PROTOKOLL KS ARBETSUTSKOTT

Transkript

1 (24) NÄRVARANDE Ordförande Ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Péter Kovács (M) Ulf Molin (C), vice ordförande Anders Ståhl (M) Anita Söderlind (M) Lennart Nilsson (S) Göran Bengtsson (M) Fredrik Johannesson (KD) Louise Stjernquist (FP) Kerstin Björkäng Wirehed (S) Övriga byggprojektledaren Daniel Svanberg, 12 säkerhets- och beredskapssamordnaren Jonna Ahlberg, 16 kanslichefen Martin Fransson, 24 kommunchefen Herman Crespin, 25 Sekreterare kommunsekreteraren Niklas Åkerström Sammanträdestid kl 08:45-10:15 Paragrafer 9-26 JUSTERING Utsedd justera UNDERSKRIFTER Lennart Nilsson (S) Sekreterare 9-26 Niklas Åkerström Ordförande Justerande Péter Kovács Lennart Nilsson Protokollet justerat den Intygar Niklas Åkerström Tillkännagivandet av justeringen har den anslagits på kommunens anslagstavla Intygar Ewa Jaacobsson forts.

2 (24) Anslaget nedtaget den Intygar

3 (24) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 9 Svar avseende önskemål om ny badplats i Viken 10 Svar avseende önskemål om övertagande av drift av lekplats i Gamla Lerberget 11 Godkännande av hyresavtal avseende Storgatan Förskottering av medel för kulvertering av dike i Nyhamnsläge 13 Svar på motion om otrygga jobb 14 Svar på motion om samordnad varudistribution 15 Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av avropsavtal av järnvaror 16 Revidering av plan för extraordinära händelser samt antagande av reglemente för krisledningsnämnden 17 Antagande av reglemente för byggnadsnämnden 18 Antagande av reglemente för kommunstyrelsen (med anledning av flytt av folkhälsoärenden från miljö- och folkhälsoutskottet till kultur- och fritidsutskottet) 19 Godkännande av utökad borgensram för AB Höganäshem 20 Revisionsrapport - Granskning av delårsrapport för perioden januari-augusti Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut 22 Revisionsrapport - Granskning av förskolornas systematiska kvalitetsarbete och utbildningsnämndens tillsyn över fristående förskolor 23 Introduktion för nyinflyttade kommuninvånare 24 Införande av digitala kallelser och handlingar till förtroendevalda i Höganäs kommun 25 Anmälan av delegationsbeslut avseende avskrivning av fordringar samt beslut avseende avskrivning av fordringar 26 Arbetsutskottets informations- och anmälningsärende

4 (24) 9 SVAR AVSEENDE ÖNSKEMÅL OM NY BADPLATS I VIKEN KS/2014/876 Sammanfning av ärendet Vikens Hamnförening, Vikens Kultur o Byaförening samt Wikens Båtselskap har inkommit med en skrivelse daterad den 5 november 2014 där föreningarna föreslår stranden omedelbart väster om hamnen görs till allmän badplats under förvaltning av kommunens parkavdelning. I en skrivelse den 11 november 2014 besvarar teknik- och fastighetsförvaltningen föreningarnas förslag. Förvaltningen drar slutsatsen det i dagsläget finns tillräckligt med allmänna badplatser fördelade i kommunen och kommunen för närvarande inte är intresserad av ansvara och sköta ytterligare en badplats i Viken. Teknik- och fastighetsförvaltningen, skrivelse den 11 november 2014, Vikens Hamnförening, Vikens Kultur o Byaförening samt Wikens Båtselskap skrivelse daterad den 5 november Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag anta teknik- och fastighetsförvaltningens skrivelse som sin egen, översända skrivelsen till Vikens Hamnförening, Vikens Kultur o Byaförening samt Wikens Båtselskap. Teknik- och fastighetsförvaltningen Vikens Hamnförening Vikens Kultur o Byaförening Wikens Båtselskap

