Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Service och tjänster inom pensionsområdet

Transkript

1 Vellinge kommun Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Service och tjänster inom pensionsområdet Diarie UH Upphandlare Viveca Iversen Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Ska-krav gäller för administration och valcentral Krav 1.1 Anbudsgivare ska kunna leverera alla delar i kravspecifikationen för administration och valcentral. Samtliga tjänster som finns beskrivna i denna kravspecifikation är ska-krav vilket innebär att anbudsgivare som - inte uppfyller samtliga delar, - inte har fullständig kompetens och kapacitet att hantera denna upphandling, utesluts från anbudsprövning. Skälet till detta krav är att kommunerna har ett absolut behov av angiven service och tjänster d v s fullständig pensionsadministration. 2.0 Krav på pensionsadministration Krav 2.1 Anbudsgivaren ska kunna ge samtliga parter fullständig pensionsadministration av AKAP-KL, KAP-KL (inkl övergångsbestämmelser och tillhörande protokollsanteckningar), PFA 98 och PFA 01 samt PA-KL och äldre bestämmelser, pensionsreglementen/pensionsbestämmelser för förtroendevalda samt valcentral (förmedlingstjänst) för avgiftsbestämd ålderspension/individuell del. Krav 2.2 Kommunikation/informationsflöden Anbudsgivare ska i tillämpliga delar och på ett betryggande sätt tydligt beskriva hur information med valcentral, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, AFA, arbetsgivaren, arbetstagarna och försäkringsbolag kan mottas respektive avlämnas (kommuniceras), systemkrav m.m. Eventuella merkostnader för kommunerna ska preciseras i anbudet. Mot bakgrund av AKAP-KL vilket bedöms medföra ett ökat flöde av uppgifter och information ska anbudsgivaren lämna uppgift på hur kommunikation sker med respektive PA/löneleverantör (specifikation enligt bilaga) för att säkerställa att aktuella uppgifter överförs till anbudsgivaren och valcentral. I det ramavtal som upprättas förbehåller sig Pensionsgruppen i Skåne att reglera de flöden av information t ex grunduppgifter, utbetalning av pensioner m.m. som är nödvändiga för att den totala servicen och tjänsterna avseende pensioner i denna upphandling skall fungera på ett fullt ut tillfredställande sätt. Har anbudsgivare i sitt anbud inte framfört och preciserat krav på kostnadsersättning, se ovan, förutsätts att flödet av information sker utan särskild ersättning. Anbud ska omfatta: 1/20

2 - Alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos kommunen och för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller - Alla förtroendevalda för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller - Alla pensionstagare inkl nytillkommande under avtalsperioden, för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller Till anbudet ska bifogas: - beskrivning av anbudsgivarens (och ev. samarbetsparts t ex valcentral) kvalifikationer enligt de allmänna och specifika krav som framgår av detta förfrågningsunderlag bl a - exempel på utformning av register och simuleringsmöjligheter för möjliga beräkningar - årlig pensionsprognos till anställda - exempel på information om återbetalningsskydd i samband med det första valet - beskrivning av Internetbaserad tjänst för att följa upp inbetalningar till leverantören samt simuleringsmöjligheter avseende kommande utbetalningar - exempel på informationsbroschyrer och faktablad - planering av nya tjänster och service, kvalitetsförbättrande åtgärder mm - beskrivning av hur anbudsgivaren kan bidra med sakkunskap, förslag, beräkningar och konsekvensanalyser för enskilda individer och grupper av individer enligt AKAP-KL och KAP-KL möjlighet till alternativa pensionslösningar. - besked om anbudsgivaren är uppkopplad/levererar pensionsuppgifter till Minpension.nu - annat som anbudsgivare önskar framhålla 3.0 Registrering och beräkning Krav 3.1 Anbudsgivaren ska svara för uppläggning och ha aktuella register över uppdragsgivarens arbetstagare och pensionstagare samt fortlöpande registrera, beräkna och lämna förslag på pension med ledning av de uppgifter som rapporteras från uppdragsgivarens lönesystem eller online. Anbudsgivaren ska minst en gång per år genomföra kvalitetsgranskning av registrerade uppgifter samt kvalitetssäkra dessa. En kortfattad rapport ska årligen lämnas till Pensionsgruppen i Skåne samt i förekommande fall då brister upptäcks skall anbudsgivaren informera berörd kommun. Anbudsgivaren skall omräkna pensionsförmån, utan särskilt beslut av kommunen, när så behövs av individuella förändringar grundande på gällande pensionsbestämmelser eller ändring av samordnade uppgifter. 2/20

