Styrelsemötesprotokoll SKA Nordmark

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll SKA Nordmark Mötets öppnande Josefina hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Mötets behöriga utlysande. Mötet fanns behörigen utlyst. 3 Val av mötesfunktionärer Ordförande: Josefina Åsemyr Sekreterare: Åsa Johnsson Justerare: Susanne de Paulis 4 Kontroll av hur många i styrelsen som kommer på dubbelkriget samt om några frågor kan hänskjutas till ett möte då. Josefina, Roger och Susanne kommer till dubbelkriget. Inte tillräckligt många för ett möte. 5 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes med tillägg av punkten Nästa möte. 6 Kassörens rapport - kontakt med SCA Monia har haft problem med att få nödvändiga bankuppgifter från SCA Inc. så hon har inte kunnat föra över medlemsavgifterna som planerat. Jovi kontaktar Renee på SCA Inc. via telefon samt tar upp ämnet med Drachenwalds ombudsman i BoD nere på dubbelkriget? - nuvarande kassaflöde Ekonomin är stabil med en stadig ström medlemsavgifter och prenumerationsavgifter. Utgifterna under årets första fem månader har varit tryck och utskick av medlemstidningarna samt avgifter för postgirokontot.. - antalet betalande medlemmar 108 medlemmar varav 63 tidningsprenumeranter. Dock har inte alla lokalgrupper fått fart på registerhanteringen än så antalet bör öka inom kort. 7 Övriga rapporter - ändringsförslag i Corpora Det kommer kontinuerligt mail till mig från officers@lists.sca.org gällande förändringar i Corpora och liknande. Vet ej om ordförande tidigare fått det eller om det är nytt i och med affilieringen. På tapeten just nu är hårdare stadgar om hur mycket ansvar vuxna har för sina barn på evenemang samt tillägg att man

2 skall kräva utdrag från polisregistret för de som skall vara ansvariga för barnaktiviteter så att ingen dömd pedofil kan komma att inneha en sådan position. - medlemsregistret Uppdateringar sker nu kontinuerligt och arbetet med att få alla inlemmade i systemet sker sakta men säkert. Upplagan för Silversparren ökar stadigt i och med att registret populeras på ett korrekt sätt. - uppgradering av webbhotell För att fortsätta hålla standarden och möjligheterna vi har på nordmark.org kommer en uppgradering ske med höjd månadskostnad som följd. Daniel Forsman ansvarar för detta. Styrelsen beslöt att godkänna en kostnadsökning för webhotellet från 69 kr/mån till 167 kr/mån. - Viterheim Viterheim har nu en annan medlemsbas och håller på att vakna upp på nytt med mycket energi, samt uppbackning från vår tidigare MoAS, Anna Allard. - Strumpförsäljningen fortskrider under Kristinas överinseende. 8 Ombudsman DW - vill vi ta upp med denne tex kön på furstetorneringar etc. Styrelsen önskar att ordföranden tar upp problemen med betalningsrutinerna med ombudsmannen. Vad gäller frågor om kön m.m. vill styrelsen se mer diskussioner i lokalgrupperna innan styrelsen tar ställning. 9 Kostnader tokens scrollor etc Nordmark ska inte betala för skrollor, tokens o.dyl. Däremot vill styrelsen uppmuntra till instiftandet av en fond för sådant. Kassören kan hantera pengarna i en eventuell fond som en post i bokföringen. 10 Resefonden: Bidrag äskande från fursteparet? Hitta info om resefonden. - Reglerna för resefonden finns i verksamhetsberättelsen för Styrelsen beviljade fursteparet resebidrag på kr då reglerna för fonden gäller för en sexmånaders regeringsperiod och inte den niomånaders period som gäller idag. Se Bilaga 1. Styrelsen ska snarast omarbeta reglerna för resefonden så att de överensstämmer med den aktuella situtationen i Nordmark. 11 Reklamplatser i Sparren samt på Nordmark.org Hänskjuts till nästa möte.

