JORD- OCH SKOGSBRUKSMINISTERIET CIRKULÄR Nr 133/00 Dnr 4468/01/2000

Transkript

1 JORD- OCH SKOGSBRUKSMINISTERIET CIRKULÄR Nr 133/00 Dnr 4468/01/2000 Giltighetstid tillsvidare Landsbygdsavdelningarna vid arbetskrafts- och näringscentralerna Länsstyrelsen i landskapet Åland Stadganden om bemyndigande Lagen om arbetskrafts- och näringscentralerna (23/1997), 2 Lagen om verkställighet av Europeiska gemenskapens gemensamma jordbrukspolitik (11/1994) 3 och 11 KOMMUNÖVERVAKNINGEN SOM SKER PÅ BASEN AV LAGEN OM FÖRVALTNINGEN AV LANDBYGDSNÄRINGARNA I KOMMUNERNA (1558/1991) 5 1. TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH MÅLSÄTTNING Detta cirkulär tillämpas vid kommunövervakningar som sker på basen av lagen om förvaltningen av landsbygdsnäringarna i kommunerna (1558/1991) 5. Denna uppgift har tilldelats i den ovannämnda lagen landsbygdsnäringsdistrikten, alltså de nuvarande arbetskrafts- näringscentralernas landbygdsavdelningar (nedan landsbygdsvdelningar) (Lagen om arbetskrafts- och näringscentralerna (23/1997), 10 ). Cirkuläret har som målsättning att för den ovannämnda kommunövervakningen stipulera föreskrifter och anvisningar. 2. ALLMÄNT Målsättningen med kommunövervakningen är att övervaka att kommunerna uppfyller, de i lagen om förvaltningen av landsbygdsnäringarna i kommunerna (1558/1991) 1 och att de enligt lagen om verkställighet av den Europeiska gemenskapens gemensamma jordbrukspolitik (1100/94) 2, givna uppgifterna. Med kommunövervakningen säkerställs att den utbetalande enheten, som nämns i EUGFJ-stödavdelnings förordning (EG) nro 1258/1999 art 4 punkt 1) uppfyller att den i förordning (EG) Nr 1663/95 i bilaga punkt 4 till kommunerna givna uppgifterna verkställts.

2 2 3. VAL AV ÖVERVAKNINGSOBJEKTET 3.1. Val av de övervakade kommunerna Landsbygdsavdelningarna skall granska 25 % av kommunerna inom sitt område, dock så att varje kommuns granskast minst vart femte år. Landsbygdsavdelningarna granskar minst 6 kommuner men högst hälften av områdets kommuner. Kontrollenheten väljer centralt de kommuner som skall granskas av 1999 års ansökningar. Kontrollenheten meddelar elektroniskt de kommuner som skall granskas senast den Landsbygsavdelningarnas område beräknas utgående från situationen den (i bilaga 1 finns antalet kommuner som skall granskas landsbygdsavdelningsvis). Landsbygdsavdelningarna kan övervaka ett större antal kommuner ifall de anser att det finns skäl därtill. Landsbygdsavdelningen skall själv välja de kommuner som skall granskas i december januari som det syftas i punkt Val av de granskade stödansökningarna Med de granskade stödansökningarna avses alla ansökningar som gjorts med samma lägenhetssignum och lämnats in under ifrågavarande granskningsåret. Kontrollenheten meddelar senast den de gårdsvisa stödansökningarna som skall övervakas Utvidgning av granskningen I fråga om systematiska brister och fel bör man utvidga granskningen för att kunna rätta felen. Systematiska fel kan uppdagas när man bläddrar igenom enskilda ansökningar eller t.ex. på basis av rapporterna i kommunprogrammet Granskning av utbetalningsloven Landsbygdsavdelningen skall granska de från kommunen levererade lovbegäran, vilka varit till grund för utbetalning efter att utbetalningsloven har stängts (se cirkulär 118/99 punkt 11.5 samt bilaga, s 32). Kontrollenheten skickar per post de utbetalningslov som skall granskas.

