Inköpsprocessen

Transkript

1 Inköpsprocessen

2 Inköpsenhetens huvudprocesser Inköpsprocessen Strategiskt Inköp Taktiskt Inköp Operativt Inköp Varugruppstrategiprocessen pphandling och avrop på ramavtalsprocessen Lokalförsörjningsprocessen Avropsprocessen Varugruppstrategier Avtal Avrop Leverans Besparingar Inköpsenhetens processer för strategiskt-, taktiskt- och operationellt inköp! 2

3 Vad omfattar processen pphandling och avrop på ramavtal inom SV/FM pphandling över 8 basbelopp Tecknande av leveransavtal på befintliga ramavtal Leveransavrop av IT-produkter (som ej täcks av e-beställ) 3

4 Processägande inom Inköpsavdelningen Inköps olika områden - Inköpsnivåer uvudprocesser Nyckeldokument Strategiskt inköp Varugruppstrategiprocessen Varugruppsstrategier Dokumentägare: Varugruppsansvariga Taktiskt Inköp pphandlingsprocessen Diverse dokument Lokalförsörjningsprocessen Operativt Inköp Avropsprocessen (via ebeställ) 4

5 Processbeskrivning Symboler 1.10 änvisa till befintligt leverans-, avropsavtal Aktiviteter Aktivitet som höjer värdet på det som levererats som insats till processen. Aktiviteten bidrar till att uppfylla processens mål. : : : I: Roller och ansvar uvudansvarig (): Personen som är ytterst ansvarig, säger stopp/gå och har vetorätt. Varje aktivitet/beslut kan bara ha ett "". tförare (): Person(er) som utför en uppgift/aktivitet onsulteras (): Person som skall involveras före beslut fattas eller aktivitet genomförs. Två-vägs kommunikation. Informeras (I): Person som behöver bli informerad efter beslut eller genomförd aktivitet En-vägs kommunikation. Flaskhals Ett specifikt område i processen där arbetet går trögt, stoppas upp eller kostar mycket i tid i förhållande till resultatets värde. Avstämning Avstämningspunkt En punkt i processen som kan iakttas och mätas för att säkra progress i arbetet. 5

6 pphandlingsprocessen, övergripande pphandling- och avrop på ramavtalsprocessen (avser uphhandling > 8 basbelopp) LO 0. Behov 1. Behovsanalys 2. Förfrågan* 3.tvärdering 4. Avtal 5. Förvaltning uvudansvarig: und till Inköpsenheten uvudansvarig: Inköpsenheten uvudansvarig: Inköpsenheten uvudansvarig: Inköpsenheten uvudansvarig: Inköpsenheten uvudansvarig: Inköpsenheten tförare: und till Inköpsenheten Input: Verksamhetsstrategier (t ex ITstrategi) Personalorganisationer / MBL Behov - Volym - etc.v Output: Avrops- / pphandlingsbegäran tförare: Inköpsenheten tillsammans med kund Input: pphandlingseller avropsbegäran Output: ravspecifikation Tidsplan tförare: Inköpsenheten tillsammans med kund Input: ravspecifikation Tidplan Output: Inhämtade anbud alt avropssvar Sändlista Avropsförfrågan alt. Förfrågningsunderlag Annons Diarienummer tförare: Inköpsenheten tillsammans med kund Input: Inhämtade anbud alt avropssvar Sändlista Avropsförfrågan alt. Förfrågningsunderlag Annons Diarienummer Output: tvald leverantör Tilldelningsbeslut tförare: Inköpsenheten Input: Avtal / Ramavtal Avropssvar /Anbud Förfrågningsunderlag Tilldelningsbeslut Output: Tecknat avtal ommunicerat avtal till organisation Notis om avtal på inköpsportal tförare: Inköpsenheten Input: Tecknat avtal Output: Avslutat avtal alternativt förlängt avtal 6

