Manual Logistikportalen. Insamling

Transkript

1 Manual Logistikportalen - Insamling

2 Innehåll 1. Inloggning Startsida Kontakter Insamling Rutter Tömningar Avlämningar Planerade tömningar Tömningsscheman Område Handdatorer Avräkningsunderlag Inleveranser Schemaflytt Incitament Hantering av avvikelser Lösa avlämningar Avlämning saknas Avvikande tömningar... 14

3 FTI Logistikportalen Logistikportalen är uppdelad på ett antal olika menyer. Beroende på vilka funktioner ni har i era entreprenader så visas de menyer ni behöver. 1. Inloggning FTI-portalen finns på adressen Inloggningsuppgifter tillhandahålls av FTI. Saknar ni inloggningsuppgifter mejla driftavdelningen@ftiab.se Ange ditt användarnamn och lösenord för att logga in. 2. Startsida På startsidan finns den senaste versionen av manualerna att ladda ner i PDF-format. Portalmanualerna kan också öppnas med Hjälp-funktionen som finns på varje sida. 3

4 3. Kontakter Under fliken Kontakter visas era företagsuppgifter och kontaktpersoner. Kontrollera dessa regelbundet och uppdatera era uppgifter vid förändring. Lägg till kontakt För att lägga till en kontakt klicka på knappen med ett plustecken, fyll i kontaktuppgifterna och klicka sedan på Spara. 4

5 Ändra/ta bort kontakt För att ändra eller ta bort en kontakt klicka på länkarna till höger i listan. 4. Insamling Under fliken Insamling följs alla moment i insamlingsuppdraget upp. Följande moment görs här; Ta fram underlag som berör insamlingsuppdraget Följa upp tömningsrapportering, avlämningar och rutter Se tömningsscheman och planerade tömningar Föreslå schemaflytt Följa upp incitamentsmodellen Felanmälan av handdatorer 5. Rutter Varje natt körs normalt en ruttberäkning. Ruttberäkning görs på tömningar som föregår en avlämning registrerad med samma handdator. En rutt beräknas om vid ändring på tömningar och/eller avlämningar. Listan visar alla rutter som motsvarar angivna sökkriterier. Listan kan sparas ner i MS Excel. Rutter med ett utropstecken innehåller tömningar som inte har godkänts och behöver följas upp. För att se ruttdetaljer klicka på plustecknet. Ej godkända tömningar är gulmarkerade. Vald rutt kan visas på karta och sparas ner i MS Excel. 5

6 6. Tömningar Sök tömningar Inrapporterade tömningar kan sökas fram, ändras och tas bort. Ange sökkriterier för att begränsa sökresultatet. För att endast se avvikande tömningar kryssas rutan Lösa tömningar i eller så anges en Ej godkänd anledning. Lösa tömningar är tömningar som inte kan kopplas till någon avlämning. Sökresultatet kan sparas ner i MS Excel. Tömningar kan redigeras fram till tredje arbetsdagen i nästkommande månad. Viktigt att kontinuerligt följa upp och arbeta med detta enligt Allmänna Villkor Insamling. Daglig genomgång av tömningarna rekommenderas. Registrera tömningar Inrapportering av tömningar sker i första hand med de handdatorer som tillhandahålls av FTI. Om rapportering av tömning inte kan ske via handdator finns det möjlighet att göra det i portalen. Rapportering via handdator är ett av grundkriterierna i incitamentsmodellen, därför bör rapportering via portalen undvikas, se Särskilda villkor Uppföljning och incitamentsmodell. För att lägga till en tömning klicka på knappen. Ett nytt fönster öppnas med rapportformulär. Steg 1 gäller tömningsrapportering. Fyll i vilken handdator som skulle ha rapporterat, åvs, datum och tidpunkt, antal tömda/ej tömda behållare samt fyllnadsgrad. Gå vidare till steg 2 som gäller avvikelserapportering. Ange om det förekom några avvikelser på stationen t.ex. behållare som behövde tömmas, trasiga behållare, behov av städning, osv. Sök tömningar på nytt för att visa nyregistrerade tömningar. Om tömningar registreras via portalen är det mycket viktigt att kontrollera att handdator, datum och klockslag stämmer då detta ligger till grund för ruttberäkningen. 6

