ANBUDSINBJUDAN KOMMUNER OCH KOMMUNALFÖRBUND I SKÅNE

Transkript

1 (48) ANBUDSINBJUDAN Service och tjänster inom pensionsområdet KOMMUNER OCH KOMMUNALFÖRBUND I SKÅNE /18 Upphandlingen av pensionsadministration och försäkring samt valcentral för förmedling av avgiftsbestämd pension, option avseende tryggande av tjänstepensioner för kommuner utan tidigare försäkring och inlösen. Pensionsgruppen i Skåne På uppdrag av kommuner/kommunalförbund i Skåne POST Vellinge BESÖK Norrevångsgatan 3 TELEFON FAX E-POST vellinge.kommun@vellinge.se WEBB Vellinge.se BANKGIRO ORG. NR

2 2 (48) 1. Inbjudan Följande kommuner Bjuv, Bromölla, Burlöv, Båstad, Eslöv, Helsingborg, Hässleholm, Höganäs, Hörby, Höör, Klippan, Kristianstad, Kävlinge, Landskrona, Lomma, Lund, Malmö, Osby, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Staffanstorp, Svalöv, Svedala, Tomelilla, Trelleborg, Vellinge, Ystad, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga, Östra Göinge och följande kommunalförbund Sydskånska Gymnasieförbundet, Räddningstjänsten Syd, Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund, Söderåsens Miljöförbund och Ystad - Österlen Miljöförbund kommunalförbund, Kommunalförbundet Räddningstjänsten Skåne Nordväst (under bildande) och kommunalförbundet VA SYD fortsättningen kallade kommuner, samverkar kring upphandling av service och tjänster inom det kommunala pensionsområdet. Vi inbjuder Er att lämna anbud enligt nedan angivna anbudsbestämmelser samt specifikationer. Upphandlingen omfattar följande: Pensionsadministration och försäkring för kommuner med löpande försäkring avseende tryggande av kommunernas avtalspensioner genom försäkring av förmånsbestämd ålderspension och livränta s.k. försäkringslösning av pensionsförmåner enligt KAP-KL, kompletterande ålderspension enligt PFA samt eventuella förmåner enligt AKAP-KL. Riskförsäkringspremie för premiebefrielse och efterlevandepension. Pensionsadministration för kommuner utan löpande försäkring. Valcentral för förmedling av pensionsavgifter inom gällande avtal för alla kommuner. Option avseende tryggande av kommunernas avtalspensioner genom försäkring av förmånsbestämd ålderspension och livränta s.k. försäkringslösning av pensionsförmåner enligt KAP-KL och kompletterande ålderspension enligt PFA samt eventuella förmåner enligt AKAP-KL. Riskförsäkringspremie för premiebefrielse och efterlevandepension. Option avseende inlösen alternativt partiell inlösen i syfte att trygga kommunernas avtalspensioner genom försäkringslösning av pensionsförmåner enligt tidigare avtal; PA-KL, PFA samt KAP-KL

3 3 (48) En leverantör kommer att antas. Presentation av inlämnat anbud Anbudsgivare ska på begäran av beställaren muntligen presentera sitt anbud. Presentation avser att förtydliga eventuella frågeställningar och ska inte betraktas som en förhandling. Uppstartsplan Anbudsgivare ska bifoga en uppstartsplan över förberedelseprocessen. Uppstartsplanen ska vara tillräckligt konkret för att Pensionsgruppen i Skåne ska kunna bedöma förutsättningar för leverans vid avtidstidens start. I planen ska även framgå beräknad tidsåtgång för kommunen. En slutlig plan upprättas gemensamt av anbudsgivaren och Pensionsgruppen i Skåne.

4 4 (48) 2. Administrativa föreskrifter Upphandlande enhet Varje kommun (se punkt 1 Inbjudan) är en upphandlande enhet. Vellinge kommun är administrativ värd. Upphandlingen genomförs av Pensionsgruppen i Skåne via fullmakter från kommunerna. Gruppen består av Åke Grönvall, Vellinge kommun, Mats Åhgren, Malmö stad, Tomas Nilsson, Eslövs kommun, Maria Wihlborg, Tomelilla kommun, Berit Andersson, Helsingborgs stad och Ing-Marie Kluge, Lunds kommun. Allmänt Kommunerna har samverkat kring upphandling av avtalspensioner sedan Nuvarande leverantör av pensionsadministration och försäkringar är KPA och avtalet löper ut Denna upphandling kommer att leda till att 40 avtal, ett för respektive kommun, tecknas med en och samma anbudsgivare omfattande pensionsadministration, försäkring och inlösen med tillhörande valcentral om fullständig pensionsadministration omfattande de anställdas pensionsavtal PA-KL (och äldre avtal/bestämmelser), PFA (98 och 01), KAP-KL, AKAP-KL, pensionsreglementen och pensionsbestämmelser för förtroendevalda enligt PRF- KL, PBF, OPF-KL eller andra pensionsbestämmelser för förtroendevalda, alternativa pensionslösningar, samt förmedlingstjänst av den avgiftsbestämda ålderspensionen eller individuell del via en valcentral. Kommunerna, förutom Landskrona, Lund, Malmö, Trelleborg har försäkrat förmånsbestämda pensioner sedan 1 jan Samtliga kommuner är intresserade av option för inlösen av tidigare förmånsbestämda avtalspensioner (IPR, KÅP, FÅP) som kan nyttjas under avtalstiden. Syfte Upphandlingens syfte är att säkerställa kommunernas behov av fullständig pensionsadministration under avtalstiden samt option på försäkringslösning för ett säkert tryggande av intjänade pensioner. Avtalstid Avtal tecknas för perioden Kommunerna har rätt att ensidigt besluta om förlängning av avtalet till oförändrade villkor med