5 (24) KS/2015/47 10 SVAR AVSEENDE ÖNSKEMÅL OM ÖVERTAGANDE AV DRIFT AV LEKPLATS I GAMLA LERBERGET Sammanfning av ärendet Skrivelse har inkommit från Lerbergets byamän den 19 januari 2015 med önskemål om kommunen övertar lekplatsen i Gamla Lerberget. Teknik- och fastighetsförvaltningen har utarbetat underlag för beslut efter uppdrag från kommunstyrelsens ordförande. I en tjänsteskrivelse den 28 januari 2015 skriver teknik- och fastighetsförvaltningens parkavdelning avdelningen under snart tio år har arbetat med höja standarden på kommunens lekplatser, öka lekvärdet samt göra lekplatserna mer tillgängliga. Avdelningen gör detta genom noggranna analyser och bred förankring i samband med ombyggnationer. Således bedömer avdelningen sig ha en bra bild av hur behovet och fördelningen av lekplatser ser ut över kommunen. Enligt teknik- och fastighetsförvaltningen är området där den aktuella lekplatsen ligger Byamännen i Lerbergets mark och detaljplanerad som hamnområde. Området är inte strandskydd. Vidare skriver parkavdelningen det inte ingår i avdelningens nuvarande åtaganden sköta en lekplats som inte ligger på kommunens mark och på mark som inte är detaljplanerad som allmän platsmark. Dessa lekplatser är det alltid markägaren som är ansvarig. Teknik- och fastighetsförvaltningen har utarbetat statistik av hur stor andel av barn i kommunen mellan 0 och 12 år som har närmare än 200 meter till en lekplats från hemmet. Enligt statistiken har 77 % av dessa barn i Lerberget närmare än 200 meter till en lekplats från hemmet vilket är en högre andel än flertalet av kommunens övriga orter. Utifrån ovanstående gör teknik- och fastighetsförvaltningen bedömningen det inte är kostnadseffektivt för kommunens del lägga ytterligare medel på fler lekplatser i Lerberget. Teknik- och fastighetsförvaltningens parkavdelning, tjänsteskrivelse den 28 januari 2015, Teknik- och fastighetsförvaltningens parkavdelning, diagram över antal barn i åldern 0-12 som har närmare än 200 meter till en lekplats. Förslag till beslut på sammanträdet Ulf Molin (C) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag inte ta över Lerbergets Byamäns lekplats med tanke på den inte är placerad på kommunens mark eller i enlighet med detaljplan, föreslå Lerbergets Byamän de som tidigare söker bidrag från Grön kvalitetsturism till underhåll och upprustning av lekplatsen, forts.

6 (24) översända beslutet till Lerbergets Byamän. Teknik- och fastighetsförvaltningen Lerbergets Byamän

7 (24) KS/2015/90 11 GODKÄNNANDE AV HYRESAVTAL AVSEENDE STORGATAN 43 Sammanfning av ärendet LSS-enheten vid socialförvaltningen är sedan en tid tillbaka i behov av fler lägenheter i gruppboende. Ledig lokal på bottenvåningen i anslutning till dagens gruppboende på Storgatan 43 har uppstått. Med denna tillkommande yta är det möjligt utöka gruppboendet med 2 lägenheter. Utformningen av lokalen har gjorts tillsammans med socialförvaltningen. Föreslaget avtal är från och med den 1 juli 2015 till och med den 31 december 2025 med en uppsägningstid på 9 månader. Om avtalet inte sägs upp förlängs det med 36 månader varje gång. Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 9 februari 2015, AB Höganäshem, hyreskontrakt avseende Storgatan 43. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag bemyndiga förvaltningschefen för teknik- och fastighetsförvaltningen teckna hyreskontrakt på Storgatan 43 enlig bifogat förslag till hyresavtal. Teknik- och fastighetsförvaltningen