7 7

8 7. Avlämningar Sök avlämningar Inrapporterade avlämningar kan sökas fram, ändras och tas bort. Ange sökkriterier för att begränsa sökresultatet. För att endast se avvikande avlämningar kryssas rutan Lösa avlämningar i. Lösa avlämningar är avlämningar som inte kan kopplas till någon tömning. Dessa bör ses över i portalen regelbundet då det är ett av grundkriterierna i incitamentsmodellen. Sökresultatet kan sparas ner i MS Excel. Avlämningar kan redigeras fram till tredje arbetsdagen i nästkommande månad. Registrera avlämning På motsvarande sätt som för tömningar gäller rapportering av avlämningar till avlämningsplatserna. Avlämningsrapporteringen sker med handdator som tillhandahålls av FTI. Om en avlämning inte rapporteras via handdator kan den registreras i portalen. Varje avlämning registreras med ett avlämningsnummer bestående av handdatorns serienummer (ssss), dagens datum (dd) och tidpunkt angett i timmar och minuter (ttmm) samt vägd vikt i kg per avlämnat materialslag. Om rutten körts med fler materialslag ska alla material registreras samtidigt i samma avlämning. Avlämningsnumret ska alltid lämnas till personal på avlämningsplatsen som tar emot förpackningsmaterialet. Detta för att avlämningsplatsen ska kunna rapportera in avvikelser i kvalitet till FTI. 8

9 8. Planerade tömningar Planerade tömningar sätts utifrån aktivt tömningsschema. De planerade tömningarna kan sparas ner i MS Excel och kan visas i två olika vyer; veckovis i kalenderform eller i en lista. Veckovyn är sorterad efter kommun och åvs-nummerordning och listvyn är sorterad efter tömningsdatum. För att minska söktiden rekommenderas att ange sökkriterier som t.ex. kommun. Materialslag måste anges. Sökresultatet visas i hela veckor även om angiven period skulle vara kortare. 9. Tömningsscheman Tömningsscheman är satta per åvs och materialslag. Schemat anger på vilka dagar ett materialslag ska tömmas och med vilken frekvens. För att söka fram aktiva scheman ange materialslag och eventuella andra sökkriterier. Sökresultatet kan sparas ner i MS Excel. 9

10 10. Område Varje insamlingsuppdrag innefattar en eller flera kommuner och ett eller flera materialslag. Listor över återvinningsstationer och tömningstider som gäller i respektive område kan sökas fram och laddas ner till MS Excel för utskrift. Dessa listor bör finnas i varje fordon som komplement till handdatorn tillsammans med chaufförsinstruktionerna. Listorna över återvinningstationer i tömningsfordonen bör uppdateras vid eventuella förändringar i åvs-systemet som meddelas av FTI. Alla handdatorer har en inbyggd GPS för automatisk identifikation av åvsen som ska tömmas. Om GPS:en inte fungerar bör listan över återvinningsstationer i tömningsbilen användas, för att manuellt knappa in åvs-numret i handdatorn. Det går även att söka i handdatorn och välja den åvs som ska tömmas. 11. Handdatorer Om en handdator slutar fungera/går sönder görs en felanmälan under fliken Handdator. Välj den trasiga handdatorn ur listan över de handdatorer ni förfogar över. Ange datum, skadans art och kontaktperson med telefon och e-postadress samt leveransadress. Handdatorn ska därefter omgående skickas till Electrotech, det företag som servar handdatorerna. Skicka också ett mail till drift@ftiab.se med samma information som ovan. OBS! Skicka inte med laddaren. En ersättningshanddator skickas till den angivna leveransadressen. Vid felanmälan skickas ett svarsmeddelande till den angivna e-postadressen med adressuppgifter till Electrotech. 10

11 12. Avräkningsunderlag Under fliken Avräkningsunderlag kan underlag för avräkningar sökas fram och visas i detalj. För insamlingsavräkningar tas ett underlag ut den tredje arbetsdagen varje månad. Klicka på länken Visa för att ladda ner underlaget i MS Excel. Där visas rutter, lösa avlämningar och tömningar. Efter att underlaget tagits fram går det inte längre att ändra, ta bort eller lägga till tömningar och avlämningar. 11

