Statens e-faktureringstjänst

Transkript

1 Statskontoret Bilaga 4 Förvaltningens styrning 1 (17) Statens e-faktureringstjänst Bilaga till Statskontorets anvisning Statsförvaltningens leverantörsfakturor blir e-fakturor (Dnr VK 66/03/2012) Innehållsförteckning 1 Ibruktagande av statens e-faktureringstjänst och användningsändamål Användning av portalen Inloggning på portalen Leverantörens registrering som användare av portalen Godkännande av registreringsbegäran i bokföringsenheten (huvudanvändarna) Sammanställning av en faktura via portalen Bläddring i fakturans historieuppgifter Rådgivningstjänster för leverantörerna och bokföringsenheterna Bokföringsenheternas upprätthållande av uppgifter i portalen Beställning av ändringar och prissättning hos Basware Ansvarsfördelningen mellan de olika parterna Sörnäs strandväg 13, Helsingfors PB 18, STATSKONTORET Tfn (09) 77251, Fax (09) ,

2 2 (17) 1 Ibruktagande av statens e-faktureringstjänst och användningsändamål Statskontoret har sedan ställt e-faktureringstjänsten (nedan portal) till förfogande för stens leverantörer som inte har ett system för att generera e- fakturor. Genom portalen kan leverantören sammanställa e-fakturor och foga bilagor till denna. Från portalen finns det ingen anslutning till leverantörernas egna system. För att kunna använda portalen måste leverantören registrera sig som portalanvändare och bokföringsenheten godkänna registreringen. I samband med att portalen togs i användning skapades statsförvaltningens organisationsstruktur inklusive e-fakturaadresserna färdigt i portalen. Då en leverantör sammanställer en registreringsbegäran eller en faktura väljs den bokföringsenhet eller de organisationer som hör till denna från alternativförteckningen i organisationens portal. En leverantör som använder portalen behöver till exempel inte känna till mottagarens e-fakturaadress, förmedlarkod eller FO-nummer, eftersom dessa uppgifter finns i uppgifterna om den valda bokföringsenheten eller den organisation som hör till enheten. Faktureringsportalen är en del av orderhanteringssystemet Tilha som levereras av Basware. Ibruktagandet av portalen kräver inte i detta skede att bokföringsenheten eller leverantören tar Tilha i användning eller använder det. Portalen används genom datorn på webbläsaren, och inloggningen sker genom länken Länken finns också på sidan (avgiftsfri e- faktureringstjänst). På Statskontorets webbplats finns också anvisningar om användningen av portalen samt telefonnumret till Baswares avgiftsbelagda rådgivningstjänst för leverantörerna.

3 3 (17) Portalen består av följande delar: Registrering Leverantören registrerar sig som användare av portalen Bokföringsenheten eller Palkeet godkänner eller avvisar leverantörens begäran om registrering Upprätthållande av uppgifter Bokföringsenheten upprätthåller de egna e-fakturaadresserna och andra kontaktuppgifter. Bokföringsenheten kan bläddra i leverantörsuppgifterna Leverantören upprätthåller företagsuppgifterna Leverantören kan bläddra i kunduppgifterna Fakturering Basware upprätthåller fakturablankettmallen Leverantören sammanställer och sänder fakturor Leverantören bläddrar i de historiska uppgifterna Basware sänder de e-fakturor som har sammanställts i portalen till statsförvaltningens leverantör av fakturaförmedlingstjänsten, Itella Information Ab, som vidarebefordrar dessa till registerservern Rondo

4 4 (17) 2 Användning av portalen 2.1 Inloggning på portalen I punkt 2 beskrivs användningen av portalen ur leverantörens perspektiv på en allmän nivå samt huvudanvändarfunktionen i fråga om godkännande och avvisande av en registreringsbegäran. En närmare anvisning om huvudanvändarfunktionerna distribueras i samband med utbildningen som ordnas för huvudanvändarna. Leverantörerna och bokföringsenheternas huvudanvändare loggar på webbläsaren in på portalen, adress eller (Avgiftsfri e-faktureringstjänst). Genom adressen öppnas följande skärm. På skärmen väljs först språk (t.ex. Finnish/Suomi).

