Jobbsafari QuickApply. Användarhandbok

Transkript

1 Jobbsafari QuickApply Användarhandbok

2 Innehåll Vad är Jobbsafari QuickApply?... 3 Så kommer du igång... 4 Öppna ärenden... 5 Kandidatlistan: överblick över ansökningarna... 6 Kandidatbladet: själva ansökningen och korrespondensen... 7 Värdering av ansökningar... 8 Meddelandefunktionen: skicka till en sökande... 9 Meddelandefunktionen: skicka till flera sökande på samma gång...10 Mallar Översikt över mallar Skapa mall Rätta i mall Användaråtkomst Frågor och support

3 Vad är Jobbsafari QuickApply? Jobbsafari QuickApply är ett system som hjälper dig att hantera dina rekryteringar på ett smartare, enklare och mer professionellt sätt. Glöm en oöverskådlig mejlkorg och röriga Excel-ark, för nu kan du: Få en enkel överblick över alla inkomna ansökningar, även om det är många sökande Bekräfta mottagning av en ansökning, kalla till intervju och skicka avslag med några få klick Värdera och bedöma de sökande på ett överskådligt sätt Göra anteckningar som du även kan ge dina kolleger tillgång till Förutom att Jobindex QuickApply är lätt att navigera i, ger det ett bra första intryck av ditt företag ett intryck som är guld värt i kampen om att locka till sig de bästa kandidaterna. 3

4 Så kommer du igång För att kunna använda systemet måste du logga in på din kundsida på Jobbsafari. På jobbsafari.se klickar du på För arbetsgivare till höger i menyfältet. När du har loggat in ska du klicka i fliken Din kundsida i menyfältet "För arbetsgivare". Där loggar du in via Logga in som företag i det övre högra hörnet. 4

5 Öppna ärenden På din kundsida finns det en ruta som heter Jobbsafari QuickApply. Här visas den/de jobbannonser som du har kopplat till Jobbsafari QuickApply. Klicka på jobbtiteln för att se det specifika ärendet. Eller på Se alla uppdrag för att komma till förstasidan för Jobbsafari QuickApply med en lista över alla dina ärenden. 5

6 Kandidatlistan: överblick över ansökningarna När du går in på ett specifikt ärende kan du få en överblick över ansökningarna. Du kan se vilka kolleger som har tillgång till ärendet, och hur du eller dina kolleger har värderat de olika ansökningarna. Genom att använda filtren i Översikt -rutan kan du enkelt byta mellan visningar. Välj t.ex. Ansökningar totalt för att få en lista över alla ansökningar eller Olästa meddelanden för att bara se nyinkomna ansökningar. I översta högra hörnet kan du dessutom se vem som har tillgång till ärendet. Om det står ett "?" vid ansökningens status betyder det att kandidaten inte har bekräftat sin e-postadress. För att se den sökandes kontaktinformation kan du antingen hålla musen över namnet för en snabb visning, eller kan du trycka på den sökandes namn för att komma till kandidatsidan med all information. 6

7 Kandidatbladet: själva ansökningen och korrespondensen På kandidatbladet har du en samlad överblick över historiken och du kan löpande utvärdera ansökningen. Här finns själva ansökningen, CV't, eventuell korrespondens samt dina eller din kollegas anteckningar och ändringar av rating/stjärnmarkering. Längst ner på sidan har du också möjlighet att kommunicera med den sökande. Den sökandes historik. Överst hittar du den sökandes CV och ansökning. På den högra sidan hittar du den sökandes kontaktinformation. Om den sökande tidigare har sökt jobb hos er via Jobbsafari QuickApply kan du se de tidigare ansökningarna. Skicka meddelande till den sökande antingen genom att använda en mall eller skriva fritt. Här kan du skriva dina interna anteckningar. Anteckningarna är endast synliga för kolleger med tillgång till ärendet. Här kan du tilldela en enskild ansökning en viss status. Här kan du värdera den enskilda ansökningen med 0 3 stjärnor. 7

8 Värdering av ansökningar Du kan värdera och behandla flera ansökningar på en gång via kandidatlistan. Du ändrar ansökningens status med en markering och att därefter välja passande status. Om du markerar flera ansökningar kommer statusen att ändras för alla på samma gång. Du kan också värdera ansökningar med hjälp av stjärnorna under "Rating". Om du värderar ansökningarna genom att använda stjärnmarkeringen eller ger dem en passande status under "Status",kan du därefter enkelt sortera dem utifrån dessa kriterier.disse kriterier. Du sorterar ansökningarna genom att välja vad som ska visas: Alla ansökningar med t.ex. 1, 2 eller 3 stjärnor eller alla ansökningar med statusen "Väntar, ska få avslag". När du har markerat vissa ansökningar kan du skriva ett meddelande till alla på en gång, antingen genom att använda en mall eller skriva fritt (se mer på s. 10). 8

