Kulturnämndens handlingar

Transkript

1 Kulturnämndens handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden (2) Box Halmstad Tfn: E-post: OBS! Vi börjar sammanträdet med en rundvandring i f.d. Lundgrens gjuteri, Linnegatan, grinden närmast järnvägen, kl Plats: Stadsbiblioteket, Klarasalen Sammanträdesdatum Tid: 13:15 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Marie Järnliden

3 HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden (2) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information 1 4 KN 2013/0020 Ekonomisk rapport KN 2013/0267 Kommuntryckeriet Förstudie 6 KN 2013/0258 Motion om att ordna kolloverksamhet för skolbarn under sommaren KN 2013/0285 Fördelning av flerårsstöd KN 2013/0292 Ansökan - Ökade livschanser KN 2013/0282 Hyresavtal - Kulturhuset KN 2013/0270 Motion - Uppkalla offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh 11 KN 2013/0291 Kulturnämndens sammanträdesdagar KN 2013/0012 Kulturpris 2013 Se handlingar KN Kurser och konferenser 14 Anmälningar 15 KN 2013/0001 Redovisning av delegationsbeslut Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att delta vid sammanträdespunkter utmärkta med 2

4 3 1(1) Information Diarienummer: KN 2013/0015 Version: KN Beslutsorgan: 1,0 Staben E-post: Telefon: Informationsärenden Ärendet 1. Rundvandring f.d. Lundgrens gjuteri 2. Aktiviteter i verksamhetsplan Kristina Blomquist, Maria Gellert 3. Hyresavtal Kulturhuset Lena Engström 4. Information från verksamheterna Avdelningscheferna 1 1

5 4 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0020 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Ekonomisk rapport januari - oktober 2013 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna ekonomisk rapport januari oktober 2013, samt helårsprognos som visar på positiv budgetavvikelse med 670 tkr avseende driftmedel och med tkr avseende investeringsmedel. Sammanfattning Ekonomisk rapport görs enligt de anvisningar förvaltningen fått från stadskontoret. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med avdelnings- och enhetschefer. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att godkänna ekonomisk rapport januari - oktober 2013, med tillhörande helårsprognos som visar på positiv budgetavvikelse med 670 tkr avseende driftmedel och med tkr avseende investeringsmedel. Ärendet Uppdrag Ekonomisk rapport upprättas enligt anvisningar från stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Rapporten informerar om periodutfallet januari-oktober och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2013, samt om det förväntas några budgetavvikelser. Kommentarer till utfall, prognos och avvikelser ges enligt fastställda mallar. 2 1

6 4 Bakgrund Ekonomirapport (KF.xlsx och KF.docx) redovisas på kulturförvaltningens anslagsnivå 460 och kommer under 2013 att lämnas in åtta gånger till stadskontoret för vidare handläggning. Sex av dessa kallas ekonomirapport och handläggs av stadskontoret till kommunstyrelsen. Övriga rapporter går under namnet delårsapport och delårsbokslut, som handläggs vidare av stadskontoret och redovisas därefter till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I början av 2014 sammanställs ett årsbokslut för år Analys, förslag och motivering Ekonomisk rapport baseras på information om perioden januari till och med oktober. Driftbudgeten är under året justerad med resultatbalansering av driftmedel på 625 tkr från 2012 års överskott. Under maj månad fick kulturnämnden utökning av budget med 55,1 tkr i och med att kommunstyrelsen beviljade ansökan från tillgänglighetsmiljonen, där medel ansökts för familjeaktivitet på Halmstads stadsbibliotek riktat till barn med autism och Asperger. I slutet av september kompenserades budgeten med 2013 års löneavtal och arvodesökning, vilket ökade på budgetramen med 992 tkr. Kompensation gavs också för lokalkostnader avseende larm och utemiljö, med 47 tkr. I slutet av oktober kompenserades budgeten med 26 tkr motsvarande den ökning som skett enligt avtal för timlöner. Den totala driftbudgetramen ligger just nu på tkr. Vad det gäller driftredovisningen, så redovisas ett nettoresultat på tkr för månaderna januari - oktober, att jämföra med tkr för motsvarande period föregående år. Kulturnämndens verksamheter har hittills i år använt ca 95 miljoner kronor av årets totala budget på 117 miljoner kronor. Innan året är slut beräknar förvaltningen att ha använt nästan samtliga dessa 117 miljoner kronor. Det ser dock ut som att det kommer att finnas 670 tkr kvar av årets budget vid årets slut. Detta i sin tur motsvarar ca 0,6 procent av den totala budgetramen för kulturnämndens verksamheter. Investeringar är vad som enligt riktlinjer för ekonomistyrning definieras som något som har en ekonomisk livslängd på mer än tre år, och som kostar mer än 22 tkr. När det kommer till investeringsbudget, så skedde det i början av året en ombudgetering av investeringar med 623 tkr. De investeringspengar som inte användes under 2012, ska nu med andra ord användas under Totalsumman för vilket förvaltningen kan köpa investeringar för ligger i år på tkr. Den stora summan på tkr av dessa är destinerad till inköp av återlämningsrobot till stadsbiblioteket. Vad gäller investeringar, så är upphandlingen klar av återlämningsrobot till Stadsbiblioteket. Däremot kommer inköpet inte att kunna ske i år, varför kostnaden på tkr kommer att hamna på nästa år. Detta i sin tur innebär att förvaltningen i bokslutsarbete kommer att be ombudgetering av de pengar som blir över i år. För mer detaljerade kommentarer hänvisas till bilagorna. 3 2

7 4 Konsekvenser Det står i riktlinjer för ekonomistyrning att budgetmässiga över- eller underskott som understiger 0,5 procent av den i planeringsdirektiv med budget beslutade bruttokostnadsbudgeten för anslagsområdet balanseras regelmässigt. Förvaltningen kommer att begära resultatbalansering av det positiva överskottet avseende driftsmedel, bland annat i syfte att fortsätta med satsningen på fritidsverksamheten och satsningen på ledarskapet. Avseende investeringar kommer ombudgetering till nästa år begäras av de medel som inte hunnits användas i år, däribland medlen för återlämningsrobot. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts, enligt anvisningar från stadskontoret, av förvaltningens ekonom med avdelnings- och enhetschefer. Fackliga organisationer Information på samverkan Lista över bilagor 1. KF_resultatrapport (KF.xlsx) 2. KF_kommentarer (KF.docx) För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 3 4

8 Kulturnämnd Uppdaterad: Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 (kkr) Helårs-utfall 2012 Utfall Utfall Budget 2013 Prognos 2013 Budgetavvikelse 2013 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2012 Utfall Utfall Budget 2013 Prognos 2013 Budgetavvikelse 2013 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto

9 Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Verksamhetsförändring av Café Välkommen, AMS intäkter, Projektintäkter, lägre intäkter biblioteken Ökade intäkter för caféverksamhet inom fritids, ökade intäkter för katalogförsäljning inom konst, projekt intäkter Vakanta chefstjänster, och samordnartjänst, som tillsatts tillfälligt internt, samt ökade kostnader för kulturpersonal Lokalkostnader lägre än budgeterat Kapitalkostnader nästan i nivå med budget Överskott på övrig drift, bland annat medel för IT, men också för drift av café., barnkultur, samt projektkostnader Budgetavvikelse Budgetavvikelse 670 6

10 Kulturnämnd Verksamhet 460 Kulturförvaltningen 4 Driftredovisning Periodresultatet ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Periodens nettoresultat är tkr, att jämföra med nettoresultat på tkr motsvarande period föregående år. Periodens intäkter är 361 tkr högre jämfört med föregående år, där kulturavdelningen stått för den största skillnaden, då 200 tkr har erhållits från Regionen för scenkonstfestival. Lönekostnader ligger nu efter tio månader tkr högre jämfört med samma period föregående år, vilket motsvarar ca 4 procent, alltså något mer än vad löneökningen är åren mellan. Redan vid årets tidigare prognoser har vi sett att semesterlönekostnader och timlönekostnader varit högre jämfört med föregående år. Lokalkostnaderna är hittills 564 tkr lägre jämfört med samma period föregående år. Den främsta anledningen är att internhyrorna sänktes med 2,9 procent. Hyra för Oskarströms nya fritidsgård har tillkommit nu till hösten. Kapitalkostnaderna är för perioden 239 tkr lägre än motsvarande period föregående år. Det har att göra med att förvaltningen investerat allt mindre de senaste åren. På helårsbasis kommer kapitalkostnaderna att bli 290 tkr lägre än föregående år, ungefär som budgeterats. Övriga kostnader ligger i skrivande stund 834 tkr lägre jämfört med föregående år, men genom att titta på prognosen för helår så förväntas dessa också bli längre jämfört med föregående års utfall. Årets omprövning på 790 tkr börjar nu synas som lägre driftkostnader. Kulturförvaltningens verksamheter är inte på något sätt periodiska, utan vi kommer att få leva med stora skillnader i både intäkter och kostnader över året. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Semesterlönekostnaderna exklusive P-O ligger på tkr att jämföra med tkr föregående år. Antal sparade semesterdagar är fortfarande högt inom förvaltningen, vilket kan leda till att semesterlönekostnaderna ökar ytterligare framöver. Resterande skillnad förklaras av höjning av grundlöner enligt löneavtalet. Sjuklönerna ligger högre, d v s på 524 tkr jämfört med 463 tkr föregående år. Ökningen av kostnaderna ligger på 13 procent. Timlönekostnaderna ligger nu på tkr, jämfört med tkr för perioden januari oktober föregående år. Procentuellt har 117 procent använts av helårsbudgeten för timlönekostnader, då helårsbudget för timlöner ligger i år på tkr. Verksamheterna påtalar att det finns större behov av att använda timanställningar vid ordinarie personals kortare frånvaro, för att bland annat inte behöva stänga verksamheter på grund av sjukdom. Timanställningar har också använts under omställningsperioder då kravspecifikation för längre vikariat och pensionsavgångar utretts. Grundlönekostnader (konto 502) ligger därmed 7 1

11 på en lägre nivå än förväntat. Med andra ord har 78 procent av årets grundlönebudget har använts hittills i år, då snittet borde ligga på 83 procent. Personalomkostnadspålägget höjdes från 39,13 procent föregående år till 39,21 procent för innevarande år. Denna ökning påverkar bara marginellt kulturförvaltningens lönekostnader. 4 Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Avvikelse avseende intäkter beräknas nu bli positiva 122 tkr. Ett flertal objekt redovisar ökade intäkter, men balanseras av andra som visar minskade intäkter. De ökade intäkterna avser bland annat intäkter från Mjellbys katalogförsäljning, ökad verksamhet på Kulturhuset och försäljning på fritidsgårdscafé, samt intäkter för sommarprojekt inom fritidsverksamheten. Förvaltningen har blivit av med några lönebidrag och har inte längre intäkter för caféet på Medborgarservice, vilket då ger lägre intäkter än budgeterat. Ett överskott på lönekostnader redovisas med 783 tkr. Detta har dels att göra med verksamhetsförändringen på Café Välkommen, men också för vakant samordnartjänst på Medborgarservice i Andersberg. Stabschefens tjänst har lösts internt med redan befintlig personal, vilket ger en positiv avvikelse avseende budgeterade lönekostnader. Biblioteken aviserar att lönebudgeten inte räcker till, med anledning av ökade personalkostnader för bland annat vikarier och inlasad personal. För att kunna genomföra samtliga nämndens mål, kommer förvaltningen att behöva ta in extra förstärkning, vilket i sin tur tas från övriga kostnader. Sammantaget redovisas en positiv avvikelse med 670 tkr gentemot fastställd ram, vilket motsvarar 0,6 procent av den totala nettobudgetram för kulturnämndens verksamheter, som numera ligger på tkr. Kommentera och analysera särskilt prognostiserade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Budgeterade personalkostnader för Café Välkommen kommer inte att användas. Förvaltningen har också vakanta tjänster på chefsnivå, som lösts internt med ersättare från förvaltningen. Prognosticerad ökning av avvikelsen gällande personalkostnader har att göra med att rekrytering av ny avdelningschef för Konsument Halmstad avbrutits. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. På nettonivå prognostiseras fortfarande ramavvikelse med 670 tkr i likhet med föregående ekonomiska rapport. Acceptanstesten som gjorts för de besöksräknare som upphandlats innevarande år har nu för andra gången fått underkänt. I december hämtas därför eventuellt besöksräknarna tillbaka. Kulturförvaltningen har hittills avvaktat med att betala leverantören för dessa besöksräknare. Om köpet hävs, kan detta resultera i en positiv avvikelse på 280 tkr. Behovet av besöksräknare kvarstår, varför resultatbalansering kommer att begäras av dessa medel. 8 2

12 4 Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Investeringar har hittills belastats med tkr, att jämföra med -462 tkr föregående år. Investeringar har gjorts med 515 tkr för inköp av konstverk till konstsamlingen. Övriga investeringar exempelvis gjorts för upprustning av nytt konferensrum, mobil scen till Nolltrefem, inventarier till Stadsbibliotekets nyhetsrum, samt hyllor till Mjellby. Investeringar för ny fritidsgård United i Oskarström har hittills använt 118 tkr av investeringsmedlen. Jämförelse med föregående år är inte relevant, då medel beviljats för helt olika ändamål. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Ramavvikelse prognosticeras med anledning att vi inte förväntar oss några kostnader för återlämningsrobot förrän i februari Upphandlingen är klar och avtal ska skrivas innevarande år, men roboten blir inte betald förrän nästa år. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. I likhet med föregående ekonomiska rapport, så aviseras en avvikelse på tkr med anledning av de medel som anslagits för återlämningsrobot på Stadsbiblioteket. 9 3

13 5 1(4) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0267 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Svar på remiss om kommuntryckeriet Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att anta kulturförvaltningens förslag till yttrande avseende förstudie om kommuntryckeriet 2013 (SE2013/0131) enligt bilaga 1. Sammanfattning Ärendet har initierats genom att servicenämnden begärt yttrande avseende förstudie om kommuntryckeriet 2013 (SE2013/0131). Då förstudien pekar på att bara fyra av de sju presenterade förslag ses som möjliga att genomföra, väljer kulturnämnden att enbart kommentera dessa fyra förslag. Förstudien brister i beskrivning av ekonomiska konsekvenser, vilket gör det svårt att ta ställning till förslagen. Med den information som inhämtats från förstudien och dess bilagor föreslår förvaltningen att kulturnämnden kan ställa sig bakom förslag nummer sex. Detta är det förslag som för kommuntryckeriets del innebär begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster och det alternativ som gynnar nämndens verksamheter bäst. Ärendet Uppdrag Ärendet har initierats genom att servicenämnden begärt yttrande avseende förstudie om kommuntryckeriet 2013 (SE2013/0131). Servicenämnden önskar att få svar senast till SE diarium. Servicenämnden inbjuder svarande nämnder att komma med egna förslag till lösningar. 1 10