5 5 (48) ytterligare upp till 12 månader. Avisering om önskad avtalsförlängning skall ske skriftligt senast 6 månader före avtalstidens utgång. Kommunerna ska ha rätt att avsluta löpande försäkring med 6 månaders uppsägningstid. Rättigheten till upprättad data/uppgifter Kommunen äger rättigheten till all av anbudsgivaren upprättad data, information och arbetsmaterial som denna upphandling omfattar. Anbudsgivaren ska i samband med att avtalet upphör vid tidpunkt som kommunen bestämmer överlämna all data som denna upphandling omfattar till kommunen utan kostnad. Inlämning av anbud Anbud ska lämnas elektroniskt via Endast elektroniska anbud accepteras. Samtliga krav i förfrågningsunderlaget besvaras och redogöras för direkt i det elektroniska underlaget. Anbudsbilagor bifogas endast vid begäran i underlaget alternativt vid verifikation av uppgifter såsom dokumentation, certifikat, intyg eller liknande. Sista anbudsdagen Anbudet ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast Anbud som inte är upphandlande myndighet tillhanda inom utsatt tid kommer att förkastas. Frågor och kommunikation om upphandlingen All information och kommunikation i samband med denna upphandling hanteras och besvaras skriftligt, genom den elektroniska databasen Tillhandahållande av förfrågningsunderlag e-avrop är vår allmänt tillgängliga databas för upphandlingar. Här kan du som leverantör kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från Vellinge kommun och andra organisationer i regionen. Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Klicka här för att komma till alla våra upphandlingar

6 6 (48) Registrering för utlämning av underlag För att kunna hämta underlaget måste du registrera dig på e-avrop om du inte redan gjort det. Vi rekommenderar att du registrera konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Konto är kostnadsfritt för leverantörer. Klicka här för att läsa mer om hur du registrerar konto Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida på e-avrop som där du hämtade detta förfrågningsunderlag. Frågor måste ställas senas den för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget Förutom att frågor & svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor & svar i upphandlingens annons. Frågeställaren är anonym. Klicka här för att läsa mer om frågor och svar Anbudets lämnande Anbudet skall lämnas elektroniskt via e-avrop. Anbudet lämnar du på samma sida som där du hämtade detta förfrågningsunderlag. Du kan men bör inte lämna anbud för tidigt. Sista dag för frågor är Det kan således inkomma en fråga till och med detta datum som innebär att vi måste ändra eller omformulera våra krav eller vår utvärdering för att förtydliga vårt underlag. Du bör av den anledningen vänta med att lämna anbud till en eller ett par dagar före sista anbudsdag som är den Om du trots allt lämnat anbud i ett tidigt skede och underlaget förändras så mycket att du måste komplettera ditt anbud eller inkomma med ett nytt anbud meddelas du per e-post. Du kan alltid kontrollera ditt anbud genom att logga in på e-avrop.com, klicka på Mina anbud och där ifrån gå vidare till det aktuella anbudet och kontrollera det. Anbudets status framgår av inlämningssidan. Läs mer om anbudsinlämning här

7 7 (48) Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som öppen upphandling i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Kompletterande uppgifter Möjlighet att begära kompletterande uppgifter avseende lämnat anbud efter sista anbudsdag är ytterst begränsat. För att beställaren ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Den upphandlande myndigheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande myndigheten får begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska besvaras skriftligt. Språk Anbudet ska vara på svenska. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla avseenden som rör denna upphandling och påföljande avtalsperiod. Anbudets giltighet Leverantören ska vara bunden av sitt anbud till och med Grund för tilldelning av kontrakt Lägst pris (utvärderingspris). Meddelande om beslut att tilldela kontrakt När beslut om antagen leverantör fattats underrättas samtliga anbudsgivare om beslutet via e-post. Det är av stor vikt att angiven e-postadress i E-avrop är korrekt och hänvisar till behörig kontaktperson, eftersom samtlig korrespondens genom systemet skickas till angiven e-post. Tilldelningsbeslut utgör ingen accept. Civilrättsligt bindande avtal föreligger när ett upphandlingskontrakt, i två exemplar, har undertecknats av avtalsparterna. Underskrift av behörig företrädare Anbudsgivaren ska bifoga anbudet ett undertecknande av behörig företrädare för leverantören. Behörigheten ska kunna styrkas på begäran.

8 8 (48) Anbudets form och innehåll Anbud som innehåller felaktiga eller ofullständiga uppgifter om sådant som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag kan komma att förkastas. Samtliga ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna tas upp till prövning. Ska-krav som måste vara uppfyllda finns sammanfattade på bilagor. Anbud ska Omfatta hela förfrågningsunderlaget och följa förfrågningsunderlaget - vara undertecknat av behörig företrädare för leverantören - vara på svenska - prissatt i SEK - Anbud på pensionsadministration ska innehålla utvärderingsbilaga 5 (utvärderingsmodellen) - Anbud på löpande försäkring ska innehålla utvärderingsbilaga 5 (utvärderingsmodellen) - Anbud på partiell inlösen

9 9 (48) 3 Anbudsprövning Tilldelningsgrund: Lägst pris. Utvärderingsmodell Tilldelningsgrund är lägst pris. Kommunerna kommer att anta det anbud som har lägst sammanlagt pris efter utvärdering och prisberäkning av pensionsadministration och försäkring enligt utvärderingsblankett, bilaga 5. (utvärderingsmodellen) Utvärderingspris för administration reduceras med utvärderingspris på försäkring. Sammanlagt utvärderingspris vinner upphandlingen. Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Kontroll att anbudsgivare lämnat in ett komplett anbud inom utsatt tid samt att begärd dokumentation och information medföljer anbudet Detta sker i tre steg: Leverantörsprövning Ska-kravsutvärdering (kontroll) Anbudsutvärdering Övergripande krav på leverantör 2.1Kvalifikationskrav Anbudsgivare ska uppfylla samtliga kvalificeringskrav för att få elta i utvärderingen. Anbudsgivare ska kunna bevisa att kraven uppfylls. 2.2 Ej dömd för brott Anbudsgivare ska ej vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. Genom att svara ja bekräftar anbudsgivaren att kravet uppfylls. 2.3 Skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren ska vara fri från skuld för svenska skatter och sociala avgifter både hos Skattemyndigheten och Kronofogdemyndigheten.

10 10 (48) 2.4 Anbudsgivare ska ha en god och stabil ekonomi. Årsredovisning för 2012 ska bifogas anbudet. 2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Med Teknisk och yrkesmässig kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar att klara uppdraget. Anbudsgivaren ska särskilt med tanke på omfattning och volym i denna upphandling försäkra oss om att anbudsgivaren klarar uppdraget från den 1 december Kommunerna har för närvarande drygt anställda, ca pensionärer samt tidigare anställda med pensionsrätt. Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget. Anbudsgivaren ska vidare redogöra för sina förutsättningar att genomföra uppdraget, såsom affärsidé, organisation samt utvärdering och uppföljningsarbete för att kvalitetssäkra verksamheten. Ska-kravskontroll Anbudsgivare måste uppfylla de ska-krav som är uppställda. Tilldelningsbeslut meddelande Efter avslutad utvärdering av anbud kommer samtliga anbudsgivare att meddelas vilken eller vilka anbudsgivare som antagits. Respektive kommun fattar beslut om tilldelning. Pensionsgruppen i Skåne lämnar samtliga anbudsgivare ett tilldelningsmeddelande. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter den dag då tilldelningsbeskedet skickats till anbudsgivaren.