8 (24) 12 FÖRSKOTTERING AV MEDEL FÖR KULVERTERING AV DIKE I NYHAMNSLÄGE KS/2014/861 Sammanfning av ärendet Teknik- och fastighetsförvaltningen skriver i en tjänsteskrivelse den 9 februari 2015 i samband med byggnation av ny förskola i Nyhamnsläge behöver ett öppet dike för dagven flyttas. Diket kan inte förläggas på kommunal mark utan anslutande privat mark måste tas i anspråk. Denna mark ingår sedan tidigare i ett optionsavtal, där kommunen har möjlighet arrendera marken. Markägaren motsätter sig ett öppet dike anläggs på marken och kräver diket kulverteras. Teknik- och fastighetsförvaltningen uppskar merkostnaden för kulvertera diket till 1100 tkr. Förvaltningen har inte kunnat förutspå denna kostnad varför den inte återfinns i de kostnadsberedningar som genomförts inom ramen för projektet. Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 9 februari Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta tidigarelägga en utgift på 1100 tkr kronor till 2015 års investeringsbudget för exploateringsprojektet Nyhamnsläge etapp 1 för finansiera förberedande åtgärder för flytten av Nyhamnsläges idrottsplats såsom kulvertering av dike intill planerad förskola i Nyhamnsläge. Kommunstyrelsen

9 (24) 13 SVAR PÅ MOTION OM OTRYGGA JOBB KS/2014/487 Sammanfning av ärendet Sven Augustsson (S) inkom den 19 maj 2014 med en motion avseende otrygga jobb. Motionären yrkar kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag agera för antalet visstidsanställda och timanställda halveras inom två år och kommunstyrelsen gör en avrapportering till kommunfullmäktige efter ett respektive två år. Kommunledningskontorets HR-avdelning skriver i ett yttrande den 25 september 2014 en halvering av andelen timanställda samt visstidsanställda i dagsläget sannolikt är svårt med de krav som finns på bemanning dygnet runt. Vidare skriver HR-avdelningen det ur ett personalpolitiskt perspektiv finns grund för se över praxis och rutiner då en hög andel timavlönade strider mot kommunens medarbetarmål om vara en raktiv arbetsgivare. Kommunstyrelsens ordförande skriver i ett yttrande den 13 januari 2015 relevant lagstiftning i dagsläget följs och föreslår således motionen avslås. Kommunstyrelsens ordförandes yttrande den 13 januari 2015, Kommunledningskontorets HR-avdelning, yttrande den 25 september 2014, Kommunfullmäktiges beslut den 22 maj 2014, 76, Sven Augustsson (S): Motion avseende otrygga jobb, inkommen den 19 maj Förslag till beslut på sammanträdet Lennart Nilson (S) föreslår arbetsutskottet föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anse motionen besvarad. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut mot Lennart Nilssons (S) förslag till beslut och finner arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta avslå motionen. Reservationer Lennart Nilsson (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Kommunstyrelsen

10 (24) 14 SVAR PÅ MOTION OM SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION KS/2014/74 Sammanfning av ärendet Ulf Molin (C) och Gertrud Green (C) inkom den 30 januari 2014 med en motion avseende samordnad varudistribution. Motionärerna yrkar kommunstyrelsen ges i uppdrag undersöka förutsättningarna för samordna varuleveranser till Höganäs kommun för på så vis lösa ett antal problemområden. Kommunstyrelsens ordförande skriver i ett yttrande den 5 februari 2015 motionen tar upp ett viktigt område med betydelse för såväl vår miljö som kommunens ekonomi. Med anledning av detta föreslår kommunstyrelsens ordförande kommunfullmäktige bifaller motionen. Kommunstyrelsens ordförandes yttrande den 5 februari 2015, Kommunfullmäktiges beslut den 30 januari 2014, 12, Ulf Molin (C) och Gertrud Green (C): Motion avseende samordnad varudistribution, inkommen den 30 januari Förslag till beslut på sammanträdet Ulf Molin (C) och Anita Söderlind (M) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta bifalla motionen, ge uppdrag åt kommunstyrelsen genomföra en utredning i enlighet med motionens intentioner som ska vara färdig senast den 30 juni Kommunstyrelsen

