Muntlig presentation och retorik

Transkript

1 Källa: Källa: Muntlig presentation och retorik En handledning Richard Nordberg ARC, Akademiskt resurscentrum CAS, Centrum för akademiskt skrivande

2 Innehåll Inledning... 1 Rampfeber och talängslan... 1 Talarens medel... 2 Att förbereda och framföra en presentation den retoriska processen Klargör sammanhanget och talsituationen! Producera innehållet! Ordna innehållet! Uttryck innehållet språkligt! Öva in talet! Framför talet!... 6 Presentationens fem grundpelare Förstärk ditt etos Varför ska vi tro på dig? Fokusera på publiken Vad har vi att vinna på det här? Förklara vad du ska tala om Vad har vi att förvänta oss? Markera övergångarna Var är vi någonstans? Avsluta effektfullt Är du färdig?... 9 Struktur, inledningar och avslutningar... 9 Inledningar Avslutningar Hjälpmedel Vidare läsning Punkter vid utvärdering av muntlig presentation... 18

3 Inledning Muntlig presentation har blivit allt viktigare i utbildning och yrkesliv. Allt oftare hamnar vi i situationer där vi måste redovisa ett genomfört arbete, informera andra om våra senaste forskningsrön eller argumentera för att vårt projekt ska få högre anslag. Oavsett situation är kunskap om och erfarenhet av muntlig framställning av stort värde. En viktig insikt som vi måste utgå ifrån när det gäller muntlig kommunikation är att skillnaden mot skriftlig kommunikation är betydande. De som läser en bok eller en rapport kan inleda sitt läsande med att bläddra igenom texten och på så sätt få en överblick. Läsaren kan också gå tillbaka i texten och kontrollera att hon har förstått rätt. Som talare måste du däremot ge åhörarna mer service än vad du behöver göra som skribent, eftersom talad kommunikation är flyktigare och mer situationsbunden. Denna handledning går igenom grunderna i presentationsteknik. Framställningen är praktiskt inriktad och innehåller alltså mer konkreta tips och råd än bakomliggande teoretiska resonemang. Se det som en instruktionsbok eller kokbok som du kan ösa ur, och använd det du tycker passar dig, din publik och din presentation. Lycka till! Rampfeber och talängslan Rampfeber och nervositet inför att tala är ett utbrett fenomen bland hela befolkningen, och i undersökningar om vad folk är mest rädda för brukar det komma överst, klart före spindlar och döden. Om du känner så, tänk då på följande: 1) Nervositeten hänger ihop med att kroppen och själen gör sig beredda på att utföra något som ska bli bra, precis som när du ska skriva en tenta, framföra teater inför publik eller springa ett tävlingslopp. Det kan yttra sig fysiskt, t.ex. svettningar och darrningar, eller psykiskt, t.ex. tankar om misslyckande. Se inte detta som ett nederlag utan tänk så här: Om jag är helt avspänd är jag nog inte tillräckligt taggad och kan inte göra lika bra ifrån mig! 2) Lyssnarna är där för att du har något att säga som de är intresserade av att få reda på mer om. De vill höra vad du har att säga, de är inte där för att se dig göra bort dig. 3) Publiken är oftast vänligt inställd. Om något oförutsett händer känner de för dig och vill hjälpa dig så mycket som möjligt. De är inte där för att kritisera och klanka ner på dig. 4) Du är experten på ditt ämne. Du är väl förberedd och kan med största säkerhet mer om detta än någon annan i salen. 5) Även vana talare känner anspänning inför att tala, men de har genom övning lärt sig att bemästra situationen. 6) Förbered din presentation genom att öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva, öva och ÖVA! Om du lider av svårare besvär än vanlig nervositet kanske de här råden inte hjälper. Det kan vara så att du helt blockeras, drabbas av panik och det bara är helt blankt när du står där. Då lider du antagligen av svårartad talängslan, vilket är mycket mer komplicerat än rampfeber. Då råder jag dig att uppsöka Studenthälsan på KTH, eftersom sådant här är svårt att klara av på egen hand. Det finns också bra webbsidor om detta, t.ex. denna från Utbildningsradion: att tala vett att lyssna/talangslan. 1

4 Talarens medel Nu när vi kommer in på handledningens huvudinnehåll börjar vi från grunden. Den klassiska retoriken lär oss att en talare har tre huvudsakliga medel för att övertyga sin publik: 1) Etos talarens trovärdighet. Den har att göra med talarens personlighet, erfarenhet, rykte, position i samhället, förhållande till ämnet och kunnighet men också med mer ytliga faktorer som utseende, klädsel, hållning, frisyr, blickar, kroppsspråk etc. 2) Logos talets rent faktiska, sakliga innehåll. Ordet har givetvis med logik att göra, och logos förstärks av trovärdiga fakta, övertygande resonemang och argumentation, talarens behärskning av ämnet etc. 3) Patos talets mer känslomässiga sida. Patos påverkas av talarens engagemang, om det finns humor i talet, att publiken känner att innehållet är viktigt och engagerande för dem, om talaren involverar och tilltalar publiken etc. Du bör sträva efter att använda alla dessa övertalningsmedel i varje presentation! Naturligtvis kan ett av de tre dominera, men det bör finnas inslag av alla tre. Det är förstås syftet och målgruppen som avgör vilket medel som ska vara det mest framträdande. I en mer teoretisk presentation av ett examensarbete är det naturligt att logos dominerar medan patos måste få stå i centrum på t.ex. ett tal på en gasque. Det är också syftet och målgruppen som avgör vilken klädstil och andra ytliga faktorer som är lämpliga. KTH studenter är normalt ena riktiga hejare på allt som har med logos att göra, men tyvärr glömmer de ofta bort etos och patos. Ingenjörspubliken är dock inga maskiner, utan precis som alla människor består de av både hjärna och hjärta, både förnuft och känsla. Fakta och sifferargument blir bara ännu starkare när de varvas med mer patosinriktade inslag! Att förbereda och framföra en presentation den retoriska processen En bra presentation börjar långt innan du står framför din publik, drar ett djupt andetag och sätter igång att tala. Förberedelser är A och O, och de måste påbörjas i god tid, precis som när du skriver en text. Detta kapitel tar upp de olika stegen du måste gå igenom när du förbereder din presentation. 1. Klargör sammanhanget och talsituationen! Grundförutsättningen för en muntlig presentation är förstås ett ämne att presentera. Ibland formulerar du själv ett ämne, men ofta tilldelas du ett. Oavsett vilket måste du börja med att besvara ett antal frågor. Svaren på dessa frågor utgör nämligen en viktig förutsättning för huruvida ditt budskap ska nå fram till publiken eller inte. Börja alltså med att besvara följande frågor: Vilka ska jag tala till? Experter eller noviser? Vad vet de i ämnet sedan tidigare? Vad vill de veta mer? Vad ska de veta/tycka/känna/kunna efter presentationen? Med andra ord: vad har jag för syfte med min presentation? 2