11 11 (48) 4 Kommersiella villkor Pris, prisjustering & valutajustering I anbudet lämnat pris skall anges exkl. moms i SEK. Administration samt valcentral Anbudsgivare erhåller ersättning från respektive kommun dels per registrerad anställd med pensionsrätt dels för nyttjad service och tjänster enligt styckkostnad. Offererade priser ska vara fasta under perioden Prisjustering ska ske årligen per den 1 jan med förändringen av arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän inom den privata sektorn, avseende branscherna finansiell samverkan och företagstjänster. Index för oktober 2014 utgör bastal vilket jämförs med nästkommande års index i oktober. Pris ska anges för varje tjänst där så efterfrågas. Försäkring och inlösen Anbudsgivaren anger avgifter i form av procentsatser beräknat på inbetalt kapital. Utvärdering sker avseende försäkring enligt utvärderingsbilaga 4. Offererade priser i kronor ska vara fasta under perioden Utvärdering av pris i kronor sker utifrån fast pris år ett. Prisjustering ska ske årligen per den 1 jan med förändringen av arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän inom den privata sektorn, avseende branscherna finansiell samverkan och företagstjänster. Index för oktober 2014 utgör bastal vilket jämförs med nästkommande års index i oktober. Anbudsgivare ska ange om priserna kan komma att ändras efter avtalstiden och i förekommande fall under vilka förutsättningar. Offererade priser i form av procentsatser beräknat på inbetalt kapital per månad respektive årlig avgift på det sammanlagda kapitalet, ska anges för hela avtalsperioden. Anbudsgivare ska ange om avgifterna kan komma att ändras efter avtalstiden och i förekommande fall under vilka förutsättningar. Betalningsvillkor/fakturering Kommunen betalar för utförda tjänster månadsvis i efterskott avseende pensionsadministration och försäkring i upphandlingen. 30 dagar netto från fakturans ankomstdag samt fullgjord och godkänd leverans. På faktura ska kommunens huvudavtal anges som referens.

12 12 (48) Fakturan ska överföras elektroniskt om kommunen har möjlighet att ta emot elektroniska fakturor. Eventuell dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. Mervärdesskatt Priser angives exklusive mervärdesskatt. Expeditions- faktureringsavgifter m.m. Expeditions-, fakturerings- och påminnelseavgifter m.m. får inte debiteras. Företagsupplysning Allmänt Leverantör är skyldig att hålla sig underrättad om och följa de lagar, förordningar, avtal m.m. som gäller för objektsområdet. Försäkring Uppdragstagaren skall ha gällande ansvarsförsäkring, som täcker skada/skadeståndsanspråk, som orsakas av honom eller av honom anställd/anlitad personal (samt ev. samarbetspart). Tolkningsordning/-företräde För det övergripande ramavtalet gäller nedanstående handlingar och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning. 1. Huvudavtal 2. Anbudsförfrågan 3. Anbud med eventuella kompletteringar/förtydliganden Överlåtelse Avtal får inte nyttjas eller överlåtas på annan utan kommunens skriftliga medgivande. Tvist Tvist, som inte kan lösas av parterna gemensamt, ska avgöras av allmän domstol i den domstolskrets kommunen har sin hemvist, varvid svensk rätt skall tillämpas.

13 13 (48) Uppsägning Uppdragsgivaren äger rätt att säga upp avtalet/beställningen med omedelbar verkan vid upprepat åsidosättande av vad som avtalats och underlåtelse att efter skriftlig tillsägelse från uppdragsgivaren vidtaga rättelse. Om leverantören sätts i konkurs, träder i likvidation, inleder ackordsförhandlingar eller eljest kan antagas vara på obestånd. Sker uppsägning på grund härav äger uppdragsgivaren rätt att få ut skadestånd med totalt 100 SEK per anställd (uppgift framgår av detta upphandlingsunderlag) och kommun. Detta belopp ska täcka den kostnad han åsamkas för att få uppdraget utfört på annat sätt. Leverantörens tillgång till data Efter att ett övergripande ramavtal tecknats med upphandlingsgruppen kommer vald/-a leverantör/-er att ges tillgång till det dataunderlag och övrigt material som kommunernas nuvarande leverantör (KPA) har upparbetat utan ekonomisk ersättning till KPA. Anbudsgivaren ska svara för övertagande av samtliga uppgifter i registeren och annan information och dokumentation från nuvarande leverantör. Kommunens påverkansmöjligheter Kommunerna anser det angeläget att få vara med och påverka leverantörens arbete med produktutveckling, service, tjänster, utbildningar, rutiner, information m.m. Vi önskar även att vår anbudsgivare i samarbete med Pensionsgruppen i Skåne anordnar regelbundna träffar och nätverksmöten i Skåne samt besök i kommunerna. Syftet är i första hand att upprätthålla och höja kommunernas kompetens i pensionsfrågor. Särskilda regelbundna uppföljningsmöten ska hållas med Pensionsgruppen i Skåne. Syftet är att diskutera och hantera nyheter och förändringar, avtalsuppföljning m.m. Beskriv på vilket sätt ni kan tillmötesgå detta. Vi förutsätter att anbudsgivaren medverkar enligt ovan utan krav på ersättningar för egen medverkan t.ex. arvoden, resor. Rättigheten till upprättad data Anbudsgivaren skall i samband med att avtalet upphör vid tidpunkt som kommunen bestämmer överlämna all data d v s alla uppgifter och allt arbetsmaterial som detta avtal omfattar till kommunen utan kostnad.

