1. Krav på pensionsadministrationen Registrering och beräkning Bevakning Avgiftsbestämd ålderspension

Transkript

1 1. Krav på pensionsadministrationen Upphandlingen omfattar fullständig pensionsadministration av KAP-KL, PFA samt PA-KL och äldre bestämmelser och överenskommelser inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda. Anbudet skall avse: a) alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos Kommunerna och för vilka Kommunernas pensionsbestämmelser gäller b) alla förtroendevalda för vilka Kommunernas pensionsbestämmelser gäller c) alla pensionstagare för vilka Kommunernas pensionsbestämmelser gäller 1.1. Registrering och beräkning a) svara för uppläggning och ajourhållning av register över uppdragsgivarens arbetstagare och pensionstagare samt fortlöpande registrera, beräkna och lämna förslag på pension med ledning av de uppgifter som rapporteras via datamedia från uppdragsgivarens system eller on-line. b) omräkna pensionsförmån, utan särskilt beslut av Kommunerna, när så betingas av individuella förändringar grundande på gällande pensionsbestämmelser eller ändringar av samordnade uppgifter Bevakning a) åta sig att bevaka registrerade arbetstagares rätt till ålderspension enligt KAP-KL samt tidigare avtal och reglementen b) avisera uppdragsgivaren eller den anställde i god tid före avgångsskyldigheten. c) bevaka rätt till efterlevandepension/familjepension efter avliden arbetstagare. d) bevaka andra pensionsförmåner såsom inkomstbevakning för de som uppbär visstidspension eller särskild avtalspension enligt KAP-KL, PFA eller PA-KL m.m. e) bevaka rätten till kostnadsbidrag från stat och landsting. f) förse Kommunerna med årlig bevakningslista på de arbetstagare som ej uppnår 1 % av inkomstbasbeloppet (IBB) i årlig pensionsavgift. Bevakningslistan skall vara Kommunerna tillhanda senast den 20 februari varje år och innehålla uppgift om framräknat belopp. Bevakningslistan skall levereras till Kommunerna i hanterbart format ex. excelfil för att möjliggöra vidarebearbetning. g) Administrera överföring av pensionsrättigheter till EU Avgiftsbestämd ålderspension a) i enlighet med KAP-KL beräkna och registrera pensionsavgifter för avgiftsbaserad ålderspension för samtliga arbetstagare. 1

2 b) Rapportera avgifternas storlek årligen till uppdragsgivaren PA-KL garanti vid avgång med ålderspension a) för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar KAP-KL, utföra alternativa beräkningar i enlighet med protokollsanteckningarna. b) i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt centrala och lokala protokollsanteckningar Intjänad pensionsrätt a) för berörda arbetstagare beräkna intjänad pension per i enlighet med KAP-KL. b) på begäran omvandla den intjänade pensionen till temporär och/eller partiell ålderspension Utredning av medförd pensionsrätt/aktualisering a) svara för aktualisering av uppdragsgivarens arbetstagare. Detta skall ske genom utredning, värdering och registrering av medförd pensionsrätt. Med aktualisering avses även utredning av arbetstagare där Kommunerna övertagit verksamheter, t ex lärare kommunaliserade 1991, personal som omfattades av ÄDEL-reformen 1992, m fl. b) maskinellt ha registrerat samtliga uppgifter som anbudsgivaren själv har i sin besittning och kontrollerar vid den ordinarie avtalstidens utgång c) upprätta en plan över aktualiseringsprocessen med en ambition att ha nått fullständig aktualisering efter de första 3 åren av avtalstiden. d) lämna årlig avstämning/rapportering till Kommunerna av aktualiseringsgraden i registren samt rapportera ev. avvikelser från den uppgivna aktualiseringsplanen. e) utförligt beskriva den definition över vad en aktualiserad förmån är för att den ska betraktas som färdigaktualiserad i ovan nämna statistikgrad med hänsyn tagen till anställningstider, löner, IPR-förmån, Fåp-förmån m.m. f) Bifoga exempel på det aktualiseringsbrev som skickas till arbetstagaren för inhämtning av uppgifter rörande tidigare anställningar. Aktualiseringsbrevet bör vara utformat på så vis att det underlättar för den anställde, dvs. i förväg ifylld med kända anställningar som arbetstagaren haft samt en tydlig information om varför brevet ska insändas. 2