11 (24) KS/2015/68 15 GODKÄNNANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG AVSEENDE UPPHANDLING AV AVROPSAVTAL AV JÄRNVAROR Sammanfning av ärendet Kommunledningskontorets ekonomiavdelnings inköpsenhet har upprättat förfrågningsunderlag för upphandling av avropsavtal för järnvarusortiment. Enligt förfrågningsunderlaget daterad den 30 januari samt upphandlingsenhetens tjänsteskrivelse den 30 januari 2015 är värdet på upphandlingen cirka 1,5 mnkr/år, baserat på uppskning från de senaste åren. Vidare framkommer upphandlingen avser ett avropsavtal från och med den 1 maj 2015 till och med den 30 april 2018 med möjlighet till ett års förlängning. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 30 januari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, förfrågningsunderlag den 30 januari Ytterligare underlag i ärendet Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, sortimentslista den 30 januari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tidplan den 30 januari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, miljöbilaga den 30 januari Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag godkänna upprättat förfrågningsunderlag gällande ovanstående upphandlingsärende ge inköpsenheten i uppdrag genomföra upphandlingen med beslutande enligt kommunstyrelsens delegationsordning och teckna avtal med vald entreprenör. Kommunledningskontoret (inköpsenheten)

12 (24) KS/2014/ REVIDERING AV PLAN FÖR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER SAMT ANTAGANDE AV REGLEMENTE FÖR KRISLEDNINGSNÄMNDEN Sammanfning av ärendet Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska kommunen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Utifrån lagstiftningen har räddningstjänsten utarbetat ett förslag på reviderad plan för extraordinära händelser samt förslag på reglemente för krisledningsnämnden. Räddningstjänsten beskriver i en tjänsteskrivelse den 20 januari 2015 förändringarna i planen samt reglementet. Förändringarna i planen innebär kommunens stab/beredningsgrupp utgörs av koncernledningsgruppen, funktionen sekreterare är tillagd i stab/beredningsgruppen, förtydligande det är kommunstyrelsens arbetsutskott som är krisledningsnämnd samt sociala medier finns som en stödgrupp till kriskommunikationsorganisationen. Förändringarna i krisledningsnämndens reglemente innebär en paragraf, 5, har lagts till. Tillägget reglerar krisledningsnämndens möjlighet besluta om lämna hjälp till andra kommuner, landsting och enskilda personer. Kommunen har då rätt till skälig ersättning från drabbad kommun och landsting. Räddningstjänsten, tjänsteskrivelse den 20 januari 2015, Räddningstjänsten, ledningsplan vid extraordinära händelser, Räddningstjänsten, reglemente för krisledningsnämnden. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta reviderad plan vid extraordinära händelser, anta reviderat reglemente för krisledningsnämnden. Kommunstyrelsen

13 (24) 17 ANTAGANDE AV REGLEMENTE FÖR BYGGNADSNÄMNDEN KS/2015/46 Sammanfning av ärendet Byggnadsnämnden har utarbetat förslag på nytt reglemente för nämnden. Förslaget innebär utgår och vilket innebär nämndens arbetsutskott avskaffas. I föreslaget reglemente revideras även 14 för tydliggöra hur justeringsperson väljs. Byggnadsnämndens beslut den 7 januari 2015, 8, Samhällsbyggnadsförvaltningens bygglovsavdelning, förslag på reglemente för byggnadsnämnden. Förslag till beslut på sammanträdet Lennart Nilsson (S) föreslår arbetsutskottet föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta ett reviderat reglemente genom det ska innehålla 1:e och 2:e vice ordförande. Anders Ståhl (M) och Ulf Molin (C) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut mot Lennart Nilssons (S) förslag till beslut och finner arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag. Omröstning begärs. Ledamöterna godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för bifall till ordförandes förslag. Nej-röst för bifall till Lennart Nilssons (S) förslag. Omröstningsresultat Med 4 ja-röster för ordförandes förslag Péter Kovács (M), Ulf Molin (C), Anders Ståhl (M) och Anita Söderlind (M) mot 1 ja-röst för Lennart Nilssons (S) förslag Lennart Nilsson (S) beslutar arbetsutskottet i enlighet med ordförandes förslag. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta reglemente för byggnadsnämnden. Reservationer Lennart Nilsson (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag till beslut. Kommunstyrelsen

