och plan Sidan 2 av 18

3 1. Inledning Bakgrund överlämnas nyckeln till Kristianstads kommun för Rådhus Skåne i Kristianstad centrum. Kristianstads kommun ska tillsammans med Region Skåne flytta in i Rådhus Skåne vid Stora torg mellan till , detta innebär att alla inflyttande ska lämna sina nuvarande lokaler under samma tid. Målsättning Huvudmål Rådhus Skåne ska utrustas med lösa inventarier. Flytta in ca 400st kommunala medarbetare och ca 300st Region Skåne medarbetare i Rådhus Skåne från deras nuvarande lokaler. De nuvarande lokalerna ska återställas i överenskommet skick och återlämnas till respektive hyresvärdar. Delmål 1. Anskaffa de lösa inventarierna 2. Detaljplanera inflyttningen av inventarier och medarbetare 3. Genomför flytten till Rådhus Skåne mellan Avveckla de nuvarande lokalerna på inventarier så att de kan återlämnas till respektive hyresvärd senast Avyttra de överblivna möblerna senast till Syfte Att flytta in ca 700 medarbetare i Rådhus Skåne samt återlämna de nuvarande lokalerna så snabbt och kostnadseffektivt som möjligt så att respektive intressenter inte kommer att lida någon skada. Förutsättningar - Att byggentreprenören håller tidplanen - Att alla inventarieinköp till Rådhus Skåne är klara till Avgränsningar - Inventering av den befintliga konsten det ingår inte i projektet utan detta ansvarar respektive parts konstgrupp för Styrdokument - from Husbok from som är ett informationsunderlag om hur drift, service, säkerhet, tider mm hanteras i Rådhus Skåne Sidan 3 av 18

4 2. Organisation Inflyttningen är ett samordningsprojekt mellan Kristianstads kommun och Region Skåne Styrgrupper Kristianstads kommun Intern styrgrupp ordförande Jan Pålsson Region Skåne Husrådet ordförande Thorbjörn Lindhqvist Uppgift: - Fatta beslut inom respektive parts ansvarsområde - Lämna riktlinjer om projekt till huvudprojektledaren - Följa upp projektmålen Huvudprojektledare Stefan Bengtsson Kommunledningskontoret tfn stefan.bengtsson@kristianstad.se Ansvar för samordningen mellan de olika projekten Flyttledare Kommunen: Jan Westberg KLK tfn jan.westberg@kristianstad.se Ansvarar för kontakten med Flyttfirman och de nuvarande lokalerna Inflyttningsprocessen ledare Kommunen: P-O Blomqvist tfn o Anneli Wirdefalk tfn KLK per-olof.blomqvist@skane.se anneli.wirdefalk@gmail.com Ansvara för medarbetarnas inflyttning i Rådhus Skåne Inflyttningsprocess Politiker Kommunen Marie Färm tfn marie.farm@kristianstad.se Ansvar för politikernas inflyttning Flyttledare/Inflyttningsprocessledaren Region Skåne Mikael Thomasson Region Skåne tfn mikael.thomasson@skane.se Ansvar för kontakten med flyttfirma, egna lokaler, medarbetarnas och politikernas inflyttning i Region Skåne Överblivna möbler Kommunen Lena Löfstrand OMS tfn lena.lofstrand@kristianstad.se Ansvar för inventera, avyttra de överblivna möblerna Sidan 4 av 18

5 Inventarier inflyttningsledare o Serviceansvarig Håkan Nilsson KLK tfn hakan.nilsson5@kristianstad.se Ansvara för Inflyttning av all lös inventarier samt att ansvarig för logistik o service i Rådhus Skåne IT inventarier Kommunen Leif Persson KLK tfn leif.persson@kristianstad.se Ansvarig för att de flyttande enheterna har rätt dator och telefon utrustning Flyttansvariga från respektive flyttande enhet Respektive chef för flyttande enheter utser sin egna flyttansvariga Ansvariga för att vara talesperson och organisatör för den flyttande enheten Flyttfirmor Kristianstads kommun använder Svens Flyttningar i Hanaskog Region Skåne använder Kivik Express AB 3. Verksamhetsöversikt i stort Steg Lämna ut flyttblad som information vid behov - Fastställ varje arbetsplats inventarielista - Förbered den operativa flyttlogistiken - Genomför flyttningen enligt flyttplanen - Utse Husråd - Färdigställ Husboken Steg Förbered den operativa flyttlogistiken iordningställande av de gamla lokalerna - Annonser ut de överblivna möblerna till kommunens verksamheter via insidan - Flytta överblivna inventarier till beställaren/lagerförvaring - Överlämna de nuvarande lokalerna till respektive hyresvärd - Påbörja avyttringen av de överblivna möblerna Sidan 5 av 18