3 1.7 Årslivränta a) för de arbetstagare som omfattas av bestämmelserna om livränta i KAP-KL beräkna och fastställa intjänad livränta dels per den 31/12 varje år så länge anställningen består, dels vid den tidpunkt då arbetstagare avgår från sin tjänst utan rätt till förmånsbestämd ålderspension. 1.8 KAP-KL garanti a) för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt Centrala och lokala protokollsanteckningar KAP-KL, utföra alternativa beräkningar i enlighet med bestämmelserna. b) i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt Centrala och lokala protokollsanteckningar. 1.9 Samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut a) på Kommunernas vägnar besvara s.k. samordningsförfrågningar från tidigare arbetsgivare och pensionsinstitut om arbetstagares - även avgången arbetstagares - och pensionstagares pensionsrätt KOM-KL a) Leverantören ska åtta sig att hantera de delar av KOM-KL som reglerar särskild överenskommelse för ersättning till äldre. Det vill säga det som inte omställningsstiftelsen hanterar Övriga förmåner enligt KAP-KL, PFA samt PA-KL och äldre bestämmelser a) beräkna och registrera alla förmåner enligt PA-KL, PFA, KAP-KL, PBF och äldre bestämmelser. 3

4 1.12 Registerhållning a) ansvara för ett ev. övertagande av samtliga erforderliga register och annan information och dokumentation från den nuvarande administratören. b) föra de register som behövs för efterfrågad pensionsadministration. c) Bekräfta att de personregister som ställs till Kommunernas förfogande eller skapas oavsett om de är bearbetade eller inte av administratören är uppdragsgivarens egendom Finansieringsöverenskommelser a) kunna reglera pensionskostnader och administrera avtal om finansiering av pensionskostnader i samband med huvudmannaskapsförändringar, förutsatt att de följer centrala eller lokala överenskommelser Pensionsskuldsberäkningar och pensionsskuldsprognoser a) Årligen tillhandahålla två pensionsskuldsberäkningar som skall ligga till grund för uppdragsgivarens redovisning, samt en femårsprognos av uppdragsgivarens pensionsskuld vid respektive tillfälle. Leverans av skuld/prognos skall ske senast 31/12 respektive 31/8. b) Kunna tillhandahålla ytterligare skulder och prognoser vid särskild beställning c) Beräkna skulden/prognosen enligt metod som rekommenderas av Sveriges Kommuner och Landsting. d) Ange ungefärlig leveranstid av pensionsskuld från det att begäran erhållits. e) Leverera en detaljerad resultaträkning med de finansiella kostnaderna specificerade för sig enligt RKR nr 17 både för ansvarsförbindelsen samt balansräkningen f) Kunna leverera en separat skuld och prognos för SAP-Ö med individlista samt redovisa SAP och visstidspension enligt RKR 2.1 g) Om det under avtalsperioden sker lagförändring avseende ansvarsförbindelsens redovisning till att redovisas inom balansräkningen eller liknande skall anbudsgivaren göra anpassningar utifrån dessa krav. h) kunna erbjuda Kommunerna möjlighet att göra egna simuleringar på datamedia med olika antaganden t.ex a. ränteändringar b. basbeloppsförändringar 4

