Du har väl inte missat att du kan få hjälp med årsskiftet?

Transkript

1 Nyheter & info FRÅN HANTVERKSDATA NR 04:2016 NOVEMBER Du har väl inte missat att du kan få hjälp med årsskiftet? Lönedagen - För dig som vill göra jobbet själv och vill lära dig mer! Vill du slippa göra jobbet kan du boka hjälp av en konsult! Har du koll på läget och vill göra årsskiftet helt själv? Varje år går vi ut med inbjudan till Lönedag för dig som jobbar i Entré. På Lönedagen går vi igenom rutinerna samt att du får med dig dokumentation att ha tillgänglig när du själv ska göra årsskiftet. Det finns fortfarande några platser kvar om du vill göra årsskiftet själv men känner dig lite osäker på hur du ska göra. Anmäl dig på vår hemsida under fliken Kurser/Seminarier. Senast 9 december vill vi ha din bokning. Efter det kan vi inte garantera att vi hinner med att hjälpa dig. Efter 1 december börjar vi boka in er i den ordning vi fått beställningarna. De som har 14 dagars lön går före. Då ligger de dokument du behöver ute på vår hemsida. Logga in på Mina sidor. Under respektive program (Entré/Bilanco) så hittar du årsskiftesdokumenten under rubriken Lön. För dig som jobbar i Entré så har vi ett bokningsformulär på hemsidan. Det hittar du under fliken Tjänster. För dig som jobbar i Bilanco så mejlar du till support@hantverksdata.se. För Entré så kommer de att finnas på plats senast 8/12. För Bilanco läggs dokumenten ut tillsammans med uppdateringsfilen i början av januari. Elmässan i Kista var bättre än någonsin! I slutet av oktober var det dags för Elmässan i Kista. Vi var som vanligt på plats för att träffa er kunder och informera fler företag om hur bra Hantverksdatas system är för Elbranschen. Vi hade ett högt tryck i montern under båda dagarna. Det var väldigt roligt att se. Naturligtvis var det många kunder som var nyfikna på vår stora nyhet KlarPris. För el- och VVS-branschen är KlarPris en mycket bra tilläggstjänst för smidig materialplanering. Sök en artikel och få pris från alla dina grossister samtidigt. Du ser lätt var du får bästa pris och kan enkelt lägga beställningen. Nästa gång vi står på mässa blir på Elfack i Göteborg 9-12 maj Vi tittar på att stå på några andra mässor bl a i Malmö i april och i Umeå i september. Men som vanligt skickar vi ut inbjudningar inför mässorna så att ni vet att ni kan komma och hälsa på oss. Det var högt tryck i montern båda dagarna! NYHETER & INFO UTGES AV HANTVERKSDATA, VENDEVÄGEN 85 B, 4 TR, DANDERYD TEL: E-POST: marknad@hantverksdata.se. HEMSIDA: Vår nya innesäljare Martina Fjärem Sallfeldt jobbade sina första dagar på mässan.

2 Nya inställningar för e-postfunktioner via Entré Du kan nu enkelt skicka en kopia till dig själv på de fakturor som skickats via E-post till kunden. Gå till System Allmänna sidoregister Grundinställningar. Välj Sök. Ange inställningsnummer Ange den e-postadress dit kopior på skickade fakturor ska. Dags att skicka in CSR förfrågan till Skatteverket! Så här gör du i Entré! Fr o m 1 november kan man göra förfrågan som avser nästa inkomstår, i annat fall kommer den att avse aktuellt inkomstår. CSR förfrågan kan göras när som helst under året, t ex för nyanställd. CSR förfrågan görs via Skatteverkets e-tjänst. Gå till Lön - Årshantering - 1/ Klicka på Ny förfrågan 2/ Markera val av Typ av förfrågan = Online på skatteverkets hemsida Anställnings id behövs normalt inte anges, då skapas filen med alla aktiva personer. Filen som skapas sparas i en mapp på datorns Skrivbord som heter Lönefiler och därefter \CSR\2016\aktuellt företagsnummer. Före löneavräkningen i januari ska man ha läst in de nya uppgifterna. Så här gör du i Bilanco! Du som är utbetalare av lön, eller motsvarande, kan här ta reda på dina mottagares preliminärskatteuppgifter genom att skicka en förfrågan till Centrala skatteregistret, CSR. Om förfrågan avser innevarande år får du normalt svaret inom två till tre dagar. Efter svarsdagen sparas svaret i e-tjänsten i 14 dagar. Gäller förfrågan kommande år får du svaret i mitten av december, efter att preliminärskatteuppgifterna är klara. Svaret sparas i dessa fall till den 31 januari. Skapa en CSR-förfrågan: Välj menyn Lön Rutiner CSR. Personer som finns i personalregistret och är markerade som inhyrda kommer inte att komma med i förfrågan. Spara ner filen på lämplig plats. Klicka på förstoringsglas för att välja plats. T.ex. C:\Program\Hantverksdata Bilanco.

