Mölndals Golfklubb. HÖSTMÖTESHANDLINGAR 2008 Höstmöte avhålls i klubbhuset lördagen den 22 november 2008 kl 12

Transkript

1 Mölndals Golfklubb Föredragningslista HÖSTMÖTESHANDLINGAR 2008 Höstmöte avhålls i klubbhuset lördagen den 22 november 2008 kl Upprop och fastställande av röstlängd för mötet. 2. Mötets behöriga utlysning. 3. Fastställande av föredragningslista. 4. Val av ordförande samt sekreterare för mötet. 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet. 6. Fastställande av avgifter, verksamhetsplan samt budget för det kommande verksamhetsåret. 7. Styrelsens förslag gällande hedersmedlemsskap. (Bil 1) 8. Förslag om ändring av stadgarna efter kompletterande regler för A-spelrätter (Bil 2) 9. Fastställande av antal styrelseledamöter för kommande verksamhetsår. (Bil 3) Val av: A B C D klubbens ordförande för en tid av (1) år; halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av (2) år; (2) revisorer för en tid av ett år; (3) ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till ordförande 9. Behandling av inkomna motioner. Inga motioner inkomna 10. Övriga frågor. (Konsekvensanalys, Bil 4) Frågor av ekonomisk natur får inte avgöras om de ej finns med på dagordningen för mötet. 11. Mötets avslutning.

2 2 Saxat ur Bokslut Resultaträkning, KSEK Prognos 16 mån Summa intäkter * varav -medlemsavgifter greenfee, företagsgolf sponsring, reklam driving range hyror Summa kostnader Uppdelat på: -banskötsel golfspelet gemensamt varav -personalkostnader Resultat före avskrivning Summa avskrivning Finansnetto Årets nettoresultat 0** Investeringar Amortering banklån * Varav 365 KSEK avser likvid vid avyttring av inventarier **Vinst vid avyttring av grävmaskin och golfbilar ingår med 165 KSEK

3 3 Ordföranden har ordet Vi har haft ett gynnsamt år Vädrets makter har varit med oss under större delen av säsongen. Banan öppnades den 23 april och under maj var det i det närmaste rekordvärme vilket gjorde att många blöta områden, som ibland haft svårt för att torka upp, fort blev torra och spelbara. Medlemmar har kommit och gått, under september hade vi 1402 stycken varav antalet greenfeemedlemmar utgjorde 134 stycken. Visst har det varit många som lämnat, men nu ser vi tendensen att greenfeemedlemmar blir fullvärdiga medlemmar och skaffar en A-spelrätt. Vår klubb klättrar i anseende, vi förbättrar positivt på banan och nya medlemmar kommer till. Greenfeeintäkterna ökar, framför allt under juli månad. Många gästande spelare, vars ba rn deltog i Gothia Cup, besökte oss. 9-hålsslingan har blivit succé, den var nästan jämt fullbokad. Det blev dock litet kollisioner och trångt vid hål 14 på onsdagar (herrgolfen) och torsdagar (damerna). Inför nästa säsong kommer vi därför att minska något på antalet starter efter kl dessa dagar. Nästa säsong ska vi också ta fram siffror på hur väl utnyttjad 9-hålsslingan är, i år har vi inte kunnat specificera detta fullt ut. Vår utvecklingsgrupp har under året arbetat fram flera förslag på förbättringar, man har kommit en bit på väg. Bl.a. ska vi inrätta en tjänst som klubbchef, vilken kommer att ha det övergripande ansvaret för klubben och dess personal. I övrigt arbetar gruppen vidare emot mål för Det känns fortfarande väldigt bra med kombinationen reception och shop. Under helgerna har bemanningen utgjorts av klubbvärdar och studeranden. Golfvärdar har tjänstgjort på banan under helgerna. Masterplanen gav oss diskussioner och visioner. Vad kan vi göra och vad har vi gjort? Mer om detta längre fram då större arbeten måste budgeteras före beslut. För att undvika onödig trafik på vägen utmed hål 18 har vi satt upp bommar vid infarten och uppe vid hål 16. Vi har en överenskommelse med ägarna till vita huset vid hål 18 att de kan nyttja vägen tills vidare. Vår nye pro, Claes Bergendahl har smält väl in på klubben. Han har haft många elever och kurser för oss andra som vill bättra på golfspelet. Kursverksamheten fortsätter under vinterhalvåret och till våren blir det nya nybörjar- och junioraktiviteter. Jag önskar Er alla en trevlig vinter med mycket golfträning så ses vi laddade till våren. Julia Korsan-Bengtsen