14 5 Bakgrund Utifrån det material som skickats på remiss, framgår att förstudien har sin utgångspunkt i servicekontorets konkurrensutsättningsplan. Förstudien utgör servicenämndens beslutsunderlag för hur den fortsatta servicen till kunden bäst tillgodoses utifrån verksamheternas behov. Servicenämndens reglemente tydliggör att tjänster ska erbjudas mot ersättning. Kommuntryckeriet är en del av Kontorsservice, vars verksamhet ska genom intäkter täcka sina kostnader. Därutöver finns ett avkastningskrav från stadskontoret, vilket innebär att kunderna ska debiteras något mer än självkostnadspris för de tjänster som erbjuds. Kommuntryckeriets verksamhet har de senaste tre åren gått med förlust motsvarande ca 1,3 miljoner kronor per år. Kulturförvaltningen anges som en av kommuntryckeriets största kunder. Förvaltningen beställer bland annat trycksaker, reklam och informationsmaterial från kommuntryckerier, men också tryckeritjänster som exempelvis grafisk back-up, originalartjänster och efterbehandling. De senaste åren har kontorsservice fakturerat kulturförvaltningen för tjänster motsvarande ca tkr per år, vilket motsvarar ca.10 procent av tryckeriets intäkter. Därutöver har förvaltningen årligen kostnader för tryckeritjänster, reklam och information för ca tkr, som fakturerats via externa tryckerier. Servicekontoret har genomfört enkätundersökning och djupintervjuer för att få verksamheternas syn på behovet av tjänster och produkter inom trycksaksproduktion. De flesta som svarat tror på oförändrat behov, eller har svarat vet ej på frågorna. Analys, förslag och motivering Kulturnämnden har tagit del av den förstudie om kommuntryckeriet 2013 (SE2013/0131), samt tillhörande bilagor, som skickats på remiss från Servicekontoret. Inom kulturförvaltningen har förstudien granskats av stabspersonal, däribland förvaltningens kommunikatörer, som är de som oftast kommer i kontakt med kommuntryckeriet. Kulturförvaltningens personal har uppfattningen om att priserna inte är marknadsmässiga, utan att dessa är billigare än vad det hade kostat att köpa tjänsterna och trycksakerna från marknadens leverantörer. Då förstudien pekar på att endast fyra av de sju presenterade förslag ses som möjliga att genomföra, väljer kulturnämnden att kommentera enbart dessa fyra förslag. Inga egna förslag till lösningar ges, med motiveringen att handläggaren förlitar sig på att de som gjort förstudien varit sakkunniga och vägt in olika konsekvenser i de sammanlagt sju förslag som presenteras. De fyra förslag som enligt förstudien anges som möjliga att genomföra, redovisas nedan med ett urklipp från förstudien: 11 2

15 5 Förslag 1: Köpt tjänst Förslaget innebär att kommunen inte har ett tryckeri i egen regi och att MFP finns kvar ute i verksamheterna. I detta alternativ är det möjligt att begära verksamhetsövergång men det kan samtidigt begränsa marknaden p.g.a. krav på lokal närvaro av leverantören. Antalet aktörer på tryckerimarknaden lokalt är begränsad. Endast ett par aktörer bedöms ha goda möjligheter att ta över hela verksamheten. Förslag 2 Kommuntryckeriet avvecklas och MFP uppgraderas Avveckling av Kommuntryckeriet samtidigt som kopiatorerna ute i verksamheterna (MFP) uppgraderas till större kapacitet och med fler funktioner. Större upplagor samt krav på hög kvalitet beställs genom upphandlade lokala leverantörer. Förslag 3: Arbetsmarknadsåtgärd Arbetsmarknadsåtgärd, läggs under UAF. De trycksaker som är möjliga görs här. Detta förslag kan kombineras med föregående förslag 1 eller 2. Här öppnas möjligheten för UAF att tillhandahålla fler arbetsplatser lämpade för korta tjänstgöringsperioder; enkelt att lära sig och stor genomströmning skapar bredd. Förslag 6: Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster Förslaget innebär att kommunen behåller de delar som har ekonomisk lönsamhet, d.v.s. i första hand produktion av trycksaker i svart-vit och färg upp till storformat. Övriga tjänster och produkter köps av upphandlade tryckerier. Förvaltningens kommentarer kring de fyra förslagen presenteras i bilaga 1. Förstudien brister i beskrivning av ekonomiska konsekvenser, vilket gör det svårt att egentligen ta ställning till något av förslagen. Förstudien tydliggör inte heller hur tjänster som originalarbete, grafisk back-up, eller efterbehandling kommer att skötas framöver. Då dessa är tjänster som förvaltningen har stort ett behov av, hade det varit önskvärt att dessa behandlats tydligare i förstudien. Under förstudiens analys finner vi beskrivning om att för att uppnå största möjliga kvalitet utifrån grafisk profil, skrivregler och andra riktlinjer behövs en stark central styrning. Det framgår inte varifrån den här centrala styrningen ska utgå ifrån. Baserat på den information som inhämtats från förstudien och dess bilagor, föreslår förvaltningen att kulturnämnden ändå kan ställa sig bakom förslag nummer sex. Detta förslag innebär för kommuntryckeriets del begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster. Motiveringen är att detta förslag är det alternativ som gynnar nämndens verksamheter bäst. I yttrandet betonar förvaltningen hur viktigt det är att ha med en representant i den avtalsgrupp, som tar fram kravspecifikation inför upphandling av framtida tryckeritjänster. Vilket beslut servicenämnden än kommer att ta om kommuntryckeriets framtid i början av nästa år, så är det viktigt att beslutet kommuniceras ut på ett tydligt sätt. Speciellt då förändringarna kommer att beröra förvaltningarna både ekonomiskt och arbetsmässigt. 12 3

16 5 Ärendets beredning Inom kommunen Inom kulturförvaltningen har förstudien granskats av stabspersonal, däribland förvaltningens kommunikatörer, som är de som oftast kommer i kontakt med kommuntryckeriet. Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Yttrande avseende förstudie om kommuntryckeriet 2013 (SE2013/0131) För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 4 13

17 5 1(3) Yttrande Diarienummer: KN 2013/0267 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Svar på remiss om kommuntryckeriet (SE 2013/0131) Kulturnämnden har tagit del av den förstudie om kommuntryckeriet 2013 som skickats på remiss från Servicenämnden. Servicenämnden inbjuder i sin begäran av yttrande att nämnder kommer med egna förslag till lösningar. Då förstudien pekar på att endast fyra av de sju presenterade förslag ses som möjliga att genomföra, väljer kulturnämnden att kommentera enbart dessa fyra förslag. Kulturnämnden avstår från att komma med egna förslag till lösningar. Kulturförvaltningen anges som en av kommuntryckeriets största kunder. Största delen av förvaltningens beställningar avser trycksaker, reklam och informationsmaterial. Kulturförvaltningen har de senaste åren haft kostnader, som fakturerats via kontorsservice, för ca tkr per år, vilket motsvarar ungefär 10 procent av kommuntryckeriets intäkter. Förslag 1: Köpt tjänst Förslaget innebär enligt förstudien att kommunen inte har ett tryckeri i egen regi och att MFP finns kvar ute i verksamheterna. Det har aldrig varit tal om att ta bort förvaltningarnas multifunktionsskrivare, varför det känns konstigt att detta ens kommenteras. Förslaget innebär att all servicekontorets tryckeriverksamhet och tjänster kring dessa kommer att upphöra. Däremot framgår det inte tydligt nog av förstudien om tryckeritjänster fortsättningsvis ändå fortfarande ska gå via servicekontoret eller inte. Servicenämndens reglemente säger inte uttryckligen att kontorsservice omfattar tryckeritjänster, varför kulturnämnden gör tolkningen att tryckeriverksamhet inte behöver ingå i servicekontorets uppdrag framöver om förslaget antas. Kulturnämnden gör tolkningen att förvaltning enligt det här förslaget ska vända sig själv direkt till de leverantörer som upphandlats för att utföra tjänsterna. Förstudien gör bedömningen att tryckerimarknaden lokalt är begränsad, samt att endast ett par aktörer 1 14

18 5 bedöms ha goda möjligheter att ta över hela verksamheten. Däremot tar förstudien inte hänsyn till att det kan finnas möjlighet för nya aktörer att etablera sig på marknaden. Kulturnämnden ställer sig positiv till köpa tjänster direkt från leverantörer. Däremot måste det tydligt upphandlas att det ska finnas möjlighet att även beställa mindre mängder på kort varsel. Det är viktigt att upphandlingen ställer krav på att kommunens profil används på det sätt som, det är avsett att användas. Det finns behov av att utöka upphandling av tryckeritjänster till att omfatta grafisk back-up, originalartjänster, samt efterbehandling av trycksaker. Kulturnämndens verksamheter ser en risk med förslaget, vilket är att kostnaderna för trycksaker kommer att öka. Förvaltningens tjänstemän befarar att service inte kan lämnas lika snabbt på mindre upplagor, som det sker idag via kommuntryckeriet. Kulturnämnden tror inte att kvaliteten kommer att höjas i samma grad, som kostnaderna befaras att öka. Förslag 2: Kommuntryckeriet avvecklas och MFP uppgraderas Förslaget innebär en avveckling av Kommuntryckeriet, samtidigt som kopiatorerna ute i verksamheterna (MFP) uppgraderas till större kapacitet och med fler funktioner. Förslaget innebär också att i de fall det finns behov av större upplagor, samt krav på hög kvalitet, görs beställning genom upphandlade lokala leverantörer. Kulturnämnden ställer sig inte bakom det här förslaget, då det kommer att innebära att förvaltningens egen personal ska lägga tid på att kopiera trycksaker och göra efterbehandlingen själv, allt från häftning, vikning, kuvertering etc. Förvaltningen har ofta behov av mindre upplagor, vilka enligt det här förslaget skulle behöva tryckas på förvaltningen. Trots bättre kopiatorer, misstänker vi att kvaliteten ändå kommer att försämras mot hur det är idag. Det finns inte resurser i dagsläget för att ta tid från verksamheterna till att kopiera trycksaker. Förslag 3: Arbetsmarknadsåtgärd Förslaget benämns som Arbetsmarknadsåtgärd, vilket innebär att viss arbete läggs under Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen (UAF). Detta förslag kan enligt förstudien kombineras med föregående förslag 1 eller 2. Här öppnas möjligheten för UAF att tillhandahålla fler arbetsplatser lämpade för korta tjänstgöringsperioder. Kulturnämnden ser inte detta förslag som något tänkbart alternativ. Det skulle innebära minskade personalkostnader för kommuntryckeriet, men däremot på bekostnad av befintlig personal, kompetens, professionalism och förmodligen skulle även snabbheten som kommuntryckeriet fått beröm för, gå förlorad. Förslag 6: Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster Förslaget innebär att kommunen behåller de delar som har ekonomisk lönsamhet, d.v.s. i första hand produktion av trycksaker i svart-vit och färg upp till storformat. Övriga tjänster och produkter köps av upphandlade tryckerier. 2 15

19 5 Förslaget tilltalar kulturnämnden. Däremot återstår frågan om förvaltningens beställningar måste gå via kommuntryckeriet. Kulturförvaltningens personal har god beställarkompetens och skulle kunna sköta beställningarna själva. Däremot har förvaltningen behov av grafisk back-up, originalartjänster och speciellt hjälp med efterarbeten. Kulturnämnden ser positivt på att trycksaker upp till storformat finns kvar inom kommunal verksamhet, då snabbhet och möjlighet till mindre upplagor är något som värderas högt idag. Kulturnämnden är införstådd med att servicenämnden på kort sikt kan ha svårt att få lönsamhet i enbart dessa verksamheter, samt att priserna kan behöva justeras uppåt något. Slutsats Förstudien brister i beskrivning av ekonomiska konsekvenser, vilket gör det svårt att egentligen ta ställning till något av de förslagen som presenterats. Förstudien tydliggör inte heller hur tjänster som originalarbete, grafisk back-up, eller efterbehandling kommer att skötas framöver. Då dessa är tjänster som förvaltningen har stort ett behov av, hade det varit önskvärt att dessa behandlats tydligare i förstudien. Under analysen finner vi beskrivning om att för att uppnå största möjliga kvalitet utifrån grafisk profil, skrivregler och andra riktlinjer behövs en stark central styrning. Däremot framgår det inte konkret varifrån den här centrala styrningen ska utgå ifrån. Med den information som inhämtats från förstudien och dess bilagor, kan kulturnämnden ändå ställa sig bakom förslag nummer sex, som för kommuntryckeriets del innebär begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster. En förutsättning är att kulturförvaltningen ska vara representerad i den avtalsgrupp som tar fram tydlig kravspecifikation inför upphandling av framtida tryckeritjänster. Vilket beslut servicenämnden än kommer att ta om kommuntryckeriets framtid i början av nästa år, så är det viktigt att beslutet kommuniceras ut på ett tydligt sätt. Speciellt då förändringarna kommer att beröra förvaltningarna både ekonomiskt och arbetsmässigt. För Kulturnämnden Lena Ekman Ordförande Kristina Blomquist Förvaltningschef 16 3

20 Förstudie Kommuntryckeriet (Dnr SE 2013/ 0131, v ) 17 SERVICEKONTORET

21 5 Sammanfattning Denna förstudie har sin utgångspunkt i servicekontorets konkurrensutsättningsplan och utgör nämndens beslutsunderlag för hur den fortsatta servicen till kunden bäst tillgodoses utifrån verksamheternas behov. Kommuntryckeriets verksamhet bedrivs helt utan driftsbidrag och ska täcka sina egna kostnader. Kommuntryckeriets kunder är ca 1200 anställda inom kommunens förvaltningar och bolag som gör runt 7000 beställningar om året. Det är idag endast ett fåtal av tryckeriets produkter och tjänster som bär sina egna kostnader. Kundens behov i framtiden följer ganska väl dagens behov vad gäller tjänster och produkter. Kostnadseffektivisering har gjorts men inte räckt till och nu måste de stora fasta kostnaderna ses över, d.v.s. personal- och lokalkostnader. Nuvarande verksamhet är inte ekonomiskt försvarsbar och vi kan inte se hur man kan få ekonomi i den utan att förändra verksamheten. Sju olika alternativ till framtida förändring av befintlig verksamhet har vi tittat på: 1) Outsourcing av hela verksamheten, 2) avveckling av hela verksamheten och uppgradering av MFP, 3) arbetsmarknadsåtgärd, 4) regionsamarbete, 5) intraprenad, 6) begränsad verksamhet i egen regi, och 7) oförändrad nuvarande verksamhet i egen regi. Oavsett vilket av alternativen som väljs krävs det att kommunen blir en bättre och mer professionell beställare av trycksaker för att säkerställa dels kvalitet på produkten och tjänsten, dels för att minimera onödigt höga kostnader i samband med verksamheternas trycksaksproduktion. Av de redovisade alternativen finns i nuläget fyra föreslag som är möjliga att genomföra: förslag 1; Köpt tjänst, förslag 2; Avveckling av Kommuntryckeriet och uppgradering av MFP, förslag 3; Arbetsmarkandsåtgärd i kombination med förslag 1 eller 2, förslag 6; Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster. Förslag 4 som handlar om Regionssamarbete har diskussioner inletts men juridiska aspekter på kartellbildning och konkurrensbegränsningar påbjuder uppstart av ett Serviceförbund innan samarbetet kan inledas. Det ligger längre bort i framtiden. För förslag 5 om intraprenad saknas intresse bland personalen. MJAN9BWJJW (Sidan 2 av 24) 18

22 5 Innehåll 1. Bakgrund Halmstads kommun tillämpningsanvisningar Servicenämndens uppdrag Servicekontorets konkurrensutsättningsplan Förstudien Genomförande Intressenter Beskrivning av Kommuntryckeriet Kommuntryckeriets historik Dagens verksamhet Personal Kompetens Kvalitetskrav Lokaler, inventarier och avtal Omvärldsanalys Marknaden Konkurrenter, samarbetspartners och aktörer Erfarenheter från andra kommuner Slutsatser Kundens krav på verksamheten Kundenkät Nuvarande behov Framtida behov Djupintervjuer Ekonomi Analys Avgränsningar Möjliga alternativ för framtida verksamhet Allmänt Förslag 1 Köpt tjänst Förslag 2 Kommuntryckeriet avvecklas och MFP uppgraderas Förslag 3 Arbetsmarknadsåtgärd Förslag 4 Regionsamarbete Förslag 5 Intraprenad Förslag 6 Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster Förslag 7 Nuvarande omfattning Bilagor MJAN9BWJJW (Sidan 3 av 24) 19