5 c. förtida uttag d. nyanställningar e. löneutveckling f. inflation Anbudsgivaren ska beskriva den tjänst som erbjuds här och samtliga de parametrar som Kommunerna kan ändra och simulera med. i) kunna erbjuda möjlighet att lägga in egna bedömningar för prognoser och få svaret direkt i systemet. Anbudsgivaren ska beskriva den tjänst som erbjuds här och samtliga de parametrar som Kommunerna kan ändra och simulera med. j) på begäran, även kunna leverera pensionsskuldprognoser på datamedia för längre perioder (upp till 40 år). k) kunna lämna prognos på den avgiftsbestämda ålderspensionen. Både på den kortfristiga skulden samt över 5 år l) kunna lämna prognos på de finansiella kostnaderna m) bifoga exempel på leverans av pensionsskuld och prognos med anbudet. n) kunna erbjuda levereras av skuld/prognos totalt för Kommunerna, specificerad på individnivå samt uppdelad på respektive förmånsslag. o) kunna erbjuda Kommunerna en analys av pensionsförpliktelsernas förändring under perioden. Exempel på hur analysen ser ut bör bifogas. p) beskriva vilka kvalitetssäkringsrutiner som används för att säkerställa riktigheten och kvaliteten i den levererade skulden och prognosen. q) beskriva vilka resurser som finns för att snabbt kunna påverka system, beräkningsmetoder m.m. till förändringar i avtal, rekommendationer m.m. r) kunna beräkna pensionsskuld för politiker som underlag för not i årsredovisningen. Ange även ev. kostnad för detta. s) Kunna erbjuda ett simuleringsprogram där kommunen själv kan lägga in sin lönesumma och få en prognos på den kortfristiga skulden över årsskiftet t) Kunna erbjuda ett simuleringsprogram som tar hänsyn till effekten av inlösen av äldre pensionsutfästelser i försäkring både på skulden och på utbetalningarna. Om ej programmet kan hantera detta så redovisa om tjänsten går att få via beställning och i så fall hur lång leveranstiden är samt ev. kostnad Inbetalning och förvaltning av pensionsmedel a) redovisa om man använder sig av kontofunktion eller exakt direktfakturering b) redovisa villkor och rutiner för inbetalning av pensionsmedel och preliminärskatt samt medelsförvaltning. c) redovisa vid vilken tidpunkt, antal dagar före pensionsutbetalningsdagen, inbetalning av pensionsmedel skall ske. (med utbetalningsdag avses den dag pensionstagaren har inbetalningen tillgänglig på sitt konto). d) redogöra vilka räntevillkor som gäller vid positivt respektive negativt saldo på Kommunernas konto hos leverantören i det fall man använder sig av denna betalningsmetod. 5

6 e) redogöra för när kapitalisering av ränta sker? Ränteberäkningsdag och ränteberäkningsmetod ska anges. (om detta är aktuellt) f) redogöra för om Kommunerna erhåller ränta, och i så fall vilken räntesats, på innestående medel avseende innehållen preliminär skatt Pensionsutbetalning a) betala ut de förmåner som beslutats av uppdragsgivaren, såväl pensionsförmåner enligt KAP-KL som enligt PFA, PA-KL och äldre bestämmelser samt pensionsförmåner för förtroendevalda, med eventuell samordning. b) lämna förslag till Kommunerna om dröjsmålsränta på försenad pensionsutbetalning. Av förslaget skall framgå vem som skall svara för räntekostnaderna, Kommunerna ensam eller tillsammans med uppdragstagaren. Uppkommer dröjsmålsränta som orsakats av uppdragstagaren svara denne för dröjsmålsränta. c) ha erforderliga kontakter med KPA Livförsäkrings AB i syfte att ha en rationell och smidig hantering av dödsfallsärenden. d) beskriva service och åtaganden avseende utbetalnings- och samordningsrutiner, skatteavdrag och annat i anslutning till utbetalning av pensioner och andra förmåner. e) enligt pensionstagarens önskemål utbetala pension till bank/bankkonto f) svara för att årlig kontrolluppgift utsänds till pensionstagaren. g) svara för att insättningsbesked skickas till pensionstagaren vid pensionering samt vid ändring. h) framställa nytt pensionsbrev vid ändring av pensionsutbetalning. i) inleda återkrav till pensionstagaren om för mycket pension utbetalats. j) inför pensionering framställa pensionsbrev som skickas till Kommunerna i två ex. k) bifoga exempel på pensionsbrev till anbudet. l) beskriva vilken möjlighet Kommunerna har att påverka innehåll och utformning av pensionsbrevet. m) bekosta ökade kostnader som beror på anbudsgivarens egna felberäkningar. n) vid ett ev. byte av administratör underrätta alla som idag har utbetalning av pension individuellt. Besked skall sändas, på anbudsgivarens bekostnad, till pensionstagarens hemadress. o) kunna sända ut samtliga pensionsbrev med Kommunernas logga på. p) Kunna erbjuda att antingen skicka båda exemplaren av pensionsbrevet till kommunen alternativet att skicka de ena exemplaret till kommunen och det andra direkt hem till den anställde. 6

