Projektplan. Gemensamt ramverk av standards fo r interoperabilitet och fo ra ndringsledning

Transkript

1 Projektplan Gemensamt ramverk av standards fo r interoperabilitet och fo ra ndringsledning

2 Innehåll Grundläggande information Bakgrund Syfte och mål Effektmål Projektmål Prioritet Krav på projektet Förutsättningar och beroenden Avgränsningar Planer Tidplaner Milstolpar och beslut Övergripande aktivitetslista etapp 1 och etapp Resursplan Projektbudget Projektorganisation Projektorganisation Organisationsschema Kommunikation Kommunikation och rapportering inom projektet Intressentanalys och kommunikationsplan Kvalitet Kvalitetsstrategier Granskningar Kvalitetssäkringar Projektrutiner Ändringar och avvikelser Säkerhet Risker Leverans och överlämningsprocedur (PB4 och ev. BP3:or) Projektavslut (BP5) Referenser och bilagor... 20

3 Datum Dnr 1 (22) Dokumenthantering Ansvar Roll Namn Ägare Projektägare Anna Lefevre Skjöldebrand Informeras Styrgruppsordförande Johan Lidén Referenser Ref [1] [2] Dokument ID Dokument

4 Datum Dnr 2 (22) Definitioner och förkortningar Nedan ordlista förklarar begreppens innebörd så som de används i detta projekt. Begrepp/förkortning Förklaring Interoperabilitet definieras som förmåga hos system, organisationer eller verksamhetsprocesser att fungera tillsammans och kunna kommunicera med varandra genom att överenskomna regler följs (NI, Socialstyrelsen) Teknisk interoperabilitet I detta projekt: Kännetecknas av att information som är specificerad hur semantisk interoperabilitet hanteras elektroniskt Utifrån internationella standarder skapa tekniska förutsättningar för digitala systems förmåga att utbyta information Interoperabilitetsramverk Ett av dem vi tittat på: Ett interoperbilitetsramverk definieras på följande sätt: "An interoperability framework is an agreed approach to interoperability for organisations that wish to work together towards the joint delivery of public services. Within its scope of applicability, it specifies a set of common elements such as vocabulary, concepts, principles, policies, guidelines,recommendations, standards, specifications and practices." Syftet med European Interoperability Framework (EIF) är - att främja och stödja tillhandahållandet av europeiska offentliga tjänster genom att främja gränsöverskridande och tvärsektoriell interoperabilitet - att vägleda offentliga förvaltningar i deras arbete för att tillhandahålla offentliga tjänster till europeiska offentliga tjänster till företag och medborgare - att komplettera och knyta samman de olika nationella interoperabilitetsramverken ( NIF ) på en europeisk nivå Källa: (2010) Semantisk interoperabilitet Struktur på information som ska kommuniceras på ett entydigt och enhetligt sätt och som är implementations oberoende Standard/Standardisering En standard är en gemensam lösning på ett återkommande problem. Syftet med standarder är att skapa enhetliga och transparenta rutiner som vi kan enas kring. Det ligger ju i allas intresse att höja kvaliteten, undvika missförstånd och slippa uppfinna hjulet på nytt varje gång. På köpet får du en effektivare och mer resurssnål produktion. Det underlättar också vid upphandling och när avtal ska skrivas, eftersom det blir tydligt vad en vara eller tjänst innehåller så att köpare och leverantörer är

