Extranet användarguide

Transkript

1 Innehåll REGISTRERING AV NYTT RETURSTÄLLE... 2 INLOGGNING OCH UPPDATERING AV EGNA UPPGIFTER... 2 Byte av returställe... 3 RETURSTÄLLE SEKTIONEN... 4 Hantera kontaktuppgifter... 4 Meddela om nedläggning av returstället... 4 Användaradministration... 4 Returställets automater... 4 Beställ förpackningsmaterial... 4 PALPA ETIKETTER SEKTIONEN... 5 RETURER SEKTIONEN... 5 Ersatta returer... 5 Felaktiga returer... 5 Returstatistik... 5 REKLAMATION SEKTIONEN... 6 Reklamera om återstående manuellretur... 6 Reklamera om avvikelse av mängden i en manuellretur... 6 Reklamera om automatretur... 6 Lista över reklamationerna... 7 MATERIALBANKEN... 7 NYHETER... 7 INSTRUKTIONER OCH DOKUMENT... 7 MEDDELANDEN... 7 PALPAS KONTAKTUPPGIFTER / 7

2 REGISTRERING AV NYTT RETURSTÄLLE Nya returställen registreras till Palpa med webformulär. Inget användarnamn eller lösenord behövs för att fylla i formuläret. På formuläret fylls i alla obligatoriska uppgifter och det är obligatoriskt att bekanta sig med retursystemes regler. Formuläret skickas elektroniskt till Palpa och man kan spara eller printa ut en kopia av registreringen. Palpas kundservice kontrollerar de givna uppgifterna och accepterar registreringen oftast inom et par arbetsdagar. Om startdatumet för returneringen är i framtiden accepteras registreringen ett par arbetsdagar före startdatumet. Vid acceptering skickar Palpa med 1sta klassens post automatiskt den första beställningen av Palpa etiketter. Mer etiketter kan beställas på Palpa etiketter. Vi skickar också e-post till den huvudsakliga kontaktpersonen om acceptering. Användarnamnen och lösenorden till användarna skickas som separat e-post. INLOGGNING OCH UPPDATERING AV EGNA UPPGIFTER Inloggning till Palpas extranet service sker med användarnamn (e-postadress) och lösenord. Om du glömt lösenordet kan du beställa et nytt lösenord via Glömde du lösenordet? länken. Systemet skapar ett lösenord som kan bytas efter inloggningen via Egna uppgifter. Lösenordet skall vara minst 8 och max 20 märken långt. Andra krav på lösenordet finns inte. 2 / 7

3 Byte av returställe Användaren kan vara kopplad till flera returställen. vid behov av koppling till flera returställen, vänligen skicka ett meddelande till: Användaren kan byta returställe efter inloggning via Byt returställe länken: På sökskärmen visas alla returställen som användaren är kopplad till: Mer alternativ valet utökar sökuppgifterna: Att välja returställe sker med att trycka på t.ex. namnet och Välj returställe. 3 / 7