4 Styrelsens förslag till V e r k s a m h e t s p l a n, a v g i f t e r o c h b u d g e t Övergripande målsättning: Fortsatt värna om vår ekonomi Stegvis och måttlig utveckling av banan i linje med Masterplanen Öka relationen till våra medlemmar genom bättre information och kommunikation ANLÄGGNINGAR Inga större ombyggnader är planerade för året. Mindre justeringar med masterplanen som grund sker fortlöpande under året. Dräneringsarbetet fortsätter som tidigare med åtgärder på 5 á 7 st hål. Dressning av fairway även nästa år för att skapa torrare ytskikt. Ett 30-tal spridare för bevattning av fairways är planerade för att bytas ut. Vi fortsätter samarbetet med kommunen beträffande gallring av skog för att få in mer sol och vind på våra tees och greener. Gallring av träd enligt masterplan sker parallellt. Framtagning av beslutsunderlag för större ombyggnader enligt masterplanen skall ske under året. GOLFSPELET Antalet tävlingar kommer att vara i nivå med de senaste åren. Principen är att en helg i månaden hålls tävlingsfri. Med få undantag skall tävling ej förekomma både på lördag och söndag. MILJÖARBETE Klubben erhöll redan år 2002 SGF: s miljödiplom. Vi går nu vidare i avsikt att antingen miljödiplomeras enligt Göteborgsregionens modell för småföretag eller att miljöcertifieras enligt den modell för golfbanor som SGF inom kort kommer att presentera. I samband med utökad extern information om det positiva att spela på vår bana kommer de omfattande naturupplevelserna att lyftas fram. Ytterligare åtgärder mot igenväxning av våra dammar planeras. PERSONAL Banan Personalorganisationen inkl sommarvikarier omfattar cirka 9 årsarbetare. Under året har 2 st banarbetare och 1 mekaniker slutat sin anställning. Pekka Kronlund och Sture Börjesson har slutat på egen begäran medan Rune Larsson har avgått med pension. Banarbetarna är ersatta med ny personal och rekrytering av ny mekaniker påbörjas i höst. Golfspelet En heltidsanställd tränare, Claes Bergendahl finns i organisationen sedan början av Gemensamt Som ett led i en process att utveckla klubbens organisation samt sprida och förstärka den exekutiva funktionen utanför styrelserummet har Lars-Erik Hagbert utsetts till klubbchef från För att frigöra Lars-Erik för de nya arbetsuppgifterna har vi budgeterat för en förstärkning i kansliet för, i första hand, bokföringsarbete. I budgeten ingår, som tidigare, två heltidstjänster i kansliet, en vaktmästare på heltid samt timanställd sommarpersonal i reception/shop. Vi förutsätter fortsatt bemanning i samma utsträckning som hittills i reception/shop med hjälp av medlemmar. INTÄKTSHÖJANDE ÅTGÄRDER De intäktshöjande åtgärder som genomfördes 2007 (bl a greenfeemedlemskap, greenfeesamarbete och Röda avgångar) kvarstår även Erbjudandet till medlemmar att köpa greenfeehäften till rabatterat pris kvarstår också.

