Användarguide. Komma igång med HR Supporten (HRS) Användare Svarsmail Tjänster Rekryteringsprocess Gruppmail Mina sidor

Transkript

1 Användarguide Innehållsförteckning Komma igång med HR Supporten (HRS) Användare Svarsmail Tjänster Rekryteringsprocess Gruppmail Mina sidor Komma igång med HR Supporten (HRS) innehållsförteckning Efter inloggning kommer man till sidan med alla upplagda lediga tjänster. Eftersom allt arbete i HRS oftast utgår från denna sida kommer vi fortsättningsvis i texten att referera till den som förstasidan. Så här ser menyraden ut på förstasidan: Så här enkelt är det att komma igång med HR Supporten. Lägg till användare. En administratör av HRS kan lägga till rekryteringsansvariga och rekryterare som nya användare. En rekryteringsansvarig kan endast lägga till nya rekryterare. Skapa svarsmail. Svarsmail skickas automatiskt ut till de som söker lediga tjänster. I HRS finns ett fördefinierat alternativ på utformning av svarsmail som kan användas direkt men man kan även skapa nya svarsmail efter eget önskemål. Registrera lediga tjänster. Lediga tjänster som registreras i HRS kommer automatiskt att synas på Er organisations HRS-sida med lediga tjänster. Automatisk uppladdning av ledig tjänst kan även göras till Platsbanken. Efter dessa tre ovannämnda steg är rekryteringsprocessen klar att påbörjas. Användare innehållsförteckning

2 Ny användare Klicka på Användare på första sidan i HRS och sedan Ny användare. Fyll i de personuppgifter som efterfrågas, Förnamn, Efternamn etc. Var noga med att fylla i e-postadressen korrekt eftersom personens inloggningsuppgifter automatiskt skickas dit när du klickar på Spara. En Rekryteringsansvarig kan enbart lägga till användare som skall vara med i rekryteringsgrupper. En Administratör av HRS MultiFlex kan välja från rullgardinen vid Användarstatus om personen skall vara: Rekryteringsansvarig eller Rekryterare. Administratör kallas den användare som kan se/göra allt i HRS samt kunna lägga upp och administrera rekryteringar åt de rekryteringsansvariga. Rekryteringsanvarig är en person som är ansvarig för rekryteringar. Rekryterare är en person skall ingå i rekryteringsgrupper för olika tjänster. När alla uppgifter är rätt ifyllda och stavningen är korrekt klickar du på Spara. Ett mail går omgående och automatiskt iväg till den nya användarens e-postlåda med inloggningsuppgifter i form av: Användarnamn: Personens e-postadress. Lösen: En slumpmässig kod av siffror och bokstäver som kan ändras under Mina sidor. Personen är nu redo att logga in och använda HR Supporten. En användare läggs bara upp en gång och sparas sedan i HR Supporten för att vara valbar, antingen som rekryteringsansvarig eller rekryterare, vid framtida rekryteringar. Inmatningsformulär för personuppgifter. Uppdatera användare En Administratör kan kontrollera eller ändra på andra användares personuppgifter genom att klicka på Användare på första sidan i HRS och sedan på personens namn för att öppna formuläret med personuppgifter.

3 Varje användare kan ändra sina egna uppgifter under Mina sidor.. Svarsmail Lägga upp egna, eller ändra på befintliga Svarsmail görs genom att klicka på Svarsmail på förstasidan. innehållsförteckning Använd rullisten under Textmall för att inspektera vilka svarsmail som finns tillgängliga. Svarsmailet Automatsvar är fördefinierat i HRS och klart att användas. Formulär för Svarsmail. Formulär för svarsmail. Befintlig mall vald Önskas en ny svarsmail görs detta genom att klicka på Ny. I rutan Meddelande

