Nämnden för Service. Thomas Sahlström (C) ersätter Gunnel Wester Orrelid (M) Renée Sylvan (S) ersätter Victoria Karlsson (M)

Transkript

1 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid sammanträde Kungsbackarummet Klockan 8:30-12 Paus ande Ledamöter Fredrik Hansson (C), ordförande Hravn Forsne (M), vice ordförande Madelene Höök (L) Björn Ivarsson (S) James Kujansuu (-) 1-7 Tjänstgörande ersättare Thomas Sahlström (C) ersätter Gunnel Wester Orrelid (M) Renée Sylvan (S) ersätter Victoria Karlsson (M) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Lars Nyström, förvaltningschef Kristina Gudmundson, sekreterare Klara Svensson, sekreterare Maria Rosenberg, enhetschef Lokalförsörjning 6-7 Sture Hedelin, planeringssamordnare Lokalförsörjning 6-7 Ulrika Granfors, verksamhetschef Fastighet 2-5 Christina Malmborg, ekonomichef Plats och tid justering Digital justering Underskrifter Sekreterare Kristina Gudmundson Paragrafer 2-13 Ordförande Fredrik Hansson (C) Protokolljusterare Björn Ivarsson (S)

2 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (17) Organ ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslagsdatum Anslaget ska sättas upp inom 2 dagar efter justering. då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Förvaltningen för Service Underskrift Kristina Gudmundson

3 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (17) Innehåll Förändring av delegationsförteckning 4 Hyresavtal - Paviljong Ögärdet 5 Förslag till investeringsplan Information - Sifferbokslut Information - Lokalprojekt 8 Information - Standardiserade lokaler 9 Diskussion - Nämndens bidrag till att nå 1 % målet inom besparingar 10 Information - Genomförandeplan 11 Redovisning av medarbetar- och chefsenkät 12 Barnkonsekvensanalys 13 Anmälan av delegeringsbeslut 14 Redovisning av inkomna skrivelser 15 Eventuell information 16

4 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (17) 2 Förändring av delegationsförteckning Dnr SE/2016:137 Nämnden godkänner tillagd punkt 4:8 i delegeringsförteckningen. I nämndens delegeringsförteckning antagen har en förändring skett. Under punkten 4 Upphandlingen, har förteckningen kompletterats med punkt 4:8 vara beställarens ombud under anbudstiden. Listan för vidaredelegering har utökats med enhetschef för lokalförsörjning samt projektsamordnare. sunderlag Tjänsteskrivelse, et skickas till Enhetschef för lokalförsörjningsenheten

5 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (17) 3 Hyresavtal - Paviljong Ögärdet Dnr SE/2016:195 Enhetschefen för Serviceområde Fastigheter får i uppdrag att underteckna nytt hyresavtal för moduler avseende Ögärdet. SE Upphandling har haft förfrågningsunderlag ute avseende hyra av paviljonger avsedda för skolverksamhet från Fjärås Bräckaskolan om ca 1200 kvm (LOA) på Ögärdet. Anbuden har nu inkommit och vi avser att tilldela en av leverantörerna detta. Hyresavtalet följer Kungsbackas kommun standard mall avseende hyresavtal för paviljonger. Hyresavtalet avser ett treårigt hyresavtal med möjlighet till 1åriga förlängningar. et skickas till SE Fredrik Wallman

6 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (17) 4 Förslag till investeringsplan Dnr SE/2017:14 Nämnden beslutar att godkänna investeringsplan blankett 4 Fastigheter, investeringsplan blankett 4 Service övriga verksamheter samt behovsbeskrivning till ovanstående äskande. Enligt Kungsbacka Kommuns styrmodell ska nämnder och styrelser fatta beslut om investeringsplan senast februari nämnd. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar därefter investeringsplanen under januari-mars 2017 för att därefter beslutas tillsammans med kommunbudgeten i juni Förvaltningen föreslår att totalt tkr äskas för investeringar på Fastigheter under perioden enligt blankett 4 Fastigheter. För lokaler ingår framför allt investeringsåtgärder för reinvestering, verksamhetsanpassningar och för maskiner och inventarier. Behovsunderlag bifogas. Föreslagna investeringar för Service övriga verksamheter redovisas i blankett 4 Service. Totalt äskas tkr för investeringsbehov under perioden för Måltider, IT, SEövergripande och Lokalvård. Driftskonsekvenser för ovanstående investeringar redovisas i blankett 4. sunderlag Tjänsteskrivelse, Investeringsplan blankett 4 Fastigheter Investeringsplan blankett 4 Service övriga verksamheter Behovsbeskrivning

7 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (17)

8 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (17) 5 Information - Sifferbokslut 2016 Informationen noteras i protokollet. Ekonomichef Christina Malmborg presenterar sifferbokslut Service Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse bokslut Intäkter Kostnader Nettokostnader Tillfälliga vakanta tjänster Kraftiga volymökningar inom bland annat IT, Måltider och Inköp Pågående projekt som bland annat Samordnad varudistribution Outnyttjad reserv Kundcenter

9 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (17) 6 Information - Lokalprojekt Dnr SE/2016:165 Informationen noteras i protokollet. Maria Rosenberg, enhetschef Lokalförsörjning presenterar aktuell projektlista för pågående lokalprojekt. Bland annat redovisas följande lokalprojekt: Hall för parkour, gymnastik med mer Teknikens hus Fjärås skolor förstudie EKB Anpassning Klarinetten förskola Anpassning Kolla Bengtssons väg EKB Björkris tillfälliga förskolelokaler

