PROTOKOLL KS ARBETSUTSKOTT

Transkript

1 NÄRVARANDE ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Peter Schölander (M) (ordförande) Ulf Molin (C) (vice ordförande) Anders Ståhl (M) Göran Bengtsson (M) Lennart Nilsson (S) Gertrud Green (C) Fredrik Johannesson (KD) Louise Stjernquist (L) Kerstin Björkäng Wirehed (S) Lars Linderot (M) kommunchefen Herman Crespin kommunsekreteraren Niklas Åkerström kommunikationschefen Charlotte Vathera Margareta Engkvist-Björkenhall (chef för teknik- och fastighetsförvaltningen)) 41-42, 44-45, 47, 50 kostchefen Eva-Lott Rååhav 41 upphandlingsansvarige Jorgen Borgström 41, 50 fastighetschefen John Nielsen 43 exploateringsingenjören Anette Nilsson 46 projektledaren Eva-Marianne Nilsson 49 ungdomssamordnaren Johanna Nilsson 50 Sammanträdestid kl 08:45-10:50 Paragrafer JUSTERING Utsedd att justera Ulf Molin UNDERSKRIFTER Sekreterare Ordförande Justerande Niklas Åkerström Peter Schölander Ulf Molin Protokollet justerat den Tillkännagivandet av justeringen har den Page 1 of 18

2 anslagits på kommunens anslagstavla Page 2 of 18

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 37 Godkännande av riktlinjer för skyltning 38 Uppföljning av inkomna synpunkter Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av digital infartsskylt 40 Uppdrag att utreda framtida konsumentvägledning i Höganäs kommun 41 Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av livsmedel 42 Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av arboristtjänster 43 Revidering av energimål för kommunens fastigheter 44 Ianspråktagande av renhållningsverksamhetens ackumulerade överskott 45 Godkännande av villkor och avtal för Food Trucks samt antagande av tillägg till taxa för upplåtelse av allmän platsmark 46 Godkännande av förfrågningsunderlag för ombyggnad av Järnvägsgatan 47 Uppdrag att utreda ställplatser för husbilar 48 Revisionsrapport - Granskning av elevhälsan 49 Godkännande av debiteringsmodell för IT-verksamheten 50 Arbetsutskottets informations- och anmälningsärenden Page 3 of 18

4 KS/2017/ Godkännande av riktlinjer för skyltning Byggnadsnämnden har utarbetat förslag på riktlinjer för skyltning. Riktlinjerna riktar sig till allmänheten så som butiks-/fastighets- och skyltägare, skyltdesigner/tillverkare och ska också vara vägledande för kommunen när det gäller bedömning av bygglov och skyltning i övrigt. Målet är att skapa en enhetlig, tydlig och vacker skyltning i Höganäs kommun. sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna riktlinjer för skyltning i Höganäs kommun. et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 4 of 18

5 KS/2013/ Uppföljning av inkomna synpunkter 2016 Höganäs kommuns synpunktshanteringssystem infördes 2010 i samband med lanseringen av ny hemsida. Kommuninvånare kan hitta det via hemsidan men synpunkter kan också komma in via de speciellt framtagna vykort som finns placerade ute i kommunens verksamheter. Fram till den 14 november 2016 kom 19 ärenden in via synpunkthanteringssystemet Dialogen. De flesta, tolv stycken, av de synpunkter som inkommit via Dialogen är inom kategorin Utbildning och skola. Den 22 november 2016 startade e-tjänsten Höganäs Direkt som ersätter Dialogen. För medborgaren innebär e-tjänsten ett formulär på hemsidan där man enkelt kan lämna synpunkter och/eller beröm. Synpunkter som kommer in via telefon eller besök registreras i samma system. Sen e-tjänsten startade har 11 ärenden kommit in den vägen. Under 2017 kommer kommunledningskontorets kommunikationsadelning att ta fram nytt material och göra en insats för att öka antalet inkommande ärenden. sunderlag Kommunledningskontorets kommunikationsavdelning, tjänsteskrivelse den 17 mars 2017, Kommunledningskontorets kommunikationsavdelning, statistik över Dialogen sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att lägga informationen till handlingarna. et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 5 of 18

