Handläggning av ansökan om utbetalning för ett projekt som delfinansieras av Europeiska socialfonden (ESF) samt beslutsfattande och ändringssökande

Transkript

1 A/18/2005 AM Arbetskrafts- och näringscentralerna och deras arbetskraftsavdelningar Handläggning av ansökan om utbetalning för ett projekt som delfinansieras av Europeiska socialfonden (ESF) samt beslutsfattande och ändringssökande

2 Allmänt Denna anvisning gäller handläggningen av en ansökan om utbetalning som görs av den som verkställer ett projekt (nedan sökande ) som delfinansieras av Europeiska socialfonden (ESF) samt beslutsfattandet i ärendet och sökandet av ändring i beslutet hos arbetsförvaltningen. Till grund för ansökan om utbetalning ligger den projektplan som finansieringsmyndigheten godkänt för projektet. För de kostnader som baserar sig på projektplanen ansöker man om utbetalning hos finansiären genom en ansökan om utbetalning. Sökande av ändring i beslutet om utbetalning Ett projektbeslut till en godkänd ESF-projektansökan skall ses som ett förvaltningsbeslut genom vilket projektansökan jämte projekt- och finansieringsplanen godkänns och i vilket ändring sökes genom att anföra besvär till förvaltningsdomstolen enligt 39 i lagen om den nationella förvaltningen av programmen om strukturfonderna (1353/1999, ändr. 115/2003 och 590/2004). Finansieringsbeslutet åter ses som ett beslut om beviljande av statsunderstöd på vilket tillämpas ändringssökande enligt 34 i statsunderstödslagen (688/2001). Ändring söks genom ett rättelseyrkande som riktas till den myndighet som fattat beslutet, och i ett beslut som getts med anledning av ett rättelseyrkande kan ytterligare ändring sökas. Arbetskrafts- och näringscentralernas beslut i ansökan om utbetalning utgör den ena rättsförhållandepartens ställningstagande i ärendet och är inte ett sådant beslut som man enligt 5 i förvaltningsprocesslagen kan anföra besvär över. Det är fråga om en sådan tvist om offentligrättslig betalningsskyldighet som man med stöd av 69 i förvaltningsprocesslagen (586/1996, ändr. 433/1999, 435/2003) kan föra till förvaltningsdomstolen för behandling som ett förvaltningstvistemål. På beslut om utbetalning liksom på återindrivning tillämpas 37 i lagen om den nationella förvaltningen av programmen för strukturfonderna och på ändringssökande 5 mom. i paragrafen. Ett nekande beslut för ansökan om utbetalning innebär att utbetalningen upphör såsom nämns i 1 mom. och att en meningsskiljaktighet därom mellan finansiären och sökande betyder ett förvaltningstvistemål. Med stöd av 37 1 mom. i lagen om den nationella förvaltningen av strukturfonderna skall den myndighet eller någon annan instans som beviljar finansiering för ett projekt bestämma att utbetalningen av sådana medel från strukturfonderna och av den motsvarande statliga medfinansieringen skall upphöra samt bestämma att de andelar som redan utbetalats skall återbetalas, om 1) felaktiga eller vilseledande uppgifter har lämnats för beviljande och utbetalning av eller tillsyn över finansieringen eller uppgifter som har lämnats för beviljande och utbetalning av eller tillsyn över finansieringen har hemlighållits och lämnandet av felaktiga eller vilseledande uppgifter eller hemlighållandet av dem har inverkat på erhållandet av finansiering; 2) den som erhåller finansiering har för utbetalningen av eller tillsynen över finansieringen vägrat lämna ut nödvändiga uppgifter, dokument eller annat material eller vid inspektionen vägrat fullgöra de övriga skyldigheter som i lag föreskrivs för den som erhåller finansiering för att inspektionen skall kunna utföras; 3) finansieringen har använts för något annat ändamål än det som den beviljats för; 2

