Arbetsutskottet för Vård & Omsorg

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Arbetsutskottet för Vård & Omsorg Sammanträde onsdagen den 9 september, klockan 14 i Mini Borg, Borgmästaregatan 5, Kungsbacka. Ärende 1 Val av justerare och bestämmande av tid för justering 2 Eventuellt övriga ärenden 3 Godkännande av föredragningslistan Förvaltningens förslag till beslut Annika Hamberg (M) 15 september 1 (2) Datum Beslutsärende Delårsrapport per augusti Fillitsa Grönberg, controller Lena Magnusson, HR-konsult Susanne Edgren, utvecklingsledare Klockan Beslutsärende Nämndbudget 2016 Susanne Edgren, utvecklingsledare Klockan Informationsärende Information om Sandlyckan Representant från service Fastigheter Susanne Edgren, utvecklingsledare Klockan Informationsärende Granskningsrapport Blåvingevägen Susanne Edgren, utvecklingsledare Klockan Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad delårsrapport Ekonomiskt material delas ut på sammanträdet Cirka 20 minuter Material skickas ut separat Cirka 30 minuter Informationen noteras till protokollet Cirka minuter Material skickas ut separat Cirka 45 minuter Fikapaus klockan uniform KUB301 v 1.0, Vård & Omsorg Yvonne Johansson Nämndsekreterare Direkt yvonne.johansson@kungsbacka.se Fax Vård & Omsorg Box 10409, Kungsbacka Besöksadress Borgmästaregatan 5 Telefon Fax vard.omsorg@kungsbacka.se

2 KUNGSBACKA KOMMUN 8 Beslutsärende Förlängning av Humana Omsorgs avtal för Blåvingevägen Susanne Edgren, utvecklingsledare Klockan Beslutsärende Ändring av avtal för Vickans äldreboende Susanne Edgren, utvecklingsledare Klockan Material skickas ut separat Cirka 15 minuter Förslag till beslut diskuteras på sammanträdet Cirka 15 minuter 2 (2) 10 Beslutsärende Pul-ansvar för Anna Gröneberg Elisabeth Sjöberg, verksamhetschef Klockan Sekretessärende Beslut från IVO i Lex Sarah-ärende Therese Lindén, Sas Klockan Sekretessärenden Beslut från IVO i tre sekretessärenden Ingrid Olausson, Mas Klockan Anna Gröneberg utses som personuppgiftsombud för nämnden för Vård & Omsorg i från och med 1 september. Anna Gröneberg ersätter tidigare utsett ombud Johan Lantz som avslutas som personuppgiftsombud. Förordnandet kompletterar befintligt personuppgiftsombud Ann Häggblad. Förvaltningen ges i uppdrag att anmäla till Datainspektionen uppgifter om personuppgiftsombudet Cirka 10 minuter Informationen noteras till protokollet Cirka 5 minuter Informationen noteras till protokollet Cirka 10 minuter 13 Förvaltningschefen informerar Informationen noteras till protokollet 14 Ordföranden informerar Informationen noteras till protokollet 15 Ny- och ombyggnader Leif Nilsson, utvecklingsledare Stående punkt Informationen noteras till protokollet Marianne Kierkemann ordförande Yvonne Johansson nämndsekreterare

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/:34 Delårsrapport Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad delårsrapport Sammanfattning Enligt Kommunallagen ska minst en delårsrapport upprättas varje år. Syftet är att ge övergripande information om ekonomi och verksamhet med utgångspunkt från faktiskt uppnått resultat. Lagen fokuserar på uppföljning och utvärdering utifrån god ekonomisk hushållning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Delårsrapport Beslutet skickas till [Klicka här och ange de som ska ta del av beslutet] Susanne Edgren Utvecklingsledare Vård & Omsorg Susanne Edgren (1) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

4 Delårsrapport Delårsrapport Nämnden för Vård & Omsorg

5 Innehållsförteckning 1 Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Hälsosamt liv Trygg kommun Minskad energianvändning Ekologiska livsmedel Minskade koldioxidutsläpp En attraktiv arbetsgivare Uppföljning direktiv Förvaltningen ges i uppdrag att säkerställa full behovstäckning för personer med demens av specialistteam Förvaltningen ges i uppdrag att upprätta en strategisk långsiktning personalförsörjningsplan under Förvaltningen ges i uppdrag att alla tjänster som utannonseras ska vara heltid med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad Förvaltningen ges i uppdrag att arbeta för att alla äldreboenden har tillagningskök och att maten tillagas på plats Direktiv invånardialog Direktiv tillgänglighet av handlingar Förvaltningen ges i uppdrag att tillse att alla äldreboenden ska ha tillgång till bredband/ stabil internetuppkoppling Förvaltningen ges i uppdrag att upprätta en konkurrensutsättningsplan. Planen ska vara klar senast 1 juli Förvaltningen ges i uppdrag att införa LOV på äldreboendena i, senast infört 31 december Synpunktshantering Övrig synpunktshantering Verksamhetsmått Analys verksamhetsmått Prestationsmått Personalmått Analys personalmått Ekonomi med kommentarer Uppföljning drift delår Uppföljning investeringsbudget Delårsrapport 2