5 5 (17) Leverantörer som ännu inte har registrerat sig som användare av portalen, väljer efter språkvalet funktionen Registrering i högra övre kanten av skärmen. I detta skede har leverantören ännu ingen användarkod och inget lösenord. Bokföringsenheternas huvudanvändare och leverantörer som redan ha godkänts (registrerat sig) för portalen anger på denna skärm användarkoden och lösenordet samt godkänner valen med funktionen Logga in Leverantörens registrering som användare av portalen Leverantören registrerar sig endast en gång som användare av portalen. I samband med registreringen väljer leverantören den bokföringsenhet eller de bokföringsenheter och den organisation som hör till dessa som ska faktureras. Efter registreringen kan leverantören sända en ny registreringsbegäran till bokföringsenheter som senare ansluter sig till leverantörens kunder. Nedan visas skärmarma för registreringsbegäran, kundval och sändning av begäran. Registreringsbegäran:

6 6 (17) På skärmen fyller leverantören i åtminstone de obligatoriska uppgifterna som har markerats med en röd stjärna. Systemet skapar utifrån uppgiften i leverantörens FO-nummerfält automatiskt en e-fakturaadress som behövs för att sända en e-faktura (sändarens förmedlaruppgift). Istället för FO-numret kan ett personnummer anges i FO-nummerfältet, om leverantören är en yrkesutövare och inte har ett FO-nummer.

7 7 (17) Val av kund Val ab kund startas från den gula stjärnan (Lägg till kund). Huvudnivån i kundvalsförteckningen öppnas. Därefter övergår man på huvudnivån till punkten Statsförvaltningen. Genom +-valet som står före Statsförvaltningen öppnas följande kundnivå med en förteckning över bokföringsenheterna och organisationerna under dessa.

8 8 (17) Närmare anvisningar om innehållet i uppgiftsfälten på skärmen registreringsbegäran och uppgifterna som sparas i dessa finns i leverantörsanvisningarna på webbplatsen och kan också hämtas genom att trycka på tangenten info i övre kanten av skärmen. Sändning av registreringsbegäran: Efter att leverantören har fyllt i alla registreringsuppgifter i systemet sänds begäran genom funktionen Sänd i övre kanten av skärmen. Om någon obligatorisk uppgift saknas i registreringsuppgifterna eller om uppgiften är felaktig, lämnar registreringsbegäran inte systemet, utan blir kvar på registreringsskärmen, och efter uppgiften som saknas eller är bristfällig syns en röd kvadrat som tecken på felet. Leverantören kompletterar uppgiften som saknas eller är bristfällig, varefter leverantören på nytt sänder begäran genom funktionen Sänd. Därefter får leverantören Baswares avtalsvillkor för godkännande. Leverantören kvitterar dessa med OK-funktionen. På skärmen visas dessutom den e-fakturaadress som bildats av systemleverantörens FOnummer (0037 och leverantörens FO-nummer utan bindestreck) och som leverantören godkänner med OK-funktionen. På den sända registreringsbegäran får leverantören från Basware Support ett e-postmeddelande om att begäran har vidarebefordrats, och därtill bekräftas användarkoden och lösenordet.

9 9 (17) Godkännande av registreringsbegäran i bokföringsenheten (huvudanvändarna) På leverantörens registreringsbegäran får bokföringsenheten automatiskt en begäran om godkännande av registreringen till den e-postadress som finns bland bokföringsenhetens uppgifter i portalen. I e-postmeddelandet anges den bokföringsenhet eller organisation under denna till vilken registreringsbegäran har adresserats samt en länk till portalens inloggningsskärm. Bokföringsenhetens huvudanvändare loggar med sina egna koder in på portalen och söker enligt följande sökfaktorer den leverantör som har sänt registreringsbegäran: Kund: Genom rutan med de tre punkterna som står efter Statsförvaltningen öppnas statsförvaltningens organisationsstruktur. Här väljs den bokföringsenhet eller den organisation som hör till denna till vilken registreringsbegäran har adresserats. Status: Som status väljs Väntar på aktivering. Sökningen inleds genom funktionen Sök, och denna resulterar i följande skärm som innehåller uppgifterna om den leverantör som har sänt registreringsbegäran.