5 JUNIORREKRYTERING Antalet juniorer har minskat även 2008 och befaras minska ytterligare. Per oktober uppgår antalet juniorer till 157 st. Målet att på sikt komma tillbaka till 315 juniorer kvarstår. Vi fortsätter skolsamarbetet och hoppas att det skall bära frukt. Vår nya pro ser över nya former för juniorverksamheten. Inträdesavgiften för juniorer togs bort 2008 och under 2009 kommer även registreringsavgiften för förstaårsseniorer att tas bort i syfte att behålla tidigare juniorer. SPEL 9 HÅL Provet med 9-hålsslingann har blivit väldigt uppskattat bland många medlemmar. Vi kommer att permanenta slingan 2009 och i samband med att hela banan skall slopas om nästa år kommer även 9- hålsslingan att bli hcp-grundande. En utvärdering om inskränkning av några starttider för 9-hål i samband med tävlingar skall göras innan nästa spelsäsong. INVESTERINGAR Planerade investeringar om 125 Tkr avser uppställningsyta vid maskinhallen som överförts från 2008 års budget. Kostnaden för nytt verktyg för vår hemsida tas i slutet av Det nya verktyget skall förenkla hanteringen av hemsidan i syfte att fler skall engageras för att hålla den uppdaterad. AMORTERING Amortering på banklånet är ej budgeterat. AVGIFTER Budgeten baseras på att inga års- eller greenfeeavgifter höjs under året. Nytt är att inträdesavgiften för seniorer tas bort i syfte att stimulera rekryteringen av nya medlemmar. Endast registreringsavgiften debiteras nya medlemmar. VISIONSARBETET Styrelsen har genomfört steg 1 och tillsatt en klubbchef för att samordna personalresurserna på ett effektiv sätt. Steg 2 startar med att stärka den ideella organisationen så att medlemmarna blir mer engagerade och att kommittéerna får utökade befogenheter/ansvar i sina uppdrag. I steg 2 ingår också att upprätta marknadsplan för att föra ut allt positivt om klubben, öka attraktionskraften och därmed höja värdet på våra spelrätter.

6 6 AVGIFTER 2009 Inträdes-/registreringsavgifter Ändring -Inträdesavgift, nya seniormedlemmar Inträdesavgift, juniorer 0 0 -Registreringsavgift, ny ägare A-spelrätt tidigare juniorer Årsavgifter* Kategori 1. Senior, fullbetalande Senior, vardagsmedlem Senior, basmedlem Senior, greenfeemedlem Senior, studerande Junior Passiv Provmedlem Max familjeavgift max 2 fullbetalande seniorer ingår *Årsavgiften består av medlemsavgift och spelavgift. Medlemsavgiften är 800 kr. Övriga avgifter (oförändrade) Delbetalningsavgift 200 Förseningsavgift 300 Städavgift 300 Greenfee Normalpris (oförändrade) Senior vardag 320 lö-sö-helg 370 Junior halv senioravgift Äkta make/sambo vardag 580 lö-sö-helg 680 Städbiljetter 200 Medlemsbiljetter Paket om 4 st Max 3 paket/medlem Biljetterna gäller inköpsåret. Rabatt på Normalpris Vardagar MöGK basmedlemmar 100 Vardagar före kl 15 MöGK greenfeemedlemmar 100 Greenfee Pitchbana Seniorer 70 Juniorer 50 Övningsbollar, drivingrange - 1 drag, ca 20 bollar 10 - Kort, 24 drag Städkort 100 MEDLEMSANTAL Utfall avser status september månad Aktiva Budget Utfall 1363 Varav: -fullvärdig Budget Utfall vardags/bas Budget Maxvärde Utfall juniorer Budget Utfall provmedl, 1 år Budget 15 8 Utfall 18 -greenfeemedlemmar Budget Utfall 134 -passiva seniorer Budget Maxvärde Utfall 39 A-SPELRÄTTER Totalt antal A-spelrätter Ej sålda spelrätter = 76 st

