- CA ska skriftligt beskriva systemet för skogsvårdsbidrag efter information från LM. Publicerad på hemsidan. KLAR.

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte VKS den 31 augusti Styrelsemöte Protokoll 3 Plats Roslagsgatan 57 Närvarande Carl-Axel Adelman (CA), Monica Ahlström (MA), Bengt Brunberg (BB) ordförande, Eva Odenskiöld (EO), Maj-Britt Tönhardt (MBT) Delges Bo Stenholm (BS), Agneta Grenfeldt (revisor), Gunvor Strömbom (revisorssuppleant), deltagarna, inloggade medlemmar på hemsidan samt Mikk Link (ML) Val av protokollförare MA valdes. Föregående protokoll 6 april och 5 maj Godkändes och lades till handlingarna. Årsmötesprotokoll 5 maj Godkändes och lades till handlingarna. Att-göra-listan för VKS och LM - CA ska skriftligt beskriva systemet för bidrag i Natura 2000-områden efter information från Läänemaa Metsaühistu (LM). Publicerad på hemsidan. KLAR. - CA ska skriftligt beskriva systemet för skogsvårdsbidrag efter information från LM. Publicerad på hemsidan. KLAR. - ML ska informera VKS om vilka medlemmar, som sökt bidrag för Natura 2000 eller andra bidrag och vilka som erhållit bidrag samt ange skäl till varför eventuellt inte bidrag erhållits. BB har bett ML om detta. Får LM ersättning via PRIA och i så fall per medlem. BB frågar. Kvarstår. - ML ska informera VKS om vilka medlemmar, som sökt bidrag för skogsbruksplan och vilka som erhållit bidrag samt ange skäl till varför eventuellt inte bidrag erhållits. BB har bett ML om detta och fått besked om att redovisning ska ske i höst. Kvarstår. - EO kontaktar de medlemmar som är medlemmar i VKS och LM och som VKS har uppgift om har delägare för att upplysa om att de bör registrera delägarskap hos LM. Arbetet har avstannat. ML har meddelat att Erametsakeskus ändrat reglerna för hur stor en skogsägarförening behöver vara för att få statligt bidrag, så nu behövs bara minst 200 medlemmar. LM har uppnått det redan. Däremot kommer bara de mest aktiva föreningarna att fortsatt fåbidrag, sannolikt då bl a LM. - Styrelsen ska i samband med utskicket av handlingar till årsmötet skicka ut enkät till medlemmarna om behov av framtida service. KLAR 1

2 - Styrelsen ska till årsmötet beskriva hur man ser på möjligheterna för VKS att ingå i LM. ML föreslår att alla VKS-medlemmar får automatiskt LM-medlemskap. VKS blir då en underavdelning med egen styrelse, medan den juridiska enheten ändå är LM. VKS blir t ex informationsansvarigt till svenska medlemmar, men LM ska också ha informationsansvar på sin hemsida. VKS måste då få medel till sin verksamhet via LM. VKS kan bidra mot att en person blir arvoderad av LM eller att en viss summa budgeteras för styrelsearbete. VKS måste se att samarbetet fungerar innan vi går ihop. Vid behov kallas till ett extra årsmöte om detta. BB, EO, CA hade ett telefonmöte den 8 februari med ML och Jaanus Aun, Ants Varblane angående hur ett samgående skulle kunna organiseras. Inför det mötet sammanställde styrelsen en lista på frågor, vilka kommer att finnas med som underlag vid presentationen på årsmötet. KLAR. Medlemsmöte 23 mars om skogsbruksplan, bidrag och deklaration Den översatta skogsbuksplanen behöver ses över igen till nästa möte och ML kommer att komplettera med kartor. Frågor kom upp om avverkningar, så ML har fått ett antal frågor som ska följas upp (mejl från BB till ML). Skogsbruksplanen är nu publicerad på hemsidan. Styrelsen fick i uppdrag att följa upp genom att titta på hemsidan till nästa möte i höst. NYTT ML hade med sig ett antal färdiga skogsbruksplaner till medlemsmötet som MA tog hand om. Dessa skickas ut och VKS står för portokostnaden även till de som inte är medlemmar i VKS. MA meddelar ML. KLAR. Ekonomi MBT redovisade aktuell ekonomisk ställning. Enligt ett e-postmeddelande från Karolina Ullman den 29 april har 224 och 1365 satts in hos LRM från kronofogden (13494 sek), dels pengar som kronofogden tagit från Toomas Kuinberg och dels en återbetalning av depositionen inför domstolsförhandlingarna. Dessa pengar har förts in på VKS konto. MA deklarationsombud hos skatteverket elektroniska tjänster. Arbetsgivardeklaration för styrelsearvodena. Lokalhyran på Roslagsgatan diskuteras men det är oklart om SOV vill höja för de små föreningarna. Även hyreskontraktet är osäkert i nuläget. MA undersöker. NYTT Samarbetet med Läänemaa Metsaühistu Rapport från möte med Mikk Link i Haapsalu CA rapporterade från möte i Haapsalu att ML ska ta fram en ny blankett för avverkningsbeställning. CA kontrollerar detta och sedan läggs blanketten ut på både VKS och LM:s hemsida ( ). ML ska ta kontakt med ormsöbor som inte kom med i auktionen. KVARSTÅR 2

