PROJEKT SOM FRÄMJAR ÅTERVINNING AV NÄRINGSÄMNEN OCH FÖRBÄTTRAR TILLSTÅNDET I SKÄRGÅRDSHAVET

Transkript

1 PROJEKT SOM FRÄMJAR ÅTERVINNING AV NÄRINGSÄMNEN OCH FÖRBÄTTRAR TILLSTÅNDET I SKÄRGÅRDSHAVET Anvisningar till dem som söker finansiering,

2 1 ALLMÄNNA BEHÖRIGHETSVILLKOR Miljöministeriet har utarbetat ett program för främjande av återvinningen av näringsämnen och förbättring av Skärgårdshavets tillstånd. Inom ramen för programmet finansierar miljöministeriet utvecklingsprojekt som tjänar de mål och kunskapsbehov som miljöministeriet har angett i programmet. Projekten ingår i miljöministeriets forsknings- och utvecklingsverksamhet som syftar till att stärka kunskapsunderlaget för miljöförvaltningens grundläggande funktioner och strategiskt viktiga kärnfunktioner. Forsknings- och utvecklingsverksamheten syftar också till att för förvaltningens behov ta fram information med tanke på prognostiseringen och beslutsfattandet samt utvecklandet och genomförandet av den nationella och internationella miljöpolitiken och miljölagstiftningen. Företag, statliga ämbetsverk och inrättningar, forskningsanstalter och högskolor, kommuner, organisationer, stiftelser och andra juridiska personer kan ansöka om finansiering. Temat för varje ansökningsomgång meddelas i en annons. Finansiering beviljas för projekt som pågår högst 3 år. Finansiering beviljas inte för permanent verksamhet, utan projekten ska vara tidsmässigt avgränsade. Finansieringen utgör inte statsunderstöd. Det hör till att i användningen av ministeriets anslag iaktta lagar som rör statsfinanserna, bestämmelser och föreskrifter som utfärdats med stöd av dem, god förvaltningssed och god skötsel av ekonomin samt dessa anvisningar. 2 ANSÖKAN OM FINANSIERING Ansökan om finansiering görs på en sådan ansökningsblankett som avses i miljöministeriets annons. Som bilaga till blanketten utarbetas en projektplan och en kostnads- och finansieringskalkyl i enlighet med modellerna i bilaga 1 och 2. Ansökan kommer att utgöra bilaga till beslutet om beviljande av finansiering. Projektet ska hänföra sig till de teman som gäller för den aktuella omgången i finansieringsprogrammet och som meddelas i annonsen. Den som ansöker om finansiering ska delvis genomföra projektet med egen finansiering. Självfinansieringsandelen ska åtminstone utgöra 20 % av de totala kostnaderna. I fråga om allmännyttiga sammanslutningar kan andelen vara mindre, dock aldrig 0 %. Projektgenomföraren kan vara ett konsortium, om konsortiets parter har ingått ett samarbetsavtal och samtliga parter deltar i finansieringen och drar nytta av projektets resultat. En av konsortiets parter bör ha resultatansvar för projektet. Miljöministeriet riktar finanseringsbeslutet till den part som leder och ansvarar för hela projektet. Konsortierna ska själva sörja för den interna faktureringen. Vid entreprenad eller köp av tjänster skaffar den som beviljas finansiering en del av det arbete som behövs för projektet, eller leveranserna av tillbehör eller material, från utomstående producenter. Sådana köp av tjänster är t.ex. sådan planering i anslutning till projektet som skaffas på entreprenad, laboratorietjänster etc., där underleverantören inte själv deltar i finansieringen. Om kostnaderna för entreprenaden till mer än 50 % betalas med finansiering från miljöministeriet, bör den som beviljas finansiering iaktta lagen om offentlig upphandling (348/2007) i samband med entreprenaden.