5 Hur länge ska jag tala? Var ska jag tala? När ska jag tala? När du har besvarat dessa frågor har du kommit en bra bit på väg. Nu har du nämligen inte bara klargjort viktiga omständigheter i samband med din presentation, utan också undermedvetet bekantat dig med själva situationen att stå framför en publik. 2. Producera innehållet! Först som steg 2 kommer samlandet av fakta, argument, information, resonemang etc. Det är ju svårt att göra detta innan du har besvarat ovanstående frågor, eftersom svaren på dessa avgör mycket av det du gör i steg 2. Utgå från vad du redan vet om ämnet, och samla så mycket tankar, idéer och frågor som möjligt för att därefter organisera det (steg 3). I början ska du alltså tänka stort och brett. Här är några sätt att göra detta. Alla dessa bör du göra under ganska kort tid, t.ex. 15 minuter. Sätt en timer! a) Skriv ner allt du kommer att tänka på som har med ämnet/frågan att göra. Det kan vara vad som helst. Även om det inte kommer att användas i den slutliga presentationen hjälper det ditt tänkande och planerande. b) Skriv ner de frågor du kommer på och försök besvara dem. Några sådana frågor kan vara Vad? Vem? När? Var? Hur? Varför? Med vad? c) Skriv ner de frågor som du tror att åhörarna har. När du har gjort detta börjar du se efter hur du kan föra ihop olika saker, hur du kan ordna materialet hierarkiskt, vilka kategorier som stoffet kan delas in i etc. I och med detta har du också påbörjat steg 3. Självklart kan du sällan hålla en presentation enbart utifrån det du redan vet om ämnet, utan du ska naturligtvis även använda material från böcker, tidskrifter, webbplatser etc. 3. Ordna innehållet! Nästa steg är att avgränsa och ordna ditt material. Tänk på att inte ta med för mycket! Det är värre att vilja säga för mycket än för lite. En presentation som är avgränsad och fokuserad men går på djupet är mycket mer givande än en bred, ytlig presentation. I en presentation på 10 minuter hinner du ungefär med inledning, tre huvudpunkter och avslutning. Försök inte att få med mer då känner sig både du och åhörarna lätt stressade. Späcka inte heller ditt anförande med alltför mycket detaljfakta ingen kan ändå hålla allt det i huvudet. Du måste hjälpa åhörarna genom att välja ut det absolut viktigaste, och inte lämna det arbetet till dem. I steg 3 ska du inte bara sovra i ditt stoff, utan också bestämma i vilken ordning du ska presentera materialet och hur de olika delarna ska bindas ihop med varandra. En bra princip är att ordna stoffet i angelägenhetsordning: det väsentligaste först, sedan det värdefulla, därefter det som möjligen är användbart och slutligen det som egentligen är överflödigt men som du kan lägga till om du hinner. Denna dispositionsmodell kallas löpsedelsmodellen och bygger på att åhörarna är som mest intresserade och uppmärksamma i början av ett anförande. Då ska du slå till och direkt leverera det mest intressanta och uppseendeväckande! Se figur 1. 3

6 Figur 1. Börja presentationen med det väsentligaste, ämnets kärna (a). Fortsätt sedan med det som du bedömer som värdefullt (b), det möjligen användbara (c) och lägg det som är överflödigt men ändå intressant på slutet (d). På så sätt förtydligar du framställningen för åhörarna och de vet med detsamma vart du vill komma med din presentation. Allra sist poängterar du det du vill att publiken ska komma ihåg, kanske genom en kärnfull sammanfattning, en rekommendation eller några visdomsord att ta med sig på vägen. Varför detta då? Jo, för det första är det viktigt att åhörarna direkt får reda på kärnan i det du vill säga. På så sätt kan de vara mer fokuserade under resten av presentationen; de slipper undra vart du vill komma. För det andra kanske första delen av din presentation tar längre tid än du har räknat med, och du måste korta ner resten. Då vore det fatalt om du har lagt det allra viktigaste sist, och du inte skulle hinna med det! Det är inte för inte som detta kallas löpsedelsmodellen. Man kan jämföra med en tidningsartikel som måste kortas på grund av platsbrist. När redaktören tar fram saxen artiklar klipps alltid bakifrån är det viktigt att artikelns kärna inte försvinner! Det som oftast ställer till problem är avslutningen. De flesta lägger ner mycket arbete på en klatschig inledning och en tydlig röd tråd i huvuddelen. Men tyvärr är det lätt att glömma bort eller inte ha tid med avslutningen. Därför är mitt råd att redan från början bestämma vad din slutkläm ska bli. Då blir också vägen dit enklare; om du redan från början vet vart det hela är på väg är det lättare att lotsa åhörarna genom presentationen. Du kan läsa mer om detta i kapitlet om struktur, inledningar och avslutningar. 4. Uttryck innehållet språkligt! Något många inte tänker på är presentationens språkliga dräkt. Men ett publikt framträdande kräver att du också tänker på hur du ska formulera dina tankar, vilken språklig stil du ska använda och vilken språklig nivå du kan hålla med tanke på åhörarna. För det första måste du tänka på att ett muntligt framträdande inte är samma sak som en skriven text! Om du skriver hela talet från början och sedan talar på samma sätt som du har skrivit texten kommer talet att låta alltför högtravande och formellt. Undvik därför detta! Försök att använda ett så ledigt och personligt språk som möjligt men ändå vårdat och lättbegripligt. 4