23 5 1. Bakgrund Servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde den att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en förstudie av kommuntryckeriets verksamhet. Verksamheten har de tre senaste åren gått med förlust investerades i en ny maskinpark i syfte att säkra kommunens behov av trycksaker. Under senaste åren har verksamheten haft dålig lönsamhet. Vikande kundunderlag och andra typer av efterfrågan på tjänster påbjöd behovet av att göra en översyn. Detta dokument är resultatet av den översynen Halmstads kommun tillämpningsanvisningar KF har antagit riktlinjer för konkurrensutsättning. I riktlinjerna anges att stadskontoret skall utarbeta tillämpningsanvisningar. Tillämpningsanvisningarna ger konkret vägledning i hur en konkurrensutsättning skall genomföras. Av anvisningarna framgår också vad en förstudie skall innehålla. Denna förstudie följer anvisningarna Servicenämndens uppdrag Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet - i fråga om (KF , 67) transport- och maskintjänster kontorsservice IT-tjänster städ- och måltidsservice annat som kommunen bestämmer. Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. Servicenämnden skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. MJAN9BWJJW (Sidan 4 av 24) 20

24 Servicekontorets konkurrensutsättningsplan Enligt kommunens riktlinjer för konkurrensutsättning (KF ) skall varje nämnd upprätta och besluta om en plan för konkurrensutsättning inom sitt verksamhetsområde. I riktlinjerna anges att: Den kommunala servicen skall vara av god kvalitet och präglas av brukarinflytande och individuella valmöjligheter. Fokus är att främja brukarens valfrihet i vardagen liksom arbetstagarnas möjligheter till inflytande över sin arbetssituation. Konkurrensutsättning kan ses som ett sätt att utveckla och förbättra verksamheterna. Ökad konkurrens är ett av flera medel för att nå hög effektivitet och god kvalitet på kommunens tjänster.. Egenregianbud, det vill säga anbud lämnade av en kommunal förvaltning, är inte tillåtna. Med det sista stycket menas, inom vårt verksamhetsområde, att Servicekontoret inte får lämna anbud på sådana tjänster som kommunstyrelsen beslutat konkurrensutsätta. Erfarenheter från befintlig drift är viktiga när jämförelser ska göras, och när beslut ska tas inför en eventuell konkurrensutsättning, eller när effekterna ska utvärderas efter genomförd konkurrensutsättning. Inkomna anbud ska jämföras med egen regi och en upphandling kan avbrytas om egen regi bedöms vara fördelaktigare. Servicekontoret ska därför verka för att verksamhetsmått och nyckeltal skapas för att möjliggöra jämförelser. Servicenämnden har via sitt reglemente stor frihet att välja driftform, och i nämndens verksamhetsdirektiv, ingår att välja bästa alternativet när funktioner och tjänster levereras till våra beställare. Beställande nämnder ska ha möjlighet att välja vilken prioritering man vill göra kopplat till kvalitets-, service- och kostnadsnivå. Och servicenämnden ska tillhandahålla bästa tänkbara alternativ med hänsyn till beställningen Förstudien Förstudiens syfte är att belysa dagens verksamhet och de krav som kunden ställer idag och i framtiden. Förstudien har sin utgångspunkt i servicekontorets konkurrensutsättningsplan och utgör nämndens beslutsunderlag för hur den fortsatta servicen till kunden bäst tillgodoses utifrån verksamheternas behov Genomförande För att genomföra förstudien, i enlighet med servicenämndensnämndens uppdrag, har en arbetsgrupp bildats bestående av Lisbeth Johnson, upphandlingschef stadskontoret, Catarina Eriksson, verksamhetschef kontorsservice, Udo Metz, projektledare kontorsservice. Som ytterligare resurs har anlitats Gunni Heland, HRstrateg servicekontoret, Greger Nilsson, ekonom servicekontoret. MJAN9BWJJW (Sidan 5 av 24) 21

25 Intressenter Intressenter är i första hand kunder i verksamheten, personal, fackliga organisationer, presumtiva leverantörer och förtroendevalda. 2. Beskrivning av Kommuntryckeriet Nedan följen en beskrivning av Kommuntryckeriets uppkomst och hur verksamheten ser ut idag vad gäller volym, inriktning, personal och kompetens Kommuntryckeriets historik Kommuntryckeriet bildades på 1960-talet under dåvarande namn Komac - Kopierings- och maskincentralen. En av orsakerna var kravet på att snabbt och billigt kunna ta fram handlingar till kommunens förvaltningar. Under 1972 genomfördes en utredning över budtjänst och reproservice med förslag om att centralisera dessa verksamheter inom kommunförvaltningen. En samlad reprofunktion skulle medföra avsevärda kostnadsbesparingar. Utredningen föreslog bl.a. att på Komac placera produktiva enheter för större serier och offsetutrustning för att tillmötesgå kraven på högre kvalitet. Mindre och enkla kopieringsmaskiner skulle placeras ute i verksamheterna. I en kartläggning av reproduktionsbehovet vid Halmstads skolväsende 1974 konstaterades bl.a. "Det måste anses orimligt att det i en modern kommunförvaltning ofta förekommer att 2-3 kontorister går runt ett bord och plockar papper (ibland deltar även rektor, studierektor m.fl.) när en maskin utför samma arbete på en bråkdel av tiden." Under 2009 flyttade verksamheten in i nya lokaler på Hamngatan 6. Under alla år hade fram tills dess Komac funnits i rådhuset. Man passade även på att byta namn till Kommuntryckeriet. I december 2011 installerades en webbaserad portal för elektronisk hantering av beställningar för bl.a. tryckeriets tjänster och produkter Service & Tjänster. För kunderna innebär det enklare och snabbare sätt att beställa och för SE:s del innebär det bättre kontroll på beställningarna och möjlighet till att utveckla kundkontakten Dagens verksamhet I dagsläget är Kommuntryckeriet en del av Kontorsservice vars medarbetare har hög specialistkompetens och där servicegraden är mycket hög. Kommuntryckeriets verksamhet bedrivs helt utan driftsbidrag och ska täcka sina egna kostnader. Ett årligt avsättningskrav finns på 320 tkr för 2014, 350 tkr för 2015 och 400 tkr för 2016 till stadskontoret. Prissättningen baseras på samma förutsättningar som för den kommersiella marknaden och medför således inte någon konkurrensfördel gentemot branschen i övrigt. MJAN9BWJJW (Sidan 6 av 24) 22

26 5 Kommuntryckeriets kunder är ca 1200 anställda inom kommunens förvaltningar och bolag. En mindre del utgörs av Länsstyrelsen, Region Halland samt samarbetsprojekt där kommunen ingår. Tidigare kunde även föreningar komma till Kommuntryckeriet och få hjälp men den verksamheten har sedan förra året upphört. Samtliga beställningar ska gå via Kommuntryckeriet men klarar man inte själva av att utföra uppdraget förmedlas det vidare till av kommunen upphandlade tryckerier förmedlades beställningar till externa tryckerier för ungefär 500 tkr. Kommuntryckeriets kunder gör runt 7000 beställningar om året. Kommuntryckeriets största kunder är kulturförvaltningen, hemvårdsförvaltningen, stadskontoret och barnoch ungdomsförvaltningen. Kommuntryckeriet har ett upparbetat samarbete med upphandlade tryckerier i Halmstad samt leverantörer av reklammaterial och presentartiklar. Kommuntryckeriets verksamhet kan delas in i följande områden: 1. Trycksaksproduktion i färg och svartvit upp till storformat, inkl. rollup. 2. Kopiering av dokument 3. Kuverttryck och blanketter alla format 4. Ritningar kopiering, utskrift 5. Behörighetskort 6. Fototjänst fotografering, bildbehandling, etc. 7. Efterarbetning bindningar, kuvertering, adressering, laminering, etc. 8. Originalarbeten layout, design, etc. 9. Förfrågningar råd, idéer, förslag, dialog kring beställning, etc. 10. Övrigt (mässmaterial, elektroniska vykort, förmedling av specialtryck, m.m.) Personal Kommuntryckeriet består idag av 4,75 % tjänst plus 75 % lönebidragsfinansierad samt för innevarande år 20 % områdeschef. Budgeterad personalkostnad för 2013 är kr Kompetens Personalen på Kommuntryckeriet har gedigen erfarenhet av trycksaksproduktion. Specialistkompetens finns för efterarbetning, trycksaksproduktion, ritningskopiering, originalarbete, fotografering, bildbehandling. Därutöver är man backup för varandra vid semestrar, sjukdomar och annan personalfrånvaro. I samband med installation av två nya produktionsenheter fick personalen vidareutbildning i hanteringen av dessa. Vidareutbildning har även skett i programvaror som Adobe samt för inriktning mot digital produktion. Kunskapen om kunderna är mycket god och personalen är kända hos flertalet kunder. MJAN9BWJJW (Sidan 7 av 24) 23

27 Kvalitetskrav I kundkontakter, bl.a. genom årligen genomförda kundenkäter och kundbesök mäter vi Kommuntryckeriets kvalitet utifrån följande krav: - tillgänglighet - kvalitet på utfört arbete - bemötande - kompetens - leveranstider - information - utbud Nästan samtliga kriterier uppfylls väl av Kommuntryckeriet i 2011 och 2012 års kundenkäter. Kundernas helhetsintryck är gott då över 70 % tycker att tryckeriet sköter sig bra eller mycket bra. Kunderna imponeras av flexibiliteten vid akuta och kompletterande beställningar, förmågan att lösa komplicerade saker och att som kund få utfört sina olika ärenden på ett och samma ställe Lokaler, inventarier och avtal Fastigheten ägs av Jana fastigheter och hyrs ut till kommunen genom ett avtal som löper till Servicekontoret disponerar en yta motsvarande 325 kvadratmeter plus källarlokal på 175 kvm som utgör förråd. Hyreskostnaden för år 2013 uppgår till kr plus driftskostnad. I kommunens riktlinjer för konkurrensutsättning av verksamhet stadgas att kommunen ska säkerställa att inflytandet över lokaler och inventarier finns kvar hos kommunen i de fall det är viktigt för framtida konkurrensutsättningsmöjligheter. Kommunen skall i sådana fall behålla inflytandet antingen som fastighetsägare eller som hyresgäst. Ny- och reinvesteringar måste regleras i avtal mellan kommunen och leverantören. MJAN9BWJJW (Sidan 8 av 24) 24

28 5 3. Omvärldsanalys Här beskrives översiktligt den svenska marknaden för tryckerier, hur det ser ut i andra kommuner jämfört med vår kommun och vilka slutsatser vi drar av detta Marknaden Den svenska tryckeribranschen är en bransch med mycket hård konkurrens, speciellt mellan de mindre företagen vilka i hela landet uppgår till med högst 9 anställda. Det är nästan 90 % av alla företag inom hela branschen. Branschen består mest av familjeföretag och andra små till medelstora företag, och är starkt nischat. (Källa: SCB). De senare åren har det också skett en förflyttning av trycksaksproduktion till lågkostnadsländer och regioner såsom Asien och Östeuropa. I nuläget har företag inom den svenska tryckeribranschen minskat med 25 procent sedan Behovet av tryckerikapacitet kommer att minska ytterligare under de närmaste åren. Dyra investeringar har gjorts som bl.a. medfört överkapacitet samtidigt som marknaden blivit gränslös och utländska aktörer gärna konkurrerar på den svenska marknaden, och helst då om de större uppdragen Digitala produkter som e-böcker, e-tidningar, reklamblad och broschyrer för läsplattor tar långsamt över en del av marknaden. Samtidigt blir tryckerierna allt mer effektiva och automatiserade. Man kan trycka samma mängd som förr, men på kortare tid och med mindre antal personal. Tryckeribranschen bestod förr av specialister men i dag ska de anställda vara så mångkunniga som möjligt och flexibelt kunna röra sig från arbetsuppgift till arbetsuppgift, allt efter behov. Jämfört med tryckerier hos andra kommuner är Kommuntryckeriet stora, både vad gäller produktionsvolym och utbud. Affärssegmentet är trycksaker i små upplagor. Det är tveksamt ifall något tryckeri i Halmstad klarar kopiering i små upplagor med kort varsel och den bredd på beställningar som Kommuntryckeriet hanterar. De tryckerier som finns i närområdet hanterar helt andra volymer med helt andra leveranstider. Undantag är Kopieringsbolaget som idag gör en del uppdrag åt främst kommunens bolag och Printografen som är ett av upphandlade tryckerier. Andra aktörer inom segmentet kan vara Offset Online i Halmstad AB, Arkitektkopia och Copyexpress. MJAN9BWJJW (Sidan 9 av 24) 25

29 Konkurrenter, samarbetspartners och aktörer Kommuntryckeriet samverkar med kommunens upphandlade tryckerier. Dessa är samarbetspartners till hjälp att lösa beställarens/kundens behov när Kommuntryckeriet kapacitet inte räcker till. Beställningar till dessa upphandlade tryckerier ska göras av Kommuntryckeriet och inte av verksamheterna. Inom kommunens organisation finns tre alternativ till Kommuntryckeriets verksamhet: 1. MFP: Det finns 340 MFP Multi Funktional Printer ute i verksamheterna. På dessa kopieringsmaskiner, som klarar att kopiera med bra kvalitet, färg eller svartvit, trycktes 2012 ca.21 miljoner kopior. I år beräknas 25 milj. kopior tryckas ut på kommunens MFP, varav en femtedel färgkopior. (Se bilaga 9: Statistik MFP) 2. Mediarummet: Finns på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, under arbetsmarknadsenheten, och servar i första hand UAF men även andra verksamheter. (Se bilaga 7) 3. Beställare/kund: Den personal i verksamheten som avsätter tid för arbete med trycksaksproduktion vid sidan om ordinarie arbetsuppgifter, som till exempel gör egna layouter, samlas för att etikettera och kuvertera stora försändelser. Problemet uppmärksammades redan 1974 (jfr: Kap. 2:1 och kartläggningen på skolväsendet 1974) och detta arbetssätt kvarstår Erfarenheter från andra kommuner Kommuntryckerierna runt om i landet ser naturligtvis olika ut beroende på förutsättningar och verksamhetsinriktning. Någon klar trend går inte att urskilja, här finns allt på skalan från egen fullt utbyggd verksamhet liknande vårt tryckeri till outsourcing av hela verksamheten. GÖTEBORGS STAD upphörde med sitt kommuntryckeri i slutet av 1990-talet. Alla trycksaker beställs externt. Parallellt med en informationsresurs på varje förvaltning finns en central informationsresurs In-House för planering och framställning av informationsmaterial där varje förvaltning förbinder sig att köpa ett antal bastjänster till en fast kostnad. I VÄXJÖ kommun är digitaltrycket centralt placerad på kommunledningsförvaltningens kommunikationsenhet och arbetet leds av en reproansvarig. Avdelningen består av två anställda. Beställarna finns i alla verksamheter inom Växjö kommun. Uppskattningsvis rör det sig om ca beställare. Verksamheten är centralt finansierad och beställaren betalar enbart för förbrukning av material och servicekostnad för maskin. Den sv/v produktionen består av ca 4 miljoner kopior om året och är avtagande. Färgkopiering har varit relativt stabil och består av ungefär kopior om året. Produktionen består framförallt av tryck av handlingar, men även visitkort och till viss del broschyrmaterial och tilltryck på kuvert och brevpapper. På tryckeriet finns det ingen som arbetar med original och layout, däremot har kommunikationsenheten två MJAN9BWJJW (Sidan 10 av 24) 26