3 Tips & Trix i Entré På användarträffen höll Göran Önnerdal ett uppskattat pass med många små tips & trix. Sånt man lätt missat eller glömt bort. Här är några av godbitarna. Tips 1 Via inställning 3748 kan man visa antal order med önskad status, exempelvis Arbete slutfört Tips 2 Vid tidregistrering i Portalen finns möjlighet att lägga in färdiga texter att kopiera Läggs upp under System, Sidoregister, Stödtexter Tips 3 Inställning 3783 aktiverar ny knapp under Visa i orderlista, Objektresultat Då kan man se orderns resultat på samma sätt som i projekt Skicka objekt med e-post i våra Kalkylprogram Det fungerar på samma sätt i Målerikalkyl, Isolerkalkyl och Golv & Kakelkalkyl. Öppna det objektet du vill skicka. Klicka Arkiv -> Skicka med E-post Ett nytt meddelande skapas i ditt förinställda epostprogram. Objektet bifogas i ett s k obk2 format och är ämnad att läsas in till Hantverkdatas kalkylprogram.

4 Betalning av leverantörsfaktura i Bilanco Fråga: Jag har registrerat en leverantörsfaktura men när jag ska skapa filen till bankgirot finns inte fakturan med. Vad kan ha hänt? Svar: Detta är en fråga som ganska ofta dyker upp på supporten. Det beror på att när man registrerade fakturan så skrev man in ett felaktigt förfallodatum. Vid skapande av betalfil så hämtar programmet alla de leverantörsfakturor som ska betalas till och med datumet man har valt. Har man då skrivit in ett felaktigt förfallodatum kommer således inte betalningen med. Gör så här: Välj Registervård Levres. kontra. Ange REF-id. Titta i rutan Förfallodatum. För att ändra förfallodatum, klickar man på Ändra-knappen och skriver in det korrekta förfallodatumet och klickar på Spara-knappen. Nu kommer fakturan att komma med vid betalningen. Uppdatera priset på arbetstiden i Bilanco Fråga: Om jag vill ändra min timdebitering på arbetstiden hur gör man då? Svar: Välj Registervård Artikel Artiklar. Skriv in artikelnumret och tryck Enter. Skriv in det nya timpriset på höger sida och byt fokus från rutan (sätt markören i t.ex. nästa ruta). Klicka på Spara-knappen. Det nya priset gäller från och med nu vilket innebär att man manuellt måste ändra på redan registrerade rader.