7 1.17 Information a) årligen ge information genom pensionsprognos till arbetstagarna om deras pensionsförmåner i anställningar hos Kommunerna tillsammans med eventuell beslutat förändring av Pensionsnämnden. Informationen skall minst vara anpassad efter den skyldighet arbetsgivaren har enligt KAP-KL. b) kunna erbjuda att pensionsprognos sänds till uppdragsgivaren för vidarebefordran till respektive arbetstagare eller direkt till arbetstagare. c) bifoga exempel på pensionsprognos till anbudet och även beskriva vilken möjlighet Kommunerna har att påverka utformning och innehåll i beskedet. d) kunna erbjuda att Kommunernas logga finnas med på samtliga utsända pensionsprognoser. e) ha system som gör att Kommunerna kan se samma pensionsprognos som årligen sänds ut till arbetstagaren i systemet eller erbjuda annat media där detta går att se. Anbudsgivaren ska därför redogöra för om detta är möjligt. f) kunna erbjuda en flexibilitet vid utskicket. T.ex. att Kommunerna ska kunna bestämma när under året utskicket ska ske samt att utskickat bör kunna ske för enbart vissa grupper (t.ex. enbart färdigaktualiserade) 1.18 Redovisning och avräkning a) framställa sammanställning av pensionsutbetalningar under föregående år. Utbetalning av respektive pensionsförmån bör specificeras var för sig. b) anvisa villkor och rutiner för redovisning och avräkning. Om avräkning tillämpas skall kontoutdrag för utbetalda pensioner föregående månad vara tillgängliga innan inbetalning sker innevarande månad. Om annan rutin används skall denna specificeras. c) göra sammanställning av de poster som behövs vid beräkning av beskattningsunderlaget för särskild löneskatt på pensionskostnader Serviceorganisation och kundtjänst Anbudsgivarens skall a) ha en serviceorganisation och kundtjänst som är anpassad för uppdragsgivarens behov och vara utan kostnad. Beskriva denna funktion Information och utbildning/dokumentation 7