5 Datum Dnr 3 (22) Ramverk Zachman TOGAF Vård och Omsorg eniga. Standardisering är själva processen när intressenter träffas och kommer överens om vad standarden ska innehålla och hur den ska utformas. Eftersom världen ständigt förändras måste även riktlinjer och gemensamma överenskommelser förnyas och tas fram för nya produktområden. Det är en ständigt pågående process. I dagens globaliserade värld är det viktigt, för att inte säga avgörande, att hålla sig à jour med internationella standarder. De fungerar som en entrébiljett till nya marknader och främjar handel, samarbete och internationellt utbyte av information. Standarder etablerar en hög lägstanivå och bidrar till att höja kvaliteten generellt och att undvika missförstånd. Standarder utgör en grund för forskning och utveckling och innebär en möjlighet att snabbt få acceptans för nya rön och sprida information. Standardisering är viktigt för Sverige rent samhällsekonomiskt. Det hjälper svenska företag och organisationer att exportera produkter och tjänster över hela världen. Därför ger svenska staten årligen ett bidrag till standardiseringen. Vissa standarder är beställda av EUkommissionen för att förenkla för aktörer att uppfylla krav i EUdirektiv. De kompletterar lagstiftningen med riktlinjer som underlättar för alla att följa lagarna. (SIS) I StandIN projektet: en samling standarder och konventioner, samt tillämpningar, för att uppnå interoperabilitet. Ramverket beskriver de olika resultat (artefakter) som ska finnas på plats i en verksamhetsarkitektur och visar på detta sätt alla resultat som måste finnas för att vi ska ha en heltäckande bild av en verksamhet. En viktig begränsning är att ramverket inte reglerar vilka metoder eller modellspråk som krävs för att åstadkomma dessa utan bara visar vad som ska finnas. Open Group Architecture Framework är framtagen av OMG (Object Management Group) för att beskriva ett ramverk och en metod för att ta fram och förvalta verksamhetsarkitekturer (Enterprise Architecture). Åtgärder och insatser till enskilda personer gällande socialtjänst, stöd och service till funktionshindrade samt hälso- och sjukvård enligt gällande lagar (Socialstyrelsen) Avgränsning Fas 1, StandIN projektet Inom Socialtjänsten tar vi inte med t ex ekonomiskt bistånd, barnomsorg mm huvudfokus är hemtjänst. De standarder vi tittat på är i första hand de kliniska processerna Förändringsledning Rikstermbanken Förändringsledning

6 Datum Dnr 4 (22) o Ledning av en övergripande process med syfte att förändra arbetssätt och strategier för att uppnå nya mål för en verksamhet (Baseline management) o Samordningen av en strukturerad övergång från situation A till situation B för att uppnå varaktig förändring inom en verksamhet, Förändringsledning omfattar minst tre olika aspekter: anpassning, kontroll och genomförande. (Källa: (Change Management) ) (E-delegationen) StandIN projektet Begreppet förändringsledning används i uppdragsformulering och i StandINs projektplan. Projektet tolkar detta som att det är förutsättningar för att bedriva vård av hög kvalitet som ska stödjas. En term för detta som är mera vanligt förekommande inom vården är verksamhetsutveckling vilket bland annat medför att aspekter på systematisk kvalitetsledning inkluderas i uppdraget. Standarder som beskriver krav på ledningssystem för kvalitet inkluderas därmed också i ramverket av standarder som är relevanta för framtidens vårdinformationssystem. SWElife projektet och StandIN projektet samordnar leveransen inom detta område utifrån respektive projekts leveranser Revisionshantering Ver Datum Summering av förändringar i förhållande till föregående version V V Fyllt på definitioner, förslag på struktur för syfte, mål och nyttoeffekter V Förslag till styrgrupp. Gulmarkering är arbete som kvarstår V Genomgång med Johan och Håkan n V Fortsätter uppdatering av projektplan n V Genomgång med Johan n V Återkoppling från styrgrupp n V Uppdaterat referensgrupp, uppdateringar efter n internat V Uppdaterad efter WS n Ändringar markerade (j/n)

7 Datum Dnr 5 (22) V Uppdatering som skett under arbetet med n Leverans 1 V.1, Uppdatering inför styrgruppsmöte n V Förtydligade nyttoeffekter, aktiviteter n V Uppdaterar aktivitetslistan. Tidigarelagd slutrapport från 30/6 till 13/6 n

8 Datum Dnr 6 (22) Projektnamn: StandIN, Gemensamt ramverk av standards för interoperabilitet och förändringsledning Projektägare/beställare: Anna Lefevre Skjöldebrand Checklista inför beslut, BP2 JA NEJ Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande kostnad/resurser, tid och resultat Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem Miljöpåverkan analyserad i generella termer Analys av eventuell påverkan av gällande miljömål enligt gällande Miljöpolitiskt program är gjord Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande för att realisera den förväntade nyttan från projektet Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade Juridiska och finansiella aspekter har beaktats Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet

9 Datum Dnr 7 (22) Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller; Beslut att starta Initieringsfasen, BP2 Beslut att bordlägga JA NEJ Kommentar: Datum och underskrift Styrgruppsordförande Namnförtydligande Datum och underskrift av Projektledare Namnförtydligande

10 Datum Dnr 8 (22) Grundläggande information 1. Bakgrund Vården och omsorgen möter idag en allt större efterfrågan och ett ökande vårdbehov från en åldrande befolkning. Invånarna (vård- och omsorgs kunder) har i och med den digitalisering som sker i samhället även en helt annan förväntan på tillgänglighet i vård och omsorgstjänster samt individens tillgång till information. Etablerade strukturer och kultur kommer att behöva utvecklas för att realisera framtida krav på hälso- och sjukvården. Digitaliseringen i samhället ger oss möjlighet att möta dessa utmaningar och skapa en hållbar, hälsoekonomisk vård och omsorg med hög kvalitet genom verktyg för exempelvis egenvård, en mer personcentrerad vård, patientmakt, processtöd och bättre användande av insamlad data. Idag är vårdens och omsorgens Vårdinformationssystem byggda för enskilda regioner, landsting och kommuner. Exempelvis finns det idag fem dominerande journalsystem och tre dominerande omsorgssystem och till dessa integreras olika specialistsystem samt andra mindre system vilket skapar en flora av unika, och många gånger inkompatibla, informationssystemsmiljöer. Kostnaderna för drift, underhåll, licenser och integrationer för dessa system är omfattande och utgör en betydande del av landstingens totala kostnader om ca 8 miljarder per år, och kan antas vara lika mycket för kommunerna i Sverige. Omvandlingen av sjukvårdens informationshantering där standarder för insamling och hantering av data samt för interoperabilitet är definierade, alltså en stor samhällsuppgift med avsevärd ekonomisk betydelse och positiva effekter på patientsäkerhet och patientintegritet. Centralt i denna omstrukturering är att IT-stöden förbättras för att stödja verksamhetsutveckling, styrning och förändringsledning. IT-stödet ska ge vårdprofessionen frihetsgrader i sin verksamhet att välja de verktyg som fungerar bäst för deras respektive verksamhet. Samtidigt behöver informationsutbytet fungera bättre och smidigare mellan vårdens olika IT-stöd och organisationer. Av vikt är också att ta tillvara den resurs som står till förfogande i dagens system för forskning, kvalitetstyrning och innovation, såsom de nationella kvalitetsregistren. Sverige står inför ett avgörande steg i att modernisera vården och omsorgen. Två grupperingar, SUSSA-landstingen (Västerbotten, Västernorrland, Örebro, Sörmland och Blekinge ) samt 3R (Stockholm, VGR och Skåne), arbetar, i varsin gruppering, för att under 2016 gå ut med upphandlingsunderlag för morgondagens vårdinformationssystem. Här ska hänsyn tas bland annat till samordning mellan patientregister och anpassning till lagar och regler om informationshantering. Vårdinformationssystem. ska givetvis kunna interagera med modern informationsteknik som exempelvis appar i smartphones samt med omsorgssystem och statliga myndigheter. Ytterligare en grupp bestående av åtta landsting har redan valt en plattform för vårddokumentation och erfarenhet från detta arbete ska inkluderas i projektet. Omvandlingen av sjukvårdens informationshantering är en förutsättning för att knyta samman informationen i vård- och omsorgssystemen och därmed skapa förutsättningar för att leda och utveckla vården, ökad användbarhet för personalen, ökad patientsäkerhet/- integritet, patientnytta och patient delaktighet, men även för den innovationskraft som finns i svenskt näringsliv. Projektet genomförs tillsammans med representanter för svensk vård och omsorg, företag, myndigheter, nationella specialister på verksamhetsutvecklingsområdet. Projektet ska bedrivas öppet och transparent. Till projektledaren knyts en industrigrupp som organiseras under Swedish Medtech och representerar majoriteten av journal- och omsorgssystemleverantörer till svensk vård och omsorg. Förutsättningarna är därmed goda