3 Med ledning av de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens lönesystem eller on-line, skall anbudsgivare tillhandahålla funktioner såsom: Tillgång till registeruppgifter - Ge kommunen tillgång till registeruppgifter över kommunens arbetstagare och pensionstagare. Beräkning av pension - Beräkning av pension för registrerad arbetstagare avseende anställningar hos kommunen enligt pensionsbestämmelserna samt lämna kommunen förslag till pension. Förhandsbesked - Lämna förhandsbesked om pensionens storlek på begäran av kommunen för arbetstagare. Utdata - uppgifter som kommunen registrerat avseende t ex för arbetstagare med sjukersättning, utgående pensionsförmån, uppgift på de arbetstagare, ska framgå i registret 4.0 Bevakning Krav 4.1 Anbudsgivare ska: -åta sig att bevaka registrerade arbetstagares rätt till ålderspension och pensionsförmån enligt gällande pensionsavtal, tidigare gällande avtal och reglementen samt nya pensionsavtal. - avisera till kommunen 6 mån före det att anställd personal uppnår 65 års ålder. Kommunen skall kunna välja avisering 6 mån före utgången av den månad då arbetstagare fyller 67 år. I samband att avgångsskyldigheten ändras under avtalsperioden kan annan aviseringstid bli aktuell. - bevaka andra pensionsförmåner, exempelvis förmånsbestämd ålderspension, livränta, kompletterande ålderspension, pension till efterlevande, efterlevandepension/familjepension. - svara för att endast en förmån betalas ut d v s korrekt förmånsbelopp varje månad. - bevaka arbetstagares rätt till uppskjuten förmån. Avser arbetstagare som avgått med livränta och eller arbetstagare som erhållit sjukersättning/tidsbegränsad sjukersättning. - bevaka sistahandsansvar enligt PA-KL och äldre bestämmelser, Intjänad pensionsrätt bevaka rätten till kostnadsbidrag från andra huvudmän samt beräkna och debitera kostnadsbidrag. - bevaka vid nyanställning/ registrering vid 61 års ålder eller senare om arbetstagare uppbär Fåp/Kåp från annan huvudman (inget ska-krav) 5.0 Inkomstbevakning Krav 5.1 Inkomstbevakning ska ske av: Särskild avtalspension Överenskommelse om särskild avtalspension 3/20

4 Särskild ålderspension Visstidspension Garantipension AGF-KL 6.0 Avgiftsbaserad ålderspension(avser endast Malmö) Krav 6.1 Med ledning av de uppgifter som rapporterats till anbudsgivare från kommunens lönesystem eller on-line, ska denne till kommunen och den anställde göra en beräkning. Beräkna och registrera pensionsbehållning - Beräkna och registrera den ackumulerade pensionsbehållningen för samtliga berörda anställda hos kommunen. Omräkna pensionsbehållning - Inför pensionsavgång omräkna arbetstagarnas pensionsbehållning försäkringsmässigt till ålderspension på sätt som anges i pensionsavtalet. Samtliga kommuner förutom Malmö stad har lagt ut den individuella delen. 7.0 Avgiftsbestämd ålderspension/individuell del samt tillämpligt AKAP-KL Krav 7.1 Med ledning av de uppgifter som rapporterats till anbudsgivare från kommunens lönesystem eller on-line, ska denne till kommunen och den anställde göra en beräkning. Anbudsgivare ska förse kommunen med uppgift om: Pensionsavgift Beräkna och registrera pensionsavgifter samt den totala pensionsavgiften för kommunen. Information Information om de årliga pensionsavgifternas storlek samt storleken av avgiftsbestämd ålderspension/individuell del för samtliga anställda arbetstagare lämnas till kommunen året efter det kalenderår för vilket pensionsavgifterna, respektive avgiftsbestämd ålderspension/individuell hänförs till. 8.0 PA-KL garanti vid avgång med ålderspension Krav 8.1 Anbudsgivaren ska för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar till KAP-KL, PFA 98 och PFA-01 utföra alternativa beräkningar i enlighet med protokollsanteckningarna, samt utbetala tilläggsbelopp i förekommande fall. 9.0 Värdesäkrad livränta enligt PA-KL (PÖK 06) Krav 9.1 Anbudsgivaren ska bevaka registrerad arbetstagares rätt till livränta enligt PA-KL/PÖK p 6. 4/20

5 10.0 KAP-KL garanti Krav 10.1 Anbudsgivare ska för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar KAP-KL, utföra alternativa beräkningar i enlighet med bestämmelserna. Dessutom skall anbudsgivare i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt centrala och lokala protokollsanteckningar Intjänad pensionsrätt Krav 11.1 Detaljspecifikation: Med ledning av de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens system eller on-line, ska denne åta sig: Beräkning och registrering av intjänad pensionsrätt Beräkning av intjänad pensionsrätt i enlighet med KAP-KL/ PFA för de arbetstagare som omfattas av förmånen. Omvandling till temporär/ partiell pension - På begäran omvandla värdet av intjänad pensionsrätt till temporär/partiell pension. Om pensionen uppgår till ett lågt månatligt belopp kan pensionen komma att omräknas till ett engångsbelopp enligt gällande pensionsavtal Livränta enligt KAP-KL Krav 12.1 Anbudsgivare ska för berörda arbetstagare beräkna intjänad livränta per i enlighet med KAP-KL Livränta Anbudsgivare ska för de arbetstagare som omfattas av bestämmelserna om livränta i KAP-KL beräkna och fastställa intjänad livränta dels per den 31 december varje år så länge anställningen består (första gången ), dels vid den tidpunkt då arbetstagare avgår från sin tjänst utan rätt till förmånsbestämd ålderspension AGF-KL Krav 13.1 Anbudsgivaren ska administrera pågående AGF-KL förmåner. Anbudsgivaren skall även deklarera ersättning enligt AGF-KL och inbetala särskild löneskatt. Villkor för inbetalning av belopp, ev. ränta skall framgå. 5/20