7 Utfall Budget Prognos Budget Diff RESULTATBUDGET, KSEK Bud/Prog Not. Intäkter Medlemsavgifter m m % 1 Greenfee, företagsgolf % Drivingrange % Reklam, sponsring % Lektions och kursavgifter % 2 Tävlingsverksamheten % 3 Hyror % Bidrag % Lotteri, bingo % Övriga intäkter % Summa Intäkter % Kostnader Banskötsel Personalkostnader % 4 Leasing arbetsmaskiner % 5 Leasing arbetsfordon N/A 6 Rep o underh grönytor inkl material % 7 Ombyggnader, förbättringar % 8 Arbetsmaskiner - drift inkl rep/underhåll % 9 Övriga ban-kostnader % 11 Summa Banskötsel % Golfspelet Summa Golfspelet % Gemensamt Personalkostnader % Reklam o PR % Kontorsmaterial, trycksaker o d % Porto, telefon o d % Förbundsavgifter % Fastighetskostnader % 12 Arrenden % Övriga kostnader % Summa Gemensamt % Summa Kostnader % DRIFTRESULTAT % Avskrivningar % Finansnetto % Vinst vid avyttring av inventarier % 13 NETTORESULTAT

8 8 Kommentarer Not. Medlemsavgifter m m Inga avgiftshöjningar Lektions och kursavgifter Dessa tillfaller numera klubben som följd av anställd PRO 2 Tävlingsverksamheten Viss höjning av tävlingsavgifter Personalkostnader banan Färre årsarbetare till följd av naturlig avgång 4 Leasing arbetsmaskiner Arbetsmaskiner och 2 nya f-wklippare under hela Leasing arbetsfordon Nytt arbetsfordon för transporter 6 Rep o u-h grönytor inkl material lägre u-h.kostnader av bevattningsanl Ombyggnader, förbättringar Förbättringar enligt masterplan och behov av extern grävhjälp 8 Arbetsmaskiner - drift inkl rep/underhåll Lägre underhåll p.g.a. såld grävare samt nya klippare 9 Övriga ban-kostnader Tuffare prioritering av förbrukningsartiklar 10 Reklam o PR Något större satsning för att profilera MÖGK 11 Fastighetskostnader Högre elkostnader förväntas under Vinst vid avyttring av inventarier Försäljning av 2 st f-wklippare planerat under 2008 flyttat till såld grävare och ersatta golfbilar 13 Kassaflöde KSEK Utfall 2007 Utfall sept Prognos 2008* Budget 2009* Driftresultat Finansnetto Försäljning av tillgångar Investeringar Amortering banklån Förändring OT Förändring KS Summa Kassa UB * exkl. förskottsinbetalning av medlemsavgifter för efterföljande år!

9 (Bil 1) Styrelsens föreslår att årsmötet utser Svante Carlberg till hedersledamot i klubben. Under de 16 år Svante arbetade i styrelsen genomförde han ett mycket stort och gediget arbete. Han var eldsjälen i idéer och lösningar och arbetade verkligen igenom de förslag till förändringar han och andra medlemmar ville genomföra. Hans engagemang för Mölndals Golfklubb var hela tiden stort och värdefullt för klubben. Hemsidan och inte minst underlagen och presentationerna vid våra höst- och vårmöten gjorde oss kända både hos Göteborg Golfförbund och hos andra klubbar i distriktet. Några punkter: Aktiv i krisgruppen från den 24 september Krisgruppen lyckades, som första klubb i landet, genomföra förändringen av medlemslån till spelrätter. Styrelsemedlem i den nya styrelsen som bildades Ansvar för medlemsservice; kansli, rekrytering, golfvärdar, festkommittén och inte minst ansvaret för FORE. För Fore ansvarade Svante i 5 år. Hemsidan startade Svante Vice Ordförande 1998 och chef för administrationen utökades ansvaret att omfatta banan och bankommitté Styrelsens ordförande