30 5 personer som arbetar med detta, men även externa resurser tas in för denna typ av tjänst. För trycksaker i större serier görs upphandlingar med externa tryckerier. I KARLSTAD får föreningar som är stödberättigade dra nyttja av den service som kommunens tryckeri Tryckservice står till tjänst med. Här trycks till exempel klubbtidningar, tävlingsprogram, foldrar, flygblad, protokoll med mera. Sortering, vikning och häftning av trycksaker finns också. Kommunens tryckeri i BOLLNÄS producerar omkring fyra miljoner kopior per år till samtliga förvaltningar. Här produceras även trycksaker åt kommunala bolag och stiftelser samt föreningar. I KUNGSBACKA utmanades kommunens tryckeri av ett privat företag. Servicenämnden beslöt i november 2011 att återremittera ärendet till förvaltningen med uppdrag att utreda inkommen utmaning och i efterföljande sammanträdet i december beslutades att inte anta utmaningen. I HANINGE arbetar tre anställda med produktion av kommunens trycksaker. Vid behov finns förstärkning att tillgå på personalsidan med 0,5 % tjänst. Verksamheten liknar Kommuntryckeriets med ca 5 miljoner i omsättning men där kopiering av handlingar utgör en stor del. Man trycker åt samtliga förvaltningar och bolag samt till föreningarna i Haninge Slutsatser Tryckeribranschen är i dag en tuff bransch med hård konkurrens där flera små och medelstora företag erbjuder likartade tjänster och priserna pressas. I grunden finns en stor överkapacitet på marknaden och för att en dålig lönsamhet inte ska bli ännu sämre börjar tryckeriföretagen att hitta andra vägar som samarbete med reklambyråer och med varandra. I kommuner med trycksaksproduktion i egen regi har det gått ungefär åt samma håll. Där man inte skurit ner på verksamheten har man helt enkelt avyttrat den. Orsaken har i de flesta fall varit ökade kostnader och dålig lönsamhet parallellt med att motsvarande tjänster och produkter kan erhållas på den privata marknaden. En liknande situation står Kommuntryckeriet inför med dålig lönsamhet de senaste fyra åren där kopiering av handlingar nästan helt har upphört som inkomstkälla samtidigt ritningskopiering, efterarbete och andra specialtjänster har minskat. En annan inkomstkälla som försvunnit är tryckeriuppdrag för kommunens föreningar, en service som tryckerier i andra kommuner har behållit. Situationen för Kommuntryckeriet är likställd med tryckeribranschen i stort. Alternativ till nedläggning är att hitta andra lösningar som samarbetsformer och/eller förändring av verksamhetens inriktning. MJAN9BWJJW (Sidan 11 av 24) 27

31 5 4. Kundens krav på verksamheten En enkät med 14 frågor skickats ut till 1282 registrerade kunder i serviceportalen, närmare 1200 av dessa har någon gång varit involverade i en trycksaksbeställning. Utöver detta gjordes djupintervjuer med 8 kunder från olika verksamheter aktiva beställare samt personal på strategisk nivå. Utgångspunkten i enkätfrågorna var verksamheternas syn på behovet av tjänster och produkter inom trycksaksproduktion nu och i framtiden. I djupintervjuerna koncentrerade vi oss på beställarförfarandet och hur man organiserar beställningar i verksamheterna. I djupintervjuerna ville vi ha svar på framtida behov, strategier, beställningsförfarande och på vilket sätt informationsarbetet är organiserat ute i verksamheterna Fullständig redovisning av enkätens resultat finns som bilaga 5, Kundenkät. Nedan refereras till de olika frågorna i kundenkäten Kundenkät Enkätens frågor var allmänt hållna och inte inriktade specifikt på Kommuntryckeriet. Ändå handlade samtliga kommentarer i kundenkäten om Kommuntryckeriet de allra flesta positiva. Det man främst pekar på är den snabba servicen och att ha någon att rådfråga och diskutera trycksakslösningar med. Kommuntryckeriet är en fantastisk bra verksamhet med engagerad, kunnig, serviceminded och trevlig personal. Det är ett nöje att anlita dem och min personliga uppfattning är att vi ska värna om denna välfungerande verksamhet. Hjälpen man får av Kommuntryckeriet när man ska beställa är ovärderlig. Många kommentarer uttrycker en önskan att Kommuntryckeriet finns kvar i organisationen. Vi gör ganska många mindre beställningar ( ) och ser en fara i att sådana jobb läggs ut på tryckerier på stan som inte är intresserade av dessa småjobb följden blir annars att vi är tvungna att tumma på kvaliteten och trycka ut själva, och det är inte bra. ( ) så kommer detta (konkurrensutsättningen) att betyda att vi kommer att kopiera massor själva i onödan och hitta andra vägar än att gå till en privat aktör Nuvarande behov Det kunderna främst beställer i dag är traditionella trycksaker som broschyrer och foldrar i färg, affischer inräknat. Även visitkort är efterfrågat men beställs i första hand av nyanställda och är av engångskaraktär. MJAN9BWJJW (Sidan 12 av 24) 28

32 5 Kopiering av dokument är den tredje största tjänsten men den minskar succesivt i och med övergången från pappershandlingar till elektroniska dokument för läsplattor. Minst efterfrågan finns på framställning för digital produktion (men den tjänsten är relativt ny), fototjänster, behörighetskort etc. och utskrift av ritningar. (Se fråga 4 i kundenkäten.) Framtida behov Drygt hälften, 54,1 %, av de som svarat på kundenkäten tror på oförändrat behov. Man kommer att beställa samma antal som förra året. 13,3 % tror de beställer mer medan 7,5 % tror de gör färre beställningar framöver. (Se fråga 7 i kundenkäten.) Behoven i framtiden följer ganska väl dagens behov vad gäller tjänster och produkter. Ökat behov gäller främst trycksaker, rådgivning, och till viss del originalarbeten. Närmare hälften, 44, 8 %, har behov av bollplank och rådgivning kring trycksaksbeställningen. (Se fråga 10 i kundenkäten.) Oförändrat behov gäller främst kuverttryck, visitkort och efterarbete. Minskat behov spås för kopiering av dokument och ritningar (där minskning redan skett.) Närmare hälften, 40,9 %, anser sig klara av att beställa trycksaker på egen hand, medan hälften behöver stöd vid beställningsförfarandet, antingen inom den egna organisationen eller med hjälp av leverantören. (Se fråga 9 i kundenkäten.) En tredjedel av kunderna väljer att kopiera på verksamhetens kopiator (MFP), en tredjedel kopierar både på MFP och anlitar tryckeriet. Endast 19,6 % vänder sig till Kommuntryckeriet i samtliga fall man vill få någonting tryckt eller kopierat. Det starkaste skälet till att välja MFP framför att anlita Kommuntryckeriet är tiden (40,1 %) och enkelheten (37,8 %). (Se frågorna 12 och 13 i kundenkäten) Djupintervjuer Åtta djupintervjuer gjordes med kunder i en mer strategisk position och roll på sju förvaltningar och ett bolag. (Se bilaga 6: Frågor vid djupintervjuerna). Några större förändringar vad gäller antalet beställningar eller behov kan inte skönjas inför framtiden med undantag av två områden. Hos två verksamheter finns ett uttalat behov av mer hjälp när det gäller originalarbeten. Även hjälp med korrekturläsning, som ett led i att kvalitetssäkra produkten, efterfrågas av en del. Generellt har inte verksamheterna en särskild informations- eller marknadsföringsbudget (där t.ex. produktion av informationsmaterial ingår) vilket gör det svårt att förutse dels volym, dels behov av tjänster och produkter. Inte heller verkar det vanligt att arbetet med produkter och tjänster för information ingår som en del i verksamhetsplaner eller har stöd i riktlinjer och andra strategiska instrument. MJAN9BWJJW (Sidan 13 av 24) 29

33 5 I de flesta fall samordnas inte verksamhetens beställningar utan beställningar görs av behörig personal ute i de olika verksamhetsgrenarna. De tre viktigaste kraven på en leverantör är pris, service (ta hand om och förstå kundens behov) och snabbhet. Just snabbhet, att kunna leverera med kort varsel, finns det ett ökat behov av enligt djupintervjuerna. 5. Ekonomi maj 13 Intäkter kr kr kr kr kr kr Personalkostnader kr kr kr kr kr kr Lokalkostnader kr kr kr kr kr kr Kapitalkostnader kr kr kr kr kr kr Övriga kostnader kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Avkastningskrav kr kr kr kr kr kr Nettovinst/förlust kr kr kr kr kr kr Kommuntryckeriet har under tidigare år varit mycket lönsamt. Innan 2009 har tryckeriet alltid genererat ett överskott. I samband med flytten av tryckeriet till nya lokaler genomfördes en förändring av hur tryckeriet debiterar förvaltningarna. Från att tidigare ha samlingsfakturerat varje förvaltning skulle nu varje beställare ange sin ansvarskod och få sin egen faktura. Detta medförde att kunderna blev mer medvetna om sina kostnader. Tryckeriets priser började nu jämföras med konkurrenternas vilket medförde att ett stort arbete med produktkalkylering sattes igång. Detta ledde i sin tur fram till lägre priser för vissa produkter och därmed minskade intäkter. Det var framförallt färgkopieringen som var tryckeriets kassako och finansierade många andra aktiviteter. I samband med flytten fick även verksamheten ökade kostnader för lokaler. Hyran i Rådhuset var vid denna tidpunkt låg. Lokalerna var dåligt anpassade till den verksamhet som bedrevs. Bl.a. var luften för torr, något som är vanligt förekommande i samband med större pappershantering. Detta medförde en hel del bekymmer med arbetsmiljön för personalen. De nya lokalerna anpassades till den verksamhet som bedrevs vilket medförde en hel del investeringar och högre hyreskostnader. Under 2010 fick kommunen ett nytt avtal gällande kopiatorer (MFP, Multifunktionsskrivare). Även detta medförde till viss del minskade beställningar för tryckeriet. Många fler fick tillgång till färgtryck direkt på sin arbetsplats. Kvaliteten på trycket i dessa maskiner var avsevärt mycket bättre än föregångarna. Tidigare var det endast via tryckeriet det gick att få färgtryck med bra kvalitet. Trots att kvalitetsskillnaderna även idag är relativt stora (framför allt när det gäller tryck av bilder), genererar multifunktionsskrivarna ett tryck som är tillräckligt bra för många verksamheter. MJAN9BWJJW (Sidan 14 av 24) 30

34 5 I samband med surfplattornas intåg 2011 har även fler och fler nämnder gått över till att tillhandahålla handlingar mm digitalt. Idag har samtliga nämnder (?) tillgång till surfplattor och digitala handlingar. Även detta har medfört en minskning i intäkter hos tryckeriet. Tryckeriets produktion består av en mängd olika aktiviteter, se kapitel 2.2. Det är idag endast ett fåtal av dessa som bär sina egna kostnader. Exempelvis har i stort sett en tjänst finanseriats av beställningar av ritningskopiering och hantering av upphandlingsunderlag åt fastighetskontoret. Sedan två år tillbaka låter nu fastighetskontoret anbudsgivarna själva ombesörja utskrifter av ritningar och upphandlingsunderlag. Den aktivitet som bär sina egna kostnader inom tryckeriet är framförallt kopieringen. Med investering i nya maskiner för detta har det även inneburit en kostnadseffektivisering genom lägre maskinkostnader och lägre elförbrukning. För att uppnå ytterligare kostnadseffektivisering måste de stora fasta kostnaderna ses över, dvs. personal- och lokalkostnader. Förlustverksamhet de senaste 3-4 åren. Investering i nya produktionsapaprater har inneburit: Sänkning av elkostnaderna med minst 15 % sedan Halvering av maskinkostnaderna sedan Lägre pris har kunnat hållas per färgsida sedan Analys Kunder som beställer någon form av tjänst eller produkt inom trycksaksproduktion är många (drygt 1 000) och utspridda över hela organisationen. De flesta beställer inte så ofta. 81,7 % har gjort max 10 beställningar under det senaste året, 34,5 %, har svarat för högst två beställningar under det senaste året. Kund: 1. Relationer och kontakter med tryckeriet är mycket betydelsefull. 2. Det en fördel att endast behöva vända sig till ett enda ställe för att få beställningar utförda och levererade. 3. Beställningsförfarandet måste vara smidigt. Organisation: 4. Av omvärldsanalysen framgår att tryckeriverksamheten kan lösas på olika sätt. Samtliga undersökta kommuner har mer eller mindre säkerställt någon del av verksamhetsområdet Information/Marknadsföring. Antingen beställar- och planeringskompetens och/eller utförarkompetens, finns inom den egna organisationen. 5. Rådgivning och stöd med att hitta bästa lösningar behövs centralt då flertalet av kunderna brister i kompetens och erfarenhet av trycksaksbeställningar. MJAN9BWJJW (Sidan 15 av 24) 31

35 5 6. Verksamheterna måste organisera och planera sina beställningar bättre. 7. Produktion av informationsmaterial måste finnas med i budget både för att kunna beräkna beställningsvolym och -kostnader, samt underlätta tryckeriets planering av trycksaksproduktionen. 8. I en verksamhet där material för information/marknadsföring samordnas, där blir slutresultatet det bästa. 9. För att uppnå största möjliga kvalitet utifrån grafisk profil, skrivregler och andra riktlinjer behövs en stark central styrning. Kompetens: 10. Verksamheterna måste ha kunniga beställare eller kunna vända sig till och förlita sig på central kompetens i ämnet. Brister i detta leder till dålig kvalitet, höga kostnader och att Kommuntryckeriet går miste om uppdrag helt i onödan. 11. Trycksaker måste kvalitetssäkras så att den grafiska profilen, skrivregler m.fl. kommunikationsriktlinjer och standarder följs. 12. Kännedom om kostnaden att trycka på verksamhetens egen kopieringsapparat (s.k. MFP) måste finnas. Kostnaderna med eget tryck via MFP måste tydliggöras. Idag finns anslag uppsatta vid varje MFP, men detta har inte påverkat mängden trycksaker nämnvärt. Produktion: 13. Krav på färgtryck och snabba leveranser har ökat de senaste åren liksom tjänster som rådgivning och offertframtagning Leverantör: 14. En leverantör måste kunna hantera små och stora beställningar, vana och ovana kunder och ha förmåga att hantera korta leveranstider. 15. Miljöstyrningsrådets baskrav för tryckeritjänster är lägsta nivå som måste uppfyllas. Ekonomiskt perspektiv: 16. En del av Kommuntryckeriets verksamhetsområden bär inte sina egna kostnader. En förändring av verksamhetens inriktning är därför nödvändig. 17. Kostnader för lokal bör ses över. Dagens lokalkostnad är hög hos externt fastighetsbolag samtidigt som kommunala lokaler står tomma. Om verksamheten ska vara kvar i egen regi bör man ta ställning till om verksamheten ska flyttas till kommunens lokaler alternativt att annan verksamhet flyttar in i befintliga lokaler och delas med Kommuntryckeriet så att tryckeriet får minskade lokalkostnader. 18. Den verksamhetsutövning som redovisas under kapitel under punkten 3 Beställare/kund bör minimeras Avgränsningar Förstudien omfattar inte Mediarummets verksamhet. Den verksamheten redovisas i Bilaga 8. MJAN9BWJJW (Sidan 16 av 24) 32