3 12 Rabatter genom nordmarksmedlemsskapet Hänskjuts till nästa möte. 13 Familjemedlemsskap nordmarksnivå Hänskjuts till nästa möte. 14 Avtal med Styringheim om föreningen läggs ner Nordmarks styrelse kan tänka sig att skriva ett avtal med SKA Styringheim utifrån deras önskemål om hantering av föreningens tillgångar m.m. SKA Styringheim bifogade ett exempel på ett liknande avtal som information och formuleringsexempel. Se Bilaga Övriga frågor Inga övriga frågor. 16 Nästa möte Nästa möte bestäms via e-post. 17 Mötet avslutas Josefina tackade för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet: Justeras: Åsa Johnsson Susanne de Paulis

4 Bilaga 1 till styrelsemötesprotokoll Visby den 29 mars 2007 Ärade styrelse Vi, fursteparet av Nordmark, ber er om bidrag till vårt resande under vår regeringsperiod. Som studerande och kårordförande 1 är kapitalet inte lika starkt som vi har önskat oss, men vår vilja är att under vår regeringsperiod besöka minst ett evenemang per månad. Som boende på Gotland börjar resan alltid med en kostnad på 121 kr/färjetur, en kostnad som tyvärr inte går att undkomma. 2 Vi önskar att styrelsen godkänner ett bidrag om max 400 kr/resa / person / evenemang för att stärka och underlätta vårt resande under våra månader. Villkor: Ifall resan blir billigare än 400 kr, ges endast ersättning för utlagda resekostnader. Eventuella bidrag betalas ut i efterhand mot uppvisande av kvitto eller liknande (ex milkostnad för bil kan bli problematiskt att visa upp ett godkänt kvitto för). Eventuella bidrag delas endast ut om fursteparet, eller delar av fursteparet, bevistat ovan nämnda evenemang. Kommande evenemang Till dagens dato har vi ännu ej fått exakta datum på alla evenemang, men nedanstående tillställningar är sådana vi planerar att bevista under vår regeringsperiod: Evenemang Datum Grupp Godkänt ja/nej Summa (2 pers) Spring Crown april Juneborg 800 kr Tournament Dubbelkriget maj Attermark 800 kr Päronkriget 5-6 juni Styringheim - Summer Coronation 8 juni Baerenau, Tyskland 800 kr Medeltidsdagarna juli Frostheim - Medeltidsveckan 3-13 aug Styringheim - Jaktgille aug-sep Örehus 800 kr Inbördeskriget sep Juneborg/Gotvik 800 kr Arvturnering nov 800 kr Totalsumma kr (De evenemang som är kursiva är tillställningar som sker i vår närhet, eller att resan bekostas av lokalgruppen. Dessa önskar vi således inte få reseersättning för) Vi har kontaktat mindre grupper runt om i Nordmark och i Drachenwald, tyvärr med ett magert resultat ännu, men vi arbetar ännu på att finna små föreningar som ännu ej fått/sällan får möjlighet att ha kronor på sitt evenemang. Vi hoppas att vi därför kan komma att utöka vårt resande med 3-6 ytterligare evenemang under året. Dessa resor kan vi förhoppningsvis själva tillfullo bekosta, och om så inte kan ske, inkommer vi med en ny förfrågan till er. Retroaktiv reseersättning Om styrelsen, i all sin upphöjda visdom, för tillfället känner sig givmilda, önskar vi i efterhand även få godkänt en reseersättning för resan till Vinterspelen i det fagra Gyllengran 2 4 mars Studiemedlet ligger idag på kr/mån (ingen skatt dras). Gotlands studentkår Rindi betalar ut en arvodering på kr/ månad för sin ordförande. Skatt tillkommer) 2 Fursten studerar för närvarande i Stockholm, han återkommer till Gotland i början av juni. Fram tills dess uppbär han ej de direkta kostnaderna för just båtresorna.