6 4. Flyttande enheter från de nuvarande lokalerna i Kristianstad till Rådhus Skåne Dagens arbetsplatser i Kommunen (antalet är preliminärt) C4 teknik stab/upphandling/trafik Björkhemsvägen 15, bottenvåningen 20 platser C4 teknik Fastighet/projekt/park o natur Björkhemsvägen 15, 1 våning 50 platser C4 teknik VA/ekonomi/gata o rör Björkhemsvägen 15, 2 våning 32 platser C4 teknik P-vakter Borgmästargården Östra storgatan 25, 2 våning 5 platser 1) Miljö och Hälsa Kvarnen, Spannmålsgatan 1, 5 våningen 25 platser Stadsbyggnadskontoret Kvarnen, Spannmålsgatan 9, 5 våningen 57 platser KLK Björkhem 13 bottenvåningen 21 platser KLK Björkhem 13, 1 våning 22 platser KLK Björkhem 13, 2 våning 2 22 platser KLK Blekingevägen 6 10 platser 2) och lokalvården KLK Kvarnen, Spannmålsgatan 1, 5 våning 18 platser KLK Läkarvillan, Kanalgatan platser KLK Turistbyrån och Televäxel Borgmästargården Östra storgatan 25, 1-2 vån 10 platser Kultur och Fritidsförvaltningen Kvarnen, Spannmålsgatan 9 våning 7 12 platser Barn och utbildningsförvaltningen Kvarnen, Spannmålsgatan 9 våning 3 38 platser 1) Flyttar till i juni 2014 till Bånken 2) Flyttar under v7 efter överenskommelse mellan Flyttledaren o flyttfirman Sidan 6 av 18

7 Dagens arbetsplatser i Region Skånes Skånehus (antalet är preliminärt) Koncernstab kansli, J A Hedlundsväg 30 platser Koncernkontor J A Hedlunds väg 11 platser Förtroendemannaorganisationen, J A Hedlunds väg 52 platser Avdelningen för Hälso- o sjukvårdsstyrning, J A Hedlunds väg 6 platser Koncernledningen, J A Hedlunds väg 9 platser Habilitering och hjälpmedel, J A Hedlunds väg 16 platser Koncernstab Kommunikation, J A Hedlunds väg 12 platser Koncernstab HR, J A Hedlunds väg 8 platser Patientnämndens kansli, J A Hedlunds väg 8 platser Område för Juridik, J A Hedlunds väg 6 platser Koncernstab ekonomistyrning, J A Hedlunds väg 12 platser Avdelningen för regional utveckling (inkl. folkhälsa), J A Hedlunds väg 28 platser IT, J A Hedlundsväg 5 platser GSF Skånehuset, J A Hedlunds väg 70 platser Enheten för tandvård Axel Kleimersv 2 15 platser Sidan 7 av 18

