Bilaga 5 ANVISNING OM STARTMÖTEN. Allmänt

Transkript

1 Bilaga 5 ANVISNING OM STARTMÖTEN Allmänt Anvisningen om startmöten är uppgjord för att stöda verkställaren, finansiären samt projektets målsättningar och resultat. Startmötet är i idealfallet ett tillfälle när det gemensamma utvecklingsansvaret tas i bruk och en överenskommelse om spelreglerna uppgörs. Under startmötet fastställs den verkställande organisationens och finansiärens kompetenser och ansvar samt projektets verksamhetsprinciper. Dessutom utreds de anvisningar och föreskrifter som hänger samman med projektet. Startmötet hålls i allmänhet innan ett finansieringsbeslut har fattats angående projektet. Förhandlingarna skall dokumenteras tydligt. Under startmötet gås projektplanen igenom med projektets verkställare för att hitta en gemensam ståndpunkt om på vilket sätt målsättningarna i projektplanen skall uppnås. Även kostnaderna gås igenom, d.v.s. hur dessa uppstår och finansieras. Samtidigt gås specialvokabulären som hör samman med strukturfondsverksamheten igenom. Finansiärens representant skall sammankalla till startmöte. Mötet kan även förverkligas i form av ett utbildningstillfälle dit alla parter som för tillfället för projektförhandlingar inbjuds. Mötes-/utbildningstillfället skall dokumenteras noggrant så att det i efterhand skall kunna konstateras vilka ärenden som behandlades där. Vid behov förhandlar man separat om varje projekts säregenskaper. Startmötet indelas i tre delar: 1. Utgångspunkt och information Under startmötet fastställs de viktigaste punkterna och kunskapskraven för projektets verksamhet, resultat och spridning av resultatet. I startsituationen gåsföljande delområden igenom: målsättningarna för projektet och dess verkställande i enlighet med reglerna - bedömning av verkställarens utbildningsbehov - aktörernas roller och definition av arbetssätten - placering av utvärderingen inom projektets livscykel Dessutom konstateras vilka nya produkter, modeller eller tjänster som eftersträvas genom projektet, vilka hjälpmedel som behövs för att uppnå målsättningarna och vilka resurser som är tillgängliga. 2. Försäkrande av verksamhetens kvalitet Ett projekt i enlighet med målsättningarna är noggrant planerat och har redan i planeringsskedet utnyttjat olika slags kunnande på ett omfattande sätt. Utvecklingsidén väntar egentligen bara på att hitta den rätta finansieringskanalen eller på att ansökningstiden för projekt skall inledas. När projektet framskrider FÖRVALTNINGSMYNDIGHETSANVISNING 3/2008

2 2 uppmärksammas målgruppens behov, projektledningen och kunskap om spelreglerna samt hur projektplanen verkställs. Låt oss repetera faktorerna för ett bra utvecklingsprojekt 1 : en tydlig projektidé tillräckliga projektresurser ett fungerande arbete inom styr- och utvecklingsgrupperna vilja och rätt attityd en aktiv inställning till utveckling som en del av inlärningsprocessen ett analytiskt tänkesätt. Finansiären skall kräva att man söker efter och prövar nya modeller, skapar nätverk och tillämpar sina erfarenheter. Finansiären bör beakta dessa behov när beslut fattas om resurser. 3. Försäkrande om verksamhetens lagenlighet I strukturfondsverksamheten stöds uppnåendet av målsättningarna av öppenhet, verksamhetens transparens och ett aktivt sökande efter samarbetspartners. Verkställarnas kunskaper kan vara ytterst varierande. Brister i kunskaperna kan bl.a. uppdagas i samband med verksamhet som delfinansieras av EU, gällande upphandlingar stödberättigande och framför allt vid genomförande av processer för konkurrensutsättning på det sätt som förutsätts i lagstiftningen om upphandlingar. Det är viktigt att de mest riskbenägna delområdena vid verkställande av projektet gås igenom gemensamt. I samband med detta går man igenom åtminstone följande punkter: - överensstämmelse med programmets målsättningar - lagar och förordningar (strukturfondslagen 1401/2006), ESF-förordningen (EU) 1081/2006, ERUF-förordningen (EU) 1080/2006, etc. - principerna för informering - grundprinciperna i lagstiftningen om upphandlingar (lagen om offentliga upphandlingar 348/2007) - olika aktörers uppgifter och roller - styrgruppens roll och rättsliga ställning Dessutom: Anvisningar gällande ansökan om utbetalning villkoren i finansieringsbeslutet stödberättigande kostnader, allmänna och projektspecifika anvisningar (t.ex. ifall kostnader för utlandsresor godkänns i det specifika projektet) Verkställaren bör i samband med uppgörandet av ansökan om utbetalning vara medveten om vad finansiären begär utredning om. Beslutsfattaren ger projektets genomförare skriftligen klara, precisa och praktiska anvisningar för uppgörande av 1 Aro et. al, 2004