6 14.0 Förmåner enligt KAP-KL/PFA och äldre bestämmelser samt förmåner AKAP-KL Krav 14.1 Med anledning av de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens system eller on-line, ska denne åta sig beräkning och registrering av nedanstående m. fl. förmåner. Anbudsgivare ska räkna fram och registrera pensionsunderlag, årspoäng, årsmedelpoäng och tidsfaktor: Förmånsbestämd ålderspension Livränta Särskild avtalspension Överenskommelse om särskild avtalspension Pension till efterlevande vuxen Pension till efterlevande barn Kompletterande ålderspension Särskild ålderspension Kompletterande änkepension Efterlevandepension till vuxen Barnpension Ålderspension PA-KL Livränta PA-KL Pension till förtroendevalda Utredningar och överföringar av pensionsrätt inom EU Utredning av medförd pensionsrätt/aktualisering Krav 15.1 Kommunernas personal är i huvudsak fullt aktualiserad. För icke aktualiserad personal ska anbudsgivaren löpande ombesörja att aktualisering sker. Beskrivning av processen ska redovisas i anbudet. Det ska särskilt framgå att kommunen inte ska behöva bekräfta tidigare lämnade uppgifter. Med de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens system eller on-line, ska denne åta sig bl.a. följande: Samordningsförfrågning - Göra samordningsförfrågning till annat pensionsinstitut och/eller arbetsgivare. 6/20

7 Tidssamordning - Beräkning, värdering och bevakning i enighet med regler om s k tidssamordning i AKAP- KL, KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre bestämmelser. Avräkning av förmån - Bevaka förmåner som skall avräknas den kommunala pensionen i förekommande fall. Tillfallande förmån - Bevaka att tillfallande förmånen betalas ut till kommunen/kommunalförbundet. Värdesäkring - Bevaka att eventuell uppräkning av förmånen sker vid årlig värdesäkring m.m Samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut. Krav 16.1 Anbudsgivaren ska på kommunens vägnar besvara s.k. samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut om arbetstagares - även avgången arbetstagares - och pensionstagares pensionsrätt Registerhållning Krav 17.1 Anbudsgivare ska precisera förekommande register i sitt anbud. Då avtalet upphör skall kommunen ha rätt att få tillgång till alla uppgifter som finns, oavsett lagringsmedia, avseende arbetstagare och pensionstagare, som är nödvändiga för att kommunen skall kunna pröva och fastställa rättigheter och skyldigheter enligt kommunens pensionsbestämmelser. Överföring av uppgifter från anbudsgivare ska ske utan kostnad för kommunen Alternativ pensionslösning Krav 18.1 KAP-KL Anbudsgivaren ska kunna beräkna s.k. frilagd premie för de personer som kan komma att omfattas av alternativa pensionslösningar. Anbudsgivaren ska även beskriva hur leveransen av den frilagda premien sker samt eventuell kostnad för beräkningen. Vid förekomande fall ska anbudsgivaren bevaka så att tid inte följer med i senare anställning. Vid pensionsavgång ska slutbetalning av premie tidsmässigt lämnas i samband med avgång till vald premiemottagare Avgiftsbestämd ålderspension/individuell del Krav 19.1 Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla en tjänst för administration och förmedling av pensionsavgift enligt pensionsavtalen med principöverenskommelser. Tjänsten skall minst omfatta följande: 7/20

8 - Informera arbetstagarna om alternativa val enligt fastställd valblankett, bestämmelser i avtalet, information om återbetalningsskydd och flytträtt samt annan information av betydelse. - Bekräftelse på arbetstagarens gjorda val direkt till dennes hemadress. - Anbudsgivaren skall registrera arbetstagarnas val av pensionssparkonto och försäkringsgivare. - Anbudsgivaren skall beräkna och registrera avgiftsbestämd ålderspension och individuell del. - Kommunens inbetalning av pensionsavgifter till valda pensionssparkonton och försäkringsgivare skall förmedlas av anbudsgivaren. Villkor för kommunens inbetalning skall anges. - Redovisning till kommunen som visar inbetalda pensionsavgifter, både totalt och på individnivå. - Avtal med försäkringsbolag. - Kundtjänst till både kommunen och arbetstagare anpassat efter behov. - Anbudsgivaren ska för förse kommunen med årlig bevakningslista på de arbetstagare som inte uppnår 1 % av IBB KAP-KL respektive 1,5 % enligt AKAP-KL i årlig pensionsavgift. Bevakningslistan skall vara kommunen tillhanda senast den 20 februari varje år och innehålla uppgift om framräknat belopp. Bevakningslistan skall levereras till kommunen i hanterbart format ex Excel fil. Bevakning ska även göras för de arbetstagare som avgår med pension eller avlider under året och pensionsavgiften inte uppnår1 % av IBB KAP-KL. Motsvarande bevakning ska ske i förekommande fall avseende AKAP-KL. - Anbudsgivare ska redogöra för vilken rutin som används avseende anställda i slutet av året för att dessa ska hinna göra sitt val och beskriva övriga rutiner och hantering Tilläggstjänster Krav 20.1 Individuell premieinformation avseende procentsats, avgiftsunderlag, och pensionsavgiften i krontal samt till vilket pensions- eller fondförsäkringsbolag pensionsavgiften har betalats. Rättelser av årets förmedlade premier Komplettering av tidigare förmedlade premier Förmedling av löneväxling Om möjligt lämna samlad information om inbetalda premier fördelat på försäkringsbolag och inbetalande arbetsgivare sedan 1998, avseende alla arbetsgivare inom kommun- och landstingssektorn på begäran av arbetsgivaren Finansieringsöverenskommelser 8/20