8 5. Arbetsordning och Tidplan Inflyttning Förberedelser Några dagar innan flytten genomförs ett flyttmöte med flyttledaren, flyttansvarige och flyttfirman med syfte att säkerställa alla detaljer innan flytten genomförs. Flyttledaren kallar till mötet. Medarbetarflytten Tidsordningen enligt följande: - Flyttdagen avslutas arbetet kl med möjlighet för medarbetarna att slutföra packning till kl Flyttfirma genomför flyttningen mellan Varje flyttande enhet ska ha personal kvar i de nuvarande lokalerna under utflyttningen - Dagen efter är det samling för inflyttningsgenomgång i sessionssalen kl för medarbetarna samt genomgång av Husbok. Detta gäller inte flyttningen den 14/3 utan då blir genomgången den 17/3 istället Mellan kl ges tid för medarbetarna att packa upp sina flyttlådor. De överblivna flyttkartongerna läggs vid hissarna på utmärkt plats senast kl 1300 Från kl 1300 så ska ordinarie verksamheten kunna starta upp. Ovanstående öppettider annonseras i tidning genom respekt parts kommunikationsansvariga Stöd Under Fm o Em kommer IT personal/intern service personal att vara på plats för att lämna support vid installationen. Vid IT-frågor kontakta respektive parts servicedesk Medarbetarna medför och packar i märkta flyttkartonger max 5st Dator med tillbehör (dator, ev dockningsstation, skärm, mus, tangentbord och alla tillhörande kablar) Bildskärm packas i egen flyttkartong, eller så att inga föremål riskerar ligga/trycka emot bildytan. Kablage: märk upp kablar/kontakter med t ex post-it lappar för underlättande vid uppackning/återinstallation. Viktigt: om man har bärbar dator, så får denna inte packas ner ihopsittande med dockningsstation då riskerar nämligen datorn att gå sönder. Fast telefon (IP) för de som har det behovet Eget arbetsmaterial Arbetsstol Personliga saker (på egen risk) Avdelningen/enhet max 30st Flyttkartonger Närarkiv material ska packas ner och märkas Dokumentskåp och övriga förvaringsskåp ska vara låst och märkta Gemensamma arbetsmaterial packas och märks Förrådsmaterial packas och märks Överblivet kontorsmaterial packas och märks överblivet kontorsmaterial Hanteringen av övrig utrustning som porslin, julutsmycknings saker, kontorsmaskiner mm kontakta respektive flyttansvariga för att överenskomma hur detta kan avyttras Sidan 8 av 18

9 Märkning av flyttkartonger och material Kartonger och märkmaterial med instruktion beställs hos respektive parts Flyttledare av de flyttansvariga Alla kartonger och övrig material som ska flyttas märkas med våning, arbetsplatsnummer och namn enligt bifogade instruktionerna. Tilldelningen av kartongerna kommer att ske omgångsvis efterhand enligt särskild plan som lämnas ut i mitten av februari Packa högst 20kg/flyttkartong Tidplan Region Skåne Flyttar in vecka 10 Kristianstads kommun flyttar in v11/12 Inflyttnings tider i Rådhus Skåne arbetsplatser från Blekingevägen 6 till vån arbetsplatser från Skånehuset till vån 1,2,3och arbetsplatser från Skånehuset till vån 1,2,3 och 5 4) arbetsplatser från Skånehuset till vån 1,2,3 och st arbetsplatser från Tandvårdshuset till vån Förråds material och diverse delar från Skånehuset vån arbetsplatser från Björkhemsvägen 13 KLK till vån 3 1) arbetsplatser från Borgmästargården, Kanalgatan 24, till vån 1,4 2) arbetsplatser från Spannmålsgatan 1 (SBK, MoH, KLK/MEX) till vån 3-4 3) arbetsplatser från Björkhemsvägen 15 C4 teknik till vån 4 3) arbetsplatser från Spannmålsgatan 9 (BUF o KoF) till vån 4-5 3) Lokalvården från Blekingevägen 6 5) Reservdagar 1) 4 st rumsutrustningar (för politiker) och ett vigselrum ska flyttas med 2) Tfn växelutrustning och turistbyråinredning och material ingår i flytten 3) 1st plotter o 1st lamineringsmaskin från Björkhemsv 15 1st plotter o en skärmaskin från Spannmålsgatan 1 och 1st plotter från Spannmålsgatan 9 4) 9 st rumsutrustningar ska flyttas med 5) Lokalvårdsutrustning flytt dock är mottagarplatsen inte klar än Ca 10st förråd på ca 10-30kvm/st flyttas med i samband arbetsplatsflyttningen och det som inte blir klar då flyttas på de utsatta reservdagarna Antal arbetsplatser i det nya huset (nuläge) Kommunen 378st Region Skåne 293st Sidan 9 av 18

