Underlag för hantering av pandemi i Kumla kommun

Transkript

1 Underlag för hantering av pandemi i Kumla kommun En översikt över samhällsviktiga verksamheter i Kumla kommun. Foto: Göran Ekberg

2 Innehållsförteckning Underlag för hantering av pandemi i Kumla kommun Inledning Bakgrund Syfte och mål Avgränsning Arbetsmetod Förvaltningarnas redovisning Kommunledningskontorets sammanställning Nämndadministration Ekonomiavdelningen Kansliavdelningen IT-avdelningen Posthanteringen Växeln Reproavdelningen Tekniska kontorets sammanställning Fastighetsskötsel Måltidsverksamhet Gator och vägar, förråd, renhållning, verkstad VA-verken (vatten och avloppsreningsverket) Planering, projektering, trafik och byggledning Stödfunktionen Mark och exploatering Drift och underhåll av kommunens fastigheter, servicegruppen (snickare, vvs) Sammanställning Socialförvaltningens sammanställning Personalfrågor Verksamhetsfrågor Sammanfattning Barn- och utbildningsnämndens sammanställning Personalfrågor Verksamhetsfrågor Kommunala bolag Förvaltningar som ej belysts i denna översikt Kultur- och fritidsnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Personalavdelningen Analys och fortsatt arbete

3 1. Inledning En pandemi, en världsomspännande influensaepidemi, kommer i framtiden att drabba världen, Sverige och Kumla kommun. Det är forskare världen över överens om. Ingen vet dock när detta kommer att ske och i vilken utsträckning den kommer att drabba och belasta samhället. Under 1900-talet drabbades Sverige av tre s.k. pandemier, Spanska sjukan , Asiaten och Hong Kong Nästan varje år drabbas Sverige av en influensa, men det är WHO(Världshälsoorganisationen) som kommer att slå fast om när nästa pandemi kan anses ha brutit ut eller om det rör sig om en vanlig influensa. I Sverige är det Socialstyrelsen som har fått regeringens uppdrag att skapa förmåga att hantera en framtida pandemi. Länsstyrelserna har ett uppdrag att se till att kommunerna under hösten 2007 inkommer med sina inledande översikter över de samhällsviktiga funktioner som de är ansvariga för och som kan komma att drabbas av ett stort personalbortfall i samband med en pandemi. Inom Kumla kommun har därför en styrgrupp bildats för att se till att kommunens pandemiplanering inleds och att en grundläggande inventering av kommunens samhällsviktiga verksamheter och ömma punkter belyses. Styrgruppen består av: - Yvonne Nilsson, socialchef, ordförande - Leif Lindström, barn- och utbildningschef, vice ordförande - Jonathan Rydén, beredskapssamordnare, sekreterare - Marianne Christiansen, teknisk chef - Ulla Lundholm, personalchef - Karin Moberg, informationssamordnare - Eleonora Bengtsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska. Gruppen hade ett första möte i juli 2007 och har med hjälp av utredare på respektive förvaltning haft i uppdrag att slutföra ett första dokument för redovisning till länsstyrelsen i Örebro län senast den 15 oktober Förvaltningarnas redovisningar har sammanställts av styrgruppen och sammanfogats till denna skrift. Vi riktar ett särskilt tack till Albin Lindström, Joakim Öhrman, Anders Andersson och Katarina Härdner-Jacobson för ett fantastiskt jobb vid era respektive förvaltningars sammanställning. Mycket arbete återstår innan Kumla kommun kan anses vara redo att möta en pandemi med ett stort personalbortfall och andra stora påfrestningar, men vi har nu startat detta arbete. Detta dokument ska därför ses som vår första ansats till en mer detaljerad pandemiplanering. Kort sagt, en översikt och ett startskott för vidare och djupare planering för Kumla kommun. Styrgruppen för pandemiplanering i Kumla kommun, september Yvonne Nilsson Ordförande Jonathan Rydén Sekreterare 3

4 2. Bakgrund Ordet pandemi kommer från grekiskans pandemia och betyder hela folket. Att hela det svenska folket skulle drabbas av en pandemi, eller en världsomspännande influensa epidemi, är inte troligt. Dock kommer denna pandemi att slå hårt mot det svenska samhället då många kommer att insjukna i feber och andra influensaliknade besvär. Låt oss inledningsvis konstatera att en influensapandemi inte är en ny digerdöd eller pest som hotar vår existens. Inte heller fågelinfluensa faller under denna kategori, då den är ett veterinärmedicinskt problem. Pandemi bryter ut när ett influensavirus byter skepnad och alla blir mottagliga för smittan som sedan sprider sig globalt med smittade personer av samma virus på alla kontinenter. De som riskerar att drabbas hårdast är våra äldre och personer med en redan nedsatt hälsa. Det kommer inte att finnas ett vaccin, eller åtminstone väldigt lite av ett sådant vaccin. Även andra sjukdomar kan spridas som en pandemi, men då dessa idag är okända för forskarna(och därmed oss) väljer vi att fokusera och definiera pandemi som just en världsomspännande influensaepidemi. Influensapandemier har drabbat vår jord i oregelbundna intervaller sedan åtminstone talet. Minst tolv stycken har uppstått sedan dess. De följer dock inget mönster eller tidsintervaller. Det går därför inte att sia om när nästa pandemi kan komma att bryta ut. Dock står det klart att den kommer att ha sin start i Sydostasien och med de möjligheter som idag finns att förflytta sig över vår jord kan komma att nå Europa och Sverige relativt snabbt. De tre influensapandemier som drabbat Sverige under 1900-talet var Spanska sjukan , Asiaten och Hong Kong Spanska sjukan bröt ut i slutet av första världskriget och globalt insjuknade mellan procent av befolkningen. Cirka två procent av de insjuknade avled. Det förelåg dock stora variationer globalt och dödssiffran var betydligt högre i vissa utvecklingsländer. Spanska sjukan kom i tre vågor, varav den andra vågen var den kraftigaste. I Sverige varierade antalet insjuknade kraftigt. Norrland drabbades hårdast där nära 75 procent av befolkningen insjuknade, medan södra Sverige klarade sig bättre. Spanska sjukan orsakade väldigt stora påfrestningar på det svenska samhället. Asiaten drabbade olika länder väldigt olika. I Sverige insjuknade cirka 15 procent av befolkningen, även om siffrorna är osäkra. Barn och ungdomar drabbades hårdare än andra, och brittiska undersökningar visar att frånvaron vid skolorna var så hög som 90 % under en två veckors period. Andelen avlidna globalt var betydligt mindre än under Spanska sjukan. I Sverige blev belastningen på sjukvården mycket stor. Kollektivtrafiken fungerade illa, liksom kommunal och statlig administration. Skolor stängdes under enstaka dagar. Asiaten kom i två vågor varav den andra vågen var betydligt mildare. Hong Kong-influensan gav upphov till lägre andel sjuka både i Sverige och i världen än under Asiaten. Ändock blev trycket på sjukvården mycket stort. Hong Kong-influensan kom i två vågor varav den senare svagare än den första. 4