6 KS/2015/ Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av digital infartsskylt Kommunledningskontoret har upprättat förfrågningsunderlag för upphandling av digital infartsskylt som ska ersätta den nuvarande skylten placerad längs väg 112. Enligt kommunledningskontorets marknadsundersökningar är investeringskostnaden för en ny skylt cirka 220 tkr och investerings- samt driftkostnaderna finansieras inom förvaltningens nuvarande ramar. sunderlag Kommunledningskontoret, tjänsteskrivelse den 10 april 2017, Kommunledningskontoret, förfrågningsunderlag den 4 april sgång Förslag till beslut Ulf Molin (C) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag att godkänna det av kommunledningskontoret framtagna förfrågningsunderlaget för upphandling av en digital skylt som ersätter nuvarande skylt vid väg 112 och att genomföra upphandlingen. et ska skickas till Kommunledningskontoret (kommunikationsavdelningen) Page 6 of 18

7 KS/2016/ Uppdrag att utreda framtida konsumentvägledning i Höganäs kommun Sedan 2014 har Höganäs kommun haft gemensam konsumentvägledning med Landskrona stad där konsumentvägledaren tjänstgjort i båda kommunerna. Organisatoriskt har konsumentvägledaren varit placerad vid kommunledningskontorets kommunkansli och förvaltningen gör bedömningen att samarbetet mellan Höganäs kommun och Landskrona stad har fungerat väl. Konsumentvägledaren, som är anställd av Höganäs kommun, kommer under 2017 att gå i pension och avser att arbeta fram till och med oktober Med anledning av detta krävs ett ställningstagande gällande eventuellt fortsatt samarbete kommunerna emellan Utifrån samtal som förts med Landskrona stad har kommunledningskontorets kommunkansli konstaterat att förutsättningarna för gemensam konsumentvägledning inte längre är uppfyllda då det gemensamma behovet inte motsvarar en heltidstjänst, således behöver formen för den framtida konsumentvägledningen utredas. sunderlag Kommunledningskontorets kommunkansli, tjänsteskrivelse den 4 april 2017, Kommunledningskontorets kommunkansli, rapport Förslag till beslut Ulf Molin (C) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att inte förlänga befintligt avtal med Landskrona kommun, att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda framtida behov av konsumentvägledning för Höganäs kommun, att beslutet om framtida konsumentvägledning samordnas med budgetarbetet för et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 7 of 18

8 KS/2017/25 41 Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av livsmedel Teknik- och fastighetsförvaltningen har upprättat förfrågningsunderlag för upphandling av livsmedel. Upphandlingen avser ett avtal på två år med möjlighet till sammanlagt två års förlängning. Förfrågningsunderlaget är utformat för att möjliggöra inköp av mer ekologiska livsmedel samt att möjliggöra en ökning av mängden lokalproducerade livsmedel. I syfte att möjliggöra för mindre företag att leverera lokal-/närproducerade är upphandlingen uppdelad i cirka trettio varugrupper. Teknik- och fastighetsförvaltningen kommer sedan att utarbetade säsongsanpassade matsedlar som i viss mån kommer att reglera valet av livsmedel, till exempel grönsaker, vilket möjliggör för mer närodlat. Förfrågningsunderlaget tar även hänsyn till lagar och förordningar som minst uppfyller EU:s lagstiftning, Socialt ansvarsfull odling enligt ILO:s International Labour Organisation) åtta kärnkonventioner samt att ekologiska livsmedel ska vara följa UHMs (Upphandlingsmyndigheten) krav enligt kravspecifikationen eller certifikat från exempelvis Fairtrade. sunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 10 april 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, kravspecifikation den 3 april 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, förfrågningsunderlag den 3 april Förslag till beslut Lennart Nilsson (S) och Ulf Molin (C) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. sgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förlag att godkänna bifogat förfrågningsunderlag, att ge förvaltningschefen på teknik- och fastighetsförvaltningen uppdrag att genomföra upphandlingen samt teckna avtal med valda leverantör. et ska skickas till Teknik- och fastighetsförvaltningen Page 8 of 18