3 4) den som erhåller finansiering i väsentlig grad har underlåtit att iaktta de villkor som ställs i finansieringsbeslutet, eller om 5) det i Europeiska gemenskapens lagstiftning om fri konkurrens förutsätts att utbetalningen skall upphöra och att de andelar som redan utbetalats skall återbetalas. Kouvola förvaltningsdomstols lagakraftvunnet beslut av den 28 februari 2005, nr 05/0119/2 och Högsta förvaltningsdomstolens beslut av den 26 augusti 2003, liggarnummer 1951, dnr 3007/1/00 gäller denna sak. En mall för beslut om utbetalning finns som bilaga. Mallen innehåller även en anvisning om ändringssökande. Mallen finns också tillgänglig i datasystemet Tepa samt i TiimiFoorumi punkt 280 Ohjekirjeet (Anvisningsbrev). Begäran om rättelse och korrigering av fel i beslutet om utbetalning Eftersom behandlingstiderna i förvaltningsdomstolarna kan vara synnerligen långa kan det ligga i båda parternas intresse att få meningsskiljaktigheten snabbt avgjord. Sökanden har möjlighet att be finansiären korrigera sakfel i beslutet om utbetalning enligt 50 eller skrivfel enligt 51 i förvaltningslagen (434/2003) på de villkor som nämns i föreskrifterna. Om förfarandet föreskrivs i 8 kap. i lagen. Om möjligheten att begära rättelse kan information ges vid finansieringsförhandlingarna mellan finansiären och verkställanden av projektet liksom vid andra kontakter, och möjligheten kan omnämnas i finansieringsbeslutet. Man bör dock komma ihåg att understryka att en begäran om rättelse på inget vis ersätter anhängiggörandet av ett förvaltningstvistemål eller andra metoder i anknytning till rättssäkerheten, och på så sätt ombesörja att verkställanden av projektet inte lider rättsförluster. Handläggningen av korrigeringen hindrar t.ex. inte att tiden för anhängiggörande av ett förvaltningstvistemål löper, utan tidsfristen löper trots att en begäran om rättelse gjorts. Sökanden skall informeras om detta tydligt genom dokument. För begäran om rättelse finns ingen motsvarande tidsfrist som för sätten att söka ändring. Om finansiären efter att ett förvaltningstvistemål anhängiggjorts åtar sig att behandla en korrigering skall den behöriga förvaltningsdomstolen skriftligen underrättas om detta enligt 53 i förvaltningslagen. Likaså skall beslutet som fattats i ärendet tillställas domstolen. Enligt förvaltningslagen skall korrigeringen av ett sak- eller skrivfel antecknas i liggarexemplaret av det ursprungliga beslutet eller i det datasystem som myndigheten använder. Det är även skäl för finansiären att i ärendet ge ett beslut om utbetalning med anvisningar för ändringssökande. Det finns oftast ingen anledning att fördröja en korrigering av ett fel och en utbetalning genom att flytta fram ärendet till följande gång ett beslut om ansökan av utbetalning skall fattas. En begäran om rättelse av ett fel bör inte blandas ihop med ett rättelseyrkande som alltid grundar sig på speciallagstiftning. Rättelseyrkande finns i statsunderstödslagen och t.ex. vid kommunala myndigheters beslutsfattande. I ESF-verksamheten gäller alltså rättelseyrkandet, för vilket bestämts en egen tidsfrist och ett eget förfaringssätt, finansieringsbeslutet. 3