10 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (17) 7 Information - Standardiserade lokaler Informationen noteras i protokollet. Maria Rosenberg, enhetschef Lokalförsörjning och Sture Hedelin, planeringssamordnare Lokalförsörjning informerar om hur de arbetat med standardisering av lokaler. Hur det framöver kan arbetas med så kallade mallar för hur till exempel förskolelokaler ska utformas. Hur lokaler ska kunna användas inom olika verksamhetsområden över tid. Exempelvis att en förskolelokal med lätta förändringar ska kunna ändras till skollokal. Projektet innefattar lokaler, utemiljö, inredning och utrustning. Implementering kan ske inom några månader. Dessförinnan kommer återkommer Maria Rosenberg för avstämning.

11 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (17) 8 Diskussion - Nämndens bidrag till att nå 1 % målet inom besparingar Informationen noteras i protokollet. Förslag till vad Service kan göra för att nå 1 % målet inom besparingar: Förändrade energikostnader som följd av solpaneler Förändring fordonskostnader Förändrade mobilitetskostnader Nya prismodeller och principer för prissättning Inköp analys besparingspotential inom upphandling Tryckerisamordnartjänst Tjänstemän i beredskap Servicenära tjänster samarbete med FG, VO Effektivisera löneprocessen Leasingkostnader

12 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (17) 9 Information - Genomförandeplan Informationen noteras i protokollet ska tre huvudspår genomsyra all Service verksamhet. Digitalisering Samordning enligt Service management Den hälsosamma arbetsplatsen

13 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (17) 10 Redovisning av medarbetar- och chefsenkät Informationen noteras i protokollet. Lars Nyström, förvaltningschef presenterar medarbetarenkäterna. Medarbetarenkäten: 506 personer på Service har besvarat enkäten vilket ger ca 75 % svarsfrekvens. Totalt i kommunen är det som besvarat enkäten. Resultatet visar överlag bra värden. Chefsenkäten 42 chefer på Service har svarat, det finns totalt 252 chefer i kommunen. Även här visar enkäten överlag bra värden.

14 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (17) 11 Barnkonsekvensanalys Dnr SE/2017:16 Informationen noteras i protokollet En checklista avseende barnkonsekvensanalys har upprättats för de ärenden som behandlats vid dagens sammanträde. Har vi tillfrågat de berörda barnen om deras synpunkter? Nej Innebär beslutet att barn och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Ärenden: Svar på revisionsrapport Lokalförsörjningsprocessen Hyresavtal - Paviljong Ögärdet Förslag till investeringsplan Förändring av delegeringsförteckning sunderlag Tjänsteskrivelse,

15 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (17) 12 Anmälan av delegeringsbeslut Dnr SE/2016:69 Redovisning av beslut som fattats av förvaltningen på delegation för nämnden noteras i protokollet. Vid sammanträdet redovisas sammanställning av beslut fattade på nämndens vägnar med stöd av Delegeringsförteckning antagen av nämnden för Service Dnr Ärendemening Handläggare SE Anställning av nämndsekreterare utredare Lars Nystr๖m SE/2017:11 Delegeringsbeslut - Nyanställningar Fastighet - januari 2017 om anställning Johan Burman SE/2017:6 Delegeringsbeslut - Nyanställning IT - januari 2017 om anställning Saara Pennannen Axelsson sdatum Eva Berg SE/2017:9 Delegeringsbeslut - Nyanställning Medborgarservice - januari 2017 Nyanställning - Energirådgivare Medborgarservice - Januari Eva Norrand Andersen SE/2017:8 Delegeringsbeslut - Nyanställning Rådgivning och Media -Januari 2017 Nyanställningar - Rådgivning och Media - Januari Eva Norrand Andersen SE/2017:10 Delegeringsbeslut - Fastighet - Sammanställning av driftstbidrag 2017 Sammanställning av driftsbidrag Charlotta Huss SE/2017:4 Nyanställning - Fastigheter januari 2017 Säkerhetstekniker Christer Hansson sunderlag Tjänsteskrivelse Sammanställning Delegeringsförteckning

16 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (17) 13 Redovisning av inkomna skrivelser Dnr SE/2017:3 Redovisning av inkomna skrivelser noteras i protokollet. Lokalplan för för Nämnden för Funktionsstöd

17 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (17) 14 Eventuell information Informationen noteras i protokollet. Inom det närmsta året är det ett antal förändringar i anställningar. Under våren kommer rekrytering av ny upphandlingschef att påbörjas. Förhoppningen är att personen ska vara på plats i augusti för överlämning av arbetsuppgifter från Pehr Helsing. Ekonomichef Christina Malmborg går i pension 30/6. Hon kommer dock att vara kvar till och med Förvaltningschef Lars Nyström kommer troligtvis att arbeta kvar till då han går i pension.

18 Signatursida Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare: Namn FREDRIK HANSSON & Tid :00:01 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _09b3e cb8e856a8c7e9972a329 Namn BJÖRN IVARSSON & Tid :54:48 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _098c8602e403fd7a954b28dfbd78ef0d3c Certifierad av ProSale Signing Accepterad av alla undertecknare :54:53 +01:00 Ref: Validera dokumentet Användarvillkor Signatursida 1 av 1