14 14 (48) Omförhandling av avtalet Kommunen äger rätt att begära omförhandling gällande innehållet i avtalet om förhållanden som ändras vad avser de kommunala pensionsavtalen. Nya tjänster m.m. Tillkommande tjänster under avtalsperioden ska regleras med Pensionsgruppen i Skåne före tillämpning. 5 Bilagor Bilaga 1 Kravspecifikation pensionsadministrativa tjänster och valcentral Bilaga 2 Kravspecifikation försäkring Bilaga 3 Kravspecifikation inlösen Bilaga 4 Beräkningsunderlag försäkring Bilaga 5 Utvärderingsbilaga pensionsadministration och försäkring Bilaga 6 Statistik

15 15 (48) Bilaga 1 Kravspecifikation pensionsadministrativa tjänster, försäkring och valcentral Ska-krav gäller för administration och valcentral Anbudsgivare ska kunna leverera alla delar i kravspecifikationen för administration och valcentral. Samtliga tjänster som finns beskrivna i denna kravspecifikation är ska-krav vilket innebär att anbudsgivare som inte uppfyller samtliga delar, inte har fullständig kompetens och kapacitet att hantera denna upphandling, utesluts från anbudsprövning. Skälet till detta krav är att kommunerna har ett absolut behov av angiven service och tjänster d v s fullständig pensionsadministration. A. Krav på pensionsadministration (Anbudets omfattning) Anbudsgivaren ska kunna ge samtliga parter fullständig pensionsadministration av AKAP-KL, KAP-KL (inkl övergångsbestämmelser och tillhörande protokollsanteckningar), PFA 98 och PFA 01 samt PA-KL och äldre bestämmelser, pensionsreglementen/pensionsbestämmelser för förtroendevalda samt valcentral (förmedlingstjänst) för avgiftsbestämd ålderspension/individuell del. Volym/antal tjänster Den angivna omfattningen (se statistikbilagan 6) kan komma att över- eller underskridas och innebär ingen förpliktelse. Kommunikation/informationsflöden Anbudsgivare ska i tillämpliga delar och på ett betryggande sätt tydligt beskriva hur information med valcentral, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, AFA, arbetsgivaren, arbetstagarna och försäkringsbolag kan mottas respektive avlämnas (kommuniceras), systemkrav m.m. Eventuella merkostnader för kommunerna ska preciseras i anbudet. Mot bakgrund av AKAP-KL vilket bedöms medföra ett ökat flöde av uppgifter och information ska anbudsgivaren lämna uppgift på hur kommunikation sker med respektive PA/löneleverantör (specifikation enligt bilaga) för att säkerställa att aktuella uppgifter överförs till anbudsgivaren och valcentral.

16 16 (48) I det ramavtal som upprättas förbehåller sig Pensionsgruppen i Skåne att reglera de flöden av information t ex grunduppgifter, utbetalning av pensioner m.m. som är nödvändiga för att den totala servicen och tjänsterna avseende pensioner i denna upphandling skall fungera på ett fullt ut tillfredställande sätt. Har anbudsgivare i sitt anbud inte framfört och preciserat krav på kostnadsersättning, se ovan, förutsätts att flödet av information sker utan särskild ersättning. Anbud ska omfatta: Alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos kommunen och för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller Alla förtroendevalda för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller Alla pensionstagare inkl nytillkommande under avtalsperioden, för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller Till anbudet ska bifogas: - beskrivning av anbudsgivarens (och ev. samarbetsparts t ex valcentral) kvalifikationer enligt de allmänna och specifika krav som framgår av detta förfrågningsunderlag bl a - exempel på utformning av register och simuleringsmöjligheter för möjliga beräkningar - årlig pensionsprognos till anställda - exempel på information om återbetalningsskydd i samband med det första valet - beskrivning av Internetbaserad tjänst för att följa upp inbetalningar till leverantören samt simuleringsmöjligheter avseende kommande utbetalningar - exempel på informationsbroschyrer och faktablad - planering av nya tjänster och service, kvalitetsförbättrande åtgärder mm - beskrivning av hur anbudsgivaren kan bidra med sakkunskap, förslag, beräkningar och konsekvensanalyser för enskilda individer och grupper av individer enligt AKAP-KL och KAP-KL möjlighet till alternativa pensionslösningar.

17 17 (48) - besked om anbudsgivaren är uppkopplad/levererar pensionsuppgifter till Minpension.nu - annat som anbudsgivare önskar framhålla B. Använda förkortningar i anbudsskrivelsen. Följande förkortningar används i nedanstående anbudsskrivelse: Kr/ber = kronor per beräkning Kr/at = kronor per arbetstagare Kr/reg = kronor per registrering Kr/av = kronor per avisering Kr/bev = kronor per bevakning Kr/år = kronor per årsuppgift Kr/ utbet = kronor per utbetalning Kr/pt = kronor per pensionstagare Kr/sam = kronor per sammanställning Kr/besk = kronor per besked Kr/lista = kronor per lista Kr/rätt = kronor för rättelse Kr/komp = kronor för komplettering C. Registrering och beräkning Anbudsgivaren ska svara för uppläggning och ha aktuella register över uppdragsgivarens arbetstagare och pensionstagare samt fortlöpande registrera, beräkna och lämna förslag på pension med ledning av de uppgifter som rapporteras från uppdragsgivarens lönesystem eller online. Anbudsgivaren ska minst en gång per år genomföra kvalitetsgranskning av registrerade uppgifter samt kvalitetssäkra dessa. En kortfattad rapport ska årligen lämnas till Pensionsgruppen i Skåne samt i förekommande fall då brister upptäcks skall anbudsgivaren informera berörd kommun. Anbudsgivaren skall omräkna pensionsförmån, utan särskilt beslut av kommunen, när så behövs av individuella förändringar grundande på gällande pensionsbestämmelser eller ändring av samordnade uppgifter. Med ledning av de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens lönesystem eller on-line, skall anbudsgivare tillhandahålla funktioner såsom:

18 18 (48) Tillgång till registeruppgifter - Ge kommunen tillgång till registeruppgifter över kommunens arbetstagare och pensionstagare. Beräkning av pension - Beräkning av pension för registrerad arbetstagare avseende anställningar hos kommunen enligt pensionsbestämmelserna samt lämna kommunen förslag till pension. Förhandsbesked - Lämna förhandsbesked om pensionens storlek på begäran av kommunen för arbetstagare. Utdata - uppgifter som kommunen registrerat avseende t ex för arbetstagare med sjukersättning, utgående pensionsförmån, uppgift på de arbetstagare, ska framgå i registret. D. Bevakning Anbudsgivare ska: -åta sig att bevaka registrerade arbetstagares rätt till ålderspension och pensionsförmån enligt gällande pensionsavtal, tidigare gällande avtal och reglementen samt nya pensionsavtal. -avisera till kommunen 6 mån före det att anställd personal uppnår 65 års ålder. Kommunen skall kunna välja avisering 6 mån före utgången av den månad då arbetstagare fyller 67 år. I samband att avgångsskyldigheten ändras under avtalsperioden kan annan aviseringstid bli aktuell. -bevaka andra pensionsförmåner, exempelvis förmånsbestämd ålderspension, livränta, kompletterande ålderspension, pension till efterlevande, efterlevandepension/familjepension. -svara för att endast en förmån betalas ut d v s korrekt förmånsbelopp varje månad. - bevaka arbetstagares rätt till uppskjuten förmån. Avser arbetstagare som avgått med livränta och eller arbetstagare som erhållit sjukersättning/tidsbegränsad sjukersättning. - bevaka sistahandsansvar enligt PA-KL och äldre bestämmelser, Intjänad pensionsrätt bevaka rätten till kostnadsbidrag från andra huvudmän samt beräkna och debitera kostnadsbidrag.