7 För det andra måste du från början bestämma vilka ord, uttryck och förkortningar som du måste förklara för åhörarna och vilka du kan räkna med att de känner till. Givetvis måste du ibland använda fackord från ämnesområdet, men då måste du också förklara vad de innebär. För det tredje måste du tala på ett sätt som passar åhörarna. Det är förstås en enorm skillnad mellan att tala inför experter och att tala inför lekmän, att tala till vuxna och att tala till barn. I detta steg kan du också bestämma om du vill använda ett ganska neutralt språk eller om du vill krydda det med värdeladdade ord och retoriska grepp som metaforer, citat, liknelser etc. 5. Öva in talet! För att framförandet ska bli så bra som möjligt måste du vara väl förberedd. Det sista steget innan du framför presentationen är förstås att öva in det hela. Detta steg måste påbörjas i god tid före presentationen, så att du kan flytta innehåll, stryka delar och ändra formuleringar när du märker att de inte låter bra. Här vill jag varna för att lära sig hela anförandet utantill. Du riskerar då att, precis som om du framför ett skrivet tal, det låter mekaniskt och uppstyltat. Det finns också en risk att du inte hittar tillbaka om du skulle tappa bort dig. Bättre är att lära sig talets huvudpunkter, hur du ska gå över från en del till en annan och hur du ska inleda och avsluta. Du kan förstås inte öva på talet för mycket, men däremot finns det en risk att du övar alldeles för lite. Min rekommendation är att du övar in det minst fem gånger, gärna tio! Ju mer du övar, desto säkrare känner du dig och desto större är chansen att du utifrån din planerade struktur vågar ta lite omvägar och utvikningar. Du kommer också att märka att du inte använder exakt samma ord och uttryck varje gång. Det är inte heller eftersträvansvärt, utan ett tal blir tvärtom bara bättre av att du är ganska fri i talet men ändå vet vad du vill säga. Tänk på följande: a) Öva genom att tala högt! Då är det lättare att höra vad som låter bra och vad som inte klingar lika väl, vilka ord och uttryck du känner dig bekväm med och vilka som känns påklistrade. b) Öva gärna tillsammans med en uppriktig och ärlig vän som kan ge dig uppbygglig och konstruktiv kritik så att du kan förbättra talet från övning till övning. Det är dock viktigt att vännen får reda på vad det är för typ av presentation du ska hålla och vilka det är som ska lyssna. c) Öva ett par gånger i samma lokal där du ska hålla anförandet, om du har möjlighet till det förstås. Passa då på och se hur salen ser ut, hur det passar att röra sig, hur publiken kommer att sitta etc. d) Om du har tillgång till lokalen i förväg bör du också kontrollera den tekniska utrustningen. Tänk på att bilder ofta ser annorlunda ut genom projektorn än på dataskärmen. e) Öva som om det satt publik i salen. Tänk alltså på hur du ska titta på dem, hur du ska sprida blicken och på hur du ska röra dig. f) Kolla att du håller tiden! Tänk på att det är vanligt att anförandet blir längre vid det skarpa presentationstillfället än när du övat. Om du går över tiden när du övar måste du skära i innehållet, inte tala snabbare. 5