7 pphandling och avrop från ramavtal Öppen-, Förenklad upphandling Steg 0: Behov e-beställ Avropsbegäran Avropsförfrågan D0: Avropsbegäran Verksamhetspåkallat behov om upphandling t ex via inköpssamordnare pphandling Inköpspåkallat behov om upphandling t ex via varugruppsteam 0.1 Sammanställa pphandlings begäran D1: pphandlingsbegäran 7

8 pphandling och avrop från ramavtal Öppen-, Förenklad upphandling Steg 1: Behovsanalys änvisa till e- Beställ, andra inköpssystem eller till relevant VGansvarig för hjälp 1.5 änvisa till gällande ramavtal eller hjälp till med avrop 1.6 änvisa till befintligt leverans-, avropsavtal Avropsprocessen Avropsprocessen Avropsprocessen Ja : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare Ja : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare Ja : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare Nej Nej Nej Finns produkt/ tjänster i ebeställ? an avrop göras direkt från ramavtal? Existerar Leverans-/ avropsavtal? D0: Avropsbegäran 1.1 Ta emot upphandlings- /avropsbegäran Avropa.nu Avtalsregister 1.2 Fastställa förutsättningar för avrop/ upphandling 1.3 tse handläggare Ja Finns avtal? Avst Registrera ärende 1.12 Sammanställa kravspecifikation : Strategisk ink. : Strategisk ink. : Beställare 1.14 Distribuera kravspecifikation på remiss (gäller endast upphandling inom FM) : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare : RD D2: ravspecifikation D1: pphandlingsbegäran : Inköps adm. : Inköps adm. : Inköps adm. : Inköps adm. 1.7 Beslut om start upphandling : Inköps chef : Inköps chef I: Strategisk inköpare 1.8 Förfrågan om ytterligare regioner (eller myndigheter) vill medverka i upphandlingen Nej 1.9 Sammanställning av upphandlings behov/-volym : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare 1.10 Fastställa upphandlingsform 1.13 Sammanställa tidplan : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare : Beställare D3: Tidplan : Inköps adm : Inköps chef : Varugruppsansvarig I: Beställare : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare : Regional inköps samordnare : Strategisk ink. : Strategisk ink. : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 8

9 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Öppen-, Förenklad upphandling Steg 1: Behovsanalys Behovsanalys Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller 1.1 Ta emot upphandlings- /avropsbegäran 1.2 Fastställa förutsättningar för avrop/upphandling Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Inköpsjurist Övriga 1.3 tse handläggare 1.4 änvisa till e-beställ, andra inköpssystem, eller till relevant VG-ansvarig för hjälp 1.5 änvisa till gällande ramavtal eller till hjälp med avrop 1.6 änvisa till befintligt leveransavropsavtal 1.7 Beslut om start upphandling 1.8 Förfrågan om ytterligare regioner (eller myndigheters) medverkan I upphandlingen 1.9 Sammasntällning av upphandlingsbehov/-volym 1.10 Fastställa upphandlingsform 1.11 Registrera upphandlingsärende 1.12 Sammanställa kravspecifikation tillsammans med kund I I 1.13 Sammanställa tidplan 1.14 Distribuera kravspecifikation på remiss (gäller FM) (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 9