10 6. Avvecklingen av inventarier som inte ska flyttas till Rådhus Skåne Förberedelser Respektive flyttande enhet som flyttar ska tömma sina nuvarande lokal på alla inventarier som inte ska med flyttas med eller återanvändas, samt lämna över lokalen till hyresvärden inom angivna tid. De nuvarande lokalerna töms enligt följande principer: 1) - Inventarier som kommer att användas i Östra kommunhuset Inventeras och märks och lagerhålls i ett speciellt förråd genom projektet överblivna möbler försorg - Inventarier som har sådan kvalité att det är lönt att behålla inventeras o märks, fotograferas och dokumenteras och läggs ut på insidan så att övrig verksamhet i kommunen kan boka upp sig genom projektet överblivna möbler försorg - De möbler som inte märks ska var tömda och kvarlämnas i de nuvarande lokalerna - Kontors -förbrukningsmaterial som blir över kan lämnas till projektet överblivna möbler. Materialet ska vara packat i kartonger och märkt med dess innehåll. - Övrigt material som inte bedöms användbart kasseras och kastas på renhållningsstationen genom Respektive flyttande enhets försorg - Kommunens och regions flyttansvariga ansvarar för flyttstädningen innan slutbesiktning - Alla lokaler kommer att besiktigas någon vecka innan utflyttning av kommunens flyttledare Jan Westberg 1) Kultur och fritidsförvaltningen och Barn och utbildningsförvaltningen avyttrar sina egna överblivande möbler, övrigt material så som AV utrustning, kontorsmaterial mm Tidplan Adress När flyttas Till hyresvärden 1) Blekingevägen 6 tömd återlämnas Skånehuset tömd återlämnas Björkhem 13 KLK 3 3st plan tömd återlämnas Björkhem 15F C4: Teknik 3st plan tömd återlämnas Kanalvägen 24 KLK tömd återlämnas Borgmästargården Väx/Turist/P vakt tömd återlämnas Spannmålsgatan 1 KLK, tömd återlämnas Spannmålsgatan 1 Miljö o hälsa tömd återlämnas Spannmålsgatan 1 SBK tömd återlämnas Spannmålsgatan 9 BUF tömd återlämnas Spannmålsgatan 9 K & F tömd återlämnas Sidan 10 av 18

11 7. Ekonomi Ekonomi ansvarets fördelning Övergripande flyttorganisationen olika projekt Flyttfirma Personalkostnader för arbetsgrupperna Lagerlokaler Överblivna möbler projektet De flyttande enheterna Egna lokaler Utgifter i samband med gallring/rensning Avyttring av sådan som inte ska flyttas Egna personalkostnader i samband med interna flyttåtgärder Flyttstädningen upphandlas centralt och debiteras den flyttande enheten efter genomförd flyttstädning (i samråd med flyttledarna) Egna serviceavtal 8. Dokumentation/publikationer/böcker Nedanstående ska respektive flyttande enhet genomföra innan flytten till Rådhus Skåne Varje avdelning är ansvarig för sin egen dokumentation/publikationer/böcker Det finns en stor mängd dokumentation/publikationer/böcker (både öppna och sekretess belagda) som behöver rensas, gallras, behållas och lämnas till centralarkiv. Hanteringen av den stor mängd dokumentation/publikationer/böcker kommer att innebär ett tidskrävande och kvalificerat arbete för respektive avdelning innan flytten. Allmänna åtgärder som behövs göras i samband med flytten i följande ordning Rensning Varje flyttande avdelning ser till att dokumentation/publikationer/böcker (öppna handlingar) som inte kommer att behövas på respektive arbetsplats rensas ut i god tid innan flytten. Den dokumentation/publikationer/böcker som blir kvar packas i flyttlåda och märkas. Gallring Gallringen av dokument (öppna och sekretess handlingar) genomförs enligt respektive avdelningens dokumenthanteringsplan och dessa förstörs Sidan 11 av 18