10 10 (17) Bokföringsenheten kontrollerar att namnet på leverantörens företag motsvarar namnet i handelsregistret. Uppgiften kan kontrolleras på adressen Om namnet inte motsvarar det som finns i handelsregistret, avvisar bokföringsenheten begäran och anger orsaken till detta. Dessutom kontrollerar bokföringsenheten att fältet för e-fakturaadressen innehåller 0037 och företagets FO-nummer samt att punkten fakturering har kryssats för. Om krysset saknas, kompletterar bokföringsenheten den aktuella uppgiften. Efter kompletteringen av uppgifterna sparas uppgifterna med funktionen Spara. Om leverantörsuppgifterna är korrekta, godkänner bokföringsenheten leverantören med valet Aktivera. Palkeets registergrupp svarar för behandlingen av registreringsuppgifterna från bokföringsenheterna som är Palkeets kunder. När leverantörens registreringsbegäran har godkänts, får leverantören ett automatiskt e-postmeddelande om detta, och leverantörens användarkod och

11 11 (17) lösenord aktiveras. Därefter kan leverantören logga in på portalen för att sammanställa fakturor och upprätthålla sina egna uppgifter. 2.2 Sammanställning av en faktura via portalen Leverantören startar sammanställningen av fakturan med funktionerna Fakturor Skapa fakturor. Därefter väljer leverantören den kund som ska faktureras, om denna har godkänts som flera bokföringsenheters fakturerare fakturatyp, antingen faktura eller krediteringsfaktura bankkonto, om leverantören använder flera bankkonton När uppgifterna har valts, kvitterar leverantören valen med funktionen Följande. Därefter övergår leverantören automatiskt till portalens färdiga fakturablankett där leverantören sparar fakturauppgifterna. Blanketten ska innehålla minst de fakturauppgifter som har angetts som obligatoriska och markerats med en röd stjärna. Som fakturamall kan leverantören också använda fakturor som tidigare har sänts genom portalen.

12 12 (17) Fakturauppgifter Fakturablankettmallen är indelad i två delar: Fakturauppgifter och Fakturarader. I Fakturauppgifter anges automatiskt de mottagaruppgifter samt basuppgifter för leverantören som finns i portalen. Förutom dessa kompletterar leverantören de övriga nödvändiga uppgifterna, till exempel betalningsreferensnumret, namnet på mottagarens organisation, order- eller avtalsnumret och bokföringsenhetens konteringsuppgifter. Konteringsuppgifterna kan sparas i fältet Förklaring. Uppgiften på fakturaraden aktiveras genom den gula stjärnan som finns under punkten Fakturarader i vänstra nedre kanten av skärmen. I raduppgifterna sparas de egentliga prissättningsuppgifterna som hänför sig till produkten eller tjänsten som ska faktureras. Fakturarader Närmare anvisningar om innehållet i informationsfälten på fakturablanketten och uppgifterna som lagras i denna finns i anvisningarna om hur fälten fylls i

13 13 (17) på webbplatsen och kan också hämtas genom att trycka på tangenten info i övre kanten av skärmen. När leverantören har sparat fakturauppgifterna på blanketten sänder leverantören fakturan vidare genom att trycka på tangenten Sänd. Då sänds fakturan från portalsystemet till mottagaren. I praktiken sänds fakturan som en e-faktura från Basware till statens leverantör av fakturaförmedlingstjänsten Itella som vidarebefordrar fakturan till registerservern Rondo. Om fakturan inte kan förmedlas till mottagaren, får leverantören ett e-postmeddelande om detta. 2.3 Bläddring i fakturans historieuppgifter Under tre månader kan leverantören granska fakturor som har sänts genom portalen. Därefter raderar Basware dem från systemet. Bokföringsenheterna ska råda leverantörerna att efter sändningen av fakturorna spara de sända fakturorna i sitt eget datasystem. Leverantören kan hämta sparade och sända fakturor genom funktionen Hämta fakturor. Alla fakturor, Sparade fakturor eller Sända fakturor kan väljas som status för fakturan. Förutom dessa val av fakturastatus finns det också andra fakturastatus i portalen, men dessa kan inte väljas av statsförvaltningens leverantörer. Nedan visas skärmen för sökresultatet på en sänd faktura.