6 1 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 1.1 Ökat inflytande KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Nämnden beslutade 28 augusti att arbetssättet Äldres behov i centrum, ÄBIC ska introduceras genom en förändrad arbetsmodell i enlighet med Socialstyrelsens vägledning. För att kunna använda modellen gentemot en större målgrupp har förvaltningen valt att benämna modellen Individens behov i centrum, IBIC. IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med strukturerad dokumentation av behov, mål och resultat i handläggningen, genomförandet och uppföljningen av vården och omsorgen. Den förväntade nyttan för den enskilde är att de ska få ett bättre inflytande över hela processen och därmed känna sig mer delaktig i sin omsorg och vård. Under har biståndshandläggare, enhetschefer och personal på äldreboendena i kommunen fått utbildning i modellen. Under hösten Delårsrapport 3

7 startar utbildningarna för personal och enhetschefer inom hemtjänstens verksamhetsområde. Både egenregi och externa utförare deltar på utbildningen. Under våren deltog alla aktivitetsombud och flera medarbetare på en föreläsning om hur man arbetar med levnadsberättelser samt reminiscensmetoden som stöd till ökat inflytande i den vårdoch omsorg som erbjuds i hemtjänsten och i äldreboendena. SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Kommer ej uppnås Bemötande och tillgänglighet KF:s formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Inom hemtjänsten och på äldreboendena erbjuds alla nya kunder ett uppstartssamtal för att skapa en god kontakt och lyssna in den enskildes behov och önskemål. I samband med dessa samtal lämnas informationsmaterial så att den enskilde och dennes anhöriga på ett enkelt sätt ska kunna komma i kontakt med kontaktperson, enhetschef m fl. Att informera och delge information är en viktig del för att kunna skapa ökad tillgänglighet. Från den 1 januari har fixartjänst utökats med en fixare till för att öka sin tillgänglighet. Fixartjänst har nu möjlighet att hjälpa kunder både i kvarboende samt på äldreboende. Förvaltningen utbildar kontinuerligt BPSD-ombud som registrerar uppgifter i det nationella kvalitetsregistret BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens). Metoden ger möjligheter för personal som möter personer med demenssjukdomar att anpassa sitt bemötande och skapa ett lugn i situationer där den enskilde annars kan reagera kraftigt. Syftet med arbetet är att ge personer med demenssjukdomar en förbättrad livskvalitet. SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Vård & Omsorg ska öka sin tillgänglighet och sitt bemötande genom användning av tekniska lösningar. En e-tjänst för den interna avvikelsehanteringen inom egenregin har tagits fram. E-tjänsten blev tillgänglig i juni. Under hela pågår arbetet med att upphandla ett nytt verksamhetssystem, och via verksamhetssystemet kommer fler e-tjänster att kunna implementeras. Under våren har hemtjänsten i egen regi fått utbildning i ett system för besök- och insatsregistrering. Användandet av besök- och insatsregistrering är en del i arbetet med att öka mobil dokumentation och inhämta brukarnära information på ett säkert sätt. Delårsrapport 4

8 Utöver detta har förvaltningen anordnat workshops på temat välfärdsteknik i syfte att skapa dialog om hur framtida välfärdsteknik kan bli aktuell för medarbetarna och våra kunder i det vardagliga arbetet. Alla sjuksköterskor har även tillgång till appen VISAM för klinisk patientbedömning. Appen möjliggör stöd i patientbedömning oavsett var sjuksköterskan befinner sig. Metoden är enhetlig för Halland. Användandet av Nationell Patient Översikt, NPÖ har ökat bland legitimerad personal under året. Effekten leder till en säker och snabb informationsöverföring mellan vårdgivare. Antal e-tjänster inom Vård & Omsorg ska öka. Kommer att uppnås Andelen berörd personal inom Vård & Omsorg som kan dokumentera och inhämta brukarnära information mobilt ska öka. Kommer att uppnås 1.3 Hälsosamt liv KF:s formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka För att skapa en god hälso- och sjukvård i kommunen som ger förutsättningar för den enskilde till ett hälsosamt liv har förvaltningen för Vård & Omsorg tagit över ansvaret för all legitimerad personal. Sammanslagningen ger möjlighet att på bästa sätt samordna insatser och resurserna dygnet runt kring den enskilde. Under våren har även ett nytt hemsjukvårdsavtal mellan Region Halland och kommunerna i Hallands län tagits i bruk där hallänningens individuella behov sätts i fokus. Under våren har projekt med läkare på plats påbörjats i kommunen. Projektet innebär att de äldre kan få bedömning och åtgärd av läkare i hemmet i större utsträckning än tidigare. Projektets mål är färre inskrivningar på sjukhus och en snabbare återhämtning för den enskilde patienten. På äldreboendena finns det flera gånger i veckan aktiviteter som uppmuntrar till fysisk rörelse, fokus på att möjliggöra utevistelser och social samvaro. Rehabenheten har implementerat Region Hallands modell för preventivt arbetssätt Anna och Lars hälsa och Äldreblomman som är Region Hallands modell för en sammanhållen vård- och omsorg. Förvaltningen arbetar enligt modellen med de förebyggande hembesöken. SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 8,1 8,1 8,1 Delårsrapport 5