14 (24) KS/2014/ ANTAGANDE AV REGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSEN (MED ANLEDNING AV FLYTT AV FOLKHÄLSOÄRENDEN FRÅN MILJÖ- OCH FOLKHÄLSOUTSKOTTET TILL KULTUR- OCH FRITIDSUTSKOTTET) Sammanfning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 13 januari 2015, 9, ärenden gällande folkhälsofrågor ska flyttas från miljö- och folkhälsoutskottet till kultur- och fritidsutskottet, miljö- och folkhälsoutskottet byter namn till miljöutskottet ge kommunledningskontoret i uppgift göra nödvändiga ändringar i kommunstyrelsens reglemente. Kommunledningskontorets kommunkansli har utarbetat förslag på reglemente för kommunstyrelsen i enlighet med kommunstyrelsens beslut. Utöver de förändringar som kommunstyrelsen beslutade om vid sitt sammanträde den 13 januari har vissa redaktionella ändringar genomförts i reglementet. Förändringarna i reglementet innebär KFS 2013:24 ersätts av KFS 2015:13 Kommunledningskontorets kommunkansli, tjänsteskrivelse den 3 februari 2015, Kommunledningskontorets kommunkansli, förslag på reglemente för kommunstyrelsen KFS 2015:13. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens beslut den 13 januari 2015, 9. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta kommunstyrelsens reglemente 28 ändras under rubriken kultur och fritidsutskottet genom följande punkt läggs till under utskottets uppgifter: bereda ärenden avseende folkhälsa, kommunstyrelsens reglemente 28 ändras genom miljö- och folkhälsoutskottet byter namn till miljöutskottet, namnet miljö- och folkhälsoutskottet ändras till miljöutskottet på samtliga ställen där det förekommer, sista meningen utskottet har vidare bereda ärenden avseende folkhälsa i tredje stycket under rubriken miljö- och folkhälsoutskott stryks, ändringarna träder ikraft i och med justering av kommunfullmäktiges protokoll, forts.

15 (24) med ovanstående förändringar genomförda anta reglemente för kommunstyrelsen, KFS 2015:13. Kommunstyrelsen

16 (24) 19 GODKÄNNANDE AV UTÖKAD BORGENSRAM FÖR AB HÖGANÄSHEM KS/2014/956 Sammanfning av ärendet Kommunledningskontorets ekonomiavdelning skriver i en tjänsteskrivelse den 14 december 2014 AB Höganäshems nuvarande totala låneskuld uppgår till 370 mnkr. Av låneskulden är 181 mnkr upplånade med kommunal borgen, 34 mnkr ett lån hos kommunen och resterade 155 mnkr är upplånat med fastighetsinteckningar som säkerhet. Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2010, 150, fastställa nytt ägardirektiv för AB Höganäshem där det framgår AB Höganäshem skall erbjudas kommunal borgen. När kommunen lämnar borgen debiteras AB Höganäshem en borgensavgift. Vidare beslutade kommunfullmäktige den 15 mars 2012, 27, fastställa en borgensram för AB Höganäshem till 250 mnkr. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning konstaterar i sin tjänsteskrivelse då borgensramen om 250 mnkr understiger den totala låneskulden för AB behöver borgensramen höjas till 370 mnkr. Höjningen är nödvändig för möta bolagets behov av nyupplåning vid nybyggnation och bolaget ska välja kommunal borgen framför fastighetsinteckningar. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 14 december Förslag till beslut på sammanträdet Ulf Molin (C) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta godkänna såsom för egen skuld ingå borgen för AB Höganäshems låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 370 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Kommunstyrelsen