12 Arkivering De dokument som är kvar efter gallring ska arkiveras antingen i närarkiv eller i centralarkiv enligt dokumenthanteringsplan. Flyttmått Det som finns kvar av dokument/publikationer/böcker ska inventeras så att projektet har en uppfattning om vilken volym som måste flyttas till olika platser. Följande mått användas: - Hyllmeter = 16 A4 pärmar (ca 6cm bredd/pärm) - I flyttkartong max12st A4 pärmar Förvaring vid flytt Alla dokument/publikationer/böcker som ska till centralarkiv förpackas i godkända arkivboxar som märks och läggs i flyttkartonger som märks med förvaltning/enhet namn och var det ska flyttas. Alla dokument som ska flyttas med till Rådhus Skåne ska packas i flyttkartonger max 12st arkivboxar alt pärmar/kartong Förvaring i de nya husen Dokument/publikationer/böcker ska förvars enligt arkivmyndighets bestämmelser efter klassning på avsatt platser. - På arbetsplatsen finns det två st förvaringsmöbler med ca 4,5 hyllmeter varav 3 hyllmeter är låsbart - På varje våningsplan finns det ett låsbart närarkiv där varje avdelning har tilldelade hyllmeter enligt särskild plan Övrigt - Utse en eller flera kontakt personer som har till uppgift var förvaltningens sammanhållande vad det gäller handläggning av dokument/publikationer/böcker och hålla kontakt med kommunarkivarien och den flyttansvarig - Beställa arkivboxar av respektive arkivarie - Beställ vid behov container för gallring av öppen dokumentation genom respektive flyttande egen försorg - För gallring av sekretess dokumentation lämna ut dessa till förstöring i Snårarp eller använd egen dokumentförstörare - Uppdatera dokumenthanteringsplanen i samråd med respektive parts arkivarie Sidan 12 av 18

13 9. Bra att veta Allmänt Här finns ett antal fakta som kan var bra att ha kunskap om innan inflyttning sker i Rådhus Skåne Besökstider och öppettider Besöksentrén mot torget är öppen Måndagar-onsdagar kl Torsdagar kl Fredagar kl Personalentrén mot stationen är alltid låst (utom vid RF o KF) här krävs passagekort Passagekort Alla medarbetare i huset ska bära ett synligt passagekort som kommer att var programmerad med passagebehörigheter, utskriftbehörighet mm. Region Skånes medarbetare kommer att använda sitt RSID kort och Kristianstads kommuns medarbetare kommer att få ett nytt kort under januari och februari månad Fast Service som ingår för alla medarbetare i huset Receptions Intern servicedisk Bokningssystem Konferenservice Post o godshantering till ett centralt postfack i hissplan Säkerhet Sammanträdesrum med AV utrustningar Sammanträdesfika Representations luncher/middagar Lokalvård Arbetsplatsservice omfattande möbler Kontorsmaterial Utskriftstjänst på våningsplanen Cykelpool Fönsterputsning Kaffe/te/vatten Videokonferensutrymme Växtskötsel mm Arbetsplats Alla medarbetare har en ordinarie arbetsplats Extra arbetsplatser äger ingen utan de kan hyras på kortare tid (högst 6 månader) mot ett fast pris eller omvandlas till en ordinarie arbetsplats Sidan 13 av 18

14 Kostnad beräknas/ ordinarie arbetsplats och här ingår Fast service Hyra Underhållskostnader Fika o lunchmöjligheter På varje våningsplan finns det dryckesmaskiner och vattenstationer med kylskåp. På 6:e plan finns matsal med servering, mikrovågsrum och diskrum På 6 plan finns café Utsikten som bemannas av Omsorgens stöd och servicepersonal som serverar fika och lättare luncher (enskild betalning) De preliminär öppet tider för medarbetarna Förmiddag kl fika Lunch kl Eftermiddag Sammanträdesfika och representations luncher/middagar beställs vi ett bokningssystem och serveras via Intern service försorg (faktureras beställaren) Bokning av sammanträdesrum Alla sammanträdesrum i huset ca 40st, utom några få undantag, kan bokas vi ett bokningssystem av medarbetare i huset. Medarbetare inom Region Skåne och Kristianstads kommun som inte sitter i huset kan boka sammaträdesrum vi intern service. Bokning kan göras nu via konferens.reception.krsd@skane.se Arbetsplatsutrustning mm - Skrivbordens storlek på arbetsplatsen är i normalfallet 180 cm x 80 cm (vissa undantag förekommer) - Arbetsplatsförvaringen består i normalfallet av ett låsbart förvaringsskåp ca 120 cm högt och 120 cm brett och en hylla med samma höjd och bredden 60 cm. Hyllorna rymmer tre A4- pärmar på höjden. - Arbetsplats belysning vid önskat behov lampa Ovelo lux Avskärmningar mellan delar i husen är tunt hängande tyg som har till syfte att skapa en rumskänsla Fönster i huset har glas som är soldämpande och i vissa delar är det förstäkt med solskydd. Inflyttningscermoni Planeras för medarbetarna i huset till Husråd Husrådets uppgift: Ta till vara medarbetarnas intresse genom att åtgärda brister och genomföra förbättringar för det som rör drift underhåll, service och inventarier i Rådhus Skåne. Husrådets deltagare ska vara representanter från Kristianstads kommun och Region Skåne, fastighetsägaren, Internservice, huvudskyddsombud. Gemensamma nämnde utser Ordförande i Husrådet under december Husrådet organisiseras och påbörjar sin uppgift under januari Sidan 14 av 18