10 pphandling och avrop från ramavtal Öppen-, Förenklad upphandling Steg 2: Förfrågan Avropsförfrågan Avst Skapa avropsförfrågan : Strategisk ink. : Strategisk ink. Diarienummer D5: Avropsförfrågan 2.2 Sammanställa behöriga leverantörer enligt ramavtal : Strategisk ink. : Strategisk ink. 2.3 Avstämning med beställare : Strategisk ink. : Strategisk ink. : Beställare 2.4 Distribuera avropsförfrågan och skapa sändlista : Strategisk ink. : Strategisk ink. D8: Sändlista D1: ravspecifikation D2: Tidsplan Typ av förfrågan? Avropsförfrågan pphandling 2.9 Distribuera eventuella förtydliganden : Ink adm 2.10 Mottaga frågor och distribuera svar : Strat ink pphandlingssystem 2.11 Mottaga anbud alt avropssvar : Ink adm Inhämtade anbud alt. avropssvar pphandling Avst. 2 D4: tvärderings -kriterier (/Modell) 2.5 Skapa förfrågningsunderlag : Strategisk ink : Strategisk ink : Beställare, Varugruppsteam Diarienummer D6: Förfrågnings -underlag 2.6 Skapa och publicera annons : Strategisk ink. : Strategisk ink. 2.7 Inköpschef undertecknar förfrågningsunderlag : Strategisk ink. : Inköps chef D7: Annons 2.8 Distribuera förfrågningsunde rlag och skapa sändlista : Strategisk ink : Inköps adm. D8: Sändlista nderlag från regionerna Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 10

11 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Öppen-, Förenklad upphandling Steg 2: Förfrågan Förfrågan Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Övriga 2.1 Skapa avropsförfrågan 2.2 Sammanställa behöriga leverantörer enligt ramavtal 2.3 Avstämning med beställare 2.4 Distribuera avropsförfrågan och skapa sändlista 2.5 Skapa förfrågningsunderlag 2.6 Skapa och publicera annons 2.7 Distribuera förfrågningsunderlag och skapa sändlista 2.8 Skapa sändlista 2.9 Distribuera eventuella förtydligande 2.10 Mottaga frågor och distribuera svar 2.11 Mottaga anbud alt. avropssvar (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 11

12 pphandling och avrop från ramavtal Öppen-, Förenklad upphandling Steg 3: tvärdering Avropsförfrågan D9: Öppningsprotokoll 3.8 Skapa utvärderings protokoll : Strat.ink : Strat.ink D11: tvärderings - protokoll Inhämtat Avropssvar 3.1 Skapa öppningsprotokoll : Strategisk inköpare : Strat.ink. 3.2 Distribuera avropssvar till arbetsgrupp : Strat.ink : Strat.ink 3.3 Avstämning med arbetsgrupp : Strat.ink : Strat.ink 3.4 ontroll att produkt/ tjänst finns på ramavtal : Strat.ink : Strat.ink 3.5 Eventuell Begäran om komplettering : Strat.ink : Strat.ink 3.6 Första kvalificering/ urval av leverantörer. : Strat ink 3.7 tvärdering av produkt/ tjänst prestanda : Strat.ink : xx Ja Nej rävs utvärderingsprotokoll 3.9 Val av leverantör : Strat.ink : Strat.ink : Beställare, tvald leverantör Inhämtade anbud pphandling 3.10 Skapa öppningsprotokoll : Strat ink 3.11 valificering /tvärdering av anbud : Strat ink : VG-team, Beställare, D9: Öppningsprotokoll 3.12 Begäran om eventuell komplettering : Strat ink 3.13 Avstämning med arbetsgrupp : Strat ink : Arbets grupp 3.14 Poängsättning av anbudsvar : Strat ink : Arbetsgrupp D4: tvärderingskriterier 3.15 Sammanställning av anbudssvar : Strat ink D10: Sammanställning av anbudssvar Innebär avtalet personalpåverkan Ja Nej 3.16 Information till fackförening enlig 38 : Strat ink : Fackliga företrädare I: Inköps chef 3.17 Fastställa tilldelningsbeslut : Strat ink, Ink chef : Beställare 3.18 tfärda tilldelningsbeslut : Strat ink D12: Tilldelningbeslut Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 12