17 (24) KS/2014/ REVISIONSRAPPORT - GRANSKNING AV DELÅRSRAPPORT FÖR PERIODEN JANUARI-AUGUSTI 2014 Sammanfning av ärendet Ernst & Young AB har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat delårsrapporten för perioden 1 januari 2014 till och med 31 augusti Syftet med granskningen är bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål som fullmäktige har beslutat. Synpunkter har Ernst & Young AB sammanställt i en granskningsrapport daterad den 6 oktober I kommunledningskontorets ekonomiavdelnings tjänsteskrivelse den 27 oktober 2014 framkommer ekonomiavdelningens kommentarer på granskningsrapporten. Ekonomiavdelningen delar revisorernas bedömning full skuldföring av pensionsförmåner som intjänats före år 1998 visserligen strider mot lagen om kommunal redovisningslag, men följer kommunfullmäktiges beslut. Enligt avdelningens mening ger nuvarande sätt redovisa pensionsskulden en mer rättvisande bild av kommunens samlade ekonomi och ställning. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 27 oktober 2014, Revisionen, granskning av delårsrapport för perioden januari till augusti 2014, inkommen den 15 oktober. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag uppmana kommunledningskontorets ekonomiavdelning beakta revisionens synpunkter, överlämna ärendet till kommunfullmäktiges presidium före det behandlas av kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges presidium

18 (24) KS/2014/ REVISIONSRAPPORT - GRANSKNING AV KOMMUNSTYRELSENS OCH NÄMNDERNAS VERKSTÄLLANDE AV KOMMUNFULLMÄKTIGES BESLUT Sammanfning av ärendet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Höganäs kommun granskat kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut. Syftet med granskningen har varit bedöma om kommunstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll för säkerställa kommunfullmäktiges beslut verkställs och återrapporteras. Revisionens samlade bedömning är kommunstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning styr, följer upp och kontrollerar verkställigheten av fullmäktigebeslut. Vidare konstaterar revisionen vissa riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll avseende verkställighet har formaliserats sedan 2010 års granskning. Revisionen bedömer styrnings- och uppföljningsprocessen bör stärkas och utvecklas. I ett yttrande den 9 februari 2015 besvarar kommunledningskontorets kommunkansli revisionens slutsatser. För komma till rätta med revisionens kritik föreslår kommunkansliet ett nämndsövergripande reglemente utarbetas. Syftet med reglementet är samtliga nämnder åläggs till kommunstyrelsen inkomma med kommentarer avseende de fullmäktigebeslut nämnden ansvarar för ska verkställas. Utifrån dessa kommentarer far kommunfullmäktige sedermera beslut huruvida beslutet ska betraktas som verkställt eller ej. Kommunledningskontorets kommunkansli, yttrande den 9 februari 2015, Revisionen, Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut den 17 november Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag överlämna ärendet till kommunfullmäktiges presidium före det behandlas av kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges presidium