5 NYHETSBREV NR 04:2016 NOVEMBER Användarträffen Matnyttigt, Roligt, Givande! Torsdag 27 oktober var det dags för årets upplaga av Användarträffen. År 2007 var första gången vi var på Hilton Slussen och under de 10 år vi kört så är det bara ett år som vi inte varit på Hilton Slussen. Kanske blir det något nytt nästa år? Alla säljarna var naturligtvis med som vanligt för att träffa sina kunder. Några av dom höll i seminariepass men i år hade vi även med oss många nya ansikten som var med och höll i seminarierna under dagen. Vi hade utökat med ytterligare en lokal så att sex seminarier pågick parallellt under fyra pass. I pauserna hade alla möjlighet att träffa våra samarbetspartners i leverantörsutställningen. Av utvärderingen att döma verkar en stor majoritet vara mycket nöjd med dagen. Här följer en kort sammanfattning om vad vi gick igenom på de olika seminarierna. Bilanco Annika Edbom-Johansson och Lasse Johansson höll i de fyra Bilancopassen. Det pratades ganska mycket om Portalen och EDI, två moduler i tiden. Det tipsades om hur man flyttar material från en inläst EDI-faktura till ett annat objekt. De diskuterade även att tidbankstimmarna inte kommer att tilldelas vid årsskiftet utan till semesterårsbytet. Annika visade även den omgjorda objektlistan. Nu visas upparbetad summa, om objektet är ROT och hur många timmar som är registrerade. En lista på önskemål sattes upp där många av delarna glädjande nog kommer med redan i nästa uppdatering till årsskiftet. Entré Seminarierna för Entré delades upp på flera parallella pass där man fick pussla ihop sitt eget schema. Det var mycket matnyttig information, mest nyheter i nya versionen men även tips & trix som många missat från tidigare uppdateringar men som är väldigt bra att kunna. Hur man rättar tid i rapporter, total tid kontra omkostnadstid. Hon tipsade även om den nya projektanalysrapport som kommer i senare version av Entré. Orderflödet Johan Häggqvist gjorde en genomgång av orderflödet, från start till fakturering. Han tipsade om orderstatusar och hur dom kan användas för att styra och hjälpa till i arbetet bland annat med automatisk e-post och sms till kund/montör vid vissa statusar. Han visade även att man numera kan dela upp arb-artiklar efter anställd/datum direkt i ordern så att man slipper bifoga tidslistor till kunder. Den nya checklistehanteringen för order där man kan ha checklistor på anställd var också något som Johan gick igenom. Projektstyrning Martina Ahlberg hade hand om de tre Projektpassen som alltid drar många deltagare. Där visade hon projektflödet med projekttyp och ordertyp. Hon visade hur man lägger in en Kalkyl på projektet och den nya projektresultatbilden med ny knapp för att titta på leverantörsfakturor. Martina tipsade om att man vid fakturering av kredit i lyftplanen kan ange om den ska exporteras eller inte och om bocken i kreditrutan som kommer upp. ÄTA-hantering med exempel på en ny ÄTA-liggare och successiv vinstavräkning där man nu kan lägga till vinstavräknat med teckenvändning var andra saker som togs upp. Fler nyheter var vår nya hantering av checklistor där man kan ange typ av koppling, då ordern får projektets checklista. Lite rapporter hann Martina även med Portalen I år delade vi upp Portalpassen på två olika utifrån hur van användare man är. Förhoppningsvis blev informationen mer intressant och lättare att ta till sig på så vis. Jonas Åström höll i alla passen. Första passet var Entré Portal grund. Där gick Jonas igenom de viktigaste funktionerna och visade på ett enkelt orderflöde från ax till limpa. Andra passet var Entré fortsättning. Där gick de igenom nyheter och fördjupade sig i funktionerna nya checklistehanteringen, leverantörsfakturaattest, stödtexter, specifikationskoder samt en översiktlig genomgång av funktionerna i arbetsledarlicensen. Materialplanering På detta pass gick Anders Persson (fd Sörbom) igenom hanteringen för beställning av material. Han visade hur materiel enkelt kan kopplas direkt till en inköpsorder från en arbetsorder och hur man kan koppla materialet till en s k materialplanering. Materialplaneringen matchar materialet till den grossist som du har billigaste netto från och även grossistens lagersaldo. Härifrån skapas även inköpsorder automatiskt till respektive grossist. På passet visades även den stora nyheten med Klarpris integrerat i Portalen. Klarpris är ett webbbaserat inköpssystem som visar bilder direkt på respektive artikel och presenterar alla grossisters gnp, netto samt webbrabatter och övriga rabatter på respektive artikel. Integrationen bidrar även med att visa bilderna direkt i Portalregisteringen i en order samt visning av vilka grossister som materialet i lager samt billigaste grossist. Dokumenthantering Peter Myrman visade den nya versionen av Dokumenthanteringen. I den nya versionen har vi utvecklat en koppling mot Entrécom. Detta ger användaren ett antal fördelar bland annat att order och projekt uppdateras automatiskt i dokumenthanteringen. Vidare pratade Peter om de nya sökfunktionerna samt hanteringen av fakturabilagor.