9 Krav 21.1 Anbudsgivare ska kunna administrera avtal om finansiering av pensionskostnader i samband med huvudmannaskapsförändringar, förutsatt att de följer centrala eller lokala överenskommelser (se även avsnitt bevakning) Pensionsskuldsberäkningar och pensionsskuldsprognoser Krav 22.1 Anbudsgivare ska tillhandahålla två pensionsskuldsberäkningar årligen, vid tidpunkt som respektive kommun bestämmer, uppdelade på förvaltningar samt en femårs- alt. tioårsprognos av kommunens pensionsskuld årligen. Beräkning skall ske enligt metod som rekommenderas av SKL. Anbudsgivaren ska redovisa möjligheter till simulering och annat av betydelse för beskrivning av tjänsten. För pensionsskuldsberäkning inklusive femårsprognos gäller: Pensionsskuldsberäkning - Beräkning av den faktiska pensionsskulden som den skall redovisas enligt lag i enlighet med de metoder som har rekommenderats av SKL. Beräkningarna görs på individnivå utifrån den redovisningsmodell för pensioner som bestäms av gällande lagstiftning. Anbudsgivarens pensionsskuldexperter skall analysera och redovisa pensionsskuldens förändringar, både när det gäller generella och lokala förändringsorsaker. Egna antaganden - Kommunen skall ha möjlighet att lägga in egna bedömningar för prognoser avseende nyanställningar, avgångar, särskild avtalspension, inflation m.m. Simuleringar Kommunen skall ha möjlighet i samband med pensionsskuldsberäkningar att göra egna simuleringar, med olika antaganden om t. ex personalförändringar, löneutveckling, inflation och avkastning. Långtidsprognos - Anbudsgivare skall även på begäran leverera pensionsskuldsprognoser för längre perioder (företrädesvis upp till 40 år). Genom olika antaganden för inflation och avkastning skall man kunna göra simuleringar och se förändringar i pensionskostnader. Matchningstjänst Avser årlig utbetalningsbelastning av respektive kommuns pensionsförpliktelser enligt ansvarsförbindelsen och matchning med kapitalavsättning för att dämpa den s k utbetalningspuckeln Inbetalning och förvaltning av löpande pensioner Krav 23.1 Anbudsgivare ska redovisa villkor och rutiner för inbetalning av löpande pensioner och preliminärskatt. Följande skall bl. a anges: När inbetalning av löpande pensioner ska vara valuterade på konto samt villkor för ränta på innestående medel eller vid underskott på avräkningskonto Pensionsutbetalning Krav /20

10 Anbudsgivare ska betala ut de förmåner som beslutats av kommunen, såväl pensionsförmåner enligt AKAP- KL, KAP-KL och PFA som förmåner enligt tidigare bestämmelser, med eventuell samordning. Bl a följande förmåner avses: Pensionsbehållning livsvarigt som ålderspension Intjänad pensionsrätt , livsvarigt, temporärt och partiellt Kompletterande ålderspension Förmånsbestämd ålderspension, Livränta Särskild avtalspension Överenskommelse om hel eller partiell särskild avtalspension Särskild ålderspension Pension till efterlevande vuxen Pension till efterlevande barn Efterlevandepension till vuxen samt barnpension Kompletterande änkepension Ålderspension, efterlevandepension, familjepension, visstidspension, garantipension och andra pensionsförmåner enligt PA-KL och tidigare bestämmelser Ersättningar enligt AGF-KL. Pension till förtroendevalda Samordning (samordning sker av ålders- och annan pension med socialförsäkringsförmåner, arbetsgivare och andra pensionsinrättningar, när så är påkallat). Kommunikation med AFA i alla sjukersättningsärenden. Anbudsgivare ska dessutom tillhandahålla följande: Uppräkning - Bevaka eventuell uppräkning av förmån vid värdesäkring. Bank - Ge pensionstagaren möjlighet att påverka val av bank. Skatt - Göra avdrag för och inbetalning av preliminär skatt. Särskild löneskatt: Årligen ge underlag för inbetalning av särskild löneskatt i pensionsfall samt löpande ge underlag för särskild löneskatt för avgångsförmåner enligt AGF-KL Utbetalningsbesked - Skicka ut besked till arbetstagen före första utbetalning samt vid t ex förändring av pensionsstorlek. 10/20