3 I projektplanen bör det finnas en tydlig beskrivning av projektets mål, uppgifter, resultat och resultatrapportering till miljöministeriet samt de indikatorer med vilka man följer upp hur projektet framskrider och målen uppnås. I projektplanen ska också kostnaderna och finansieringen specificeras på det sätt som anges i kostnadsspecifikationen. De faktiska kostnaderna och finansieringen ska följas utifrån samma specifikation. Ansökan förkastas om projektplanen är bristfällig eller om ansökan inte motsvarar temat för ansökningsomgången eller på något annat sätt avviker väsentligt från anvisningarna. 3 VAL AV PROJEKT SOM FINANSIERAS Miljöministeriet bedömer och väljer ut de projekt som ska finansieras enligt följande kriterier: Direkta verkningar på vattenskyddet och återvinningen av näringsämnen Projektets varaktighet, utnyttjande av resultaten samt mångfaldigande Innovation och nya öppningar Arbetsplanens art Kostnadseffektivitet Sökandens sakkunskap i och erfarenhet av uppgifterna i fråga samt organisering av arbetet Andelen egen finansiering och övrig finansiering Miljöministeriet kan be om kompletterande information om projektet eller förhandla om innehållet, genomförandet, personalstyrkan, kostnaderna och finansieringen. Bland annat de övriga finansiärernas (villkorliga) engagemang bör säkerställas innan miljöministeriet fattar beslut om finansiering. När besluten väl har fattats blir alla som ansökt om finansiering underrättade om vilka projekt som finansieras. 4 GODTAGBARA KOSTNADER Godtagbara kostnader är endast sådana rimliga kostnader som är nödvändiga för att projektet ska kunna genomföras. Personalkostnader Som direkta lönekostnader godkänns den andel av en persons bruttolön som motsvarar den effektiva arbetstid som personen använder för projektet. Personalbikostnaderna består av indirekta arbetskraftskostnader (socialskydds-, pensions- och olycksfallsförsäkringsavgifter samt semesterpenning, semesterersättning och lön för frånvaro). Personalbikostnaderna meddelas i enlighet med de principer som tillämpas inom organisationen. Allmänna kostnader Allmänna kostnader är kalkylmässiga kostnader som täcker de administrativa kostnaderna och kapitalkostnaderna. De allmänna kostnaderna räknas som procent eller med koefficienter av lönekostnaderna för projektet (= direkta löner + personalbikostnader). Som allmänna kostnader godkänns endast den andel av de administrativa kostnaderna för projektet som kan hänföras till projektet i fråga (t.ex. telefon-, post- och sekreterartjänster och motsvarande kontorstjänster samt teknisk service och ledningsuppgifter), lokalkostnadernas andel (hyra, energi osv.) samt den andel som står för värdeminskningen hos egna maskiner, anordningar och byggnader, dvs. avskrivningar.

4 Om den som erhållit finansiering inte på tillförlitligt sätt kan räkna ut, eller av annan orsak inte anger, den koefficient för allmänna kostnader som härleds från bokföringsuppgifterna, godkänner miljöministeriet en koefficient som utgör högst 30 % av den sammanlagda summan av löner och personalbikostnader för projektets effektiva arbetstid. Andra godtagbara kostnader: Resekostnader enligt statens resereglemente Köpta tjänster/entreprenader samt material och tillbehör som är nödvändiga med tanke på genomförandet av projektet och där lagen om offentlig upphandling vid behov har iakttagits vid anskaffningen (se sid 2). En utredning om förfaringssättet, en betalningsspecifikation och faktureringsgrunder ska inlämnas på begäran. Kostnader som uppkommer vid offentliggörandet av projektets resultat och informationen om dem Andra eventuella kostnader (av särskilt motiverade skäl som godtagits på förhand) Som godtagbara kostnader räknas t.ex. inte representationsutgifter, stipendier, marknadsförings- och reklamutgifter, donationer och finansieringsutgifter. Mervärdesskatt I de anslag som miljöministeriet beviljar ingår inte mervärdesskatt. I beslutet om finansiering ger miljöministeriet särskilda anvisningar om hur mervärdesskatten ska behandlas. 5 GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING AV PROJEKTET SAMT RAPPORTERING När det meddelats positivt besked om finansiering för ett projekt nämns samtidigt namnet på den projektövervakare som fungerar som kontaktperson vid miljöministeriet. När projektet inleds ska den som beviljats finansiering sända miljöministeriet en detaljerad och schemalagd arbets- och kommunikationsplan över hur projektet ska genomföras. Planen ska vid behov uppdateras vartefter projektet framskrider. Om projektet inte kan genomföras på det sätt som presenteras i planen (bl.a. vad finansieringsplanen beträffar), ska den som beviljats finansiering utan dröjsmål underrätta miljöministeriet om alla ändringar som inte är obetydliga eller om annat som inverkar på hur anslaget används. En styrgrupp kan utnämnas för omfattande projekt eller projekt som drar nytta av expertisen i många intressentgrupper. Den som är övervakare vid miljöministeriet ska kallas till medlem av styrgruppen. Styrgruppen följer hur projektet framskrider samt stöder uppnåendet av målen och överföringen av resultaten till dem som ska dra nytta av projektet. Lägesrapporter och en slutrapport ska lämnas in till miljöministeriet. Rapportmallar finns i bilaga 3 och 4. Sådan information som är väsentlig för rapporteringen av resultaten men som också innehåller affärshemligheter ska presenteras i en separat bilaga, som inte offentliggörs. Eftersom slutrapporten för projektet är offentlig efter att projektet har avslutats, ska rapporten inte innehålla affärshemligheter.

