KOMMUNIKATIONSSTRATEGI TILL ÅR 2010 INNEHÅLL 1. UTGÅNGSLÄGE. 2. KOMMUNIKATIONENS UPPGIFTER OCH MÅL 2.1 Uppgifter 2.2 Mål

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI TILL ÅR 2010 INNEHÅLL 1. UTGÅNGSLÄGE 2. KOMMUNIKATIONENS UPPGIFTER OCH MÅL 2.1 Uppgifter 2.2 Mål 3. REFERENSRAM OCH PRINCIPER FÖR KOMMUNIKATIONEN 3.1 Referensram 3.2 Principer 4. SWOT-ANALYS 5. TYNGDPUNKTER 6. MÅLGRUPPER OCH SAMARBETSPARTER 7. KOMMUNIKATIONSORGANISATION OCH -ANSVAR 7.1 Organisation 7.2 Ansvar 8. ÅTGÄRDER 8.1 Upprätthållande och/eller stärkande av starka sidor 8.2 Omvandling av svaga sidor till möjligheter och/eller starka sidor 8.3 Omvandling av möjligheter till starka sidor 8.4 Undvikande av hot och/eller omvandling av hot till möjligheter 9. SLUTLIGEN

2 1. UTGÅNGSLÄGE Lojo stads vision är att staden år 2005 med sina invånare är ett västnyländskt centrum inom Helsingfors influensområde för verksamhet inom utbildning, industri, förvaltning, handel och kultur som genom regionalt samarbete tryggar de grundläggande förutsättningarna för välfärd. För att nå upp till visionen krävs inte bara strategiska mål utan också god hantering av den offentliga bilden av staden och i det avseendet har strategisk planering, ledarskap och kommunikation stor betydelse. Centrala faktorer i hanteringen av den offentliga bilden är kompetens, resultat och verksamhetssätt inom organisationen. Dessa företeelser bör kommuniceras med tyngdpunkt på initialskedet och på ett långsiktigt och trovärdigt sätt i förhållande till visionen. 2. KOMMUNIKATIONENS UPPGIFTER OCH MÅL 2.1 Uppgifter Kommunikationen stöder förverkligandet av Lojo stads helhetsstrategi. Arbetet stöds med hjälp av extern och intern kommunikation. Med extern kommunikation avses att stadens organisation håller kontakt med utomstående intressegrupper, dvs. målgrupper. Genom extern information strävar staden efter att skapa en positiv atmosfär, där staden kommunicerar om sina angelägenheter, skapar en bild av sig som ett samhälle och stärker sina verksamhetsförutsättningar. Samtidigt är avsikten att den allmänna vetskapen om stadens organisation och tjänster och den positiva attityden gentemot dem ökar och stärks. Med intern kommunikation avses att information inom stadens organisation löper i alla riktningar. Den interna kommunikationen är information till personalen om stadens förvaltning, om arbetsuppgifter och om personalpolitik. Principerna för personalens möjligheter att delta och samarbeta har definierats i samarbetsavtalet. Den interna informationen är en del av samarbetet. Lojo stad har gott rykte och kan därmed svara också på framtida rekryteringsutmaningar. De grundläggande utgångspunkterna för kommunikationen i Lojo stad är öppenhet, ärlighet och snabbhet. Lojo informerar öppet, interaktivt, aktivt och pluralistiskt om all sin verksamhet. Kommunikationen är en del av ledarskapet, chefskompetensen, interaktionen, serviceprocessen, påverkandet och den vardagliga informationsgången. Kommunikationen bygger upp den interna atmosfären, motivationen, engagemanget och den offentliga bilden av staden.

3 2.2 Mål Målen för Lojos kommunikation är att staden är känd som: en vital stad som respekterar naturen och miljön ett regionalt center för tillväxt, kompetens och kultur en värderad och attraktiv del av Hiisi-området och huvudstadsregionen en aktiv och interaktiv kommunikatör som beaktar invånarna 3. REFERENSRAM OCH PRINCIPER FÖR KOMMUNIKATIONEN 3.1 Referensram 3.2 Principer Utgångsläget för kommunikationen är bl.a. bestämmelserna i grundlagen, offentlighetslagen och kommunallagen. Offentlighetsprincipen i grundlagen Enligt offentlighetsprincipen i grundlagen är myndigheternas dokument offentliga om inte annat särskilt stadgas i lag. Informationsskyldigheten i offentlighetslagen Enligt offentlighetslagen är en myndighet skyldig att informera om sin verksamhet och sin service samt om individers och sammanslutningars rättigheter och skyldigheter i ärenden som anknyter till myndighetens verksamhetsområde. Informationsskyldigheten i kommunallagen Enligt kommunallagen skall en kommun informera invånarna om ärenden som är anhängiggjorda i kommunen, om planer som gäller ärenden som är anhängiggjorda, om behandlingen av ärenden, om avgöranden och inverkan av avgörandena. Övriga skyldigheter Ytterligare förpliktigar bl.a. markanvändnings- och bygglagen staden att informera om planläggningen, att kommunicera i växelverkan med olika parter och att utarbeta planöversikter. Staden skall informera regelbundet om ärenden som berör invånarna. Vid behov skall översikter utarbetas om service, ekonomi och miljöskydd i kommunen. Invånarna skall också få information om på vilket sätt frågor och synpunkter angående olika ärenden kan framställas till dem som bereder och beslutar i ärendena. Då en kommunal uppgift har påförts en sammanslutning eller stiftelse skall kommunen på lämpligt sätt informera sina invånare om sammanslutningens eller stiftelsens verksamhet. Kommunikationen skall vara: öppen, ansvarsfull,