4 RETURSTÄLLE SEKTIONEN Hantera kontaktuppgifter Beroende på användarens roll kan användaren uppdatera och/ eller se returställets kontaktuppgifter. Uppdatering av officiella namnet, FO-numret och den huvudsakliga kontaktpersonen kan inte göras på extranet. Ändringar på officiella namnet och huvudsakliga kontaktpersonen hanteras via Palpas kundservice per e-post. Ändring av FO-nummer kräver nästan utan undantag en ny registrering. Meddela om nedläggning av returstället Genom att fylla i formuläret meddelar man till Palpas kundservice om nedläggning av ett returställe. Palpas kundservice uppdateras slutdatumet i systemet. Man kan beställa Palpa etiketter till returstället ända tills slutdatumet, efter detta datum kan man ännu få Palpa etiketter beställda via Palpas kundservice. Inloggning på Extranet fungerar ännu i 3 månader efter slutdatumet och efter denna period stängs användarens tillgång automatiskt. Användaradministration Huvudanvändare kan skapa, uppdatera eller ta bort användare. Man kan skapa nya redovisningsgranskare, Etikettbeställare och åskådare. Uppdatering av huvudsaklig kontaktperson kan också göras här. Nya huvudanvändare skapas av Palpas kundservice enligt en skriftlig begäran per e-post. Beskrivning av användarrollerna: Huvudanvändare Tillgång att uppdatera och se i alla sektioner av servicen. Redovisningsgranskare Tillgång att göra reklamationer och se all information i alla sektioner av servicen. Etikettbeställare Tillgång att uppdatera postadressen för Palpa etiketterna, rätt till att göra beställningar och tillgång att se all information i de andra sektionerna. Åskådare Tillgång att se alla sektioner i servicen. Returställets automater Detaljhandelns returställen som använder returautomater ser sina automatuppgifter i denna sektion. Sektionen visar också i fall det har varit problem med nätverksanslutningen mellan returautomaten och automattillverkaren. Palpa uppdaterar med 2 veckors intervall automatuppgifterna enligt automattillverkarnas rapportering. Om extranetservicens uppgifter inte stämmer med returställets uppgifter bör detta meddelas till Palpas kundservice omgående. Beställ förpackningsmaterial Palpa säljer inte lådor, säckar, spännband eller behållare för PALPA returer. Dessa bör beställas från de försäljare av returförpackningar som PALPA samlat på instruktionen för beställning av returförpackningar. 4 / 7

5 PALPA ETIKETTER SEKTIONEN På listan över beställningar hittar man de senaste 24:a månaders beställningar och deras status. En ny beställning sker via formuläret. Antalet etiketter är begränsad enligt mängd av etiketter på ett ark (27 st.). Beställningarna av Palpa etiketter trycks och postas varje vardag då Palpa hanterar beställningarna ca kl. 12:00. Således skickas de beställningar som har gjorts före klo 12 redan nästa dag på 1sta klassens post till postadressen. RETURER SEKTIONEN Ersatta returer Skärmen visar returinformation på kvittonivå samt kvittonas status. Både automat- och manuell returerna visas och kan sortera t.ex. med kvittonummer eller datum. Sökresultatet kan laddas ner i MS Excel. Från listan på ersatta returer kan man göra reklamationer för avvikelse av mängden på manuella returer. Se mer på Reklamera om avvikelse av mängden i en manuellretur. Kontrollering av returer så här fungerar sökskärmen Med returautomatens nummer kan sökas automatreturer. Returautomatens nummer är alltid 6 numror och finns på kvittot som printats ut ur automaten och på Returställets automater sektionen på extranet. Kvittonumret på automatreturerna är samma som på papper kvittot och Palpa etikettens nummer på manuella returerna. Returtyp skiljer på automat- och manualreturer. Innehåll skiljer på returer av burkar, plast- och glasflaskor. Året används för att begränsa resultatet till ett år. Valet är obligatoriskt i några fall, t.ex. i samband med endast returautomatnummer. Felaktiga returer Listan på felaktiga returer visar ratade och felaktiga kvitton, med förklaring. Palpa kontrollerar alla felaktiga kvitton och krediterar automatiskt om kvittot är giltigt. Returstatistik Rapporten visar returmängden per kreditnotans månad. Resultatet kan laddas ner i MS Excel. 5 / 7