6 ...forts Användarträffen 2016 SQL/Analys En av våra nya konsulter, Jonas Björve, höll ett rätt tekniskt pass där han gick igenom hur man kan använda Entré Analys. Analys kräver att man har Entré i SQL. Jonas började med att visa hur man navigerar i de olika rapporterna. Det finns möjligheter att interagera i rapporterna t ex genom att markera rader för att se detaljer för den/de raderna man valt. Det går att borra sig ner för att kunna anpassa sina urval. Det går att filtrera genom att klicka i/ur bockar och ytterligare förfina sina urval. Jonas visade även hur man enkelt kan anpassa sina rapporter genom att lägga till och ta bort fält som man vill skall visas i sin rapport. Det går också att justera rapporterna utseendemässigt, som formatering av siffror, färger, konvertera graferna till andra typer. Under seminariet visade han också hur enkelt man kan skapa egna rapporter från grunden. Det går att göra genom att klicka sig fram för vilka tabeller som man vill ha med. För den erfarne går det också bra att skriva egna frågor mot databasen. Lön Pia Qvennerstedt pratade om de nyheter som kom i den senaste versionen Den mest eftertraktade var en ny funktion som gör att man kan skilja på vilka ackumulatorer man vill visa i portalen. Stödtexter i tidsregistreringen tyckte alla var en bra nyhet. Andra nyheter som Pia gick igenom var utbildningskoder, manuellt pris i Sök i tidsregistret, nya kolumner och två nya rapporter. Integrationen med Automile var naturligtvis en av de största nyheterna. Redovisning Utöver projektpassen hade Martina Ahlberg även hand om det mest bokade passet, Redovisning. Tyvärr satte lokalen stopp så att alla inte ens fick plats. Martina visade transaktionsregistrets uppsättning med flikar och vad man ser på varje flik. Hon gick igenom omkontering via transaktionsregistret 1. I attesten, 2. Efter attesten. Hur man kan skapa verifikat genom import av excelfil eller via SIEinläsning samt Ingående balans/budget och hur man kan importera sin budget från Excelfil gick Martina också igenom. Hon visade Sök i transaktionsrader, Avstämning/Periodstängning och slutligen pratade hon om momsavstämning. Elkalkyl Lasse Johansson höll ett pass för de som använder den integrerade kalkylmodulen för Elbranschen. Elkalkylen i Entré innehåller ca artiklar kopplade till ATL tid, dessutom finns det mindre kalkylrecept t ex kabelstegar per meter med skarvar pendel, konsol och fästmaterial. Lasse visade att vi har tagit fram ett antal exempel på större kalkylrecept som färdiga lägenheter och kontorsutrymmen. Perfekt för de kalkyler där man vill mängda materialet, för att sedan få ut en kalkylsammanställning. Kalkylunderlaget går sedan att hämta in i materialplaneringen för att optimera inköpet. Lasse visade även pdf-mätningsmodulen som ger möjlighet att mängda från en ritning i pdf-format. Hur man ställer in skalan och väljer vilket material man vill mängda och spara direkt i kalkylen. Nya Entré Glas I och med att vår gamla trotjänare GPD fasas ut vid årsskiftet så valde vi att ha med två pass för glasmästerierna där Johan Häggqvist gick igenom Bilglas och Planglas. I Bilglaspasset visade Johan flödet och integrationen med Cabas. Han tog upp smarta extra-funktioner som att sms:a och gick igenom hur man kan lägga upp snabbvalsartiklar som man ofta använder. Han visade också att man kan använda Bilglasdelen till att sälja övriga artiklar direkt till kund, exempelvis merförsäljningsartiklar i butik. I Planglaspasset tittade de på smarta funktioner som att e-posta fakturor/ offert direkt till kund. Johan visade hur man jobbar smidigast med sitt artikelregister i planglas. De tittade även på portalen för planglas och hur man kan jobba med sina order mobilt. Nyheter i övriga moduler/ Tips & trix Vår säljare Göran Önnerdal höll ett uppskattat pass där han visade många små tips & trix för hur man kan jobba lite enklare. En del var nyheter men mycket har funnits sedan en längre tid. Det är lätt att missa alla finesser som kommer i de nya versionerna. Det här blev ett uppsamlingsheat där Göran visade flera bra & ha tips. Några av dom skriver vi om i en separat artikel i detta nyhetsbrev. Leverantörsutställningen I år hade vi återigen tagit med några av de samarbetspartners som vi har. Det var några år sedan sist men nu var det dags igen. Missade du att prata med leverantörerna på vår användarträff så kan du istället kontakta vår säljavdelning för mer info på info@ hantverksdata.se. Automile En elektronisk körjournal som ger användaren möjlighet att med en enkel knapptryckning vidarefakturera arbetsresor alternativt skapa underlag för reseräkning. Helt integrerad med Entré. InExchange Du kan enkelt skicka EDI fakturor till dina kunder direkt från Entré. Det innebär att du får tillgång till en stor mängd mottagare via deras EDI-växel. Några exempel är Skanska, PEAB, kommuner, landsting och statliga verk. OpusCapita Skanning, tolkning och arkivering av pappersfakturor. Leverantörsfakturan skickas till deras scannercentral som tar emot fakturorna, scannar och tolkar uppgifter för att tillsammans med bild läsas in i Entré i samma flöde som övriga elektroniska fakturor.