5 6 PROJEKTKOMMUNIKATION Den som beviljas finansiering ska se till att det sprids information om projektet i tillräckligt bred utsträckning, t.ex. i form av pressmeddelanden i inhemska facktidningar vid projektstart och projektavslut. När det informeras om projektet ska det nämnas att miljöministeriet är finansiär. De viktigaste informationsinsatserna ska samordnas med miljöministeriet, dels i samband med att projektet inleds, dels när projektet avslutas och det informeras om resultaten. För projektet upprättas en egen webbplats med information om projektet och dess resultat. På webbplatsen bör det nämnas att projektet ingår i miljöministeriets program, och miljöministeriet ska nämnas som finansiär. Sidan länkas till miljöministeriets programsida (på finska Projektgenomföraren ska informera om sitt projekt i TEKES projektgalleri ( om projektet passar in i galleriet. Syftet med galleriet är att på en samlad plats ge synlighet åt de projekt som TEKES och andra offentliga finansiärer finansierar. 7 FAKTURERING Den som erhåller finansiering ska fakturera de faktiska utgifterna mot bevis på att arbetsprestationen utförts, t.ex. en rapport. Eftersom utgifterna bokförs det år de har uppstått, ska faktureringen ske senast vid årsskiftet i enlighet med den tidtabell som ges i finansieringsbeslutet. Projektgenomföraren kan fakturera för såväl faktiska utgifter som sådana utgifter som kan förutses på ett tillförlitligt sätt (t.ex. personalkostnader för december). I samband med delfakturor ska också en lägesrapport över hur projektet framskrider skickas till ministeriet. Lägesrapporten ska innehålla en specifikation över de faktiska kostnaderna och finansieringen på det sätt som anges i ansökan. Av specifikationen bör också framgå den faktiska finansieringen från andra deltagare. Bokföringsverifikat ska endast lämnas in på särskild begäran. För att den sista raten ska betalas ut måste arbetet ha mottagits och godkänts, och miljöministeriet ska ha godkänt slutrapporten. Fakturorna sänds till ministeriets adress för nätfakturor, som nämns i beslutet om finansiering. Fakturan och lägesrapporter/slutrapporten ska godkännas av övervakaren innan den sänds till nätfakturaadressen. 8 PROJEKTÖVERVAKNING Syftet med övervakningen av projekten är att säkerställa att projekten genomförs i enlighet med finansieringsbeslutet, överenskommelser och ministeriets övriga anvisningar. När ministeriet meddelar beslut om finansiering utses samtidigt en övervakare för projektet. Projektövervakaren fungerar som primär kontaktperson mellan projektgenomföraren och ministeriet. Övervakaren följer också upp genomförandet och användningen av miljöministeriets anslag. Projektövervakaren ska följa med projektets framsteg, arbetsplanen och utförandet av uppgifterna granska och kommentera lägesrapporterna och slutrapporten

