Risk- och sårbarhetsanalys samt krisplan

Transkript

1 (5) TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KUN 2013/ Kulturnämnden Risk- och sårbarhetsanalys samt krisplan Förslag till beslut 1. Kulturnämnden antar Kultur- och utbildningsenhetens förslag till risk- och sårbarhetsanalys. 2. Kulturnämnden antar Kultur- och utbildningsenhetens förslag till krisplan. 3. Kulturnämnden beslutar att föra in följande tillägg till tillämpningsreglerna för fristående anordnare av kulturverksamhet: Anordnarna ska informera Kulturnämnden om en störning eller kris riskerar att påverka verksamheten i stor omfattning. Sammanfattning Samhället ställer ett antal krav på kommunen vad gäller åtgärder inför och vid extraordinära händelser samt skydd mot olyckor. Förutom program för hur kommunen bedriver sitt säkerhets- och riskhanteringsarbete ska kommunen även göra en risk- och sårbarhetsanalys samt beskriva hur krisledningsarbetet bedrivs. Kommunfullmäktige har beslutat att ge nämnderna i uppdrag att ta fram en risk- och sårbarhetsanalys för sitt ansvarsområde samt utarbeta nämndspecifika krisplaner. Detta ska ske utifrån de genom i risk- och sårbarhetsanalysen identifierade fördjupningsområdena. För Kulturnämndens del är viktigt att klargöra avgränsningar och ansvarsfördelningen mellan nämnden och andra verksamheter, andra nämnder och organisationer. I ärendet beskrivs förslag på hur krishantering ska organiseras. Det finns ett förslag att fristående anordnare av kulturskolor och annan kultverksamhet ska åläggas att informera nämnden om en störning eller kris riskerar att påverka verksamheten i stor omfattning. Dvs en kris av en sådan omfattning att de inte kan hantera den själva. Bakgrund och uppdrag Uppdrag Kommunfullmäktige beslöt vid sammanträdet i maj 2012 att ge nämnderna i uppdrag att under verksamhetsåret 2012 ta fram en risk- och sårbarhetsanalys för sitt ansvarsområde samt att under verksamhetsåret 2012 utarbeta nämndspecifika krisplaner. Detta ska ske utifrån de genom i risk- och sårbarhetsanalysen identifierade fördjupningsområdena. Eftersom POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (5) beslutet togs maj kom nämndernas arbete med analyser och krisplaner inte igång förrän under hösten. Det har funnits en osäkerhet i hur frågan ska hanteras vilket också bidragit till att arbetet dragit ut på tiden. I nuläget bör alla nämnder vara klara med sina planer under Nämndernas krisplaner ska redovisas för kommunfullmäktige. Bakgrund Samhället ställer ett antal krav på kommunen vad gäller åtgärder inför och vid extraordinära händelser samt skydd mot olyckor. Förutom program för hur kommunen bedriver sitt säkerhets- och riskhanteringsarbete ska kommunen även göra en risk- och sårbarhetsanalys samt beskriva hur krisledningsarbetet bedrivs. I en decentraliserad organisation som Nacka kommun behöver samspelet och ansvarsfördelningen kring dessa frågor - mellan det lokala och det centrala perspektivet - förtydligas avseende inbördes roller, ansvar, mandat samt befogenheter. Det gäller oavsett om verksamheten bedrivs i kommunal eller privat regi. Med en extraordinär händelse menas ett tillstånd eller en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande fara för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner eller där händelsen kräver stora kommunala resurser för att kunna hanteras. Det inträffade kräver dessutom skyndsamma insatser. Med en oönskad händelse menas en annan allvarlig händelse som påverkar hela eller delar av en kommunal verksamhet på så sätt att det kan krävas stödfunktioner från centralt håll. Avgränsningar Kulturnämnden har inte verksamhetsansvar för bibliotek och andra kulturverksamheter inom verksamhetsområdet förskola, fritid, skola kan därför inte fatta beslut om deras verksamheter och arbete. Kulturnämnden ansvarar inte för att det upprättas lokala krisplaner inom Förskola, Fritid & Skola. Ansvaret för detta vilar enligt beslut i kommunfullmäktige på Kommunstyrelsen. Kulturnämnden har inte ansvar för och befogenhet att åtgärda nedan uppräknade störningar. Nämndens ansvar är att hantera effekterna av störningar. Detta handlar i stor utsträckning om informationshantering och i vissa fall att ge stöd och hjälp. Det är därför viktigt att det finns en förberedelse för att snabbt kunna sprida information till rätt grupper. Det handlar inte bara om att sprida information utan också att ta emot information för att kunna fatta rätt beslut om störningarna skulle få omfattande konsekvenser. Krisplan som bygger på risk- och sårbarhetsanalysen I den av fullmäktige antagna krisplanen finns ett antal områden/funktioner uppräknade där störningar, avbrott od kan få mycket allvarliga konsekvenser. Dessa är:

