Protokoll styrelsemöte VKS 20 november 2011

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte VKS 20 november Styrelsemöte Protokoll 4 Plats Roslagsgatan 57 Närvarande Carl-Axel Adelman (CA), Monica Ahlström (MA), Bengt Brunberg (BB) ordförande, Maj-Britt Tönhardt (MBT), Eva Odenskiöld (EO) Delges Bo Stenholm (BS), Deltagarna, revisorer, valberedning, Lars Alexandersson samt inloggade medlemmar på hemsidan Val av protokollförare MA skriver protokoll idag och MBT nästa gång. Föregående protokoll Godkändes. Föregående Att-göra-lista VKS BB skickar att-göra-lista till LM. - BB förtydligar beskrivningen av processen för avverkning på hemsidan. Utvärdering av hur processerna fungerat har gjorts av Stora Enso och ML samt BS. Det blir två processer, med en särskild för avverkningen på Ormsö. - BB skriver medlemsbrev om att större kvantiteter önskas på Ormsö för avverkning. - BB publicerar prislista på hemsidan efter info från LM. Aktuella erbjudanden är projekt 1 (de 14 på fastlandet), projekt 2 (Ormsö, nya samt kvarvarande på fastland). Giltighetstid på priserna ska anges. Dessutom publiceras generell prislista på VKS hemsida. BB undersöker varför vissa avverkningar inte alls utförts eller inte slutförts helt. Konjunkturläge samt en kort historik över konjunkturcykler beskrivs. - BB påminner Stora Enso om beskrivning av virkesmätning. SE har skickat en mätmodell. Den har 6 olika källor för sortimenten. BB gör ett urval och skriver på hemsidan. - BB skickar förfrågan om grupptalan. Har mejlat LeBlanc, men inte fått svar. En med avslutat medlemskap, Einar Talberg misstänker att fel ersättning lämnats, meddelade han till EO. Han är inte intresserad av att själv föra grupptalan. BB informerar ET samt skickar förfrågan till övriga som anmält förskingring. - CA beskriver systemet för bidrag i Natura 2000-områden efter info från LM. Det finns ingen sammanhållen beskrivning, ML känner dock ansvar för att lämna en sådan. Medlemmar i LM har också ansvar för att ansökan lämnas in. Frågor från medlemmar har kommit om hur man söker och nivåerna på bidragen. CA kontaktar ML om beskrivningen. 1

2 - CA beskriver systemet för skogsvårdsbidrag efter information från LM. Alla bidragsmöjligheter ska beskrivas. CA har privat gått igenom hela processen som kan utgöra en modell för beskrivningen. - MA skickar brev till dem som inte meddelat mailadress för att fråga om denna. - MA undersöker lagen om skatteavdrag för gåvor till ideella föreningar. Redogjorde för lagförslaget som inte kommer vara aktuellt för VKS pga reglerna. - MA och BB skriver artikel till tidningen Estlandssvensk. - MBT reder ut med Lars A hur pengarna från åtalet ska överföras från MAQS till VKS. Pågår. - Styrelsemedlemmar påminner de medlemmar som ännu inte betalat årets medlemsavgifter enligt lista från Monica. Kent Mihlberg och Inger Johansson har valt att fortsätta vara medlemmar och betalat, 2 ej svarat, 2 lovat betala men inte gjort det ännu (19 november), 6 slutar. LM (denna lista + påminnelsen om virkesmätningsregler är skickad till ML L) - Meddelar hur länge ett köp av en avverkningsrätt är giltig i Estland. För avverkningsrätt i Estland finns ingen begränsad giltighetstid, rätten gäller tills avverkningen är gjord. - Informerar om nuvarande virkespriser. Se ovan. Det finns inga öppna marknadsprislistor i Estland. Prissättningen är mycket varierande med marknadens efterfrågan och görs upp mellan säljare och köpare. Rysslands eventuella medlemskap i WTO kan öka deras export av virke och påverka priserna i Estland. För SE är våra volymer för små för att prioritera, för KÜ Eramets är de OK som en del i hela affärsverksamheten. KÜ Eramets ägs av de lokala skogsägarföreningarna runt hela Estland. Styrelsen består av fem ledamöter från de olika länen. - Förklarar hur man ser på möjligheterna för VKS att ingå i LM. ML föreslår att alla VKS-medlemmar får automatiskt LM-medlemskap. VKS blir då en underavd elning med egen styrelse, men den juridiska enheten är LM. VKS blir t ex informationsansvariga till svenska medlemmar. BB poängterar att det måste klargöras hur hur VKS då får medel till sin verksamhet. VKS måste också se att verksamheten och samarbetet fungerar bra i alla delar innan vi kan överväga samgående. Ändamålen för VKS och LM är olika. Argument för medlemskap i VKS: vi ger en säkerhet då VKS ställer upp solidariskt för medlemmarna vid problem. Informationsspridningen är en stor del av arbetet. Mycket tid läggs ner på granskning av avtal, diskussion om upplägg av avverkningsprojekten, etablering av samarbetet med LM. VKS står för kvalitetssäkring. LM:s fördelar: de sköter bidragsansökningar, kan stå för juridiskt stöd, rådgivning på plats, myndighetskontakter. Ett förslag ska presenteras på årsmötet. Styrelsen funderar vidare 2