7 NYHETSBREV NR 04:2016 NOVEMBER...forts Användarträffen 2016 Mamma Mia, vilket party! Vi har aldrig någonsin varit så många på kvällen. Med tre bussar åkte vi till Djurgården och klev in på Gröna Lund och Tyrol. Där möttes vi av värme och servering i grekisk tappning. Släng biljetten, ta en Ouzo och njut av mat och underhållning!. Det var verkligen underhållning i hög klass och väldigt närgången också. När flera av våra bord togs bort i slutet av showen så blev vi plötsligt många på dansgolvet. Festen fortsatte till midnatt då bussar gick tillbaka in mot stan och sängarna på Hilton. Men det var flera som fortsatte ut i Stockholmsnatten för mera äventyr. En fantastiskt rolig kväll som blir svår att toppa nästa år men vi gör ett tappert försök. Planeringen inför nästa år är redan igång. Det är hög tid att boka lokaler då det redan är fullbokat många datum nästa höst. Vi ska snart gå igenom alla utvärderingar och utifrån era synpunkter skruvar vi till programmet lite till inför nästa år. I vår kommer mer info om användarträffen Vi hoppas att ni vill komma då! En hälsning från Nikos Taverna

8 Än finns det kurser kvar att gå! Vi jobbar just nu på att ta fram ett nytt kursschema för våren Så fort det är klart kommer vi att lägga ut de nya kurstillfällena på vår hemsida. Den tryckta kurskatalogen kommer tillsammans med Kundkontakten innan jul. Men än finns det platser kvar till höstens sista kurser. Gå in på vår hemsida under fliken Kurser/Seminarier så hittar du hela kursutbudet. Klicka på kurstillfället under respektive kurs för att anmäla dig. Då sista anmälningsdag passerat försvinner kurstillfället men du kan fortfarande mejla till för att höra om det finns platser kvar. Entrékurs Nivå Kursdatum Plats Sista anm.dag Lön 2 dagar grund onsdag Göteborg onsdag Inställt, för få deltagare Lön 2 dagar grund tisdag Danderyd tisdag Platser finns - Mejla! Portal grund tisdag Webb tisdag Prishantering forts torsdag Webb torsdag Lön 2 dagar grund onsdag Danderyd onsdag Har du inte tid att avsätta en hel dag för en kurs? Delta på ett 1-timmes webbseminarie istället! Har du sett att att vi varje månad håller webbseminarier för våra kunder? Det är våra säljare som håller ett kostnadsfritt webbseminarie under ca 1 timme i ett aktuellt ämne. Just nu är det Entré Portal/KlarPris som det finns kurstillfällen till. Vi byter ämne och/eller lägger till nya ämnen då och då. Tidigare under hösten hade vi seminarier om Analys. Gå in på vår hemsida. Under fliken Kurser/Seminarier hittar du de aktuella Webbseminarierna under Seminarier. Klicka på önskat kurstillfälle och anmäl dig som till övriga kurser. Seminarierna hålls en gång per månad Kurstid är kl Du får ett mejl med instruktioner för hur seminariet går till Seminariet är kostnadsfritt KlarPris i Entré Portal Vi visar vår mobila arbetsorder, Entré Portal kopplat till tjänsten Klarpris: Ny artikelregistrering i arbetsordern som direkt visar artikelbilder och grossister Beställning direkt från arbetsorder till en leverantörsmatchning Hantering av leverantörmatchning och beställningar till leverantörer som direkt uppdaterar arbetsordern Nästa nummer av Nyheter & info kommer i februari Kundkontakten skickas ut innan jul