Migrationsverkets Kommunikationsstrategi

Transkript

1 Migrationsverkets Kommunikationsstrategi

2 Utgångspunkt Migrationsverkets kommunikationsstrategi grundar sig på de skyldigheter och rättigheter som har fastställts för statsförvaltningen i lagstiftningen och olika anvisningar samt på Migrationsverkets vision 2017 och strategi En systematisk och kompetent kommunikation är en viktig bidragande faktor till att verket uppnår sina strategiska mål. Kommunikationen är inte en fristående del av Migris verksamhet, utan en del av hela verksamheten. Kommunikationen är inte ett ärende som berör endast kommunikationsenheten, utan varje anställd vid Migrationsverket har, i egenskap av kommunikatör, ett ansvar att dra sitt strå till stacken för att verket ska uppnå de strategiska målen. Målet med den interna kommunikationen är en öppen organisationskultur. De anställda ska vara de första som får information om förändringar och händelser som berör deras arbete. Var och en ska även ha tillgång till de anvisningar som de behöver i sitt arbete. En fungerande intern kommunikation är en förutsättning för vår verksamhet. I den externa kommunikationen strävar vi efter att ännu bättre förutse ämnen som kommer att vara på tapeten i offentligheten och att reagera på ett mer aktivt sätt på diskussioner som förs i media. Det centrala målet med vår kundkommunikation, som i huvudsak sker via våra webbsidor, är att minska kundernas behov av att personligen sköta olika ärenden utifrån principen om att all viktig information finns på nätet och att vi informerar aktivt om förändringar. Kommunikationen med intressegrupperna ligger till grund för det tväradministrativa samarbetet. Vi informerar intressegrupperna t.ex. vid gemensamma möten, vid de myndighetsutbildningar som vi ordnar samt vid olika evenemang. Vi använder verksamhetshandboken Manu och nyhetsbrevet som redskap för den tväradministrativa handledningen och informationen om aktuella ärenden.

3 Förändringar i verksamhetsmiljön Migrationsverkets svar Migrationsverkets ledande roll ålägger verket att kommunicera. Migrationsverkets vision är att vara en uppskattad och erkänd sakkunnig och det ledande serviceproffset inom dess bransch. Vi uppnår detta mål genom en systematisk kommunikation och växelverkan: vi delar vår kompetens på ett öppet och aktivt sätt, ger tydliga anvisningar samt kommunicerar aktivt med våra intressegrupper. Tempot i arbetslivet har ökat och förändringar sker kontinuerligt. Vi informerar om förändringar och deras effekter i tid och öppet såväl till personalen som utåt. Vår kommunikation är bilateral, aktiv och betjänande. Vi utvecklar interaktiva metoder, med vilka personalen och kunderna kan delta i diskussionen om vår verksamhet. Det förväntas att en myndighets tjänster är transparenta och snabba. Om en myndighet tiger, är diskussionen ensidig och då förvrängs informationen. En öppen, planmässig och tydlig kommunikation ökar förtroendet för vår verksamhet. Vi förutser olika situationer och skapar en helhetsbild genom att föra fram ärenden i ett brett sammanhang. Vi reagerar snabbt på olika situationer med lämpliga metoder och kan vid behov även ändra riktningen. Vi förbereder oss på att kommunicera även vid kris- och förändringssituationer. I synnerhet chefs- och sakkunnigarbetet är i första hand växelverkan. Vid Migrationsverket berörs alla av kommunikationen och den är närvarande i all verksamhet. En öppen kommunikation är en naturlig del av vårt ledarskap och effektiviseringen av våra arbetsprocesser. Vi påverkar och övertygar genom att kommunicera, och samtidigt ökar vi transparensen i verksamheten och förtroendet för verket såväl inom som utanför organisationen. Vi håller personalens förmåga till växelverkan uppdaterad.

4 Strategiska riktlinjer för kommunikationen Vi når en ledande roll genom planmässig kommunikation och en bra förmåga till växelverkan. Kommunikationen ökar transparensen i och förståelsen för verksamheten. Vi kommunicerar enhetligt och planmässigt och använder effektivt olika kommunikationskanaler. ledningen kommunicerar om strategin så att alla har en uppfattning om vart Migri är på väg. vi förmedlar budskap som är förenliga med visionen och strategin i all vår kommunikation. vi berättar om framgångar, nya projekt och förändringar. vi säkerställer att hela migrationsförvaltningen har information om våra arbetsmetoder och processer. vi deltar aktivt i den offentliga diskussionen. kommunikationen är en del av den effektiva skötseln av de uppgifter som hör till Migri. vi säkerställer att personalen och alla intressegrupper vet vad som görs vid Migri. vi använder ett tydligt och flytande allmänspråk. vi kommunicerar på finska, svenska och engelska. vi ser till att kommunikationen är tillgänglig. vi deltar i evenemang, seminarier och ordnar tillställningar för intressegrupper. vi införlivar kommunikationen i projekten och förändringarna. vi förbereder oss på att kommunicera även i krissituationer. ledningen och kommunikationsenheten tryggar resurser och engagerar enheterna till en aktiv och kompetent kommunikation. informationen anpassas för varje mottagare.

5 Den interna kommunikationen garanterar flexibilitet i verksamheten, ger stöd vid förändringar och motiverar personalen. Bra kommunikationsförmåga och bra kommunikationsfärdigheter till alla. alla har tillgång till den väsentliga informationen om verksamhetens mål och arbetet. cheferna leder arbetet med en öppen och interaktiv kommunikation. varje tjänsteman identifierar sin roll inom kommunikationen, skapandet av ett bra arbetsklimat och främjandet av informationsflödet. vi redan vid rekryteringen riktar uppmärksamhet mot kommunikationsfärdigheter enligt vår kompetensvision. kommunikations- och interaktionskompetensen utvecklas årligen som en del av utvecklingsplanen för personalen. vi kan dra nytta av kommunikationsenhetens expertis. vi lär oss genom växelverkan. vi kan ge och ta emot respons. vi utvärderar vår kommunikationskompetens och utvecklar kontinuerligt vår verksamhet.

6 Kommunikationsvisionen 2017 Vad vill vi vara? Som ledande migrationsexpert kommunicerar vi aktivt, öppet, effektivt och på ett övertygande sätt.

7 Fundera på dina egna drag Vilka är dina starka sidor som kommunikatör? Vilka sidor kan du förbättra?

8