5 De lärdomar som kan dras av dessa tre influensapandemier är att de kan drabba olika åldersgrupper olika hårt och även skilja kraftigt i antalet insjuknade. Alla har givetvis resulterat i en hård belastning på främst sjukvården, men att samhället i övrigt klarat sig relativt bra. På många sätt är det svenska smittskyddet idag bättre än vid tidigare pandemiutbrott. Forskare ser tidigt när nästa influensa är på väg att bryta ut. Nya läkemedel har tillkommit liksom kunskap om hur virus smittar. Hygien och hälsa är bättre i dagens Sverige än exempelvis vid Spanska sjukans utbrott. Samtidigt har vår urbanisering ökat, liksom resandet runt vår jord. Många arbeten kräver stor specialist kunskap och utbildning och är därmed utsatta. Det är således mycket svårt att sia om hur en influensapandemi skulle slå mot Sverige idag.(källa: Att planera för en pandemi utgiven av Krisberedskapsmyndigheten). 3. Syfte och mål Syftet med denna översikt är att få till stånd ett första dokument kring Kumla kommuns pandemiplanering. Arbetet har skett under snäva tidsmässiga ramar för att hinna få det klart till den 15 oktober Den övergripande målsättning för styrgruppens arbete har dock varit att väcka frågan om en framtida pandemis inverkan på kommunens verksamheter och ett första försök att identifiera våra viktigaste funktioner, funktioner som alltid måste fungera. 4. Avgränsning Styrgruppen har i detta dokument fokuserat på personaladministrationen vid en pandemi. Hur det politiska styret drabbas nämns under kapitlet nämndadministration. Det ska då nämnas att regler för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och övriga nämnder redan finns i kommunallagen. Däribland regler för ersättare vid frånvaro mm. Vissa delar av den kommunala förvaltningen har inte uppmärksammats i någon större utsträckning. Däribland märks bl.a. kultur- och fritidsförvaltningen. Detta då deras verksamhet inte omfattar någon s.k. samhällsviktig funktion. Mer kring detta under kapitel 7. Urvalet har gjorts enligt länsstyrelsens förslag(ur skriften Pandemi i Örebro län underlag för konsekvensbeskrivning) med fokus på: - kommunledning och ledningsadministration - vatten och avlopp - renhållning - socialtjänst, äldreomsorg samt hälso- och sjukvård - löne- och ekonomiadministration - barnomsorg - matförsörjning till barn- och äldreomsorg - drift av data- och telefonisystem - lokal väghållning 5

6 5. Arbetsmetod Metoden har varit att utifrån det underlag som länsstyrelsen gett kommunen (i ovan nämnd skrift) svara på de 16 frågor som bifogats. Varje förvaltning har på egen hand sammanställt sin analys och därför fått in olika mängd svarsdata. Styrgruppen har sedan sammanställt materialet och skrivit en analys. Frågorna har besvarats i både punkt form och löpande text. Detta kan te sig aningen förvirrande, men resultatet blir detsamma. 6. Förvaltningarnas redovisning Nedan följer de redovisningar som förvaltningarna arbetat fram till denna översikt. 6.1 Kommunledningskontorets sammanställning Nämndadministration Fyra personer kan arbeta med bland annat nämndadministration såsom att föra protokoll vid kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt dess arbetsutskott. Rutinbeskrivningar för nämndadministrationen finns. Vid en extraordinär händelse kan kommunens krisledningsnämnd inkallas, en beskrivning av dess uppgifter finns att tillgå. Vid en extraordinär händelse är krisledningsnämnden den politiska ledningsgruppen i kommunen. Krisledningsnämndens beslutanderätt är till största delen delegerad till kommunstyrelsens arbetsutskott. Nämnden har de samlade politiska beslutsbefogenheterna och ansvarar för prioriteringar, extraordinära resurser och den samlade informationen. Om kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt dess arbetsutskott arbetar vidare under en pandemi behövs personal inom nämndadministrationen. Om en pandemi däremot bedöms vara en extraordinär händelse, med inkallande av krisledningsnämnden som följd, minimeras det administrativa arbetet. Bestämmelser rörande inställande av kommunfullmäktiges sammanträden, beslutförhet med mera finns beskrivna i arbetsordning för kommunfullmäktige. Under förutsättning att utförande av nödvändiga uppgifter inom nämndadministrationen tryggas kan del av personerna i fråga, om avtal så medger, omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter Ekonomiavdelningen Avdelningen har nio anställda, då 15 procent av dessa inte finns på plats, under en period på två månader, kan verksamheten fortfarande bedrivas. För att verksamheten skall kunna hållas igång under två månader bör procent av personalen finnas tillgängliga. Vid en bortavaro motsvarande 50 procent av personalen, under en period på två veckor, kan däremot inte samtliga uppgifter utföras. Det löpande arbetet bör emellertid kunna utföras hjälpligt. 6