19 (24) KS/2015/65 22 REVISIONSRAPPORT - GRANSKNING AV FÖRSKOLORNAS SYSTEMATISKA KVALITETSARBETE OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS TILLSYN ÖVER FRISTÅENDE FÖRSKOLOR Sammanfning av ärendet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat huruvida utbildningsnämnden säkerställer förskolornas bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med lag och läroplan. Granskningen har också berört hur utbildningsnämndens säkerställer insyn och tillsyn av fristående förskoleverksamheter i enlighet med skollagens krav. Sammanfningsvis gör revisorerna bedömningen det finns ändamålsenliga strukturer och rutiner för hur förskoleverksamheten inom kommunen kontinuerligt ska följas upp, analyseras och bedömas i förhållande till nationella mål. Uppföljningen sker på samtliga nivåer i utifrån nämndens kvalitetsplan. Det påtalas det är positivt förskolans följs upp utifrån olika kvalitetsindikatorer. Vidare beskriver också revisorerna deras bedömning gällande tillsyn över de fristående förskolorna är det finns rutiner och ett ändamålsenligt system för systematiskt följa upp de fristående förskolorna lever upp till de nationella målen. Det framgår tydligt i nämndens delegationsordning roll och ansvarsfördelning gällande den löpande tillsynen. Verksamhetsbesök görs årligen och nämnden får ta del av en sammanfande rapport från dessa. Revisionens slutsatser renderar i ett antal rekommendationer och förbättringsområden vilka utbildningsförvaltningen yttrat sig över och utbildningsnämnden sedermera tagit ställning till. Utbildningsnämndens beslut den 13 november 2014, 68, Utbildningsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 21 oktober 2014, Utbildningsförvaltningen, yttrande inkommet den 5 december 2014, Revisionen, granskning av förskolornas systematiska kvalitetsarbete och utbildningsnämndens tillsyn över fristående förskolor. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag översända ärendet till kommunfullmäktiges presidium före det behandlas av kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium

20 (24) 23 INTRODUKTION FÖR NYINFLYTTADE KOMMUNINVÅNARE KS/2015/40 Sammanfning av ärendet Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskotts ordförande har inkommit med idén kommunen bör arrangera introduktionsmöte för nyinflyttade. Syftet med mötena är under ett särskilt tillfälle kunna få information och träffa andra nyinflyttade. Kommunen kan samordna mötena genom kommunledningskontorets kommunikationsavdelning men samarbete kan också sökas med till exempel företagarföreningen. Från kommunen bör även utbildningsförvaltning, kultur- och fritidsförvaltning och socialförvaltning medverka. Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag uppdra åt kommunledningskontorets kommunikationsavdelning utarbeta ett koncept enligt intentionerna ovan, konceptet ska innehålla plan för genomförande och budget för möjliggöra arbetas in i budget 2016 och genomföras under året, konceptet ska presenteras till kommunstyrelsens arbetsutskott senast den 21 april Kommunledningskontoret (kommunikationsavdelningen)

21 (24) KS/2014/ INFÖRANDE AV DIGITALA KALLELSER OCH HANDLINGAR TILL FÖRTROENDEVALDA I HÖGANÄS KOMMUN Sammanfning av ärendet Genom ett flertal beslut har kommunstyrelsen inlett ett projekt avseende IT-baserade lösningar för hantering av kallelser och handlingar till ledamöterna samt ersättarna i kommunstyrelsens arbetsutskott. Dessa ledamöter och ersättare har även fått kommunstyrelsens kallelse samt handlingar digitalt via en applikationslösning kallad FP Meetings. Under hösten 2014 har även utbildningsnämnden använt sig av denna lösning för distribution av kallelser och handlingar. Under hösten 2014 har det från olika håll inom förtroendemanna- samt tjänstemannakåren märkts ett ökat intresse för digitala kallelser. Med anledning av det ökade intresset har kommunledningskontoret snabbutrett möjligheterna införa digitala kallelser till hela förtroendemannakåren på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt. Kommunledningskontorets kommunkanslis sammanfade bedömning i utredningen daterad den 28 januari 2015 är ett införande av digitala möteshandlingar för Höganäs kommun innebär ökade kostnader. Dock poängteras kostnadsökningen måste ses i ett större perspektiv då förändringen kommer innebära ca en halv årsarbetstid sparas in genom antalet arbetsmoment minskas i stor utsträckning. Denna tid kan antingen omsättas i pengar eller återinvesteras i verksamheten genom tiden används till nya utvecklande arbetsuppgifter till gagn för de förtroendevalda eller kommunen. Kommunledningskontorets kommunkansli, tjänsteskrivelse den 3 februari 2015, Kommunledningskontorets kommunkansli, utredning den 28 januari Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens beslut den 25 januari 2011, 15, Kommunstyrelsens beslut den 4 oktober 2011, 203, Kommunstyrelsens beslut den 28 februari 2012, 49, Kommunstyrelsens beslut den 18 december 2012, 248. Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner arbetsutskottet beslutar bifalla förslaget. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta surfplor köps in till samtliga av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare för distribution av kallelser och handlingar i kommunstyrelsen samt kommunstyrelsens utskott. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta utskick av kallelser för samtliga beslutsorgan ska ske digitalt, forts.

