INFORMATIONSPOLITISKT PROGRAM FÖR NYKARLEBY STAD Öppenhet 2.2. Innehåll och målgrupper

Transkript

1 INFORMATIONSPOLITISKT PROGRAM FÖR NYKARLEBY STAD Godkänd av stadsfullmäktige INLEDNING 2. PRINCIPER OCH MÅLSÄTTNINGAR 2.1. Öppenhet 2.2. Innehåll och målgrupper 3. ORGANISATION 3.1. Tjänsteman som informatör 3.2. Förtroendevald som informatör 4. PRAKTISKA DIREKTIV OCH TEKNIK 4.1. Indirekt information - föredragningslistor - information från möten - information om beslut - pressinformation - felaktigheter i mediauppgifter 4.2. Direkt information - anslagstavla - elektronisk information - hörande av kommuninvånare - medborgarinitiativ 5. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN OCH INFORMATION 5.1. Offentlighetsprincipen - mötets offentlighet - dokumentets offentlighet - offertens offentlighet - tjänsteansökans offentlighet - löneuppgifternas offentlighet - övriga offentliga handlingar 5.2. Icke offentliga handlingar 6. INTERN INFORMATION 6.1. Principer för intern information 6.2. Ansvarig för intern information 6.3. Koncernens informationspolicy 7. INFORMATION I KRISSITUATIONER

2 1.INLEDNING Nykarleby stads informationspolitiska program bygger på de bestämmelser som finns i KomL 29. Utöver bestämmelserna i nämnda lag kan kommunen genom direktiv, översikter m.m. som rör t.ex. service, ekonomi, miljö och markanvändning, informera invånarna i aktuella frågor. Invånarna har rätt att bli informerade över på vilket sätt frågor kan framställas, till vem och hur mera information kan erhållas. Nykarleby stad skall på lämpligt sätt också informera om samfund som ingår i kommunkoncernen enligt p PRINCIPER OCH MÅLSÄTTNING 2.1. Öppenhet Informationen om offentliga samfunds hantering av allmänna medel skall vara öppen, snabb och rättvis. I en representativ demokrati är tillgången på information en grundläggande förutsättning för invånarnas möjlighet att uppfölja och övervaka beslutsfattandet i lokalsamfundet. Informationen om beslutsfattandet skall vara sanningsenlig och information bör ges på samma grunder oberoende av om den uppfattas till innehållet som positiv eller negativ. Kunskap och information om förvaltning, beslutsfattande och planering ökar invånarnas aktivitet och känsla av delaktighet Innehåll och målgrupper Invånarna skall informeras om sina rättigheter och skyldigheter som kommuninvånare och särskilt om tillgången på service som kommunen erbjuder. Ansvaret för en hållbar utveckling, ekonomiskt, miljömässigt och samhälleligt betraktat, bärs i sista hand av kommuninvånarna som ett delat ansvar. Uppmärksamheten i all information bör bygga på denna grundläggande princip.