3 Hur agera för att få igång nästa avverkningsaktivitet CA tar upp det på nästa möte med ML. KVARSTÅR Skrivelse till Stora Enso BB skriver förslag till brev till Stora Enso Eesti (SEE) för att markera föreningens missnöje med att SEE drog tillbaka sina kontraktsförslag efter att medlemmarna skrivit under dessa. Brevet ska dock också visa att föreningen trots detta är intresserat av fortsatt samarbete när förutsättningarna är de rätta. KLAR Utredning om samgående med Läänemaa Metsaühistu Enkät till medlemmarna i kallelsen till årsmötet, BB ställer samman frågorna. Sista svarsdatum 28 april. Mejladress till info@vastrakustensskogsagare.se som MA skickar till EO som sammanställer svaren, och skickar till styrelsen 2 maj. KLAR Förberedelser för att bli underavdelning Enligt ML finns ingen ny information om organisationsändringen. ML vill att VKS påminner om delägarskapen. Erametsakeskus har ändrat reglerna för bidrag för skogsägarföreningarna. Kravet är ändrat till min. 200 medlemmar för att få statsbidrag, vilket LM uppfyller idag utvärdar Erametsakeskus föreningarnas service och aktiviteter och de starkaste får bidrag. Frågor att ställa till ML: - Hur ska medlemsavgifter/bidrag från LM ordnas för svenska LM-medlemmar som inte är VKS-medlemmar? Ska alla svenska skogsägare få information via VKS? - Lokala entreprenörskontakter - ska LM sprida dem? Sommarens avverkningar ML har meddelat att LM:s avverkningsgrupp är igång. Man jobbar nu i södra Läänemaa och kommer tillbaka till Noarootsi i början av Åtgärder för kommande avverkningar Insamling av intressenter på Nuckö ska göras. Av de sålda avverkningsrätterna på Ormsö har vissa avverkats. Det finns ett annat bolag på plats och frakten från ön försvåras därför. En insamling av namn på intresserade ska ske även här. Kommande planering av avverkning: ML föreslår att antingen utvärdar och kontrollerar LM behovet och föreslår medlemmarna om avverkning, eller så anmäler medlem själv när behov anses finnas. Anmälningsblanketten bör innehålla samtycke till att LM kan använda myndigheternas register för att kontrollera avverkningsbehov och ge avverkningsförslag, dvs fullmakt från medlem till LM. CA kollar med ML om hur insamling av intresse ska ske och lämna en tidsplan. Anmälan föreslås att kunna skickas till VKS och vidarebefordras till LM, men detta bör diskuteras med LM 3