11 Datum Dnr 9 (22) att skapa en solid grund för den integrationsutveckling som behövs. Industrigruppen kan nyttja den kompetens och erfarenhet som finns både nationellt och internationellt från respektive företag. Projektet ska genomföras med patientens behov i centrum. 2. Syfte och mål Syfte Att förstärka Sveriges innovations, konkurrens och attraktionskraft. Mål Att i nära samarbete mellan vård och omsorg, företag, myndigheter, universitet och högskolor bidra till framtidens vård och omsorg genom att ta fram ett underlag för att fastställa ramverk för standarder. 3. Effektmål Vårdinformationssystem tillgängliggörs för behörig Interoperabilitet. Nationell samordning av ramverk för standarder och riktlinjer. Med samordning kan Sverige ta en mer aktiv roll i linje med internationellt standariseringsarbete. Gemensamma standarder underlättar implementering av nya lösningar. Ger förutsättningar för innovation för aktörer inom Hälso- och sjukvård och omsorg, inklusive företag som verkar i Sverige. Ökad tillgänglighet från vårdinformationssystem för utdata för forskning, utveckling och kvalitetsäkring. Förutsättningar förbättras inom Hälso- och sjukvård och omsorg för uppföljning av: - patientflöden, - arbetsprocesser för medarbetare, - verksamhetutveckling, - ökad delaktighet för patienterna, Underlättar för en långsiktig förvaltning. 4. Projektmål Skapa ett ramverk av internationella standarder, konventioner 1 och samordnad tillämpning av dessa som möjliggör interoperabilitet för samverkan inom vård och omsorg. Ramverket ska underlätta upphandling och utveckling av informationssystem för vård och omsorg för kommuner, landsting, regioner och leverantörer. Identifiera vad som saknas för att bidra till interoperatbilitet. Bidra till förutsättningar för verksamheterna att leda, styra och förändra verksamheten mot god kvalitet. Visa på exempel som möjliggör för verksamheter att sätta mål och mäta måluppfyllnad. Identifiera en nationell aktör som säkerställer att ramverket av standarder och riktlinjer förvaltas och uppdateras löpande (Identifiera kompetenser för en nationell expertgrupp inom området interoperablitet och verksamhetsutveckling/styrning som löpande kan följa utvecklingen. 1 formell överenskommelse om angelägenheter av gemensamt intresse

12 Datum Dnr 10 (22) 5. Prioritet Detta projekts resultat kommer i första hand att styras på tid och i andra hand på budget. 1. Tid. 2.Kostnad 3.Resultat 6. Krav på projektet 6.1. Förutsättningar och beroenden Projektet kommer att förhålla sig till SIS beskrivning av standard och standardisering, se ordlista. Nr Förutsättningar Beskrivning Ansvarig SWElife Samordning genom att: vi deltar i varandras referensgrupp projektledarna stämmer av varannan vecka ta del av statusrapporter, minnesanteckningar och andra relevanta dokument Förtydligande av ansvarsområden o StandIN har fokus på de tekniska aspekterna av informationsmiljön och därmed på hur informationshanteringen ska stödjas elektroniskt (teknisk interoperabilitet). o Projektet som drivs från Swelife har fokus på verksamhetens krav på hur informationshanteringen ska kunna ge stöd för verksamhetsutveckling och forskning. Samordning utifrån respektive projekts leveranser o Identifierar behov och goda internationella exempel på framgångsrika förändringsarbeten i vården och omsorgen. o Ta fram beskrivande exempel på hur standardisering stödjer förändringsledning/ verksamhetsutveckling. o StandIN har fokus på det tekniska perspektivet men måste också visa spårbarhet till respektive konsekvenser för möjligheter för tekniska lösningar att bidra till att uppfylla krav i informations- och verksamhetsperspektiven Projektgrupp 2 Standarder att förhålla sig till Projektgrupp