22 (24) införandet av digitala kallelser sker under 2015 för samtliga beslutsorgan, varje nämnd finansierar sin egen utrustning samt drift- och supportkostnader, kommunstyrelsen ges i uppdrag samordna införandet, alla nämnder använder samma tekniska lösning. Kommunstyrelsen

23 (24) KS/2014/ ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT AVSEENDE AVSKRIVNING AV FORDRINGAR SAMT BESLUT AVSEENDE AVSKRIVNING AV FORDRINGAR Sammanfning av ärendet Enligt kommunstyrelsens delegationsregler, KFS 2014:14, har kommunchefen rätt besluta om avskrivning av fordringar på belopp understigande ett basbelopp. Beslut om avskrivning av fordringar överstigande ett basbelopp fas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har sammanställt kravverksamhet mot gäldenärer där kravverksamheten varit resultatlös. Bilaga 1-6 innefar fordringar understigande ett basbelopp som kommunchefen fat beslut om avskriva i enlighet med ovan nämnda delegationsregler. Bilaga 7 innefar en fordran på kr hos Yücel Halil vilken kommunledningskontorets ekonomiavdelning föreslår avskrivs då kravverksamheten på gäldenären varit resultatlös. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 30 december 2014, Kommunledningskontoret, delegationsbeslut avseende avskrivning av fordringar understigande ett basbelopp den 3 februari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, sammanställning avseende avskrivning av fordringar den 9 oktober 2014 (bilaga 1-6), Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, sammanställning avseende avskrivning av fordringar den 9 oktober 2014 (bilaga 7). Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag lägga kommunchefens delegationsbeslut avseende fodringar understigande ett basbelopp, den 3 februari 2015, till handlingarna, avskriva fordringarna i bilaga 1-6 upprättad av kommunledningskontorets ekonomiavdelning den 9 oktober Kommunledningskontoret (ekonomiavdelningen)

24 (24) 26 ARBETSUTSKOTTETS INFORMATIONS- OCH ANMÄLNINGSÄRENDE Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag lägga följande information till handlingarna Kommunledningskontoret: Konsumentvägledarens rapport avseende 2014 (KS/2014/12), Höganäs Energi AB: Protokoll fört vid styrelsemöte den 15 december 2014 (KS/2014/254), Höganäs Energi Handel AB: Protokoll fört vid styrelsemöte den 15 december 2014 (KS/2014/255). lägga nedanstående anmälan till handlingarna Samhällsbyggnadsförvaltningens delegationsbeslut enligt sammanställning avseende delegationsbeslut fade i oktober, november och december 2014 (KS/2014/588), Samhällsbyggnadsförvaltningens delegationsbeslut enligt sammanställning avseende delegationsbeslut fade i januari 2015 (KS/2015/95), Samhällsbyggnadsförvaltningen: Anmälan om ändring av vidaredelegation avseende ärendetyperna E3, E4, E8b och E8d (KS/2015/76), Teknik- och fastighetsförvaltningens delegationsbeslut enligt sammanställning daterad den 11 februari Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta lägga nedanstående anmälan till handlingarna Inspektionen för vård och omsorg: Anmälan av ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 och rapportering enligt 16 kap 6f SoL samt beslut enligt 9 och rapportering enligt 28 f-g, kvartal (KS/2014/626). Kommunstyrelsen