3 3 ansökan om utbetalning. Projektets verkställare skall på förhand informeras om de bilagor som krävs i samband med ansökan om utbetalning. En öppen diskussion förs kring kontrollverksamheten. Verkställaren informeras om kontroller som utförs på basis av riskgrunderna och slumpvis. Man meddelar att man genom granskningar och kontroller kan övervaka verkställandet av projekten och de kostnader projekten ger upphov till. Den instans som verkställer projektet får information om de observationer som gjorts i samband med kontrollerna. Finansiären ansvarar för att förvaltningen är ordnad på ett sätt som gör att oegentligheter inte förblir oupptäckta. För att utreda avslöjade oegentligheter utförs samarbete med kontaktpersonen inom polisens regionala avdelning för utredning av ekonomisk brottslighet. Nyckeln till framgång ligger framför allt hos projektets verkställande organisation. Den verkställande organisationen skall integrera projektet som en del av organisationens verksamhet och centrala strategier, annars äventyras verksamheten, resultaten och spridningen. Ärendelista för startmötet Ansvaret definieras och dokumenteras. Man försäkrar sig om projektverksamhetens transparens och öppenhet i alla skeden. Projektet bör verkligen komplettera den verkställande organisationens normala verksamhet. Projektets målsättningar bör passa in som en del av organisationens verksamhet och centrala strategier, liksom även dess resultat. Service- och övriga upphandlingar genomförs i enlighet med reglerna för offentliga upphandlingar. Man bör fästa uppmärksamhet vid innovativitet och en jämn könsfördelning i alla skeden av projektet. På samma sätt bör man observera miljöverknigarna, de minimisregeln och projektets inkomster. De punkter som är viktiga för verkställandet och kontrollen gås igenom. Man bör påpeka att punkterna på ärendelistan inte är formaliteter. FÖRSLAG TILL ÄRENDELISTA I PROJEKTETS EKONOMIFÖRVALTNING 1. Projektkostnader och deras konstaterande: föreskrifter och anvisningar om stödberättigande allmänna kostnader löner projektets upphandlingar projektets inkomster 2. Konstaterande av delfinansieringsförhållanden kommunal och annan offentlig finansiering, privat finansiering

4 4 3. Bokförings- och uppföljningssystem avskiljande av projektbokföringen förfarandet för redovisning 4. Ansökan om utbetalning uppgörande av ansökan och tidtabell bilagor II PROJEKTETS VERKSTÄLLANDE 5. Ändring av projektplanen under verkställandet grunderna och de nödvändiga åtgärderna (beslutet om ändring genast när behovet uppstår) 6. Utvärdering och självutvärdering betydelsen av utvärderingen och timing i projektets livscykel 7. Uppföljning och mellanrapportering dokumentation av verksamheten och förvaltning av dokument inlämning av uppföljningsuppgifter uppgörande av mellanrapporten och dess inverkan på projektets fortsatta åtgärder 8. Anställande av personal för projektet motiveringarna för att anställa projektpersonal arbets-/tjänsteförhållandets villkor 9. Samarbete och skapande av nätverk tvärsgående förvaltning och regionalitet utnyttjande av god praxis 10. Styrgrupp styrgruppens roll och rättsliga ställning 11. Information information om EU:s delfinansiering III ÖVERVAKNING, KONTROLL, NEDLÄGGNING 12. Övervakning och kontroll av projektet grunder: riskbaserat/ slumpmässigt urval riskhantering av oegentligheter som en del av projektets förvaltning granskningar om stödberättigande 13. Projektets nedläggning evaluering och slutrapportering arkivering

5 5 Till slut gås innehållet på sidorna igenom. Där lokaliserar man särskilt förvaltningsmyndigheternas och de konstaterande myndigheternas samt kommissionens anvisningar.