11 Kontrolluppgifter - Skicka ut årliga kontrolluppgifter över utbetald pension. Redovisning: Årligen per den 31 december redovisa samtliga utbetalningar inkl uppgifter om samordningsbelopp och kostnadsbidrag. Samma uppgifter redovisas löpande under året om kommunen begär detta. Återkrav: Anbudsgivaren svarar för återkrav vid felaktigt utbetalda förmåner. Om den felaktiga förmånen beror på anbudsgivarens handläggning ska anbudsgivaren hålla kommunen skadelös. Kostnadsbidrag: För kommunens räkning uppbära kostnadsbidrag samt i förekommande fall samordningsbelopp. Statistik: Anbudsgivaren skall på kommunens begäran ta fram för avtalen relevanta listor och registerutdrag Information Krav 25.1 Anbudsgivaren ska varje år ge pensionsprognos till arbetstagarna om deras pensionsförmåner. En förutsättning för rätt prognos är att all pensionsgrundande anställningstid och lön ingår i pensionsberäkningen. Tidigare anställningar ska därför vara aktualiserade och ingå i beräkningen. Anbudsgivaren svarar för utskick av pensionsprognosen till arbetstagaren. Anbudsgivaren och respektive kommun kan överenskomma om elektroniskt överförd/tillgängliga pensionsprognoser. Finns avgiftsbestämd del hos anbudsgivaren ska detta ingå i pensionsprognosen. Anbudsgivaren ska om kommunen önskar, på lokal plats som kommunen anvisar, lämna allmän information om pensioner till personalen. Information om löneväxling Sker ändringar i utformning eller innehåll av pensionsprognos som bifogas anbudet ska godkännande inhämtas av pensionsgruppen. Reklam eller information om andra tjänster som anbudsgivaren tillhandahåller till anställda och f d anställda får ej förekomma utan särskilt medgivande från pensionsgruppen Redovisning och avräkning Krav 26.1 Anbudsgivaren och respektive kommun ska komma överens om á contolösning eller faktura för att reglera premier och pensionsutbetalningar. Administrativa tjänster ska faktureras. Avräkning ska ske mellan kommun och anbudsgivare i förekommande fall. Dessutom ska anbudsgivare framställa en sammanställning av pensionsutbetalningar under föregående år. Anbudsgivare ska anvisa villkor och rutiner för redovisning och avräkning. Kontoutdrag för utbetalda pensioner föregående månad vid á contolösning skall vara tillgängliga innan inbetalning sker innevarande månad. Om annan rutin används skall denna specificeras. Ränta skall utgå enligt STIBOR med 30 dagars 11/20

12 effektiv ränta. Anbudsgivare ska även göra sammanställning av de poster som behövs vid beräkning av beskattningsunderlaget för särskild löneskatt på pensionskostnader Service till arbetsgivaren Krav 27.1 Kundtjänst för arbetsgivaren t ex hjälp med avtalstolkning, simuleringar, beställningar av tjänster, rådgivning. Online Kommunerna ska ha direkt tillgång till, online i realtid, uppgifter i anbudsgivarens register via web-lösning eller motsvarande och i realtid uppdatering av kommunens uppgifter. Anställnings- och löneuppgifter ska årligen kunna redovisas. Systemet ska ha hög användarfunktionalitet, vara tillgängligt under vardagar och kapacitet motsvarande kommunernas behov. Systemen ska vara tillgängliga även under helger i möjligaste mån. On-linetjänsten skall vara utbyggd och anpassad för kommunens behov av tjänster enligt AKAP-KL, KAP-KL, PFA och PA-KL. Simulering ska kunna ske av alla pensionstyper enligt kollektivavtal. Kommunerna utser personer med behörighet och eventuellt med olika behörigheter för onlinekommunikationen. Anbudsgivaren skall utse en eller ev. flera kontaktpersoner per kommun. Följande uppgifter och information skall bl a kunna on-linerapporteras eller göras via on-linetjänsten: Anställnings-, ledighets- och löneuppgifter, pensionsavgifter utöver de som lämnas Sjukersättning med datum och omfattning Kontrollera och godkänna beräkningar Ändring av pensionens startdatum Svar på samordningsfrågor Korrigering av uppgifter Bevaka pensionsavgångar Granska uppgifter om tidigare utredda pensionsgrundande anställningar I on-linetjänsten till kommunen ska även ingå att göra simulerade beräkningar beträffande: Pensionsförmåner enligt AKAP-KL, KAP-KL och PFA: Intjänad pensionsrätt , livsvarigt, temporärt och partiellt Pensionsbehållning Förmånsbestämd ålderspension Livränta Kompletterande ålderspension Särskild avtalspension 12/20