4 skriver du ditt svarsmail som du sedan kan välja när du lägger upp en ny tjänst. Svarsmailet skickas automatiskt till den sökande med minst 1 timmes fördröjning från det att kandidaten skickar in sin ansökan och skickas endast ut under kontorstid. Formulär för svarsmail. Nyupplägg av svarsmail. De gröna pilarna är till för att kunna skapa ett svarsmail som sen kan användas för olika tjänster. Ex: Hej (klicka på grön pil vid /Sökandes förnamn/) #namn#. (Detta för att automatiskt växla till rätt förnamn i svaret till den sökande.) Vi vill med detta mail tacka för din ansökan till tjänsten som (klicka på grön pil / Tjänst/) #jobref#. Med Vänlig Hälsning (klicka på de 4 nedersta gröna pilarna för att underteckna efter önskemål). När ditt svarsmail är klart sätter du ett namn på din mail-mall vid Namn på ny mall. Sedan Spara. Klicka på Tillbaka för att gå till förstasidan i HRS och, antingen skapa Ny tjänst eller gå in på Ändra, klicka på rullisten vid Svarsmail vid ansökan och välj den svarsmail som önskas. Ställ muspekaren på den blå infoknappen och kontrollera innehållet i svarsmailet och Spara. Detta mail kommer automatiskt att skickas som svarsmail till alla sökande till denna tjänst. Tjänster Registrera ny ledig tjänst. Klicka på Ny tjänst på förstasidan i HRS. innehållsförteckning Antal tjänster: Fyll i antal lediga platser för denna tjänst. Skicka tjänst till Platsbanken: Klicka i om tjänsten skall publiceras på Platsbanken. (Obs! Endast om finns det avtal med Platsbanken.) Svarsmail vid ansökan: Välj den svarsmail som den sökande kommer att få i retur på sin ansökan. Detta sker med minst 1 timmes fördröjning och skickas endast ut under kontorstid.

5 Tjänst: Yrkesnamn, den benämning som är mest passande för den lediga tjänsten. Referens: Intern unik benämning på denna specifika tjänst. Yrkesområde, Yrkesgrupp, yrke: Benämning/klassificering av den lediga tjänsten. Publiceringsdatum: Klicka på almanackan och välj önskat datum. Detta datum styr när annonsen publiceras på er sida med Lediga tjänster och på Arbetsförmedlingens Platsbank. Sista ansökningsdag: Efter detta datum ligger inte tjänsten sökbar på er sidan i HRS med Lediga tjänster eller på Arbetsförmedlingens Platsbank. OBS! Om du bockar i Plocka bort tjänst från Platsbanken och sparar, kan inte annonsen förlängas vid en senare tidpunkt. Beskrivning av tjänsten. Beskrivning av ingående arbetsuppgifter. Nödvändiga kvalifikationer. Önskvärda ytterligare kvalifikationer. Har arbetsplatsen en annan adress än den angivna kan ny adress registreras under Arbetsplatsens adress. Välj Ny adress i rullgardinen och fyll i de nya adressuppgifterna.

6 Kontaktperson/er, Fackrepresentant/er och Rekryteringsansvarig markeras från rullisterna. Saknas personer som skall vara kontakter/representanter för denna tjänst måste de läggas upp under Ny användare. De personer som tillsammans med den rekryteringsansvarige skall medverka i rekryteringen markeras i rutan för Rekryteringsgrupp. Saknas personer som skall ingå i rekryteringsgruppen måste dessa läggas upp under Ny användare. Formulär för tjänst. Nyupplägg av tjänst. Önskar man ange egna frågor till de sökande att besvara på ansökningssidan bockar man för respektive fråga och skriver in frågan i inmatningsfältet. Fråga 1 utformas som en alternativfråga där svarsalternativen är Ja eller Nej. Fråga 2 utformas som en alternativfråga där svarsalternativen är Ja eller Nej. Fråga 3 utformas så att den kan besvaras med fritext. Spara efter avslutad inmatning! Formulär för tjänst. Nyupplägg av tjänst. Redigera befintlig ledig tjänst.

7 Klicka på Ändra. Klicka i Uppdatera Platsbanken om ändringen skall skickas till Platsbanken. Klicka i Plocka bort tjänsten från Platsbanken om tjänsten skall plockas bort innan sista ansökningsdag. Inmatningsformuläret för tjänster visas. Korrigera alla eventuellt felaktiga uppgifter. Om sista ansökningsdag har passerats kommer markeringsrutan Rekrytering avslutad att visas. Med denna ibockad syns inte tjänsten längre på förstasidan. Genom att klicka i Historik på förstasidan visas alla avslutade rekryteringar. Glöm inte att spara. Historik Bocka i rutan vid Historik och du ser de rekryteringar som redan är klara och avslutade. ICOS-sidan (Instant Concept Operating System) All Right Reserved. innehållsförteckning

8 ICOS-sidan. Arbete med rekryteringsprocessen. Grovgallra Klicka på Referens för den tjänst som du vill grovgallra de inkomna ansökningarna. Klicka på den kandidatens namn som du vill börja arbeta med.

9 Sidan för Sammanfattande CV visas. Syftet med SCV, Sammanfattande CV (All rights reserved), är att du har all information på en och samma sida för att snabbt kunna göra en grov gallring och få fram de kandidater/sökande som är mest intressanta för tjänsten.