8 a) tillhandahålla relevant utbildning så att kontaktpersonen hos Kommunerna samt ekonomiskt ansvariga för pensionshanteringen kan genomföra sitt dagliga arbete kopplat till hanteringen av pensioner och pensionskostnader. b) Vid förändringar av avtal, systemförändringar m.m. tillhandahålla utbildning utan extra kostnad för Kommunerna. c) Vid avtalstidens start tillhandahålla utbildning för Kommunernas kontaktpersoner i ev. system och rutiner utan särskild ersättning. d) tillhandahålla informationsträffar för anställda överstigande 60 år med information om pensionsavtalen, uttagsalternativ, praktisk hantering m.m. e) tillhandahålla dokumentation och handböcker på svenska. Exempel på handbok bör bifogas anbudet på cd eller i liknande elektronisk form. f) beskriva utbildningsutbud och ange kostnad för detta. g) tillhandahålla informationsmaterial avseende kollektivavtalets pensionsförmåner m.m. h) Beskriv omfattningen av informationen samt hur denna information görs tillgänglig för Kommunernas handläggare samt Kommunernas anställda. beskriva vilken möjlighet Kommunerna har att anpassa utbud och utformning av informationsmaterialet. i) hålla årliga nätverksträffar för ansvariga inom de olika områdena. Beskriv om nätverksträffar/kundträffar erbjuds, hur frekvent dessa hålls samt upplägg och innehåll omkring dessa samt ev. kostnader i samband med träffarna Speciallistkompetens/service och kontakt med marknadens parter a) beskriva vilken möjlighet Kommunerna har att utnyttja speciallistkompetens hos anbudsgivaren. Det kan bl.a. vara komplicerade beräkningar, tolkning av äldre avtal, ärenden som berör andra avtalsområden, komplicerade utredningar, tolkning av skuldförändringar m.m. Anbudsgivaren ska beskriva sin organisation för att hantera sådana ärenden och förfrågningar. b) beskriva vilken service och stöd som kan erbjudas Kommunernas kontaktperson, redovisningsekonomer och ekonomer i deras dagliga arbete. c) beskriva det team som förväntas arbeta mot Kommunerna vid ett ev. avtalstecknande samt dessa personers erfarenhet och kompetens från liknande uppdrag. d) beskriva sina kontakter med marknadens parter Systemstöd, hjälpfunktioner samt annan service till pensionshandläggarna 8

9 a) beskriva det systemstöd som tillhandahålls för Kommunernas pensionshandläggare samt dess funktioner. b) beskriva samtliga möjligheter till simulering av uttagsmöjligheter som systemet klarar av idag. Både hela, partiella och trappvis uttagsmöjligheter ska beskrivas. c) se till att pensionsregistret endast är åtkomligt genom särskild behörighet och att användarnas identitet lagras i systemet vid varje inloggningstillfälle då uppgifter ändras i registret. För registerhållning gäller bestämmelserna i Personuppgiftslagen samt Datalagen. d) ha ett system där Kommunerna kan rapportera in nya och rätta till felaktiga uppgifter i systemet. Anbudsgivaren ska därför beskriva vilka uppgifter som Kommunernas egna handläggare kan rapportera in och rätta direkt i systemet. e) Ha ett system som klarar av samtliga simuleringsmöjligheter (hela, partiella och trappvis) av de vanligaste förekommande pensionsförmånerna enligt kollektivavtalet f) ha ett system där beräkningar/simuleringar går att spara för att sedan ta upp igen vid ett senare tillfälle g) ha ett system där pågående utbetalningar går att se h) ha ett system där förfrågningar till handläggaren inför aktualiseringar sker via systemet i) beskriva planerad utveckling av befintligt system och rutiner under de kommande åren samt i vilken mån Kommunerna har möjlighet till påverkan Utökad pensionsadministration redogöra för sin tjänst avseende utökad pensionsadministration. Tjänsten skall minst innehålla följande a) Kontroll av årlig fil med anställningsuppgifter samt rättning av ev. fel på kontrollistor b) Hjälp att bedöma om lämnade uppgifter är pensionsgrundande eller ej c) Registrering av sjuk- och aktivitetsersättning efter uppgifter ifrån arbetsgivaren d) Registrering av kompletterande anställningsuppgifter och lön enligt uppgifter ifrån arbetsgivaren e) Registrering av uttag av pension, ev. tjänstledighet samt avgångstidpunkt i de fall avgång sker vid annan tidpunkt än för uttag av pension. f) Besvarande av frågor från arbetstagare omkring kommunala pensioner g) Besvarande av frågor från arbetstagare avseende uttagsmöjligheter (simuleringar) h) Kontakt med arbetstagaren i god tid före det att denna fyller 65 år eller för den pensionsålder som gäller 9