13 Datum Dnr 11 (22) 3 Bevaka arbetsgrupp som har i uppdrag att tittar på Nordens behov för omsorgsområdet 4 Svensk lagsstiftning inom området PDL, PUL, LOU, Patientlagen, Patientsäkerhetslagen, Sekretesslagen, Hälso- och sjukvårdslagen, Konkurrenslagen Utsedd ansvarig i Projektgrupp Nr Beroende /inleveranser 1 Rätt information i vård och omsorg Beskrivning Utredningen om rätt information i vård och omsorg har i uppdrag att lämna förslag till en mer sammanhållen och ändamålsenlig informationshantering inom och mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten. 2 E hälsokommittén Rapport om Nästa fas i e- hälsoarbetet 3 Hur vården kan använda sina resurser mer ändamålsenligt och effektivt Uppdrag av regeringen 4 SUSSA gruppen Tidplanen för detta projekt styrs av deras upphandling av vårdinformationssystem 5 3R Tidplanen för detta projekt styrs av deras upphandling av vårdinformationssystem 6 SKL Pågående arbeten rörande standardisering hos SKL samt inom ramen för landstingens gemensamma arbete som en förutsättning/beroende 7 ehälsa i landstingen Rapport, framtagen på uppdrag av SLIT (Landstingens IT-strateger/IT chefer) Ansvarig Lena Lundgren Sören Olofsson Göran Stiernstedt Lars Jerlvall Thomas Pehrsson 6.2. Avgränsningar I detta projekt ingår inte: semantisk interoperabilitet att hantera de i Sverige pågående arbeten inom området (bevakas och beaktas) att konkretisera aktiviteter som görs inom SWElife följande aspekter i ramverk; policys, principer standarder för ekonomihantering standarder för personalhantering

14 Datum Dnr 12 (22) 7. Planer 7.1. Tidplaner Projektet är indelat i två etapper: Etapp 1 startdatum slutdatum som i sin tur är indelad i två faser. - Fas 1 (fram till och med den 15 november 2015) inkluderar att ta fram följande: en detaljerad projektplan arbetspaketsbeskrivningar (WBS) riskanalys med åtgärdsplan kompetensprofiler för projektmedlemmar förslag till projektgrupp förslag till referensgrupp intressent och kommunikationsplan - Fas 2 efter den 15 november 2015: Under förutsättning att den detaljerade projektplanen som tas fram i Fas 1 godkänns av VINNOVA skall den detaljerade projektplanen börja gälla från och med den 15 november Etapp 2 startdatum slutdatum Milstolpar och beslut Varje avslutad Milstolpe (MS) innebär leverans för bedömning och beslut om fortsättning av projektet. Beslut Benämning Kommentar Datum /MS MS1 Projektplan Kvalitetssäkrad projektplan av styrgrupp BP2 Beslut att starta Beslut Vinnova projektet. Godkänd projektplan BP3 Beslut att fortsätta Styrgruppsbeslut projekt MS3 WP, Etablerad Organisationer/verksamheter är kontaktade projektgrupp Resurskontrakt skrivna MS4 Leverans WP 2 och Version 1 = arbetspaket till SUSSA och 3R :1 inför deras beslut om upphandling BP3:1 Godkänna leverans Styrgrupp godkänner WP 2 och 3: MS5 Leverans WP 3: BP3:2 Godkänna leverans Styrgrupp godkänner WP 3: MS 6 Leverans WP 3: BP3:3 Godkänna leverans Styrgrupp godkänner WP 3: MS7 Leverans WP 4 Rapport till Vinnova BP3:4 Styrgrupp godkänner WP MS 7 Rapport Vinnova Till Styrgrupp BP4 Godkänna Rapport Styrgrupp godkänner rapport till Vinnova MS 8 Rapportering till Rapport om leverans och överlämning till Vinnova beslutad mottagare och/eller beställare BP5 Godkänd slutrapport Etapp 1 avslutas