3 Ett mål för detta program är därför att öka känslan av delaktighet och skapa bättre förutsättningar för aktivt deltagande i beslutsfattandet bland kommuninvånarna. Informationen skall utnyttja olika kanaler och också de som verkar inom den tredje sektorn eller andra medborgarrörelser. Innehållet i informationen och formen för hur den framförs skall anpassas till målgruppens förutsättningar och behov. Särskilt bör åldringar, barnfamiljer, handikappade, invandrare och kommuninvånare boende på annan ort beaktas. 3. ORGANISATION Stadsdirektören, som är underställd stadsstyrelsen, är ansvarig för kommunens informationspolitik enligt ett särskilt av stadsfullmäktige fastställt informationspolitiskt program. Utvecklingen av informationspolitiken och utarbetande av praktiska förslag inom denna handhas av tjänsteman inom ledningsgruppen som tilldelas denna uppgift i befattningsbeskrivning. Sektorchef ansvarar för informationen om och i den egna sektorn. Huvudsaklig informatör inom sektorn är dock resultatansvarig tjänsteinnehavare. Det informationspolitiska programmet är till sitt innehåll sådant att det förutsätter att samtliga tjänsteinnehavare, anställda och förtroendevalda binds av de principer som fastslås i programmet, inom ramen för de befogenheter respektive person har tilldelats genom sin ställning i organisationen Tjänsteinnehavaren som informatör Principen för god informationspolitik är att den som vet informerar. Detta betyder att alla anställda i princip har en upplysningsplikt som innebär en skyldighet och rättighet att aktivt informera om den egna sektorn. Informatören bär då också ett ansvar för riktigheten i informationen och ansvar för att den är saklig, faktabaserad och inte vinklad utgående från personlig åsikt eller övertygelse. I den direkta informationen deltar då enligt detta synsätt all personal anställda av kommunen. Kommuninvånarens första kontakt med kommunen sker via de anställda på alla nivåer. Kommunens informationspolicy formas i kontakten med invånarna dagligen. En framgångsrik informationspolitik byggs på den bas av kunskap och tjänstvillighet som personalen besitter. Utbildning i kundbetjäning bör därför ingå i kommunens personalstrategi.

4 3.2. Förtroendevald som informatör Information i den bemärkelse den utövas enligt detta program är förbehållet tjänsteinnehavare och personal. Endast tjänsteinnehavare med ställningsfullmakt kan framföra information i kommunala frågor som har karaktär av myndighetsinformation. En enskild förtroendevald framför i regel alltid sina personliga åsikter och ställningstaganden också då personen i fråga innehar uppdrag som ordförande i ett kommunalt organ. Kommunala organs information till media och allmänheten kan också framföras av förtroendevald. I sådan information gäller för förtroendevald samma principer som för tjänsteinnehavare. En dialog mellan de förtroendevalda och kommuninvånarna bör uppmuntras. I principiellt viktiga frågor kan och bör förtroendevalda delta i delgivning av informationen under fullmäktiges frågetimme, informationstillfällen som ordnas av kommunen, öppna möten för kommuninvånarna och genom att delta i andra informationstillfällen som anordnas av kommunen t.ex. nämndernas pressmöten. 4. PRAKTISKA DIREKTIV OCH TEKNIK 4.1. Indirekt information till kommuninvånare Formerna för indirekt information via media är information i tidningspress, radio, television och Internet. Föredragningslista för behandling i stadsfullmäktige, stadsstyrelse och nämnder /sektioner tillställs media utan ersättning innan mötesdagen. Ärende som pga. sitt innehåll och med stöd av lag eller förordning är konfidentiellt sänds inte till media. Text som ingår i föredragning kan beröras och besvaras i information också innan ärendet behandlats och avgjorts på möte i kommunalt organ. Beredande tjänsteinnehavare ansvarar för att information, om i vilken ordning ärende avgörs och av vilka instanser, ingår i beredningstext. Beredningstexten bör innehålla all väsentlig information för att bilda en helhetssyn för ärendets sakliga behandling. Informationen om beslut som fattats av kommunalt organ framförs av tjänsteinnehavare som tilldelats denna uppgift av organet eller via befattningsbeskrivning har påförts ansvar för detta. Informationen skall presenteras senast vid tidpunkt som organet fastställt. I informationen skall ingå detaljer om beslutets innehåll, eventuella omröstningar och deras resultat, bordläggning, antecknade avvikande åsikter och andra fakta