19 19 (48) - bevaka vid nyanställning/ registrering vid 61 års ålder eller senare om arbetstagare uppbär Fåp/Kåp från annan huvudman (inget ska-krav) Inkomstbevakning Inkomstbevakning ska ske av: Särskild avtalspension Överenskommelse om särskild avtalspension Särskild ålderspension Visstidspension Garantipension AGF-KL E1. Avgiftsbaserad ålderspension(avser endast Malmö) Med ledning av de uppgifter som rapporterats till anbudsgivare från kommunens lönesystem eller on-line, ska denne till kommunen och den anställde göra en beräkning. Beräkna och registrera pensionsbehållning - Beräkna och registrera den ackumulerade pensionsbehållningen för samtliga berörda anställda hos kommunen. Omräkna pensionsbehållning - Inför pensionsavgång omräkna arbetstagarnas pensionsbehållning försäkringsmässigt till ålderspension på sätt som anges i pensionsavtalet. Samtliga kommuner förutom Malmö stad har lagt ut den individuella delen. E2. Avgiftsbestämd ålderspension/individuell del samt tillämpligt AKAP-KL Med ledning av de uppgifter som rapporterats till anbudsgivare från kommunens lönesystem eller on-line, ska denne till kommunen och den anställde göra en beräkning. Anbudsgivare ska förse kommunen med uppgift om: Pensionsavgift Beräkna och registrera pensionsavgifter samt den totala pensionsavgiften för kommunen.

20 20 (48) Information Information om de årliga pensionsavgifternas storlek samt storleken av avgiftsbestämd ålderspension/individuell del för samtliga anställda arbetstagare lämnas till kommunen året efter det kalenderår för vilket pensionsavgifterna, respektive avgiftsbestämd ålderspension/individuell hänförs till. F1. PA-KL garanti vid avgång med ålderspension Anbudsgivaren ska för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar till KAP-KL, PFA 98 och PFA-01 utföra alternativa beräkningar i enlighet med protokollsanteckningarna, samt utbetala tilläggsbelopp i förekommande fall. F2.Värdesäkrad livränta enligt PA-KL (PÖK 06) Anbudsgivaren ska bevaka registrerad arbetstagares rätt till livränta enligt PA- KL/PÖK p 6. F3 KAP-KL garanti Anbudsgivare ska för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar KAP-KL, utföra alternativa beräkningar i enlighet med bestämmelserna. Dessutom skall anbudsgivare i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt centrala och lokala protokollsanteckningar.

21 21 (48) G. Intjänad pensionsrätt Detaljspecifikation: Med ledning av de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens system eller on-line, ska denne åta sig: Beräkning och registrering av intjänad pensionsrätt Beräkning av intjänad pensionsrätt i enlighet med KAP-KL/ PFA för de arbetstagare som omfattas av förmånen. Omvandling till temporär/ partiell pension - På begäran omvandla värdet av intjänad pensionsrätt till temporär/partiell pension. Om pensionen uppgår till ett lågt månatligt belopp kan pensionen komma att omräknas t engångsbelopp enligt gällande pensionsavtal. H. Livränta enligt KAP-KL Intjänad livränta Anbudsgivare ska för berörda arbetstagare beräkna intjänad livränta per i enlighet med KAP-KL Livränta Anbudsgivare ska för de arbetstagare som omfattas av bestämmelserna om livränta i KAP-KL beräkna och fastställa intjänad livränta dels per den 31 december varje år så länge anställningen består (första gången ), dels vid den tidpunkt då arbetstagare avgår från sin tjänst utan rätt till förmånsbestämd ålderspension. I. AGF-KL Anbudsgivaren ska administrera pågående AGF-KL förmåner. Anbudsgivaren skall även deklarera ersättning enligt AGF-KL och inbetala särskild löneskatt. Villkor för inbetalning av belopp, ev. ränta skall framgå.

22 22 (48) J. Förmåner enligt KAP-KL/PFA och äldre bestämmelser samt förmåner AKAP-KL Med anledning av de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens system eller on-line, ska denne åta sig beräkning och registrering av nedanstående m. fl. förmåner. Anbudsgivare ska räkna fram och registrera pensionsunderlag, årspoäng, årsmedelpoäng och tidsfaktor: Förmånsbestämd ålderspension Livränta Särskild avtalspension Överenskommelse om särskild avtalspension Pension till efterlevande vuxen Pension till efterlevande barn Kompletterande ålderspension Särskild ålderspension Kompletterande änkepension Efterlevandepension till vuxen Barnpension Ålderspension PA-KL Livränta PA-KL Pension till förtroendevalda Utredningar och överföringar av pensionsrätt inom EU. K. Utredning av medförd pensionsrätt/aktualisering Kommunernas personal är i huvudsak fullt aktualiserad. För icke aktualiserad personal ska anbudsgivaren löpande ombesörja att aktualisering sker. Beskrivning av processen ska redovisas i anbudet. Det ska särskilt framgå att kommunen inte ska behöva bekräfta tidigare lämnade uppgifter. Med de uppgifter som rapporteras till anbudsgivare från kommunens system eller online, ska denne åta sig bl.a. följande: Samordningsförfrågning - Göra samordningsförfrågning till annat pensionsinstitut och/eller arbetsgivare. Tidssamordning - Beräkning, värdering och bevakning i enighet med regler om s k tidssamordning i AKAP-KL, KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre bestämmelser.