7 Reservpersonal finns inte åtkomlig. Uppgifter som endast kan lösas av ett fåtal personer rör främst kassaverksamheten, kravverksamheten (även bokning av inbetalningar), skanning av fakturor med tillhörande rutiner, budgetprocessen, årsredovisning, bokslut med mera. Löpande in- och utbetalningar varje dag respektive hantering av leverantörsfakturor, innebärande bland annat att skicka filer för betalning, är uppgifter vilka ovillkorligen måste kunna genomföras. Det finns vidare i stort sett inget alternativ till den verksamhet som bedrivs av ekonomiavdelningen, möjligen kan vissa tjänster köpas in från revisionsbolag eller liknande. Tillfälligt placerad personal kan troligen inte ersätta ordinarie ekonomianställda då de flesta uppgifter kräver en viss erfarenhet inom området. Ett visst samarbete med andra kommuner är möjligt. Under förutsättning att ekonomiavdelningen är bemannad i tillräcklig omfattning kan del av personalen, om avtal så medger, omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter. Generellt för kommunens personal krävs förhandlingar med fackförbunden om ändringar i avtalen för att kommunens personal vid ett krisläge skall ha möjlighet att utföra andra arbetsuppgifter Kansliavdelningen Vid en pandemi blir det primära att säkerställa så att de viktigaste av kommunens funktioner kan drivas vidare, vilka beskrivs av respektive förvaltning. Vid kommunkansliet utförs olika slag av administrativt arbete, under ett krisläge kan vissa av dess verksamheter läggas åt sidan/dras ner till ett minimum. Emellertid finns verksamheter vid kansliet som måste vara i drift, det rör de lagstadgade verksamhetsområdena (överförmyndarverksamheten samt budgetoch skuldrådgivningen) samt även informationssamordningen. För att så fort som möjligt få ut korrekt information kan omplacering av administrativ personal, som inte behövs för akuta administrativa uppgifter, ske för exempelvis bemanning av jourtelefoner. Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten är lagstadgad och kommunen skall således tillse att den kan bedrivas även under en pandemi. Vid Kumla kommun arbetar fyra personer med överförmyndarfrågor, endast dessa har i nuläget behörighet att utföra överförmyndaruppgifter. Dessa är den politiskt tillsatta överförmyndaren, dess ersättare samt två handläggare med delegation. Exempel på en arbetsuppgift är att förordna gode män. Ifall samtliga fyra personer inom verksamheten insjuknar kan de gode männen i ett kortare tidsperspektiv ändå utföra sina uppdrag utan större svårighet. Ett undantag är då behov finns 7

8 hos en huvudman av att överförmyndarnämnden godkänner åtgärd som inte inkluderas i den gode mannens behörighet. Nya gode män kan emellertid inte utses då ingen med kompetens att förordna gode män finns tillhands vid överförmyndaren. Mot bakgrund av en sådan situation kan en huvudman försättas i en allvarlig belägenhet om inte heller den gode mannen i fråga kan utföra sitt uppdrag. Det gäller särskilt huvudmän vilka exempelvis är i behov av hjälp med att ta pengar. För att minska sårbarheten tilldelas gode män endast ett begränsat antal uppdrag vardera. Den mest akuta överförmyndarverksamheten, såsom att bevilja ekonomiska transaktioner, kan bedrivas under förutsättning att åtminstone någon av ovan nämnda fyra personer finns tillgänglig. Rekrytering av nya gode män samt talan vid domstol behöver inte ske i ett kortare tidsperspektiv. För att kunna bedriva överförmyndarverksamhet från en anställds hem krävs i många fall tillgång till handlingarna, vilka är sekretessbelagda och således inte får förvaras utanför överförmyndarens lokaler. Handlingarna är inte heller tillgängliga digitalt, följaktligen kan andra uppgifter än svar på allmänna frågor inte utföras hemifrån. Att etablera en för länets kommuner gemensam funktion som kan fördela personal till kommuner vilkas överförmyndarverksamhet är underbemannad är eventuellt ett sätt att angripa problemet. En av överförmyndarhandläggarna utför även utredningsuppdrag. Under förutsättning att överförmyndarverksamheten är bemannad i tillräcklig utsträckning kan del av personalen, om avtal så medger, omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter. Diarieföring och kommunbrevlådan Vid kansliet kan fyra personer diarieföra inkomna handlingar med mera. En av dessa personer, registratorn, är ordinarie avseende sådant arbete medan övriga är reservpersonal, vilkas huvuduppgifter beskrivs under föregående rubrik. Rutinbeskrivning för postöppning och diarieföring finns. Till kommunbrevlådan skall enligt uppgift fem personer ha tillträde (registratorn samt de fyra ovan åsyftade personerna). Under förutsättning att någon svarar för diarieföring med mera kan de övriga här aktuella personerna, om avtal så medger, omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter. Folkhälsofrågor Folkhälsoarbetet är problembaserat och bedrivs företrädesvis av ett flertal kompetenser. Konsekvenserna av ett avbrott i verksamheten medför motsvarade förseningar i processen. 8

9 Budget- och skuldrådgivning Då budget- och skuldrådgivning är en lagstadgad verksamhet har kommunen skyldighet att erbjuda allmänheten sådan rådgivning. Eftersom det vid Kumla kommun endast finns en person anställd vid rådgivningen skulle en pandemi i nuläget resultera i att verksamheten inte kan bedrivas. Anledningen till att annan personal inte kan träda in som ersättare är bland annat de sekretessregler som omgärdar budget- och skuldrådgivningen samt att det hos personalen i fråga måste finnas en grundläggande kunskap om budget- och skuldrådgivning. Således måste något göras för att säkerställa att nämnda funktion kan drivas vidare även i ett läge då behörig personal är frånvarande under en längre period. I samband med att den personal som innehar budget- och skuldrådgivningen även är ersättare i växeln finns anledning att se över huruvida någon annan har möjlighet att träda in som ersättare för växelpersonalen. Arkiv Framtagning av arkiverad information, utifrån en bedömning av vad som är mest akut, utförs av kommunens arkivarie. All verksamhet vid arkivet kan emellertid under en period läggas åt sidan eller dras ner till ett minimum. Arkivarien kan omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida avtal så medger samt då det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter. Annan kommun kan inte utföra arkivuppgifter vid Kumla kommun, manualer finns vidare inte tillgängliga. Informationssamordning En person svarar för informationssamordningen samt för publicering av nyheter på kumla.se, ytterligare två personer vid kommunkansliet kan publicera nyheter. Manual finns vidare för hur sådan publicering skall gå till. I Kumla kommuns kriskommunikationsplan klargörs hur informationsorganisationen skall fungera vid en extraordinär händelse eller kris IT-avdelningen Vid Kumla kommuns it-avdelning finns för närvarande fyra it-tekniker samt en it-pedagog. Verksamheten är beroende av att de personer som innehar nyckelroller finns åtkomliga, särskilt kommunens driftsansvarige besitter en detaljkompetens som inte utan vidare kan ersättas. Det är nödvändigt att nätverk, kumla.se respektive telefonin är i drift. Då fel i nätverket inte åtgärdas finns risk för långa störningar i systemen. Detta medför betydande svårigheter för kommunens verksamheter samt för medborgare som är beroende av verksamhetsområdena i fråga. 9