13 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Öppen-, Förenklad upphandling Steg 3: tvärdering Behovsanalys 3.1 Skapa öppningsprotokoll 3.2 Distribuera avropssvar till arbetsgrupp 3.3 Avstämning med arbetsgrupp 3.4 ontroll att produkt/tjänst finns på ramavtal 3.5 Eventuell begäran om komplettering 3.6 Första kvalificering/urval av leverantörer 3.7 tvärdering av produkt/tjänsts prestanda 3.8 Skapa utvärderingsprotokoll Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare och ytterligare en person måste närvara vid anbudsöppningen (Aktiviteten tillämpas ej för konsultavrop) Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Beställare : Arbetsgrupp Varugruppansvarig/-team Regional inköpssamordnare Inköpsjurist Övriga : Nyttjare 3.9 Information till fackförening 3.10 Skapa öppningsprotokoll 3.11 valificering/tvärdering av anbud 3.12 Begäran om ev. komplettering 3.13 Avstämning med arbetsgrupp 3.14 Poängsättning av anbudssvar 3.15 Sammanställning av anbudssvar 3.16 Information till fackförening 3.17 Fastställa tilldelningsbeslut Gäller endast vid upphandling som har personalpåverkan : Arbetsgrupp : Arbetsgrupp : Fackliga företrädare 3.18 tfärda tilldelningsbeslut (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : : uvudansvarig för för aktiviteten : : tförare av av aktiviteten : : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om om (efter) beslut 13

14 pphandling och avrop från ramavtal Öppen-, Förenklad upphandling Steg 4: Avtal Avropsförfrågan D13: Beslutsprotokoll D14: Leveransavtal Avtal / Ramavtal Avst. 3 Avropssvar Avropsförfrågan 4.1 Villkors precisering : Strat ink : Inköps jurist pphandling 4.2 pprättande av beslutsprotokoll : Strat ink 4.3 Tecknande av leveransavtal, avropsavtal, avrop : Strat ink Ink chef I: Beställare 4.4 Återkoppling till icke utvalda leverantörer : Strat ink 4.10 Diarieläggning och arkivering : Strategisk inköpare : Inköps administratör 4.11 ommunicera avtal intern SV/FM Tecknat avtal (obs! Tre olika typer) ommunicerat avtal till organisation Avst. 3 D15: Avtal : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare : Beställare Anbud Tilldelningsbeslut Förfrågningsunderlag 4.5 Skapa avtalsutkast : Start ink : Strat ink 10 dagar överprövningstid enligt LO 4.6 Avstämning med arbetsgrupp : Strat ink : Arbetsgrupp, Nej VG-team Överprövning? Ja 4.7 Teckna avtal. : Strat ink., Inköps chef 4.9 Prövning av Länsrätten 4.8 Efterannonsering : Strat ink 4.12 Säkerställa produktblad i e- Beställ och information på inköpsportal : Strategisk inköpare : Inköps administratör Notis om avtal på inköpsportalen och i e-beställ : Strategisk ink. : Strategisk ink., Inköps jurist Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 14

15 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Öppen-, Förenklad upphandling Steg 4: Avtal Behovsanalys Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Övriga 4.1 Villkorsprecisering 4.2 pprättande av beslutsprotokoll 4.3 Tecknande av leveransavtal, avropsavtal, avtal 4.4 Återkoppling till icke utvalda leverantörer Avser endast vissa varugrupper (ifrågasatt av arbetsgruppen) (vad ingår?) I 4.5 Skapa avtalsutkast 4.6 Avstämning med arbetsgrupp : Arbetsgrupp 4.7 Teckna avtal I 4.8 Efterannonsering (4.9 Prövning av länsrätten) 4.10 Diarieläggning och arkivering 4.11 ommunicera avtal intern SV/FM 4.12 Säkerställa att produktblad i e-beställ och information på inköpsportal (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 15