8 6. Framför talet! När du nu lagt grunden och sått dina retoriska frön i form av gedigna förberedelser är det så äntligen dags för själva framförandet. Jag ska här fokusera på fyra områden som är de viktigaste att tänka på: röst, hållning och rörelse, blickar och övrigt kroppsspråk. Röst. Rösten är ditt främsta arbetsredskap när du ska presentera något inför publik. Om rösten inte fungerar som den ska är risken stor att åhörarna inte uppfattar dig som du önskar. Tänk först och främst på detta: Tala klart och tydligt med lagom stark röst. Du ska höras lika bra i hela salen. Du måste använda en annan slags röst än den vanliga samtalsrösten. Det är vanligt att talare sänker röstvolymen i slutet av meningar och fraser, så tänk på att luften ska hålla hela vägen tills du andas nästa gång. Artikulera tydligt. D u s k a n a t u r l i g t v i s i n t e ö v e r d r i v a o c h t a l a b o ks t a v f ö r b o k s t a v, men du får absolut inte tala sluddrigt eller svälja orden. Tala inte för snabbt. Detta är särskilt vanligt för unga talare. Självklart ska du inte tala för släpigt heller, men det är mycket värre att tala för snabbt. Håll ett klart lägre taltempo än ditt vanliga. Gör pauser ibland. En paus då och då gör inte talet långtråkigt; tvärtom är det mycket effektfullt att lägga in en paus när du just har sagt något viktigt, intressant eller tänkvärt. Du kan också lägga in en konstpaus precis innan du säger något extra viktigt. Hållning och rörelse. Lyssnarna påverkas i hög grad av hur du står och går under presentationen. Här vill jag ge följande råd: Stå naturligt gå ibland. Försök att stå rakt upp och ner så att du har ordentligt stöd med fötterna i golvet och är ganska rak i ryggen. Det gör att du ser förtroendeingivande ut, men det underlättar också rösten. Du kan nämligen trycka på med mer luft nerifrån magen och du kan lägga mer tyngd bakom dina ord. Lite lagom rörelse ger variation och ledighet, men gå inte fram och tillbaka hela tiden. Vänd dig mot publiken och tänk på var i rummet de sitter. Stå mestadels med ansiktet och bålen mot dem. Tänk på att ibland vrida dig lite lagom om publiken är utspridd i sidled. Då känner sig alla tilltalade och du får hela publiken med dig, inte bara halva. Ovanstående är extra viktigt när du har bildillustrationer. Det är mycket lätt att omedvetet vända sig mot projektorduken i stället för mot sin publik. Självklart kan du vända dig mot duken någon gång, t.ex. när du ska peka på något, men huvudriktningen ska alltid vara framåt mot publiken! Våga ta ett eller ett par steg framåt ibland. Jag är av den bestämda uppfattningen att avstånd skapar rädsla och osäkerhet. Om du står långt ifrån dina åhörare känns deras blickar mer kritiska, folkhopen verkar skrämmande och känslan av att det är du mot dem förstärks. Om du tar ett eller ett par steg framåt blir ni mer som en grupp med gemenskap och närhet. En av retorikens gyllene regler är att skapa samhörighet mellan talare och publik; detta är ett utmärkt sätt att förmedla denna vi känsla! 6

9 Blickar. En annan central aspekt av framförandet är hur du ser på din publik. Lyssnarna vill förstås känna att du talar med dem, de vill känna sig sedda. Tänk på följande: Se på din publik. Tala med dem, inte till dem. Tala inte rakt ut i luften, i golvet eller ovanför publikens huvuden. Lyssnarna kommer ganska snart att känna att du inte talar till dem. Våga vila ögonen på enskilda lyssnare. Då känner sig den personen sedd och känner att det här handlar om mig. Ett par sekunder räcker, sedan kan du gå vidare till nästa. Ögonkontakt har samma effekt som att ta ett eller ett par steg framåt: det minskar avståndet mellan talare och publik Övrigt kroppsspråk. Kroppsspråk associerar de flesta med gester och handrörelser, men det är mycket mer än så. Ovanstående punkter handlar i allra högsta grad om kroppsspråk, eftersom det är allt som lyssnarna ser på dig: händer, gester, hållning, rörelse, blickar, frisyr, kläder, utseende m.m. Kroppsspråket kan givetvis, precis som det verbala språket, övas upp. Grundläggande är dock följande: Kroppen talar hela tiden, även när munnen är tyst. Det gäller att inse att kroppen talar även när vi inte vill att den ska tala. Kroppen säger inte alltid det vi vill att den ska säga. Om du är medveten om ditt kroppsspråk kan du dock använda det för att förstärka ditt budskap. Om du säger en sak med munnen men en annan med kroppen är det kroppens budskap som åhörarna kommer att minnas. Tänk dig en talare som verbalt säger att han älskar det han talar om, njuter av att stå framför en intresserad publik och inget annat vill än förmedla entusiasm och glädje över detta fantastiska. Dock står han ihopsjunken med armarna hängande längs sidorna, talar med mycket låg och monoton röst, tittar i golvet hela tiden, vänder ofta ryggen mot publiken och tittar på sina bilder. Vad skulle du minnas av en sådan talare, tror du det du hör eller det du ser? 7

10 Presentationens fem grundpelare Det finns naturligtvis massor av saker du ska tänka på när du håller en presentation: vilka inslag ska finnas med, hur ska jag agera, i vilken ordning ska de olika delarna komma etc. Här tänkte jag dock ta upp det jag kallar för presentationens fem grundpelare, fem saker som de flesta presentationer mår bra av. 1. Förstärk ditt etos Varför ska vi tro på dig? Någon form av presentation bör finnas i början av talet. Den behöver inte komma allra först, men åtminstone någonstans i inledningen. Presentera dig och dina eventuella kolleger och berätta vad du/ni ska tala om. Säg några ord om din bakgrund, till exempel vilken utbildning du har och/eller vad du arbetar med. Denna punkt är till för att klargöra ditt förhållande till ämnet och därigenom skapa tilltro till vad du har att säga. Redan i början av presentationen ska lyssnarna få svar på sina (undermedvetna) frågor: Vad är det som gör att just du står där och upptar vår dyrbara tid med att tala om det där? Varför har just du något att säga om det här, och varför ska vi tro på dig? Du förstärker alltså ditt etos i inledningen. 2. Fokusera på publiken Vad har vi att vinna på det här? Efter att du fokuserat på ditt etos måste du också anknyta till publiken och koncentrera dig på vad som intresserar och engagerar dem. Något av det värsta för en publik är att känna att det som talaren talar om är helt irrelevant och inte har någon koppling till dem; sedan spelar det ingen roll att talaren själv älskar det han talar om. Vad du ska lägga in här avgörs förstås av vad du har svarat på frågorna under punkt 1 under Att förbereda och framföra en presentation. 3. Förklara vad du ska tala om Vad har vi att förvänta oss? Det är mycket viktigt för åhörarna att de får en överblick av ämnet i början. Överblick kan de t.ex. få av att du går igenom ämnet i grova drag först och därefter kommer in på detaljer. 8