10 Förslag till ändring av 1 & 2 i stadgar för Mölndals Golfklubb (Bil 2) Förslag till ny lydelse Gamla stadgar 1 MEDLEMSKAP Medlem är den som innehar en spelrätt och har beviljats inträde i klubben. Medlemskap får vägras endast om särskilda skäl föreligger, såsom hänsyn till arten av eller syftet med klubbens verksamhet eller till annan vägande omständighet. Beslut som innebär att medlemskap vägras skall fattas av Styrelsen. Spelrätten kan vara A: Överlåtelsebar, eller B: utan äganderätt. Juniorer erhåller normalt B-spelrätter enligt villkor som beslutas på årsmöte. Medlem som vid övergång från junioråldern fullgör grundläggande militärtjänstgöring får under den tiden fortsätta med sin B-spelrätt. Medlem som vid övergång från junioråldern, eller från militärtjänstgöring enligt ovan, heltidsstuderar får också fortsätta med sin B-spelrätt upp till 25 års ålder. Greenfeemedlemmar, anställda, och sponsorer erhåller också normalt B-spelrätter enligt villkor som Styrelsen fastställer. Styrelsen äger också rätt att utfärda B- spelrätt till ett begränsat antal elitspelare. Spelrätten är personlig. Styrelsen har möjlighet att meddela undantag från denna regel. Genom beslut av årsmötet får person på förslag av Styrelsen kallas till hedersmedlem i klubben. 1 MEDLEMSKAP Medlem är den som innehar en spelrätt och har beviljats inträde i klubben. Medlemskap får vägras endast om särskilda skäl föreligger, såsom hänsyn till arten av eller syftet med klubbens verksamhet eller till annan vägande omständighet. Beslut som innebär att medlemskap vägras skall fattas av Styrelsen. Spelrätten kan vara A: Överlåtelsebar, eller B: Utan äganderätt. Äganderätten till medlems A-spelrätt övergår antingen genom överlåtelse eller förverkan. Juniorer erhåller normalt B-spelrätter enligt villkor som beslutas på årsmöte. Medlem som vid övergång från junioråldern fullgör grundläggande militärtjänstgöring får under den tiden fortsätta med sin B-spelrätt. Medlem som vid övergång från junioråldern, eller från militärtjänstgöring enligt ovan, heltidsstuderar får också fortsätta med sin B-spelrätt upp till 25 års ålder. Greenfeemedlemmar, anställda, och sponsorer erhåller också normalt B-spelrätter enligt villkor som Styrelsen fastställer. Styrelsen äger också rätt att utfärda B- spelrätt till ett begränsat antal elitspelare. Spelrätten är personlig. Styrelsen har möjlighet att meddela undantag från denna regel. Genom beslut av årsmötet får person på förslag av Styrelsen kallas till hedersmedlem i klubben. 2 UTTRÄDE Generell regel för medlem med A-spelrätt: Medlem är omedelbart skild från klubben när äganderätten till medlems A-spelrätt övergår antingen genom överlåtelse till annan person som sökt och beviljats inträde i klubben eller genom överlämnande till klubben såsom gåva före den 1 oktober eller genom förverkan. Inga avgifter debiteras för nästkommande år. Undantag från generell regel: Medlem med A-spelrätt som under perioden 1 oktober - 30 november skriftligen anmäler sitt utträde ur klubben är omedelbart skild från klubben men betalningsskyldigheten för nästkommande års Spelrättsavgift kvarstår. Om A-spelrätten inte överlåtits till ny medlem före 1 oktober nästkommande år övergår den till klubben såsom gåva. Medlem med B-spelrätt som vill utträda ur klubben skall skriftligen anmäla detta till Styrelsen, varvid spelrätten återgår till klubben och medlemmen är omedelbart skild från klubben. Har medlem ej, senast 30 dagar efter skriftlig anmodan, erlagt årsavgiften är spelrätten förverkad. Medlem vars spelrätt förverkas på detta sätt skall anses ha utträtt frivilligt ur klubben. Klubben disponerar spelrätten för försäljning. Intäkterna från försäljningen återbetalas till den före detta A-spelrättsinnehavaren efter avdrag av eventuella skulder till klubben. Om intäkterna vid försäljningen understiger skulderna till klubben skall restskulden omedelbart regleras. Styrelsen kan meddela anstånd med erläggande av avgifter. 2 UTTRÄDE Medlem med A-spelrätt är omedelbart skild från klubben när ny innehavare av spelrätten ansökt och beviljats medlemskap i klubben. Medlem med B-spelrätt som vill utträda ur klubben skall skriftligen anmäla detta till Styrelsen, varvid spelrätten återgår till klubben och medlemmen är omedelbart skild från klubben. Har medlem ej, senast 30 dagar efter skriftlig anmodan, erlagt medlemsavgift är spelrätten förverkad. Medlem vars spelrätt förverkas på detta sätt skall anses ha utträtt frivilligt ur klubben. Klubben disponerar spelrätten för försäljning. Intäkterna från försäljningen återbetalas till den före detta A- spelrättsinnehavaren efter avdrag av eventuella skulder till klubben. Om intäkterna vid försäljningen understiger skulderna till klubben skall restskulden omedelbart regleras. Styrelsen kan meddela anstånd med erläggande av avgifter.

