BESTÄLLNINGAR/LAGER...

Transkript

1 Entré Innehållsförteckning KUNDER Kundinformation Sök i kundregistret Kundkontakter ARTIKLAR Artikelinformation Prisinläsning Inställning för artikelgrupper Övrigt ORDER Orderregistrering Tidplanering Export Inställningar Utskrifter FAKTURERING Registrering Avtalsfakturering Inställningar Utskrifter KUNDRESKONTRA Kundinbetalning Krav Räntefakturering Inställningar Utskrifter BUTIK Kassaregistrering Presentkort Inställningar Utskrifter BESTÄLLNINGAR/LAGER Beställningar Flerlagerhantering EDI-beställningar LEVERANTÖRSRESKONTRA Sök i leverantörsfakturaregistret Skapa leverantörsfakturor Attestering Betalningar Vidaredebitering SERVICEANLÄGGNINGAR

2 Aktiviteter Grundinställningar REDOVISNING Import av budget från Excel Nytt alternativ för automatkontering Valbar i manuell registrering Ny funktionalitet vid periodstängning per serie PROJEKT Ändrad funktionalitet vid slutfaktura i lyftplan gällande resultatenhet och objekt Nytt urval på Ordertyp för underobjekt i utskrift Projektlistor Kolumner för prognos i Skapa/Ändra projekt Ny inställning på projekttyp förbjudna ordertyper Grundinställning 3396 Skapa alltid prognos av första kalkyl Grundinställning 3397 Standard projekttyp Grundinställning 3406 Projektledare måste kunna attestera fakturor Grundinställning 3387 Räkna inte med internränta i SVA Grundinställning 3385 Avsluta inte projekt med aktiva order TID OCH LÖN Kalenderregistrering Ny funktionalitet i Sök i Tidsregistret Delvis ändrad layout i Lönebearbetning Nytt skatteberäkningsalternativ Skattefritt till skattefritt belopp, sedan 30 % Ny funktionalitet för Automatisk utjämning av Månadslön vid full frånvaro Ny funktionalitet för automatisk justering av engångsskatteprocent Ny funktionalitet på befattningskoder för att hantera flera lärlingsstegar Ändrad princip för summering av Tid i Tidsregistrering/Tidssummering Ny kontroll vid Skattedeklaration (Uppbörd) Ny fråga vid semesterskuldlista om vilka arbetsgivaravgifter som ska användas Ny möjlighet vid semesterskuldlista/semesterårsbyte - ta med preliminär frånvaro Ny inställning på ackumulator Summera radens timmar Ny inställning på ackumulator Beräkning sker på rad-datum Ny rapport för Komplettering av Arbetsgivarintyg Nytt urval på aktiva personer i Utbildningar Grundinställning 2939 fördela frånvaro på arbetsdagar/kalenderdagar Grundinställning 3001 Hantering av uttag semester i Semestermallen Grundinställning 3433 Aktivera lönespecifikationer via ftp Grundinställning 3436 Varna för projekt med denna status i Tids- och Löneregistrering Nytt register för Personalkategori Ny funktionalitet för gruppering av lönekoder och löneklasser Ny möjlighet på löneklass för begränsning till resultatenhet ALLMÄNT/ÖVRIGT Hjälpsystemet Användarregistret Registreringsmallar Rapporter Export/Import Inställningar Loggning Övrigt

3 Kunder Kundinformation När man bläddrar med PgUp/PgDn i rutinen Skapa ändra kund bläddrar systemet nu i namnordning när man står i fältet för företagsnamn respektive i kundnummerordning när man står i kundnummerfältet. Nytt fält i kunduppgifternas reskontrasektion. Nu kan du ange kundens fastighetsbeteckning på kunden. Denna beteckning ges som förslag då du skapar en ny ROT-rad i order. I kundens reskontrauppgifter visas nu även statistik för offerter separat i statistikrutan. (Knappen Statistik ovan) I kundens reskontrauppgifter, Statistik öppnas nu rutinen Sök i fakturaregistret när du klickar på sökknappar för obetalda och förfallna fakturor. Samma hantering gäller för order och offerter. Sök i kundregistret - Nu kan du skicka SMS i kundregistret. Detta kräver dock att du har ett avtal med Hantverksdata om detta, kontakta vår säljavdelning om du är intresserad. Du skapar ett nytt SMS genom att klicka på knappen Skapa ny där du fyller i kund, eventuell kontakt samt mobilnummer samt ett meddelande. Klicka därefter på knappen Skicka. Du kan skicka samma meddelande till flera kunder genom att använda Plocka -funktionen

4 Motsvarande funktionalitet för att SMS finns även i ordersystemet. Se även grundinställningar Kundkontakter Nu kan en registreringsmall visas i rutinen Sök i kontaktregistret, se inställning Du kan skicka SMS till dina kundkontakter, se även beskrivning för kunder ovan. Artiklar Artikelinformation Ny artikeltyp på artiklar, Artikel med serienummer. I artikelregistret har en ny artikeltyp skapats för att tillåta att en artikel hanteras med unikt serienummer. Denna hantering kräver licens för Entré flerlager. Då en artikel med serienummer beställs delas beställningen automatiskt upp så att individuella serienummer kan anges på de beställda artiklarna. Då denna typ av artikel sen används i order kan ett specifikt artikel/serienummer väljas. Nytt fält på artikeln, Vidaredebiteras ej, har införts. Artiklar med denna märkning kommer ej att vidaredebiteras då detta sker från inköpsunderlag till kundorder. Detta fält visas ej i artikelbilden, därför finns nu en möjlighet att koppla mall till artikelbilden, se inställning I exemplet nedan visas mallen när du klickar på knappen Art.mall. Du

5 ändrar och skapar mallar i rutinen Registreringsmallar. Fältet kan även visas som kolumn i t.ex. Sök i artikelregistret. Nu kan flera artiklar manuellt sättas som aktiva avseende sökreferenser då flera artiklar har samma EAN-kod. Denna hantering sker också automatiskt vid artikelinläsning från fil. I rutinen Skapa/ändra Sökreferenser kan du nu välja att kryssa i att listan endast skall innehålla artiklar som har en befintlig sökreferens, detta underlättar administration av