4 sanningsenlig, rättvis och effektiv Till kommunikationen hör dessutom tillförlitlighet (tillräckligt med riktig information) jämlikhet (regional och nationell jämlikhet; medierna likvärdiga) förståelighet (information på gott allmänspråk) interaktivitet (uppföljning av mottagarens reaktion och kommunikationsbehov) internationalitet och nätverksbildning (beaktande av gäster från olika kulturer och språkområden, samarbetsparter) Informationen skall vara sanningsenlig. Såväl positiva som negativa ärenden skall kompromisslöst offentliggöras utan onödigt dröjsmål. Kännedom om stadens förvaltning och om beslutsfattandet ökar invånarnas aktivitet och vilja att delta. Dessutom är det viktigt att förstå det förgångna. Den interna atmosfären i Lojo stad bör vara positiv och den mäts med hjälp av enkäter om personalnöjdhet. Kommunikationsfärdigheter förutsätts av såväl ledning, planerare och experter som av personalen i betjäningsuppgifter. Det är skäl att upprätthålla kommunikationsfärdigheterna genom att arrangera lämplig utbildning. Också informationsbehovet hos de organ som övervakar stadens förvaltning, såsom revisionsnämnden, revisorerna och den interna revisionen, tillgodoses. Stadsfullmäktiges, stadsstyrelsens samt nämndernas och direktionernas föredragningslistor levereras avgiftsfritt till medierna i god tid före sammanträdena. Ytterligare publiceras de på stadens webbsidor. Informationen skall innehålla en uppgift om vilket organ som fattar det egentliga beslutet i ett ärende. Staden skall informera aktivt och inte bara nöja sig med att svara på frågor. Nyheter, redogörelser och planer som gäller stadens förvaltning och särskilt viktiga ärenden som är uppe till behandling skickas till medierna redan i ett tidigt behandlingsskede. System för synpunkter skall utvecklas aktivt och synpunkterna skall behandlas utan dröjsmål. Ett exempel är att frågor som kommuninvånarna ställt i medierna och på Internet i regel skall besvaras så fort som möjligt. Kommunikationen skall stöda stadsbornas deltagande och den kritiska diskussionen. I det här arbetet har myndigheterna hjälp av hembygds-, stadsdels- och boendeföreningarna samt av politiska grupper och andra föreningar som arbetar för att utveckla staden. Med hjälp av kommunikation strävar man efter att dra in alla kommuninvånare i den samhälleliga diskussionen. Kommuninvånarnas individuella behov och rättigheter beaktas jämlikt i kommunikationen.

5 Då trycksaker, böcker, broschyrer och affischer produceras beaktas särskilt erbjudandet av basinformation och uppmärksamhet ägnas åt att skapa en enhetlig visuell bild. Materialet levereras vid behov på två språk. 4. SWOT-ANALYS Verksamhetsmiljön för kommunikationen undersöktes med Swotanalysmetoden (swot = strengths, weaknesses, opportunities, threats), där man granskade Lojo stads starka och svaga sidor i förhållande till möjligheterna och hoten i miljön.