11 (Bil 3) Lindome den 27 oktober 2008 Till Styrelsen för Mölndals Golfklubb Valberedningens förslag till höstmötet Valberedningen föreslår att styrelsen under år 2009 skall bestå av ordförande och 6 ledamöter. Genom detta förslag förnyas styrelsen med 3 ledamöter varje år, samt ordförande vartannat år. Lennart Ringström, Ingemar Bengtsson och Olle Nilsson har ett år kvar av sina mandatperioder. Gunn Aronsson, Bengt Öberg och Kent Brattberg har avsagt sig omval. Valberedningen föreslår att Julia Korsan-Bengtsen väljs till ordförande under 1 år, att Dick Löwendahl och Stig Blomkvist väljs om under 2 år och att Ann-Katrin Jakobsson väljs som ledamot under 2 år. Vidare föreslår valberedningen att följande väljes till revisorer på 1 år: Eva Jönsson, omval Patrik Högström, omval För Valberedningen Mats Ljungberg Christer Karlsson Ann-Katrin Jakobsson

12 (Bil 4) Till Årsmötet Svar på frågan angående vad som händer om klubben tappar 200 medlemmar? Styrelsen har diskuterat frågan och föreslår en handlingsplan enligt nedan. Konsekvenser: Klubben tappar c:a Kr. Rörelsekapitalet är c:a Kr därav fasta och avtalsskrivna kostnader på c:a Kr som ej går att omförhandla innevarande år. Övriga kostnader fördelas på personal c:a Kr och inköp av material till driften på c:a Kr Personalkostnaderna är också svåra att förändra på kort sikt. Varsel och uppsägning tar omkring 6 mån att genomföra Handlingsplan Styrelsens förslag är att bibehålla nivån för innevarande år på skötseln av banan och servicen till våra gäster och medlemmar Inte göra några förbättringsarbeten Minska materialinköp för driften Klubben tar ett lån för de kostnader som behövs enligt ovan Undersöka vad som orsakar medlemsförlusten Verkställa en marknadsföring av klubben Om inga nya medlemmar tillkommer under året måste Styrelsen besluta om en ny arbetsstrategi av barnskötseln och övrig verksamhet Lägga en ny balanserad budget för kommande år, och följa upp den Styrelsen hoppas att vi inte skall komma i denna situation efter att ha genomfört det nya arbetssätt som nu Visionsgruppen arbetar med Mölndal den 4 november 2008 Styrelsen