16 pphandling och avrop från ramavtal Öppen-, Förenklad upphandling Steg 5: Förvaltning Förhandling (pris, omfattning, förlängning) 5.7 Avsluta samarbete / vite /skadestånd Avslutat avtal D16: Leveranskontrollsprotokoll (avser endast vissa varugrupper) D18: ppföljningsprotokoll Ja : Ink chef : Beställare, Ink chef, Ink samord. Ink jur. : Ink chef Avslutat avtal Tecknat avtal 5.1 ppstartsmöte med avtalad leverantör : Beställare, Leverantör, Beslutade uppföljningskriterier ppstart leverans 5.2 nderhålla rätt information i e-beställ : Strat ink, Ink Adm D17: Leveransgodkännande 5.3 Avstämning leveranskvalitet jfrt avtalad kvalitet : Beställare, Ink samordnare Ekonomisk uppföljning 5.4 Avstämning med avtalad leverantör : Strat ink : Beställare, Ink controller I: Ink chef Nej Förekommer avtalsavvikelser? 5.6 Avstämning inför avtalsperiodens slut : Strat ink, : Beställare, Ink. samordnare I: Ink samordnare Förlängning samarbete? Förlängt avtal Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 16

17 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Öppen-, Förenklad upphandling Steg 5: Förvaltning Behovsanalys Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Övriga 5.1 ppstartsmöte med avtalad leverantör : Leverantör 5.2 nderhålla rätt information I e-beställ 5.3 Avstämning leveranskvalitet jfrt avtalad kvalitet 5.4 Avstämning med avtalad leverantör I 5.5 Vid behov förhandling (pris, omfattning, förlängning) 5.6 Avstämning inför avtalsperiods slut I 5.7 Avsluta samarbete / Vite / Skadestånd etc.. (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 17

18 Beskrivning av möten i pphandlingsprocessen Möte: Fastställa tilldelningsbeslut Syftet med mötet Syftet med mötet är att besluta om vilken/vilka anbud som ska antas i en upphandling. Tilldelningsbeslutet ska undertecknas. Agenda 1. Genomgång och presentation av upphandlingen 2. Förslag till beslut 3. Beslut Input och leverabler Input till mötet: tvärderingskriterier (D3) ravspecifikation (D1) Inhämtade anbudssvar Sammanställning av anbudssvar (D10) Output (leverabler) från mötet ndertecknat beslut Deltagare och tidpunkt När I process-steg 3 och enligt fastställd tidsplan (snarast efter genomförd utvärdering) Deltagare Strategisk inköpare Inköpschef Beställare (i förekommande fall) 18

19 Beskrivning av möten i pphandlingsprocessen Möte: ppstartsmöte med leverantör Syftet med mötet - Överlämning från inköpsprocessen till den operativa processen. - Säkra leveranssyfte - ppstart Agenda Input och leverabler Deltagare och tidpunkt 1. Presentation av projektteam eller liknande. 2. Presentation av avtalet / avropsavtalet / leveransavtalet / avropet. 3. Detaljering av; - kontaktpersoner - leveransplan - leveranskontroller - arbetsfördelning - eskaleringsrutiner - in- och utfasning leverantör - avstämnings-/arbetsmöten, milstenar. 4. ebeställ. Input till mötet: Avtal/avropsavtal/leveransavtal/avrop. Output (leverabler) från mötet Detaljplan. När En vecka efter avtalstecknande ( normalfallet). Vem Ansvarig för avtal Inköpsenheten. Strategisk inköpare från relevant VG (om ej samma som ovan). Projektledare (SV/FM). Ev övrig projektmedlem (SV/FM). Beställare el beställarrepresentant (SV/FM). Ansvarig avtal leverantören. Projektledare leverantören. Ev övrig projektmedlem leverantören. 19

20 pphandling och avrop från ramavtal Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 0: Behov e-beställ Verksamhetspåkallat behov om upphandling t ex via inköpssamordnare pphandling Inköpspåkallat behov om upphandling t ex via varugruppsteam 0.1 Sammanställa pphandlings begäran D1: pphandlingsbegäran 20