12 13. Inleveranser Under fliken Inleveranser syns vikter som anläggningsentreprenören har mottagit vid avlämningar. Dessa jämförs i incitamentsmodellen mot den beräknade vikten. 14. Schemaflytt Under fliken Schemaflytt kan insamlingsentreprenörerna komma med förslag på förflyttning av befintliga scheman. I de fall då tömningar inte kan genomföras på planerat datum går det här att ansöka om förflyttning av tömningarna till en annan dag. Dessa behandlas sedan av FTI. Status för nya scheman som redan föreslagits kan sökas fram. Ange sökkriterier för att begränsa sökresultatet. För att lägga till en ny schemaflytt klicka på knappen. Ett nytt fönster öppnas med rapportformulär. Börja med att ange materialslag samt kommun, välj sedan de stationer där det önskas förändringar. Håll in knappen Ctrl på tangentbordet för att markera flera stationer. Efter detta väljs nuvarande tömningsdatum samt önskemål för nytt tömningsdatum. Sedan anges namn på den som har föreslagit förändringen, e-post samt kommentar. Besked från FTI återkommer i logistikportalen. 12

13 15. Incitament Under fliken Incitament går det att följa upp hur entreprenören har presterat enligt de sju prestationskategorierna månadsvis och vad det motsvarar för preliminär kategori. Här går det att se vilka kriterier som kan förbättras för att öka möjligheten att hamna högre i nästkommande utvärdering. Se avtalsbilaga Incitamentsmodellen för gränserna inom varje kategori. Utvärderingen sker kvartalsvis, men i portalen är det möjligt att följa upp en preliminär gradering månadsvis. Det går även att se nuvarande kategori enligt utvärderingen som gjordes förra kvartalet. 13

14 16. Hantering av avvikelser När Rapporterings- och Tömningsinstruktionerna samt scheman följs uppkommer inga avvikelser att hantera. I incitamentsmodellen tillåts inga lösa avlämningar eller saknade avlämningar. Därav rekommenderas en daglig rutin att se över lösa avlämningar, saknade avlämningar och avvikande tömningar Lösa avlämningar 1. Om rutten kördes med flerfack blev avlämningen troligen lös för att chauffören glömde välja plast och kartong i steg 4 i avlämningsrapport alternativt ytterligare materialslag i punkt 6 i Rapporterings- och Tömningsinstruktionerna. För att hantera detta kan ni ta bort avlämningarna som gjordes med denna handdator och lägga in dem gemensamt plast och kartong med de som hör samman med vikt för både plast och kartong. Detta räknas sedan om under natten och den lösa avlämningen försvinner. 2. Säkerställ att den lösa avlämningen inte beror på en dubblett. Detta görs genom att klicka ur lösa avlämningar och söka avlämningar för samma handdator och datum. Om det blir två träffar se om tid, vikt och materialslag indikerar att avlämningen rapporterats två gånger. Ta bort den första avlämningen. 3. Sök upp rutten under rutter. Om ingen tömning är godkänd på rutten är samtliga tömningar avvikande, se avvikande tömningar nedan och kontakta FTI Avlämning saknas Tömningar som inte är kopplade till en avlämning kommer med i statistiken för parameter 2 i incitamentsmodellen. För att hantera dessa: 1. Sök pågående rutter för gårdagen och bakåt. 2. Registrera en avlämning för dessa rutter. Se kapitel Avvikande tömningar Sök på alla avvikelser under fliken tömningar. 1. Dubbletter: Tömning på ÅVS har rapporterats fler än en gång per dag (gäller ej ÅVS med schemalagda dubbla tömningar). Den felaktiga tömningen kan tas bort. Denna avvikelse påverkar inte incitamentsmodellen. 14

15 2. Ej godkänd hastighet: för kort tid mellan tömningarna. Med största sannolikhet har chauffören glömt att rapportera på plats vilket resulterar i orimlig ruttberäkning. Ta bort tömningen och lägg in manuellt. Under rutter kan ruttordningen följas och rimlig tid för tömningen uppskattas. Då blir tömningen ersättningsberättigad, men påverkar parameter 4 i incitamentsmodellen. 3. Ej enligt schema: Tömningen genomfördes ej enligt schema. Ger ingen ersättning. Påverkar inte incitamentsmodellen. 4. Ej på plats: Rapporteringen har inte skett på plats enligt Rapporterings- och Tömningsinstruktionerna. Ger ingen ersättning. Om tömningen genomfördes enligt schema påverkar detta incitamentsmodellen parameter Ej godkänd tidpunkt: Tömningen genomfördes utanför tillåtna tömningstider. Ger ingen ersättning och påverkar incitamentsmodellen parameter Ej tillåten tömningstid: Stoppet tog för kort tid för rapporterat arbete. 7. Övrigt: Övriga fall där chaufförsinstruktionerna inte följdes. Kontakta sin närmaste kontaktperson för frågor. 15