11 Ibland är det bra om du visar dina huvudpunkter på t.ex. en PowerPoint, men det behövs inte alltid. Ibland är det lika effektivt att bara antyda dem och på så sätt göra presentationen lite mer spännande. Grundregeln är att ju längre och mer formell en presentation är, desto viktigare är det att visa huvudpunkterna på t.ex. en PowerPoint. Det motsvarar en innehållsförteckning i en bok som ju läsaren kan gå tillbaka till för att få överblicken. 4. Markera övergångarna Var är vi någonstans? För att hjälpa lyssnarna att navigera i presentationen är övergångarna viktiga, alltså de ställen i presentationen där du går från en huvuddel till en annan. För att lyssnarna inte ska gå vilse bör du ta dem i handen och leda dem över från en del till en annan. Risken är annars att lyssnarna bara uppfattar ditt tal som en lång räcka information som staplas på annan information, och allt blir en osammanhängande massa. Hur kan man då göra detta? Jo, man kan förstås ganska enkelt säga något i stil med Det var det jag ville säga om X, och jag kan därmed komma in på Y. Betydligt mer effektivt är dock mer konstfulla övergångar som på ett naturligt sätt länkar de olika delarna till varandra. Ett exempel på en sådan kan vara För att kunna utföra allt detta jag nu har talat om måste man självklart ha den rätta utrustningen. Det rör sig framför allt om fyra viktiga redskap:,, och. Då visar du tydligt att du går från utförande till utrustning utan att det låter uppstyltat och stelt. Ett annat vanligt uttrycksmedel här är det som med en retorikterm kallas antypophora, en fråga som du själv svarar på. Frågan avslutar ett avsnitt och svaret inleder nästa. Ett exempel på detta är Det här är ju en milstolpe i en lång process och hur fortsätter vi då att jobba? Jo, vi kommer ju naturligtvis stödja regeringens fortsatta arbete på alla sätt vi kan Vid övergångarna mellan de olika delarna kan du också visa dina huvudpunkter igen, gärna med svagare färg på de punkter du redan har behandlat. 5. Avsluta effektfullt Är du färdig? Avslutningen ska vara tydlig. Det måste höras att du sätter punkt. Åhörarna ska med andra ord inte behöva undra om du är färdig. Det är mycket irriterande med en talare som bara slutar tala utan att lyssnarna förstår om det ska komma något mer eller om det är klart. Efter några sekunder av tystnad kanske det kommer lite tveksamma applåder. Standardtipset är att avsluta med att sammanfatta det viktigaste du hade att säga och att du sedan tackar för uppmärksamheten och säger något i stil med Jag hoppas att ni har lärt er något av det här och att ni använder de kunskaperna i framtiden. Fler tips på bra avslutningar finns i nästa kapitel, Struktur, inledningar och avslutningar. Struktur, inledningar och avslutningar Vi har redan varit inne på presentationens struktur i punkt 3 i kapitlet Att förbereda och framföra en presentation. Här kommer lite fördjupning i detta med fokus på inledningar och avslutningar. Löpsedelsmodellen lär som sagt ut att du bör börja med det viktigaste. Dock bör du ändå följa en av retorikens grundregler: Gå alltid från helhet till detaljer, från globalt till lokalt, från fågel till grodperspektiv. Om du börjar med de små detaljerna undrar lyssnarna hur det hänger ihop med den stora helheten. Hur kom du in på det här? Var befinner vi oss? blir deras frågor. 9

12 Gå inte i den vanliga fällan att lägga upp en presentation precis som en rapport: Titel, Inledning, Frågeställning, Syfte, Teori, Bakgrund, Genomförande, Resultat, Diskussion, Slutsats. Det fungerar utmärkt i skrift men i tal blir det erbarmligt tråkigt att lyssna på. Lyssnarna sitter och undrar Vart är vi på väg? Vad vill han säga med detta? Hur hänger allt detta ihop? Nej, använd med fördel löpsedelsmodellen (beskriven ovan). En av de första som förespråkade denna var Bengt Hemlin i sin bok Sammanfattningsvis skulle jag vilja säga och webbplatsen med samma namn. På webbplatsen finns massor av exempel på hur du kan inleda med kärnan i det du vill säga: I boken Presentationsteknik och retorik för ingenjörer slår Erik Walla också ett slag för löpsedelsmodellen. Inledningar Alltför många presentationer inleds med det tråkiga Jag heter X och jag ska prata om Y! Fokusera på huvudfrågan och det intressanta, uppmärksamhetsskapande i stället. Många bra varianter av detta finns på Bengt Hemlins webbplats som nämns ovan. Det finns också andra sätt att inleda. Du vill ju inte bara få åhörarnas intresse och uppmärksamhet; de ska också bli välvilligt inställda till dig som talare. Du vill kanske fokusera på att skapa en trevlig stämning inledningsvis. Självklart kan detta med fördel kombineras med att direkt fokusera på det viktigaste. Här är några vanliga sätt att inleda: 1) Anknyt till något aktuellt exempel, som du tror att åhörarna känner till: Vid en TVdebatt i går diskuterades huruvida Sverige ska gå med i EMU. Många av er såg säkert debatten och skaffade er en egen uppfattning... Detta får åhörarna att känna sig på samma nivå som talaren eftersom båda har samma referensramar, TV debatten. Det stärker alltså vi känslan samtidigt som det får åhörarna intresserade. 2) Klargör din egen kompetens och förhållande till ämnet (utan att överdriva förstås, då blir effekten motsatt): Jag heter Sven Eriksson och har under flera års tid arbetat i en utredning som har utrett vilka följder ett svenskt medlemskap i EMU skulle få. (Om åhörarna redan känner till detta faktum bör du nog välja en annan typ av inledning.) Gränsen mellan framhävandet av kompetens och skryt är hårfin. Håll dig på en saklig nivå, utan att lägga in några värderingar. 3) Berätta något som hände på vägen till föredragslokalen som anknyter till ämnet: När jag svängde ut från min garageuppfart i morse blev jag nästan rammad av en motorcykel som kom i hög fart på gatan, rakt genom vårt villaområde. En dödsolycka var inte långt borta. Detta belyser med tydlighet vikten av att begränsa hastigheten för motorfordon i staden. Åhörarna kan leva sig in i situationen, kanske känna igen sig och därmed lättare förstå frågan och hur viktig den är. 4) Ställ en fråga till publiken. Det kan vara en riktig fråga som du vill ha svar eller bekräftelse på: Hur många här inne har suttit på en föreläsning och undrat vad han framme vid katedern egentligen håller på med? Om du låter publiken räcka upp handen blir de delaktiga direkt, vilket skapar engagemang. Frågan kan också vara retorisk, alltså ett förklätt påstående som inte kräver något 10