3 3 (5) Störningar i vattenförsörjning under längre tid. Identifierade fördjupningsområden: Snabb och entydig information till berörda säkerställas. Avbrott i värmeförsörjningen. Identifierade fördjupningsområden: Informationshanteringen till verksamheter med s.k. riskgrupper, t.ex. förskolor, skolor eller vårdinstitutioner, är extra viktigt. Störningar i elförsörjningen. Identifierade fördjupningsområden: Samhällsviktig verksamhets beroende av elförsörjning ses över. Med samhällsviktig verksamhet räknas vård, barnomsorg, utbildning, kommunens tekniska infrastruktur som vatten, el och värmeförsörjning samt tillgängligheten till kommunen. Störningar i transportsystem. Om det uppstår stora störningar i transportsystemen skulle det påverka elevers, besökares och personalens möjligheter att ta sig till och från verksamheterna. Smittspridning Omfattande brand. Identifierade fördjupningsområden: Behov av reservplatser för att bedriva kommunens grundläggande verksamhet Sociala risker Störningar som påverkar kommunens inre funktioner o Störningar i elektronisk kommunikation o Hot och våld Störningarna och effekterna av dessa har kommenterats och kompletterats i krisplanen. Viktigt att notera är att bibliotek och kulturverksamhet inte anses tillhöra någon av riskgrupperna eller vara en samhällsviktig verksamhet. Konsekvensen av detta är att om det skulle uppstå stora problem med elförsörjningen, förskolelokaler blir obrukbara osv kan bibliotek och kultur stängas eller minskas i omfattningen för att tillgodose behovet av exempelvis förskolelokaler. Biblioteken kan spela en viktig roll i krisläge. För att sprida och ta emot information och fungera som en samlingsplats. Det inte på något sätt en ny tanke. Kommunens krishanterare har sett till så att alla bibliotek har tillgång till det fasta telenätet. (Det fungerar vid strömavbrott eftersom det får sin strömförsörjning via telefonkablarna). Även kulturhusen, exempelvis Folkets Hus i Fisksätra, Saltsjö-Boo och Älta kan fylla en funktion i krisläge eftersom de har samlingslokaler. Det bör man ta hänsyn till vid en bedömning av behovet av ersättningslokaler. Informationshantering Informationshanteringen är ett viktigt område vilket har framhållits i den ovan angivna fördjupningsområdena. Att snabbt sprida rätt information till rätt grupper är viktigt, dels för att berörda ska agera på rätt sätt, dels för att undvika ryktesspridning. För att kunna sprida information är en förutsättning att det finns en förberedelse för att ta emot information. Vid en mer omfattande kris är samarbetet med kommunstyrelsens kommunikatörer ett viktigt inslag.