13 Särskild ålderspension Pension till efterlevande vuxen /efterlevande barn Efterlevandepension till vuxen samt barnpension Pension till förtroendevalda enligt PBF och PRF-KL Visstidspension. Pensionsförmåner enligt PA-KL: Ålderspension Livränta Visstidspension Tjänstegrupplivförsäkring TGL-KL Alternativa beräkningar, möjlighet för arbetsgivaren att simulera FÅP utan IPR-tid. Möjlighet att beräkna tilläggsavgift vid byte från KAP-KL till AKAP-KL (förmånsbestämd ålderspension ersätts med pensionsavgift). Angående OPF-KL Anbudsgivaren ska efter valet 2014 erbjuda en tjänst till kommuner som beräknar pensionsavgift och upparbetad skuld samt årligen redovisa för förtroendevald. Närmare utformning av tjänsten får ske gemensamt med pensionsgruppen. Anbudsgivaren ska lämna exempel på i simuleringsprogrammet utförda beräkningar och ange i vilken utsträckning beräkningar kan godkännas on-line. X. Kundtjänst till kommunens anställda och pensionstagare 28.0 Kundtjänst till kommunens anställda och pensionstagare Krav 28.1 Arbets- och pensionstagare ska kunna vända sig till anbudsgivarens kundtjänst med frågor om pensioner som rör anställningen. Kundtjänsten ska inte kosta arbetstagaren någon avgift (förutom normal samtalskostnad). Motsvarande service ska även ges via Internettjänst. Beskrivning av funktion och vad som kan utföras och är planerat att kunna utföras via anbudsgivarens Internettjänst ska beskrivas. Kommunerna ska fortlöpande hållas informerade om ändringar/förbättringar i anbudsgivarens register, tjänster och program. Exempel på frågor som ska kunna besvaras av anbudsgivaren: Pension Samordning - Hur pensionen är beräknad efter samordning med allmän pension. Skatt - Skatteändringar, grundavdrag och kontrolluppgifter. 13/20

14 Adress ändringar. Insättning av pension Kurser, utbildning och nätverksträffar Krav 29.1 Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla program för kurser och utbildning som är väl anpassat efter kommunens behov. Anbudsgivare bör erbjuda utbildning efter kommunens önskemål. Ange omfattning och innehåll, samt hur information om kurserna kan inhämtas. All utbildning bör förläggas till Skåne. Pensionsgruppen i Skåne bör vara delaktig i planeringen av årlig kundträff. Anpassade nätverksträffar för pensionshandläggare, personalchefer och ekonomichefer ska anbudsgivaren tillhandahålla kostnadsfritt. Anbudsgivaren ska erbjuda kostnadsfria utbildningar av sina system under avtalstiden 30.0 Övrig service Krav 30.1 Anbudsgivare skall tillhandahålla dokumentation som är lättförståliga avseende anbudsgivarens register och program(gäller även för ev. samarbetspart). Anbudsgivare skall löpande informera (via e post) om förändringar som påverkar pensionsförmåner och eller avtal Tidplan för löpande uppgiftsinlämnande Krav 31.1 Anbudsgivaren ska föreslå respektive kommun en tidplan som omfattar när kommunen ska lämna uppgifter från lönesystemet (tömning). Tidplanen ska godkännas av respektive kommun Kravspecifikation (löpande) försäkring Krav 32.1 Allmänt Flertalet kommuner i Skåne har sedan 1 januari 1998 valt att löpande betala premie för personalens intjänade Kåp respektive Fåp inklusive pension till efterlevande och premiebefrielse genom att teckna försäkring. Syftet är att trygga kommunens pensionsförmåner enlig pensionsavtal som ska betalas ut till nuvarande och kommande arbetstagare hos arbetsgivaren. Efter upphandling har KPA svarat för försäkringen sedan 1 januari Kommunerna efterfrågar i denna upphandling en option i form av en premiebaserad försäkringslösning. De kommuner som inte har löpande försäkring; Landskrona, Lund, Malmö, Trelleborg önskar motsvarande option att gälla från 1 december Eftersom omfattningen på denna försäkring är förhållandevis stor är det väsentligt att anbudsgivaren kan visa på en betryggande kapacitet att hantera efterfrågad volym. Anbudsgivaren ska inneha egen eller via samarbetspart fullständig kompetens avseende de centrala kollektivavtal som reglerar Fåp och Kåp. 14/20

15 Syfte Syftet med denna anbudsförfrågan avseende en option på försäkring är att anbudsgivaren ska svara för (ombesörja) kommunens pensionsåtagande gentemot de anställda för intjänad förmånsbestämd ålderspension, Fåp och Kåp. Försäkringsbolaget (anbudsgivaren) ska på ett betryggande och effektivt sätt visa att man har förutsättningar att svara för kommunernas pensionsåtagande både under inbetalningstiden d v s så länge som den anställde tjänar in förmån som under den f d anställdes resterande livstid. Vi ställer krav på att förvaltningen av inbetalade premier är effektiv. Med effektiv avses att anbudsgivarens (försäkringsbolagets) antagna totalavkastning, avgifter och eventuell garanterad avkastning (ränta) motsvarar vad som angetts i anbudet. Omfattning Den löpande försäkringen skall omfatta nyintjänande av Fåp fr om 1 dec 2014 för all berörd personal samt Kåp i förekommande fall. Utvärdering Utvärdering sker utifrån erhållna kronor enligt utvärderingsmodellen. Sammanställning återfinnes i utvärderingsbilaga 5. Beskrivning av försäkringen tryggande av kommunala pensioner Anbudsgivaren ska på ett allmänt och övergripande sätt beskriva vad försäkringen omfattar och innehåller, för och eventuella nackdelar för kommunerna, vilka garantier som ges m.m Avkastningsresultat Krav 33.1 Anbudsgivaren ska redovisa årliga avkastningsresultat för åren Vinstutdelande bolag ska endast redovisa den del av totalavkastningen som tillfaller försäkringstagarna. Med totalavkastning avses uppnådd direktavkastning (före avdrag för förvaltningskostnader) samt realiserade och orealiserade värdeförändringar på placeringstillgångarna per den siste december varje år. Redovisningen av totalavkastning ska följa Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om årsredovisning i försäkringsföretag Garanterad avkastning Krav 34.1 Anbudsgivare som kan erbjuda garanterad avkastning (ränta) på inbetalt kapital ska ange nivå på garanterad avkastning Löpande försäkring tecknas med traditionell förvaltning Krav /20