6 STARKA SIDOR boendemiljön nära huvudstadsregionen näringslivet i regionen tvåspråkigheten utbildningsmöjligheterna kulturhistorien, lokalhistorien statliga inrättningar och funktioner funktioner som bygger på strategi förbindelser som möjliggörs av läget positiv utvecklingsattityd samarbetet mellan tjänstemanna- och förtroendemannaförvaltningen tillförlitlig information kommunalservicen det regionala samarbetet intressebevakningen SVAGA SIDOR kommunikationens karaktär avsaknaden av kommunikationsstrategi avsaknaden av turist-, marknadsförings- och servicestrategi resurserna anvisningar kommunikationsansvar kommunikations- och kundbetjäningsfärdigheter tekniska färdigheter intern kommunikation och samarbete mellan olika enheter avsaknaden av definition av målgrupper och deras behov visuell bild (inte enhetlig) och avsaknaden av en grafisk manual MÖJLIGHETER invånarna, företagen, industrin och den tredje sektorn den interna och externa kommunikationen projekten kommunikationen med olika målgrupper kontakter med medierna kommunikationen med intressegrupper rekryteringskommunikationen kriskommunikationen intressebevakningen det regionala samarbetet närheten till huvudstadsregionen invånarna och den tredje sektorn PR-marknadsföringen öppen kommunikation servicekvaliteten verksamhetskulturen planläggningen och insatserna för att utveckla centrum kommunikation vid sidan av den egna befattningen HOT sammanjämkande av kommunikationen bland personalen och de förtroendevalda organiserande av kommunikationen kommunikationspersonalens kommunikationsfärdigheter valet av medier och målgrupper samhälleliga förändringar som inte kunnat förutses ekonomin kommunikationssättet bland medierna allt mer nöjes- och skandalinriktat osynligheten i de nationella medierna kommunikation vid sidan av den egna befattningen

7 5. TYNGDPUNKTER Tyngdpunktsområdena i kommunikationen vilar på Lojos egna starka sidor. Dessa är: näringslivet konkurrenskraften dragningskraften invånarnas deltagande (interaktion) 6. MÅLGRUPPER OCH SAMARBETSPARTER Målgrupper för kommunikationen är: 1. Invånarna invånare och deltidsinvånare sommargäster eventuella nya invånare och sommargäster studerande och eventuella nya studerande 2. Företagare och företag samt andra organisationer och samarbetsparter företagare, beslutsfattare vid företag, anställda och förtroendevalda vid företag personer som handlar i företagen 3. Tredje sektorn byalag, boendeföreningar, föräldraföreningar personer som är verksamma i föreningars förvaltningsorgan föreningsmedlemmar övriga föreningar 4. Interna intressegrupper i stadsorganisationen personal ledande tjänstemän i beslutande organ förtroendevalda koncerner och företag där Lojo stad är delägare 5. Arbetstagare som är intresserade av Lojo 6. Myndigheter och påverkare 7. Turister, besökare 8. Invånare, företag och andra samarbetsparter inom Hiisi-området och huvudstadsregionen invånare och företag i Hiisi-området eventuella nya invånare/företag i Hiisi-området invånare och företag i huvudstadsregionen invånare och företag i Hiisi-området eventuella nya invånare och företag i huvudstadsregionen 9. Medierna pressen övriga medier 7. KOMMUNIKATIONSORGANISATION OCH ANSVAR 7.1 Organisation

8 Stadsfullmäktige drar upp linjerna för kommunikationen och stadsstyrelsen leder och övervakar verksamheten. Stadsdirektören bär huvudansvaret för stadens kommunikation. En kommunikationsenhet bildas inom centralförvaltningen med uppgift att koordinera hela stadens kommunikation. Kommunikationsenheten lyder direkt under stadens ledning. Den ansvarar i samarbete med de övriga förvaltningarna för planeringen, verkställandet och utvecklingen av den externa och interna kommunikationen. Kommunikationsenheten utarbetar en operativ plan för kommunikationen, en årlig budget och årsplaner. Kommunikationsenheten kan vid behov anlita utomstående experter som stöd. I förvaltningarna bär sektordirektörerna kommunikationsansvaret. Till sin hjälp har de kommunikationskontaktpersoner, dvs. personer som är informatörer vid sidan av den egna befattningen. Enhetscheferna ansvarar för organiseringen av enheternas interna kommunikation. Förvaltningarna beaktar särskilda behov inom sina egna sektorer i sin kommunikation. Kommunikationsgruppen utgörs av stadsdirektören, förbindelsechefen, personer som är informatörer i förvaltningarna vid sidan av sina egna befattningar, en representant för den interna kommunikationen, en representant för den elektroniska kommunikationen och av kommunikationschefen. En representant för kommunikationsgruppen deltar i nämndernas och stadens ledningsgrupps möten och strategiseminarier. Ansvaret för det regionala kommunikationssamarbetet vilar på ledningsgruppen för pilotprojektet Hiisi. 7.2 Ansvar * Stadsdirektören ledning av kommunikationen utlåtanden om stadens allmänna linjedragningar * Sektorcheferna ledning av enhetens kommunikation intern kommunikation enhetens externa kommunikation * Kommunikationsenheten skapande, redigering och utveckling av redskap och kanaler för kommunikationen medieservice och -kontakter kommunikation med intressegrupper rekryteringskommunikation arrangerande av besök, fester och evenemang kriskommunikation

