Bruksanvisning för KOHO

Transkript

1 Bruksanvisning för KOHO Anvisning Version 1.2 Godkänd Ansvarig person Risto Knuuti

2 1. Allmänt Åtgärder i KOHO Sök användare Rollen Contact Center Rollen behörighetskontaktperson Sökkriterier / Asterisker Sökresultat användaren hittades inte Sökresultat en användare Sökresultat flera användare Fält och knappar Ny ATJ-behörighetsansökning Ny identifikation, fönstret Användarinformation (KOHO0004) Fält och knappar Ny identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Fält och knappar Ny identifikation, fönstret Arbetsuppgifter (KOHO0005) Ny identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Ändra identifikation Ändra identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Ändra identifikation, fönstret Användarinformation (KOHO0004) Ändra identifikation, fönstret Arbetsuppgifter (KOHO0005) Ändra identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Byt lösenord Byt lösenord, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Byt lösenord, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Lås identifikation Lås identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Lås identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Radera identifikation Radera identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Radera identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Fönstret Kontaktpersoner (KOHO0010) Rapportfönster Rapporter, fönstret Hantera behörighetsansökningar (KOHO0002) Rapporter, fönstret Rapporter (KOHO0008) Status för ansökan Inkommen (Inkommen till Trafi) Under behandling (Under behandling vid Trafi) Klar (identifikation öppen) Klar (identifikation låst) Processen för administrering av ATJ-behörigheter Åtgärder som kräver godkännande av Trafi Åtgärder som inte kräver godkännande av Trafi Möjliga felsituationer Fel som användaren själv kan reda ut Fel när användaren ska kontakta IT-CC (ATJ-stödet) (2)

3 1. Allmänt KOHO är ett vertyg för intressentgruppernas behörighetskontaktpersoner och används för att hantera användarbehörigheter och användarinformation för ATJ. En behörighetskontaktperson kan anhålla om nya användarnamn, låsa och radera identifikationer, byta lösenord samt underhålla användarinformation. En behörighetskontaktperson har endast rätt att administrera de personers behörighet vars kontaktperson han eller hon är. Vilka verksamhetsställen en behörighetskontaktperson ansvarar för definieras i Trafis avtalspartnersystem, dvs. SOKU. Dessa verksamhetsställen meddelas till Trafi med den separata avtalspartnerblanketten A506. 3(3)

4 2. Åtgärder i KOHO 2.1. Sök användare När användaren loggar in i KOHO öppnas fönstret Hantera behörighetsansökningar där behörighetskontaktpersonen kan söka behörighetsansökningar till ATJ för användare vid verksamhetsställen som verkar på eget ansvar Rollen Contact Center I rollen Contact Center kan efternamn, förnamn, personbeteckning och användarnamn definieras som sökkriterium. Bild 1. Rollen Contact Center (KOHO0002) 4(4)

5 Rollen behörighetskontaktperson I rollen behörighetskontaktperson kan förnamn, efternamn, personbeteckning, användarnamn, verksamhetsställe och arbetsuppgift definieras som sökkriterium. Kuva 2. Rollen behörighetskontaktperson (KOHO0002) Sökkriterier / Asterisker En sökning av användare kan göras med sökkriterier som definieras i ett eller flera sökfält. Minst ett sökkriterium krävs. Sökningen kan göras t.ex. med asterisker (*) så att första delen av ett sökkriterium skrivs in och i slutet en asterisk. Asterisker kan användas i alla textfält. Exempel: Då sökkriteriet Vir* skrivs in i fältet för efternamn ger KOHO som sökresultat en lista över alla ATJ-användare som börjar på Vir inom behörighetskontaktpersonens ansvar, till exempel Virtanen, Virolainen, osv. Sökningen startas med knappen Sök. 5(5)

6 Sökresultat användaren hittades inte Om sökningen inte hittar en enda ATJ-användare i företaget meddelar KOHO Sökkriterierna gav inte en enda behörighetsansökan. Vill du lägga till en ny? När man väljer OK öppnas en tom behörighetsblankett för nya ATJ-användare och när man väljer Tillbaka aktiveras fönstret Hantera behörighetsansökningar Sökresultat en användare Om sökningen ger en användare öppnas informationen om denna användare automatiskt i läsläge Sökresultat flera användare Om sökningen gäller fler än en användare, skrivs en lista över alla dessa ut i KOHO-fönstret Hantera behörighetsansökningar. Användarinformationen på listan öppnas i läsläge när man klickar på den sökta personens efternamn. Om träffarna är många får man ett sökresultat där man kan bläddra bland användarna vid behov med en rullningslist i listans högra sida. Bild 3. Flera användare i sökresultatet (KOHO0002) 6(6)