16 Anbudsgivare ska lämna anbud på löpande försäkring med traditionell förvaltning Villkor och garantier Krav 36.1 Samtliga villkor för försäkringen ska bifogas anbudet. I anbudet ska särskilt beskrivas - Garantier i försäkringen t ex bolagets övertagande av risk för att de f d anställda lever längre än bolagets livslängdsantagande - Under vilka förutsättningar försäkringsbolagets svarar för intjänade pensioner, Fåp och Kåp och under vilka förutsättningar kommunen kan komma att få svara för intjänad pensionsförmån i det fall försäkringsbolaget saknar tillräckligt med kapital. - Förutsättningar för återbetalning av för mycket inbetald premie t.ex. vid avgång eller ändrade pensionsförmåner enligt kollektivavtal - Förutsättningar för byte av kapitalförvaltare, förvaltningsinriktning, ändrade kostnader m.m. som kan ha påverkan på avkastningen på kapitalet och kostnader för förvaltningen. - Hur livslängdsantagande fastställs och om detta kan komma att ändras under avtalsperioden om inte anbudsgivaren tillämpar aktuell RIPS som fastställs av Sveriges kommuner och landsting Avtalets tillämpning efter avtalsperiodens slut Krav 37.1 Kommunerna som tecknat löpande försäkring ska efter avtalsperiodens slut få information om förändringar i försäkringen och i placeringspolicy samt erhålla ett årligt värdebesked enligt bilaga till denna upphandling och som uppfyller Rådet för kommunal redovisnings riktlinjer(även framtida). Kommunerna ska också ha rätt till överläggningar med försäkringsgivaren när kommunerna så anser. I anbudet skall framgå hur avgifter som belastar inbetalt försäkringskapital fastställs efter avtalstidens slut. Ovanstående förutsätter att kommunerna inte har flyttat sitt försäkringskapital Värdebesked Krav 38.1 Anbudsgivaren ska årligen under avtalsperioden, per den 31 dec, redovisa ett värdebesked till respektive kommun. Utformning av värdebesked bifogas. Värdebesked ska alltid uppfylla Rådet för kommunal redovisnings gällande rekommendation. Avgifter som belastar försäkringen ska framgå Avgifter Krav /20

17 Alla avgifter och eventuellt andra kostnader som belastar premien eller påverkar avkastningen ska redovisas. Avgifter ska redovisas i procent av inbetalt kapital. Avgifter i procent av inbetalt kapital (premie) får (i %) inte öka under avtalsperioden. Premieavgift per månadsinbetalning och ev. kompletteringsinbetalning. Årlig förvaltningsavgift på kapitalet (totalt). Avgiftsuttag ska ske per år efter årets slut Ömsesidigt respektive vinstutdelande försäkringsbolag Krav 40.1 Anbudsgivare ska redovisa om bolaget bedrivs ömsesidigt eller är vinstutdelande. Om bolaget är vinstutdelande ska utdrag ur bolagsordning bifogas anbudet som reglerar vad som ska utges som återbäring respektive vinstutdelning. Redovisning ska även ske av bolagets egna kapital som kan användas för att skjuta till pengar om inte de garanterade åtagandena kan uppfyllas Överskottsfond Krav 41.1 Anbudsgivare ska erbjuda varje kommun en individuell överskottsfond. Villkor för överskottsfond ska bifogas anbudet. Behållning i fonden ska redovisas varje år per den 31 december. Anbudsgivaren ska redovisa vilken behållning som tillförs fonden vid positiv avkastning respektive hur eventuell negativ behållning i fonden hanteras. Anbudsgivare som är vinstutdelande och som behåller en del av avkastningen ska redovisa vad som tillförs fonden och vad som bolaget behåller av avkastningen. Kommunernas möjligheter att disponera positiv behållning i fonden ska framgå. Villkor och förutsättningar för överskottsfonden efter avtalsperioden ska redovisas. Fondens möjligheter att svara för den årliga indexeringskostnaden för försäkrade förmåner ska redovisas. Överskott i fonden ska av anbudsgivaren meddelas kommunen så snart överskottet är redovisat. Kommunen ska i samma tid automatisk erhålla en blankett om uttag (överföring från fonden) med tidsangivelse för så länge behållningen är given Riskförsäkringar Krav 42.1 A. Premiebefrielseförsäkring ska erbjudas. Villkor inkl ev. karenstid skall redovisas. Avgift anges i procent av premien. B. Efterlevandeförsäkring till vuxen/barn ska erbjudas. Villkor och avgift i procent av premien ska redovisas Hälsoprövning för inträde i försäkringen 17/20