15 Datum Dnr 13 (22) 7.3. Övergripande aktivitetslista etapp 1 och etapp 2 Aktivitet Etapp 1 Start Slut datum Datum Arbetspaket Ansvarig Framtagande av projektplan, detta dokument Projektledare Styrgrupp Projektetablering Projektledare Styrgrupp Arbetspaket 3: Ta fram ramverk, riktlinjer och krav på Projektgrupp standarder som sker parallellt och i dialog med 3R, SUSSA gruppen och övriga landsting. Version 1. Påbörja arbetet med att identifiera en Konsult nationell aktör som säkerställer att ramverket av standarder och riktlinjer förvaltas och uppdateras löpande. Begreppsmodell som också visar behoven Projektgrupp av verksamhets- och semantisk interoperabilitet Arbetspaket 3: Fortsatt arbete med framtagande av Projektgrupp ramverk och förslag till urval av standarder för vård och omsorg för teknisk interoperabilitet som sker parallellt och i dialog med 3R. 2 Tillämpningsanvisningar för föreslagna Projektgrupp standards, analys av identifierade standard Arbetspaket 3: Fortsatt arbete med framtagande av Projektgrupp ramverk och förslag till urval av standarder för vård och omsorg för teknisk interoperabilitet som sker parallellt och i dialog med 3R. Genomförbarhetsstudie för etapp 1 på föreslagna ramverk, riktlinjer och kravprofiler (Hjärtsviktprocessen, I Projektgrupp rapport framtidens sjukvård) Beskriva exempel på förändringsarbeten inom vård och omsorg i Sverige som visar på verksamhetsutveckling mot framtidens vård och omsorg. Samt visa på internationella arbeten där användning av standarder varit en väsentlig del Projektledare Projektgrupp 2 SUSSA gruppen har på grund av sekretesskäl i kommande upphandling avsagt sig samarbete med StandIN projektet

16 Datum Dnr 14 (22) Kartläggning av ett urval av system, i syfte att belysa komplexiteten inom de olika landstingen. Ta fram beskrivande exempel på hur standarder kan bidra till att standardisering stödjer verksamhetsutveckling Projektledare Projektgrupp Projektledare Projektgrupp Arbetspaket Identifiera kompetenser för en nationell expertgrupp inom området interoperablitet och verksamhetsutveckling/styrning som löpande kan följa utvecklingen Projektgrupp Fortsatt arbete med framtagande av ramverk och förslag till urval av standarder för vård och omsorg för teknisk interoperabilitet som sker parallellt och i dialog med 3R. Kvalitetssäkring av genomförbarhetsstudie för etapp 1 på föreslagna ramverk, riktlinjer och kravprofiler. Identifiera en nationell aktör som säkerställer att ramverket av standarder och riktlinjer förvaltas och uppdateras löpande Projektgrupp Projektgrupp Konsult Slutrapport Slutrapport Version 0.9 till Vinnova och Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Leveransrapport inför leverans till Projektgrupp Vinnova Slutgiltig slutrapport Projektgrupp Kommunikationsaktiviteter Intressent och Kommunikation/löpande dialog med relevanta aktörer och initiativ. Se separat punkten kommunikation Projektledare Projektgrupp Förslag Aktivitet Etapp 2 Start datum Slut Datum Projektetablering etapp Framtagande av implementeringsplan som beskriver fortsatt möjlig utveckling och införande utarbetas och presenteras Kommunikationsstrategi med handlingsplan i syfte att sprida möjliggörande teknologier, nya arbetssätt och nya värdekedjor En genomförbarhetsstudie del 1,PÅFÖRESLAGNA RAMVERK RIKTLINJER OCH KRAVPROFILER som fokuserar på standardiseringsaspekter samt hur ITlösningar ska underhållas och utvecklas. Ansvarig

17 Datum Dnr 15 (22) Förslag till implementationsplan utarbetas under del II Slutrapportering del I och del II Resursplan Kompetens och erfarenhet Ska ha minst 5 års erfarenhet inom sin spetskompetens. Ytterligare beskrivning hänvisas till bilaga, Kravprofil kompetenser. Kompetens Beskrivning Period Muntligt/ Skriftligt Medicinsk informatiker Har goda kunskaper om internationellt standardiseringsarbetet inom Hälsoinformatik (t ex IHE, HL7, ICF, Snomed CT, LM, informatisk standardisering, forskningsstandarder) Kompetens om hur man med hjälp av informationsteknik kan stödja, styra och utveckla vård och omsorg IT-arkitekt Har goda kunskaper om hur information som utbyts mellan organisationer samt de elektroniska tjänster som tillhandahålls för att behandla information (interoperabilitetsarkitektur) Skriftligt Skriftligt Utrustning Benämning Syfte Kronor Muntligt/ Skriftligt Konferensrum Möten med styr/projekt och Lokal tillhandahålls Muntligt referensgrupp av Swedish Medtech Skrivare Utskrifter av dokument inom Muntligt Arbetsplats till projektledare projektet Tillhandahålls av ehälsomyndigheten - Muntligt