13 svar eller som har ett underförstått svar: Vem skulle inte vilja äga en bil som är både billig, miljövänlig, slitstark och snabb? Snart är detta faktiskt möjligt, anser forskare vid Detroit Testing Laboratory. 5) Försätt åhörarna i en fiktiv situation: Du sitter där i flygplansluckan med det fagra sommarlandskapet utbrett nedanför fötterna. Du kastar dig dödsföraktande ut och faller ljudlöst i tre sekunder innan det karakteristiska flappande ljudet hörs ovanför dig. Med ett hårt ryck bromsar skärmen upp dig och fallet dämpas till en betydligt behagligare hastighet. Greppet skapar stor åskådlighet, alltså att lyssnarna kan se det hela framför sig och leva sig in i situationen. 6) Chocka dina åhörare: Rock n rollmusiken är obscen och vulgär, dess syfte är helt uppenbart att få den vite mannen och hans barn att sänka sig till niggerns nivå. Det är niggermusik. Så sa faktiskt på fullt allvar en vit amerikansk journalist på 50 talet när vita ungdomar började köpa rockskivor. Detta grepp blir förstås extra effektfullt om du gör en konstpaus efter citatet. Publiken blir förstås inte vänligt inställd mot dig, men du får garanterat deras uppmärksamhet. De kommer att fråga sig om de hörde rätt, och när de blivit lagom osäkra kan du leverera den förlösande repliken så att de förstår att det inte är din egen åsikt du uttrycker. 7) Framhäv åhörarnas betydelse: Det är en stor ära för mig att stå här framför ett auditorium bestående av landets främsta forskare. Detta kan tyckas som ett billigt knep, men faktum är att det ofta fungerar väl. 8) Berätta en anekdot eller rolig historia. Detta är dock riskabelt och bör användas med försiktighet. Det är ju inte särskilt lyckat om ingen skrattar; då får du jobba i uppförsbacke länge innan du får publiken med dig igen. Avslutningar Det finns också en typ av avslutning som är alltför vanlig men tråkig och självnedvärderande. Avsluta aldrig ett anförande med orden Ja, det var väl allt jag hade att säga eller liknande! Detta ger åhörarna intrycket att det du just har sagt nog inte är så viktigt. Varför har du då talat? De flesta lyssnare är som bekant extra uppmärksamma i början och slutet av en presentation. Det bör du utnyttja och avsluta med något som du vill att dina lyssnare ska komma ihåg. Försök att både sammanfatta, fokusera, knyta ihop dina trådar och sätta punkt, eller varför inte ett utropstecken eller frågetecken? Några bra avslutningsmodeller följer här. Vissa anknyter till inledningsexemplen ovan. Oavsett vilken av avslutningarna du väljer är det bra om du när du börjar närma dig avslutningen använder ord och uttryck som Avslutningsvis, För att runda av eller Sammanfattningsvis 1) Avsluta med att anknyta till inledningen: Ingen skulle väl idag säga att den musik som har miljontals lyssnare över hela världen vill förföra vita ungdomar och kalla den niggermusik. Rocken har verkligen nått långt från sin position 11