4 Behandling av ansökan om utbetalning och beslut om utbetalning I finansieringsbeslutet kan finansiären ställa villkor t.ex. för tillställandet av ansökan om utbetalning. Av projektet skall man kräva en ledningsgrupp som följer upp och övervakar att projektet genomförs enligt projektplanen. God praxis är att redan i samband med finansieringsbeslutet och/eller förhandlingarna om finansieringen, eller i den inledande utbildning som ordnas för verkställanden av projektet, ge verkställanden av projektet tydliga, adekvata och praktiska anvisningar för hur ansökan om utbetalning skall göras. Redan vid beslutsfattandet borde man gå igenom och öppna projektplanen tillsammans med verkställanden av projektet för att få en gemensam uppfattning om vilka åtgärder som behövs för att man skall nå de mål som godkänns i planen, och särskilt om vad kostnaderna kan bestå av och hur de skall finansieras. Samtidigt kan man vid behov klargöra den specialterminologi som hänför sig till ESF-verksamheten. I samband med handläggningen av ansökan om utbetalning borde verkställanden ha klart för sig vad finansiären vill ha utredning om. Anvisningarna kan bl.a. gälla uppgörandet av ansökan om utbetalning jämte bilagor (t.ex. protokollet från ledningsgruppens möte där man behandlat genomförandet av projektet och ansökan om utbetalning; mellanrapport där det framgår hur projektet framskrider osv.), anordnandet av projektbokföringen, uppföljningen av arbetstiden med hjälp av malltabeller, presentationen av vissa stödberättigande kostnader, dokumenteringen i ansökan och bokföringen samt rapporteringen och slutåtgärderna för projektet. En fråga som t.ex. ofta lyfts fram vid kontrollerna har varit bristerna i uppföljningen av projektpersonalens/deltagarnas arbetstid/deltagartid. Uppföljningen kan effektiveras genom att man på förhand informerar verkställande av projektet om vilka bilagor som krävs för att verifiera ovannämnda tid och genom att man med hjälp av en kontrollista säkrar att nödvändig information om uppföljningen ges. Uppmärksamhet skall fästas vid att handlingarna som gäller förvaltningen av ESF-medel dokumenteras, diarieförs och ändamålsenligt arkiveras så att ett komplett revisionsspår säkras. Ansökan om utbetalning liksom även mellanåtgärderna i behandlingen skall införas i diariet. Mellanåtgärderna skall även dokumenteras i beslutet om utbetalning. Alla begärda tilläggsuppgifter och utredningar antecknas i beslutet. Även kommunikationen via e-post skall diarieföras, dokumenteras och arkiveras i de förberedande handlingarna för beslutet. Kontrollistor som effektiverar och underlättar behandlingen av ansökan om utbetalning borde systematiskt användas vid handläggningen av ansökningar. På så sätt säkrar man bl.a. att kraven på ansökningarna och deras bilagor uppfylls. Listorna skall arkiveras bland de övriga arbetspapperen i projekthandlingarna. Mallar på listor finns tillgängliga bl.a. på Y-stationen vid punkten ESF TEcentralernas ESF-verktyg Utbetalningar och stödberättigande. Arbetsministeriet har med sitt brev av den 7 november 2003 (2944/0551/2003) till arbetskrafts- och näringscentralerna bett centralerna ta i bruk en uppskattning av tidpunkten för den första handläggningen av projekt- och utbetalningsansökningar. Den första handläggningen, för vilken det är tillräckligt att meddela sökanden att ansökan anlänt, borde ske omedelbart efter att ansökan anlänt eller senast inom en månad efter att ansökan lämnats. Det är rekommendabelt att man i detta sammanhang även meddelar vilka handläggningsskeden ansökan skall gå igenom före beslutet. Det rekommenderas att man ger en uppskattning av behandlingstiden för hela processen om detta med beaktande av alla arbetsskeden är möjligt, samt meddelar en kontaktperson vid arbetskrafts- och näringscentralen. 4

5 För ansökan om utbetalning skall ett skriftligt beslut jämte motiveringar ges även när ansökan eller en del av kostnaderna godkänns. Kostnader som helt eller delvis underkänts i ett negativt beslut specifieras och för varje kostnad ges en tydlig motivering så att sökanden har möjlighet att få beslutet ändrat antingen genom en begäran om rättelse eller ett förvaltningstvistemål. Motiveringsskyldigheten gäller även en summa som man beslutar utbetala till ett annat belopp än det sökta. Till sist påminner arbetsministeriet om de summor som till följd av övervakningsinsatserna skall sparas i övervakningssystemet ESRA (skärm 13) i samband med att en ansökan om utbetalning underkänns. Uppgifterna skall fyllas i när stödet återkrävs eller inte utbetalas på grund av urvalskontrollerna på 5 % (frivilligt även på grund av verifiering). Övriga fel eller belopp som krävs tillbaka på grund av att de observerats till följd av övervakningen förs inte in i övervakningssystemet ESRA. Uppgifterna skall även fyllas i retroaktivt. Överdirektör Marja Merimaa Projektchef Eeva-Liisa Koivuneva 5

6 Den verkställande organisationens namn och adress Referens Ärende Projekt Kod Finansiärens finansieringsbeslut datum, dnr xxx/xx/xxx Sökandens ansökan om utbetalning av den (datum) för tiden xx.xx xx.xx.200x Projektets namn SXXXXX Mellanåtgärder Begäran om tilläggsutredning xx.xx.200x, muntlig frågestund xx.xx.200x, förhandlingar xx.xx.200x e.d. Beslut Motivering Finansiären har behandlat sökandens ansökan om utbetalning och godkänner stödberättigande nettokostnader på sammanlagt xxxx euro för utbetalning. Finansiären underkänner icke-stödberättigande kostnader på sammanlagt xxx euro. De godkända kostnaderna överensstämmer med kommissionens förordning (EG) nr 448/ och arbetsministeriets anvisning (A/11/2005 AM, 767/0551/2000 TM) av den 16 juni 2005 om stödberättigande kostnader vid ESF-projekt. De underkända kostnaderna och motiveringarna till att de underkändes specificerade samt för varje motivering en hänvisning till den förordning/anvisning som gäller i frågan. Begäran om rättelse Sökanden har möjlighet att be finansiären korrigera sådana fel i beslutet om utbetalning som avses i 50 eller 51 i förvaltningslagen (434/2003). Man bör dock fästa uppmärksamhet vid att tiden för anhängiggörande av ett förvaltningstvistemål löper trots en eventuell begäran om rättelse. Avgöra en meningsskiljaktighet som ett förvaltningstvistemål 1 Kommissionens förordning (EG) nr 448/2004 om ändring av förordning (EG) nr 1685/2000 om närmare bestämmelser för genomförandet av rådets förordning (EG) nr 1260/1999 avseende stödberättigande utgifter i samband med insatser som medfinansieras av strukturfonderna och om upphävande av förordning (EG) nr 1145/2003 6