6 sökreferenser. På Artikelkortet när man klickar på förstoringsglaset för fältet Beställda så visas numera antal samt artikelns aktuella status i beställningsregistret. Kolumnen leveransdatum kan även läggas till i bilden (högerklicka på en kolumn). I rutinen Skapa/ändra artikel har knappen Avsluta ersatts med knapparna Ok respektive Avbryt. Detta innebär också att om man avbryter och har ändrat någon uppgift så får man en fråga om ändringar skall sparas. I rutinerna Skapa/ändra artikel och Artikelprisanalys visas nu artikelns täckningsgrad. Täckningsgraden beräknas som skillnaden mellan prislistorna angivna i grundinställningarna 16 och

7 Prisinläsning Nu finns en ny funktion i samband med prisinläsning som innebär att systemet kan ta bort de priser som INTE uppdaterats i aktuellt prisregister vid prisinläsningen. Kryssa i fältet Töm priser.. i sektion 6 nedan. Flera anpassningar till inläsning av prisfiler med filformat XML har gjorts, bl.a. finns nu stöd för underliggande taggar i schemat. Vid export och import av prisinläsningsmallar tas nu även med kopplade fältkonverteringar. Nu kan man ställa in så att systemet automatiskt kontrollerar om en specifik prisfil finns för inläsning. Kontrollen anges på prismallen samt användaren och sker vid inloggning. För att detta skall kunna utföras måste du ange en koppling till filen i fältet Hämta fil från, då detta oftast skall hämtas/kontrolleras mot extern part, samt kryssa i fältet Kontrolleras automatiskt

8 Är detta ifyllt korrekt sker dialog enligt nedan vid inloggning. Svarar du Ja så lanseras prisinläsningsrutinen. På användaren måste du ange nedan egenskap Importera artiklar : Vid inläsning av fil som hämtas från en ftp-server kan nu systemet fråga om filen skall raderas, efter inläsning. Vid inläsning av s.k. ersättningsartikel så kan denna nu hanteras antingen som ersatt av annan artikel eller som att den inlästa artikeln ersätter annan artikel. Kryssa i enligt nedan på mallens inställning vad som skall gälla. Inställning för artikelgrupper Nytt fält Påslag i prislista. Detta fält används i kombination med fältet Påslag från artikelgrupp på prislistorna. Om detta är påslaget i prislistan används den procentsats du

9 anger på artikelgruppen i denna rutin som ytterligare påslag. Nya fält för Ytberäkning. Angivna värden används för att avgöra om debitering skall ske i ytberäkning/normtidsfakturering. Ny knapp, Artiklar. Klicka på denna knapp för att visa vilka artiklar som är kopplade till aktuell artikelgrupp. Övrigt I Bearbeta artiklar, avancerat urval, kan nu även artikeltext användas som urval. Ny funktion avseende Flikträd. Nu kan man koppla flikträd till en specifik kund. Det betyder att sökning i flikträd i order automatiskt hamnar på den flik som kopplats till aktuell kund. Dock visas även flikträd som inte kopplats till specifik kund. Om fliken skrivs ut, kommer kopplad kunds namn med på utskriften. Klicka på knappen Ändra för att

10 koppla ett flikträd till en kund. I rutinen Prislistor kan du nu välja att påslag på artikeln pris skall göras från angivet påslag på artikelns grupp. Detta påslag anger du på artikelgruppen i rutinen Inställning för artikelgrupper. Order Orderregistrering Nu kan du skicka SMS från orderregistret. Detta kräver dock att du har ett avtal med Hantverksdata om detta, kontakta vår säljavdelning om du är intresserad. Du skapar ett nytt SMS genom att klicka på knappen Skapa ny där du fyller i namn, mobilnummer samt ett meddelande. Klicka därefter på knappen Skicka. Du kan skicka samma meddelande till flera orderkontakter genom att använda Plocka -funktionen

11 Motsvarande funktionalitet för att SMS finns även i kundregistret. Se även grundinställningar När systemet känner av att det finns flera artiklar med samma EAN-kod, visas en dialog där man får välja vilken av artiklarna som skall användas. I denna dialog visas nu även lagerantal. Ny funktion avseende anbudsorder. Nu kan man, på anbudet, ange att detta skall vara ett manuellt anbud som skall redigeras före fakturering. Detta innebär att det, vid fakturering av anbudsordern, skapas en internfaktura på anbudsorderns ingående rader OCH en ny order som motsvarar anbudet. Denna order kan man sedan redigera innan fakturering. Ändrad hantering av deltagare på order avseende planglas. Nu kan man söka, och koppla, deltagare från registret Etablering och restider. Då man i order anger ett leveransdatum och detta infaller på en helg så får man numera frågan om det datumet ska användas. Svarar man nej så flyttas datumet fram till nästkommande vardag

12 När man lägger till en deltagare till ordern och denna inte har en handdator, får man nu en tydligare varning om detta. När man söker ordertyp, t.ex. vid upplägg av ny order, visas ordertyperna nu i nummerordning. I ordermallen kan man nu ange att en order skall undantas från kampanj. Observera att inställningen även finns på kundnivå så om någon av dessa är aktiva så får ordern ej kampanjpriser. Vill du använda detta skall fältet Ordern ska inte få kampanjpriser läggas till i din registreringsmall för order. Vid byte av kund eller projekt på ordern visas nu en extra upplysning om att raderna möjligtvis bör räknas om. Detta skall då göras med knappen Ändra alla. Nu loggas när och vem som har fakturerat/acontofakturerat en order i systemloggen. Tidigare loggades endast delfaktureringar. Nu loggas även ändring av ordertyp med vilken ordertyp som ändrats i systemloggen. Hanteringen avseende deltagare på order är nu helt omgjord. Befintlig koppling med deltagare konverteras dock automatiskt av systemet vid uppdatering så befintlig funktionalitet kan leva vidare. Nu loggas deltagare i en egen tabell vilket öppnar för en framtida mer flexibel hantering. Nytt är även möjligheten att samtidigt plocka flera deltagare med knappen Plocka. Nu kan order med exportstatus Exporterad delfaktureras och acontofaktureras. Tidigare stoppades all fakturering på denna exportstatus