5 Ifall styrelsen godkänner den retroaktivt, inkommer vi med kvitton eller liknande till er. Maxkostnaden är 400 kr/person. Påfyllande av resefonden Då vi vet att resandet är något som kan ses som ett hinder till att tillträda som furstepar, önskar vi att underlätta för framtida arvingar genom att bistå under vår regeringsperiod med möjlighet till påfyllnad i skattkistan. Vi vet att det runt om i Nordmark finns mången saker, ting och plagg som inte används, men som sannerligen väl kan komma andra till nytta. Detta vill vi naturligtvis underlätta! Vår intention är därför att under Medeltidsveckan, i Styringheims medeltidsläger, arrangera en auktion. Nordmarks invånare kan då auktionera ut sina ägodelar, för varje såld ägodel skänks 40 % av försäljningspriset till fursteparets av Nordmarks resefond. (Varje person äger även rätten att skänka hela försäljningsbeloppet till resefonden.) För att auktionen skall inbringa ett bra tillskott, är det vår mening att förlägga den under den dag då lägret är öppet för allmänheten. Under tiden fram till Medeltidsveckan, kommer vi, fursteparet av Nordmark, att bistå i transporteringen av dessa ägodelar till Styringheim, så att varje person som önskar sälja sina ting under auktionen kommer ges möjlighet till detta, oavsett om personen ej personligen har möjlighet att delta. Bifogas: utkast till det administrativa hanteringen av auktionen. Vänliga hälsningar Björn Sundberg Furst Björn av Nordmark Malin Ahlén Furstinnan Whilja av Nordmark

6 Bilaga 2 till styrelsemötesprotokoll Avtal mellan Gotlands Studentkår Rindi (Rindi) och Visby lärar- och socionomstuderande (Vilär) 1. Rindi förbinder sig att förvalta Vilärs tillgångar, inklusive, men inte begränsat till, de likvida medlen, under som längst tidsperioden 21 mars 2006 till 21 mars Detta sker med stöd av 13, andra stycket, i Vilärs stadgar: I beslut om föreningens upplösande skall föreningens tillgångar förvaltas av Gotlands Studentkår Rindi till dess att föreningen får ny styrelse, dock längst i 2 år från det årsmöte där ViLär upplöses. Efter detta datum tillfaller föreningens alla tillgångar Gotlands Studentkår Rindi." Bilaga 1 till detta avtal anger vilka tillgångar som överlåtits från Vilär till Rindi. 2. Om studenter med anknytning till Högskolan på Gotlands lärarprogram eller socionomprogram, inom den tidsperiod som nämns i punkt 1, vill återaktivera Vilär skall Rindi återlämna alla tillgångar som tidigare överlåtits enligt punkt Rindi äger rätt att i sin verksamhet använda de likvida medel som nämns i punkt 1 under den tid som de förvaltas. Denna rätt inskränks dock av att Rindi måste kunna uppfylla sina förpliktelser enligt punkt 2. Övriga tillgångar skall förvaras av Rindi på ett betryggande sätt. 4. Avkastningen på förvaltade likvida medel, för den period som nämns i punkt 1, skall i sin helhet tillfalla Rindi. 5. Efter den 21 mars 2008 tillfaller Vilärs tillgångar Rindi enligt 13, andra stycket, i Vilärs stadgar. 6. Tvister om avtalet skall hanteras av en skiljenämnd bestående av tre personer. Styrelserna för Rindi, ämnesföreningen HuGo och ämnesföreningen VisEkon utser en person var av dessa tre. Kan skiljenämnden inte med enhällighet lösa tvisten skall den överlämnas till Rindis årsmöte. Detta avtal upprättas i ett exemplar och förvaras av Gotlands Studentkår Rindi Visby den Visby den Lenita Karlsson Sofia Lagergren Ordförande / Firmatecknare Ordförande / firmatecknare Visbys lärar- och socionomstuderande Gotlands Studentkår Rindi