9 KS/2017/ Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av arboristtjänster Teknik- och fastighetsförvaltningen har utarbetat förfrågningsunderlag för upphandling av arboristtjänster. Förfrågningsunderlaget avser ett ramavtal för arboristtjänster på två år med möjlighet till sammanlagt två års förlängning. Med arboristtjänster omfattas bland annat fällning av större/fellutande träd, riskanalys, inventering, beskärning, uppbyggnadsbeskärning, gallring av stadsnära naturområden, större trädplanteringar, rotvitalisering och ståndsortsförbättring, trädflyttningar, arbete med växtbäddar i parkmark och hårdjordmark, transport av ris och stock till kommunens upplag, rötundersökningar, råd för kabeldragning vid belysning av träd med mera. sunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 3 mars 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, förfrågningsunderlag den 3 mars 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, prisblankett. sgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag att godkänna bifogat förfrågningsunderlag, att uppdra åt förvaltningschefen för teknik- och fastighetsförvaltningen att genomföra upphandlingen samt teckna avtal med vald leverantör. et ska skickas till Teknik- och fastighetsförvaltningen Page 9 of 18

10 KS/2017/ Revidering av energimål för kommunens fastigheter Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2015, 151, att anta ett miljöprogram för I miljöprogrammet anges att energianvändningen ska minska med minst 25 % mellan 2011 och 2025 vilket innebär en energianvändning på 168 kwh/kvm med år 2025 som målvärde. För att uppnå målet har 5 miljoner kronor per år avsatts. Sedan kommunfullmäktiges beslut har en energirevision på kommunens fastigheter genomförts. Resultatet av energirevisionen visar möjligheter till en större effektivisering och därför föreslås att målnivån för energianvändning ändras till 135 kwh/kvm. För att nå denna målnivå beräknas cirka 66 mnkr behövas i investeringsmedel. Teknik- och fastighetsförvaltningen har granskat rapporten och gjort en kassaflödesanalys som visar att åtgärderna har ett positivt kassaflöde efter 4 år och efter år 6 är även de första årens negativa kassaflöde kompenserat. Baserat på granskningen föreslår teknik- och fastighetsförvaltningen att åtgärderna genomförs på 5 år och att målnivån blir 135 kwh/kvm sunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 10 mars 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, komplettering till energirevision den 15 mars 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, energirevision den 1 februari 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, kassaflödesanalys av energirevision. sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ändra målnivån för energianvändningen i kommunens fastighetsbestånd från en genomsnittlig förbrukning på 168 kwh/kvm och år till en genomsnittlig förbrukning på 135 kwh/kvm och år, att den nya målnivån arbetas in i miljöprogrammet, att uppdra åt kommunstyrelsen att i budgetarbetet för åren skjuta till 8,2 mnkr/år på de redan beslutade 5 mnkr/år i investeringsmedel för genomförande av energibesparande åtgärder i fastighetsbeståndet i syfte att nå målnivån 135 kwh/kvm och år, att ökade anslag ska finansieras genom ianspråktagande av kommunens likviditet Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra åt teknik- och fastighetsförvaltningen att årligen utvärdera effekterna och redovisa utvärderingen till kommunstyrelsen. Page 10 of 18

11 et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 11 of 18

12 KS/2017/ Ianspråktagande av renhållningsverksamhetens ackumulerade överskott I en tjänsteskrivelse den 10 april 2017 konstaterar teknik- och fastighetsförvaltningen att Nordvästra Skånes Renhållnings AB (NSR) aviserat sammanlagt ökade kostnader om 3,5 mnkr för Höganäs kommun Teknik- och fastighetsförvaltningen föreslår att de ökade kostnaderna finansieras genom att ianspråkta tidigare års ackumulerade överskott. sunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 10 april sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att finansiera 2017 års beräknade underskott på 3,5 mnkr genom att ta i anspråk tidigare års ackumulerade överskott, att i samband med budgetarbetet 2018, plan föreslå en oförändrad taxa för 2018 genom att ta i anspråk tidigare års ackumulerade överskott. et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 12 of 18