18 Krav 43.1 Anbudsgivare skall ange arbetstagares förutsättningar för inträde i försäkringen Flytträtt Krav 44.1 Anbudsgivare ska erbjuda flytträtt och villkor därför inklusive avgifter Beräkning av premie för Fåp och Kåp Krav 45.1 Premie beräknas utifrån redovisat beräkningsunderlag, bilaga 4 Premie avser förmånsbestämd ålderspension enligt KAP-KL. Premien ska beräknas utifrån försäkring fr.o.m. den 1 dec 2014, att personerna arbetar fram till 65 års ålder. Anbudsgivarens gällande försäkringstekniska riktlinjer ska användas inkluderat livslängdsantaganden som beräkningsgrund. Avvikelse från RIPS 13 ska framgå. Inga avgifter eller riskförsäkringspremier ska räknas in i premien Premiegrunder Krav 46.1 Anbudsgivare ska redovisa aktuella premiegrunder Grunduppgifter för försäkringen Krav 47.1 Försäkringsgivaren erhåller digitalt överförbar fil med grunduppgifter (anställningstid, lön och ledigheter) från kommunens pensionsadministratör utan kostnad och årlig uppdatering av lön. Anbudsgivaren ska lämna uppgifter till kommunen hur utbetalning av förmån hanteras och eventuellt samordnas så att den anställde erhåller rätt sammanlagd förmån enligt kollektivavtalet Trafikljussystemet Krav 48.1 Anbudsgivare ska redovisa Finansinspektionens senaste bedömning av försäkringsbolagets tillgångar och skulder enligt Trafikljusmodellen per den 31december Anbudsgivaren ska ha erhållit grönt ljus. Anbudsgivaren ska också som en indikator på bolagets ekonomiska styrka lämna uppgift om hur stor del i procent av bolagets placeringstillgångar i aktier som Finansinspektionen tillät den 31 dec Etiska riktlinjer Krav 49.1 Anbudsgivare ska ha etiska riktlinjer för placeringen av kapital. 18/20

19 50.0 Övriga uppgifter Krav 50.1 Anbudsgivaren ska lämna följande uppgifter i anbudet: Leverantör A: Företaget och dess ekonomiska styrka - Allmän information om företaget och dess ekonomiska styrka (De senaste två årens årsredovisning) - Allmän information om samarbetspart/underleverantör och ekonomisk styrka - Åtgärder för kvalitetssäkring - Redovisning av och avgränsningen mellan förmåns- och premiebestämd del - Konsolideringspolicy inkl fördelning av avkastning på tillgångarna på pensionsspararna - Hantering av s.k. dödlighetsvinster - Uppgifter (enligt Finansinspektionens anvisningar i förekommande fall) för de tre senaste verksamhetsåren eller vid kortare verksamhetstid från bolagets start: - Kapitalbasens absoluta storlek och dess storlek i förhållande till premieinkomst samt eventuella förlagslåns andel av kapitalbasen. Förekommer förlagslån bör dessa redovisas. - Totalavkastning i procent - Solvensgrad, solvensmarginal, solvenskvot och kollektiv konsolideringsgrad - Garanterad ränta - Livslängdsantagande - Förvaltningskostnadsprocent per år (driftskostnad exkl. kapitalförvaltningskostnader i förhållande till tillgångar) - Förvaltningsvolym - Annat som anbudsgivaren önskar framföra B: Vi har krav på särskild kompetens. I anbudet ska framgå att anbudsgivaren har egen eller säkerställd tillgång till (via samarbetspart/underleverantör) - Mycket goda allmänna kunskaper om svensk arbetsmarknad och aktuella kollektivavtal samt följa utvecklingen - Expertkunskaper om aktuella och framtida kommunala pensionsavtal, aktuella kollektivavtal(f n KAP-KL och PFA) avseende AGF-KL samt äldre kommunala pensionsavtal, pensionsöverenskommelser och 19/20

20 pensionsreglementen - Resurser och organisation för att kunna bedriva utbildnings- och informationsinsatser inom området till kommunernas pensionshandläggare, anställda, pensionärer samt ev. förtroendevalda. - En organisation som säkerställer företagets tillgång till kompetens och leveransförmåga under avtalsperioden samt rutiner. Ange särskilt kompetens avseende aktuarie, juridik och skatterätt. - Kompetens och IT-system som kan hantera samarbets- och samverkansfrågor mellan två eller flera leverantörer avseende denna upphandling av service och tjänster - IT-system som är kompatibla med kommunernas system, se statistikbilaga - Utbetalningsrutiner/kapacitet 51.0 Övriga priser Krav 51.1 Pris för tjänster enligt förfrågningsunderlaget som ej omfattas av utvärderingsmodellen ska anges i en särskild prisbilaga 52.0 Utvärdering Krav 52.1 Utvärderingen sker genom att utvärderingspris pensionsadministration minus utvärderingspris försäkringspris. 20/20