13 Vid fakturering av order varnar nu systemet om order innehåller ej attesterad tid. I Projektstyrningen kan man nu, på projekttypen, ange vilka ordertyper som INTE får användas i kombination med aktuellt projekt när order skapas. Se även nyhetsinformationen i projektstyrningen. Nedan visas exempel på dialog. Nu kan vidaredebiteringen startas från knappen Visa i Sök i orderregistret. Nu kan du ange kundens fastighetsbeteckning på kunden (i kunduppgifternas reskontrasektion). Denna beteckning ges som förslag då du skapar en ny ROT-rad i order. I rutinen Order/kundstöd kan nu kolumnerna för kundens alternativa adress visas på kunden. Från rutinen Order/kundstöd finns numera en knapp för att öppna projektlistan med filtrering på aktuell kund. I Sök i orderregistret kan nu även kolumnerna Val1-5 väljas att visas. Nu kan kolumnen ROT-avdrag väljas att visas i rutinen Fakturera order. Nu finns ett nytt fält för starttid möjligt att använda i registreringsmallar på order. Fältet kan också användas för export av starttid till externt mobilsystem. Ny varning då orderns moms ändras på order med omvänd skattskyldighet. Varning sker: 1. Om man i orderns prissättning ändrar till 0,00 % Moms när ordern redan är märkt med För tjänster. 2. Om man i Ändra alla ändrar till 0,00 % Moms när ordern redan är märkt med För tjänster. 3. Om man i Ändra alla ändrar till För tjänster när ordern redan är märkt med 0,00 % Moms. I samband med fakturering av ROT-order görs nu en extra kontroll att ROT-raden inte är märkt med Ingen moms. Gör den detta, kan ordern ej faktureras. Nu kan man koppla flikträd till en specifik kund. Det betyder att sökning i flikträd i order automatiskt hamnar på den flik som kopplats till aktuell kund. Dock visas även flikträd som inte kopplats till specifik kund. Om registreringsmallen för order innehåller kontakt och kontaktens epostadress, kopieras denna adress som leveransadressens epostadress och föreslås då utskrift sker till epost. Tidplanering I Tidplaneringen kunde man tidigare inte boka på dag som var märkt som dag före helg. Detta är nu ändrat så att planering kan ske sådana dagar

14 När order kopplas till Tidplaneringen, eller när order flyttas, uppdateras nu fältet arbetsdatum med det nya datumet. Export Vid export av anställda till handdator, kan nu även kolumn för vilka användare som har handdator visas i rutinen. Inställningar Vid acontofakturering används grundinställning 405 som underlag för vilken text som skall visas på anbudsordern. Nedan är ett exempel på vilka fältreferenser som skall användas, t.ex.: Avdrag från faktura {lcvisserie}-{lcvisfaktnr} den {lcvisadatum}. Ny inställning, 3389, avseende tidplanering som innebär att även tid som ligger före aktuellt datum kan exporteras. Ny inställning, 3393, avseende hur stor plats som skall avsättas i tidplaneringen för att visa den anställdes namn. Ny inställning, 3351, där du kan ange att projekt skall visas före kundnr i dialogen för att skapa ny order. Om projekt hämtas först, föreslås projektets kund som kund på ordern. Nu sker en extra varning (inställning 3410) i samband med att en order öppnas om det finns oattesterad tid kopplad till ordern. Utskrifter Vid utskrift av order där man vill skriva till en e-postadress kan man nu skriva ett meddelande som också går med i e-postmeddelandet. Du kan också sortera e-postadresserna som visas när man söker efter e-postadresser. Dessutom kan orderns e-postadress skrivas ut på crystalblanketter, tidigare saknades detta fält i underlaget. Nu visas blankettens id när man söker och väljer blankett vid utskrift. Fakturering Registrering Nu kan fakturajournal köras i flera olika filialer/bolag samtidigt. Tidigare låstes denna funktion för alla filialer om en filial körde. Nu sätts automatiskt betalningsvillkor=1 dag på kreditfakturor. Detta underlättar vid betalning/avbokning av dessa mot debetfakturor. Vid kreditering av faktura där aktuell användare inte har rätt att kreditera fakturor med aktuellt belopp finns nu möjlighet att istället tillåta att kreditorder skapas. Vid fakturering av order varnar nu systemet om order innehåller ej attesterad tid. I rutinen Sök i fakturaregistret kan nu kolumnerna för kundens alternativa adress visas. I rutinen Skriv ut fakturor kan nu kundens VAT-nr samt ROT-avdrag visas som kolumner. I rutinen Sök i fakturaregistret finns nu en I rutinen Sök i fakturaregistret hamnar markören nu på sista post enligt urval istället för första post. I samband med fakturering av ROT-order görs nu en extra kontroll att ROT-raden inte är märkt med Ingen moms. Gör den detta, kan ordern ej faktureras

15 När du väljer att se fakturor med knappen Se ROT och sedan skriver ut så använder systemet den blankett du anger i grundinställning 3383 istället för det vanliga fakturablanketten. Koppla därför denna inställning till blanketten för husavdrag. Avtalsfakturering När lista på avtal skrevs ut kunde även uppsagda avtal komma med. Nu finns ett nytt urval i rutinen där man kan kryssa i fältet Se uppsagda om man även vill se/skriva ut uppsagda. Om du har markerat några avtal, får du en fråga om endast markerade skall skrivas ut. Inställningar Ny inställning, 3405, för att kunna ange till vilken filial räntefakturor skall tillhöra. Detta avser endast koncern/filialinstallationer. Med denna inställning finns möjlighet att ge rättighet till användare att se dessa fakturor då räntefakturor normalt sett skapas i filial 1 vilket de flesta användare ej har rättighet till. Nu finns en separat inställning (3402) för konto för Ej betald vilande moms på kundfakturor som används vid Kontanthantering av moms. Tidigare användes samma konto/inställning för både lev- och kundfakturor. Med grundinställning 3383 kan du ange vilken blankett som skall användas som standard då du skriver ut Begäran om utbetalning till Skatteverket. Tidigare har man varit tvungen att komma ihåg att byta vid utskrift. Ny inställning (3343) som markerar ROT-fakturor till Skatteverket som redan utskrivna. Dessa kommer då ej att föreslås att skrivas ut när övriga fakturor skrivs ut. Ny inställning, 3409, där man kan ange vilken ordertyp som skall användas när en faktura krediteras från Sök i fakturaregistret. Anges ingen tas första kreditordertyp. Utskrifter Nu skrivs IBAN och Swift/BIC ut på Hantverksdata standardblanketter för faktura och krav. Observera att bankreferens måste vara ifylld i Företagsuppgifterna. Kundreskontra Kundinbetalning Nu kan återrapportering av kundinbetalningar göras via Hantverksdata Giro som är ett nytt säkert överföringsprogram för filer från/till Bankgirot. Kontakta din säljare på Hantverksdata om du är intresserad