18 Datum Dnr 16 (22) 8.1. Projektbudget Övergripande budget 10, 8 miljoner. 9. Projektorganisation 9.1. Projektorganisation Projektägare (PÄ) Anna Lefevre Skjöldebrand Styrgrupp Kvalitetsgranskare/ Senior rådgivare Håkan Nordgren Referensgrupp ehälsoinstitutet Vårdförbundet Läkarförbundet Kommunal LIF Region Östergötland Cambioanvändare Ortopediska implantat -SwMT Kardiologi SwMT SWELife Region Skåne KSL/108K Socialstyrelsen SIS Inera VGR Nationell Cosmic samverkan Johan Lidén, ordförande Anna Lefevre Skjöldebrand Sara Meunier Fredrik Frimodig Mats Palerius Ann Hellenius Karin Pihlgren Reidar Gårdebäck (adj) Linda Swirtun (adj) Projektledare Hilkka Linnarsson Projektmedlemmar Kompetens informatik x flera Kompetens Arkitektur x flera Kompetens Nationell ehälsa Examensarbete KTH

19 Datum Dnr 17 (22) Organisationsschema Projektet har en styrgrupp som utgörs av tre industrirepresentanter, två vårdrepresentanter, en representant för e-hälsomyndigheten och en från SKL. Vinnova är adjungerad till styrgruppens möten. En referensgrupp tillsätts med representanter från Inera, Vinnova, standardiseringsorgan, universitet, Socialstyrelsen, patientföreträdare samt nationella kompetenscentra för förändringsledning. Projektkoordinatorn/seniora rådgivaren ska ha internationell erfarenhet från vård och industri med ett omfattande relevant nätverk inom industri och vård. Projektledaren ska ha verifierad kunskap inom området med särskild erfarenhet av omfattande projekt inom hälso- och sjukvården med koppling till e-hälsa. Projektledaren ska även ha erfarenhet av förändringsledningsprojekt. Roll Namn Verksamhet Projektägare/ Anna Lefevre Skjöldebrand VD, Swedish Medtech styrgruppsmedlem Styrgruppsordförande Johan Lidén Intel Styrgruppsmedlem Sara Meunier SKL Styrgruppsmedlem Fredrik Modig ehälsomyndigheten Styrgruppsmedlem Mats Palerius Zenicor Styrgruppsmedlem Karin Pihlgren Stockholms Läns Landsting (SLL) Styrgruppsmedlem Ann Hellenius Stockholm stad Adjungerande Reidar Gårdebäck Medtech4Health Styrgruppsmedlem Adjungerande Styrgruppsmedlem Linda Swirtun Vinnova Senior rådgivare Håkan Nordgren Intersystems Projektledare Hilkka Linnarsson Meditude AB Projektgrupp Referensgrupp Kompetens informatik x flera Kompetens Arkitektur x flera Kompetens Nationell ehälsa Examensarbete KTH ehälsoinstitutet Vårdförbundet Läkarförbundet Region Östergötland Cambioanvändare (landsting) Kommunal LIF Ortopediska implantat SwMT Kardiologi SwMT SweLife Region Skåne KSL/108K Socialstyrelsen SIS Inera VGR Nationell Cosmic samverkan