36 5 7. Möjliga alternativ för framtida verksamhet 7.1. Allmänt Sju olika alternativ till framtida förändring av befintlig verksamhet har vi tittat på: 1) Outsourcing av hela verksamheten, 2) avveckling av hela verksamheten och uppgradering av MFP, 3) arbetsmarknadsåtgärd, 4) regionsamarbete, 5) intraprenad, 6) begränsad verksamhet i egen regi, och 7) oförändrad nuvarande verksamhet i egen regi. Oavsett vilket av alternativen som väljs krävs det att kommunen blir en bättre och mer professionell beställare av trycksaker dels för att säkerställa kvalitet på produkten och tjänsten, dels för att minimera onödigt höga kostnader i samband med verksamheternas trycksaksproduktion. Se åtgärdsförslagen i kap 6 Analys. Av de redovisade alternativen finns i nuläget fyra föreslag som är möjliga att genomföra: förslag 1; Köpt tjänst, förslag 2; Avveckling av Kommuntryckeriet och uppgradering av MFP, förslag 3; Arbetsmarkandsåtgärd i kombination med förslag 1 eller 2, förslag 6; Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster. Förslag 4 som handlar om Regionssamarbete har diskussioner inletts men juridiska aspekter på kartellbildning och konkurrensbegränsningar påbjuder uppstart av ett Serviceförbund innan samarbetet kan inledas. Det ligger längre bort i framtiden. För förslag 5 om intraprenad saknas intresse bland personalen Förslag 1 Köpt tjänst Förslaget innebär att kommunen inte har ett tryckeri i egen regi och att MFP finns kvar ute i verksamheterna. I detta alternativ är det möjligt att begära verksamhetsövergång men det kan samtidigt begränsa marknaden p.g.a. krav på lokal närvaro av leverantören. Antalet aktörer på tryckerimarknaden lokalt är begränsad. Endast ett par aktörer bedöms ha goda möjligheter att ta över hela verksamheten. Fördelar Kontorsservice och servicekontoret får en förlusttyngd verksamhet mindre. Väljer alla anställda att följa med över till en ny arbetsgivare blir det inga ekonomiska konsekvenser med undantag av innestående semester som ska ersättas i pengar. MJAN9BWJJW (Sidan 17 av 24) 33

37 5 Nackdelar Trycksaksbeställning via externt tryckeri kräver hög kompetens av beställaren vad gäller prisbild, fackkunskap m.m. som idag inte finns bland flertalet av de ca 1200 beställare av trycksaker. Väljer personalen på Kommuntryckeriet att stanna hos kommunen måste omplaceringar ske, i första hand inom servicekontoret, vilket kan ta tid. Parallellt kan varsel förekomma. Konsekvenser Beställare kan dra sig för att kontakta externt tryckeri. Det kan innebära en ökning av utskrifter ute i verksamheten. Verksamheterna kan räkna med mer marknadsmässiga kostnader för de produkter och tjänster som är möjliga att köpa och högre kostnader framför allt på mindre upplagor. Det finns då en risk att verksamheterna väljer att trycka mer på sina egna kopiatorer (MFP) till lägre kvalitet men högre styckpris. Verksamheterna måste organisera och planera sina beställningar bättre, ha kunniga beställare eller kunna vända sig till och förlita sig på central kompetens. Brister i detta leder dels till dålig kvalitet, dels till onödigt höga kostnader. De leveranstider som idag är möjliga kommer med största sannolikhet se annorlunda ut med en extern aktör. Om detta kommer att bli något stort problem är svårt att säga Vid en verksamhetsövergång måste åtgärder vidtas för att minimera omställningskostnaderna. Efter det att ett eventuellt beslut om en ny entreprenör har fattats behövs det antagligen minst sex månader innan verksamheten kan överföras. Under den tid det tar att överföra verksamheten ska berörd personal ta ställning till om man vill gå över till en ny arbetsgivare eller stanna kvar i kommunen. Eftersom det är den enskilde som väljer om man vill följa med till ny arbetsgivare eller stanna kvar som anställd i Halmstads kommun gör det svårt att beräkna omställningskostnaderna. Det finns risk för övertalighet ifall personal väljer att stanna kvar. Verksamheten ska bedrivas i våra hyrda lokaler med möjlighet för leverantören att överta hyreskontraktet. Leverantören tar även över inventarierna. Slutsatser Alternativet är fullt möjligt att genomföra. MJAN9BWJJW (Sidan 18 av 24) 34

38 Förslag 2 Kommuntryckeriet avvecklas och MFP uppgraderas Avveckling av Kommuntryckeriet samtidigt som kopiatorerna ute i verksamheterna (MFP) uppgraderas till större kapacitet och med fler funktioner. Större upplagor samt krav på hög kvalitet beställs genom upphandlade lokala leverantörer. Fördelar Det finns de ute i verksamheterna som redan i dag gör egna original för enklare trycksaker. Att arbeta med att uppgradera MFP önskas av verksamheten samtidigt som arbetssättet börjar blir etablerat. Kontorsservice och servicekontoret får en förlusttyngd verksamhet mindre. Kommunen kan genom köpta tjänster följa den tekniska utvecklingen istället för att göra nödvändiga investeringar i personalkompetens som i maskinpark. Nackdelar Verksamheterna vill ha egna fina skrivare men man saknar kostnadsmedvetenhet när det gäller trycka på MFP. Övertalighet av personal på Kommuntryckeriet. Konsekvenser Upphandling av leverantörer behöver utvecklas. Dels behövs digitaltryckeri dit man skickar färdigt original för snabb leverans, dels behövs nuvarande upphandlade tryckerier för kvalitetstryck och stora upplagor. Varje användare av en MFP måste genomgå utbildning i kostnadsmedvetenhet. En lösning vore kontering med personlig tagg så att varje person ser hur mycket som trycks. Mer arbete läggs på den som ansvarar för trycksaken. Bl.a. måste man kunna göra enklare original i färdigt skick för tryck. Övertalighet av personal medför omställningsåtgärder och omställningskostnader. Kostnader för avveckling av lokaler och inventarier tillkommer. Slutsatser Alternativet är fullt möjligt att genomföra. MJAN9BWJJW (Sidan 19 av 24) 35

39 Förslag 3 Arbetsmarknadsåtgärd Arbetsmarknadsåtgärd, läggs under UAF. De trycksaker som är möjliga görs här. Detta förslag kan kombineras med föregående förslag 1 eller 2. Här öppnas möjligheten för UAF att tillhandahålla fler arbetsplatser lämpade för korta tjänstgöringsperioder; enkelt att lära sig och stor genomströmning skapar bredd. Fördelar Förslaget bereder sysselsättning för ungdomar och utsatta i arbetsmarknaden vilket ökar möjligheterna för redan utsatta grupper till meningsfull sysselsättning. Kombinerar man detta förslag med antingen förslag 1 eller 2 får vi större variationsmöjligheter beroende på vad som ska produceras. Större möjlighet att välja rätt leverantör. Nackdelar Kan svara svårt med framförhållning när det gäller leveranstider (utan kombination med ovan) eftersom det inte går att garantera leverans vid särskilda tidpunkter. Kan ta tid att genomföra. Kan medföra övertalighet av personal som resulterar i omställningsåtgärder och omställningskostnader. Konsekvenser Diskussioner måste föras och överenskommelser måste göras med berörda verksamheter. Arbetsledning på plats är ett måste. Slutsatser Är möjlig i kombination med antingen eller MJAN9BWJJW (Sidan 20 av 24) 36

40 Förslag 4 Regionsamarbete En metod är regionalt samarbete. Genom regionalt samarbete kan man öka serviceproduktiviteten Samarbetet kan organiseras så att en kommun på avtalsbasis sköter en uppgift för en eller flera kommuners räkning eller så att uppgiften sköts av en samkommun. Samarbete kan ske med Region Hallands Repro- och Skanningcentral och/eller annan kommun. Nackdelar Osäkerheten är stor innan vi vet vilken leverantör inom samarbetet det blir eller hur samarbetet kommer att se ut. Kan medföra övertalighet av personal som resulterar i omställningsåtgärder och omställningskostnader. Fördelar Effektiviseringar genom sammanslagning av resurserna. Marknaden utvidgas till större kundkrets. Konsekvenser Arbetet med att ingå ett serviceförbund kan ta tre år i anspråk. (med andra kommuner?) Konsekvenser för personal och lokaler är i detta läge svåra att förutse. Slutsatser Inget förslag som rekommenderas främst p.g.a. att arbetsprocessen tar så pass lång tid som tre år eller mer. Förslag är att föredra ifall överenskommelser om partnerskap/samgående kan ske på ett smidigt och snabbt sätt Förslag 5 Intraprenad Intraprenaden är i grunden en resultatenhet med större befogenheter och större ansvar för verksamhet, ekonomi och personal. MJAN9BWJJW (Sidan 21 av 24) 37

41 5 Att starta en intraprenad går till så att personalgruppen anmäler sitt intresse om att bilda intraprenad till förvaltningsledningen och nämnden. Fördelar Nuvarande kundkrets och funktion av samordnare för kommunens trycksaksbeställningar kan behållas. Kommunen fråntar sig arbetsgivaransvaret. Personalen får en chans att utvecklas och växa. Nackdelar Svårigheter att få ekonomi med rådande förutsättningar. Man är hänvisad till att verksamheterna visar lojalitet och fortsätter anlita Kommuntryckeriet i alla frågor som rör trycksaksproduktion. Konsekvenser Intraprenadens verksamhet styrs genom en överenskommelse mellan beställare eller förvaltningsledning och intraprenad. Kravspecifikationen som ligger till grund för överenskommelsen styr verksamhetens art, omfattning och ansvarsområde. Alternativet förutsätter att kommunens sätter till resurser för personalens kompetensutveckling inom följande områden; att driva företag, affärsmässighet, ekonomi, personalpolitik, ledarskap, m.m. för att följa med i branschens utveckling och säkerställa kundens framtida behov. En översyn av produkter, tjänster och prissättning måste till för att få ekonomisk bärighet samtidigt som Kommuntryckeriet måste vara konkurrenskraftigt. Verksamheten ska fungera i nuläget och en vision och verksamhetsidé ska arbetas fram framtida verksamhet med de viktigaste strategiska målen och hur de ska uppnås. Det är också viktigt att visa det mervärde som en omvandling till intraprenad skulle medföra för verksamheten. Detta mervärde skall vara en vinst i form av bättre kvalitet, bättre tillgänglighet, etc. till en lägre kostnad. Slutsatser Med dagens förutsättningar, osäkerheten om framtiden för hela tryckeribranschen och andra faktorer, kan denna lösning vara svår men ändå fullt möjlig att genomföra. Bygger på intresse från personalen. MJAN9BWJJW (Sidan 22 av 24) 38

42 Förslag 6 Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster Förslaget innebär att kommunen behåller de delar som har ekonomisk lönsamhet, d.v.s. i första hand produktion av trycksaker i svart-vit och färg upp till storformat. Övriga tjänster och produkter köps av upphandlade tryckerier. Fördelar Nuvarande kundkrets och funktion av samordnare för kommunens trycksaksbeställningar behålls. Mindre omställningskostnader och mindre risk för övertalighet och varsel jämfört med alternativ och Nackdelar Blir för dyrt att vara i nuvarande lokaler. De övriga delarna i verksamheten som blir över är troligtvis inte intressanta för någon utomstående att ta över. Dessa måste i sådant fall ingå i ordinarie tryckeriupphandling Förslaget innebär viss övertalighet av personal i nuvarande verksamhet vilket kan resultera i omställningsåtgärder och omställningskostnader. Satsning på kompetensutveckling medför kostnader. Konsekvenser Nya lokaler måste sökas eller annan verksamhet som passar att ha tillsammans med ett tryckeri flyttar in i befintliga lokaler. Lokalerna i sig är inte nödvändig för verksamheten däremot för kommunen i och med angränsningen till Alla Hjärtans Hus och närheten till rådhuset. Alternativet förutsätter satsning på kompetensutveckling inom följande områden; affärsmässighet, kundservice, digital produktion, grafisk formgivning, m.m. för att följa med i branschens utveckling och säkerställa kundens framtida behov. Vid övertalighet kan uppsägning p.g.a. arbetsbrist ske. Slutsatser Alternativet är fullt möjligt men tveksam att genomföra och kommer att kosta i investeringar; förutsätter nya lokaler och kompetensutveckling. MJAN9BWJJW (Sidan 23 av 24) 39

43 Förslag 7 Nuvarande omfattning All personal stannar kvar på Kommuntryckeriet och utbudet är samma som idag. Fördelar Nuvarande service behålls. Inga åtgärder för personalen behöver göras. Nackdelar Det är svårt att se hur man kan få ekonomi med rådande förutsättningar och Kommuntryckeriets resultat kommer i fortsättningen att belasta Kontorsservice och servicekontoret. Konsekvenser Priset på varje tjänst och produkt måste justeras uppåt med %. Tveksamt om Kommuntryckeriet i så fall är konkurrenskraftigt. Slutsatser En lösning om man vill behålla nuvarande service men som inte är ekonomiskt förvarsbart. Samtidigt visar kundundersökningarna och historiken att det finns minskad efterfrågan på vissa delar i utbudet. Därför är denna lösning inte att föredra. 8. Bilagor Bilaga 1: Risk- och konsekvensanalys Bilaga 2: Statistik ekonomi Bilaga 3: Statistik beställningsvolym Bilaga 4: Kommuntryckeriets produkter och tjänster Bilaga 5: Kundenkät Bilaga 6: Frågor vid djupintervjuerna Bilaga 7: Mediarummets verksamhet, exempel Bilaga 8: Kommunikationsplan Bilaga 9: Statistik MFP MJAN9BWJJW (Sidan 24 av 24) 40

44 6 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0258 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Fritidsavdelningen Lars Nordvall E-post: Telefon: Motion om att ordna kolloverksamhet för skolbarn under sommaren 2014 (KS 2013/0471) Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar anta förvaltningens förslag till yttrande Sammanfattning Kommunstyrelsen har remitterat en motion om sommarkolloverksamhet för barn till kulturnämnden Vänsterpartiet i Halmstad har inkommit med en motion till kommunfullmäktige om kolloverksamhet för barn och unga under sommaren Kommunstyrelsen har remitterat motionen för yttrande till kulturnämnden Kulturnämnden har tagit fram ett yttrande över motionen i vilket kulturnämnden föreslår att motionen avslås Ärendet Uppdrag Bakgrund 1 41

45 6 Analys, förslag och motivering Inför 2014 har förvaltningen påbörjat diskussioner med Ljungbergska Stiftelsen om ett samarbete kring en sommarkolloverksamhet för unga i åldern år. Verksamheten är tänkt att drivas med möjlighet till dagvistelse såväl som dygns- eller veckovistelse. Planerna bygger på verksamhet under 4 veckor (25-28). Verksamheten kommer att erbjudas till ca 30 unga/vecka och vara avgiftsfri. Transporter till och från Mahult kommer att köras morgon och kväll. Frukost, lunch, mellanmål och middag kommer att serveras. Verksamheten kommer till stor del att handla om att vara ute i skog och natur. Konsekvenser kommer Ljungbergska Stiftelsen att stå för verksamhetskostnader för fyra veckors sommarkollo. Efter genomförd sommarkolloverksamhet 2015 kommer en utvärdering att genomföras. Skulle utvärderingen av sommarkolloverksamheten efter 2015 visa på ett fortsatt behov, finns från 2016 ingen finansiering av verksamheten. Kulturnämnden ber då att få återkomma i verksamhetsförändringar inför Ärendets beredning Inom kommunen Fritidsavdelningen på kulturförvaltningen Andra grupper Fackliga organisationer Samverkansgruppen Lista över bilagor 1. Yttrande över motion om kolloverksamhet för skolbarn sommaren 2014 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lars Nordvall Avdelningschef 42 2