10 Ett exempel på detta är de verksamhetssystem som stödjer lagstadgade ärenden, exempelvis Pro Capita inom vård och omsorg. Utan datorstöd förhindras utbetalningar av försörjningsstöd, beslut om omhändertaganden med mera. Arbete pågår för att undanröja delar av denna sårbarhet. Ifall annan it-personal än driftsansvarige insjuknar kan situationen hållas under kontroll under viss tid, under förutsättning att det endast rör sig om en persons bortavaro. Emellertid blir åtgärder som inte bedöms som akuta försenade. Om halva personalstyrkan saknas kan felanmälningar tas emot, endast åtgärder av mer akut karaktär kan då utföras. Tillgängligheten till reservpersonal är liten då en betydande kompetens inom området fordras för att kunna ersätta exempelvis en driftansvarig. Konsulter kan anlitas, en risk finns dock att även konsulterna är underbemannade vid en pandemi. I nuläget finns inte tillräcklig system- och nätverksdokumentation som kan lindra den kompetensbrist som kan uppstå. Exempel på uppgifter som kan senareläggas är uppläggning av användarkonton, lagning av datorer, skärmar, skrivare med mera. Ett sätt att underlätta it-service arbete är att kommunens anställda använder sig av den webbaserade funktionen servicedesk. För att kunna hantera en stor mängd frågor bör en telefonjour inrättas där (ett tiotal) personer från olika verksamheter finns på plats för att avlasta it-personalen. På kort sikt finns inget alternativ till nuvarande verksamhet. På längre sikt kan samverkansavtal med andra kommuner samt supportavtal med IT-företag upprättas. Om exempelvis respektive kommun i länet skulle få möjlighet att nyttja servrar i andra kommuner skulle effekterna av en utslagning av servrar i en enskild kommun kunna mildras. It-avdelningens beroende av övriga verksamheter/aktörer avser främst telefonförbindelser och el, samt att Internetleverantörens verksamhet fungerar Posthanteringen Två personer arbetar med posthanteringen inklusive utkörning av post. En av dessa är ordinarie, denne kan vidare utföra arbete vid reproavdelningen. Under förutsättning att hanteringen kan utföras kan, om avtal så medger, personalen i fråga omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter. 10

11 6.1.6 Växeln Tre personer arbetar som ordinarie i växeln, en arbetar deltid i cafeterian. Konsekvenserna då någon av dessa tvingas till en längre bortavaro beror på vem vid växeln som det är fråga om. En av personerna har kunskaper om de för växeln grundläggande programmen Emg (skifte av anknytningar med mer) respektive Softex (debitering) som de bägge andra inte har i samma utsträckning. Därmed kan kaos uppstå om den aktuella personen under en längre tid inte är närvarande. För att verksamheten skall kunna hållas igång under två månader måste två personer vara på plats. Reservpersonal finns att tillgå, vilka emellertid inte har djupare kunskap om Emg samt Softex. Uppgifter vilka ovillkorligen måste kunna genomföras är mottagande av samtal samt att tillse att allt är korrekt inskrivet i telefonväxeln (presentoffice). För att säkerställa bemanningen av växeln kan eventuellt den person som arbetar deltid i cafeterian utföra växeluppgifter på heltid. Växelpersonalen kan inte omplaceras på grund av att den egna verksamheten då kommer att drabbas av störningar. Annan kommun kan vidare inte utföra växeluppgifter rörande Kumla kommun. Manualer finns inte tillgängliga Reproavdelningen Tre personer kan utföra arbete vid reproavdelningen, två är ordinarie. Då 15 procent av personalen inte finns på plats under två månader blir följden en ökad arbetsbelastning för kvarvarande personal samt längre leveranstider. Ifall 50 procent av personalen tvingas till bortavaro under två veckor blir konsekvensen att ännu längre leveranstider uppstår För att verksamheten skall kunna hållas igång krävas att 50 procent av personalen är närvarande. Reservpersonal finns ej tillgänglig utöver personal vid posthanteringen. Uppgifter som ovillkorligen måste genomföras är tryckning av handlingar till kommunens verksamheter. Externa uppdrag kan läggas åt sidan. Alternativet till nuvarande verksamhet är att ta hjälp av närliggande kommuner, förberedelser för ett sådant alternativ saknas. Handböcker finns till varje kopiator och till de flesta andra maskiner. Under förutsättning att uppgifterna kan utföras kan, om avtal så medger, personalen i fråga omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna såvida det inte rör sig om verksamhetsspecifika uppgifter. 11

12 6.2 Tekniska kontorets sammanställning Sammanställning per verksamhet Fastighetsskötsel Inom fastighetsskötseln arbetar ca 50 personer vilka ansvarar för städ- och fastighetsskötsel av Kumla kommuns fastigheter. Personalfrågor 1. Vilka blir konsekvenserna om 15 procent av personalen är borta i två månader? Det är ingen större katastrof om 15 % av personalen (ca 7-8 st) är borta i 2 månader. Verksamheten klarar sig hjälpligt med ordinarie personal. De mest akuta arbetsuppgifter kan göras. Ovanstående är beroende på hur verksamheten i kommunen ser ut för övrigt. Är exempelvis en del skolor och förskolor stängda kan fastighetsskötseln flytta sin verksamhet dit behoven är som störst. 2. Vilka blir konsekvenserna om 50 procent av personalen är borta i två veckor? Om 50 %, ca 25 st, av personalen skulle vara borta i två veckor blir situationen annorlunda. Frekvensen måste ändras och vissa arbetsuppgifter måste prioriteras såsom hygienstädning, allergistädning, fungerande belysning m.m. Vintertid måste bl.a. snöskottning framför entréer prioriteras. 3. Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer (max 5 personer)? Inom fastighetsskötseln finns inga uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer. 4. Vilken är lägstanivån, från personalsynpunkt, för att respektive verksamhet skall kunnas hållas igång under två månader? Som lägstanivå behövs 50 % av personalen men då med ändrad servicenivå. Detta under förutsättning att undantag från arbetstidslagen är möjlig. Det gäller främst jouren. 5. Finns reservpersonal att få tag på med kort varsel? Inom fastighetsskötseln finns en så kallad poolverksamhet, vilken består av två personer som åker runt och städar och utför fatighetsskötsel där det saknas personal vid exempelvis sjukdom. Finns även några vikarier att ringa in med kort varsel. 6. Vilka möjligheter finns, i händelse av pandemi, att fritt använda personalen inom kommunen? Måste förändringar/kompletteringar göras i gällande avtal för att personal skall kunna flyttas mellan olika uppgifter och verksamhetsområden inom organisationen? En fastighetsskötare skulle kunna hjälpa till i barnomsorgen, äldreomsorgen eller hjälpa till i exempelvis måltidsverksamheten med diskning och städning under en tid. Vi förutsätter att avtalsfrågor med de olika fackförbunden följs upp av personalavdelningen. 7. Var finns de trånga sektorerna, sett från personalsynpunkt, i organisationen? Administrationen och arbetsledningen är de trånga sektorerna. Vid sjukdom finns det inte någon som håller ihop verksamheten. Det skulle behöva vara fler som kunde varandras arbetsuppgifter. 12