6 övervaka och godkänna de anskaffningar som projektet medför samt förfarandena i anslutning till dem granska de räkningar som skickas till miljöministeriet fungera som rådgivare åt bägge parter Den som genomför projektet ska aktivt underrätta projektövervakaren om hur projektet fortskrider och om det finns behov att ändra på genomförandet. Den som beviljas finansiering ska på begäran, och utan ersättning, förevisa alla behövliga räkenskapsböcker och motsvarande handlingar för projektövervakaren för att klarlägga hur finansieringen använts. 9 RESULTATENS OFFENTLIGHET OCH IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Resultatens offentlighet Målet med miljöministeriets utvecklingsverksamhet är att resultaten av projekten ska kunna utnyttjas effektivt och på bred basis. Den grundläggande informationen om ett projekt som beviljats finansiering är offentlig (finansieringsbeslutet med bilagor) efter att beslutet meddelats. Slutrapporten från projektet är offentlig när projektet är slutfört. Immateriella rättigheter Äganderätten och de immateriella rättigheterna till projektets resultat, t.ex. upphovsrätten, förblir hos den som beviljats finansiering för projektet. Miljöministeriet har dock bestående rätt att använda och framställa exemplar av resultaten och göra resultaten tillgängliga för allmänheten samt att göra eller låta utföra ändringar i projektresultaten. 10 AVBRYTANDE OCH ÅTERKRAV AV FINANSIERING Miljöministeriet kan avbryta finansieringen av ett projekt, om det skett sådana förändringar i fråga om mål, framsteg, omständigheter eller personal som innebär att det inte längre kan anses ändamålsenligt att finansiera projektet. Om finansieringen av ett projekt avbryts på ovan nämnda grunder, betalar miljöministeriet den del av de faktiska kostnaderna för projektet som motsvarar beslutet fram till tidpunkten för avbrytandet. Miljöministeriet kan dra in finansieringen av ett projekt, om den som beviljats finansiering väsentligt bryter mot villkoren i finansieringsbeslutet eller om denna redan vid ansökan om finansiering har uppgett felaktiga uppgifter eller undanhållit information som hade kunnat påverka beslutet om finansiering eller villkoren i beslutet. Om miljöministeriet drar in finansieringen, är den som beviljats finansiering skyldig att på ministeriets begäran delvis eller helt betala tillbaka det anslag som betalats med stöd av finansieringsbeslutet. Mer information: Projektövervakarna

7 Bilaga 1 PROJEKTETS NAMN: PROJEKTPLAN FÖR TIDEN: PROJEKTETS LÄNGD: UTARBETARE AV PLANEN: 1. Sammanfattning sammanfattning av projektet inkl. grundläggande fakta om projektet 2. Bakgrund och behov beskrivning av bakgrunden och utgångsläget beskrivning av utvecklingsbehoven projektets anknytning till målen med programmet för främjande av återvinningen av näringsämnen och förbättring av Skärgårdshavets tillstånd och till större regionala eller branschspecifika utvecklingsprogram 3. Nyttotagare och intressenter vem som har slutlig nytta av projektet vem som har direkt nytta av projektet andra intressenter 4. Mål, resultat och uppföljning av dessa projektets utvecklingsmål och förfarande för uppföljning av målen projektets direkta mål och hur uppnåendet av målet följs de viktigaste konkreta resultaten som eftersträvas med projektet praktisk tillämpbarhet möjlighet till mångfaldigande innovation 5. Projektets miljökonsekvenser och andra konsekvenser samt konsekvensbedömning 6. Plan för utnyttjande av projektets resultat x) 7. Genomförande av projektet beskrivning av hur projektet ska genomföras åtgärder och schemalagd arbetsplan 8. Resurser, kostnadskalkyl och finansieringsplan arbetsinsatser, material, anordningar, resor, anskaffningar inom projektet osv. nyckelpersonernas arbetsbeskrivningar kostnadsspecifikation finansieringsplan som anger olika samarbetspartners finansieringsandelar 9. Organisation beskrivning av projektets organisation och samarbetspartner 10. Kommunikationsplan Bilagor nyckelpersonernas personreferenser x) Upphovs-, dispositions- och äganderätt till den information som tas fram inom projektet