3 långsiktigt på verksamheten i ett 5-års perspektiv. - Beskriver tillvägagångssättet och nivåerna för bidrag till Natura 2000-områden. Se ovan. - Beskriver tillvägagångssättet och nivåerna för skogsvårdsbidrag. Se ovan. - Skickar blankett för betalning av skatt på inkomster från avverkning. Efter slutavräkning ska skatt betalas av medlem. ML ordnar underlaget med alla grunddata ifyllda och skickar till medlemmen som ska skriva på och skicka till estniska skatteverket. En blankettmall ligger också på hemsidan. Medlem måste begära skatteunderlaget från ML. - Förklarar hur resterande medlemmar i årets avverkningsprojekt ska hanteras. Svar från ML återstår. - Skickar uppdaterad lista på LMs medlemmar. ML ska skicka listan till CA. - Översätter den nya blanketten för intresseanmälan om avverkning. Enligt uppgift finns det två en svensk och en estnisk blankett. ML ska ordna det. CA skickar inte de fysiska blanketterna till ML, utan en sammanställd lista med uppgifter från blanketterna. Ekonomi - Ekonomisk ersättning från rättegången LRM har erhållit skadeståndet som man via VKS stämde Urmas Toome och Toomas Kuinberg på och dessa pengar är nu i huvudsak överförda till VKS. Rättegångskostnaderna är ännu inte återbetalda. MBT klargör i mejl till MA detaljerna kring detta. - Ekonomisk ställning för föreningen Enligt balansrapporten är summa eget och främmande kapital sek per den sista november. MBT fick i uppdrag att öppna ett räntebärande konto. - Återbetalning till medlemmar. Madli Björk har ännu inte fått pengar för förskingringen. Lars A jobbar med frågan mot MAQS. BB kontrollerar kbm-volym för att räkna ut den administrationsavgift som hon skulle ha betalat tidigare och som nu ska överföras till VKS. Beslutades att de medlemmar som betalat in 300 sek eller mer till krigskassan inte behöver betala någon medlemsavgift för Den 28 februari blir sista inbetalningsdag för övriga. Har man betalat under 300 sek till krigskassan ska mellanskillnaden betalas in. MA gör urvalet av de som ska betala. De som inte längre är medlemmar och betalat till krigskassa får ett brev med ett erbjudande att få ett års gratis medlemskap. BB talar med Kerstin Brunberg som lämnat ett stort bidrag men inte är medlem. MA gör en lista med kontonummer över de som ska få resterande (över 300 sek) bidrag återbetalat. - Budget 2012 MBT gör ett förslag till nästa möte. Den ska innehålla bl a reseersättning till 3

4 styrelseledamöter, skogsexkursion, översättningar, kurs att läsa skogsbruksplan. - Bengt underströk styrelsens uppskattning för det mycket stora och komplicerade arbete som läggs ned på att hantera de ekonomiska frågorna, framför allt i samband med rättegångsprocessen. Samarbetet med Läänemaa Metsaühistu (LM) - Lägesrapport genomförda avverkningar under avverkningsprojekt 2011 Utvärderingsträff mellan LM, SEE och VKS har ägt rum i Tallinn, BS var där. I huvudsak har processen fungerat mycket bra, med vissa frågetecken om varför inte alla planerade avverkningar kontrakterats och genomförts. Underlaget från utvärderingen räcker för BB att beskriva processen, som sedan läggs ut på hemsidan. - Analyser av avverkningsprojekt 2011 ML har genomfört en ganska omfattande ekonomisk analys av avverkningsprojektet BB har jämfört priserna enligt den överenskomna prislistan med utfallet och kan konstatera att priserna varit korrekta. Priser redovisas för alla sortiment från projekt 2011 med avdrag för avverknings- och transportkostnaderna. Sammanlagt har drygt m3 avverkats av de totalt ca m3 som ingick i hela projektet, varför alltså ca m3 återstår att avverka under kommande säsong. BB mejlar ut den sammanfattande delen av analysen till styrelsen och ser till att den läggs in på hemsidan. Lägesrapport avverkningsprojekt CA redogjorde för anmälningsläget för det kommande projektet. På fastlandet har CA fått 6 st anmälningar och dessutom har ML fått 2 st, summa 8 st. På Ormsö är 9 st redan klara för avverkning och dessutom har 5 st nya anmälningar kommit in, summa 14 st. Detta innebär att omfattningen är så pass stor att avverkning ska kunna arrangeras både på fastlandet och Ormsö om inget oförutsett inträffar. - Val av avverkningsmodell på Ormsö auktion eller LM. LM har presenterat två alternativa modeller för avverkningsprojektet på Ormsö. Enligt det första alternativet skulle de planerade avverkningarna läggas ut på Internet för auktion. För att säkerställa att endast seriösa köpare blir aktuella så väljer dock styrelsen den andra modellen, där skogsägarrörelsens affärsenhet KÜ Eramets organiserar avverkningarna och säljer det avverkade virket till högstbjudande. Enligt denna modell köper alltså KÜ Eramets avverkningsrätterna. Det blir dock ingen förskottsutbetalning eftersom KÛ Eramets måste sälja virket vidare. Däremot kommer i förväg en prislista för virkessortimenten samt kostnader för avverkning och transporter att presenteras. Målsättningen är att kunna erbjuda samma pris för stora som för små kunder. BB begär mer information om de avtal med avverkningsföretag och köpare som kan bli aktuella. Information 4