4 4 (5) Här kan bibliotekens personal spela en viktig roll eftersom de är duktiga på att sprida, ta emot och analysera information. Därför bör möjligheten att förse biblioteken med reservkraft undersökas. Organisation och bemanning Enligt de styrprinciper som gäller för Nacka kommun och de beslut om krishantering som fattats av fullmäktige ska störningarna, så långt det är möjligt beroende på störningens omfattning, hanteras inom den ordinarie organisationen. Det är först när störningen når den omfattning att den enskilda enheten eller dess huvudman inte har resurser att hantera störningen som Kultur- och utbildningsenheten kopplas in. Det är dock viktigt att nämndens tjänstemän på Kultur- och utbildningsenheten löpande informeras om störningens omfattning och effekter för kunna agera snabbt om behov av insatser skulle uppstå. Därför föreslås ett tillägg till tillämpningsföreskrifterna för musikskolorna som går ut på att de åläggs att informera nämnden i händelse av störningar och kriser. Utbildningsnämnden har fattat ett beslut som formulerat på liknande sätt. Det finns en ambition att auktorisationsvillkor och tillämpningsföreskrifter ska vara så likalydande som möjligt oavsett vilken nämnd som har fattat beslutet eller vilken verksamhet det avser. Enskilda anordnare av musikskola är enligt auktorisationsvillkoren skyldiga att ingå i kommunens krishanteringsorganisation. Det är formulerat så här i villkoren: Anordnaren ska i händelse av höjd beredskap eller annan allvarlig händelse i fredstid inordna sin verksamhet under kommunens krisledning. Anordnaren ska samarbeta med kommunen vid annan allvarlig händelse där kommunen behöver tillgång till resurser för att erbjuda den form av verksamhet som anordnaren är auktoriserad för. Vad gäller nämndens interna organisation föreslås att krishantering sker av en mindre grupp tjänstemän inom Kultur- och utbildningsenheten. Det är svårt att i förväg bedöma vilka resurser i form av personal som finns tillgängliga om en kris skulle uppstå. Man kan inte utgå ifrån att samtliga anställda på enheten finns tillgängliga vid ett givet tillfälle. Det är också svårt att i ett inledningsskede bedöma hur länge krisläget kommer att pågå. Det är därför inte lämpligt att sätta in alla resurser i ett inledningsskede. Förslaget till interna organisation är detsamma som gäller för Utbildningsnämnden, men några små justeringar. Detta av flera skäl. De viktigaste är att båda nämnderna administreras av samma enhet. Det skulle inte fungera att ha två olika organisationer beroende på vilken nämnds verksamhet som drabbas. Det andra skälet är att det är troligt att en mer omfattande kris/störning kommer att berör båda nämndernas verksamheter. Ekonomi En störning inom ovan uppräknade områden kan få ekonomiska konsekvenser för nämnden. Vilka kostnader som kan uppstå och hur stora de kan bli är svårt att förutsäga. Det skulle kunna vara kostnader för ersättningslokaler.

5 5 (5) Samverkan med andra verksamheter, nämnder, myndigheter och organisationer Det kommer finnas behov av samarbete och samordning med andra verksamheter och organisationer om det skulle uppstå en störning som leder till kris inom ovan uppräknade områden/funktioner. Vad gäller andra kommunala verksamheter är Utbildningsnämnden den mest betydande samarbetspartnern. Detta pga att utbildningsnämndens verksamheter, i första i form av förskolor är en mycket omfattande verksamhet och därför har det största behovet av ersättningslokaler. Social- och Äldrenämnden är också en viktig part att samarbeta med därför att den också kan komma att behöva tillgång till samma resurser i form av exempelvis vattenförsörjning, reservkraft mm. Hur prioritering mellan olika nämnders verksamhet i händelse av en omfattande störning/kris ska ske behöver utredas vidare. Fortsatt arbete Arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser och krisplaner avstannar inte för att nämnderna har antagit krisplaner som sedan ska sammanställas och skickas till länsstyrelsen. Detta arbete kommer att hanteras av arbetsgrupp bestående av representanter för flera olika nämnder i kommunen. Bland andra Utbildningsnämnden, och Miljö- och stadsbyggnadsnämnden. Krisplanerna behöver uppdateras och kompletteras med telefon- och adresslistor för att de ska fungera i ett krisläge. Erfarenheter från tidigare kriser visar att det är mycket viktigt att sårbarhetsanalyser och krisplaner uppdateras för att de ska fungera i krisläge. Bilagor Förslag till risk- och sårbarhetsanalys och krisplan Håkan Sundblad Nämndsekreterare Kultur- och utbildningsenheten