JORD- OCH SKOGSBRUKSMINISTERIET CIRKULÄR Nr 82/02 Dnr 3352/01/

Transkript

1 JORD- OCH SKOGSBRUKSMINISTERIET CIRKULÄR Nr 82/02 Dnr 3352/01/ Giltighetstid tills vidare Landsbygdsavdelningarna vid arbetskrafts- och näringscentralerna Länsstyrelsen på Åland Stadganden om bemyndigande Lagen om arbetskrafts- och näringscentralerna (23/1997), 2 Lagen om verkställighet av Europeiska gemenskapens gemensamma jordbrukspolitik (1100/1994), 3 och 11 KOMMUNÖVERVAKNINGEN SOM SKER PÅ BASIS AV LAGEN OM FÖRVALTNING- EN AV LANDSBYGDSNÄRINGAR I KOMMUNERNA (1558/1991) 5 1. TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH MÅLSÄTTNING Detta cirkulär tillämpas vid den tillsyn över kommunerna som genomförs med stöd av lagen om förvaltningen av landsbygdsnäringar i kommunerna (1558/1991) 5 1 mom. Med detta cirkulär ges föreskrifter och anvisningar för hur övervakningen av kommunerna skall verkställas. 2. ALLMÄNT Målsättningen med kommunövervakningarna är att säkerställa att kommunerna uppfyller de uppgifter som ålagts dem enligt lagen om förvaltningen av landsbygdsnäringar i kommunerna (1558/1991) 1, enligt lagen om förfarandet vid skötseln av stöduppgifter i fråga om landsbygdsnäringar (1336/1992 och lagarna om ändring av den) och enligt lagen om verkställighet av Europeiska gemenskapens gemensamma jordbrukspolitik (1100/1994), 2. Genom kommunövervakningarna säkerställs för den utbetalande enheten (utbetalningsstället) inom Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) som avses i förordning (EG) nr 1258/1999 art. 4 punkt 1) att de uppgifter som nämns i förordning (EG) nr 1663/95 bilaga, punkt 4 och som överförts på kommunerna har verkställts på det sätt som regelverket förutsätter.

2 2 3. VAL AV ÖVERVAKNINGSOBJEKT 3.1. Val av kommuner som skall övervakas Landsbygdsavdelningen skall enligt ett centraliserat urval gjort av kontrollenheten vid jord- och skogsbruksministeriets jordbruksavdelning övervaka 25 % av kommunerna inom verksamhetsområdet, dock så att varje kommun övervakas minst vart femte år. Av kommunerna inom landsbygdsavdelningens verksamhetsområde kontrolleras minst sex (6) stycken, dock högst hälften av kommunerna. Kontrollenheten meddelar landsbygdsavdelningarna per e-post före vilka kommuner som blivit utvalda. Antalet kommuner inom landsbygdsavdelningens verksamhetsområde har beräknats enligt den situation som rådde (i bilaga 1 finns färdigt uträknat antalet kommuner som skall övervakas för varje landsbygdsavdelning). Om landsbygdsavdelningen anser det nödvändigt kan den också övervaka ett större antal kommuner Val av stödansökningar som skall granskas I kommunövervakningen granskas de ansökningar som gjorts med samma lägenhetssignum och som lämnats in bland stödansökningarna för år Kontrollenheten väljer centraliserat ut de gårdar vars stödansökningar skall granskas. TE-centralernas landsbygdsavdelningar får meddelande om dem före I varje kommun granskas 10 % av de gårdar som ansökt om stöd, i alla fall granskas ansökningarna från minst 10 och högst 20 gårdar. I vissa fall kan ett större antal ansökningar granskas om det anses nödvändigt. Övervakningarna skall utvidgas, det vill säga antalet stödansökningar som granskas skall ökas, om det vid kommunövervakningen framkommer systematiska brister eller fel. Om de upptäckta systematiska felen orsakar återkrav eller korrigeringar skall antalet stödansökningar som granskas fördubblas. Om det i den utvidgade mängden övervakningar fortfarande förekommer väsentliga fel eller brister, skall landsbygdsnäringsmyndigheten ges anvisningar om att det aktuella felet skall korrigeras i alla ansökningar. 4. GENOMFÖRANDE AV KOMMUNÖVERVAKNINGEN 4.1. Ärenden som skall övervakas vid kommunövervakningen Allmän behandling av stöden 1 När stödansökningarna övervakas skall man åtminstone iaktta följande i fråga om registreringarna, den allmänna behandlingen av ansökningarna och stödvillkoren: 1 Administrativa anvisningar angående handläggningen av odlarstödsansökningar och en del stödansökningar som levereras till landsbygdsavdelningen (Dnr 1750/521/2001, bl.a. punkterna 10, 19 ja 21).