9 Meddelandefunktionen: skicka till en sökande Du kan skicka meddelande till en eller flera sökande på samma gång. Om du vill skriva ett meddelande till en sökande kan du välja att: Antingen använda en mall. Eller skriva själv. Om ansökningen samtidigt ska ha ny status väljer du det här. Några mallar är inställda så att status för den sökande ändras automatiskt. Om du t.ex. använder mallen "Avslag"-ändras status automatiskt till "Avslag". 9

10 Meddelandefunktionen: skicka till flera sökande på samma gång För att kunna skicka meddelande till flera sökande på samma gång ska du först välja vem du vill kontakta. Du sorterar enkelt i ansökningarna genom att välja "Rating", "Status" eller kryssa för (såsom beskrivs under Värdering av ansökningar på sidan 8). Om du väljer att sortera med kryss markerar du här vem du vill kontakta. När du har sorterat efter "Rating" eller "Status" väljer du alla sökande genom att sätta kryss i denna ruta. Eller väljer du här om du vill sortera efter "Rating" eller "Status". 10

11 Meddelandefunktionen: skicka till flera sökande på samma gång (fortsättning) Med kryss för vissa sökande kan du skriva ett meddelande till dem alla på en gång. Välj mall. allarna använder variabler som inför rätt information i mallens text. Här t.ex. [% personname %] för den sökandes namn. Välj ny status. 11

12 Mallar I Jobbsafari QuickApply finns meddelandemallar som du kan använda för bekräftelse, statusmeddelande och avslag till de sökande. Mallarna finns både på danska och engelska och kan anpassas efter dina önskemål. Du kan dessutom skapa en ny mall för ett specifikt ärende. På kandidatlistan för varje ärende hittar du Mallar för dialog med kandidaterna längst ner på sidan. Klicka på "Skapa/redigera mallar" för att komma till mallöversikten, där du kan skapa eller redigera mallar både för det specifika ärendet och för alla ärenden. Du hittar också mallöversikten via förstasidan för Jobindex QuickApply om du klickar på knappen Hantera mallar. Om du hittar mallöversikten på detta sätt kan du bara skapa eller redigera mallar för alla ärenden, inte för ett specifikt ärende. 12

13 Översikt över mallar Här ser du en översikt över alla mallar för alla ärenden. Du kan skapa nya, redigera befintliga eller radera mallar. Du kan skapa en ny mall genom att trycka på knappen Skapa mall (se mer på s. 14). Mallar kan ställas in så att status för ansökningen ändras automatiskt. Här kan du se vilken status ansökningen kommer att få om denna mall används. Här kan du se om mallen är tillgänglig för ett specifikt ärende eller för alla ärenden. Klicka på namnet för att rätta i en mall. Klicka på "Förhandsgranska" för att se hur mallen ser ut. Om du vill skapa en variant av en befintlig mall väljer du Kopier och sparar den med ett nytt namn. För att radera en mall trycker du på Radera. 13

14 Skapa en mall När du har valt att skapa en mall ska du välja tillstånd. Tillstånd är den status ansökningen får på kandidatlistan efter att du använt denna mall. Väljer du "Vanlig", blir statusen oförändrad. Om du väljer "Avslag" får ansökningen statusen "Avslag", efter att du har skickat meddelandet. Ge mallen ett namn. Här kan du välja om det ska vara en mall som ska kunna användas för alla ärenden, eller uteslutande för ett specifikt ärende. Använd listan över variabler för att skapa en mall som inför rätt information i malltexten. OBS: Om du kommit in på mallarna från förstasidan för Jobbsafari QuickApply kan du bara skapa mallar för alla ärenden här. 14

15 Rätta i mall Såhär rättar du i en mall: Du kan rätta i namnet på mallen och i själva texten. Använd listan över variabler för att införa rätt information i malltexten. 15

16 Användaråtkomst Från kandidatlistan kan du se vem som har tillgång till ärendet. Användare med markeringen Anställande ledare eller Ansvarig kan ge andra användare åtkomst. Det görs genom att trycka på Administrera åtkomst. Du ger kolleger åtkomst genom att kryssa för deras namn. Om den person som du vill lägga till inte finns med på listan kontaktar du Jobbsafari på eller telefon

17 Frågor och support Om du har frågor eller behöver support kan du kontakta Jobbsafari på eller telefon

18