23 23 (48) Avräkning av förmån - Bevaka förmåner som skall avräknas den kommunala pensionen i förekommande fall. Tillfallande förmån - Bevaka att tillfallande förmånen betalas ut till kommunen/kommunalförbundet. Värdesäkring - Bevaka att eventuell uppräkning av förmånen sker vid årlig värdesäkring m.m. L. Samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut. Anbudsgivaren ska på kommunens vägnar besvara s.k. samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut om arbetstagares - även avgången arbetstagares - och pensionstagares pensionsrätt M. Registerhållning Anbudsgivare ska precisera förekommande register i sitt anbud. Då avtalet upphör skall kommunen ha rätt att få tillgång till alla uppgifter som finns, oavsett lagringsmedia, avseende arbetstagare och pensionstagare, som är nödvändiga för att kommunen skall kunna pröva och fastställa rättigheter och skyldigheter enligt kommunens pensionsbestämmelser. Överföring av uppgifter från anbudsgivare ska ske utan kostnad för kommunen. N. Alternativ pensionslösning KAP-KL Anbudsgivaren ska kunna beräkna s.k. frilagd premie för de personer som kan komma att omfattas av alternativa pensionslösningar. Anbudsgivaren ska även beskriva hur leveransen av den frilagda premien sker samt eventuell kostnad för beräkningen. Vid förekomande fall ska anbudsgivaren bevaka så att tid inte följer med i senare anställning. Vid pensionsavgång ska slutbetalning av premie tidsmässigt lämnas i samband med avgång till vald premiemottagare.

24 24 (48) O. Avgiftsbestämd ålderspension/individuell del Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla en tjänst för administration och förmedling av pensionsavgift enligt pensionsavtalen med principöverenskommelser. Tjänsten skall minst omfatta följande: Informera arbetstagarna om alternativa val enligt fastställd valblankett, bestämmelser i avtalet, information om återbetalningsskydd och flytträtt samt annan information av betydelse. Bekräftelse på arbetstagarens gjorda val direkt till dennes hemadress. Anbudsgivaren skall registrera arbetstagarnas val av pensionssparkonto och försäkringsgivare. Anbudsgivaren skall beräkna och registrera avgiftsbestämd ålderspension och individuell del. Kommunens inbetalning av pensionsavgifter till valda pensionssparkonton och försäkringsgivare skall förmedlas av anbudsgivaren. Villkor för kommunens inbetalning skall anges. Redovisning till kommunen som visar inbetalda pensionsavgifter, både totalt och på individnivå. Avtal med försäkringsbolag. Kundtjänst till både kommunen och arbetstagare anpassat efter behov. Anbudsgivaren ska för förse kommunen med årlig bevakningslista på de arbetstagare som inte uppnår 1 % av IBB KAP-KL respektive 1,5 % enligt AKAP- KL i årlig pensionsavgift. Bevakningslistan skall vara kommunen tillhanda senast den 20 februari varje år och innehålla uppgift om framräknat belopp. Bevakningslistan skall levereras till kommunen i hanterbart format ex Excel fil. Bevakning ska även göras för de arbetstagare som avgår med pension eller avlider under året och pensionsavgiften inte uppnår1 % av IBB KAP-KL. Motsvarande bevakning ska ske i förekommande fall avseende AKAP-KL. Anbudsgivare ska redogöra för vilken rutin som används avseende anställda i slutet av året för att dessa ska hinna göra sitt val och beskriva övriga rutiner och hantering.

25 25 (48) Tilläggstjänster Individuell premieinformation avseende procentsats, avgiftsunderlag, och pensionsavgiften i krontal samt till vilket pensions- eller fondförsäkringsbolag pensionsavgiften har betalats. Rättelser av årets förmedlade premier Komplettering av tidigare förmedlade premier Förmedling av löneväxling Om möjligt lämna samlad information om inbetalda premier fördelat på försäkringsbolag och inbetalande arbetsgivare sedan 1998, avseende alla arbetsgivare inom kommun- och landstingssektorn på begäran av arbetsgivaren. P. Finansieringsöverenskommelser Anbudsgivare ska kunna administrera avtal om finansiering av pensionskostnader i samband med huvudmannaskapsförändringar, förutsatt att de följer centrala eller lokala överenskommelser (se även avsnitt bevakning). Q. Pensionsskuldsberäkningar och pensionsskuldsprognoser Anbudsgivare ska tillhandahålla två pensionsskuldsberäkningar årligen, vid tidpunkt som respektive kommun bestämmer, uppdelade på förvaltningar samt en femårs- alt. tioårsprognos av kommunens pensionsskuld årligen. Beräkning skall ske enligt metod som rekommenderas av SKL. Anbudsgivaren ska redovisa möjligheter till simulering och annat av betydelse för beskrivning av tjänsten. För pensionsskuldsberäkning inklusive femårsprognos gäller: Pensionsskuldsberäkning - Beräkning av den faktiska pensionsskulden som den skall redovisas enligt lag i enlighet med de metoder som har rekommenderats av SKL. Beräkningarna görs på individnivå utifrån den redovisningsmodell för pensioner som bestäms av gällande lagstiftning. Anbudsgivarens pensionsskuldexperter skall analysera och redovisa pensionsskuldens förändringar, både när det gäller generella och lokala förändringsorsaker. Egna antaganden - Kommunen skall ha möjlighet att lägga in egna bedömningar för prognoser avseende nyanställningar, avgångar, särskild avtalspension, inflation m.m.

26 26 (48) Simuleringar Kommunen skall ha möjlighet i samband med pensionsskuldsberäkningar att göra egna simuleringar, med olika antaganden om t. ex personalförändringar, löneutveckling, inflation och avkastning. Långtidsprognos - Anbudsgivare skall även på begäran leverera pensionsskuldsprognoser för längre perioder (företrädesvis upp till 40 år). Genom olika antaganden för inflation och avkastning skall man kunna göra simuleringar och se förändringar i pensionskostnader. Matchningstjänst Avser årlig utbetalningsbelastning av respektive kommuns pensionsförpliktelser enligt ansvarsförbindelsen och matchning med kapitalavsättning för att dämpa den s k utbetalningspuckeln. R. Inbetalning och förvaltning av löpande pensioner Anbudsgivare ska redovisa villkor och rutiner för inbetalning av löpande pensioner och preliminärskatt. Följande skall bl. a anges: När inbetalning av löpande pensioner ska vara valuterade på konto samt villkor för ränta på innestående medel eller vid underskott på avräkningskonto. S. Pensionsutbetalning Anbudsgivare ska betala ut de förmåner som beslutats av kommunen, såväl pensionsförmåner enligt AKAP-KL, KAP-KL och PFA som förmåner enligt tidigare bestämmelser, med eventuell samordning. Bl a följande förmåner avses: Pensionsbehållning livsvarigt som ålderspension Intjänad pensionsrätt , livsvarigt, temporärt och partiellt Kompletterande ålderspension Förmånsbestämd ålderspension, Livränta Särskild avtalspension Överenskommelse om hel eller partiell särskild avtalspension Särskild ålderspension