9 1.3.1 Vård & Omsorg ska arbeta utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt. I Vård & Omsorg används kvalitetsregistret Senior Alert inom äldreboendena, korttidsboendena och i hemtjänsten. Det syftar till att förebygga risker för den enskilda inom områdena munhälsa, undernäring, trycksår och fall. Senior Alert är ett vedertaget arbetssätt i förvaltningen. Samtliga yrkeskategorier är delaktiga i teamet (enhetschef, undersköterska, sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut) och har olika roller i registreringen enligt Senior alert. Teamarbetet är en förutsättning för att arbeta med alla typer av kvalitetsregister. I Kungsbacka började arbetet med Senior Alert på äldreboendena och korttidsboendena, för att därefter implementeras i kvarboendet. Samtliga hemtjänstteam är igång och registrerar sitt preventiva arbete. Hemtjänstteamen är fortfarande i början av processen, men får samma stöttning och utbildning som erbjudits teamen i särskilt boende och korttidsverksamhet. Fram till årsskiftet finns en regionkoordinator för Senior Alert tillgänglig för verksamheten. Antalet brukare med minst en uppföljning vid identifierad risk och planerad åtgärd av den totala mängden brukare på äldreboende och korttidsboende som registrerats i Senior Alert. 96% Kommer att uppnås 90% Antalet brukare med minst en uppföljning vid identifierad risk och planerad åtgärd av den totala mängden brukare som har omsorgsinsatser (kvarboende) och som registrerats i Senior Alert. Kommer att uppnås 90% Andel brukare på äldreboende och korttidsboende som har riskbedömning och åtgärder, enligt Senior alert Kommer att uppnås 90% 1.4 Trygg kommun KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Rehabenheten arbetar för att stärka kontinuiteten för de personer som bor i ordinärt boende och som är inskrivna i palliativa teamet med ett rehabiliteringsbehov i livets slut. Minst en legitimerad rehabpersonal behåller ärendet till insats avslutats. Detta för att personen ska få en kontinuitet i kontakten och känna trygghet. Fixartjänsten och larmorganisationen har en samverkan gällande brandprevention i den enskildes hem där fixartjänst monterar upp brandvarnare kopplade till trygghetscentralen. Kontinuiteten är en stark faktor och förutsättning för arbetet med personer med demenssjukdom. Personalen i demensteamet är sedan förra året indelade i kluster vilket ger bättre förutsättningar att hålla kontinuiteten. Under våren har enheten även diskuterat möjligheten för vikarier att i möjligaste mån arbeta i klustrena beroende på var vikariebehovet är störst. Delårsrapport 6

10 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Vård & Omsorg ska följa nationella kvalitetsregister för att säkerställa en god och säker omsorg och vård. I förvaltningen är det sjuksköterskorna som ansvarar för registreringarna i Palliativa registret. Informationen i Palliativa registret visar på utvecklings- och förbättringsområden som ska leda till en kvalitetssäkring i vården för den enskilde. I slutet av förväntas förvaltningen nå målet om en 70% täckningsgrad i Palliativa registret. I förvaltningen finns det en arbetsgrupp, palliativa gruppen, med sjuksköterskor från de olika funktionsområdena, kvarboende, äldreboende och jour/pool verksamheten. Arbetsgruppen har arbetat med att införa Abbey pain scale. Det är ett skattningsinstrument för smärta hos personer med nedsatta kognitiva funktioner eller som inte kan verbalisera sin smärta. Arbetet med munhälsa startade under. Målet är att arbeta mer aktivt med munhälsa och registrera området i Senior Alert. Utbildning till medarbetarna sker kontinuerligt under året för att de ska erhålla kunskap om att utföra munhälsa. Trots detta kommer troligtvis inte förvaltningen att uppnå målet under året. I arbetet med BPSD har förvaltningen bland annat utbildat ombud som registrerar uppgifter i det nationella kvalitetsregistret BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens). Andel palliativa brukare som registerats i Palliativa registret. Kommer att uppnås 70% Minst 5 % förbättringar av indikatorerna i Palliativa registret:smärtskattning, munhälsa Kommer ej uppnås Öka antalet registreringar i BPSD-registret, beteendemässiga och psykiska symtom vid demens. Kommer att uppnås Vård & Omsorg ska öka användningen av säker inloggning för att stärka åtkomstkontrollen av sekretessuppgifter kring enskilda. Samtliga medarbetare som har behov att en säker inloggning har erhållit SITHS-kort. Detta leder till att det sker en säker inloggning i till exempel nationell patientöversikt-npö, nationella läkemedelslistan PASCAL samt i de nationella kvalitetsregistren. Förvaltningen står inför ett utökat arbete med kvalitetsregistren, med ett insatsregistreringssystem för hemtjänsten och ett nytt verksamhetssystem. I samband med detta kommer allt fler användare i fler yrkeskategorier så som enhetschefer och omsorgspersonal att behöva använda SITHS-kort men i dagsläget är det svårt att ange omfattningen av behovet. Delårsrapport 7