10 Studera kandidatens SCV och besluta om personens ansökan är Intressant (grön), Tveksam (gul) eller Ej intressant (röd) och markera ditt val högst upp på SCV-sidan. Önskar du mer information om kandidaten klickar du på Visa CV och/eller Visa personligt brev och gör därefter ditt val och markering.

11 För att gå vidare till nästa kandidat klickar du på någon av pilarna till höger om Intressant högst upp på SCV-sidan. Pilarna används för att navigera mellan Första, Föregående, Nästa och Sista ansökan. Samma procedur görs för nästa ansökan o.s.v. tills alla SCV är gjorda. Tillbaka på ICOS-sidan finns ett antal varianter för att rangordna kandidaterna. Du kan få dem i bokstavsordning på förnamn eller bostadsort, se vilket åldersspann de sökande har eller rangordna efter den kategorisering som är gjord. Förutom Kategori kan filtrering ske även på Kön, Ledarskapserfarenhet och Tidigare erfarenhet. För Diariekort klickar du på det lilla gula hänglåset högst upp till höger i arbetsfältet. Där ser du också exakt när kandidaten sökte tjänsten.

12 Diarielista Oavsett vilken rangordning som gjorts kan en utskriftsvänlig lista fås genom att klicka på den blå pilen högst upp till höger i arbetsfältet. Utskriftsvänlig lista Under Loggbok kan kommentarer, information och kom-ihåg-anteckningar skrivas och ses av de som medverkar i rekryteringen. Tid och vem som gjort anteckningen noteras automatiskt.

13 Formulär för loggboken Gruppmail Gruppmail Om du önskar skicka ett gemensamt mail till alla sökande använder du funktionen Gruppmail. innehållsförteckning

14 Gruppmail nås genom att på förstasidan klicka på Referens för den aktuella tjänsten. ICOS-sidan kommer då att visas. Klicka på Gruppmail. Välj Alla i rullisten under Mottagargrupp. Mottagare av gruppmailet kommer nu att visa sig i rutan under Mottagare av mail längst ned på sidan. Gå sedan till rullisten under Textmall och välj vilket gruppmail som skall skickas.

15 Klicka på Skicka för att sända iväg gruppmailet. Vill du skapa en ny mall för ditt gruppmail klickar du på Ny.

16 I rutan Meddelande skriver du t.ex. följande exempel: Hej (klicka på grön pil vid /Sökandes förnamn/) #namn#, (Detta för att automatiskt växla till rätt förnamn i mailet till de sökande. De gröna pilarna är till för att kunna skapa ett gruppmail som sen kan användas vid olika utskick där förnamn, tjänst etc. växlar beroende på vilken person, tjänst osv. som adresseras.) Vi vill med detta mail tacka för din ansökan till tjänsten som (klicka på grön pil / Tjänst/) #jobref#. osv. Med Vänlig Hälsning Klicka på de 4 nedersta gröna pilarna för att underteckna efter önskemål. Avsluta med att namnge ditt gruppmail i boxen Namn på ny mall och Spara. Gruppmailet är klart för att skickas.

17 Önskar du undanta en eller flera sökande från ett utskick till Alla, måste den mörklila lampan längst till höger vid respektive sökande tändas (klickas på). Önskar du skicka olika gruppmail beroende på vilka kategorier de sökande har (Intressant Grön, Tveksam Gul, Ej Intressant Röd), måste du först kategorisera kandidaterna. Detta görs enklast på sidan Sammanfattande CV (all rights reseved). När alla dina ansökningar är kategoriserade går du till rullisten vid Kategori ovanför kandidaterna och väljer den grupp du vill gruppmaila till och klickar sedan på Gruppmail. Kontrollera därefter att Textmall, Mottagargrupp och Mottagare av mail stämmer. Klicka sedan på Skicka så går mailet automatiskt iväg till respektive mottagare.

18 Mina Sidor innehållsförteckning Färgsättning på texter och ramar kan ändras och ändring av lösenord kan göras här. Under Mina Sidor kan varje användare ändra sina egna personuppgifter. Systemadministratören kan även ändra uppgifter för företaget/organisationen. Om avtal finns med Platsbanken måste det 8-siffriga kundid-et anges för att möjliggöra ivägsändning av tjänst till Platsbanken. Det är även viktigt att företags/organisations-uppgifterna stämmer överens med de uppgifter som finns registrerade hos Platsbanken.