16 Krav Efter att man kört ut påminnelser/krav får man nu en kontrollfråga om antal krav på aktuella kunders fakturor skall räknas upp eller ej. Efter utskrift av påminnelser/krav avmarkeras nu kundens aktuella fakturor automatiskt. Räntefakturering Om inställningen för fakturablanketten är inställd på att visa OCR/referensnummer istället för fakturanummer, visas detta nu även på räntefakturans ingående radspecifikation. Gäller Hantverksdatas standardblanketter. Inställningar Ny inställning, 3405, där man kan ange vilken filial som räntefakturor skall kopplas till. Anges inget kopplas alla räntor till huvudbolaget. Utskrifter Nu kan urval göras i intervall på enhet, objekt och projekt i kundsaldolistan. I rutinen Kontoutdrag kan nu fler kolumner väljas då man granskar kontoutdrag på skärmen, bl.a. kan märke, kundordernr, projekt, antal krav mm nu visas. Högerklicka på en befintlig kolumn för att välja till fler. Butik Kassaregistrering När systemet känner av att det finns flera artiklar med samma EAN-kod, visas en dialog där man får välja vilken av artiklarna som skall användas. I denna dialog visas nu även

17 lagerantal. Nu visas även artikelns enhet (ST, M osv) i kassaregistreringen. From version 4.6.8XX stöds nya Auriga ATC kontokortshantering med chip-stöd. Kontakta vår säljavdelning om du är intresserad av detta. Nu finns stöd för kontokortsbetalning via Samport. Kontakta våra säljare om du är intresserad av detta. Nu hamnar markören på det senaste kvittot istället för det första kvittot när man går in i rutinen Visa kvitton eller Sök i kvittoregistret. Nu finns möjlighet att flytta normtidsorder (Planglas) till kassan för betalning. I kassan klickar du på knappen Normtidsorder. Presentkort Om ett presentkort makuleras, loggas nu tidpunkt och vilken användare som gjort detta i presentkortsregistret. Anledningen loggas dessutom i systemloggen

18 Sök i kvittoregistret Rutinen Sök i kvittoregistret är omgjord till den generella hantering för urval som gäller på många andra ställen i systemet. Dessutom kan storleken i sektion 4. Kvittorader nu ändras valfritt. Inställningar Nu finns möjlighet att ange ipadress och port i sektion 4. Kontokort i kassainställningarna för varje kassa. Detta används för att skapa kommunikation till Auriga ATC i nätverksmiljöer

19 I kassainställningarna kan du även ange Codepage (teckenkodning) på varje kassa individuellt. Detta styr främst hanteringen av svenska tecken på textkvitto. Tidigare fanns denna inställning endast som grundinställning (341) och gällde för alla kassor. Ny grundinställning, 3394, för att ange konto som handpenning skall bokas på. Handpenning har tidigare bokats på intäktskonto från kassainställningarna vid betalning av handpenning och sedan handpenningsartikelns konto från artikelgruppen då resterande betalats. Ny inställning, 3407, där man nu kan ställa antal sekunder som kommunikationen med kassans kontrollenhet skall vänta på svar. Minsta tid är 2 sekunder. Denna används vid kommunikationsproblem med kontrollenheten. Utskrifter Vid utskrift av dagrapport kan man nu välja även journalnummer och transaktion som urval. På utskriften visas nu även butikens totala försäljning (Grand total) enligt krav från Skatteverket. Kvittoblanketten innehåller nu även kassanr samt klockslag för försäljningen

20 Beställningar/Lager Beställningar Annullera antal i samband med inleverans av beställningar. I samband med att inleverans av beställningar sker kan man numera på beställningsraden ange om delar av antalet ska annulleras. Tidigare blev dessa rader inte helt inlevererade utan låg kvar som del levererade. Flerlagerhantering Serienummer på artiklar. I artikelregistret har en ny artikel typ skapats för att tillåta att en artikel hanteras med unikt serienummer. Denna hantering kräver licens för Entré flerlager. Då en artikel med serienummer beställs delas beställningen automatiskt upp så att individuella serienummer kan anges på de beställda artiklarna. Då denna typ av artikel sen används i order kan en specifik artikel/serienummer väljas. Om man har flerlager aktiverat kan en ny rapport tas ut under lagerlistor som visar artiklar per lagerplats. I materialplaneringen finns nu möjlighet att via registreringsmallen styra till vilken lagerplats materialplaneringen avser. Denna koppling kommer sen med till de beställningar som skapas från materialplaneringen. Under inställningar för företagsuppgifter kan nu flera interna leveransadresser läggas upp. Om inställning 3115 är påslagen (Hantering av flera leveransadresser för materialplanering) kan de adresserna också väljas när man skapar en ny materialplanering. EDI-beställningar Beställningar som automatiskt skapas i samband med att EDI-fakturor läses in får numera statusen Registrerad. Tidigare sattes dessa med automatik som beställda i lagerregistret vilket gav en felaktig bild av antalet beställda artiklar i lagerregistret. I Sök i beställningsregistret finns numera en knapp (Inläsningslogg) för att visa det elektroniska underlaget till en beställning

21 Leverantörreskontra Sök i leverantörsfakturaregistret Ny hantering av urval för Sök i leverantörsfakturaregistret. I bilden för Sök i leverantörsfakturaregistret måste man numera välja att visa Makulerade fakturor. Tidigare visades dessa fakturor alltid. Skapa leverantörsfakturor Om flera EDI-underlag är markerade för inläsning och ett av dessa är felaktiga fortsätter numera inläsningen när den felaktiga fakturan autotomatiskt avmarkerats. Ny layout på bilden för att visa EDI-fakturor. Fakturor som visas är numera sidbrutna vilket underlättar när man skrivet ut EDI-underlaget. Ny knapp i bilden för EDI-underlag för att visa filen som ligger till grund för fakturan, Inläsningslogg