3 3 Granskningen görs på basen av de ifrån jord- och skogsbruksministeriets stödpolitikenhet levererade utbetalningsloven oberoende vilket års utbetalning utbetalningslovet gäller. Utbetalningsloven och de grunder som här anges skall jämföras med de ursprungliga stödansökningarna och de stödbeslut kommunen här angetts. Beträffande granskningen av utbetalningsloven är det skäl att särskilt fästa sig vid grunderna och summan för räntan beträffande rättelsesumman. Handlingarna för fallet jämförs med uppgifter ifrån IACS-kommunprogrammet och ifrågavarande utbetalningslov. Med hjälp av detta kan inspektören eventuella brister och felaktigheter. 4. UTFÖRANDE AV KOMMUNGRANSKNINGEN 4.1. Tidpunkten för kommungranskningen Landsbygdsavdelningarna skall granska två (2) kommuner under december och januari. Dessa kommuners granskningsrapport skall vara kontrollenheten tillhanda senast De resterande kommunerna granskas så att landsbygdsavdelningarna skickar de för de berörda kommunernas del granskingsrapporterna till kontrollenheten senast den 30 mars Granskade saker Vid granskning av stödansökningar noteras åtminstone: 1) Att uppgifterna i ansökningsblanketten, såddanmälan och övervakningsprotokollet överensstämmer med de lagrade uppgifterna 2) Ifall ändringar har gjorts i ansökningsblanketterna, om ändringarna är riktiga, på vilken grund de har gjorts, tidpunkten för när ändringarna har gjorts och vem som har gjort dem 3) Att de avkrävda bilagorna till ansökningarna finns 4) Stödbeslutets riktighet ifråga om villkor som programmet inte beslutar om, t.ex. sökandens ålder, boningsplats och gällande avtal som påverkar stöden. 5) Rätt till CAP-, trädes-, LFA- och miljöstöd för jordbruksskiftenas del

4 6) Beaktande av de djur som utmönstrats vid dubbelkontroll i alla de stödformer som gäller de aktuella djuren 7) Har alla bilagepunkter i cirkulär 66/I, 66/III, 66/IV, 66/V, 66/VI och 66/VII i cirkulär 66/00 kontrollförteckningar för kommunens del efterföljts 8) Utbetalningens riktighet genom att jämföra kommunprogrammets och centralregistrets utbetalningsuppgifter på gårdsnivå 9) Åt stödtagaren outbetalda, inte indrivna och inte utmätta stöd (RAP00301)för åren efterföljts 10) När det gäller utbetalningsloven granskas åtminstone det att grunden för utbetalningslovet kan godkännas och att det i stödansökningen stödbesluten finns tillbehöriga ändringsmarkeringar. Beträffande granskningen av utbetalningsloven är det skäl att särskilt fästa sig vid grunderna och summan för räntan beträffande rättelsesumman. 4 Anvisning Utöver enskilda stödansökningar bör man under granskningen i kommunen fästa uppmärksamhet vid: -den allmänna behandlingen av ansökningar, -kommunprogrammets ändamålsenlighet samt -hur datasekretessen och dataskyddet har ordnats i kommunen samt hur myndigheten uppmärksammat jävfallen. Med allmänn behandling av stöden avses t.ex. bristfälliga anteckningar om ändringarna i stödansökningarna samt systematiska fel vid behandling av de olika stöden ( t.ex. i fråga miljöstöd har växttäcket i ansökningarna inte matats in i ett flertal fall). Frågor som gäller dataskyddet och datasekretessen i kommunen är bl.a. punkterna 3.4. och 18 i cirkulär 44/99, datasekretess, rätten att använda kommunprogrammet och lösenord, tagning och förvaring av säkerhetskopior samt metoderna att arkivera stödansökningarna i kommunen. Landsbygdsavdelningarna granskar att alla personer som använder kommunprogrammet har eget lösenord, att jävfallen uppmärksammat och att de i cirkulär 44/99 om datasekretess, diarieföring och metoderna att arkivera efterföljts i kommunerna Förverkligande av granskningen Anvisning Kommungranskningen kan utföras antingen helt eller delvis i kommunen. En säkerhetskopia tages från kommunprogrammet och granskningen utföres genom att man använder sig av säkerhetskopian. Efter granskningen skall säkerhetskopian förstöras och även annars skall datasekretessynpunkterna beaktas. När granskningen utförs i kommunen användes en bärbar dator.