11 Antal berörd personal inom Vård & Omsorg som har tillgång till roll- och behörighetsidentifikation (SITHS-kort) Kommer att uppnås 1.5 Minskad energianvändning KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Alla medarbetare är medvetna om att minska energianvändningen: diskar alltid fulla diskmaskiner, släcker lampor, inga apparater står på standby utan slås av, stänga av datorerna mellan arbetspassen, installera timers och rörelsevakt i lokalerna, byte till energilampor mm. Signeshus arbetar i ett energiprojekt tillsammans med Eksta, vilket har resulterat i en minskad energianvändning. Representanter från Eksta ska besöka enheternas APT under hösten för att inspirera till fortsatt arbete och förmedla resultat från tidigare år. En annan aspekt av energianvändningen är att gå över till digitala arbetssätt istället för papper. De flesta tjänstebilar har digitala körjournaler vilket underlättar och minskar pappersanvändning och det ökade användandet av mobila lösningar för dokumentation bidrar likaså till minskad pappersanvändning. Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Vård & Omsorg ska minska energianvändningen i de lokaler där verksamhet inom Vård & Omsorg bedrivs. Se analys av Vård & Omsorgs arbete med åtgärder för att minska energianvändningen under mål 1.5 Minskad energianvändning. Den totala mängden tillförd energi i lokaler där äldreboenden bedrivs, kwh/m2, graddagskorrigerad Delårsrapport 8

12 1.6 Ekologiska livsmedel KF:s formulering Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka Vård & Omsorgs inköp av livsmedel sker främst genom förvaltningen för Service, Serviceområde Måltider, som ansvarar för råvaror till måltiderna. I beställningarna försöker Vård & Omsorg så långt beställningen medger att prioritera ekologiska alternativ. På Bedagårdens äldreboende är det personalen på boendet som sköter inköp och tillagning och där har man, sedan, bokfört inköpen för att avläsa hur mycket ekologiska livsmedel som används. Under rapporterar Bedagården in en ökning av andelen ekologiska livsmedel. Andel inköpta miljömärkta livsmedel i kronor i förhållande till totalt inköpta livsmedel 17% 26% Kommer att uppnås 27% 1.7 Minskade koldioxidutsläpp KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5% De verksamheter i förvaltningen som är mest bilberoende är hemtjänsten, hemsjukvården och biståndshandläggarna. Flera åtgärder pågår i förvaltningen som bidrar mot målet. Hemtjänsten försöker i möjligaste mån använda cykel, där avstånden möjliggör det. I de områden där bil behöver användas arbetar hemtjänsten aktivt med att optimera resvägarna och planeringen utgår från möjligheten att samåka i tjänsten. Vårdplaneringsteamet utför tester med att vårdplanera via Lync, det vill säga att använda videokonferenser för vårdplaneringar. Biståndsenheten har, utöver de cyklar de använder, även köpt in en elcykel under. Generellt i förvaltningen använder enheterna hybrid- och miljöbilar och eco-driveutbildning erbjuds. Hemsjukvården har ökat andelen bärbara datorer för dokumentation i direkt anslutning vid utförda insatser. Det minskar det totala antalet resor för personal inom hemsjukvården. Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar -6,5% 0,9% -7,5% Delårsrapport 9

13 1.8 En attraktiv arbetsgivare KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats I förvaltningen pågår arbete för att öka arbetsgivarens attraktionskraft. Detta gäller exempelvis erbjudanden om önskad sysselsättningsgrad, att uppmundra medarbetare att använda sin friskvårdspeng, ett nära ledarskap och möjligheter till inflytande i olika personal- och samverkansträffar. Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer Andel heltid 38% Timavlönade omräknat till heltid ,5 8, Vård & Omsorg ska öka antalet heltidstjänster med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad. Arbete på förvaltningen gällande önskad sysselsättningsgrad fortgår, vilket innebär att medarbetaren får önska sysselsättningsgrad. Arbetet har resulterat i att andelen heltidsanställda har ökat. I dagsläget är 43 % av medarbetarna heltidsanställda jämfört med föregående års 38 %. Under hösten kommer en medarbetarundersökning kring önskemål om ändrad sysselsättningsgrad att genomföras där målet är att tillmötesgå önskningarna. Andelen personal inom Vård & Omsorg som har heltidstjänst Kommer att uppnås Andelen personal inom Vård & Omsorg som har önskad sysselsättningsgrad Kommer att uppnås Delårsrapport 10