13 Verksamhetsfrågor 8. Vilka uppgifter inom verksamhetsområdet måste ovillkorligen kunna genomföras? De uppgifter som ovillkorligen måste kunna genomföras är städning av hygienutrymmen, se till så belysning fungerar i lokaler där verksamhet hålls igång och på vintern snöskottning och då i första hand framför entréer och portar. 9. Vilken verksamhet kan läggas ner, eller dras ner till ett minimum, under några veckor och därmed lösgöra personal för de mest prioriterade uppgifterna? Skulle kunna dra ner på fastighetsskötseln beroende på om andra förvaltningar exempelvis barn- och utbildningsförvaltningen koncentrerar sin verksamhet till färre antal lokaler under några veckor. 10. Vilka alternativ finns till nuvarande verksamhet? Alternativ till nuvarande verksamhet är att ta in entreprenörer under förutsättning att det finns någon att tillgå. Eller att fastighetsskötseln ombesörjs av den egna personalen ute i verksamheten t ex skolans egen personal städar. 11. Vilken personal inom verksamhetsområdet kan arbeta inom andra områden än eget och därmed omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna? I stort sett kan all personal inom fastighetsskötseln arbeta inom andra servicefunktioner där det inte krävs specifika utbildningar. 12. Vilken personal kan vid behov lösa uppgifter från det egna hemmet, med till exempel telefon och dator? Den arbetsledande funktionen kan styra vissa arbetsuppgifter hemifrån, såsom vikarieanskaffning, råd, stöd och kunskap. 13. Om lösningen inte finns inom egen organisation, kan samarbete med annan aktör ske? Kan till exempel teknisk personal i en kommun sköta samma sysslor i en grannkommun? Samarbete med annan aktör skulle kunna ske t ex med personal från en annan kommun alternativt externt städ- och fastighetsföretag. 14. Finns manualer för verksamheten och kan dessa läsas och förstås av tillfälligt placerad personal? När det gäller manualer för verksamheten så finns pärmar ute på varje arbetsställe med uppgjorda städ- och fastighetsskötarrutiner. 15. Vilka fem verksamheter, utanför eget verksamhetsområde, är viktigast för att hålla igång egen verksamhet? För att hålla igång egen verksamhet krävs att exempelvis skolor, förskolor, äldreomsorg m.fl. håller igång sina verksamheter annars är inte behovet av städ och fastighetsskötsel och fastighetsunderhåll lika stort. I det längre perspektivet måste administration såsom löneutbetalningar, fakturering m.m. fungera. 16. Finns verksamhet/produktion utomlands som direkt påverkar egen verksamhet? Det kan finnas en del produktion utomlands när det gäller städmaterial exempelvis kemiska produkter. 13

14 6.2.2 Måltidsverksamhet Inom måltidsverksamheten arbetar ca 60 personer. Personalfrågor 1. Vilka blir konsekvenserna om 15 procent av personalen är borta i två månader? Om 15 %, ca 9 st, av personalen är borta i två månader skulle man försöka ta hjälp av så många vikarier som det går. Vilket skulle leda till höga vikariekostnader och haltande verksamhet. 2. Vilka blir konsekvenserna om 50 procent av personalen är borta i två veckor? Vid 50 % bortfall av personal i två veckor d.v.s. om hälften är borta tvingas verksamheten stänga en del serveringsställen och koncentrera sig till öppethållande av några kök/serveringsställen. 3. Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer (max 5 personer)? Inom måltidsverksamheten är det bl.a. tillagning av specialkost och de ensam bemannade köken som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer. Även en del administration är specifik såsom beställning av varor, vikarieanskaffning m.m. 4. Vilken är lägstanivån, från personalsynpunkt, för att respektive verksamhet skall kunnas hållas igång under två månader? Svårt att sätta någon lägstanivå inom måltidsverksamheten. Det är svårt att klara sig utan någon vid full sysselsättning. Men vid större personalminskning kan man fortfarande servera skolor och förskolor genom att begränsa antalet kök/serveringsställen. Äldreomsorgen måste fortgå som vanligt. 5. Finns reservpersonal att få tag på med kort varsel? Det finns timvikarier att tillgå med kort varsel. Lista med namn finns. 6. Vilka möjligheter finns, i händelse av pandemi, att fritt använda personalen inom kommunen? Måste förändringar/kompletteringar göras i gällande avtal för att personal skall kunna flyttas mellan olika uppgifter och verksamhetsområden inom organisationen? Där det inte krävs någon specialkunskap är det ur måltidsverksamhetens perspektiv ok att inhämta annan personal t.ex. fastighetsskötare kan hjälpa till med städ och disk. Vi förutsätter att avtalsfrågor med de olika fackförbunden följs upp av personalavdelningen. 7. Var finns de trånga sektorerna, sett från personalsynpunkt, i organisationen? De trånga sektorerna inom måltidsverksamheten är mattransporter, administrationen, kokerskor samt ensambemannade kök. 14