6 REKLAMATION SEKTIONEN Reklamera om återstående manuellretur Huvudanvändare och redovisningsgranskare kan göra reklamationer om återstående manuella returer. Reklamationen kan göras då returen inte hittas ibland de ersatta eller felaktiga returerna och avhämtningsdatumet är över 30 dagar sedan. Formuläret fylls i och skickas. Palpa kontrollerar förpackningstypen och avhämtningsdatumet från transportdata. Endast de returer som packats rätt sorterade i Palpas manualsäck och bemärkts med Palpa etikett kan ersättas. Reklamationen kan accepteras och ersättas eller avvisas beroende på om returen är sorterad och packad enligt Palpas instruktioner. Palpa räknar ut ett medeltals returmängd per pantkod från returställets returstatistik och ersätter enligt den reklamationerna. Reklamationerna hanteras på Palpas kundservice veckovis och svaren till reklamationerna syns på listan över reklamationer. Användaren för också ett meddelande på extranet servicen när reklamationen har fått svar. Reklamera om avvikelse av mängden i en manuellretur Palpa ersätter manualreturer av burkar och plastflaskor enligt hantering centralens räkningsresultat. Hanteringscentralen utför kvalitetskontrollräkning i början av varje skift och resultaten övervakas av Palpa. Om kvalitén på resultaten inte möter Palpas standard, räknas inte returställens returer. Reklamationer om återstående mängd av burkar eller plastflaskor kan göras endast då säcken identifierats att ha varit öppen eller sönder. Huvudanvändare eller redovisningsgranskare kan göra reklamationer. Palpa kontrollerar medeltalsinnehållet på returställets returer och räkningsdagens kvalitetsnivå. Reklamationen kan accepteras och ersättas eller avvisas beroende på om helhetsmängden överskrider säck kapaciteten. Returen skall också vara sorterad och packad enligt Palpas instruktioner. Palpa ersätter inte panter för förpackningar som inte hör till retursystemet eller är oläsbara. Glasflaskornas panter ersätts som behållarkonversion enligt vad leverantörerna har rapporterat i sitt transportdata. Behållaren kan vara stor, liten och fylld helt eller liten och halvfull. Reklamationerna hanteras på Palpas kundservice veckovis och svaren till reklamationerna syns på listan över reklamationer. Användaren för också ett meddelande på extranet servicen när reklamationen har fått svar. Reklamera om automatretur Huvudanvändare och redovisningsgranskare kan göra reklamationer om återstående automatreturer. Reklamation om automatretur kan göras då returen inte hittas ibland de ersatta eller felaktiga returerna och automaten inte har rapporterat problem med nätverksanslutningen. Automatreturernas krediteringsgrund är returkvittot från automaten. Kvittots nummer är samma som på returautomatens kvitto. Identifieringskombinationen är kvitto nummer, kvittots datum och automatnummer. Krediteringen sker på antal av pantbelagda dryckesförpackningar på kvittot. 6 / 7

7 Palpa krediterar alla kvitton utan felstatus. Alla fel undersöks och kvittot kan ratas eller krediteras i nästa krediteringsperiod. Returkvittot uppstår igenom att kvittera automatens material då transportenheten fyllts. Samma praktik gäller för alla retursystemens material, burkar, plast- och glasflaskor. Returkvittot bildas i automatens minne och automattillverkaren söker returdatan via nätverksanslutningen med jämna mellanrum för att vidarerapportera returerna till Palpa med 2 veckors mellanrum. Om kvittot inte är krediterat och inte har förmedlas till Palpa av automattillverkaren ansvarar automattillverkaren för att förmedla kvittot så att Palpa kan ersätta det. Reklamationerna hanteras på Palpas kundservice veckovis och kundservicen skickar svar till reklamationen per e-post. Lista över reklamationerna På listan finns alla reklamationer om manuella returer och deras svar när de är hanterade. MATERIALBANKEN Materialbanken är samma funktion som finns på Palpas nätsida. Här finns till förfogande allt publicerat material så som regler, instruktioner och bilder. NYHETER Palpa publiceras några gånger om året aktuella nyheter som elektroniska nyhetsbrev. Länkarna till nyhetsbreven visas också på servicens framsida. INSTRUKTIONER OCH DOKUMENT Sektionen sammanställer alla väsentliga instruktioner för servicen och retursystemen. MEDDELANDEN Användaren får personliga meddelanden vid behov. T.ex. när Palpa svarat på en reklamation får användaren ett meddelande om saken. PALPAS KONTAKTUPPGIFTER Kundservicen betjänar per telefon vardagar mellan kl. 8:00 16:00. Skicka e-post till: asiakaspalvelu@palpa.fi. 7 / 7