5 5 Anvisning Kommunprogrammets färdiga kontrollkörningar och rapporter utnyttjas vid kommungranskningarna. Ingående beskrivningar av rapporter och ansökningsanvisningar finns i användningsanvisningarna för kommunprogrammet. T.ex. följande rapporter i kommunprogrammet lönar det sig att ögna: 1) Fellistan för kontrollkörningen: bl.a. en lista över lagringsfel och andra fel som stödberäkningen inte sörjer för 2) Fel i stödberäkningen och anmärkningar: fel vid beräkningen och anmärkningar enligt odlare och stödtyp 3) Uppgifter om gårdsbraksenheten (helhetslista): största delen av de uppgifter som om gårdsbruksenheten och dess ansökningar som lagrats i kommunprogrammet kan skrivas ut. 4) Sökandens stödansökningar (specifikation och utbetalning) 5) Stödansökningar som är belagda med betalningsförbud 6) Beslutssituation/stödberäkning för stödansökningarnas del: man kan skriva ut t.ex. ansökningar för vilkas del stödet har skurits ned eller avslagna ansökningar. 7) Åt stödtagaren outbetalda, inte indrivna och inte utmätta stöd (RAP00301) för åren GRANSKNINGSPROTOKOLL Över granskningen uppgörs ett protokoll (enligt bilaga 2), varav skall framgå: 1) Metod med vilken de granskade stödansökningarna har utvalts samt en kort beskrivning av granskningsmetoderna 2) Allmänna iakttagelser om behandlingen av de olika stöden i kommunen 3) Brister som påvisats i dataskyddet och datasekretessen i kommunen eller i kommunprogrammet 4) Alla granskade gårdar och stöden som granskats (lägenhetssignum) 5) De åtgärder som skall vidtagas för att rätta till bristerna samt datum när kommunen bör ha vidtagit åtgärder 6) Anhållan on genmäle till kommunen på övervakningsprotokollet 7) Vem som har utfört granskningen, granskningsdatum och underskrift I separata bilagor till protokollet registreras de brister och fel som konstaterats ansökningarna samt de åtgärder som skall vidtas på grund av dem (se bilaga 2.).

6 6 Granskningsprotokollet säkerställs av den person som på landsbygdsavdelningen har förmansansvar. Kopiorna på granskningsprotokollen med bilagor skickas tillkännedom till kontrollenheten samt till kommunens landsbygdsmyndighet. Landsbygdsavdelningarna arkiverar originalen av granskningsprotokollen på ett ansvarsfullt sätt. Till kontrollenheten skickas en excel-fil med sammandrag på alla av landsbygdsavdelningen uppgjorda kommunövervakningar enligt tidtabellen i punkt 4.1. I den aktuella filen samlas alla anmärkningar som är relaterade till de granskade stödansökningarna. Syftet med filen är att underlätta uppgörandet av ett riksomfattande sammandrag. 6. UPPFÖLJNINGEN AV KOMMUNGRANSKNINGARNA Landsbygdsavdelningarna följer med att kommunerna verkställer åtgärderna som finns i granskningsprotokollet. Landsbygdsavdelningarna ansvarar för att kommunerna gett genmäle på övervakningsprotokollet inom utsatt tid. Kopior på kommunernas genmäle skall skickas till kontrollenheten. Landsbygdsavdelningarna rapporterar skriftligt åt kontrollenheten ifall kommunen låtit bli att verkställa de åtgärder som föreskrivits i granskningsprotokollet senast IKRAFTTRÄDANDE OCH STADGANDEN OM ÖVERFÖRING Detta cirkulär träder ikraft den 15 december Åtgärder som verkställigheten av cirkuläret förutsätter kan vidtas innan det träder ikraft. Jord- och skogsbruksminister Kalevi Hemilä Överinspektör Mikael Karell

7 BILAGOR Antalet granskade kommuner BILAGA 1 Protokoll över kommungranskningen BILAGA 2 Anmärkningar och koder för kommungranskningarna 2000 (excel-filer) BILAGA 3 Landsbygdsavdelningarnas uppföljningsblankett på kommungranskningen (excel-fil) Bilaga 4 Kommungranskningarnas anmärkningar (excel-filer) Bilaga 5 7 FÖR KÄNNEDOM Kommunernas landsbygdsmyndigheter Jord- och skogsbruksministeriets enhet för stödpolitik Jord- och skogsbruksministeriets trädgårdsenhet Jord- och skogsbruksministeriets informationstjänstcentral Jord- och skogsbruksministeriets enhet för intern revision