15 Verksamhetsfrågor 8. Vilka uppgifter inom verksamhetsområdet måste ovillkorligen kunna genomföras? Ovillkorligen måste all mat inklusive specialkosten till äldreomsorgen fungera. Viktigt att matbeställningar, matlagning och mattransporter fungerar. 9. Vilken verksamhet kan läggas ner, eller dras ner till ett minimum, under några veckor och därmed lösgöra personal för de mest prioriterade uppgifterna? Det går att under några veckor dra ner på serveringsgrad och serveringsställen exempelvis servera bara en rätt till lunch och att det då är halvfabrikat. 10. Vilka alternativ finns till nuvarande verksamhet? Alternativ till nuvarande verksamhet är t.ex. att barn inom skola och förskola tar med sig egen matsäck eller att skolor och förskolor stängs. Att mat köps från andra ställen till exempelvis äldreomsorgen. 11. Vilken personal inom verksamhetsområdet kan arbeta inom andra områden än eget och därmed omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna? Bedömning är att det inte går att göra en omplacering av personal inom verksamhetsområdet till andra områden. 12. Vilken personal kan vid behov lösa uppgifter från det egna hemmet, med till exempel telefon och dator? De arbetsledande funktionerna, kostchef och kökschefer, kan lösa vissa administrativa arbetsuppgifter såsom beställning av varor, vikarieanskaffning m m från hemmet. 13. Om lösningen inte finns inom egen organisation, kan samarbete med annan aktör ske? Kan till exempel teknisk personal i en kommun sköta samma sysslor i en grannkommun? Kan vara svårt att samarbeta med annan aktör utifrån. Eventuellt kan köp av mat göras av annan aktör. 14. Finns manualer för verksamheten och kan dessa läsas och förstås av tillfälligt placerad personal? När det gäller manualer eller liknande finns viss information i köken i form av instruktioner för maskiner osv. Inom varje enhet finna upprättade egenkontrollplaner. Svårast är det i de kök som är ensambemannade. 15. Vilka fem verksamheter, utanför eget verksamhetsområde, är viktigast för att hålla igång egen verksamhet? De viktigast fungerande verksamhetsområdena utanför egen verksamhet är mattransporter, sophämtning, el och vatten, löner- och personalfrågor, fastighetsskötsel. Viktigt är också att kommunikation fungerar exempelvis telefoner, datorer. 16. Finns verksamhet/produktion utomlands som direkt påverkar egen verksamhet? Tillgång till och priser på vissa livsmedel är direkt påverkade av produktion utomlands. 15

16 6.2.3 Gator och vägar, förråd, renhållning, verkstad Inom gator och vägar samt förråd arbetar ca 15 personer, på renhållningsverket arbetar 8 personer och på verkstaden och fordonscentralen arbetar 4 personer. Personalfrågor 1. Vilka blir konsekvenserna om 15 procent av personalen är borta i två månader? 15 % bortfall av personalen, vilket innebär: 2 st inom gator och vägar, förråd 2 st inom renhållningen, en på varje ställe (tippen och sophämtningen) 1 st på verkstaden Konsekvenserna blir bl. a. att de mest prioriterade och mest akuta arbetsuppgifterna blir gjorda, mer övertidsarbete för personalen, tätare beredskap. 2. Vilka blir konsekvenserna om 50 procent av personalen är borta i två veckor? 50 % bortfall innebär att; Gator och vägar, förråd klarar det akuta beroende på vilka personer som är kvar. Renhållningsverksamheten klarar inte av sophämtningen. Verkstaden klarar inte de normala arbetsuppgifterna med bara hälften av styrkan. 3. Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer (max 5 personer)? Specifika uppgifter inom verksamhetsområdet är bl.a. sophämtningen, snöröjning och om det uppstår vattenläckor. 4. Vilken är lägstanivån, från personalsynpunkt, för att respektive verksamhet skall kunnas hållas igång under två månader? Lägsta nivån inom dessa verksamhetsområden är; Gator och vägar, förråd beror en hel del på vilken årstid det är. Det går att klara sig på mindre antal personer på sommaren än på vintern. 3 personer är absolut minimum inom gator och vägar. Renhållningen kan på sin höjd avvara en person. Verkstaden behöver vara minst två för att klara av sin verksamhet. Detta under förutsättning att undantag från arbetstidslagen är möjlig. Det gäller främst jouren. 5. Finns reservpersonal att få tag på med kort varsel? Det är svårt att få tag på reservpersonal. Eventuellt kan man flytta personal inom gruppen (gator och vägar, förråd, renhållning, verkstad och VA-verk). Annars finns det ingen. 6. Vilka möjligheter finns, i händelse av pandemi, att fritt använda personalen inom kommunen? Måste förändringar/kompletteringar göras i gällande avtal för att personal skall kunna flyttas mellan olika uppgifter och verksamhetsområden inom organisationen? Det borde kunna gå att fritt använda sig av personalen inom kommunen. Vi förutsätter att avtalsfrågor med de olika fackförbunden följs upp av personalavdelningen. 7. Var finns de trånga sektorerna, sett från personalsynpunkt, i organisationen? Arbetsledningen är en trång sektor för gator och vägar, renhållningsverket och verkstaden. Det skulle behöva vara fler som kunde varandras jobb. Det är för mycket spetskompetens. 16

17 Verksamhetsfrågor 8. Vilka uppgifter inom verksamhetsområdet måste ovillkorligen kunna genomföras? Ovillkorligen måste renhållningen fungera och på vintern även snöröjning. Även reparationer av vattenläckor måste fungera. 9. Vilken verksamhet kan läggas ner, eller dras ner till ett minimum, under några veckor och därmed lösgöra personal för de mest prioriterade uppgifterna? Stora delar av verksamheterna går att lägga ner beroende på årstid under några veckor för att lösgöra personal. Under sommarhalvåret kan exempelvis gräsklippning, exploateringsarbeten ligga nere. Under vinterhalvåret måste snöröjning kunna ske. Sophämtningen måste alltid vara igång. Deponin i Kvarntorp kan eventuellt stängas i ett par veckor för att kunna lösgöra personal till andra arbetsuppgifter. 10. Vilka alternativ finns till nuvarande verksamhet? Alternativ till nuvarande verksamhet är att eventuellt ta hjälp utifrån att laga vattenläckor, reparera bilar och maskiner m.m. 11. Vilken personal inom verksamhetsområdet kan arbeta inom andra områden än eget och därmed omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna? All personal inom ovanstående verksamheter kan omplaceras tillfälligt och arbeta inom andra verksamhetsområden beroende på vad som ska göras. 12. Vilken personal kan vid behov lösa uppgifter från det egna hemmet, med till exempel telefon och dator? I första hand den arbetsledande personalen kan till en viss del sköta administrativt arbete hemifrån genom telefonsamtal om exempelvis vikarieanskaffning, råd, stöttning och kunskap. Detta är helt beroende på att ordinarie personal finns på plats på arbetet. 13. Om lösningen inte finns inom egen organisation, kan samarbete med annan aktör ske? Kan till exempel teknisk personal i en kommun sköta samma sysslor i en grannkommun? Det går att samarbeta med andra aktörer t.ex. ta hjälp av personal från exempelvis andra kommuner. 14. Finns manualer för verksamheten och kan dessa läsas och förstås av tillfälligt placerad personal? Manualer och instruktioner finns till men det är kanske svårt att förstå för tillfälligt placerad personal. Måste ha en viss grundkunskap. Det finns även kartor för sophämtningsområdena och för gräsklippning. 15. Vilka fem verksamheter, utanför eget verksamhetsområde, är viktigast för att hålla igång egen verksamhet? Viktigaste verksamheterna utanför egen verksamhet är att ha tillgång till drivmedel, reservdelar/material, elektriker, el och värme, transporter och gator, vägar samt verkstad. I det längre perspektivet måste administration såsom löneutbetalningar, fakturering m.m. fungera. 16. Finns verksamhet/produktion utomlands som direkt påverkar egen verksamhet? Tillgång till reservdelar/material och olja påverkas av produktion utomlands. 17