13 KS/2017/ Godkännande av villkor och avtal för Food Trucks samt antagande av tillägg till taxa för upplåtelse av allmän platsmark Teknik- och fastighetsförvaltningen konstaterar i en tjänsteskrivelse den 11 april 2017 att intresset och antalet förfrågningar om mobil matförsäljning genom så kallade Food trucks har ökat. Intresset för dessa platser är bland annat kopplade till badplatser och centrala platser i Höganäs och ute vid outletområdet. Med anledning av intresset har teknik- och fastighetsförvaltningen tillsammans med kommunledningskontoret utarbetat villkor, avtal, uppställningsplatser samt taxa för Food trucks i Höganäs kommun att tillämpa under en tidsbegränsad försöksperiod från och med den 1 maj 2017 till och med den 30 september I villkoren beskrivs vad som förväntas av aktören samt att försäljningen ska vara ambulerande där varje aktör får stå uppställd på samma plats högst tre tillfällen på samma vecka. sunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 11 april 2017, Teknik- och fastighetsförvaltningen, villkor samt avtal för Food trucks, Teknik- och fastighetsförvaltningen, tillägg till KFS 2009:43 (taxa för upplåtelse av allmän plats). sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra åt teknik- och fastighetsförvaltningen att tillsammans med kommunledningskontorets näringslivsavdelning genomföra upplåtelse för Food trucks i Höganäs kommun under försöksperioden att utvärdering sker och presenteras för kommunstyrelsen under hösten Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta tillägg till KFS 2009:43, taxa för upplåtelse av allmän plats, att gäller under försöksperioden et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 13 of 18

14 KS/2017/ Godkännande av förfrågningsunderlag för ombyggnad av Järnvägsgatan Samhällsbyggnadsförvaltningens stadsmiljöavdelning har utarbetat förfrågningsunderlag för upphandling av ombyggnad av Järnvägsgatan. Ombyggnaden omfattar bland annat att Järnvägsgatan kommer bli en så kallad stadsgata, smalnas av och att en cykelbana anläggs. Samhällsbyggnadsförvaltningen beräknar att entreprenadarbetet kommer att påbörjas i augusti och vara slutfört i december sunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens stadsmiljöavdelning, tjänsteskrivelse den 10 april 2017, Samhällsbyggnadsförvaltningens stadsmiljöavdelning, förfrågningsunderlag. sgång Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag att godkänna upprättat förfrågningsunderlag för ombyggnad av Järnvägsgatan, att uppdra åt stadsmiljöavdelningen att genomföra upphandling av entreprenaden enligt förfrågningsunderlag, att uppdra åt stadsmiljöavdelningen att ansvara för genomförandet av ombyggnaden av Järnvägsgatan. et ska skickas till Samhällsbyggnadsförvaltningen (stadsmiljöavdelningen) Page 14 of 18

15 KS/2017/ Uppdrag att utreda ställplatser för husbilar I en gemensam tjänsteskrivelse den 10 april 2017 konstaterar samhällsbyggnadsförvaltningen samt teknikoch fastighetsförvaltningen att husbilsturismen ökar i Sverige och då även efterfrågan på så kallade ställplatser. Med anledning av att flera entreprenörer inkommit med förfrågningar att få anlägga ställplatser på gårdar utanför detaljplanelagt område beslutade kommunstyrelsens näringslivsutskott den 24 september 2015, 17, att riktlinjer skulle utarbetas. Samhällsbyggnadsförvaltningen utarbetade därefter ett förslag på riktlinjer för ställplatser för husbilar i Höganäs kommun. Riktlinjerna syftar till att användas som ett vägledningsdokument vid bygglovsprövning av ställplatser för husbilar. Byggnadsnämnden beslutade den 28 april 2016, 81, att godkänna förslaget. Men eftersom framtagna riktlinjer i huvudsak endast omfattar anläggningar på landsbygden kvarstår ett behov av att utreda möjligheter för ställplatser för husbilar även inom planlagd mark, exempelvis på områden för parkering, i hamnområden eller på övriga bebyggelsefria ytor som i dagsläget upplåts vid tillfälliga arrangemang. sunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 10 april sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att utreda möjligheterna för ställplatser för husbilar i Höganäs kommun. et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 15 of 18