14 på tidigt 50 tal. En sådan här cirkelkomposition är mycket effektfull och skapar en känsla av helhet och harmoni. Lyssnarna minns din inledning och kommer bättre ihåg vad du har sagt. 2) Sammanfatta generellt det du sagt, gå tillbaka till en helhetsbild, på samma sätt som du inledde med en helhetsbild: Jag hoppas att jag genom denna exposé över den underbara stadsdelen Hammarby Sjöstad har lyckats ge er en tydlig bild av Stockholms mest moderna bostadsområde. I det här exemplet får lyssnarna också med sig din ståndpunkt och ditt syfte. 3) Ställ en (retorisk) fråga: Kan vi verkligen stå utanför den ekonomiska gemenskapen i Europa särskilt länge till utan att bli ett U land? Publiken kommer förhoppningsvis att fundera över din fråga och om du gjort ett starkt intryck svarar de förstås i detta fall Nej! Här tjänar också avslutningen till att inskärpa, tydligt fokusera, din tes. 4) Avsluta med en uppmaning: Ansvariga politiker, ta ert förnuft till fånga och se till att hastigheten sänks i de områden där det är tättbebyggt och förhindra ett stort antal dödsfall! En uppmaning är mycket effektfull, särskilt om den kombineras med ett tonfall som tydligt visar ditt engagemang och din vilja. Även här inskärps tesen i avslutningen. 5) Anspela på åhörarnas och/eller allmän moral: Vad skulle effekten bli på vanliga svenskars skattemoral om vi friade en kvittofuskande landshövding? Åhörarnas slutsats blir förstås att vi måste fälla landshövdingen för att inte urholka hela svenska folkets moral. Som ni ser kombineras detta i det här fallet med en retorisk fråga. 6) Vädja till åhörarnas stolthet över sitt land e.d.: Låt oss därför rusta oss för våra plikter, och uppföra oss så att, om det brittiska imperiet och dess samvälde skulle bestå i tusen år, människor ännu kommer att säga: Detta var deras stoltaste stund! Denna avslutning passar kanske inte så bra i Sverige i dag men den brittiska publik som under brinnande världskrig lyssnade på Winston Churchills släpiga och skrovliga stämma genom sprakande radiomottagare blev garanterat berörda. Detta är också vanligt i USA, där i stort sett alla presidentens tal avslutas med God bless you and God bless the United States of America. Hjälpmedel Vad som hittills behandlats skulle lite vanvördigt kunna kallas presentationens mjukvara. För att presentationen ska bli riktigt bra måste du även behärska hårdvaran tillbehör, tekniska hjälpmedel, illustrationer m.m. En åhörare minns nämligen alltid mer av sådant som hon både har hört och sett. Därför är numera presentationsprogram standard vid alla slags muntliga presentationer. Det gäller dock att inte använda programmen slentrianmässigt, utan det kräver en hel del tankearbete och förberedelser för att de ska användas på lämpligt pedagogiskt sätt. En underhållande PowerPointpresentation om missbruket av PowerPoint kan du se här: by powerpoint. Där kan du få många råd om vad du ska undvika! 12

15 I detta sammanhang är det viktigt att tänka på att hjälpmedlen ska vara just hjälpmedel. Du, din person, ditt framträdande, din röst, de ord du säger och det du förmedlar med kroppen är alltid huvudsaken. Det bör dock förstärkas av tillgängliga hjälpmedel. Låt alltså aldrig PowerPointpresentationen eller videon störa ditt budskap! Vitsen är ju att hjälpmedlen ska vara ett stöd. Vilka hjälpmedel du använder bör avgöras av ämnet. Inom akustik eller musik är det naturligt med ljudillustrationer, medan diagram och tabeller passar bättre inom någon annan vetenskap. Grundregeln för illustrationer är att de aldrig ska tala för sig själva. Du måste även i ord beskriva det som du visar. Lyssnarna ska inte behöva gissa vad illustrationen har att göra med det du säger. Det helt dominerande hjälpmedlet vid muntliga presentationer i dag är PowerPoint (det finns förstås också andra liknande program, t.ex. Apples Keynote och det webbaserade verktyget Prezi [ Om du tycker att du behöver gå igenom en liten grundkurs i PowerPoint finns det en sådan här: us/powerpoint help/overview RZ aspx?section=1. Motsvarande för Keynote finns här: hero och för Prezi här: PowerPoint är ett utmärkt stöd om det används rätt. Ett vanligt nybörjarfel är att överlasta presentationen med effekter i form av flygande bilder och snurrande ord. Sådant kan du möjligen använda om PowerPointpresentationen endast är ett bildspel som står och rullar på en skärm, t.ex. på en mässa. Vid muntliga presentationer ska du dock endast använda lagom avancerade effekter. Sådana kan t.ex. vara att textrader eller figurer på samma bild kommer en och en i den ordning de presenteras. Ett tips är att alltid ha en reservplan med sig i form av PowerPointbilderna utskrivna på OH plast. Datorn eller projektorn i lokalen kanske inte fungerar, och då är det oftast lättare och går fortare att få tag i en OH apparat än en ny dator eller projektor. Oavsett om du använder PowerPoint elektroniskt eller i form av utskrivna bilder är det en del du bör tänka på. Här följer därför några standardtips. 1) Enkelhet Texten/illustrationen ska vara enkel och lätt att komma ihåg. Undvik därför långa meningar och ovidkommande detaljer. Överlasta inte dina PowerPointbilder med för mycket text och bilder! Se figur 2 och 3. 13

16 Figur 2. En alldeles för överlastad bild i PowerPoint. Diagrammet innehåller för många parametrar och är på tok för komplicerat. Lyssnarna lär gå vilse i det även om talaren förklarar det utförligt. (Källa: by powerpoint and leakyabstractions/) Figur 3. Ett exempel på en textillustration gjord i PowerPoint. Mer text än så här bör inte finnas i bilden. Rubriken är skriven med Arial 44 punkter fet stil, resten med Arial 32 punkter. Observera att s.k. linjära typsnitt (Arial, Verdana, Tahoma) rekommenderas. 2) Färger Använd huvudsakligen svart, blått och rött för texten. Försök att undvika grönt och gult; de syns för dåligt. Observera dessutom att vissa människor har svårt att se skillnad mellan grönt och rött om de färgerna förekommer tillsammans. Det viktigaste är att det finns en tydlig 14