18 6.2.4 VA-verken (vatten och avloppsreningsverket) Inom VA-verken arbetar 6 personer. Personalfrågor 1. Vilka blir konsekvenserna om 15 procent av personalen är borta i två månader? 15 % bortfall innebär att det skulle vara en person är borta i två månader. Förutsatt att resten av personalen är på jobbet klarar verken av det bra. Inom VA-verksamheten är sällan all personal på jobbet samtidigt. Detta p.g.a. semestrar, beredskapsledigheter, kurser och dyl. 2. Vilka blir konsekvenserna om 50 procent av personalen är borta i två veckor? 50 % bortfall, innebär att det skulle vara tre personer borta i två veckor. Då är det bara tre stycken kvar. En på vattenverket och en på reningsverket och en i reserv för eventuella reparationer. Det är minimum av bemanning som är vanlig under semestrarna och det fungerar. Beredskapen kan då bli lite tätare, men det brukar fungera. 3. Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer (max 5 personer)? Specifika uppgifter är bl.a. processdatorn, hantering av olika haverier samt explosionsfarliga områden och hantering av metangas. 4. Vilken är lägstanivån, från personalsynpunkt, för att respektive verksamhet skall kunnas hållas igång under två månader? Lägsta nivån för att kunna driva VA-verken är minimum fyra personer, två stycken på vattenverket och två stycken på reningsverket. Eller två av ordinarie personal, en på vattenverket och en på reningsverket. Detta under förutsättning att undantag från arbetstidslagen är möjlig. Det gäller främst jouren. 5. Finns reservpersonal att få tag på med kort varsel? Till processen och till reningsverket är det svårt att få tag i personal med kort varsel. När det gäller reparationer är det lättare. 6. Vilka möjligheter finns, i händelse av pandemi, att fritt använda personalen inom kommunen? Måste förändringar/kompletteringar göras i gällande avtal för att personal skall kunna flyttas mellan olika uppgifter och verksamhetsområden inom organisationen? I VA-verken är svårt att fritt använda personal inom kommunen eftersom jobbet är så specifikt. Så länge allt fungerar normalt går det men tillstöter det några problem t.ex. trasiga maskiner, instrument eller bassänger är det svårt att sätta in vem som helst. Det finns giftiga kemikalier, gaser, explosionsfarliga områden m.m. Det är också väldigt noga med hygienen på vattenverket. Vi förutsätter att avtalsfrågor med de olika fackförbunden följs upp av personalavdelningen. 7. Var finns de trånga sektorerna, sett från personalsynpunkt, i organisationen? Trång sektor inom VA-verken är personalledningen. 18

19 Verksamhetsfrågor 8. Vilka uppgifter inom verksamhetsområdet måste ovillkorligen kunna genomföras? Ovillkorligen måste dricksvattnet vara av bra kvalitet och i tillräcklig mängd. Avloppsvattnet måste renas med samma krav som för dricksvattnet p.g.a. att vi inte ska förorena vattnet till nästa vattentäckt och p.g.a. myndighetskrav. 9. Vilken verksamhet kan läggas ner, eller dras ner till ett minimum, under några veckor och därmed lösgöra personal för de mest prioriterade uppgifterna? Det går inte att lägga ner någon del av verksamheten under några veckor allt måste fungera. 10. Vilka alternativ finns till nuvarande verksamhet? Finns inget alternativ till nuvarande verksamhet. När det gäller avloppet kan vi skicka ut ett sämre renat vatten men det ställer till problem för andra vattentäkter och kan leda till bötfällning av kommunen. 11. Vilken personal inom verksamhetsområdet kan arbeta inom andra områden än eget och därmed omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna? All personal går nog att omplacera beroende på vad som ska göras. 12. Vilken personal kan vid behov lösa uppgifter från det egna hemmet, med till exempel telefon och dator? Arbetsledande personal kan hjälpa till hemifrån att via dator styra processen och via telefon med råd och kunskap. Övrig personal kan hjälpa till med olika specifika problem, vilket görs redan idag. Detta fungerar endast om ordinarie personal finns på plats på jobbet. 13. Om lösningen inte finns inom egen organisation, kan samarbete med annan aktör ske? Kan till exempel teknisk personal i en kommun sköta samma sysslor i en grannkommun? VA-verken kan ta hjälp från exempelvis annan kommun men det förutsätter att en ordinarie personal från våra VA-verk finns på plats. 14. Finns manualer för verksamheten och kan dessa läsas och förstås av tillfälligt placerad personal? Det finns manualer och egenkontrollplaner att tillgå men de kan vara svåra att förstå, så en viss grundkunskap krävs. 15. Vilka fem verksamheter, utanför eget verksamhetsområde, är viktigast för att hålla igång egen verksamhet? De viktigaste verksamheterna utanför den egna är verkstad, gator och vägar, elektriker, el, värme samt transporter. Även viktigt att kunna få tag i reservdelar/material. I det längre perspektivet måste administration såsom löneutbetalningar, fakturering m.m. fungera. 16. Finns verksamhet/produktion utomlands som direkt påverkar egen verksamhet? Exempel på verksamhet utomlands som direkt påverkar den egna verksamheten är reservdelar, kemikalier och bränsle. 19