46 6 Bilaga 1 1(2) Yttrande Diarienummer: KN 2013/0258 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Fritidsavdelningen Lars Nordvall E-post: Telefon: Yttrande över motion om kolloverksamhet för skolbarn sommaren 2014(KS 2013/0471) Vänsterpartiet i Halmstad har inkommit med en motion till kommunfullmäktige om sommarkolloverksamhet för barn och unga under sommaren Kommunstyrelsen har remitterat motionen för yttrande till kulturnämnden. Kulturnämnden ansvara för öppen fritidsverksamhet för unga. En del i den öppna verksamheten är olika former av lägerverksamhet. Förvaltningen har sedan flera år tillgång till en lägergård i Mahult (Simlångsdalen). Där bedrivs redan idag olika former av lägerverksamhet, både som dagläger och med övernattning. Lokalen utnyttjas även av skolor och föreningar. Inför 2014 har förvaltningen påbörjat diskussioner med Ljungbergska Stiftelsen om ett samarbete kring en kolloverksamhet för unga i åldern år. Verksamheten är tänkt att drivas med mjölighet till dagvistelse såväl som dygns- eller veckovistelse. Planerna bygger på verksamhet under 4 veckor (25-28). Verksamheten kommer att erbjudas till ca 30 unga/vecka och vara avgiftsfri. Transporter till och från Mahult kommer att köras morgon och kväll. Frukost, lunch, mellanmål och middag kommer att serveras. Verksamheten kommer till stor del att handla om att vara ute i skog och natur. Under kommer Ljungbergska Stiftelsen att stå för kostnader för sommarkolloverksamheten. Kulturförvaltningen står för lokaler och personal. Skulle utvärderingen av sommarkolloverksamheten efter 2015 visa på ett fortsatt behov, finns från 2016 ingen finansiering av verksamheten Eftersom förvaltningen redan planerar för genomförande av sommarkolloverksamhet sommaren 2014, yrkar kulturnämnden att motionen avslås. 43 1

47 6 För Kulturnämnden Lena Ekman Ordförande Kristina Blomquist Förvaltningschef 2 44

48 6 45

49 6 HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 253 KS 2013/0471 Motion om att ordna kolloverksamhet för skolbarn under sommaren remiss Beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om att ordna kolloverksamhet för skolbarn under sommaren 2014 till kulturnämnden och barn- och ungdomsnämnden för svar senast Ärendet En motion har inkommit till kommunstyrelsen från Mariann Norell (V). Förslaget är att Halmstads kommun ordnar kolloverksamhet för barn och unga under sommaren Stadskontoret föreslår att motionen remitteras till kulturnämnden och barn- och ungdomsnämnden för svar senast Ärendets beredning Ledningsstöd, stadskontoret har berett ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om att ordna kolloverksamhet för skolbarn under sommaren 2014 till kulturnämnden och barn- och ungdomsnämnden för svar senast Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag. Vid protokollet Mikael Petersson Justerat

50 6 Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén 47

51 7 1(4) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0285 Version: 2,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Staben Lena Engström E-post: Telefon: Förslag till flerårsstöd Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till överenskommelser ang. flerårsstöd. 2. Kulturnämnden beslutar att stödet fördelas enligt nedan: - Halmstads Teaterförening. Överenskommelse för två år: 2014 och 2015 med kr /år. - Föreningen Jazz i Halmstad. Överenskommelse för två år: 2014 och 2015 med kr/år. - Kulturverket. Överenskommelse för ett år: 2014 med kr. - Halmstads Kammarmusikförening. Överenskommelse för ett år: 2014 med kr. - Västsvenska Turnerande Sommarteatern. Överenskommelse för tre år: kr, kr, kr. 3.Kulturnämnden beslutar att bevilja Halmstads Teaterförening hyresstöd om kr för 2014 resp 2015 för sammantaget 24 arrangemang på Halmstads Teater, teatersalongen. Sammanfattning Kulturförvaltningen har träffat fem arrangörsföreningar inom skilda kulturområden och presenterat förslag till överenskommelser som anger varje 48 1

52 7 förenings uppdrag och vilket stöd kulturnämnden föreslås erbjuda. Sammantaget föreslås de fem föreningarna under 2014 erhålla kr i flerårsstöd. Två av föreningarna har slutit två-årsavtal och en har slutit avtal för tre år.. Ärendet Uppdrag Arrangörsföreningarna har en viktig roll att erbjuda Halmstadsborna kultur med professionella utövare. Föreningarna ska i kulturnämndens ställe se till att det finns kultur inom de kulturområden som bör finna i en kommun av Halmstads storlek. Det är också viktigt att dessa upplevelser inte enbart erbjuds i Halmstads stadskärna. Detta innebär att det ingår i arrangörsföreningarnas uppdrag att förlägga minst ett av arrangemangen utanför tätorten. Bakgrund Sedan år 2003 har skriftliga överenskommelser gjorts med ett antal arrangörsföreningar inom olika konstområden. Föreningarnas uppdrag består i att arrangera kultur med professionella utövare. När nya överenskommelser ska göras diskuteras föregående års verksamhet med varje enskild förening samt planer för kommande år, styrelsens arbete mm. Inför 2014 år har nya regler för kulturstöd antagits av kulturnämnden (KN 2013/0218) Dessa regler ger möjligheter att göra överenskommelser med arrangörsföreningar i Halmstad om flerårsstöd. Flerårsstödets storlek kan beviljas för en period upp till tre år. I flerårsstödet kan subventionerad hyra också beviljas för arrangemang, som äger rum på Halmstads teater. Det innebär att kulturnämnden subventionerar hyran med kr och ansökande förening betalar kr. Analys, förslag och motivering Utifrån föreningarnas utbud (antal arrangemang, inriktning/kvalitet), möjlighet att fullgöra sina uppdrag (ek situation, kompetens i styrelse), samt betydelse för måluppfyllelsen har förvaltningen ställt samman ett förslag till beslut om flerårsstöd. De nya kulturstödsreglerna har gjort det möjligt att bredda stödformen och inbegripa ytterligare en förening, Västsvenska turnerande Sommarteatern (VTSTU) som har behov av längre framförhållning och som har rollen av arrangörsförening. VTSTU som engagerar professionella artister både nationellt och internationellt har tidigare erhållit arrangemangsstöd men faller mycket väl inom ramen för den nya 49 2

53 7 stödformen. Denna förflyttning innebär också att budgeten justeras med motsvarande summa mellan de två stödformerna. Konsekvenser Förslaget innebär att fem arrangörsföreningar erhåller i stöd från objekt år För 2015 intecknas kr i kulturstödsbudgeten och för kr. Kulturnämnden har rätt att avsluta resp överenskommelse om föreningen inte bedöms uppfylla uppdraget. Överenskommelsen kan också avslutas, eller beloppet justeras om budgetförutsättningarna för Halmstads kommun/kulturnämnden kraftigt förändras. Arrangörsstödet har för 2013 genererat 63 arrangemang med besök. Internationella Gatuteaterfestivalen erbjöd 44 akter som lockade c:a besök under sommaren. Ärendets beredning Inom kommunen Andra grupper Handläggare på kulturavdelningen har träffat representanter från varje arrangörsförening och diskuterat fram förslagen till överenskommelse Fackliga organisationer Ärendet är inte föremål för MBL Lista över bilagor Överenskommelser med: Halmstads Teaterförening Föreningen Jazz i Halmstad Föreningen Kulturverket Halmstads kammarmusikförening Västsvenska Turnerande Sommarteatern För kulturförvaltningen 50 3

54 7 Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 4 51

55 7 FLERÅRSSTÖD för åren 2014 och 2105 Mellan Halmstads kommun, kulturnämnden och Halmstads Teaterförening har följande överenskommelse träffats Halmstads Teaterförening erhåller kronor/år i flerårsstöd (objekt 49016) för att arrangera offentliga teater- och dansföreställningar i Halmstad under vår- och höstsäsong år 2014 och Huvuddelen av föreställningarna ska vända sig mot en vuxen publik, men föreningen har även möjlighet att erbjuda kvalitativ scenkonst med målgrupp familjer. Dessutom erhåller Halmstads Teaterförening hyresstöd kr/år för att hyra Halmstads Teater, teatersalongen vid 12 tillfällen/år. Denna summa kan behöva justeras efter att föreställningarna blivit definitivt bokade. Inriktning Teaterföreningen ska ge Halmstadsborna möjlighet att få uppleva professionell scenkonst. Föreningen ska erbjuda ett varierat utbud av teaterföreställningar samt dansföreställningar av hög kvalitet. En av föreställningarna/ år ska ges på scen/plats utanför Halmstads tätort. Generella villkor Uppstår väsentliga förändringar från vad som överenskommits ovan ska förvaltningen underrättas. Föreningen bjuds vid ett tillfälle per år in till uppföljningssamtal för att redovisa det gångna årets verksamhet samt för att informera om kommande planer. Kulturförvaltningen har rätt att genomföra publikenkäter på någon /några av de arrangemang som föreningen genomför inom ramen för verksamheten. I annonser och tryckt material ska framgå att Halmstads Teaterförening stöds av kulturnämnden i Halmstad. Alt kan förvaltningens logotyp användas. Utbetalning och redovisning Flerårsstödet utbetalas i februari månad resp år. Ingen indexuppräkning sker under den tid som överenskommelsen gäller. Föreningen ska efter sitt årsmöte lämna årsredovisning och ekonomisk redovisning. 52

56 7 Inför varje kvartal ska arrangemang med besöksstatisk inrapporteras till kulturförvaltningen. Kulturnämnden har rätt att avsluta överenskommelsen om Halmstads Teaterförening inte bedöms uppfylla uppdraget. Överenskommelsen kan också avslutas, eller beloppet justeras om budgetförutsättningarna för Halmstads kommun/ kulturnämndens kraftigt förändras. Kulturnämnden i Halmstad Lena Ekman, ordf Halmstads Teaterförening Margareta Andersson, ordf 53

57 7 FLERÅRSSTÖD för åren 2014 och 2015 mellan Halmstads kommun, kulturförvaltningen och Föreningen Jazz i Halmstad Föreningen Jazz i Halmstad erhåller flerårsstöd om kr /år för att under 2014 och 2015 erbjuda ett varierat konsertutbud av god kvalitet med utrymme för både den samtida och gränsöverskridande jazzen och den mer traditionella. Föreningen ska svara för att arrangera minst 16 offentliga jazzkonserter i Halmstad under respektive år (2014 och 2015). Varje år ska en av konserterna ges på scen/plats utanför Halmstads stadskärna. Generella villkor Uppstår väsentliga förändringar från vad som överenskommits ovan ska förvaltningen underrättas. Föreningen bjuds vid ett tillfälle per år in till uppföljningssamtal för att redovisa det gångna årets verksamhet samt för att informera om kommande planer. Kulturförvaltningen har rätt att genomföra publikenkäter på någon /några av de arrangemang som föreningen genomför inom ramen för verksamheten. I annonser och tryckt material ska framgå att Föreningen Jazz i Halmstad stöds av kulturnämnden i Halmstad. Alt kan förvaltningens logotyp användas. Föreningen har också rätt att ansöka om hyresstöd för konserter på Halmstads Teater. För ansökan om reducerad hyra för våren lämnas särskild ansökan in före och för hösten Utbetalning och redovisning Flerårsstödet utbetalas i februari månad Ingen indexuppräkning sker under den tid som överenskommelsen gäller Föreningen ska efter sitt årsmöte lämna årsredovisning och ekonomisk redovisning. Inför varje kvartal ska arrangemang med besöksstatisk inrapporteras till kulturförvaltningen. I annonser och tryckt material ska framgå att Jazz i Halmstad stöds av kulturnämnden i Halmstad. 54

58 7 Kulturnämnden har rätt att avsluta överenskommelsen om Föreningen Jazz i Halmstad inte bedöms uppfylla uppdraget. Överenskommelsen kan också avslutas, eller beloppet justeras om budgetförutsättningarna för Halmstads kommun/ kulturnämnden kraftigt förändras. Kulturnämnden i Halmstad Lena Ekman, ordf Jazz i Halmstad Per Mikael Henriksson, ordf 55

59 7 FLERÅRSSTÖD Överenskommelse 2014 Mellan Halmstads kommun, kulturnämnden och Föreningen Kulturverket, Halmstad har följande överenskommelse slutits Föreningen Kulturverket erhåller kronor för att genomföra minst sex konserter av konstnärlig kvalitet på Kulturverket med inriktning mot en vuxen publik under år Kulturverket ska vara ett komplement till och en spets i Halmstads musikliv. Det innebär t.ex att stå för det gränsöverskridande, det nya och spännande i en bred genre av musikstilar. Generella villkor. Uppstår väsentliga förändringar från vad som överenskommits ovan ska kulturnämnden underrättas. Föreningen bjuds under senhösten in till uppföljningssamtal för att redovisa det gångna årets verksamhet samt för att informera om kommande planer. Inför varje kvartal ska arrangemang med besöksstatisk inrapporteras till kulturförvaltningen. Det kontanta stödet utbetalas i februari månad Inför varje kvartal ska arrangemang med besöksstatisk inrapporteras till kulturförvaltningen. Föreningen ska efter sitt årsmöte lämna årsredovisning och ekonomisk redovisning. I annonser och tryckt material ska framgå att Kulturverket stöds av kulturnämnden i Halmstad. Kulturnämnden i Halmstad Lena Ekman, ordf Kulturverket Kajsa Bacos ordf 56

60 7 FLERÅRSSTÖD Överenskommelse 2014 Mellan Halmstads kommun, kulturnämnden och Halmstads Kammarmusikförening har följande överenskommelse träffats Halmstads Kammarmusikförening erhåller kronor för att arrangera 8 offentliga konserter med kammarmusikaliskt innehåll i Halmstad under år Inriktning Halmstadsborna ska erbjudas ett varierat och kvalitativt kammarmusikutbud Föreningen ska arbeta aktivt med att nå ut med konsertprogrammet och bredda publikunderlaget t ex genom olika former av samarbeten. Minst en av konserterna ska ges på plats utanför Halmstads tätort. Generella villkor Uppstår väsentliga förändringar från vad som överenskommits ovan ska kulturnämnden underrättas. Föreningen bjuds under senhösten in till uppföljningssamtal för att redovisa det gångna årets verksamhet samt för att informera om kommande planer. Inför varje kvartal ska arrangemang med besöksstatisk inrapporteras till kulturförvaltningen. Det kontanta stödet utbetalas i februari månad Inför varje kvartal ska arrangemang med besöksstatisk inrapporteras till kulturförvaltningen. Kulturförvaltningen har rätt att genomföra publikenkät på någon/några av de arrangemang som förenigen genomför inom ramen för verksamheten. Föreningen ska efter sitt årsmöte lämna årsredovisning och ekonomisk redovisning. I annonser och tryckt material ska framgå att Kulturverket stöds av kulturnämnden i Halmstad. Kulturnämnden i Halmstad Lena Ekman, ordf Halmstads Kammarmusikförening Alan West, ordf 57

