Uppdragsbeskrivning Projektledare Mat

Transkript

1 Uppdragsbeskrivning Projektledare Mat Som Projektledare Mat har du tillsammans med ditt team ansvar för matprojektet och att säkerställa det grundläggande det vill säga tillräcklig mängd mat, men också service och upplevelse gentemot gästerna. Årligen deltar lag i Gothia Cup. Av dem är det ungefär som väljer att bo på skolförläggning. Varje skola har mellan lag och snittet ligger på 25 lag/skola. Under en vecka blir dessa skolor hem för ungefär människor. Långsiktigt har vi ett mål på lag varav upp mot inkvarterade lag. Matgruppen har till uppgift att ge kockar och serveringsansvariga förutsättningar för att kunna göra ett bra arbete. Maten tillhör primärservicen i turneringen och är en grundläggande förutsättning för att det ska fungera. Gällande maten finns några grundmål: 1. Maten får aldrig ta slut under matsalens öppettider 2. Alla deltagare ska ha möjlighet att äta sig mätta 3. Miljön i kök och matsal ska vara ren och tilltalande 4. Ev. specialkost serveras där behov finns Då mat är väldigt mycket tycke och smak finns inga grundläggande mål kring hur god en maträtt ska vara. Övergripande ansvarsområden Utöver turneringens 9 dygn, kräver ditt uppdrag en del förberedande tid. Det finns vissa deadlines, annars styr du tiden för uppdraget själv. Volymberäkning och beställning av råvaror Kompletteringar och omflyttningar av råvaror under cupen Tillräcklig mängd material till kök och matsalar Arbetsleda matansvariga i resp. distrikt och ev. assistent Ytterst ansvarig för den löpande driften på köken under turneringen Övervaka matleveranser Returer av råvaror Utbildning av kockar och serveringsansvariga Ersättning och tid Det finns vissa deadlines och samordning gällande utbildningar, annars styr du tiden för uppdraget själv. Ersättningen är kr brutto

2 Organisation mat ass? Centrum Syd Centrum Nord Frölunda Hisingen Syd Hisingen Nord Öster/P:e Syd Öster/P:e Nord Mölndal Kungsbacka 7 skolor 10 skolor 8 skolor 6 skolor 7 skolor 9 skolor 8 skolor 6 skolor 5 skolor 2016 hade vi antal: Centralkök Matsalar Frukostmatsalar 31 st 44 st 3 st Till 2017 diskuterar vi att ändra till den mer decentraliserad organisationen och införa 9 områden. Varje område har en egen matansvarig som lyder direkt under projektledaren. Uppgifter före cupen Gothia Cup-träffar Matgruppen har en av de absolut viktigaste funktionerna i Gothia Cup. Boende, mat och fotbollsspel tillhör primärservicen för lagen förväntas ska fungera helt smärtfritt. Det behövs därför gemensam planering och samarbete med Gothia Cup-kontoret. Planeringsmöten 2-5 st med Gothia Cup 3 Utbildningstillfällen för kockar och serveringsansvariga Utvärdering Meny, råvaror och volymberäkning Vi sätter gemensamt en meny som bygger mycket på erfarenheter från tidigare år. Inköp av råvaror sker i dagsläget från kontoret men därefter sker en överlämning till projektledaren som gör beställningen. Underlag för volymberäkning lämnas av kontoret runt 6:e juni. Utifrån dessa uppgifter lägger projektledaren volymer per skola. Tyvärr är det en hel del handpåläggning med specialfall som kräver noggrannhet och tålamod Meny och recept tillsammans med kontoret Leverantörer, produkter genomgång med kontoret Volymberäkning per skola Beställning per leverantör Körschema 1: leverans av råvaror kontakt med största lev. Klart senast juni månad Inventering av material och kontakt med skolan Det är ditt ansvar att inventera alla tillagnings- & serveringskök eller hålla den inventeringslista som finns uppdaterad. Viktigt att du bygger upp ett förtroende och en relation med skolans ordinarie personal och ledning. Det är alltid lättare att låna ut sitt kök