27 27 (48) Pension till efterlevande vuxen Pension till efterlevande barn Efterlevandepension till vuxen samt barnpension Kompletterande änkepension Ålderspension, efterlevandepension, familjepension, visstidspension, garantipension och andra pensionsförmåner enligt PA-KL och tidigare bestämmelser Ersättningar enligt AGF-KL. Pension till förtroendevalda Samordning (samordning sker av ålders- och annan pension med socialförsäkringsförmåner, arbetsgivare och andra pensionsinrättningar, när så är påkallat). Kommunikation med AFA i alla sjukersättningsärenden. Anbudsgivare ska dessutom tillhandahålla följande: Uppräkning - Bevaka eventuell uppräkning av förmån vid värdesäkring. Bank - Ge pensionstagaren möjlighet att påverka val av bank. Skatt - Göra avdrag för och inbetalning av preliminär skatt. Särskild löneskatt: Årligen ge underlag för inbetalning av särskild löneskatt i pensionsfall samt löpande ge underlag för särskild löneskatt för avgångsförmåner enligt AGF-KL Utbetalningsbesked - Skicka ut besked till arbetstagen före första utbetalning samt vid t ex förändring av pensionsstorlek. Kontrolluppgifter - Skicka ut årliga kontrolluppgifter över utbetald pension. Redovisning: Årligen per den 31 december redovisa samtliga utbetalningar inkl uppgifter om samordningsbelopp och kostnadsbidrag. Samma uppgifter redovisas

28 28 (48) löpande under året om kommunen begär detta. Återkrav: Anbudsgivaren svarar för återkrav vid felaktigt utbetalda förmåner. Om den felaktiga förmånen beror på anbudsgivarens handläggning ska anbudsgivaren hålla kommunen skadelös. Kostnadsbidrag: För kommunens räkning uppbära kostnadsbidrag samt i förekommande fall samordningsbelopp. Statistik: Anbudsgivaren skall på kommunens begäran ta fram för avtalen relevanta listor och registerutdrag. T. Information Anbudsgivaren ska varje år ge pensionsprognos till arbetstagarna om deras pensionsförmåner. En förutsättning för rätt prognos är att all pensionsgrundande anställningstid och lön ingår i pensionsberäkningen. Tidigare anställningar ska därför vara aktualiserade och ingå i beräkningen. Anbudsgivaren svarar för utskick av pensionsprognosen till arbetstagaren. Anbudsgivaren och respektive kommun kan överenskomma om elektroniskt överförd/tillgängliga pensionsprognoser. Finns avgiftsbestämd del hos anbudsgivaren ska detta ingå i pensionsprognosen. Anbudsgivaren ska om kommunen önskar, på lokal plats som kommunen anvisar, lämna allmän information om pensioner till personalen. Information om löneväxling Sker ändringar i utformning eller innehåll av pensionsprognos som bifogas anbudet ska godkännande inhämtas av pensionsgruppen. Reklam eller information om andra tjänster som anbudsgivaren tillhandahåller till anställda och f d anställda får ej förekomma utan särskilt medgivande från pensionsgruppen.

29 29 (48) U. Redovisning och avräkning Anbudsgivaren och respektive kommun ska komma överens om á contolösning eller faktura för att reglera premier och pensionsutbetalningar. Administrativa tjänster ska faktureras. Avräkning ska ske mellan kommun och anbudsgivare i förekommande fall. Dessutom ska anbudsgivare framställa en sammanställning av pensionsutbetalningar under föregående år. Anbudsgivare ska anvisa villkor och rutiner för redovisning och avräkning. Kontoutdrag för utbetalda pensioner föregående månad vid á contolösning skall vara tillgängliga innan inbetalning sker innevarande månad. Om annan rutin används skall denna specificeras. Ränta skall utgå enligt STIBOR med 30 dagars effektiv ränta. Anbudsgivare ska även göra sammanställning av de poster som behövs vid beräkning av beskattningsunderlaget för särskild löneskatt på pensionskostnader. V. Service till arbetsgivaren Kundtjänst för arbetsgivaren t ex hjälp med avtalstolkning, simuleringar, beställningar av tjänster, rådgivning. Online Kommunerna ska ha direkt tillgång till, online i realtid, uppgifter i anbudsgivarens register via web-lösning eller motsvarande och i realtid uppdatering av kommunens uppgifter. Anställnings- och löneuppgifter ska årligen kunna redovisas. Systemet ska ha hög användarfunktionalitet, vara tillgängligt under vardagar och kapacitet motsvarande kommunernas behov. Systemen ska vara tillgängliga även under helger i möjligaste mån. On-linetjänsten skall vara utbyggd och anpassad för kommunens behov av tjänster enligt AKAP-KL, KAP-KL, PFA och PA-KL. Simulering ska kunna ske av alla pensionstyper enligt kollektivavtal. Kommunerna utser personer med behörighet och eventuellt med olika behörigheter för on-linekommunikationen. Anbudsgivaren skall utse en eller ev. flera kontaktpersoner per kommun. Följande uppgifter och information skall bl a kunna on-linerapporteras eller göras via on-linetjänsten:

30 30 (48) Anställnings-, ledighets- och löneuppgifter, pensionsavgifter utöver de som lämnas Sjukersättning med datum och omfattning Kontrollera och godkänna beräkningar Ändring av pensionens startdatum Svar på samordningsfrågor Korrigering av uppgifter Bevaka pensionsavgångar Granska uppgifter om tidigare utredda pensionsgrundande anställningar I on-linetjänsten till kommunen ska även ingå att göra simulerade beräkningar beträffande: Pensionsförmåner enligt AKAP-KL, KAP-KL och PFA: Intjänad pensionsrätt , livsvarigt, temporärt och partiellt Pensionsbehållning Förmånsbestämd ålderspension Livränta Kompletterande ålderspension Särskild avtalspension Särskild ålderspension Pension till efterlevande vuxen /efterlevande barn Efterlevandepension till vuxen samt barnpension Pension till förtroendevalda enligt PBF och PRF-KL Visstidspension. Pensionsförmåner enligt PA-KL: Ålderspension Livränta Visstidspension Tjänstegrupplivförsäkring TGL-KL Alternativa beräkningar, möjlighet för arbetsgivaren att simulera FÅP utan IPR-tid. Möjlighet att beräkna tilläggsavgift vid byte från KAP-KL till AKAP-KL (förmånsbestämd ålderspension ersätts med pensionsavgift).