16 KS/2017/ Revisionsrapport - Granskning av elevhälsan Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Höganäs kommun genomfört en granskning av utbildningsnämnden i syfte att bedöma huruvida elevhälsan bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Sammanfattningsvis anser revisionen att elevhälsan i allt väsentligt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt men att det finns utrymme att stärka såväl styrningen som uppföljningen av den samlade elevhälsan för att öka nämndens möjligheter att bedöma status och likvärdighet i elevhälsans insatser och kvalitetsutvecklande arbete. Utbildningsnämnden har i ett yttrande besvarat revisionens kommentarer och slutsatser. sunderlag Utbildningsnämndens ordförande, delegationsbeslut den 27 mars 2017, Utbildningsförvaltningen, yttrande den 22 februari 2017, Revisionen, granskning av elevhälsan. sgång Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till utbildningsnämndens yttrande lägga granskningen till handlingarna. et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 16 of 18

17 KS/2017/ Godkännande av debiteringsmodell för IT-verksamheten Kommunledningskontoret har utrett en ny kostnadsmodell för kommunens IT-verksamhet. Målsättning är att en ny IT-kostnadsmodell ska vara långsiktigt hållbar och bidra till att drift, förvaltning och utveckling av IT som är nödvändig för hela kommunen, kontinuerligt kan utvecklas genom förvaltningsgemensam finansiering. sunderlag Kommunledningskontoret, utredning den 11 april sgång Förslag till beslut Lennart Nilsson (S), Ulf Molin (C) och Peter Schölander (M) yrkar bifall till ordförandes förslag till beslut. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ställa sig bakom införandet av en ny IT-kostnadsmodell enligt förslag ovan, att IT-avdelningen ska ha det ansvar och mandat som anges i redovisat förslag, att en miljöpant ska införas för all IT utrustning enligt förslag, att övergången till den nya modellen sker retroaktivt med justering i budgetramar i enlighet med redovisat förslag och bilaga 1. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra åt kommunledningskontoret; att ta fram och implementera en generell projektmodell som kan används för IT-projekt, att återkomma med förslag till uppdaterat regelverk och policy för IT, att ta fram lämpliga nyckeltal för att följa upp och utvärdera resurseffektiviteten avseende IT. et ska skickas till Kommunstyrelsen Page 17 of 18

18 50 Arbetsutskottets informations- och anmälningsärenden Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag att lägga nedanstående information till handlingarna Kommunala funktionshinderrådet: Protokoll från den 20 februari 2017 (KS/201/135), - Sydvatten AB: Protokoll från styrelsemöte den 2 mars 2017 (KS/2017/165), - Kommunala pensionärsrådet: Protokoll från möte den 28 februari 2017 (KS/2017/188), -Kommunledningskontorets kommunkansli: Uppföljning av konsumentvägledningen 2016 (KS/2017/37), - Höganäs Energi AB: Protokoll från styrelsemöte den 9 mars 2017 (KS/2017/210), - Höganäs Energi Handel AB: Protokoll från styrelsemöte den 9 mars 2017 (KS/2017/209), - NSR AB: Protokoll från styrelsemöte den 10 februari 2017 (KS/2017/217), - NSR Produktion AB: Protokoll från styrelsemöte den 10 februari 2017 (KS/2017/218), - NSR AB: Protokoll från möte den 9 februari 2017 med den ekonomiska och tekniska delegationen (KS/2017/219), - Samhällsbyggnadsförvaltningens stadsmiljöavdelning: Muntlig information avseende fontänen vid kvicbadet (KS/2016/964), - Kultur- och fritidsförvaltningen: Arbetet med barnets rättigheter i Höganäs kommun under 2017, - Teknik- och fastighetsförvaltningen: Muntlig information om högre kostnader för städtjänster. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att lägga nedanstående delegationsbeslut till handlingarna - Kommunchefen: Delegationsbeslut avseende sammanslagning av teknik- och fastighetsförvaltningens gata- och parkavdelning med samhällsbyggnadsförvaltningens stadsmiljöavdelning (KS/2017/152), - Kommunchefen: Delegationsbeslut avseende organisatorisk flytt av utvecklingscentrum (KS/2017/182). Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att lägga nedanstående information till handlingarna - Revisionen: Uppföljning av granskningar genomförda 2015 (KS/2017/160). Page 18 of 18