3 och material till någon man känner än till en främling. Med bra dialog brukar det mesta fungera. Förmedla till gruppen/gc om matsalar där vi kan få problem med ex. porslin, för liten salladsdisk/små skålar så att åtgärder kan göras i anskaffning av material Klart senast april månad Anskaffning material Inventeringen som är gjord ovan ligger till grund för om vi ev. behöver låna/hyra in mer material. Centralkök som har utskick till annan skola är ofta mer behov av material än andra centralkök. Det kan vara all typ av material från kylskåp, värmeskåp, digitaltermometrar till mjölkylar och vispar. Alla ev. inköp eller hyra av material stäms av med ansvarig på Gothia Cup innan det sker. Bedöm behovet av material tillsammans med projektledaren & Gothia i förhållande till de portioner vi ska tillaga Låna/hyr in material (skriftliga uppgifter behövs) Beslut om inköp från ex. Tingstad (skålar, engångs) Klart senast maj månad Gothia Cups egna material Vi har under åren köpt på oss en hel del material till köken som vi äger och som finns på vårt lager. Det är också något som troligtvis kommer att öka. behöver se till att respektive matområdesansvarig får sitt behov samt kvittera in och ut materialet. Matområdesansvarig ser till att det är rentvättat, helt och lägga det i ordning på lagret efter cupen. Kvittera ut och hem från respektive kök i samband med genomförandet Upprätta och hålla uppdaterad en inventeringslista Klart senast maj månad Förbrukningsmaterial Visst förbrukningsmaterial ansvarar gruppen för. Det är främst det material som är väldigt kostsamt och kräver en noggrannhet i utlämning och returer. I ditt ansvar ligger att beställa diskmedel/torkmedel till kökens diskmaskiner. av den leverantör som Gothia Cup gör upphandling hos. Beställ och kontrollera leverans av diskmedel/torkmedel Lämna ut och kvittera mot köken var noga med att kontrollera vad som finns från början Ta in returer efter cupen och ev. returnera till leverantör Kontroll av fakturor Klart senast juni månad Tillsättning av matgruppen I den nya organisationen där kommer att behövas bra och kunniga personer i varje område. Dom är projektledarens ögon och öron. Personerna behöver kunna arbetsleda, beräkna åtgång av råvaror och färdiglagad mat, vara noggrann och disciplinerad, ha körkort. Rekrytera medarbetare till matgruppen

4 Utbildning av och träffar med matgruppen ska ske före turneringen och leds av projektledare Matgruppen är också med på utbildningen av kockar och serveringsansvariga v.28 Klart senast maj månad Utbildning Ansvaret för utbildning av kockar och serveringsansvariga ligger på Gothia Cup och projektledaren. Maj utbildning serveringsansvariga Gothia kontoret om projektledaren vill Utbildning av lilla matgruppen (tidpunkt bestämmer ni) Juli v.28 två tillfällen Uppgifter under cupen Huvudsakliga uppgifter under cupen är att se till att grundmålen för mat går att uppfyllas. Det innebär mycket omfördelning av mat, stödinköp och inte minst logistik Daglig kontakt med resp. matområdescheferna Kompletteringar/justering volymer hos leverantör Omflytt av råvaror mellan områden Returer i slutet av veckan Problemlösare gällande funktionärer, material eller vad som än kan uppstå hos dina områdeschefer Material: diskmedel, termometrar, egenkontroll ska kvitteras in och ut Rätt material till rätt skola för alla utskick-mottagningsskolor Lånat/Hyrt material ska hämtas, återlämnas och kvitteras mottagaren Andra evenemang Under cupen genomförs en mängd evenemang som matgruppen ofta blir inblandad i tack vare sin kunskap och sitt engagemang. Ledarfest Mat transporter, returer, kylbilar Tillagning, servering och transport till gästerna Serveringsfunktionärer, ersättning Barer, kylskåp, beställning dryck, returer VIP fest Ev. delaktighet tillagning och servering av mat eller körning av mat Finaler Körning mat till Gamla Ullevi för funktionärerna När kök och matsalar stänger Samordning med matområdeschefer och peppa för avslutet. Returer Det är mycket pengar i de matråvaror som finns kvar på skolan. Var noggrann!

5 Material Allt material som kommit ut ska också hem. Du får se till att det samlas ihop och återlämnas rent och snyggt till rätt plats och rätt person. Besiktningsprotokoll Materialåterlämning (kylblock, termometrar mm) Efter cupen Närmast efter cupen sker slutredovisning till Gothia Cup-kontoret. Förutom ekonomin är det även egenkontroller och följesedlar Dessutom ska de hjälpmedel du haft själv under veckan återlämnas som bilar och telefonkort. Redovisningen görs till Gothia Cup senast torsdag v. 30. Utvärdering tillsammans med Gothia Cup Kontroll av fakturor Tidsplanering deadlines (=projektledare) Mars Juli 2017 Planering och möten tillsammans med Gothia Cup samt eget arbete för att säkerställa deadlines inför cup start. Uppdraget pågår juli Planering och deadlines innan och efter cup Ungefärliga tidpunkter för uppdrag Mars-Maj Möten Gothia Cup Inventering av skolkök feb-april Inventering av GC egna material Rekrytering av matgruppen okt-maj Tillgänglighet Heltid Flexibelt Ansvarig Gothia /Gothia /Gothia Maj Anskaffning material /Gothia Juni Beställning förbrukningsmaterial Utbildning av matgruppen Juli V.28 utbildning kockar/serveringsansvariga Gothia/Alla

6 Utlämning ekonomi, telefonkort från Gothia Ackreditering 13-14/7 Gothia Alla Gothia Cup 15-23/ /7 Slutredovisning ekonomi mm till Gothia Aug-Sept Utvärdering matgruppen Utvärdering Gothia Cup Gothia Tillbaka till annonsen