21 pphandling och avrop från ramavtal Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 1: Behovsanalys Avropa.nu D0: Avropsbegäran Avtalsregister 1.1 Ta emot upphandlings- /avropsbegäran 1.2 Fastställa förutsättningar för avrop/ upphandling Avst Registrera upphandlingsärende 1.9 Sammanställa kravspecifikation tillsammans med kund : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare 1.11 Distribuera kravspecifikation på remiss (gäller främst FM) : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare D2: ravspecifikation D1: pphandlingsbegäran : Inköps administratör : Inköps administratör : Inköps administratör : Inköps administratör : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare 1.10 Sammanställa tidplan : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare D3: Tidplan 1.3 tse handläggare 1.4 Besluta om start upphanling 1.5 Förfrågan om ytterligare regioner (eller myndigheter) vill medverka i upphandlingen 1.6 Sammanställning av upphandlings behov/-volym 1.7 Fastställa upphandlingsform : Inköps administratör : Inköps chef : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare : Strategisk Inköpare Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 21

22 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 1: Behovsanalys Behovsanalys Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller 1.1 Ta emot upphandlings- /avropsbegäran 1.2 Fastställa förutsättningar för avrop/upphandling Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Inköpsjurist Övriga 1.3 tse handläggare 1.4 Beslut om start upphandling 1.5 Förfrågan om ytterligare regioner (eller myndigheters) medverkan I upphandlingen 1.6 Sammasntällning av upphandlingsbehov/-volym 1.7 Fastställa upphandlingsform 1.8 Registrera upphandlingsärende 1.9 Sammanställa kravspecifikation tillsammans med kund I I 1.10 Sammanställa tidplan 1.11 Distribuera kravspecifikation på remiss (gäller FM) (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 22

23 pphandling och avrop från ramavtal Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 2: Förfrågan Allego (eller likvärdigt upphandlingssystem) D7: Annons D8: Sändlista D4: tvärderings -kriterier (/Modell) 2.1 Skapa inbjudan till anbudsansökan D1: ravspecifikation Diarienummer 2.2 Skapa och publicera annons : Strat.ink. : Strat.ink. 2.4 Inköpschef undertecknar inbjudan till anbudsansökan :. :. 2.5 Distribuera inbjudan till anbudsansökan och skapa sändlista : Strat.ink. : Ink.adm. 2.6 Distribuera eventuella förtydliganden : Strat.ink. : Ink.adm. 2.7 Mottaga frågor och distribuera svar : Strat.ink. : Strat.ink. 2.8 Mottaga anbudsansökan : Strat.ink. : Ink.adm. D2: Tidsplan : Strategisk inköpare : Strat.ink. Inbjudan til anbudsansökan 2.3 Skapa förfrågnings underlag nderlag från regionerna : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare Avst. 2 Inhämtade anbud 2.9 Skapa öppningsprotokoll : Strat.ink : Strat ink 2.10 valificering /tvärdering av anbudsansökan : Strat ink 2.11 Begäran om eventuell komplettering : Strat ink 2.12 Avstämning med arbetsgrupp : Arbetsgrupp 2.13 Distribuera förfrågnings underlag : Ink.adm Mottaga frågor och distribuera svar : Strat ink 2.15 Distribuera eventuella förtydligand en : Ink adm 2.16 Mottaga anbud : Ink adm. Öppningsprotokoll D9: Öppningsprotokoll Sändlista Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 23

24 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 2: Förfrågan Förfrågan Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Övriga 2.1 Skapa avropsförfrågan 2.2 Skapa och publicera annons 2.3 Skapa förfrågningsunderlag 2.4 Inköpschef undertecknar inbjudan till anbudsansökan 2.5 Distribuera avropsförfrågan och skapa sändlista 2.6 Distribuera eventuella förtydligande 2.7 Mottaga frågor och distribuera svar 2.8 Mottaga anbud alt. avropssvar 2.9 Skapa öppningsprotokoll 2.10 valificering/tvärdering av anbudsansökan 2.11 Eventuell begäran om komplettering 2.12 Avstämning med arbetsgrupp 2.13 Distribuera förfrågningsunderlag och skapa sändlista 2.14 Distribuera förfrågningsunderlag 2.15 Distribuera eventuella förtydliganden Strategisk inköpare och ytterligare en person måste närvara vid anbudsöppningen : Arbetsgrupp 2.16 Mottaga anbud (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : : uvudansvarig för för aktiviteten : : tförare av av aktiviteten : : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 24