14 2 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 2.1 Förvaltningen ges i uppdrag att säkerställa full behovstäckning för personer med demens av specialistteam. Samtliga hemtjänstgrupper ska kunna ge personer med demenssjukdom en grundläggande god vård och omsorg. Det finns ett objektivt verktyg för bedömning av symptom BPSD-skattning, som ska användas i omsorgen om personer med demenssjukdom. Inom Vård och Omsorg finns även demensteamet, en specialistenhet med inriktning på att ge stöd och service till personer med demens. De enskildas behov av insatser från teamet styr verksamhetens storlek. För att kvalitetssäkra in- och utslussning ur demensteamet finns en antagen riktlinje. Riktlinjen utgår från nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom samt regionens handlingsprogram Annas led. Demensteamet arbetar både inom kvarboendet, hemtjänsten och på särskilda boende där behov finns. Samtlig personal i demensteamet har gått utbildning i BPSD-beteendemässiga och psykiska symtom vid demens, personalgruppen har utbildning inom psykiatri, demens, fördjupningsutbildning i demens samt palliativ vård. Genom den utbildning och erfarenhet som demensteamet har anser förvaltningen att den som har behov av ett specialistteam får detta. Status direktiv Kommer att uppnås 2.2 Förvaltningen ges i uppdrag att upprätta en strategisk långsiktning personalförsörjningsplan under. Arbetet med en strategisk personalförsörjningsplan har påbörjats. Genom reglementesförändringen mellan Funktionsstöd och Vård & Omsorg har förvaltningen fått en utökad målgrupp och därmed förändrat arbetsinnehåll vilket ger nya inspel i arbetet med planen. Personalförsörjningsplan beräknas finnas framtagen under året. Status direktiv Kommer att uppnås Delårsrapport 11

15 2.3 Förvaltningen ges i uppdrag att alla tjänster som utannonseras ska vara heltid med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad. Förvaltningen har tagit fram en gemensam formulering som skall användas vid all annonsering av lediga tillsvidaretjänster. Hittills har inte direktivet uppfyllts men styrning av enhetlig annonstext skapar förutsättning för att uppfylla direktivet. Status direktiv Kommer att uppnås 2.4 Förvaltningen ges i uppdrag att arbeta för att alla äldreboenden har tillagningskök och att maten tillagas på plats. Den 27 april genomfördes en presidieträff mellan dåvarande Äldreomsorgen och Service, där även förvaltningscheferna för Service och Äldreomsorgen närvarade. Presidierna diskuterade uppdraget om att alla äldreboenden ska ha tillagningskök. Efter en längre dialog om vad likheter och olikheter är mellan tillagningskök och mottagningskök konstaterades att olikheterna inte är så stora. Målet är att de äldre ska få uppleva tillagningslukten av mat innan den serveras för att göra måltiden mer attraktiv. Detta kan ske oavsett om det är ett tillagningskök eller mottagningskök. Presidierna enades därefter att ta bort begreppen tillagning och mottagning och kalla alla kök enbart för kök på våra äldreboenden. Det viktigaste är vid ny- och ombyggnation att köken är flexibla så att de kan användas till både tillagning och mottagning. Förvaltningen för Vård & Omsorg ansvarar i dagsläget för flertalet matsalar, men under kommer ansvaret för både matsal och kök att flyttas till förvaltningen för Service. Förvaltningen för Service kommer att omvandla kök och matsalar så att de blir mer av restauranger med kökschefer. Enhetscheferna för äldreboendet och kökscheferna ska samverka mer framöver. Status direktiv Kommer att uppnås 2.5 Direktiv invånardialog KF:s formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Vård & Omsorg arbetar med invånardialog för att få en tätare dialog med invånarna i frågor där politikerna är påverkbara. Med hjälp av detta arbetssätt vill vi knyta invånarna närmare de politiska besluten. I arbetet har två viktiga ståndpunkter kommit fram; för att vara påverkbara är det viktigt Delårsrapport 12

16 att en invånardialog sker i ett tidigt skede av att en fråga ska behandlas och frågorna som kan vara aktuella för en invånardialog spänner ofta över flera förvaltningars ansvarsområden. Under våren har Vård & Omsorg genomfört förberedande invånardialog med det som tidigare var distriktsråden och under hösten kommer Vård & Omsorg att genomföra en invånardialog på temat "Framtidens boende för seniorer". Invånardialogerna finns med i budgethandlingen för Dialogernas uppbyggnad kommer att skilja sig åt beroende på vilken fråga som ska ställas till kommuninvånarna, höstens dialog kommer att genomföras på tre fysiska platser för att underlätta för målgruppen att delta. Status direktiv Kommer att uppnås 2.6 Direktiv tillgänglighet av handlingar KF:s formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Förvaltningen för Vård & Omsorg har i samarbete med kommunarkivarierna inlett ett förarbete inför uppdateringen av dokumenthanteringsplanen. I detta förarbete ingår att förvaltningen för Vård & Omsorg har informerat processägare i processverktyget om att handlingar ska uppdateras. Kommunarkivarierna har varit på ledningsgruppen för Vård & Omsorg för att informera om arbetets gång och under senhösten kommer kontaktperson från Vård & Omsorg delta i kommungemensamma grupper inför uppdateringen av dokumenthanteringsplanen. Status direktiv Kommer ej uppnås 2.7 Förvaltningen ges i uppdrag att tillse att alla äldreboenden ska ha tillgång till bredband/ stabil internetuppkoppling. Alla äldreboenden, oavsett regiform, är uppkopplade med fiberanslutning och har tillgång till kommunalt Wi-Fi. I kommunens Wi-Fi finns ett gästnät som kan användas av de boende för till exempel bankärenden eller fjärrkommunikation med anhöriga. Gästnätet kan även användas av anhöriga eller andra besökande. Trådlös internetuppkoppling på äldreboenden möjliggör och Delårsrapport 13