10 i) Bevakning och anmälning av pensionsavgångar j) Bevakning av de som kvarstår i tjänst vid 67 år. Informering 6 månader innan att utbetalning sker vid 67 år om inte annat meddelas. k) Hantering av administrationen vid dödsfall l) Information till de anställda vid avtalsstarten vart de ska vända sig i pensionsfrågor m) redogöra för vilka krav de ställer på kommunen för att tjänsten ska fungera n) redogöra för vilka delar som ej kan tillhandahållas på distans av den dagliga handläggningen och av vilken anledning o) redogöra för den organisation som kommer att tillhandahålla hanteringen p) om möjligt lämna exempel på kunder som idag utnyttjar denna tjänst q) redogöra för om Kommun måste godkänna utbetalningarna eller om administratören inte har detta som krav. Oavsett skall en motivering lämnas över varför administratören förespråkar det ena eller andra. r) Redogöra för ev. ytterligare tjänster eller funktioner som tillhandahålls inom detta område s) Upprätta och bifoga ett proces-schema för tjänsten t) Hålla informationsträff för samtliga anställda som är över 60 år på plats hos Kommunen för information om uttagsalternativ m.m. u) Hålla informationsinsatser för övriga grupper. T.ex. under 40 år år. v) Tillhandahålla ett namngivet team som alltid tillhandahåller servicen åt Kommunen anställda. Beskriv detta team. Utöver den löpande servicen bör följande kunna tillhandahållas som extratjänster w) Utskick med information om olika uttagsalternativ för alla som fyllt 60 år x) Konsulthjälp vid upprättande av årlig fil 1.24 Information efter särskild begäran a) acceptera att ombud med av kommunen utställd fullmakt skall likställas med Kommunen och på så vis få företräda Kommunen med samma villkor som gäller för Kommunen enligt upprättat avtal. Inga andra avgifter än de som är upptagna i avtalet med Kommunen för hanteringen enligt denna upphandling får tas ut av Kommunen eller av ombud till vilken Kommunen utställt fullmakt. b) ha elektronisk överföring av förmånsinformation. ange om man har system för överföring av förmånsinformation via XML-filer från egna 10

11 register till rådgivarens kundvårdssystem för att underlätta rådgivningen till den anställde c) till Kommunen eller den som satts i dess ställe via utställd fullmakt leverera all den information som behövs för fullständig pensionsutredning på individnivå som ej levereras i ev. XML-fil, t.ex. intjänade förmåner, premieinformation m.m. Upplysningen skall lämnas senast inom 5 arbetsdagar räknat från begäran på det sätt som Kommunen eller dess ombud önskar. Om inte 5-dagarsgränsen kan utlovas, redogör då för vilken tid som i normalfallet kan garanteras. Om en kostnad för utlämnandet av informationen tas ut skall detta redovisas. d) beskriva vilken kontaktväg, via person eller avdelning ovan nämnda tjänster ska beställas av Statistikuppgifter a) redogöra vilka statistikuppgifter över utförda tjänster och transaktioner som beställaren kan erhålla från administratören samt vilka av dessa som är förknippade med en kostnad och vilka som kan erhållas utan särskild ersättning 1.26 Övertagande a) svara för hela övertagandeprocessen från Kommunernas nuvarande administratör. ansvara för att samtliga erforderliga register och annan information och dokumentation från den nuvarande administratören övertas och registreras maskinellt. (gäller enbart anbudsgivare som idag inte är leverantör) b) bekräfta att då avtalet upphör skall uppdragsgivaren, eller av uppdragsgivaren anvisad part, få överta de uppgifter avseende arbetstagare och pensionstagare, som är nödvändiga för att uppdragsgivaren skall kunna pröva och fastställa rättigheter och skyldigheter enligt uppdragsgivarens pensionsbestämmelser. Detta gäller även eventuellt filmat material samt övriga ev. akter m.m. Överföring av uppgifter från anbudsgivare skall ske utan kostnad för kommunen eller den nya leverantören. c) bifoga ett processchema eller liknande med beskrivning över hur ett övertagande går till och i vilken mån Kommunerna behöver vara aktiv. 2. Avgiftsbestämd ålderspension 2.1 Krav på administrationen av den avgiftsbestämda ålderspensionen 11