25 pphandling och avrop från ramavtal Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 3: tvärdering Information till fackförening enlig Leverantörspresentation Öppningsprotokoll : Strategisk inköpare : Leverantör 3.2 Förhandling med leverantör (-er) : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare I: Inköps chef 3.3 Val av leverantör : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare : Beställare I: Inköpschef Ja Innebär avtalet personal påverkan : Strat ink : Fackliga företrädare Nej 3.5 Fastställa tilldelningsbeslut öpare : Inköps chef 3.6 ommunicera Tilldelningsbeslut : Strategisk inköpare : Inköps administratör D12: Tilldelningbeslut Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 25

26 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 3: tvärdering Behovsanalys 3.1 Leverantörspresentation 3.2 Förhandling med leverantör (-er) Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef I Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugruppansvarig/-team Regional inköpssamordnare Övriga : Leverantör 3.3 Val av leverantör I 3.4 Information till fackförening Gäller endast vid upphandling som har personalpåverkan : Fackliga företrädare 3.5 Fastställa tilldelningsbeslut 3.6 ommunicera tilldelningsbeslut (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : : uvudansvarig för för aktiviteten : : tförare av av aktiviteten : : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 26

27 pphandling och avrop från ramavtal Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 4: Avtal Diarieläggning och arkivering Tecknat avtal (obs! Tre olika typer) Avst. 3 D15: Avtal : Strategisk inköpare : Inköps administratör Anbud 4.1 Skapa avtalsutkast 4.2 Avstämning med arbetsgrupp 4.3 Teckna avtal 4.4 Efterannonsering 4.6 ommunicera avtal intern SV/FM ommunicerat avtal till organisation Förfrågningsunderlag : Strat.inköpare : Strat.inköpare : Strat.inköpare : Strat.inköpare : Strat.inköpare : Strat.inköpare, Inköps chef : Strat.inköpare : Strat.inköpare : Strategisk inköpare : Strategisk inköpare : Beställare Tilldelningsbeslut 10 dagar överprövningstid enligt LO Nej Överprövning? Ja 4.8 Prövning av Länsrätten : Strat.inköpare : Strat.inköpare 4.7 Säkerställa produktblad i e- Beställ och information på inköpsportal : Strategisk inköpare : Inköps administratör Notis om avtal på inköpsportalen och i e-beställ Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 27

28 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 4: Avtal Behovsanalys Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Övriga 4.1 Skapa avtalsutkast 4.2 Avstämning med arbetsgrupp : Arbetsgrupp 4.3 Teckna avtal I 4.4 Efterannonsering 4.5 Diarieläggning och arkivering 4.6 ommunicera avtal intern SV/FM 4.7 Säkerställa att produktblad i e-beställ och information på inköpsportal 4.8 Prövning av länsrätten (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 28

29 pphandling och avrop från ramavtal Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 5: Förvaltning Förhandling (pris, omfattning, förlängning) 5.7 Avsluta samarbete / vite /skadestånd Avslutat avtal D16: Leveranskontrollsprotokoll (avser endast vissa varugrupper) D18: ppföljningsprotokoll Ja : Ink chef : Beställare, Ink chef, Ink samord. Ink jur. : Ink chef Avslutat avtal Tecknat avtal 5.1 ppstartsmöte med avtalad leverantör : Beställare, Leverantör, Beslutade uppföljningskriterier ppstart leverans 5.2 nderhålla rätt information i e-beställ : Strategisk ink : Strategisk ink., Inköps adm D17: Leveransgodkännande 5.3 Avstämning leveranskvalitet jfrt avtalad kvalitet : Beställare, Inköps samordnare Ekonomisk uppföljning 5.4 Avstämning med avtalad leverantör Nej Förekommer avtalsavvikelser? : Strat ink : Beställare, Inköps controller I: Inköps chef 5.6 Avstämning inför avtalsperiodens slut : Strat ink, : Beställare, Ink. samordnare I: Ink samordnare Förlängning samarbete? Förlängt avtal Notera: Ansvar och roller ej ej heltäckande i i processkarta. För fullständig beskrivning se bifogad matris Roller och ansvar. 29