9 enhetligt utseende på webbsidor, trycksaker och tidningsannonser interna och externa presskonferenser tillsammans med förvaltningarna PR-produkter, broschyrer, multimedieföreställningar, stordiaserier, publikationer kommunikationsutbildning för personalen och de förtroendevalda samt stöd för kommunikationen utarbetande av verksamhetsanvisningar * Kommunikationsgruppen * Informatörna med andra befattningarna assisterande av sektordirektören i kommunikationsuppgifter kommunikationen mellan de olika förvaltningarna och mellan kommunikationsenheten och den egna förvaltningen kommunikationsansvar gentemot förvaltningens ledning * Varje anställd kommunikation i anslutning till den egna sektorn och expertisen högklassig service * De förtroendevalda 8. ÅTGÄRDER Tyngdpunkterna i åtgärderna enligt Lojo stads första kommunikationsstrategi vilar bl.a. på organisering och ledning av kommunikationen, invånarkommunikation, allmän kommunikation och information samt kriskommunikation. Målet för insatserna är bl.a. att upprätthålla de starka sidor som uppdagades i Swot-analysen och/eller att förstärka dem till varaktiga konkurrensfördelar samt att omvandla de svaga sidorna till möjligheter och/eller starka sidor och ytterligare att omvandla möjligheter till starka sidor. I omvandlingen av hot till möjligheter är det skäl att beakta att vi inte kan svara på alla hot som har sitt ursprung i omgivningen. 8.1 Upprätthållande av starka sidor och förstärkande av dem till varaktiga konkurrensfördelar Upprätthålla och stärka de starka sidorna med sikte på att Lojo utvecklas till ett mångsidigt tillväxtcentrum Förbättra attraktionsfaktorerna, trivseln och den mångsidiga servicen Informera serviceanvändarna, stadsborna och medierna om stadens förvaltning och om ärenden som är under behandling i ett tidigt skede i behandlingen Hålla Lojo stads webbsidor uppdaterade. Utveckla sidorna kontinuerligt i samarbete mellan förvaltningarna och kommunikationsenheten. Anordna språkutbildning Delta aktivt och mångsidigt i regionsamarbetet Utreda verksamhetsförutsättningarna för regional kommunikation

10 inom ramen för Hiisi-programmet. Se till en aktiv intressebevakning. 8.2 Omvandling av svaga sidor till möjligheter och starka sidor Grunda, organisera och allokera resurser för en kommunikationsenhet som har rätt att ta stöd av utomstående experter. Utarbeta en kommunikationsplan som innehåller definitioner av resurser, intressegrupper, kommunikationsbehov per målgrupp, kommunikationens uppgifter och mål, principer, grundläggande meddelanden, kommunikationsformer, -metoder, -medier och -ansvar, behövlig kompetens och anknytande utbildning samt uppföljning. Förnya Lojo stads visuella utseende och primära meddelanden. Dessutom utreda förvaltningarnas eget material. Skapa verksamhetsstyrande kommunikationsanvisningar och grafiska anvisningar som stöd för uppfattningen. Med tanke på krissituationer sammanställs anvisningar för kommunikationen vid undantagstillstånd, där ansvar, reaktionshastighet, verksamhetssätt, medier, principer/tyngdpunkter och stil för meddelandena definieras. 8.3 Omvandling av möjligheter till starka sidor Utarbeta marknadsförings-, turist- och servicestrategier som är en del stadens strategiska planering och som stadsstyrelsen fastställer i samband med driftsplanerna för kommunikation och marknadsföring. Utveckla rådgivnings- och kommunikationsnätet för invånarnas bästa genom att utnyttja de möjligheter som erbjuds tack vare elektronisk kommunikation, allmänna datanät och annan teknik. Arrangera regionala invånarevenemang angående stadens planering och projekt, med bl.a. ekonomi, markanvändning, stadsplanering, social- och hälsofrågor, kultur och fritidstjänster, trafik som tema. Förbättra kvaliteten på kommunikationsservicen. Kartlägga åsikterna bland stadsborna och olika påverkare i regionen med hjälp av särskilda enkäter och planmässiga system för synpunkter. 8.4 Undvikande av hot och omvandling av hot till möjligheter 9. SLUTLIGEN Se till att principerna i kommunikationsstrategin följs i Lojo stads kommunikation Arrangera uppföljning av kommunikationen Upprätthålla kommunikationspersonalens yrkeskunskap Aktivt följa medierna och sträva efter att påverka verksamhetssättet Lojo stads kommunikationsstrategi skall granskas som en omfattande helhet. För att förverkligas kräver kommunikationsstrategin långsiktigt samarbete av många instanser, ekonomiska resurser och personalresurser samt engagemang av alla parter.

11 Lojo stads kommunikationsstrategi har utarbetats på lång sikt och den skall bygga på Lojo stads gällande strategi. Kommittén för kommunikationsstrategin föreslår som sitt utlåtande 1) att en konsult anlitas då kommunikationsplanen utarbetas och att konsulten styrs av en styrgrupp som stadsstyrelsen tillsätter och 2) att en kommunikationschef rekryteras inom de gränser som resurserna ställer.