7 Med stöd av 37 1 mom. i lagen om den nationella förvaltningen av strukturfonderna (1353/1999, ändr. 115/2003, 590/2004) skall den myndighet eller någon annan instans som beviljar finansiering för ett projekt bestämma att utbetalningen av sådana medel från strukturfonderna och av den motsvarande statliga medfinansieringen skall upphöra samt bestämma att de andelar som redan utbetalats skall återbetalas, om 1) felaktiga eller vilseledande uppgifter har lämnats för beviljande och utbetalning av eller tillsyn över finansieringen eller uppgifter som har lämnats för beviljande och utbetalning av eller tillsyn över finansieringen har hemlighållits och lämnandet av felaktiga eller vilseledande uppgifter eller hemlighållandet av dem har inverkat på erhållandet av finansiering; 2) den som erhåller finansiering har för utbetalningen av eller tillsynen över finansieringen vägrat lämna ut nödvändiga uppgifter, dokument eller annat material eller vid inspektionen vägrat fullgöra de övriga skyldigheter som i lag föreskrivs för den som erhåller finansiering för att inspektionen skall kunna utföras; 3) finansieringen har använts för något annat ändamål än det som den beviljats för; 4) den som erhåller finansiering i väsentlig grad har underlåtit att iaktta de villkor som ställs i finansieringsbeslutet, eller om 5) det i Europeiska gemenskapens lagstiftning om fri konkurrens förutsätts att utbetalningen skall upphöra och att de andelar som redan utbetalats skall återbetalas. Enligt 37 5 mom. i lagen om den nationella förvaltningen av strukturfonderna kan en tvist som gäller ett ärende som avses i paragrafen föras till förvaltningsdomstolen för avgörande som ett förvaltningstvistemål enligt vad som föreskrivs i förvaltningsprocesslagen (586/1996 ändr. 433/1999, 435/2003). Den som beslutet gäller kan föra beslutet till xxx förvaltningsdomstol för behandling som ett förvaltningstvistemål på det sätt som nedan konstateras. Enligt 69 i förvaltningsprocesslagen behandlas tvister i vilka ett myndighetsavgörande söks på annat sätt än i fullföljdsväg och som gäller offentligrättslig betalningsskyldighet eller någon annan skyldighet eller rättighet som har sin grund i ett offentligrättsligt rättsförhållande samt tvister som gäller förvaltningsavtal och i vilka ett myndighetsavgörande söks på annat sätt än i fullföljdsväg (förvaltningstvistemål) av förvaltningsdomstolarna. Ansökan genom vilken ett förvaltningstvistemål anhängiggörs skall tillställas xx förvaltningsdomstol inom trettio (30) dagar från delgivningen. När tiden för anhängiggörande beräknas skall den dag då delgivningen sker inte medräknas. Mottagaren anses ha fått del av ärendet den sjunde dagen efter att brevet skickades, om inget annat visas. I ansökningsskriften skall anges den åtgärd som yrkas samt grunderna för yrkandet. Enligt 70 1 mom. behandlas ett förvaltningstvistemål av den förvaltningsdomstol inom vars domkrets den part mot vilken yrkandet riktas har sin hemort. Om yrkandet riktas mot staten, en kommun eller någon annan offentligrättslig juridisk person, skall målet enligt 2 mom. behandlas av den förvaltningsdomstol inom vars domkrets den myndighet eller det organ som för den juridiska personens talan har sitt verksamhetsställe. Då en enskild person riktar ett yrkande mot staten får målet även behandlas vid den förvaltningsdomstol inom vars domkrets personen har sin hemort 7

8 Om ingen förvaltningsdomstol enligt 1 och 2 mom. är behörig i ett förvaltningstvistemål, skall målet behandlas av Helsingfors förvaltningsdomstol. xxx förvaltningsdomstol, kontaktinformation: xxx förvaltningsdomstol PB postnr -POSTANSTALT Telefon Fax E-post xxx.hao@om.fi Godkänd av Föredragande SÄNDLISTA Handläggare: Tfn: 8