7 Fält och knappar Efternamn Förnamn Personbeteckning Användarnamn Verksamhetsställe Arbetsuppgift Sök Töm Ny ansökan Rapporter (textfält) (textfält) (textfält) (textfält) (rullgardinsmeny) En listruta skapas enligt vilka verksamhetsställen behörighetskontaktpersonen har definierats för i SOKU (rullgardinsmeny) En listruta skapas enligt vilka avtal som i SOKU har definierats för verksamhetsställena i listan över verksamhetsställen. (knapp) Startar sökning (knapp) Tömmer sökkriterierna och resultatet (knapp) Öppnar en tom behörighetsansökning för en ny användare (textknapp) Öppnar ett rapportfönster 7(7)

8 2.2. Ny ATJ-behörighetsansökning En ny identifikation kan skapas med funktionen Sök eller Ny ansökan i KOHOfönstret KOHO0002 (se Sök användare) Om ansökan påbörjas med funktionen Sök bekräftas det samtidigt att användaren inte ännu har ett ATJ-användarnamn. Ansökan om ett nytt ATJ-användarnamn går i processen genom behandling och godkännande vid Trafi Ny identifikation, fönstret Användarinformation (KOHO0004) Börja ansökan med att fylla i åtminstone alla obligatoriska uppgifter. Obligatoriska uppgifter anges med en stjärna (*) i ansökan. Tryck på knappen Nästa Fält och knappar Förnamn * Annat namn Efternamn * (textfält) Obligatorisk uppgift (textfält) (textfält) Obligatorisk uppgift Personbeteckning * (textfält) Obligatorisk uppgift För ett företag kan endast en ATJ-identifikation per personbeteckning sökas. Arbetsbeteckning Fax E-post (textfält) (textfält) (textfält) LTJ-användarnamn (textfält) Användarens eventuella LTJ-identifikationer kan läggas in. Om identifikationerna är flera används semikolon (;) som avskiljare Arbetstelefon Mobiltelefon Huvudspråk Huvudspråk Företagets namn * (textfält) (textfält) (textfält) (rullgardinsmeny) (inaktivt textfält) För en behörighetskontaktperson kommer namnet på en persons företag automatiskt upp i fältet. För en ContactCenter-person visas en rullgardinsmeny över alla företag. Verksamhetsställen * (listfält) Obligatorisk uppgift 8(8)

9 I fältet kommer alla verksamhetsställen upp som har definierats för en persons ATJ-identifikation, samt en separat lista över företagets alla andra verksamhetsställen som inte ingår i den aktuella behörighetskontaktpersonens ansvar. I så fall kan administreringen av ett användarnamn flyttas från en behörighetskontaktperson till en annan om de verksamhetsställen som administreras inte är desamma. (knapp) Knapp som öppnar listrutan för verksamhetsställen. Knappen finns på högra sidan i listfältet Verksamhetsställen. Välj verksamhetsställen (listruta) Välj i listan de verksamhetsställen som ska definieras för användaren och tryck på OK. Om listan med verksamhetsställen är lång kan listan rullas med rullningslisten. OK-knappen finns alltid i slutet av listan. Avbryt behandling Klar Föregående Nästa (knapp) Avbryter skapandet av en ny ansökning och går tillbaka till fönstret Hantera behörighetsansökningar (knapp) Går till fönstret förhandsgranskning där ansökningen skickas för behandling av Trafi. Observera dock att inga ansökta behörigheter ännu har definierats i detta steg. (knapp) Knappen är inaktiv eftersom det inte finns något föregående fönster (knapp) Går till nästa fönster i ansökan 9(9)

10 Bild 4. Välj verksamhetsställen (KOHO0004) 10(10)

11 Ny identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Ange användarens eventuella kompetensuppgifter i fönstret Uppgifter om ansökan Uppgifterna i detta fönster är obligatoriska endast för vissa branscher. Därmed har inga regler för vad som är obligatoriska uppgifter i fälten i fönstret Uppgifter om ansökningen definierats, med undantag av erfarenhetstid och datum för genomgången utbildning, om valet har gjorts i kompetensuppgifterna Fält och knappar Bild 5. Uppgifter om ansökan (KOHO0006) 11(11)