5 som är av betydelse för ärendets avgörande. Diskussionsinnehåll från slutna möten refereras inte i information från mötet. Stadsfullmäktiges protokoll översänds till stadsbiblioteket och övriga organs protokoll överförs till stadens hemsida senast två veckor efter att de justerats. Särskilt pressmeddelande kan vara motiverat i sådana fall där ärendet är av stort allmänt intresse eller av komplicerad natur. Särskilda möten för pressen anordnas dagen efter stadsstyrelsens möten och i andra organ eller frågor då situationen så kräver. Media skall kallas i god tid och vid sådan tidpunkt som anses lämplig och helst ges en skriftlig redogörelse. Respektive resultatansvarig skall följa med uppgifter i media om det egna ansvarsområdet. Kritik eller kommentarer mot den egna verksamheten som framförs i media bemöts som regel inte så att kommunen skulle försvara sitt handlande. Insändare under eget namn i press som innehåller direkta frågor skall om möjligt besvaras. Felaktiga uppgifter i media skall som regel inte leda till åtgärder från kommunens sida om inte felaktigheterna i sig kan ha allvarliga konsekvenser för allmänheten. Felaktigheternas konsekvenser måste i varje enskilt fall prövas och om följderna kan bli omfattande skall felet korrigeras omedelbart av ansvarigt organ. Med en korrigering avses en tillrättaläggelse av faktafel och i denna bör följas god journalistisk sed vid utformningen. Korrigering skall göras omedelbart och på ett sådant sätt att den får samma spridning som den ursprungliga felaktiga uppgiften. I korrigering av felaktighet är behandlingsordningen följande; -redaktionen informeras om felaktigheten -dialog med redaktionen om åtgärder -rättelse i redaktionens namn -inlägg eller kommentar i kommunens namn För undvikande av felaktigheter i artikelmaterial där det ingår material eller intervju med informatör från kommunens sida är det skäl att begära att få ta del av den del av materialet som baserar sig på sådant material som informatören levererat innan artikeln eller intervjun publiceras Direkt information till kommuninvånare Med direkt information avses den information som produceras av kommunen och som tillställs eller delges invånarna genom kommunens försorg. Den officiella anslagstavlan finns i Ämbetshuset på Topeliusesplanaden 7 och är enligt fullmäktiges beslut den plats där kommunala kungörelser läggs fram till påseende.

6 Kungörelser kan också då det är möjligt publiceras på kommunens hemsida på en elektronisk anslagstavla. Den elektroniska informationen sköts via kommunens hemsida. Sektorerna inom organisationen har ett ansvar för att målsättningarna i detta program förverkligas genom utnyttjande av de möjligheter en elektronisk information ger. Allmänheten skall ha tillgång till stöd och tekniskt biträde i bibliotekets utrymmen för att söka information på kommunens hemsida. Förfrågan, ansökan eller korrespondens som inkommer till kommunen elektroniskt skall på samma sätt som en skriftlig sådan överföras till berörd myndighet och behandlas och besvaras på samma sätt som skriftliga dokument. Kommunen strävar efter att ordna publika tillställningar för kommuninvånarna då planläggnings-, skol-, social- och hälsovårds- och trafikfrågor av allmänt intresse förutsätter en diskussion i större grupp. Initiativ från kommuninvånare skall behandlas i den ordning och på sådant sätt som kommunallagen förutsätter. 5. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN OCH KOMMUNAL INFORMATION 5.1. Offentlighetsprincipen I all kommunal förvaltning följs principen om offentlighet i den form den regleras i förordning och lagstiftning (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/99). Detta innebär: att alla handlingar är offentliga ( 1) om inte i lag eller förordning annat bestämts att rätten ( 3) till information och myndigheternas skyldigheter enligt lag syftar till öppenhet och en god informationshantering i verksamheten och till att ge invånare och sammanslutningar möjlighet att övervaka den offentliga maktutövningen och användningen av offentliga medel, att fritt bilda sig åsikter samt påverka beslutsfattande och bevaka sina rättigheter och intressen att var och en har rätt ( 9) att ta del av en offentlig myndighetshandling att myndigheten har rätt att pröva med beaktande av bestämmelserna i lagen ( 17) om handling som ännu inte är offentlig kan offentliggöras Protokoll jämte bilagor förda över kommunala organs möten blir offentliga då protokollet justerats och undertecknats.