5 - Artiklar i hembygdsföreningars tidningar BB har skickat artiklar till Rickul/Nuckö medlemsblad, Ormsöbladet och Kustbon. - Hemsidan MA ska ta bort behörigheter till hemsidan för de tidigare medlemmar som nu slutat och ett par nya ska läggas till. Det förra protokollet och medlemsbrevet är utlagt på hemsidan av MA, som också ska lägga upp en särskild flik för BLANKETTER. Medlemmar VKS - Förändringar i medlemsantal Inbetalningar till och med 19 november är 112 st. - Översättning av myndighetsdokument som service Efter tips har Ivar Rüütel rekommenderats. Han tar uppdrag och är duktig. Beslutades att utnyttja denna möjlighet vid lämpliga tillfällen. Nästa möte Söndag den 29 januari 11.00, CA ordnar fika. Att-göra-lista VKS BB förtydligar beskrivningen av processen för avverkning på hemsidan. Utvärdering av hur processerna fungerat har gjorts av Stora Enso och ML samt BS. Det blir två processer, med en särskild för avverkningen på Ormsö. - BB publicerar prislista på hemsidan efter info från LM. Aktuella erbjudanden är projekt 1 (de 14 på fastlandet), projekt 2 (Ormsö, nya samt kvarvarande på fastland). Giltighetstid på priserna ska anges. Dessutom publiceras generell prislista på VKS hemsida. - BB undersöker varför vissa avverkningar inte alls utförts eller inte slutförts helt. Konjunkturläge samt en kort historik över konjunkturcykler beskrivs. - BB informerar ET samt skickar förfrågan om grupptalan till övriga som anmält förskingring. - CA kontaktar ML om beskrivningen av systemet för bidrag till Natura CA beskriver systemet för skogsvårdsbidrag efter egna erfarenheter och information från LM. - MBT reder ut med Lars A hur pengarna från åtalet ska överföras från MAQS till VKS. - Styrelsen funderar vidare långsiktigt på verksamheten i ett 5-års perspektiv för att till kommande årsmöte kunna presentera ett förslag. - ML förklarar hur resterande medlemmar i årets avverkningsprojekt ska hanteras. - ML skickar uppdaterad lista på LMs medlemmar till CA, som vidarebefordrar den till 5

6 styrelsen. - ML översätter den nya blanketten för intresseanmälan om avverkning. - MBT klargör i mejl till MA detaljer kring återbetalningen av pengar från processen. - MBT ska öppna ett räntebärande konto för att föreningens medel ska förräntas i rimlig omfattning. - MA gör en lista med kontonummer över de som ska få resterande (över 300 sek) bidrag återbetalat. - BB talar med Kerstin Brunberg som lämnat ett stort bidrag men inte är medlem. - MBT gör ett budgetförslag till nästa möte. - BB mejlar ut den sammanfattande delen av den ekonomiska analysen av avverkningsprojekt 2011 till styrelsen och ser till att den läggs in på hemsidan. - BB begär mer information från LM om de avtal med avverkningsföretag och virkesköpare som kan bli aktuella. - MA ska ta bort behörigheter till hemsidan för de tidigare medlemmar som nu slutat och ett par nya ska läggas till. - MA, ska lägga upp en särskild flik för BLANKETTER på hemsidan. Justeras Monica Ahlström Sekreterare Bengt Brunberg ordförande 6