14 14 (17) Från sökresultatet öppnas följande skärm där förutom uppgifterna i den egentliga fakturan också en visuell bild av fakturan samt eventuella fakturabilagor kan kontrolleras. Portalen skapar automatiskt en visuell bild av en faktura som har sammanställts i portalen (fil i htm-format). Bilden kan öppnas på skärmen Fakturabilder. Visuellt ser fakturan likadan ut hos sändaren och mottagaren:

15 15 (17) Leverantören kan spara fakturabilden i sitt eget datasystem eller vid behov skriva ut den på papper. 2.4 Rådgivningstjänster för leverantörerna och bokföringsenheterna Avtalet om ibruktagande av portalen (Statskontoret Basware) inkluderar Baswares telefonrådgivningstjänst på finska och svenska för leverantörerna. Rådgivningstjänstens telefonnummer är Samtalsavgiften är 2,51 /min + lna, betjäning mån-fre kl Förutom till bokföringsenhetens rådgivning kan leverantörerna hänvisas till denna tjänst av bokföringsenheten. Statskontorets kontaktuppgifter ska i fortsättningen inte lämnas till leverantörerna. I frågor som gäller användningen och underhållet av portalen ställer Basware Support en rådgivnings- och underhållstjänst till förfogande för bokföringsenhetens huvudanvändare. Rådgivningstjänsten är avgiftsfri. Rådgivningstjänstens e-postadress är bc.servicedesk.fi(at)basware.com och telefonnummer Basware Supports kontaktuppgifter ska inte lämnas till leverantörerna. 2.5 Bokföringsenheternas upprätthållande av uppgifter i portalen I samband med ibruktagandet av portalen har ett register över samtliga bokföringsenheter och organisationer som hör till dessa inrättats i portalen. Bokföringsenhetens huvudanvändare kan i portalen upprätthålla e- fakturaadresserna och kontaktuppgifterna för bokföringsenheten och organisationerna som hör till denna. Övriga ändringar (inrättande av en ny organisation eller radering av en gammal) beställer bokföringsenheten från Basware.

16 16 (17) Nedan visas en skärm för bokföringsenhetens uppgifter i portalen. I dessa uppgifter kan bokföringsenhetens huvudanvändare göra ändringar. Ändringarna sparas med funktionen Spara. 2.6 Beställning av ändringar och prissättning hos Basware Basware fakturerar ändringarna enligt timpriserna i avtalet om orderhanteringssystemet Tilha. Priset är 154 /h. Priserna påförs moms. Arbetet faktureras i efterhand i slutet av månaden då arbetena har utförts. Ändringar beställs från Basware på e-postadressen bc.servicedesk.fi(at)basware.com. Innan det egentliga arbetet inleds kan bokföringsenheten vid behov begära en uppskattning av arbetsmängden från Basware. För begäran om en uppskattning av arbetsmängden används samma e-postadress som för order.

17 17 (17) 3 Ansvarsfördelningen mellan de olika parterna Basware Statskontoret Palkeet Bokföringsenhet leverantörerna Rådgivning om användningen av portalen för leverantörer Rapportering om eventuella fel i portalen bokföringsenheterna Skapande och radering av huvudanvändarkoder enligt bokföringsenheternas uppdrag Registrering och upprätthållande av uppgifterna om bokföringsenheterna i portalen enligt bokföringsenheternas uppdrag Rådgivning för huvudanvändarna Rapportering om eventuella fel och tidsplanerna för korrigering av dessa i portalen Testning av versionsuppdateringar Information om versionsuppdateringarna en månad innan uppdateringen överförs till produktion Upprätthållande av leverantörsanvisningarna i portalen Respons på andra uppdrag från bokföringsenheterna Handledning och anvisningar för bokföringsenheterna Samordning av portalens utveckling Registergrupp: Godkännande av begäran om registrering från kundämbetsverken Svar på leverantörernas frågor om huruvida en faktura har nått fram Bokföringsenheter utanför Palkeet: godkännande av leverantörernas begäran om registrering Hantering av ändringar i bokföringsenheternas e-fakturaadresser och kontaktuppgifter Beställning av huvudanvändarkoder och organisationsändringar från Basware Support Rådgivning om övergången till e-faktura och användningen av portalen för leverantörerna