12 a) tillhandahålla en tjänst för administration och förmedling av valet enligt KAP-KL. Tjänsten skall minst omfatta följande: neutral valinformation till berörda arbetstagare kundtjänst till både Kommunerna och arbetstagare bekräftelse på arbetstagares gjorda val direkt till dennes hemadress valregistrering av konto och försäkringsgivare förmedlingstjänst av avgifter avtal med försäkringsbolag korrigering av pensionsavgift och pensionssparkonto inom tre månader registrering av uppgifter ifrån AFA, avgiftsbefrielseförsäkring redovisning till Kommunerna som visar inbetalda pensionsavgifter, både totalt och på individnivå. Beräkning av retroaktiv premie och indexering av avgifter för arbetstagare som ej inanmälts Anbudsgivaren Skall b) bifoga exempel på utskick av premiespecifikation till individen med historiskt inbetalda premier. c) redogöra för vilken rutin som används avseende anställda i slutet av året för att dessa ska hinna med att göra sitt val. d) beskriva hantering och rutiner samt ev. andra tjänster som valcentralen tillhandahåller i samband med ovan beskrivna förmedling. e) Kunna ta emot historiskt gjorda val och avgifter av nuvarande valcentralsleverantör f) Kunna överlämna historiskt gjorda val och avgifter till annan valcentral vid avtalstidens slut 3. Kvalitetssäkringssystem a) beskriva sitt ev. kvalitetssäkringssystem. Beskrivning ska göras beträffande om och hur kontroll- och felsignaler skapas och rapporteras till Kommunerna i samband med överföringar till pensionsregistret. 4. Utvärdering av systemet Anbudsgivare som går vidare till utvärdering skall vara beredd på att visa upp sitt system för utvärderingsgruppen den 5 juni. Demonstrationen skall följa den uppsatta kravspecen (Utvärdering av systemet). 1-2 personer från respektive kommun kommer att delta. Det system som visas upp och bedöms ska kunna levereras till kommunerna senast 6 månader efter avtalsstart. Om inte kommer ett vite att utgå för varje påbörjad vecka därefter som leverans ej kan ske (se även kommersiella villkoren) 12

13 5. Kontakter med försäkringsgivare a) åta sig att till i framtiden ev. annan försäkringsgivare av hela eller delar av Kommunernas pensionsåtagande, leverera filer med uppgifter samt all nödvändig information för att denne ska kunna fullgöra sitt åtagande i form av att trygga Kommunernas pensionsutfästelse enligt kollektivavtalet genom försäkring. Detta skall ske utan dröjsmål. i så stor mån som möjligt samarbeta med annan försäkringsgivare och medverka för att en så smidig, säker och effektiv hantering av uppgifter sker utan att Kommunerna belastas mer än absolut nödvändigt. b) beskriva vilket samarbete som idag finns med andra försäkringsgivare för de kommunala pensionsförmånerna för att underlätta överföring av nödvändiga uppgifter m.m. även beskriva hur denna kontakt sköts idag i motsvarande fall för andra kommunkunder och hur anbudsgivaren tänker sig att det ska hanteras framöver. c) beskriva ev. krav som denne har på mottagande part samt Kommunerna för att kontakten ska ske så bra som möjligt. d) beskriva hur försäkrade förmåner, antingen hos administratören själv eller hos extern försäkringsgivare, syns i systemet. 13