12 Ny identifikation, fönstret Arbetsuppgifter (KOHO0005) I fönstret Arbetsuppgifter kan du ansöka om behörighet för en användare i ATJsystemet. Välj för användaren den ATJ-arbetsuppgift som motsvarar användarens arbetsuppgift och tryck på Klar. En ATJ-arbetsuppgift innehåller behörighet till system som krävs för att utföra arbetsuppgiften Arbetsuppgifter inom produktion innehåller alltid behörighet även till utbildningsmiljö. Därmed behövs ingen separat ansökan om utbildningsbehörighet. Ansökan om arbetsuppgifter kräver behandling och godkännande av Trafi. Radering av en arbetsuppgift kräver inte Trafis godkännande. Bild 6. Arbetsuppgifter (KOHO0005) 12(12)

13 Ny identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Kontrollera att uppgifterna är korrekta. Om uppgifterna är korrekta trycker du på knappen Skicka ansökan. Ansökan går till den som kontrollerar och godkänner behörigheter vid Trafi. Efter att Trafi har kontrollerat och godkänt/förkastat ansökan skickas automatisk e-post från Trafi till behörighetskontaktpersonen så att denna vet att ansöknan har behandlats och godkänts/förkastats. Därefter kan behörighetskontaktpersonen söka användarens ansökan kompletterad med användarnamn och lösenord i KOHO. Bild 7. Fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Behörighetskontaktpersonen ska lämna ut ATJ-identifikationen till användaren på ett datasäkert sätt. Det är inte tillåtet att skicka ATJ-identifkation med oskyddad e-post! Om en ATJ-identifikation har skickats med oskyddad e-post ska den omedelbart raderas och vid behov en ny ATJ-identifikation sökas i stället. 13(13)

14 2.3. Ändra identifikation Börja med användarsökning när identifikation ska ändras (se Sök användare) Ändra identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Funktionen Redigera ansökan öppnar ansökan i skrivläge. Om inga ändringar görs går du ur detta läge med Tillbaka. Obs! Radera Ansökan raderar användarnamnet. Bild 8. Ändra identifikation (KOHO0006) 14(14)

15 I fönstret Uppgifter om ansökan kan du definiera kompetensuppgifter. Bild 9. Behörighetsuppgifter (KOHO0006) 15(15)

16 Om Tidigare användarerfarenhet och/eller Utbildning ordnad av arbetsgivaren väljs, aktiveras fälten för erfarenhetstid och datum för avlagd utbildning/kurs och blir obligatoriska att fylla i. I annat fall är fälten inte obligatoriska att fylla i. Fältet Mer information är valbart. Bild 10. Tidigare användarerfarenhet (KOHO0006) Tryck på Föregående för att komma till fönstret Användarinformation. 16(16)

17 Ändra identifikation, fönstret Användarinformation (KOHO0004) I fönstret Användarinformation kan uppgifterna i de aktiva fälten ändras. Bild 11. Ändra identifikation, Användarinformation (KOHO0004) 17(17)

18 Listrutan med uppgifter om verksamhetsställen öppnas med en knapp försedd med tre punkter ( ) på högra sidan av fältet Verksamhetsställen. I listan som öppnas kan du välja verksamhetsställen där en ATJ-användare arbetar. När du trycker på OK efter valen uppdateras de valda/raderade verksamhetsställena i fältet Verksamhetsställen. Bild 12. Listruta med verksamhetsställen (KOHO0004) Tryck på knappen Nästa så kommer du tillbaka till fönstret Uppgifter om ansökan. Tryck en gång till på Nästa så kommer du till fönstret Arbetsuppgift. 18(18)

19 Ändra identifikation, fönstret Arbetsuppgifter (KOHO0005) I fönstret Arbetsuppgifter kan du ansöka om behörigheter för en användare eller radera dem. Välj för användaren den ATJ-arbetsuppgift som motsvarar användarens arbetsuppgift och tryck på Klar. ATJ-arbetsuppgiften innehåller behörighet till system som krävs för att utföra arbetsuppgiften Arbetsuppgifter inom produktion innehåller alltid behörighet även till utbildningsmiljö. Därmed behövs ingen separat ansökan om utbildningsbehörighet. Ansökan om arbetsuppgifter kräver behandling och godkännande av Trafi. Radering av en arbetsuppgift kräver inte Trafis godkännande. Bild 13. Välj arbetsuppgifter (KOHO0005) 19(19)