4 först. (Samarbetspunkt) LM har startat ett föryngringsprojekt som ska utvärdera hur stort behovet är av bl a markberedning och plantering hos medlemmarna. Rekommendationer lämnas till medlemmarna sedan. Information Medlemsbrev Ett medlemsbrev efter årsmötet bör innehålla information om sammanslagningen, sista datum för bidrag för skogsbruksplan, något om Natura2000. Natura 2000 EU-bidrag fortsätter, det estniska beslutet är ej tidsbegränsat eller nivålagt. En rekommendation är att vänta med avverkning av energived pga dåligt pris nu. Ett faktablad tas fram inför integrationen med LM. BB NYTT Hemsida LM:s kommande svenska del av hemsidan ska vara påbörjad senast till årsmötet så att medlemmarna då kan se var den finns. KLAR MA har lagt in styrelseprotokoll, årsmötesprotokoll, Natura2000-information, prislistor för skogstjänster, sorterat om sidor med kronologisk ordning så att nyast ligger överst. Kontaktuppgifter till VKS + LM + PRIA ( + Maa-amet (lantmäteriet), EMTA (Skatteverket) ska läggas ut på hemsidan. MA NYTT LM:s hemsida: information finns på svenska men anmälningsblanketten är än så länge bara på estniska. Artiklar BB har skickat artiklar till de estlandssvenska tidningarnas septembernummer. Översättning av dokument MA skickar Axel Fribergs dokument till ML och frågar om Pille Kaas kan översätta samt begär offert. Det visade sig att en enklare förklaring av innehållet räckte. KLAR Diskuterades vilka översättningsönskemål som finns inför samgåendet, vilket ska redas ut med LM. NYTT Informationsträffar/utbildning Ormsö hembygdsförening frågar om VKS kan ställa upp i seminarieserien Ormsö för nybörjare. BB och CA berättar om skogsskötsel, Ormsö, skogsbruksplan, bidrag, deklaration, VKS och LM. Förslag lördag den 9 november kl (10-14). MA meddelar arrangörerna. NYTT Medlemsfrågor 4

5 Nya medlemmar: Ansökningar inkom den 5 maj från Stig Swenson Kärrslätt, Ormsö och den 11 juni från Anette Sjösten Roslep, Rickul. Avgift är betald och lösenord till hemsidan skickad. MA Dagsläge: åtta av 13 har betalat via inbetalningskort, VKS har nu 116 betalande medlemmar. En medlem har betalat trots att VKS efterskänkt avgiften, MBT meddelar denne. NYTT ML har skickat en delvis uppdaterad medlemsförteckning, det är 203 medlemmar i LM. MA går igenom vilka som är medlemmar i både VKS och LM och meddelar BB, CA och därefter ML. LM:s uppdaterade lista ska återrapporteras till VKS. NYTT En medlem har ställt ett antal frågor kring det s k representationsavtalet via e-post den 25 augusti. BB kontaktar denne. NYTT Representationsavtal upprättas mellan LM och medlem i samband med tänkta avverkningar, det ger LM fullmakt att gå in i statliga register, att mäta i skog. Därefter lämnas ett förslag på ett avverkningskontrakt. BB går igenom befintlig mall och ev lämnas den till översättare. NYTT Övriga frågor - BB ordnar gruppabonnemang på Skype för att förenkla mötena med LM och internt i VKS. NYTT - MA visade bilder från avverkning Ormsö mellan Diby och Norrby. - Skatt vid markförsäljning: EO har hjälpt en medlem med försäljning av mark + stuga. Markvärdering gjordes av LM inom medlemmens 15 timmar fria konsulttid. Allar Luik, som nyligen anställts på LM, har varit mycket serviceinriktad. Skogsmark annonseras på Erametsakeskus hemsida för auktionering. Det utsatta utgångspriset är tvingande om budet går upp till utgångspriset. LM tar 1% av försäljningsvärdet. EO tar fram information om deklaration och skatteinbetalning vid markförsäljning. VKS ska dock inte i övrigt engagera sig i markaffärers genomförande. NYTT - Fråga från medlem: Önskemål att få ett genomsnittligt pris på avverkat virke på Ormsö. Hans V Karlsson har meddelat att han är nöjd med pris och utförande. Priserna varierar kraftigt beroende på kvalitet. Påminnelse att LM önskar en intervju med nöjd kund. - LM:s årsmöte: CA redogjorde att det var i stort sett styrelseledamöterna som deltog och två konsulter. LM vill utöka antalet styrelseledamöter. Styrelsen kommer att utreda ett förslag om styrelsearvode och resebidrag går att införa. BB och CA blev invalda som ledamöter. 5

6 Rüütel & Rüütel OÜ heter avverkningsfirman. - Information på LMs hemsida årsredovisning? Kan vi använda info? - Maa-amet hemsida: MA skriver en instruktion om hur man söker information om sin mark. NYTT Nästa möte BB föreslår torsdag den 10 okt för möte via Skype med Mikk Link, tid bestäms tillsammans med ML. Söndag den 27 oktober via Skype, preliminärt kl kontrolleras med styrelsen. Preliminärt fysiskt möte lördag den 23 november alt. 16 november kl Justeras Monica Ahlström Bengt Brunberg Sekreterare Ordförande 6