17 stimulerar användandet av ny teknik i enlighet med Kungsbackas 2020-vision. I riktlinjerna för ny- och ombyggnation av äldreboenden i Kungsbacka finns beskrivet att den senaste tekniken ska finnas tillgänglig vid nybyggnationer och ombyggnationer, vilket gör att teknikutvecklingen säkerställs även fortsättningsvis. Status direktiv Kommer att uppnås 2.8 Förvaltningen ges i uppdrag att upprätta en konkurrensutsättningsplan. Planen ska vara klar senast 1 juli. Nämnden för Vård & Omsorg fattade i december beslut om konkurrensutsättningsplan Till konkurrensutsättningsplanen finns även ett underlag som beskriver nämndens verksamhetsområden och bedömning av konkurrensutsättning inom verksamhetsområdet utifrån perspektiven valfrihet, kvalitetsutveckling och kostnadseffektivitet. Syftet med konkurrensutsättningsplanen är att ge långsiktiga planeringsförutsättningar för att konkurrensutsätta verksamhet inom nämndens verksamhetsområde. I dagsläget är insatser inom hemtjänsten konkurrensutsatta genom LOV, Lagen om Valfrihet, och särskilda boenden genom att nya boenden läggs ut på anbud enligt LOU, Lagen om Offentlig Upphandling. Status direktiv Kommer att uppnås 2.9 Förvaltningen ges i uppdrag att införa LOV på äldreboendena i, senast infört 31 december I nämndbudget för gav politikerna i Vård & Omsorgsnämnden ett direktiv till förvaltningen om att LOV på särskilda boenden ska vara infört senast 31/ Som ett första led i att uppfylla direktivet gör förvaltningen för Vård & Omsorg en utredning om vad som krävs för att införa LOV:en på särskilt boende och vilka konsekvenser detta medför. Utredningen presenteras löpande för politiken för att underlätta en diskussion om vilka vägval som behöver göras. Status direktiv Kommer att uppnås Delårsrapport 14

18 3 Synpunktshantering Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren är vårt kommungemensamma arbetssätt som ska förenkla för våra invånare, brukare och andra intressenter att felanmäla, lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 10 Beröm 3 Förslag till förbättring 4 Felanmälan Totalt antal inkomna synpunkter 17 Varav anonyma 3 Varav politiska Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Analys Alla kommentarer har besvarats inom tidsangivelsen och den enhet som berörs av respektive kommentar har blivit informerad och varit delaktig i hanteringen. Två klagomål har handlat om matdistributionen. Service Måltid, som ansvarar för detta, har tagit del av dessa kommentarer. Fyra av klagomålen har handlat om att hemtjänstens bilar inom egenregin anses köra för fort. När det har varit möjligt har kontroll gjort mot körschemat. Fem av klagomålen har handlat om personal, ung personal, outbildad personal, upplevelse av låg bemanning och liknande. Endast ett klagomål har inkommit som berör specifik personal och det avser rökningen utanför Signeshus. Detta är åtgärdat. De övriga klagomålen är av generell karaktär. De erfarenheter som görs i samband med hantering av klagomål och synpunkter, tillsammans med avvikelsehanteringen och utförda riskanalyser utgör ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet i verksamheten. Analys och utvärdering av detta kommer att göras i årsredovisningen. 3.1 Övrig synpunktshantering Beskrivning Den främsta kanalen för att ta emot synpunkter- och klagomål till förvaltningen är direkt till personalen. Därav har förvaltningen upprättat en intern riktlinje för att systematisera omhändertagandet av klagomål, beröm och övriga synpunkter. I korthet syftar arbetet till att kunna avgöra huruvida förvaltningen behöver agera på en övergripande nivå- om det är samma typ av Delårsrapport 15

19 kommentarer som återkommer i flera grupper, samt att kunna sprida goda exempel och arbetssätt. De vanligast förekommande synpunkterna är beröm till personalen, framförallt för bemötande och flexibilitet. De vanligaste klagomålen har gällt bilkörning, att personalen kört för fort, eller klagomål kring maten. En fullständig rapportering kommer att ske i årsredovisningen. I övrigt har förvaltningen en riktlinje för avvikelsehantering. Inom detta system får förvaltningen del av alla avvikelser som rapporterats in och som kan innebära en risk för den enskilde. Förvaltningen genomför granskningar med en medföljande fokusgrupp för alla verksamheter. Det innebär att förvaltningen under ett år träffar personer som har insatser från hemtjänst eller är boende på något av boendena i kommunen vid ca 10 tillfällen och tar emot de åsikter på verksamheten som finns. Fokusgruppens åsikter återförs till den aktuella hemtjänstgruppen/ boendet, och sammanställs även i ett årlig granskningsrapport för att kunna lyfta fram till förvaltningsledning och nämnd om det finns några övergripande förbättringsområden. Delårsrapport 16