20 Ändra identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) I fönstret Kontrollera uppgifter kan du kontrollera på nytt att uppgifterna har skrivits korrekt. När du trycker på "Skicka ansökan kontrollerar även KOHO att uppgifterna är korrekt ifyllda. Om en uppgift inte uppfyller kraven i ATJ rapporteras detta i ett meddelande som visas för användaren. Du kan vid behov gå tillbaka och ändra uppgifter genom att trycka på Ändra ansökan. Du kan också om du önskar avbryta behandlingen med knappen Avbryt behandling, vilket gör att de redigerade uppgifterna inte sparas i systemet. Bild 14. Kontrollera uppgifter (KOHO0007) 20(20)

21 2.4. Byt lösenord Byt lösenord genom att först göra en användarsökning (se Sök användare) Byt lösenord, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) När du har öppnat användarens ansökan i läsläge trycker du på knappen Byt lösenord. Bild 15. Byt lösenord (KOHO0006) 21(21)

22 Ansökans lösenordsfält öppnas i skrivläge. Byt det lösenord du önskar eller behåll förvalt lösenord och tryck på Klar. Lösenordet måste överensstämma med Trafis lösenordspolicy. Trafis lösenordspolicy beskrivs i lösenordsanvisningarna i KOHO samt på sidan Byt lösenord, dit du kommer från startsidan för ATJ. Bild 16. Lösenordsfält (KOHO0006) 22(22)

23 Byt lösenord, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Tryck på Skicka ansökan. Lösenordet byts genast för identifikationen. Om lösenordet inte överensstämmer lösenordspolicyn i ATJ rapporteras detta i ett meddelande som visas för användaren. Bild 17. Kontrollera uppgifter (KOHO0007) 23(23)

24 2.5. Lås identifikation Gör en användarsökning när du ska låsa en identifkation (se Sök användare) Lås identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Öppna ansökan i läsläge genom att trycka på Lås identifikation Bild 18. Lås identifikation (KOHO0006) 24(24)

25 Skriv in orsaken till radering/låsning i fältet Orsak till låsning. Detta är en obligatorisk uppgift när ett användarnamn låses. Bild 19. Orsak till radering eller låsning (KOHO0006) 25(25)

26 Lås identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Tryck på Skicka ansökan. Identifikationen låses genast. Om ingenting har skrivits i fältet Orsak till radering/låsning rapporteras detta i ett meddelande som visas för användaren. I så fall skickar inte KOHO låsningsinformation till systemet och identifikationen låses inte. Du kan gå in och lägga till uppgiften genom att trycka på Ändra ansökan. Du kan även avbryta behandlingen med knappen Avbryt behandling och kommer då tillbaka till Uppgifter om ansökan och identifikationen låses inte. Bild 20. Kontrollera uppgifter (KOHO0007) 26(26)

27 2.6. Radera identifikation Gör en användarsökning när du ska radera en identifkation (se Sök användare) Radera identifikation, fönstret Uppgifter om ansökan (KOHO0006) Öppna ansökan i läsläge genom att trycka på Radera ansökan Bild 21. Radera identifikation (KOHO0006) 27(27)

28 Skriv in orsaken till radering i fältet Orsak till radering/låsning. Detta är en obligatorisk uppgift när en behörighetsansökan jämte ATJ-användarnamn raderas. Tryck på knappen Klar Bild 22. Orsak till radering (KOHO0006) 28(28)

29 Radera identifikation, fönstret Kontrollera uppgifter (KOHO0007) Tryck på Skicka ansökan och ansökan jämte användarnamn låses och arkiveras. Därefter kan identifikationen inte längre öppnas. Om ingenting har skrivits i fältet Orsak till radering/låsning rapporteras detta i ett meddelande som visas för användaren. I så fall skickar inte KOHO begäran om radering till systemet och ansökan varken raderas eller arkiveras. Du kan gå in och lägga till den saknade uppgiften genom att trycka på Ändra ansökan. Du kan även avbryta behandlingen med knappen Avbryt behandling och kommer då tillbaka till Uppgifter om ansökan och ansökan/identifikationen raderas inte. Bild 23. Kontrollera uppgifter (KOHO0007) 29(29)