22 Attestering Vid attesthantering finns nu en ny funktion för att skicka en faktura till en granskare, gäller endas fakturor som inkommit via EDI. I samband med granskningen kan den som granskar fakturan göra en egen kommentar som sedan följer med fakturan i flödet. Så länge en faktura ligger för granskning kan ingen betalning ske. I attestreglerna kan man numera ange en Attestgrupp som ska fånga upp felaktigt registrerade fakturor som annars skulle passerat genom regelverket utan att regelträff. I den regelbaserade attesthanteringen finns nu ytterligare en regelmöjlighet för att styra på fakturans totala belopp. Ny inställning i den regelbaserade attesthanteringen som gör det möjligt att överrida en regel. Användaren måste minst ha angiven nivå för att få ändra en rad

23 Betalningar Ny registreringsbild för leverantörsbetalningar. De tidigare flikarna 2 och 3 har numera slagits samman till en flik. Leverantörsbetalningar stödjer nu formatet för SEPA. Under flik 3 för betalningsförslag finns nu en rimlighetskontroll på det inmatade datumet när man använder funktionen Byt datum. Vidaredebitering I bilden för vidaredebiteringsregler måste man numera klicka på Visa för att se utförda debiteringar inom ett visst datumintervall. Detta på grund av att listan annars tog lång tid att öppna

24 Serviceanläggningar Då en order kopplats till flera anläggningsdelar kan man numera via en mall bearbeta in information till flera loggar samtidigt. Vilken mall som ska användas anges på anläggningstypen. Rapporten Årsrapport för operatörens årliga kontroll har nu fått en ny layout samt en bättre hantering av fältet för rubrik. Från bilden Order/kundstöd finns numera en knapp för att öppna projektlistan med filtrering på aktuell kund. En ny anläggningslista är tillagd för att visa anläggningar som är aktuella för årsrapport

25 Aktiviteter Ny inställning på aktivitetstyp så att nästa aktivitet skapas först då tidigare aktivitet faktureras. Anges inget på aktiviteten är beteendet som tidigare. Då aktiviteter bearbetas är numera valet att skapa order förvalt Grundinställningar Grundinställning I samband med att en bild kopplas till en leverantörsfaktura kan man numera med hjälp av denna inställning flytta bilden till en namngiven mapp. Om man i inställningen anger t.ex. EDI_Bilder\Leverantör{trim(Leverant.Namn)} så kommer bilderna alltid att sparas i mappar som heter samma sak som leverantören. Grundinställning Färg för att visa att order är borttagen ur orderregistret i attesteringen

26 Redovisning Import av budget från Excel Ny rutin för att importera budget/prognos från Excel. Detta görs från rutinen Ingående balans, budget och prognos med hjälp av knappen Importera. Detaljerad beskrivning återfinns i manualen för Redovisning. Nytt alternativ för automatkontering Valbar i manuell registrering Nytt alternativ för automatkontering som innebär att man kan lägga upp ett antal automatkonteringar och sedan välja bland dessa i de manuella registreringsrutinerna (verifikat, leverantörsfaktura och attest av leverantörsfaktura). Till exempel kan färdiga automatkonteringar läggas upp med olika periodiseringar. Detaljerad beskrivning återfinns i manualen för Redovisning. Ny funktionalitet vid periodstängning per serie Periodstängning (stänga en period för ytterligare konteringar) per serie är förändrad på så vis att man nu kan lägga upp varje enskild period i rutinen. Det går även att stänga perioder i förväg på ett visst bestämt datum. Detta kräver att en grundinställning aktiveras. Detaljerad beskrivning återfinns i manualen för Redovisning

27 Projekt Ändrad funktionalitet vid slutfaktura i lyftplan gällande resultatenhet och objekt Vid en slutfaktura i lyftplanen återförs nu tidigare aconton med den resultatenhet och det objekt som slutfakturan faktureras med (faktureras slutfakturan utan resultatenhet/objekt återförs acontona således utan resultatenhet/objekt). Tidigare återfördes acontona med den resultatenhet/objekt som respektive aconto fakturerades med. Effekten blir med andra ord att intäkten förblir fördelad på resultatenheten/objektet istället för att nollställas vid slutfakturan. Observera att önskar man behålla den gamla funktionaliteten måste en inställning göras på projekten. ( Resultatenhet/Objekt på aconton vänds på slutfakturan ). Nytt urval på Ordertyp för underobjekt i utskrift Projektlistor Syftet med detta urval är att kunna ta ut resultatlistor på underobjekt med en viss ordertyp, till exempel ÄTA. Kolumner för prognos i Skapa/Ändra projekt Nu går det att lägga till kolumner för prognos i Projektstyrningen jämte kolumnerna för resultat. (R) = Resultat, (P) = Prognos

28 Ny inställning på projekttyp förbjudna ordertyper Här kan anges en eller flera ordertyper som inte får användas på projekt med denna projekttyp. Det innebär att systemet spärrar att nya order med dessa ordertyper skapas på projekt (för aktuell projekttyp) och att byte sker till dessa ordertyper på befintliga order. Grundinställning 3396 Skapa alltid prognos av första kalkyl Om denna inställning aktiveras sparas automatiskt en kalkyl på projektet även som projektets första prognos. Grundinställning 3397 Standard projekttyp Om denna inställning anges med en projekttyp kommer denna att föreslås när nya projekt skapas. Det innebär samtidigt att projekttyp är obligatoriskt att fylla i när ett projekt skapas. Projekttypen styr bland annat vilken registreringsmall som sedan används (vilka uppgifter som ska anges på det nya projektet). Grundinställning 3406 Projektledare måste kunna attestera fakturor Med denna inställning aktiverad kan som projektledare på projekt endast anges användare som i användarregistret har inställningen att de kan attestera leverantörsfakturor. Grundinställning 3387 Räkna inte med internränta i SVA Med denna inställning aktiverad räknas inte internränta med vid justering av successiv vinst i rutin "Projektavräkning". Se grundinställningarna 2120 och 2121 för information om internränta. Denna inställning gäller för avräkningsmodellerna "Manuell successiv vinstavräkning" och "Manuell vinstavräkning via automatkontering". Grundinställning 3385 Avsluta inte projekt med aktiva order Med denna inställning aktiverad kan man inte avsluta projekt som har ej fakturerade order