15 Husbok Innan inflyttningen kommer samtliga medarbetare i Rådhus Skåne få en Husbok som reglerar verksamheten och servicen i huset. Skickas ut sista veckan i februari Övriga inventarier som ska flyttas - Dokumentförstörare: de flyttande enheter som har dokumentförstörare märker dem godsmottagningen så återanvänder internservice dessa i kontorsmaterielförråden - Cyklar: de flyttande enheterna som har cyklar märker dem godsmottagningen så återanvänder internservice dessa i en cykelpool - Vigselrummet: inventarierna i kommunens vigselrummet märkes vigselrummet plan 1 - Krisledningsutrustning: Utrustning för krisledning märks för Regionen Krisledning plan 1 och för kommunen krisledning plan 3 - Kassaskåp/värdeskåp: de kassaskåp/värdeskåp som är upptagna för flyttning märks, övriga skåp avyttrar av respektive flyttande enhet själv. - Prisskåp/prydnadsskåp/gåvoskåp mm: respektive flyttande enhets flyttledaren i samråd med arkitekterna ger direktiv hur detta ska märkas o flyttas/placeras - Hjärtstartare märks internservice plan1 - Övrigt som inte är nämnt i flyttplanen och som behöver flyttas anmäls till enhetens flyttledaren som ger direktiv hur detta ska märkas o flyttas/placeras 11. Väggprydnader I Rådhus Skåne kommer en konstgrupp att utsmycka huset vilket innebär att respektive flyttande avdelningar får inte själv sätta upp egen konst utan att konstgruppen har gett sitt godkännande. Följande saker kan hänga på våra väggar idag, vi delar in dem i nedanstående grupper och de ska hanteras enligt följande Konstverk som tillhör regionmuseet eller annan konstinstans: Respektive parts konsgrupp/konstservice ansvara för att konstverk inventeras och flyttas 1) Konstverket som tillhör Region Skåne/Kristianstadkommunen flyttande enheter: Respektive flyttande enhet ansvar för avyttringen av konstverken Konstverk som tillhör anställd: Ägaren till konstverken ansvar själv för att de avyttras. Övrigt som hänger på väggarna som inte är konstverk eller motsv. Respektive enheter ansvar för avyttring av sina egna övriga väggprydnader och vill enheten inte behålla dem så kontakta projektet överblivna möbler. 1) Kultur o fritid förvaltning och Barn o utbildningsförvaltningen ansvar för sin flytt av konstverken själva Sidan 15 av 18

16 12. Service avtal mm Idag har varje flyttande enheter ett antal olika avtal omfattande service och tjänster från olika leverantörer dessa avtal ska varje flyttande avdelning säga upp själva. I Rådhus Skåne kommer all servicetjänster hanteras av en speciell serviceorganisation. 13. Information Alla information om flytten ska läggas ut på respektive parts interna hemsida genom respektive parts utsedda informationsansvarig. Alla information till media går via respektive parts informationsansvarige. 14. Adresser Rådhus Skåne Besöksingång Besöksadress till huvudingången: Västra Storgatan 12. Turistbyrån: Västra Storgatan 14 Gamla rådhusentrén: Västra Storgatan 10 (Används vid högtidliga mottagningar) Personalingången Hörnet mot Kristianstad C: Västra Boulevarden 9 (Entré till fullmäktigesammanträden. I övrigt personalingång.) Godsmottagning Leveransadress för gods: Christian IV:s gata 2 Postadresser är som tidigare: Kristianstads kommun Kristianstad Region Skåne Kristianstad Sidan 16 av 18