61 7 FLERÅRSSTÖD för åren 2014, 2105 och 2016 Mellan Halmstads kommun, kulturnämnden och Västsvenska Turnerande Sommarteatern (VTSTU) har följande överenskommelse träffats VTSTU erhåller flerårsstöd (objekt 49016) för att genomföra arrangemanget Internationella Gatuteaterfestivalen i Halmstad under tre fyra valda dagar under sommaren /sensommaren. Överenskommelsen innebär att föreningen erhåller kr år 2014 samt kr/år för åren 2015 och Arrangemanget ska utgå från professionella kulturutövare och med både bredd och spets erbjuda ett varierat utbud av föreställningar av hög kvalitet. En del av programmet ska förläggas utanför Halmstads tätort. Generella villkor Uppstår väsentliga förändringar från vad som överenskommits ovan ska förvaltningen underrättas. Föreningen bjuds vid ett tillfälle per år in till uppföljningssamtal för att redovisa det gångna årets verksamhet samt för att informera om kommande planer. Kulturförvaltningen har rätt att genomföra publikenkäter på någon /några av de arrangemang som föreningen genomför inom ramen för verksamheten. I annonser och tryckt material ska framgå att Halmstads Teaterförening stöds av kulturnämnden i Halmstad. Alt kan förvaltningens logotyp användas. Utbetalning och redovisning Flerårsstödet utbetalas i februari månad resp år. Ingen indexuppräkning sker under den tid som överenskommelsen gäller. Föreningen ska efter sitt årsmöte lämna årsredovisning och ekonomisk redovisning. Efter arrangemanget ska antal besök inrapporteras till kulturförvaltningen. Kulturnämnden har rätt att avsluta överenskommelsen om VTSTU inte bedöms uppfylla uppdraget. Överenskommelsen kan också avslutas, eller beloppet justeras om budgetförutsättningarna för Halmstads kommun/ kulturnämndens kraftigt förändras. 58

62 7 Kulturnämnden i Halmstad Lena Ekman, ordf Västsvenska Turnerande Sommarteatern Ulf Andersson, ordf 59

63 8 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0292 Version: 1.0 Beslutsorgan: kn Enhet:kulturavdelningen Lena Engström E-post: Telefon: Ansökan Ökade livschanser 2014 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att ansöka om kr från Ökade livschanser enligt förvaltningens förslag. Sammanfattning Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att ansöka om medel från Ökade livschanser Medlen ska göra det möjligt att använda fler verktyg än drama och teater för att stärka ungas självförtroende samt att växla upp och utveckla det dramaoch teaterprojekt som kulturförvaltningen har tänkt att genomföra i Oskarström. Ärendet Uppdrag Kommunstyrelsen har medel att fördela för projekt 2014 inom ramen för Ökade livschanser. Medlen ska användas för främjande insatser mot unga i samverkan med föreningar, organisationer med flera. Medlen ska sökas av förvaltningarnas nämnder. 60 1

64 8 Bakgrund Kulturnämnden har beslutat om inriktning för de medel som ska användas för dramaoch teaterverksamhet för barn och ung ( KN 2013/0248). Delaktighet, hållbarhet och geografisk spridning är några faktorer som ska vara vägledande. Förvaltningen hade planer på att starta ett drama- och teaterprojekt i Oskarström Utgångspunkten var ovanstående inriktning, men även den faktor att orten ingår som ett av kommunens utvecklingsprojekt. Under hösten gavs förvaltningarna möjligheter att söka medel från ej förbrukade medel 2013 från Ökade livschanser. Kulturförvaltningen sökte och erhöll kr till en förstudie som skulle kunna fördjupa och växla upp det tänkta drama- och teaterprojektet. Kommunfullmäktige tog beslut om medel till förstudien i oktober, vilket medförde att förvaltningen såg stora möjligheter att utveckla projektet och söka medel även inför Denna ansökan skulle vara inne i oktober, vilket innebar att nämnden inte hann besluta om ansökan. Förvaltningen fick godkännande för att lämna in ansökan med nämndens beslut i efterhand. Analys, förslag och motivering Med hänsyn taget till att kommunen i planeringsdirektiven lyfter fram Oskarström, att förvaltningen redan har flera väletablerade verksamheter i området samt att Dramalogen med sina semiprofessionella kulturutövare finns som en resurs när vi möter unga på orten är förutsättningarna mycket goda för ett lyckat långsiktigt arbete på orten. Projektets syfte är att stärka unga på orten och använda kulturen som verktyg. För detta arbete behövs resurser och förvaltningen föreslår att medel sökes från Ökade livschanser. Konsekvenser Ärendets beredning Inom kommunen Möte med samhällsbyggnadskontoret som handlägger utvecklingsprojekten. Andra grupper. Fackliga organisationer Ärendet är inte föremål för MBL 61 2

65 8 Lista över bilagor 1. Ansökan. För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 62

66 8 Ansökan om medel från ökade livschanser Projekt : Allt är möjligt (Anm Förstudie till projektet genomförs senhösten 2013) 1. Övergripande mål Stärka ungas självförtroende och bidra till en positiv identitet och självbild. 2. Delmål Bli en viktig del i kommunens satsning på samhällen utanför tätorten Genom intervjuer och möten med unga lyfta fram den lokala särarten och lokala kulturella värden Stimulera civilsamhället genom att inbjuda till samarbeten i projektet Stärka bilden av Oskarström och skapa stolthet framförallt bland unga Använda kulturen i vid bemärkelse för att skapa en god livsmiljö, som i sin tur är viktig för samhällets utveckling 3. Projektidé Erfarenheter visar att arbete med kultur i allmänhet och med drama och teater i synnerhet skapar gemenskap, stärker identitet och individen. Oskarström har genomgått (genomgår) en omvandling från brukssamhälle via industrisamhälle till vad då? Vad innebär den här utvecklingen? I slutet av 1800 talet präglades orten av stor invandring. Vad drog folk till orten då och hur ser man idag på de nya invånarna? Vad drömmer dagens unga Oskarströmsbor om? Och hur kan detta och det nya samhället gestaltas sceniskt? Med detta som utgångspunkt arbetar vi bland unga i Oskarström för att fånga upp tankar, idéer och drömmar som gestaltas på olika sätt. Dramat blir en viktig metod och målet är ett stort sceniskt projekt. För att bli hållbart måste arbetet ske strategiskt utifrån ortens historia, särart och styrka och det måste vara förankrat bland Oskarströmsborna och ske i nära samverkan med det lokala kultur och föreningslivet. Utifrån dessa förutsättningar kan vi bygga ett bygga ett projekt som bidrar till att stärka orten och samtidigt få resultat på individnivå. Parallellt pågår en process att försöka växla upp projektet till EU nivå, vilket i så fall sker under Tankar finns också att hitta en regional ingång, där det ex skulle vara intressant att parallellt jobba med tex Hylte. 4. Förutsättningar Förutsättningarna är goda. När utvecklingsprogammet Framtid Oskarström togs fram uttrycktes önskemål om mer kultur och i åtgärdslistan anges att man ska skapa förutsättningar för en attraktiv kulturverksamhet. 63

67 8 Kulturförvaltningen har redan en väl etablerad verksamhet på orten med bibliotek och nyligen etablerad fritidsgård, som arbetar nära skolan. En viktig förutsättning är också Dramalogen, som med sina unga semiprofessionella kulturutövare blir viktiga länkar mot de unga i Oskarström. Under senhösten 2013 har kulturförvaltningen genom stöd från Ökade livschanser fått möjlighet att börja med en förstudie där vi kartlägger nätverk och kontakter, intervjuar unga och deltar i ungas möten för att sätta igång processer och fånga upp vad som är viktigt för unga i Oskarström i dag. 5. Målgrupper Unga i Oskarström. Företrädesvis unga som inte automatiskt och naturligt skulle jobba med kulturprojekt. Föreningslivet och civilsamhället 6. Uppföljning Genomförda föreställningar. Antal unga som har involverats i projektarbetet. Dagböcker och intervjuer som fångar upp ungas självbild före och efter projektet 7. Långsiktighet Grunden i projektet borgar för långsiktighet eftersom det bygger på ett uppdrag från kulturnämnden att driva drama och teaterverksamhet för barn och unga. Metoden som används; att utgå från ortens särart och från Oskarströmsbornas erfarenheter är en annan viktig komponent för hållbarhet. Målet med projektet är att kunna använda 2014 som ett avstamp för erfarenhetsutbyte med andra kommuner /länder som står inför samma samhällsomdaningar. Förhoppningsvis ger också arbetet under året upphov till nya nätverk och konstellationer på orten (och kanske med andra orter) som stärker nuvarande föreningar / kulturutövre/unga som kan fortsätta jobba med kulturaktiviteter i samhället. 8. Vilka står bakom ansökan Kulturnämnden Kontaktperson: Lena Engström, tel Samarbetsparterns Barn och ungdomsförvaltningen, Kulturskolan Österledsskolan Kunskapscentrum Oskarström Dramalogen Vi räknar också med Region Halland 10. Arbetsfördelning Projektledning: Rekryteras via Kulturförvaltningen En del av arbetet läggs ut på Dramalogen. 64

68 8 En projektgrupp bildas med bla representanter från föreningsliv, fritidsgård, bibliotek, Kulturskolan, Österledsskolan m fl. Kulturförvaltningen svarar för rekrytering, personalledning, ekonomi och att projektet dokumenteras. 10. Tidplan 1:a halvåret Forskningsarbete. Nätverksbyggande. Förankringsarbete. Arbete med drama och andra kreativa processer med unga. Parallellt pågår förankringsarbete i samhället :a halvåret Repetitioner och föreställningar Plan färdig för att vidareutveckla projektet. Ev samarbete Böhmen (tex), Hylte. 12. Finansiering 2014 Kostnader Projektledning Pedagoger (drama, musik, dans) Workshops, studiebesök Transporter Föreställning (Teknik, scen, kostym, scenografi mm) Producent, scenproduktion, 3 mån Musik till föreställningen Transporter Utvärdering, uppföljning Finansiering Kulturförvaltningen Sökt projektbidrag Kulturförvaltningen

69 8 Lena Engström Avdelningschef kulturavdelningen 66

70 9 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0282 Version: 1.0 Beslutsorgan: kn Enhet:kulturavdelningen Lena Engström E-post: Telefon: 070/ Stöd till Isildurs Bane på Kulturhuset Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att stödja Isildurs Bane med kr för de lokaler de hyr på Kulturhuset under Sammanfattning Kulturförvaltningen driver Kulturhuset för verksamhet som stödjer nämndens mål och riktlinjer. En av dem som har lokaler i huset är den fria musikgruppen Isildurs Bane, som utgör en stor tillgång i musiklivet i kommunen och regionen och är den enda grupp i Halland som får statligt stöd. Kulturnämnden har upprättat ett hyresavtal för Isildurs Bane på Kulturhuset med marknadsmässig hyra: kr. Eftersom kulturnämndens syfte med Kulturhuset bla är att ställa lokaler till förfogande till ett pris som är överkomligt för föreningar föreslår kulturförvaltningen att kulturnämnden beslutar att stödja Isildurs Bane med för de lokaler de hyr på Kulturhuset. Som redovisning av stödet gäller en beskrivning av den verksamhet som föreningen har bedrivit under året med ekonomisk redovisning. Ärendet 67 1

71 9 Uppdrag När kommunen erbjuder lägre hyra än strikt kvadratmeterhyra ska man i en speciell skrivelse ange skälet. Bakgrund Kulturhuset utgör en viktig resurs i Halmstads kulturliv. Här finns lokaler för mer permanent verksamhet samt scener och salar för uthyrning. Gemensamt för de permanenta verksamheterna som använder husets lokaler är att de ska bidra till och stödja kulturnämndens mål. En av dem som har lokaler i huset är Isildurs Bane, vars musikstudio utgör c.a 146 kvm i husets bottenplan. Isildurs Bane är en fri musikgrupp som utgör en stor tillgång till musiklivet i kommunen och regionen. Det är den enda fria musikgruppen i Halland som i oerhörd konkurrens får bidrag som fri musikgrupp från Statens kulturråd. Isildurs Bane har också ett uppdrag från regionen som består av att stärka utvecklingen av den fria musikverksamheten bl.a. genom att driva IB Expo på Kulturhuset. Från kulturnämnden har Isildurs Bane sedan flera år tillbaka ett årligt stöd om kr för att arrangera IB Expo. Att de tre nivåerna stat, region, kommun samspelar ligger helt i linje med den nya kultursamverkansmodellen där syftet bl.a. är att stärka samspelet mellan region och kommun. Analys, förslag och motivering Kulturhusets lokaler ska användas för att stärka kulturlivet. De två scenerna samt danssalar och mindre grupprum hyrs ut enligt taxa tagen av kulturnämnden. Övriga rum/utrymmen i Kulturhuset används till administration/ personal i huset samt bl.a. av Konstnärernas kollektivverkstad och Isildurs Bane. Syftet med kulturförvaltningens drift av Kulturhuset är inte att hyra ut lokaler. Syftet är att ställa scener till förfogande till ett pris som kan vara överkomligt för föreningar, att upplåta lokaler till verksamheter för i första hand dans samt att använda övriga utrymmen till föreningar/verksamheter som stärker kommunens och i vissa fall även regionens kulturpolitiska mål. I Hallands kulturplan där samverkansmodellens prioriteringar lyfts fram nämns Isildurs Bane som en av tre aktörer som Halmstads kommun prioriterar Mot bakgrund av det samt att vi bör göra det tydligt och genomskinligt hur stöden ser ut föreslår vi att ett hyresavtal upprättas med marknadsmässig hyra ( kr för år 2014) samt att Isildurs Bane får ett stöd för sin verksamhet i Kulturhuset om kr för Som redovisning av stödet gäller en beskrivning av den verksamhet som föreningen har bedrivit under året med ekonomisk redovisning. Konsekvenser 68 2

72 9 Ärendets beredning Inom kommunen Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL Lista över bilagor 1. Hyresavtal 2. Redovisning verksamhet 2013 För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 69

73 9 KULTURNÄMNDEN Avtal hyra Kulturhuset Mellan Kulturförvaltningen och Isildurs Bane, Mats Johansson, angående hyra av musiklokal i Kulturhuset, Furuvägen 41, Halmstad. Hyresvärd Hyresgäst Namn Kulturförvaltningen, Halmstads kommun Mats Johansson, Isildurs Bane ek.förening Organisationsnummer Plusgironummer Postadress Box 316 Box 22 Postnr Ort Halmstad Haverdal Telefon www-adress Kontaktperson Lena Engström Mats Johansson Telefon Se ovan e-postadress lena.engstrom@halmstad.se mats@isildursbane.se Allmänt Kulturförvaltningen är huvudman för Kulturhuset. Fastigheten hyrs genom fastighetskontoret av extern fastighetsägare. Detta avtal innefattar hyra av Isildur Banes musiklokal för egen verksamhet. Övriga lokaler bokas i enlighet med uthyrningsprinciper samt taxor och avgifter beslutade av Kulturnämnden. Avtalstid Avtalet gäller utan uppsägningstid. Avtal för nytt år tecknas under innevarande avtalsperiod före december månads utgång. Lokalernas användande Eventuella förändringar som önskas göras i lokalerna skall i förväg godkännas av vaktmästare/samordnare. Hyresgästen svarar för städning och avfallhanering. I mån av plats är det tillåtet att använda kök, toaletter samt övriga biutrymmen i huset. Samtliga lokaler i huset hyrs ut i befintligt skick. Halmstads kommun, Kulturnämnden Box 316, Halmstad Besöksadress: Kungsgatan 25 Tel Fax Organisationsnr: Bankgiro Postgiro E-post: kulturnamnden@halmstad.se