3 Utbetalning 1) att uppgifterna i ansökningsblanketterna och i ändringsblanketterna stämmer överens med de registrerade uppgifterna; 2) att de ändringar som gjorts i ansökningsblanketterna är korrekta, av vilken orsak de har gjorts och av vem, samt datum för ändringarna; 3) att alla bilagor till ansökningarna finns med. Innehållet i bilagorna skall granskas. Exempel på sådana bilagor är nötkreatursförteckning, kartbilaga och en sådan utredning som gäller produktionen och som skall lämnas in som bilaga till ansökan om förskott på nationella husdjursstöd i sådana fall när produktion inleds eller utökas väsentligt; 4) att stödbesluten och registreringsanmälningarna är korrekta; 5) att skiftena är stödberättigade; 6) att punkterna I, III, IV, V, VI, VII, IX, X i kontrollförteckningarna för år 2002 (Dnr 1904/521/2002) verkställts för kommunens del; 7) att ansökningar för tidigare år inte är på hälft för gården. 3 I fråga om utbetalningarna skall vid övervakningen åtminstone följande iakttas: 8) att det i kommunen inte för åren finns stöd enligt rapport RR406 "stöd som inte betalats ut till sökanden, stöd som inte indrivits eller utmätts"; 9) att landsbygdsavdelningen granskar de anhållanden om utbetalningslov som den kommun som är föremål för övervakningen lämnat in ( ) och som sökts efter att jordbruksstöden har stängts (se cirkulär nr 118/99 punkt samt bilagan s. 32). Kontrollenheten sänder per e-post till landsbygdsavdelningarna de anhållanden om utbetalningslov som skall granskas. Övervakningen skall göras på basis av de anhållanden om utbetalning som kommunen år 2002 sänt till stödenheten oberoende av vilket års utbetalningar anhållan om lov grundar sig på. I fråga om anhållanden om utbetalningslov granskas att grunden för anhållan om utbetalning kan godkännas. I samband med att utbetalningsloven övervakas är det skäl att fästa särskild uppmärksamhet vid grunderna och beloppen för den ränta som skall betalas på korrigerade belopp. Anhållandena om utbetalningslov och de grunder som anges i dem skall jämföras med de ursprungliga stödansökningarna och de beslut som kommunen fattat om att stöd skall beviljas samt med uppgifterna i stödtillämpningen. Utgående från detta kan inspektören upptäcka eventuella fel och brister; 10) att undertecknade kopior av stödbeslut och registreringsanmälningar föreligger eller en utskrift som bestryks med initialer;

4 11) att om kod 4 förekommer i registreringsanmälan koden kontrolleras (1750/521/2001, punkt 17.2); 12) att återkrav och korrigeringar av stöd har skötts korrekt i kommunen år Hur dataskyddet ordnats i kommunen 2 4 I fråga om dataskyddet skall under övervakningen åtminstone följande omständigheter konstateras: 13) att man i den kommun som granskas följt det som i de administrativa anvisningarna Dnr 1750/521/2001 anges i punkterna om datasäkerhet, om skyddet av adbutrustning, om disketter från det gamla kommunprogrammet, om dokument och uppgifter, om diarieföringen av ansökningar samt om de metoder som tillämpas när stödansökningarna arkiveras; 14) att användarfullmakterna för stödtillämpningen är à jour 3 ; 15) att var och en som använder stödtillämpningen har ett personligt lösenord och tillhörande personliga lösenordslistor och att de förvaras i enlighet med jord- och skogsbruksministeriets anvisningar 1750/521/ Efterlevnad av regeln om jäv 4 Vid övervakningen skall landsbygdsavdelningen konstatera att reglerna om jäv har efterlevts Arrangemang i samband med vikariat i kommunen 5 Vid övervakningen skall landsbygdsavdelningen konstatera att det i kommunen finns de utredningar som behövs för att definiera ställningen för kommunens landsbygdsnäringsmyndighet och för personer (bl.a. vikarier) som handlägger ansökningar Verkställande av övervakningen Anvisning Kommunövervakningen skall i huvudsak genomföras i kommunen. Om kommunens dator används vid övervakningen skall inspektörerna skriva in sig i stödtillämpningen med sina egna identifikationer. När inspektörerna använder kommunens dator får de inte använda några andra program som finns på datorn än stödtilllämpningen. 2 Administrativa anvisningar angående handläggningen av odlarstödsansökningar och en del stödansökningar som levereras till landsbygdsavdelningen (Dnr 1750/521/2001, punkterna 26 och 27) 3 JSM:s förordning om övervakningens målsättningar och allmänna organisation 53/02 4 Administrativa anvisningar angående handläggningen av odlarstödsansökningar och en del stödansökningar som levereras till landsbygdsavdelningen (Dnr 1750/521/2001, punkterna 3.6 och 3.7) 5 Administrativa anvisningar angående handläggningen av odlarstödsansökningar och en del stödansökningar som levereras till landsbygdsavdelningen (Dnr 1750/521/2001, punkt 3.4)