30 2.7. Fönstret Kontaktpersoner (KOHO0010) I fönstret Kontaktpersoner visas vilka som är behörighetskontaktpersoner för de verksamhetsställen som definieras på behörighetsformuläret. Personerna på listan har rätt att administrera användarinformationen i formuläret. Du kan öppna uppgifterna om alla behörighetskontaktpersoner i fönstret genom att klicka på länken i efternamnet. Tillägg, raderingar eller uppgiftsändringar gällande verksamhetsställena som behörighetskontaktpersonerna ansvarar för kan endast göras med Avtalspartnerblanketten A506 och med e-post till Trafi. Bild 24. Kontaktpersoner (KOHO0010) 30(30)

31 2.8. Rapportfönster Rapporter, fönstret Hantera behörighetsansökningar (KOHO0002) Till fönstret Rapporter kommer du via länken Rapporter i nedre kanten av fönstret. Bild 25. Gå till fönstret Rapporter (KOHO0002) 31(31)

32 Rapporter, fönstret Rapporter (KOHO0008) Du kan skapa rapportvyer enligt verksamhetsställen eller arbetsuppgifter. Bild 26. Skapa rapport (KOHO0008) Skapa en rapport genom att trycka på Skapa rapport Användarna listas enligt verksamhetsställen (eller arbetsuppgifter) i rapporten när du söker 19 användare åt gången i systemet. När du trycker på länken Nästa återställs uppgifterna om de 20 följande användarna på listan enligt verksamhetsställen eller arbetsuppgifter. Tillbaka till Sök användare kommer du via länken Hantera behörighetsansökningar nere på sidan. Tillbaka till början av Rapporter kommer du via länken Rapporter nere på sidan. 32(32)

33 Bild 27. Användare enligt verksamhetsställen (KOHO0009) 33(33)

34 3. Status för ansökan 3.1. Inkommen (Inkommen till Trafi) Bild 28. Behörighetsansökan inkommen till Trafi (KOHO0006) 34(34)

35 3.2. Under behandling (Under behandling vid Trafi) Bild 29. Behörighetsansökan under behandling vid Trafi (KOHO0006) 35(35)

36 3.3. Klar (identifikation öppen) Bild 30. Behörighetsansökan klar (KOHO0006) 36(36)

37 3.4. Klar (identifikation låst) Bild 31. Behörighetsansökan klar, identifikation låst (KOHO0006) 37(37)

38 4. Processen för administrering av ATJ-behörigheter 4.1. Åtgärder som kräver godkännande av Trafi En behörighetskontaktperson ansöker om användarnamn eller behörigheter till ATJ En behörighetsansvarsperson/godkännare av arbetsuppgifter vid Trafi kontrollerar användarinformation och godkänner/förkastar behörigheterna och identifikationen. Information om åtgärden skickas tillbaka till behörighetskontaktpersonen. Behörighetskontaktpersonen loggar in i KOHO där identifikationen ska skapas för slutanvändaren (Obs. En ATJ-identifikation får inte överlämnas med oskyddad e-post) 4.2. Åtgärder som inte kräver godkännande av Trafi En behörighetskontaktperson kan med KOHO göra en ändring i en identifikation som inte kräver godkännande av Trafi (annat än ansökan om användarnamn, ansökan om arbetsuppgift eller öppning av en identifikation som har varit låst mer än ett år) Dessa uppgifter uppdateras genast i systemet. Vid radering, låsning och öppning av en identifikation samt byte av lösenord förekommer det en liten fördröjning före förändringen. 38(38)

39 5. Möjliga felsituationer 5.1. Fel som användaren själv kan reda ut - Felanmälningar gällande informationsinnehållet o Felaktigt informationsinnehåll o Företaget har redan en behörighetsansökan med personbeteckningen o Obligatorisk information saknas o Fel form på personbeteckningen 5.2. Fel när användaren ska kontakta IT-CC (ATJ-stödet) - Fel som gäller systemfel o Kontaktproblem o TimeOut-fel o Oförutsedda felsituationer - Fel som gäller behörigheter o Felkod 0 (Identifikationen har inget ou-attribut eller förmedlas inte till KOHO) o Du har inte ansvar för något verksamhetsställe 39(39)