30 Roller och ansvar, pphandlingsprocessen Förhandlad-, Selektiv-, rvalsupphandling Steg 5: Förvaltning Behovsanalys Beskrivning av aktivitet Strategisk inköpare 1 Inköpsadmin. Inköpschef Inköpscontroller Inköpsjurist Beställare Varugrupp- ansvarig/- team Regional inköpssamordnare Övriga 5.1 ppstartsmöte med avtalad leverantör : Leverantör 5.2 nderhålla rätt information I e-beställ 5.3 Avstämning leveranskvalitet jfrt avtalad kvalitet 5.4 Avstämning med avtalad leverantör I 5.5 Vid behov förhandling (pris, omfattning, förlängning) 5.6 Avstämning inför avtalsperiods slut I 5.7 Avsluta samarbete / Vite / Skadestånd etc.. (1) Notera: Strategisk inköpare omfattar även operativ inköpare : uvudansvarig för aktiviteten : tförare av aktiviteten : onsulterad innan beslut I: I: Informerad om (efter) beslut 30

31 Övergripande beskrivning av Teknisk utvärdering (1) 0. Behov (2) 1. Teknisk test 2. Teknisk rekommendation 3. PMS-test uvudansvarig: Strategisk inköpare uvudansvarig: Strategisk inköpare uvudansvarig: Strategisk inköpare uvudansvarig: Strategisk inköpare tförare: Se upphandlingsprocessen tförare: lientenheten Wcertifiering tförare: lientenheten Wcertifiering tförare: lientenheten Wcertifiering Input: ravspecifikation tvärderingskriterier (/modell) Inhämtade avropssvar Input: Första urval av produkter /leverantörer (aktivitet 3.6 i pphandlinsgprocessen) Input: tvärderingsprotokoll (tekniska delar) Input: Sammanställning över leverantörer som ej klarat teknisk och ergonomisk test Testfallsbeskrivning Output: Första urval av produkter /leverantörer (aktivitet 3.6 i pphandlinsgprocessen) Output: tvärderingsprotokoll (tekniska delar) Output: Sammanställning över leverantörer som ej klarat teknisk och ergonomisk test Testfallsbeskrivning Output: Tekniskt utvärderingsresultat ommentar: (1): Denna beskrivning avser endast den del av teknisk utvärdering som initieras av pphandlingsprocessen. (2): Input (Behov av Teknisk tvärdering) kan likställas med aktivitet 3.6 i pphandlingsprocessen 31

32 Teknisk tvärdering Steg 0: Behov pphandlingsprocessen, Steg 1 Behovsanalys 1.13 Sammanställning kravspecifikation 1.10 Distribuera kravspecifikation på remiss D1: ravspecifikation pphandlingsprocessen, Steg 3 tvärdering Inhämtat Avropssvar 3.6 Första kvalificering/ urval av produkter 3.7 tvärdering av produkt/ tjänst prestanda tvärderings -kriterier (/Modell) Teknisk utvärdering (Steg 3.7 i pphandlingsprocessen) 1. Teknisk test 2. Teknisk rekommen dation 3. PMStest Tekniks tvärdering motsvarar processteg 3.7 i pphandlingsprocessen. Medarbetare från IT deltager också i aktivitet 1.13 och 3.6 i denna process. 32