74 9 KULTURNÄMNDEN Lokalen kan inte hyras ut i andra hand. Bokning av övriga lokaler i huset sker alltid i hos samordnaren. Hänsyn Samarbetet mellan dem som har verksamhet i Kulturhuset är viktigt. Aktiviteter som kan ha störande inverkan på övrig verksamhet skall i förväg identifieras och bedrivas i lokaler och vid tidpunkter så att störningar undviks. Vid föreställningar, genrep samt vissa kurser råder det tystnadsdisciplin i och kring salongen. Hyra och debitering Hyra för verksamhetslokalen uppgår under 2014 till kr./ år. Hyran inkluderar el och värme men inte städning. Hyreskostnaden reduceras enl avtal Stöd till Isildurs Bane på Kulturhuset dnr nr 2014/0282 med kr under Kulturförvaltningen debiterar Isildurs Bane en för hyra lokalen under angiven avtalstid med kr. Fakturering sker kvartalsvis. Säkerhet Gällande föreskrifter angående säkerhet och brandskydd samt trivselregler måste följas. Om ansvarig hyresgäst inte är på plats måste han vara säker på at de som använder lokalen känner till grundläggande säkerhetsföreskrifter Övriga villkor Detta avtal ersätter tidigare tecknat Ändringar eller tillägg till avtalet skall godkännas av båda parterna för att vara giltiga. Detta avtal har upprättats i 2 exemplar. Halmstad Lena Engström, avdelningschef Kulturförvaltningen, Halmstads kommun Mats Johansson, Isildurs Bane Halmstads kommun, Kulturnämnden Box 316, Halmstad Besöksadress: Kungsgatan 25 Tel Fax Organisationsnr: Bankgiro Postgiro E-post: kulturnamnden@halmstad.se

75 9 Isildurs Bane Kulturhuset HALMSTAD Isildurs Bane är enda musikgruppen från Halland som erhåller stöd från Statens Kulturråd som fri musikgrupp. (Se beslut som bilaga) Isildurs Bane lokaler är oerhört viktiga för gruppens verksamhet. Lokalerna är ändamålsenliga för IB. Här har skrivits och repeterats musik allt från Julsaga 1990 till Halmstads 700- års jubileum Panta Rei. Vi vågar påstå att de är de lokaler som används mest i huset idag. Alltid är det något, dagtid, kvällstid, året om (även sommaren)! Axplock från verksamhets som bedrivs i kulturhuset 2013 har bland annat varit: - Mentorskap, rep, support och teknik inspelning projektet Gnistan/växthusprojekt - Mentorskap rep, support och teknik, inspelning projektet Tumba- Tarzan växthusprojekt 2014/15 - Gästbesök av estetiska utbildningar från Halmstad/Halland sker kontinuerligt men även från Katrinebergs Folkhögskola och Lunds Universitet. - Gästrep t.ex. Mwendo Dawa Susanna Lindeborg, Ove Johansson, Lost Eggs, KvartiÅtta etc. - IB Expo utbildningsdagar - Isildurs Bane och Television pickup från Sverige, Norge, Danmark mötte unga musiker. Vilket innebar ett möte mellan nordiska musiker med workshop, clinics och minikonserter. I samarbete med Television Pickup och IB fick unga musiker från Halland/Halmstad, med ambitionen att arbeta professionellt med musik följa hur grupperna arbetade med improvisation, arrangemang, komposition och fick själva medverka i processen. - Musikproduktion i praktiken, kurser med gästföreläsare. Kursen syftade till att ge grundläggande kunskaper i praktiskt och teoretiskt kunnande inom inspelning, redigering, mikrofoner och akustik. - Ljud och PA Teknik för livebruk. Kurs som handlar om ljudteknik för sceniskt bruk såväl praktiskt som teoretiskt. 72

76 Synthesizers Unga musiker fick uppleva tjusningen med analog syntes och arbeta med legendariska syntar som Arp 2600, Minimoog Oberheim etc. Terry Bozzio besöker IB som inkluderar bland annat konsert. Terry är en av världens främsta slagverka som bland annat jobbat med Frank Zappa! Återkommer 2014 för att ge individuell undervisning till unga slagverkare. Isildurs Bane använder sina lokaler för repetitioner, för att skriva ny musik, men även samarbeta med andra konstformer och andra institutioner. Verksamheten bedrivs på fyra nivåer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt, där en viktig del är att minska klyftan mellan nya och etablerade musiker. IB är en oberoende kraft som producerar nyskriven musik från ax till limpa komposition, arrangemang, konsert, utgivning. IB Expo 2013 sker vecka 48 som innehåller konsert, workshop och clinic. Gäster är bland annat David Torn USA (David Bowie), Richard Barbieri UK (Japan), Julie Slick (Belew Power Trio) USA samt Lisebeth Lambrecht och Jolien Wils från Belgien. IB Expo / Kulturhuset IB Expo är en vidareutveckling i projektform av musikgruppen Isildurs Bane, som har gjort 12 album och turnerat i 15 länder. Ambitionen är att bedriva internationell verksamhet med Halland/Halmstad som bas. Swedish chamber rock group Isildurs Bane was formed in Over the years, the band has developed through several musical styles and line-up changes but have always honoured musical experiments over the years. Isildurs Bane har i många år värderat internationella samarbeten högt, spelat med välrenommerade utländska musiker, samarbete med många olika konstformer, genomfört åtskilliga turnéer och festivalframträdanden både inom och utanför Sverige. Sedan början av talet har gruppen målmedvetet arbetat med en konstnärlig och kvalitetshöjning med betoning på internationella 73

77 9 samarbeten genomfördes projektet IB Expo för första gången. Syftet är med IB Expo är att stärka den halländska kvalitén inom musikområdet genom möten mellan halländska kulturskapare, nationellt och internationellt etablerade kompositörer, musiker etc. Ytterligare ett syfte med IB Expo är att placera Halland på kulturkartan med ett projekt som är särpräglat ur ett nationellt perspektiv. Projektidén är att erbjuda intressanta och musikaliska möten med personliga musiker, kompositörer och improvisatörer som garanterat kan fungera som bränsle till inspiration och kreativitet. Projektet riktas förutom till allmänheten genom offentliga arrangemang även till kulturskolor och estetiska utbildningar där en ung ny generation musiker med ambitionen att bli yrkesverksamma inom sin genre har möjlighet att medverka. På senare år har IB främst prioriterat idéprojekt. Gränsöverskridningar och ny teknik spelar en stor roll i gruppens utveckling. Redan från första IB Expo 2005 handlade det om kommunikation och möten mellan människor och musik utan skyddsnät. IB Expo fullt utbyggt är indelat i tre delar. Evenemangen innebär möten mellan regionala och internationella musiker där varje Expo får en egen musikalisk inriktning. Höstens IB Expo möts ett drygt tiotal musiker med olika bakgrund och nationalitet under en veckas tid med ett kortsiktigt mål - att genomföra ett gemensamt projekt vilket är både intressant och ett krävande arbetssätt. I samband med projektets genomförande implementeras workshop, clinics, föreläsningar, konserter samt andra aktiviteter. Vårens IB Expo är av pedagogisk karaktär. Det bygger på samarbeten med olika utbildningar i Halland där elever, gästföreläsare, tillsammans med konserter bildar fundamentet i en utbildningsvecka som lägger vikt på förhållandet mellan musiken och nuet. Isildurs Bane har för avsikt som slutmål att utöka IB Expo från två till tre om året som även inkluderar ett sommarexpo. 74

78 9 Sommarens IB Expo skall inriktas på samtida experimentell musik med särskilt fokus på konstmusikfältet och möten mellan unga musiker, tonsättare och musiker med olika bakgrunder. Grundtanken med IB Expo är att skapa en kulturell mötesplats med musiker av världsklass något som också skulle kunna gå under namnet, IB Expo - Artist in Residence. Ytterligare ett syfte med IB Expo är att placera Halland på kulturkartan med ett projekt som är annorlunda även ur ett internationellt perspektiv. IB Expo participants Adrian Belew, USA Tony Levin, USA Michael Bernier, USA Iris Thissen, Belgien Liesbeth Lambrecht, BE Jolien Wils, BE Luca Calabrese, Italy Linnea Olsson, Sweden Jonas Christophs, Sweden Gicken Johansson, Sweden Franco Feruglio, Italy Phil Manzanera, UK Guy Pratt, UK Kjell Severinsson, Sweden Katrine Amsler, DK David Torn, USA Richard Barbieri, UK Lindha Kallerdahl, Sweden Tom Griesgraber, USA Trey Gunn, USA Ingebrigt Håker Flaten, NO Paal Nilssen- Love NO Syntjuntan, Sweden Anders Wall, Sweden IA Eklundh, Sweden 75

79 9 Samuel Hällkvist, Sweden Isildurs Bane, Sweden Mats Gustafsson, Sweden Björn J:son Lindh, Sweden Jakko Jakszyk, GB Henry Kaiser, USA Mick Karn, Cyprus Mike Keneally, USA Pamelia Kurstin, Austria Jan Severinsson, Sweden Svante Axbacke, Sweden Jerry Marotta, USA Midaircondo, Sweden Marco Minnemann, USA Pat Mastelotto, USA Paintbox, Sweden Markus Reuter, Germany Christian Saggese, Italy Mats Johansson, Sweden Axel Croné, Sweden Klas Assarsson, Sweden Janne Schaffer, Sweden Valgeir Sigurdsson, Iceland Julie Slick, USA Sounds of Eternity, Sweden Joris Vanvinckenroye Belgien Jana Arns, Belgien Morgan Ågren, Sweden Michala Östergaard- Nielsen, DK med flera 76

80 9 77

81 9 78

82 9 79

83 9 80

84 9 81

85 9 82

86 9 83

87 9 84

88 9 85

89 9 86

90 10 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0270 Version: 1,0 Beslutsorgan: KF Enhet: Kulturförvaltningen Kristina Blomquist E-post: Telefon: Svar på motion om att uppkalla offentlig plats efter Anna Lindh Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar anta förvaltningens förslag till yttrande enligt bilaga 1. Sammanfattning Kommunstyrelsen har remitterat en motion om att uppkalla offentlig plats efter Anna Lindh till kulturnämnden. I motionen från Ulla Winblad (S) till kommunfullmäktige yrkas på att kommunfullmäktige ska besluta om att uppkalla en offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh. Kulturförvaltningen har tagit fram ett förslag till yttrande över motionen i vilket kulturnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen. Ärendet Uppdrag Kommunstyrelsen har remitterat en motion om att uppkalla offentlig plats efter Anna Lindh till kulturnämnden. 1 87

91 10 Bakgrund Sveriges utrikesminister Anna Lindh gick bort för tio år sedan och motionären beskriver att länder, städer och ambassader med flera genom åren valt att hedra Anna Lindhs minne genom att uppkalla offentliga platser efter henne. Genom att uppkalla en offentlig plats i Halmstad efter Anna Lindh menar motionären att Halmstad symboliskt markerar sin tro på demokrati och öppenhet. Analys, förslag och motivering Kulturnämnden har enligt reglementet att besluta om namngivning av allmänna platser såsom gator, broar, vägar, torg och parker. I detta uppdrag har kulturnämnden eftersträvat att vid namngivning använda namn med anknytning till Halmstad. En sådan anknytning har inte Anna Lindh. Motionären är medveten om denna hållning och skriver därför i motionen att det vore olyckligt om en namngivning efter Anna Lindh skulle falla på krav på att en person haft koppling till Halmstad för att en offentlig plats ska namnges efter den personen. Istället menar motionären att genom att hedra Anna Lindh så markerar Halmstad symboliskt sin tro på demokrati och öppenhet. Kulturförvaltningen ser inga skäl till att avvika från tidigare hållning avseende namngivning av offentliga platser som gator, torg eller parker och föreslår därför kulturnämnden föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen - Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. 88 2

92 10 Lista över bilagor 1. Förslag till yttrande 2. Motion om att uppkalla offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef 3 89

93 10 1(2) Yttrande Diarienummer: KN 2013/0270 Version: 1,0 Beslutsorgan: KF Kulturförvaltningen Kristina Blomquist E-post: Telefon: Yttrande över motion om att uppkalla offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh (KS 2013/0493) Kommunstyrelsen har bett kulturnämnden yttra sig över en motion till kommunfullmäktige från Ulla Winblad (S). I motionen yrkas på att kommunfullmäktige ska besluta om att uppkalla en offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh. Motionären anser att Halmstad ska ansluta sig till länder, städer, ambassader med flera som genom åren valt att hedra Anna Lindhs minne genom att uppkalla offentlig platser efter henne. Tidigare hållning angående krav på att personer ska haft koppling till Halmstad för att en offentlig plats ska namnges efter den personen menar motionären är olyckligt i detta fall. Kulturnämnden anser däremot fortfarande att vid namngivning av offentliga platser bör namn med anknytning till Halmstad användas. En sådan anknytning har inte Anna Lindh. Med hänvisning till ovanstående föreslår kulturnämnden därför kommunfullmäktige att avslå motionen. För Kulturnämnden Lena Ekman Ordförande 90 1

94 10 Kristina Blomquist Förvaltningschef 2 91

95 10 Socialdemokraterna F R A M T I D S P A R T I E T Dnr IM" Zötz/OW? Motion om att uppkalla offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh I år är det 10 år sedan Sveriges utrikeminister Anna Lindh gick bort. Anna Lindh våren respekterad och omtyckt politiker vars röst vann internationell genklang. Länder, städer, ambassader med flera har genom åren valt att hedra Anna Lindhs minne genom att uppkalla offentliga platser efter henne. Detta har exempelvis gjorts i Malmö där kommunen har givit en central plats i staden namnet "Anna Lindhs plats". Som ett led i att hedra Anna Lindh borde också en offentlig plats i Halmstad få bära Anna Lindhs namn och följaktligen hedra hennes ljusa minne. Tidigare har diskussioner förts om det krävs att en person haft koppling till Halmstad för att en offentlig plats ska namnges efter den personen. Vi tror att det vore olyckligt om en namngivning efter Anna Lindh skulle falla på grund av detta. Anna Lindh rycktes bort mitt i sin demokratiska gärning och hedrandet av Anna Lindh är en symbolhandling som alla demokrater borde ställa sig bakom, runt om i Sverige. Genom att hedra Anna Lindh på detta sätt hade Halmstad symboliskt markerat sin tro på demokrati och öppenhet. Vi yrkar därför att kommunfullmäktige i Halmstad beslutar att: I5n offentlig plats i Halmstad, såsom gata, torg eller park, ska uppkallas efter Anna Lindh. Halmstad den 2 september 2013, 92

96 10 HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 269 KS 2013/0493 Remittering av motion om att uppkalla offentlig plats såsom gata, torg eller park efter Anna Lindh Beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om att uppkalla en offentlig plats efter Anna Lindh till byggnadsnämnden, kulturnämnden samt räddningsnämnden för svar senast Ärendet En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Ulla Winblad (S). Motionen yrkar på att kommunfullmäktige ska besluta om att döpa en offentlig plats (en gata, ett torg eller en park) i kommunen efter Anna Lindh. Stadskontoret föreslår att kommunstyrelsen remitterar motionen till byggnadsnämnden, kulturnämnden samt räddningsnämnden med svarsdatum Ärendets beredning Stadskontoret har berett ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om att uppkalla en offentlig plats efter Anna Lindh till byggnadsnämnden, kulturnämnden samt räddningsnämnden för svar senast Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag. Vid protokollet Mikael Petersson Justerat

97 10 Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén 94

98 11 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0291 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Staben/Administration och stöd Marie Järnliden E-post: Telefon: Kulturnämndens sammanträdesdagar 2014 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att anta sammanträdesdagar 2014 enligt följande: 29 januari, 26 februari, 26 mars (heldag), 23 april, 28 maj (heldag), 25 juni, 24 september, 29 oktober (heldag) och 26 november. 2. Kulturnämnden beslutar att tidpunkten för sammanträdena är kl Sammanfattning Förslag till datum för kulturnämndens sammanträdesdagar 2014 föreligger. Förslaget för 2014 omfattar 9 sammanträden, juli, augusti och december föreslås vara sammanträdesfria månader. Onsdagar föreslås som sammanträdesdag och tidpunkten för sammanträde kl Kulturförvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Ärendet 1 95