8 Bilaga 2 FRÄMJANDE AV ÅTERVINNINGEN AV NÄRINGSÄMNEN OCH FÖRBÄTTRING AV SKÄRGÅRDSHAVETS TILLSTÅND KOSTNADSSPECIFIKATION OBS! De fält som är markerade med gult innehåller en formel. Skriv inte i dessa! Anvisningar: 1) Läs kommentarerna innan du fyller i de olika fälten. 2) I kolumnerna för beräknade kostnader (B, C, D och E) anges specificerade uppgifter från kostnadskalkylen för projektet (enheter, deras antal och enhetskostnader) 3) I kolumnerna för faktiska kostnader och finansiering (I, J, K, L, M, N och O) anges de faktiska totala kostnaderna och finansieringen radvis (utan specifiering) PROJEKTETS NAMN: PROJEKTETS GENOMFÖRARE: Kostnadsspecifikation x.x.2012 OBS! Ange kostnaderna utan moms. Kostnader enligt finansieringskälla Toteutuneet kustannukset rahoituslähteittäin Total Total Total BERÄKNADE FAKTISKA finansiering från finansiering från finansiering från Total finansiering Enhetskostna KOSTNADER Finansiering Egen KOSTNADER miljömin. miljömin. miljömin. från miljömin. Egen finansiering Andra finansiärer Kostnader Enhet Antal der/euro TOTALT från miljömin. finansiering Andra finansiärer TOTALT (fakt.period 1) (fakt.period 2) (fakt.period 3) (kumulerad) totalt (kumulerad) (kumulerad) A. Personalkostnader A.1 Lönekostnader för projektgenomförarens personal Namn 1 0,00 0,00 Namn 2 0,00 0,00 Namn 3 0,00 0,00 A.2. Lönebikostnader 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 A.3 Externa tjänsteleverantörer och underleverantörer 0,00 0,00 0,00 0,00 A.4 Resekostnader 0,00 totalt Personalkostnader 0,00 totalt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 B. Utbildningar totalt Utbildningskostnader totalt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 C. Anskaffningar C.1 Anordningar och tillbehör 0,00 totalt C.2 Anskaffning av informationsmaterial totalt 0,00 Anskaffningskostnader totalt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 D. Övriga kostnader D.1 Allmänna kostnader 0,00 totalt D.2 Publikationskostnader totalt 0,00 D.3 Andra kostnader totalt D.4 Reservering för oförutsedda kostnader totalt 0,00 Övriga kostnader totalt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 A+B+C+D totalt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTALKOSTNADER #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! FINANSIERINGSANDELAR AV DE FAKTISKA TOTALKOSTNADERNA #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! FINANSIERINGSANDELAR AV DE BERÄKNADE

9 MODELL FÖR LÄGESRAPPORT Bilaga 3 1. Inledning 2. Projektets framsteg Mål och hur de uppnåtts (utifrån ev. indikatorer för uppföljning) Konkreta resultat som uppnåtts, avvikelser och orsakerna till dessa Genomförda åtgärder, utkomna publikationer och seminariepresentationer Slutsatser (positiva och negativa) 3. Risker och behov av förändringar Risker och svårigheter som uppdagats under genomförandet Behov av förändringar och förslag inför nästa period 4. Preciseringar i arbetsplanen En schemalagd arbetsplan för nästa rapporteringsperiod 5. Ekonomisk rapport Jämförelse av de faktiska kostnaderna och kostnadskalkylen (blanketten för kostnadskalkyl)

10 MODELL FÖR SLUTRAPPORT Bilaga 4 1. Sammandrag 2. Bakgrund och mål 3. Projektets parter samt metoder 4. Projektets resultat Hur projektets mål och de planerade resultaten nåtts (ev. indikatorer) Avvikelser i förhållande till planerna Orsaker till avvikelserna 5. Projektets effektfullhet/verkningar Projektets effektfullhet (positiv och negativ) och dess verkningar på återvinningen av näringsämnen och belastningen på Östersjön (ev. jämförelse med indikatorerna) Andra verkningar (positiva och negativa) 6. Resultatens hållbarhet och utnyttjandet av dessa Bedömning av hur hållbara och konkreta resultaten är samt riskerna i anslutning till detta (politiskt stöd, institutionellt/lagstiftningsmässigt stöd, ekonomiska och finansieringsmässiga möjligheter, teknisk tillämpbarhet, intressegruppernas intresse och engagemang) Förslag till hur resultaten av projektet kunde utnyttjas, inkl. företagsekonomiska och lagstiftningsmässiga aspekter 7. Ekonomisk rapport (blanketten för kostnadsspecifikation) Beskrivning av hur väl budgeten och finansieringsplanen följdes och vilka problem som uppdagades 8. Rekommendationer inför framtida projekt och program Idéer och behov när det gäller framtida projekt Beskrivning av vad som bör undvikas i motsvarande projekt och vad som kan rekommenderas