20 Datum Dnr 18 (22) 10. Kommunikation Kommunikation och rapportering inom projektet Styrgruppsmöten med protokoll och enligt fastställd frekvens. Projektmöten med mötesanteckningar, och enligt fastställd frekvens. Gemensam lagringsyta på SharePoint enligt överenskommelse. Ger åtkomst för styrgrupp till projektets dokumentation. Statusrapporter enligt överenskommen mall och frekvens. Rapportering till Vinnova fastställd frekvens och media. E-post. Avstämningsmöten efter behov. Informationsbrev från projektet på Medtech4Healths hemsida enligt beslutad frekvens och vid behov. 5.1 Intressentanalys och kommunikationsplan Syftet med en kommunikationsplan är att identifiera aktiviteter som syftar till att ge korrekt information och når den rätta mottagaren vid rätt tidpunkt. Övrigt hänvisas till bilaga, Intressent-och kommunikationsplan uppdaterad Kvalitet Kvalitetsstrategier Projektet kommer att kontinuerligt att granska resultatet av projektets leveranser enligt nedan beskriven granskning. Erfarenheter, relevanta från andra projekt kommer att beaktas. Utvärdering och återkoppling till projektledare genomförs av Projektägare enligt överenskommelse Granskningar Granskningar Ansvarig Frekvens Projektgranskning Projektledare/Styrgrupp/Senior Advisor Inför styrgruppsmöten Vid behov Dokumentgranskning Projektledare/Styrgrupp Inför styrgruppsmöten Vid behov Leveransgranskning 3 Projektledare/Styrgrupp/referensgrupp Fortlöpande via statusrapporter Milstolpegranskning Styrgrupp/ Vinnova Vid leverans av milstolpar Fortlöpande via statusrapporter Processgranskning Projektledare/projektgrupp/styrgrupp Vid leverans av milstolpar Fortlöpande via statusrapporter 3 Här ingår även identifierade beroenden för tidplanen samt som kravställare (SUSSA, 3R och SWElife)

21 Datum Dnr 19 (22) Kvalitetssäkringar Projektets leveranser kommer att kvalitetssäkras fortlöpande genom: Nulägesrapporter till Vinnova via Intressentportalen enligt överenskommelse. Veckovisa statusrapporter till styrgrupp där följande områden belyses: - viktiga genomförda aktiviteter samt kommande aktiviteter - beroenden till andra projekt/delprojekt eller aktiviteter utanför ansvarsområde - behov av beslut - lärdomar och erfarenheter - avvikelser från projektplan Kontinuerlig utvärdering och uppdatering av genomförd riskanalys med handlingsplan. Projektgranskning enligt tabell ovan. 12. Projektrutiner Projektet använder sig av styrgruppen beslutade dokument och projektmallar. All dokumentation ska versionshanteras Ändringar och avvikelser Avvikelser och ändringar ska dokumenteras i mall Ändringsbegäran. Ändringsbegäran ska beskriva bakgrunden till de ändringar som beställaren vill genomföra i projektet efter det att projektplanen är godkänd och projektet är uppstartat. Beslut tas av styrgrupp Säkerhet Inte Aktuellt Risker Riskmatris visar fördelningen av identifierade risker inom områdena; Tid, resurser/kompetens, leveransförmåga, extern påverkan och ambitionsnivå. Övrigt hänvisas till separat dokument Riskanalys med handlingsplan.

22 Datum Dnr 20 (22) 13. Leverans och överlämningsprocedur (PB4 och ev. BP3:or) Projektet levererar leveranser i form av dokumentation samt att resultatet presenteras på styrgruppsmöten. Dokumentationen ska vara styrgruppen tillhanda två arbetsdagar innan styrgruppsmötet. Leveranser levereras av projektledare och vid behov deltar spetskompetens. Godkännande av delleverans eller slutprodukt ska ges på överlämningsmöte i samband med leveransen Projektavslut (BP5) Projektet är avslutat när: Slutrapporten (inklusive restlista) är godkänd av projektägaren/beställaren. All projektdokumentation är arkiverad på bestämd plats. Överlämnad leverans är godkänd av utsedd mottagare. Ansvarig är utpekad för att förvalta och följa beskrivna effektmål. Projektägaren har förklarat projektet avslutat Referenser och bilagor Kravprofil för kompetenser som krävs för projektet Intressent- och kommunikationsplan Riskanalys med handlingsplan