20 4 Verksamhetsmått 4.1 Analys verksamhetsmått Förvaltningen har under gjort en förändring och förstärkning av antalet platser på korttidsboende, samt en renodling av Smedjans korttidsboende. Smedjans korttidsboende har även haft växelvårdsplatser, men dessa avvecklas till förmån för en renodlad korttidsverksamhet. Under sommaren har förvaltningen förstärkt växelvården med platser på Bukärrsgården. Förändringen gjordes för att kunna frigöra platser på Smedjans korttidsboende, så att förvaltningen kan ta emot utskrivningsklara från sjukhus. Då regionen stängde platser på sjukhusen under sommaren, ökade belastningen på kommunen att snabbt kunna ta emot utskrivningsklara från sjukhus. Antalet korttidsplatser kommer att förstärkas och vara 50 på Smedjan, 10 på Åsa och 10 på Vickan. I Åsa kommer korttidsplatserna att bedrivas som växelvårdsplatser. Ombyggnationen av Åsa äldreboende har påverkat antalet disponibla platser på äldreboende. Under hösten kommer de sista etapperna av Åsa att öppna och detta kommer att innebära fler permanentoch växelvårdsplatser. För hemtjänsten syns en tydlig förändring mellan och - antalet personer med hemtjänstinsatser ökar, men det totala antalet timmar minskar. Det här beror på att då Blåvingevägen öppnade i oktober flyttade personer med omfattande beslut av hemtjänst in på boendet under slutet av och början av. Detta påverkade totalt antal timmar i hemtjänsten, och det påverkade vissa hemtjänstgrupper kraftigt. När Åsas platser öppnar upp i höst har förvaltningen en beredskap för att samma typ av situation kan uppstå, men förvaltningen förväntar sig inte att effekten kommer att bli lika tydlig som då Blåvingevägen öppnade. Detta på grund av att Åsa öppnar upp färre platser än Blåvingevägen gjorde, och att en del av platserna kommer att vara växelvårdsplatser. Vård & Omsorg har även en bättre balans mellan utbud och efterfrågan på boendeplatser, än vad fallet var hösten när Blåvingevägen öppnade. 4.2 Prestationsmått Nyckeltal Antal disponibla platser i äldreboende exklusive korttidsboende. Avser kommunal regi. Antal disponibla platser i äldreboende på entreprenad exklusive korttidsboende Antal disponibla korttidsplatser i kommunal regi Antal disponibla korttidsplatser på entreprenad Antal timmar hemtjänst i kommunal regi Antal timmar hemtjänst i annan utförares regi Antal brukare med hemtjänst i kommunal regi Antal brukare med hemtjänst i annan utförares regi Delårsrapport 17

21 5 Personalmått 5.1 Analys personalmått Arbete på förvaltningen gällande önskad sysselsättningsgrad fortgår, vilket innebär att medarbetaren får önska sysselsättningsgrad. Arbetet har resulterat i att andelen heltidsanställda har ökat. I dagsläget är 43% av medarbetarna heltidsanställda jämfört med föregående års 38%. Under hösten kommer en medarbetarundersökning kring önskemål om ändrad sysselsättningsgrad att genomföras där målet är att tillmötesgå önskningarna. Sjukfrånvaron ligger i nivå med samma period föregående år på 9,5%. Ingen förändring har skett mellan fördelningen korttids- respektive långtidsfrånvaron. Den totala sjukfrånvaron ligger högre inom äldreboendena med 11,93% jämfört med kvarboendets 10,17%. Skillnaden är störst för sjukfrånvaro längre är 14 dagar dvs. långtidssjukfrånvaro, äldreboendeja har 7,77% och kvarboende 6,27%. I syfte att få en tydligare bild av bakomliggande faktorer till långtidssjukfrånvaro gjordes under våren en kartläggning. Den visar på att 60% av långtidssjukfrånvaron beror på fysiska besvär och resterande 40% utgjordes av psykiska besvär. Kartläggningen visar även att merparten av långtidssjukfrånvaron inte är arbetsrelaterad. På enheterna arbetar man enligt kommunens rehabiliteringsrutin samt med olika aktiviteter i syfte att förebygga ohälsa. Parallellt med arbetet som görs på enheterna kommer ett arbete tillsammans med företagshälsovården att påbörjas under hösten. Detta arbete kommer ge resultat tidigast Delårsrapport 18

22 6 Ekonomi med kommentarer 6.1 Uppföljning drift delår Resultaträkning nämnd Konto (52) Jan-Aug Jan-Aug Avvikelse / Helårsprognos Årsbudget Budgetavvikelse Bokslut Intäkter Interna intäkter Verksamhetens intäkter Underh. mtr. entrepr. kons. mm Kostnader för arbetskraft Personalomkostnader (intern) Övriga Verksamhetskostnader Avskrivningar Internränta Interna kostnader (exkl. internränta) Verksamhetens Kostnader Verksamhetens nettokostnader Finansiella kostnader Resultat efter skatter och finansnetto Årets resultat Delårsrapport 19

23 Sammanfattning Analys och kommentar Analys och kommentar budgetavvikelse 6.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut Jan- Aug Helårsprognos Årsbudget Avvikelse Löpande årliga investeringar Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläg e tom Jan- Aug Helårspro g-nos Årsbudget Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Delårsrapport 20