5 5 Anvisning Stödtillämpningens färdiga kontrollkörningar och rapporter utnyttjas vid kommunövervakningen. Ingående beskrivningar av rapporter och ansökningsanvisningar finns i bruksanvisningarna för stödtillämpningen. 5. ÅTGÄRDER SOM ÖVERVAKNINGARNA GER ANLEDNING TILL Anvisning I de åtgärder som kommunövervakningarna ger anledning till följs föreskrifterna i jord- och skogsbruksministeriets förordning 53/02 samt jord- och skogsbruksministeriets anvisningar 1750/521/ ÖVERVAKNINGSPROTOKOLL OCH TIDPUNKTEN FÖR ÖVERVAKNINGEN Över övervakningarna uppgörs protokoll enligt bilagan till detta cirkulär. I protokollet skall alla anmärkningar (bl.a. det som framkommer i punkt 4.1) som konstaterats i de granskade ansökningarna antecknas specificerat per kommun, per lägenhetssignum och per stödtyp. Allmänna brister och fel (bl.a. systematiska fel och det som beskrivs i punkt 4.1) eller brister som gäller kommunen skall antecknas i protokollet kommunvis. En person med förmansansvar för kommunövervakningen skall med sin namnteckning bestyrka övervakningsprotokollet. Landsbygdsavdelningen skall övervaka två (2) kommuner så att övervakningsrapporterna för dessa kommuner står till kontrollenhetens förfogande senast TE-centralens landsbygdsavdelning skall övervaka de övriga kommuner som kontrollenheten utsett och före tillställa kontrollenheten övervakningsrapporterna för dessa kommuner. Kopior av protokollen skall som Excel-fil sändas till kontrollenheten både per post och via e-post. Utgående från de filer som sänts till kontrollenheten utarbetas ett sammandrag för hela landet. Protokoll och bilagor som anlänt efter det utsatta datumet, , kan inte längre beaktas i det riksomfattande sammandraget. Landsbygdsavdelningen skall på korrekt sätt arkivera originalexemplaren av övervakningsprotokollen. 7. UPPFÖLJNINGEN EFTER ÖVERVAKNINGARNA Landsbygdsavdelningen skall följa upp vilka åtgärder kommunen har vidtagit på basis av det övervakningsprotokoll som gäller kommunen. Landsbygdsavdelningen skall se till att kommunernas genmälen på övervakningsprotokollen har inkommit före det datum som slagits fast i övervakningsprotokollet. Kopior av kommunernas genmälen skall sändas till kontrollenheten före

6 Landsbygdsavdelningen skall skriftligt rapportera till kontrollenheten före , om kommunen har låtit bli att verkställa de åtgärder som förutsätts i övervakningsprotokollet BESTÄMMELSE OM IKRAFTTRÄDANDE OCH ÖVERGÅNGSTID Detta cirkulär upphäver jord- och skogsbruksministeriets cirkulär 89/01. Detta cirkulär träder i kraft den 11 november Åtgärder som verkställigheten av cirkuläret förutsätter kan vidtas innan det träder i kraft. Jord- och skogsbruksminister Jari Koskinen Överinspektör Minna Ollas BILAGOR Antalet kommuner som skall övervakas Kommunövervakningsprotokoll FÖR KÄNNEDOM Kommunernas landsbygdsnäringsmyndigheter Stödenheten vid jord- och skogsbruksministeriets jordbruksavdelning Jord- och skogsbruksministeriets informationstjänstcentral Jord- och skogsbruksministeriets enhet för intern revision

7 7 Bilaga 1 Antalet kommuner som skall övervakas TE-central Antalet kommuner* Antalet kommuner som skall övervakas Nyland 33 9 Egentliga Finland Satakunta 28 7 Tavastland 28 7 Birkaland 33 9 Sydöstra Finland 26 7 Södra Savolax 22 6 Norra Savolax 25 7 Norra Karelen 19 6 Mellersta Finland 29 8 Södra Österbotten 27 7 Österbotten 29 8 Norra Österbotten Kajanaland 10 5 Lappland 21 7 Åland 16 6 Sammanlagt *) Antalet kommuner har minskats med de kommuner där ingen enda stödansökan har lämnats in till kommunen (officiellt 448 kommuner).