17 kontrast mellan bakgrund och text/bilder. Tänk också på att färgåtergivningen ofta blir annorlunda på projektorduken än på datorskärmen. 3) Siffror Försök att avrunda siffervärden och tal så långt det är möjligt, särskilt när du talar till ickeexperter. 4) Figurer och diagram Figurer och diagram ska endast ha med den information du omnämner i talet. De måste också vara ordentligt stora: axlarna i ett koordinatsystem bör vara cm långa på din illustration, och orden måste vara läsbara från salens längst bort belägna plats (ord som inte går att läsa är att betrakta som kladd). I stället för att kopiera sådana bilder rekommenderas att konstruera dem på egen hand, eftersom det är lättare att uppfylla kraven då. Det är relativt lätt att konstruera diagram i ett presentationsprogram. Bilder och diagram måste alltid förses med tydliga rubriker. Se figur 4. Figur 4. Gör figurer och diagram tydliga. Rensa bort det som inte är relevant för just dig i just denna presentation. Var noga med att siffror etc. är väl läsliga varhelst i rummet åskådaren befinner sig. Detta diagram är kanske mer komplicerat och rörigt i den källa varifrån det är hämtat. Det är dock oförskämt mot åhörarna att kopiera diagram och bilder ur böcker om kvaliteten blir så dålig att folk får sitta och kisa med ögonen! När du presenterar en bild som denna, börja då med rubriken innehållet. Kommentera därefter axlarna och avsluta med tolkningen av grafen. 5) Tabeller Tumregel: det är bättre att presentera sifferuppgifter i diagram än i tabeller. Tabeller anses nämligen vara svåra för den oinvigde lyssnaren att ta till sig. Figur 5 visar hur tabellen blir den naturliga formen för registreringen av försöksdata i en laboration. Däremot blir kurvdiagrammet överlägset vid en åskådlig presentation av dem. Om du trots detta väljer att visa en tabell gäller följande: 15

18 a. kopiera aldrig en tabell från webben eller ur en bok, eftersom siffrorna oftast blir för små för att kunna läsas från åskådarplats, utan gör den på egen hand b. dela upp tabellen på två eller flera mindre i stället för att visa en omfattande tabell c. använd högst 5 6 kolumner per tabell d. rubricera tabellen och dess olika kolumner e. ange i kolumnrubriken om det exempelvis handlar om tusental: Antal X i tusental, eftersom det kan vara svårt att från åskådarplats uppfatta hur många nollor det finns i ett stort tal. En fråga man alltid ska ställa sig är om alla sifferuppgifter nödvändigtvis måste visas. Du kanske når ditt syfte bättre om du bantar ned den ursprungliga tabellen till att endast omfatta de absolut nödvändiga uppgifterna. Glödström U (volt) I (ma) 0, ,30 2 0,04 0,30 4 0,16 0,30 6 0,19 0,30 8 0,20 0, ,21 0, ,215 0, ,220 0, ,225 0, ,230 0, ,233 0, ,236 0, ,239 Tabell 1. Tabellvärdena är något osäkra på grund av svårigheterna att avläsa instrument m.m. vid denna låga glödström. Figur 5. Skillnaden mellan ett kurvdiagram och en tabell. Diagrammet fungerar överlägset bäst som illustration i en presentation medan tabellen är ett utmärkt verktyg i själva laborationsarbetet och även i en labbrapport. 16

19 6) Text Bokstäverna ska vara så stora att alla i salen kan läsa dem. Du bör använda fet stil och göra bokstäverna 28 eller 32 punkter stora. Kontrollera att du har stavat rätt. Felstavade ord är mycket irriterande. Kom ihåg enkelhetsregeln. Nyckelord är att föredra framför fullständiga meningar. Vidare läsning För dig som vill fördjupa dig ytterligare i presentationsteknik och retorik vill jag rekommendera följande böcker och webbplatser: Lennart Hellspong: Konsten att tala: handbok i praktisk retorik. Studentlitteratur. ISBN Bengt Hemlin: Sammanfattningsvis skulle jag vilja säga. AB Esper. ISBN Göran Hägg: Praktisk retorik. Wahlström och Widstrand. ISBN Kurt Johannesson: Retorik eller konsten att övertyga. Norstedts. ISBN Kurt Johannesson: Tala väl. 10 lektioner i praktisk retorik. Norstedts. ISBN Bo Renberg: Bra skrivet Väl talat. Handledning i skrivande och praktisk retorik. Studentlitteratur. ISBN Erik Walla: Presentationsteknik och retorik för ingenjörer. Studentlitteratur. ISBN American Rhetoric: Bengt Hemlins webbplats: Falkman råd & retorik: Retorikförlaget: Retorikportalen: Retoriksidan: Utbildningsradions retoriksida: ratt att tala vett att lyssna 17

20 Punkter vid utvärdering av muntlig presentation Nedanstående punkter kan användas när du ger respons till kurskamraternas muntliga presentationer, men den kan också med fördel användas som en checklista när du förbereder din egen presentation! 1. Innehåll och struktur a) Har talaren presenterat sig och tydliggjort sitt förhållande till ämnet? b) Klargjordes från början vad talaren ville med sin presentation? c) Stämmer titelns formulering med anförandets innehåll? d) Fick åhörarna en sammanfattande överblick i början? e) Var strukturen bra och blev den klart presenterad? f) Fick åhörarna klart för sig när talaren övergick från en punkt till en annan? g) Blev viktiga punkter eftertryckligt presenterade? h) Var det en tydlig avslutning? i) Klargjordes vad åhörarna skulle komma ihåg? j) Redovisades källan/källorna? 2. Framställning a) Hade talaren tydlig kontakt med publiken? b) Vad tycks talaren känna inför sitt ämne? c) Tänkte talaren på sin utstrålning, engagemang, kroppsspråk och gester? d) Takten: för fort eller för långsamt? e) Var rösten klar och tydlig? f) Var språket anpassat till lyssnarna? g) Förklarades ovanliga ord och uttryck, t.ex. facktermer och förkortningar? h) Gav talaren prominens (alltså framhävde som extra viktig) åt viktig information (genom tempoväxling, pauser, eftertryck/betoning)? 18