24 Hej! Här kommer beskrivningen av Vickanärendet, för beslut till AU/nämnd! Beskrivning av ärendet När Vickan upphandlades uppgavs i underlaget att det fanns ett mottagningskök som skulle ställas till utförarens förfogande. Kommunen skiljer på tillagningskök och mottagningskök, och för att få uppgradera ett mottagningskök till ett tillagningskök krävs en ansökan hos miljö- och hälsoskyddsförvaltningen, samt att denna godkänns. En sådan förändring kan göras vid vilken tidpunkt som helst, och ska göras av den som disponerar köket. Förändringen kom aldrig till förvaltningens kännedom. Matlagning i köket under dåvarande utföraren Förenade Care infördes den andra maj det vill säga samtidigt som anbuden för upphandlingen av driften skulle vara inlämnade. I upphandlingen angavs vidare att utföraren skulle följa kommunens kost- och nutritionsprogram. I programmet behandlas bland annat näringsrekommendationer, energi- och näringsinnehåll, måltidsordning måltidens innehåll, specialkoster, nutritionsstöd, måltidsmiljö, livsmedelshygien, kompentens och utbildning, brukarråd och uppföljning. Utöver att företaget ska följa de av kommunen angivna kraven har man i anbuden också beskrivit hur man ska säkerställa brukarens inflytande över måltiderna och hur man ska göra måltiderna tilltalande för de boende. Inga krav har ställts på var maten ska tillagas. Vardaga meddelade att man avsåg tillreda maten i de kök som finns på respektive avdelning. Huvudkomponenten, det vill säga köttet, fisken eller fågeln skulle tas från Dafgårds. Resterande komponenter skulle tillredas på avdelningen. Vardaga har lämnat in en skrivelse med önskan om förändring i avtalet enligt punkt Ändringar och tillägg. Vardaga skriver att de gick opinionen och äldrenämnden till mötes och behålla en kock på Vickan. I samband med övertagandet undersökte vi upprepade gånger möjligheten att teckna ett tilläggsavtal för att finansiera en kock på Vickan, men fick ingen respons på detta hos kommunens företrädare. Vardaga önskar även kompensation för ökade kostnader från Eftersom ingen förändring av avtalet har gjorts kan en förändring av avtalet endast ske från Nämnden för Vård & Omsorg ser gärna att kocken är kvar på Vickan, men då detta inte var med i den ursprungliga upphandlingen godtar inte nämnden för Vård & Omsorg någon förändring av avtalet. Vänliga hälsningar, SUSANNE EDGREN UTVECKLINGSLEDARE, VÅRD & OMSORG KUNGSBACKA KOMMUN BORGMÄSTAREGATAN KUNGSBACKA T: M: F: susanne.edgren@kungsbacka.se Värna om miljön! Behöver du skriva ut det här meddelandet?

25 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/:9 Personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (PUL) Förslag till beslut Anna Gröneberg utses som personuppgiftsombud för nämnden för Vård och Omsorg i Kungsbacka kommun från och med 1 september. Anna Gröneberg ersätter tidigare utsett ombud Johan Lantz som avslutas som personuppgiftsombud. Förordnandet kompletterar befintligt personuppgiftsombud Ann Häggblad. Förvaltningen ges i uppdrag att anmäla till Datainspektionen uppgifter om personuppgiftsombudet Sammanfattning Enligt PUL, som trädde i kraft 24 oktober 1998, skall det finnas utsedda personuppgiftsansvarig för all verksamhet som innehåller personuppgifter om enskilda personer. Personuppgiftsansvarig definieras i lagtexten som den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. För förvaltningen för Vård och Omsorg innefattar detta; stöd, omsorg och omvårdnad för äldre personer samt för personer i behov av hemsjukvård. Den uppgiftsansvariges uppgifter regleras i första hand i 9 PUL. I 36 slås fast att den personuppgiftsansvarige kan utse ett personuppgiftsombud. Denna funktion definieras som den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, självständigt skall tillse att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Nämnden för Äldreomsorg utsåg under 2012 administratör Ann Häggblad som personuppgiftsombud för verksamheten. Den ansvarige har deltagit i de årliga utbildningar som anordnas av Datainspektionen. Nämnden för Äldreomsorg har genom en reglementesförändring fått ett mer utvidgat ansvar för samtliga hemsjukvårdsfrågor samt biståndsinsatser enligt SoL för alla åldersgrupper i kommunen. Antalet personombud utökades till två under för att kunna hantera det utökade antalet PUL-frågor som berör HSL-området. Behovet av två ombud kvarstår ansvarsområdet ytterligare utvidgats under. Det föreslagna ombudet Anna Gröneberg har en utbildning som sjuksköterska och flerårig erfarenhet som enhetschef inom HSL-området och anses vara en lämplig ersättare för uppdraget som personombud. Äldreomsorg Elisabeth Sjöberg elisabeth.sjoberg@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

26 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Nämnden ges återkoppling om personombudens arbete genom årlig sammanställning från förvaltningens granskningar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Exp till: Datainspektionen Elisabeth Sjöberg Verksamhetschef