29 Tid och Lön Kalenderregistrering Kalenderregistrering är en helt ny rutin för tidsregistrering. Den kan användas istället för den ordinarie tidsregistreringen eller som ett komplement till denna. Tanken med kalenderregistrering är att ge en god översikt över den registrerade tiden och på ett enkelt sätt kunna registrera ny tid och ändra eller ta bort tidigare registrerad tid (inklusive semester och frånvaro). För att använda denna rutin krävs några inställningar, se separat funktionsbeskrivning på hemsidan under Lön. Ny funktionalitet i Sök i Tidsregistret I syfte att förenkla korrigeringar i denna rutin har knappar för att annullera (vända) registrerade rader, ta bort (ej journalförda rader) och ändra semester och frånvaro lagts till. Ändring av semester och frånvaro leder givetvis även till motsvarande ändringar på semesterkort/i frånvaroregistret. Även urval på tidkod har lagts till

30 Delvis ändrad layout i Lönebearbetning Rutinen för Lönebearbetning har gåtts igenom i syfte att ytterligare förtydliga och förenkla registreringen. Det innebär att vissa fält har kommit till och vissa tagits bort, vissa knappar ändrat namn/ändrat plats med mera. Funktionaliteten i rutinen är oförändrad. Nytt skatteberäkningsalternativ Skattefritt till skattefritt belopp, sedan 30 %. Detta alternativ, som enligt Skatteverkets anvisningar kan användas på skolungdom och studerande med tillfällig anställning, kan nu anges på personens skatteinformation. Det innebär att programmet inte drar någon skatt alls på personen för inkomster upp till skattefritt belopp och därefter 30 %. Observera att det skattefria beloppet måste anges på löneåret (för 2011 är detta kr)

31 Ny funktionalitet för Automatisk utjämning av Månadslön vid full frånvaro När personer med Månadslön varit frånvarande hela löneperioden blir ofta det beräknade avdraget något större eller något mindre än Månadslönen. Därför har tillkommit funktionalitet som gör att programmet automatiskt utjämnar detta så att avdragen för frånvaro och månadslönen blir noll. Detta kräver en del inställningar, se separat beskrivning på hemsidan under Lön. Ny funktionalitet för automatisk justering av engångsskatteprocent Denna funktionalitet gör att programmet automatiskt justerar den anställdes engångsskatteprocent om den anställde förväntas erhålla en årslön som överstiger någon brytpunkt där ny engångsskatteprocent gäller. Detta kräver en del inställningar, se separat beskrivning på hemsidan under Lön. Ny funktionalitet på befattningskoder för att hantera flera lärlingsstegar I det fall det förekommer mer än en lärlingsstege kan detta nu hanteras med hjälp av fältet Gruppering på befattningskoden. Varje befattningskod inom samma stege ska då anges med samma gruppering, till exempel A som i exemplet. Finns endast en lärlingsstege behöver ingen gruppering anges. Ändrad princip för summering av Tid i Tidsregistrering/Tidssummering Summeringen Arbetstid per vecka har ändrats till Uppfylld tid per vecka. Det innebär att även semester och frånvaro räknas med på respektive dag och i den totala tiden. Kolumnerna Frånvaro respektive Semester avser alltså Varav Frånvaro/Semester. Som exemplet ovan visar har även en kolumn för Datum lagts till för att förtydliga bilden. Med Semester menas semester som registreras i Semestermallen. Med Frånvaro menas lönearter som har inställningen Typ av tid=betald frånvaro eller Ej betald frånvaro. För att programmet ska kunna visa all tid som timmar krävs att inställningen Hantering av tid anges på lönearter som registreras i dagar (till exempel semester). För att programmet ska kunna visa Semester och Frånvaro fördelad på respektive dag krävs att grundinställningarna 2908 (Semester) och 2939 (Frånvaro) aktiveras

32 Ny kontroll vid Skattedeklaration (Uppbörd) Namnbyte till Skattedeklaration i hela Entré (tidigare Uppbörd ). Ny kontroll att det inte finns några personer i tidigare inkomstperioder under aktuellt löneår med ej genomförd skattedeklaration. Dessa måste då genomföras innan skattedeklaration för den aktuella perioden kan tas ut. Detta är nödvändigt för att säkerställa att alla personers årslöner är korrekta. Ny fråga vid semesterskuldlista om vilka arbetsgivaravgifter som ska användas Om semesterskuldlista tas ut på ett datum i ett passerat löneår kan man nu välja vilka arbetsgivaravgifter som ska användas, det valda årets eller aktuellt års

33 Ny möjlighet vid semesterskuldlista/semesterårsbyte - ta med preliminär frånvaro Markeras detta alternativ tas tidsregistrerad frånvaro som ännu ej är löneavräknad med på semesterskuldlistan (under förutsättning att frånvaron har ett datum som ligger inom valt till och med datum för listan) och i semesterårsbytet (under förutsättning att frånvaron ligger inom semesteråret). Ny inställning på ackumulator Summera radens timmar Vid registrering av antal på en tids- eller lönerad sker en omräkning av antalet till timmar om fältet Hantering av tid är inställt på lönearten. Till exempel registreras semester i antal dagar och omräknas sålunda till antal timmar. Om man vill att ackumulatorn skall summera antalet timmar istället för antalet dagar skall denna inställning aktiveras på ackumulatorn. I annat fall summeras radens antal (det vill säga oförändrad funktionalitet)