20 6.2.5 Planering, projektering, trafik och byggledning Denna verksamhet har 7 personer anställda. Personalfrågor 1. Vilka blir konsekvenserna om 15 procent av personalen är borta i två månader? 15 % bortfall innebär en person borta i två månader. Inga större konsekvenser för verksamheten. Kan plocka om bland befintlig personal. Exploateringarna kan ligga helt nere. 2. Vilka blir konsekvenserna om 50 procent av personalen är borta i två veckor? Marginella effekter om 50 %, tre-fyra stycken, av personalen är borta i två veckor. Det kan eventuellt bli problem med frågor som rör vatten och avlopp. Där kan man ta in personal från verksamheten gator och vägar eller extern hjälp från entreprenörer. Om inte de är sjuka också. 3. Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer (max 5 personer)? Möjligtvis att det inom VA-sidan krävs specifik kunskap att ta fram kartor, ritningar och kunna tyda dem. Och kunna se var befintligt ledningsnät finns. 4. Vilken är lägstanivån, från personalsynpunkt, för att respektive verksamhet skall kunnas hållas igång under två månader? Lägstanivån är ca tre-fyra stycken, två stycken på byggsidan och två stycken på VA-sidan. Detta under förutsättning att undantag från arbetstidslagen är möjlig. Det gäller främst jouren. 5. Finns reservpersonal att få tag på med kort varsel? Det finns reservpersonal att få tag på om de inte är sjuka. 6. Vilka möjligheter finns, i händelse av pandemi, att fritt använda personalen inom kommunen? Måste förändringar/kompletteringar göras i gällande avtal för att personal skall kunna flyttas mellan olika uppgifter och verksamhetsområden inom organisationen? Det borde kunna gå att fritt använda sig av personalen inom kommunen. Vi förutsätter att avtalsfrågor med de olika fackförbunden följs upp av personalavdelningen. 7. Var finns de trånga sektorerna, sett från personalsynpunkt, i organisationen? Kompetensbrist är en trång sektor inom denna verksamhet. 20

21 Verksamhetsfrågor 8. Vilka uppgifter inom verksamhetsområdet måste ovillkorligen kunna genomföras? I händelse av t.ex. en vattenläcka måste man lätt och snabbt kunna få fram uppgifter såsom kartor och ritningar om var kommunens befintliga VA-ledningsnät finns. 9. Vilken verksamhet kan läggas ner, eller dras ner till ett minimum, under några veckor och därmed lösgöra personal för de mest prioriterade uppgifterna? Bygg- och exploateringssidan kan helt läggas ner under några veckor och dess personal kan tillfälligt placeras om till andra områden exempelvis byggledare kan med sin kompetens stärka upp inom fastighetssidan. 10. Vilka alternativ finns till nuvarande verksamhet? Inget svar redovisat. 11. Vilken personal inom verksamhetsområdet kan arbeta inom andra områden än eget och därmed omplaceras till de för tillfället mest angelägna uppgifterna? Byggledarna kan t.ex. stärka upp på fastighetssidan. 12. Vilken personal kan vid behov lösa uppgifter från det egna hemmet, med till exempel telefon och dator? Det är svårt inom denna verksamhet att arbeta hemifrån p.g.a. att behovet av arbetsdatorer är stort, vilka innehåller specifika program för t.ex. ledningar, ritningar osv. 13. Om lösningen inte finns inom egen organisation, kan samarbete med annan aktör ske? Kan till exempel teknisk personal i en kommun sköta samma sysslor i en grannkommun? Det går att samarbeta med annan aktör inom denna verksamhet t.ex. ta hjälp från en annan kommun. 14. Finns manualer för verksamheten och kan dessa läsas och förstås av tillfälligt placerad personal? Det finns ritningar och kartor att tillgå men det gäller att kunna tyda dem. Detta är beroende på vilken av den ordinarie personal som finns tillgänglig. 15. Vilka fem verksamheter, utanför eget verksamhetsområde, är viktigast för att hålla igång egen verksamhet? I det längre perspektivet måste administration såsom löneutbetalningar, fakturering m m fungera. Viktigt är också att kommunikation fungerar exempelvis telefoner, datorer. El och värme är ju också en förutsättning. 16. Finns verksamhet/produktion utomlands som direkt påverkar egen verksamhet? Påverkas inte av produktion utomlands. 21

22 6.2.6 Stödfunktionen Inom stödfunktionen finns 9 stycken anställda. Personalfrågor 1. Vilka blir konsekvenserna om 15 procent av personalen är borta i två månader? Ett bortfall på 15 % innebär att en-två personer är borta i två månader. Konsekvenserna av detta blir att prioritera de viktigaste arbetsuppgifterna såsom löner, fakturahantering, telefonsamtal, post. En del administrativa uppgifter får bli liggande en tid. 2. Vilka blir konsekvenserna om 50 procent av personalen är borta i två veckor? Ett bortfall på 50 % innebär att fyra-fem personer skulle vara borta i två veckor. Så har vi det under semestertider och då gäller det att täcka upp för varandra så gott det går och prioritera de viktigaste arbetsuppgifterna såsom löner, fakturahantering, telefonsamtal, post. Det brukar fungera. Är det så att vi inte har någon som kan göra löner måste vi ta hjälp från andra förvaltningar. 3. Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer (max 5 personer)? Specifika uppgifter är vatten och renhållningsdebiteringen och lönehanteringen. 4. Vilken är lägstanivån, från personalsynpunkt, för att respektive verksamhet skall kunnas hållas igång under två månader? Lägstanivån är tre-fyra personer som i huvudsak får koncentrera sig på att svara i telefon, sköta löner och fakturering, post och vatten och renhållningsdebitering. 5. Finns reservpersonal att få tag på med kort varsel? Svårt att få tag i reservpersonal med kort varsel. Eventuellt kan någon annan förvaltning hjälpa till med administrativt arbete. 6. Vilka möjligheter finns, i händelse av pandemi, att fritt använda personalen inom kommunen? Måste förändringar/kompletteringar göras i gällande avtal för att personal skall kunna flyttas mellan olika uppgifter och verksamhetsområden inom organisationen? Det borde kunna gå att fritt använda sig av personalen inom kommunen. Vi förutsätter att avtalsfrågor med de olika fackförbunden följs upp av personalavdelningen. 7. Var finns de trånga sektorerna, sett från personalsynpunkt, i organisationen? Trånga sektorer är löneadministration och vatten- och renhållningsdebiteringen. 22