31 31 (48) Angående OPF-KL Anbudsgivaren ska efter valet 2014 erbjuda en tjänst till kommuner som beräknar pensionsavgift och upparbetad skuld samt årligen redovisa för förtroendevald. Närmare utformning av tjänsten får ske gemensamt med pensionsgruppen. Anbudsgivaren ska lämna exempel på i simuleringsprogrammet utförda beräkningar och ange i vilken utsträckning beräkningar kan godkännas on-line. X. Kundtjänst till kommunens anställda och pensionstagare Arbets- och pensionstagare ska kunna vända sig till anbudsgivarens kundtjänst med frågor om pensioner som rör anställningen. Kundtjänsten ska inte kosta arbetstagaren någon avgift (förutom normal samtalskostnad). Motsvarande service ska även ges via Internettjänst. Beskrivning av funktion och vad som kan utföras och är planerat att kunna utföras via anbudsgivarens Internettjänst ska beskrivas. Kommunerna ska fortlöpande hållas informerade om ändringar/förbättringar i anbudsgivarens register, tjänster och program. Exempel på frågor som ska kunna besvaras av anbudsgivaren: Pension Samordning - Hur pensionen är beräknad efter samordning med allmän pension. Skatt - Skatteändringar, grundavdrag och kontrolluppgifter. Adress ändringar. Insättning av pension. Y. Kurser, utbildning och nätverksträffar Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla program för kurser och utbildning som är väl anpassat efter kommunens behov. Anbudsgivare bör erbjuda utbildning efter kommunens önskemål. Ange omfattning och innehåll, samt hur information om kurserna kan inhämtas. All utbildning bör förläggas till Skåne. Pensionsgruppen i Skåne bör vara delaktig i planeringen av årlig kundträff. Anpassade nätverksträffar för pensionshandläggare, personalchefer och ekonomichefer ska anbudsgivaren tillhandahålla kostnadsfritt. Anbudsgivaren ska erbjuda kostnadsfria utbildningar av sina system under avtalstiden.

32 32 (48) Z. Övrig service Anbudsgivare skall tillhandahålla dokumentation som är lättförståliga avseende anbudsgivarens register och program(gäller även för ev. samarbetspart). Anbudsgivare skall löpande informera (via e post) om förändringar som påverkar pensionsförmåner och eller avtal. Å. Tidplan för löpande uppgiftsinlämnande Anbudsgivaren ska föreslå respektive kommun en tidplan som omfattar när kommunen ska lämna uppgifter från lönesystemet (tömning). Tidplanen ska godkännas av respektive kommun.

33 33 (48) Bilaga 2 Kravspecifikation (löpande) försäkring Allmänt Flertalet kommuner i Skåne har sedan 1 januari 1998 valt att löpande betala premie för personalens intjänade Kåp respektive Fåp inklusive pension till efterlevande och premiebefrielse genom att teckna försäkring. Syftet är att trygga kommunens pensionsförmåner enlig pensionsavtal som ska betalas ut till nuvarande och kommande arbetstagare hos arbetsgivaren. Efter upphandling har KPA svarat för försäkringen sedan 1 januari Kommunerna efterfrågar i denna upphandling en option i form av en premiebaserad försäkringslösning. De kommuner som inte har löpande försäkring; Landskrona, Lund, Malmö, Trelleborg önskar motsvarande option att gälla från 1 december Eftersom omfattningen på denna försäkring är förhållandevis stor är det väsentligt att anbudsgivaren kan visa på en betryggande kapacitet att hantera efterfrågad volym. Anbudsgivaren ska inneha egen eller via samarbetspart fullständig kompetens avseende de centrala kollektivavtal som reglerar Fåp och Kåp. Syfte Syftet med denna anbudsförfrågan avseende en option på försäkring är att anbudsgivaren ska svara för (ombesörja) kommunens pensionsåtagande gentemot de anställda för intjänad förmånsbestämd ålderspension, Fåp och Kåp. Försäkringsbolaget (anbudsgivaren) ska på ett betryggande och effektivt sätt visa att man har förutsättningar att svara för kommunernas pensionsåtagande både under inbetalningstiden d v s så länge som den anställde tjänar in förmån som under den f d anställdes resterande livstid. Vi ställer krav på att förvaltningen av inbetalade premier är effektiv. Med effektiv avses att anbudsgivarens (försäkringsbolagets) antagna totalavkastning, avgifter och eventuell garanterad avkastning (ränta) motsvarar vad som angetts i anbudet. Omfattning Den löpande försäkringen skall omfatta nyintjänande av Fåp fr om 1 dec 2014 för all berörd personal samt Kåp i förekommande fall.

34 34 (48) Utvärdering Utvärdering sker utifrån erhållna kronor enligt utvärderingsmodellen. Bilaga 5 Beskrivning av försäkringen tryggande av kommunala pensioner Anbudsgivaren ska på ett allmänt och övergripande sätt beskriva vad försäkringen omfattar och innehåller, för och eventuella nackdelar för kommunerna, vilka garantier som ges m.m. Avkastningsresultat Anbudsgivaren ska redovisa årliga avkastningsresultat för åren Vinstutdelande bolag ska endast redovisa den del av totalavkastningen som tillfaller försäkringstagarna. Med totalavkastning avses uppnådd direktavkastning (före avdrag för förvaltningskostnader) samt realiserade och orealiserade värdeförändringar på placeringstillgångarna per den siste december varje år. Redovisningen av totalavkastning ska följa Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om årsredovisning i försäkringsföretag. Garanterad avkastning Anbudsgivare som kan erbjuda garanterad avkastning (ränta) på inbetalt kapital ska ange nivå på garanterad avkastning. Löpande försäkring tecknas med traditionell förvaltning Anbudsgivare ska lämna anbud på löpande försäkring med traditionell förvaltning. Villkor och garantier Samtliga villkor för försäkringen ska bifogas anbudet. I anbudet ska särskilt beskrivas Garantier i försäkringen t ex bolagets övertagande av risk för att de f d anställda lever längre än bolagets livslängdsantagande Under vilka förutsättningar försäkringsbolagets svarar för intjänade pensioner, Fåp och Kåp och under vilka förutsättningar kommunen kan