34 Ny inställning på ackumulator Beräkning sker på rad-datum Normalt summeras lönerader i en ackumulator utefter löneradens utbetalningsdatum (kontantprincipen). Om man istället vill att löneraderna skall summeras utefter löneradens datum (det datum som man har registrerat på raden) skall denna inställning markeras. Observera att den inte går att ange på ackumulatorer som avser kontrolluppgifter (KU) och Skattedeklaration (UBD), eftersom där gäller kontantprincipen. Ny rapport för Komplettering av Arbetsgivarintyg Om man önskar en mer detaljerad utskrift av Komplettering till Arbetsgivarintyg finns nu detta som en separat utskrift under Utskrifter från personregistret. Denna utskrift specificerar ersättningarna per varje löneart och månad. Den ordinarie utskriften Arbetsgivarintyg är oförändrad. Nytt urval på aktiva personer i Utbildningar Grundinställning 2939 fördela frånvaro på arbetsdagar/kalenderdagar Med denna inställning aktiverad skapas lönerader för varje dag i frånvarointervallet istället för som tidigare en lönerad för hela intervallet. Syftet med detta är att kunna visa frånvaron fördelad på varje dag i listor, summeringar och i den nya rutinen Kalenderregistrering. Grundinställning 3001 Hantering av uttag semester i Semestermallen Denna inställning bestämmer hur uttag av semesterdagar kan göras vid registrering i Semestermallen. 2 alternativ finns: 1/ Fritt val: Föreslå betalda, sedan sparade, sedan obetalda. Systemet föreslår uttag i denna ordning men genom att ändra antalet dagar till 0 på den föreslagna semestern så öppnas fälten för alla typer av semester och man kan ange uttag fritt. 2/ Tvingande: Alla betalda, sedan alla sparade, sedan alla obetalda. Uttag av semester kan bara göras i denna ordning och alla dagar måste vara uttagna för till exempel betalda dagar innan uttag av sparade dagar kan göras. Om inställningen ej är ifylld gäller alternativ 1/ Fritt val

35 Grundinställning 3433 Aktivera lönespecifikationer via ftp När denna inställning aktiveras så visas en knapp i "Lönebearbetning" för att skicka lönespecifikationer i PDF-format till en FTP-plats. Vart lönespecifikationerna ska skickas styrs av inställning Denna funktionalitet är relevant för företag som skickar sina lönespecifikationer till annan part som sköter utskicket av specifikationerna. Grundinställning 3436 Varna för projekt med denna status i Tids- och Löneregistrering Denna inställning bestämmer vid vilka projektstatus som varningar skall ges vid registrering av tid. Detaljerad beskrivning återfinns i hjälptexten till inställningen. Nytt register för Personalkategori Valfritt register där personalkategorier kan läggas upp. Dessa anges sedan på respektive person under Anställningsinformation i personregistret. Används vid utskrift av arbetsgivarintyg. Lön Register och Löneinställningar - Löneinställningar Ny funktionalitet för gruppering av lönekoder och löneklasser Med denna funktionalitet förenklas uppläggning av lönekoder och löneklasser vid mer komplexa uppsättningar. Funktionaliteten måste aktiveras med grundinställning. Separat beskrivning finns på hemsidan under Lön. Om funktionaliteten inte aktiveras fungerar lönekoder och löneklasser oförändrat mot tidigare

36 Ny möjlighet på löneklass för begränsning till resultatenhet Urval som gör att konteringen endast skapas för lönerader med angiven resultatenhet

37 Allmänt/övrigt Hjälpsystemet Hjälpfunktionen i Entré använder ej längre Adobe Acrobat Reader som visare. Detta för att hjälpen kunde visas felaktigt beroende på omständigheter i operativsystem, rättigheter, nätverk. Nu används Entrés inbyggda visare (samma som visar t.ex. leverantörsfakturor). Visning av handboken sker nu mycket snabbare, vi har dessutom lagt till knappar för att skriva ut och bläddra bland sidorna. Handböckerna är omskrivna och uppdaterade med alla nya funktioner i Entré. Handböckerna innehåller nu även en innehållsförteckning och har ett format som är bättre anpassat för utskrift. När Entré uppdateras via den inbyggda uppdateringsfunktionaliteten uppdateras nu även de inbyggda handböckerna när ändringar sker. Under Entrémappen så finns numera aktuella handböcker i mappen Handböcker i PDFformat så att du kan öppna dessa i Acrobat Reader. Användarregistret Nu kan fler av användarens inställningar visas som kolumner i rutinen Registrera användare, t.ex. Attestering, Antal fakturor att attestera mm. Högerklicka på en befintlig kolumn för att lägga till dessa kolumner. Om du vill se hur många fakturor som varje användare har att attestera kan du kryssa i fältet Visa antal fakturor att attestera i bilden nedan. Systemet visar då antalet i kolumnen Fakturor att attestera. Nu kan man ange egenskaper för SMTP-inloggning på användaren. Detta innebär att e-post som användaren skickat kan hamna i dennes skickat-mapp i Outlook. På användaren kan nu egenskap för automatisk kontroll av prisinläsning anges. Se även nyheter i artikelregistret. Under flik 8 Övrigt kan en ny inställning göras för attestering, Visa antal fakturor att granska vid uppstart. Detta val kan kopplas på användare som bara ska kunna granska fakturor och saknar attestansvar. I fliken 8. Övrigt kan nu användarens anställningsid (som kan vara annorlunda mot inloggningsid) anges. Detta har bl.a. betydelse för koppling mot mobila tid- och ordersystem. Kopplingar för import/export till Crom är nu borttagna. När ny användare skapas sätts egenskapen Attestering alltid till Visa antal fakturor att attestera eller granska vid start. Registreringsmallar Regler. Med regler kan du styra om fälten i en mall skall fyllas i. Det kan exempelvis gälla en mall där endast ett fält får fyllas av 2 olika regelsatta fält. Reglerna gäller inte alla fält i mallen utan endast de fält du specificerar. Klicka på knappen Regler i bilden för Registreringsmallar, se nedan

38 När du skapar en ny regel, anger du vilken mall den skall kopplas till samt vilken Typ av villkor som skall gälla för regeln. Därefter skall du lägga till de fält som regeln skall gälla för. Det gör du med knappen Lägg till i den nedre delen. Följande typ av villkor finns: o Ej aktiv. Regeln är för tillfället inte aktiv. Enkelt sätt att stänga av regeln tillfälligt. o Alla måste fyllas i. Alla fält som ingår i regeln måste fyllas i. o Minst en måste fyllas i. Åtminstone ett regelsatt fält måste fyllas i. o Endast en får fyllas i. Detta betyder att endast en av de regelsatta fälten får fyllas i. Du kan dock spara utan att fylla i någon. o Måste fylla i endast en. En utav de regelsatta fälten MÅSTE fyllas i. Det kan t.ex. vara att du angivit 2 valfält (kryssrutor) där bara en får vara ifylld