7 Fullmäktiges möten är öppna möten om inte annat besluts av fullmäktige med stöd av lag eller förordning. Övriga organs möten är alltid icke öppna möten om inte organet särskilt beslutit att hålla öppna möten eller i någon enskild fråga att hålla ett öppet möte. Huvudregeln är att kommunala handlingar är offentliga. En handling blir offentlig då den inlämnats till kommunen. Samtliga handlingar blir offentliga senast då ärendets behandling avgjorts av myndigheten. Då blir också det interna beslutsunderlaget offentligt. Anbud och offerter blir inte offentliga handlingar innan avtal som bygger på dessa handlingar har ingåtts. Kommunen bör upplysa part som inlämnar sådana handlingar att dessa blir offentliga för att undvika risken för att affärshemligheter eller annan liknande information ingår i handlingarna. Prisuppgifter är inte en affärshemlighet och dylika uppgifter är offentliga även om anbudsgivaren har krävt att de skall hemlighållas. Tjänsteansökningar blir offentliga då de inlämnats till kommunen. Namnuppgifter på sökanden till en tjänst eller befattning är offentliga. I information om sökanden bör dock alltid meddelas vem av sökanden som önskat vara anonym. Media avgör om det allmänna intresset kräver att namnet på också sådana sökanden skall publiceras. Löneuppgifterna för alla offentligt anställda är offentliga. Bestämmelserna gäller också kommunala affärsverk men inte kommunalägda bolag. Däremot är inte de utredningar och bedömningar som gjorts för inplacering i avtal offentliga och dessa uppgifter får ej överlåtas till utomstående. Kommunens utlåtande, skrivelse eller korrespondens med annan myndighet är offentlig då den undertecknats Icke offentliga handlingar Handling som icke är offentlig får inte utges eller uppgifter från denna utnyttjas. Handling kan förklaras såsom icke offentlig endast med stöd av lag eller förordning. 6. INTERN INFORMATION 6.1. Principer för intern information Med intern information avses den information som finns och vidareförs inom kommunen som organisation, daglig växelverkan i möten och läsning av informationstext. Om personalens delaktighet och samarbete på arbetsplatsnivå regleras särskilt.

8 Intern information kan vara muntlig eller skriftlig. Arbetsplatsmöten och personalmöten och särskilda cirkulär, föredragningslistor och protokoll, avtal, planer, program och direktiv är alla viktiga delar av den interna informationen Ansvarig för intern information Ansvaret för att den interna informationen fungerar vilar på sektorcheferna och den resultatansvarige tjänsteinnehavaren. Den interna informationen lägger den grund som måste finnas för att extern information skall fungera och för att den servicenivå som efterstävas kan uppnås. Till intern information hör också introduktion av nya anställda i arbetsgemenskapen Kommunkoncernens informationspolicy Den interna informationen skall bygga på den kommunala visionen, strategin, helhetssynen, ekonomiska resultat och utveckling, budget och ekonomiplan, ledningsgruppens ställningstaganden samt de överenskommelser som ledningen fattat med personalrepresentanter. 7. INFORMATION I KRISSITUATIONER I krissituationer som t.ex. störningar i kommunaltekniska funktioner, allmän brist i serviceberedskap, arbetskonflikter och storolyckor eller hot om sådana ställs särskilda krav på extern information. I situationer av undantagskaraktär handhas informationen enligt särskilda bestämmelser. I storolycker handhas informationen av räddningsmyndigheternas ledning. I omfattande störningar i el- och vattendistributionen informeras de regionala räddningsmyndigheterna som vid behov informerar allmänheten och media. I övriga störningar inom den kommunala serviceproduktionen informerar respektive sektorchef. Kommunledningen bör omedelbart också informeras. Information bör presenteras snabbt och korrekt till innehållet. Insatsen i informationen skall stå i proportion till störningens omfattning och eventuella tänkbara konsekvenser.