Manual för Readsoft Online- User/användare

Transkript

1 Hogia Performance Management AB Manual för Readsoft Online- User/användare Användarinstruktion för Readsoft Online user/användare 0

2 Innehåll Hur får jag in fakturorna i Readsoft Online?... 2 Kom igång med Readsoft Online... 3 Användare i Readsoft Online... 3 Översikt... 3 Verifiera... 4 Tolka fakturor... 4 Utforska

3 Hur får jag in fakturorna i Readsoft Online? Det finns två sätt att få in fakturorna i Readsoft Online. Det vanligaste är att du scannat in fakturorna. Det andra alternativet är att leverantörerna själva mailar in fakturorna till Readsoft via mailadresser som du får av er projektledare. Nedan ser du en bild på hur ni ska sortera fakturorna när ni scannar själva. 2

4 Kom igång med Readsoft Online I Readsoft Online tolkar du era leverantörsfakturor. Fakturorna kommer in till tolken via att du scannar in dem eller att era leverantörer mailar fakturorna direkt in till tolken. Efter att fakturorna har blivit verifierade/tolkade, exporteras de vidare till Hogia Approval Manager där du ska importera in fakturorna. Användare i Readsoft Online I driftsättningsfasen hjälper er projektledare er att lägga upp er som användare i Readsoft Online. Användarna får då inloggningsuppgifter skickat till sig. Det första du gör är att gå till webbsidan och logga in med de inloggningsuppgifter som du tilldelats i mailet. När du loggat in byt då lösenordet till något som du kommer ihåg. Översikt När du loggat in som Användare/user får du på förstasidan en översikt över vad som finns att arbeta med i Readsoft. De fakturor som är klara för att verifiera är de som ligger För verifiering. Fakturorna ligger också under Pågår. Det som ligger under Pågår är alla fakturor i tolken vare sig de är klara för att tolkas eller håller på att importeras eller exporteras. Det är först när de ligger under För verifiering, du kan gå in och börja tolka fakturorna. Den siffran som står framför för verifiering/pågår behöver inte betyda antalet fakturor utan kan också vara en bunt som innehåller flera fakturor. För att börja verifiera fakturorna klicka på fliken Verifiera eller X för verifiering. 3

5 Verifiera Under fliken Verifiera ligger alla fakturor/buntar som är klara för verifiering. Om du vill veta hur många fakturor en bunt/rad innehåller, kan du klicka på raden och då visas det ute till höger hur många fakturor som finns i bunten. I detta listläge kan du sortera buntarna efter när de blivit mottagna/organisation/skapad av. Om du klickar på någon av dessa alternativ, sorteras de i ordning. För att börja tolka fakturor bockar du i rutan framför raden och sen klickar på starta. Det går bra att bocka i flera rader samtidigt då kommer de upp efter varandra i verifieringsläget. Tolka fakturor När du kommer in i verifieringsläget, är det dags att börja tolka fakturan. Fakturan är färdigtolkad när alla fält på högersidan är gröna och du har sett att fälten stämmer överens med fakturan. Det är alltså användarens uppgift att se till att tolken verifiera fakturan rätt. När alla fält är gröna tänds knappen OK och du kan godkänna att fakturan ska gå vidare för export till Hogia Approval. 4

6 När du ska verifiera fakturan och gå in genom de olika fälten, är det lättast att använda sig av TABtangenten. Då hoppar markören alltid vidare till nästa gröna fält, och fältet som tolkats på fakturan förstoras upp och du kan lätt se vart i fakturabilden tolken har hittat fältet som tolkats. Använder du Entertangenten, hoppar den vidare till nästa gula fält. Om fältet är grönt tror tolken att den hittat rätt fält/värde på fakturan, men det är ingen garanti för att det är rätt. Därför är det viktigt att du kontrollerar alla fält. Är ett fält gult har tolken inte hittat rätt fält på fakturan alternativt att den tycker att det är ett felaktigt värde. För att rita ut ett fält på fakturan ska du hålla ner Ctrl-knappen samtidigt som du med håller nere höger musknapp. Då går markören från att vara en vit hand till en svart prick och du kan rita en ram runt fältet. Släpp sedan höger musknapp och sen Ctrl-knappen. Du har nu ritat ut fältet och det ska nu komma upp i rätt fält på höger sida. När du ritar ut fält på fakturan, lär du tolken vart den ska leta efter just det fältet för just denna leverantör. Om du skriver in ett värde, har du inte lärt tolken vart den ska hitta värdet på fakturan och fältet kommer att bli gult nästa gång också. Du kan även dubbelklicka på fältet som du vill att tolken ska komma ihåg. Alla leverantörer är nya för tolken till en början. Första gången du får en faktura från en leverantör, kommer du att få skriva in namnet på leverantören. Nästa gång du får en faktura från samma leverantör, ska tolken känna igen leverantören. Du kan i fakturabilden zooma in på fakturan om du vill se mer av fakturan eller om du vill se bättre när du ska rita ut ett fält. Detta gör du men zoom-knapparna till höger om fakturan eller genom att använda mouse-wheel på din mus. När alla fält är gröna och du är nöjd med informationen i fälten, klickar du på OK eller Ctrl+Enter för att komma tillbaka till listan eller nästa faktura. Dessa knappar finner du över fakturan i verifieringsläget. Nedan får du en förklaring till de som är användbara för dig Återgår till listan över scannande fakturor 2. Hoppa till nästa bunt om du bockat i flera buntar 3. Dela upp dokumentet om det är flera fakturor i ett dokument 4. Spara, du kan spara mitt i en verifiering 5. Avvisa dokument 6. Radera, har du scannat en faktura fel kan du med denna knapp ta bort fakturan 7. Begäran om information. Med denna knapp kan du maila tillbaka fakturan till leverantören, om den blivit mailad in av leverantören eller till en kollega 8. Feedback. Om du har problem med att tolken inte hittar värden trots att du lärt den att leta efter fält på fakturan, kan du skicka denna information till Readsoft via denna knapp. Skriva vad som felar och Readsoft kan då se över sina mallar. Detta är inget supportverktyg, du kommer inte att få något svar från Readsoft men du ska inom kort se en förbättring. 9. Skriv ut. Men denna knapp kan du skriva ut fakturan 5

7 Utforska Under Utforska kan du gå in och titta på historiken över dina fakturor. Här kan du se status över de fakturor som kommit in till tolken. Klickar du på pilen framför fakturan, får du fram ett öga. Klickar du på ögat kan du härifrån se fakturabilden. Ifrån fliken Utforska kan du Radera en hel bunt genom att markera bunten och klicka på soptunnan. I denna manual har vi valt att inte gå igenom alla menyer utan bara de som används. Vill du ha mer information om någon meny är du välkommen att kontakta oss. Behöver du mer hjälp logga in på eller tryck på F1 i programmet för att nå hjälpen. Support: approval.support@hogia.se Arbetsgång: 1. Skanna fakturorna eller maila in fakturorna 2. Verifiera fakturorna genom att logga in Readsoft Online 3. Gå in i ekonomiprogrammet och öppna Approval och bearbeta fakturorna 6