39 Om du försöker att spara en mallregistrering utan att fylla i de fält som regelsatts, varnar och fetmarkerar systemet de fält som berörs. Rättigheter. I vissa kopplade mobila system finns möjlighet att skapa och registrera order med hjälp av Entrés registreringsmallar. I ett sådant system kan inte Entrés normala rättighetshantering träda in. Istället kan du koppla en registreringsmall till ett menyval så att mallen i mobilsystemet kan kräva samma rättighetsnivå av användaren som kopplat menyval/program skulle kräva om användaren registrerade i Entré. Nu kan registreringsmallar exporteras och importeras. Vid import kan den importerade mallen skapas som en kopia i de fall systemet redan har en mall med samma namn. I registreringsmallarnas fältbeskrivning kan man nu välja att visa det underliggande fältets namn och format. Kryssa i Visa fält för att visa fältets filtyp och längd. Nu sorteras alla registreringsmallar i bokstavsordning med automatik. Rapporter Alla rapporter i systemet är omgjorda för att kunna stödja olika språk. Rapporternas samtliga ledtexter ändras i rutinen Skapa/ändra blankettexter. Det finns även vissa möjligheter att styra rapporternas layout avseende typsnitt och färg. Varje delsystem i Entré har sina egna rapporttexter, se bild nedan

40 De blankettrubriker som inleds med C_ avser villkor där du kan styra viss layout eller funktionalitet i berörda rapporter. Klickar du på knappen Ändra så kan du, i beskrivningen, läsa om de giltiga alternativ som finns för villkoret. Anger du inget värde, används ett standardvärde. I exemplet nedan avses villkor för att ange om rapporten skall ha en grå avskiljare mellan huvud och data, om den skall ha en annan färg eller om avskiljaren skall visas som 2 streck istället. Exempel: Standardutseende: Med ovan villkor satt till Red :

41 Exempel med ovan villkor satt till NoColour och villkoret C_HeadLUL satt till On : Exempel på utskrift på Engelska med anpassad layout. I många rapporter har det tidigare funnits en s.k. parameterfråga för att kunna selektera eller sortera/gruppera rapporten. Dessa parameterfrågor ställs nu innan rapporten körs enligt nedan exempel från kundsaldolista där du kan välja sortering/gruppering med nedåtpilen i sektion 2. Sortera. För vissa utskrifter kan man även välja bland flera olika rapporter (sektion 1. Rapport ). Olika rapporter kan dessutom ha olika sorteringsmöjligheter

42 Export/Import Nu kan även data från registret RADSTAT (fakturaradsstatistik)hanteras via Entré Import/Exportmallar. Inställningar Ny inställning, 3340, för att stänga av att aktuellt fält fetmarkeras när man står i det med markören. Ny inställning, Om denna inställning är ifylld så stoppas all export och import om Entre.exe inte startats från angiven katalog. Detta är en säkerhetsspärr för att inte exportera data från kopior av installationer som används för test. Anges med eller utan enhetsbokstav, endast full sökväg. Inställning I dialoger med adresser, postnummer och postadress söker systemet efter adressen om postort finns angiven. Sökningen sker automatiskt då man ändrat en adress och lämnar fältet. Med denna inställning påslagen sker ingen automatisk sökning. Vill man söka adress får man då klicka på sökknappen. Loggning I systemloggen visas nu även händelser och fellogg från Entrecom. I systemloggen loggas nu när användare skapas och tas bort. I systemloggen loggas nu när ändringar görs i registreringsmallarna. Nu loggas borttag av presentkort och tillgodo tillsammans med anledning till borttaget. Nu loggas när och vem som har fakturerat/acontofakturerat en order i systemloggen. Tidigare loggades endast delfaktureringar. Nu loggas även ändring av ordertyp med vilken ordertyp som ändrats i systemloggen. Nu loggas när ett nytt bolag har skapats, bl.a. loggas vilket bolag det nya bolaget skapades utifrån samt vilka register som kopierades. Nu loggas även dataöverföringar i systemloggen. Övrigt Vid registervård flyttas nu dubblerade register till mappen RensaTempTabeller. Vid registervård kan man nu välja att rensa bort temporära tabeller och tabeller som har ersatts eller utgått. Funktionen finns i registervården under knappe Lagringsplats där man kan välja att Rensa och justera tabeller. Observera att du bör ta en komplett kopia av Entré innan detta utförs. De rensade tabellerna flyttas till mappen RensaTempTabeller där dessa kan tas bort efter verifiering. Ny funktionalitet vid inloggning. Om inloggning inte påbörjas inom en minut efter att man startar Entré startar en nedräkning (en minut) som gör att systemet stängs ned om man inte loggar in i tid. Nu kan egna noteringar enkelt göras i kalendern. Dag med notering visas med understruket datum i kalendern. När nytt bolag skapas, kan även projekttyperna kopieras till det nya bolaget. Skapande Av nytt företag loggas även i systemloggen. Delvis förändrat utseende i Nyhetsfönstret i Entré. I samband med uppdatering till 4.7 ändras grundinställning 2363 till På. Med denna inställning så aktiveras en kontroll att nya order inte skapas med samma ordernummer som redan finns i fakturaregistret. Det går fortfarande att manuellt välja ett ordernummer som finns som faktura, men den automatiska rutinen kontrollerar alltid att numret är unikt för nya order. I samband med uppdatering till 4.7 ändras hanteringen av momskoder. Nu lagras alla momskoder i ett separat register. Befintliga momskoder konverteras automatiskt av systemet och lagras i rutinen Skapa / ändra momskoder i Systemmenyns sidoregister. Observera att man nu kan ange standardkonton per momstyp för försäljningskonto och

43 momskonton. Vid konverteringen fylls momskodernas konton i med grundinställningarnas konton. Grundinställningarnas kontoinställningar används då endast om momskoden saknar konton