17 15. Kommunspecifikt Datorer och telefoner i nya huset I det nya huset finns projektorer i alla sammanträdesrum men inga datorer eller fasta telefoner. Ska man visa något via projektorn eller ringa måste man alltså ha egen dator eller telefon med sig till mötet. Hela huset har full mobiltäckning och trådlös datakommunikation. Detta innebär att kommunen har följande inriktning när det gäller dator- och telefonutrustning: - Bärbar dator med dockningsstation och separat bildskärm är det som gäller i första hand. - Stationär dator kan användas om arbetet kräver det. - Mobil telefon med fullgott headset är det som gäller i första hand. - Fast telefon (IP) vid behov. Kommunens projekt för överblivna möbler finnas mellan med följande uppgifter - Besiktiga och märka upp ovan nämnda grupper av material innan tömningen av de lämnade lokalerna LÅT MÄRKNINGEN SITTA KVAR - Samverka med flyttfirman om hämtning - Förvara, vårda och reparerar de olika inventarierna och materialen - Ta mot beställningar av de olika inventarierna och materialen - Förmedla de olika inventarierna och materialen - Transportera de olika inventarierna och materialen till beställarna - Avyttrar de överblivande möblerna etapp 1 innan o etapp Förvara och vårda Östra kommunhusets möbler - Rutiner vid inventering av AV-produkter När det gäller kommunens flyttande enheters överblivna skrivare, högtalare och projektorer så är grundregeln att respektive flyttande enheter avyttrar sin skrivare och projektorer själv genom att. 1. Skrota omoderna skrivare och projektorer äldre än 5år och säkerställ att service avtalen år uppsagda och kontroller om leverantören är intresserad att återköpa maskinen 2. Användbara skrivare och projektorer kan omfördelas inom förvaltningen (för de som har någon att omfördela till) och överlåt serviceavtalet till mottagaren (i samråd med leverantören) 3. Kontakta projektet överblivna möbler som tar hand de användbara skrivare och projektorerna, säg inte upp serviceavtalet - Rutiner vid inventering och förvaring av större växter Varje förvaltning som har stora växter i offentlig miljö kan spara dessa till inventering av möbelprojektet Kontakt med projektledare Lena Löfstrand. Finns leasingavtal för skötsel av växterna ska dessa sägas upp av respektive förvaltning Sidan 17 av 18

18 16. Regionspecifikt Tömning av Skånehuset Vid tidpunkten för flytten till det nya huset ska alla arbetsplatser vara tömda förutom möbler (skrivbord, lampor, hyllor m.m.). Vidare ska alla gemensamma korridors utrymmen också vara tömda på material. Glöm inte heller att det kan finnas material i övriga utrymmen i Skånehuset som tillhör avdelningar/enheter. Rutin för hantering av överblivet material kommuniceras via flyttansvariga senare. Container för att slänga sekretessmaterial kommer att finnas under v Konsten kommer enligt tidigare instruktioner vara nedplockade för vidare hantering av konstservice. Flytten till nya huset Exakt flyttdag för varje avdelning/enhet kommuniceras genom flyttansvariga. Medarbetarna på varje avdelning/enhet ansvarar för att packning i flyttkartonger sker dels för eget material samt gemensamt material. Detta ska märkas enligt instruktioner som skickas separat, stolar ska också märkas enligt instruktioner. Flyttkartongerna får packas till en vikt av max kg, detta för att underlätta hanteringen för flyttfirman. Flyttbehovet för varje avdelning/enhet är avstämt med respektive flyttansvarig. Rutiner vid inventering och förvaring av större växter Varje enhet som har stora växter i offentlig miljö kan spara dessa till inventering av möbelprojektet Kontakt med projektledare Lena Löfstrand. Finns leasingavtal för skötsel av växterna ska dessa sägas upp av respektive förvaltning. Fastställs Jan Pålsson För Kristianstads kommun Thorbjörn Lindhqvist För Region Skåne Sidan 18 av 18