Riktlinjer för ekonomi och administration

Transkript

1 Riktlinjer för ekonomi och administration TR :

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING TILLÄMPNING AV FAST PRIS, FAST TIMPRIS RESPEKTIVE RÖRLIGT PRIS VID ANBUDSGIVNING OCH FAKTURERING Beräkning och tillämpning Förklaringar till anbudsblankett för stationer Förklaringar till anbudsblankett för ledningar EKONOMISK RAPPORTERING Fakturering av fastprisåtaganden Fakturering av åtgärder på löpande räkning Särskilda åtgärder Fakturaadress KONTAKTVÄGAR Adressförteckningar till stationer Adressförteckningar till entreprenör Kontaktvägar hos Beställaren TEKNISK RAPPORTERING ÖVERLÄMNANDE AV ANLÄGGNINGAR SOM BYTER ENTREPRENÖR UTBILDNING Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Aktivitetskoder Fakturamall TR : (11)

3 1. Inledning Riktlinjerna i detta dokument skall gälla för pristillämpning, fakturering och rapportering som skall ske utöver vad som anges i Beställarens Riktlinjer för underhållsinformation. Rapporteringen är ekonomisk, teknisk och administrativ. Tyngdpunkten ligger på ekonomisk rapportering och fakturering. 2. Tillämpning av fast pris, fast timpris respektive rörligt pris vid anbudsgivning och fakturering 2.1. Beräkning och tillämpning Fast pris, fast timpris respektive rörligt pris skall för stationsentreprenaden inklusive påstick, radiomastanläggningar och teknikbodar för optoanläggningar samt för ledningsentreprenaden beräknas och användas på följande sätt: TR : (11)

4 Stationsentreprenaden inkl. påstick, radiomastanläggningar och teknikbodar för opto Fast pris, per station och år Betalning kvartalsvis. Fakturan kan tidigast ställas ut den 15:e i kvartalets andra månad. Betalning 30 dagar efter att fakturan mottagits Fast timpris per paket 30 % tillägg till fast timpris 60 % tillägg till fast timpris Priset skall gälla fast under 2005 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av arbetsmarknadsindex SNI 92, AKI för arbetare, C+D+E (gruvor, mineralutv, tillverkind, gas, värme och el), varvid index skall vara kvartal 2 år n-1 och bas kvartal 2 år n-2, där n är aktuellt år för indexuppräkning. Beräknat som vägt medelvärde för samtliga kategorier som Entreprenören avser att använda under avtalsperioden. I priset skall också inkluderas kostnader för resor, traktamenten och övernattningar samt kostnader för förbrukningsmateriel, efterfyllning av SF 6, instrument för normal provning av apparater och reläskydd (tidmätare, Freja, m.fl.) samt skylift, men exklusive arbetsmaskiner, tyngre arbetsmateriel och specialinstrument. Timpriset skall gälla fast under 2005 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av arbetsmarknadsindex SNI 92 C+D+E, varvid index skall vara kvartal 2 år n-1 och bas kvartal 2 år n-2, där n är aktuellt år för indexuppräkning. Verklig kostnad med tillägg för administrationskostnader om 7 %. Entreprenören skall tillhandahålla á- prislista för angivna kostnader 7 % på fakturabelopp från under- och sidoentreprenör För nedlagd egen tid utgår rörlig ersättning enligt fast timpris Enkel övertid Utöver normal arbetstid, helgfri måndag till fredag kl Kvalificerad övertid Övrig tid Användningsområde Säkerhetsrondning, stationsberedskap exkl. utryckningar, teknisk rondning inkl förebyggande underhåll (FU) av primäranläggningar i drift, FU av kontrollanläggningar och gemensamma anläggningar enligt riktlinjer och FU-plan samt planerings- och uppföljningsmöten, utbildning och installation av TIFO. 1. För framtagning av budgetpris för respektive station under avtalsperioden vad avser underhåll av primäranläggningar enligt FU-plan och riktlinjer med anläggningarna ur drift. 2. Avhjälpande underhåll (AU). 3. Reläomställningar. 4. Ändring och tilläggsarbeten på kontrollanläggning, primäranläggning, gemensamma anläggningar, radiomastanläggningar, teknikbodar för opto, utryckningar, felsökning, avhjälpande av mindre fel och besök. 5. Särskilda åtgärder där rörligt pris skall tillämpas. 6. Administration, dokumentation och ritningshantering som ej ingår i fastprisåtagande. Arbetsmaskiner, tyngre arbetsmateriel och specialinstrument. Vid anlitande av under- och sidoentreprenör eller då Entreprenören utför beställning för Beställarens räkning Endast för mindre entreprenader. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg TR : (11)

5 Ledningsentreprenaden Fast pris per ledning och år Betalning kvartalsvis. Fakturan kan tidigast ställas ut den 15:e i kvartalets andra månad. Betalning 30 dagar efter att fakturan mottagits Fast timpris per paket Priset skall gälla fast under 2005 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av arbetsmarknadsindex SNI 92, AKI för arbetare, C+D+E (gruvor, mineralutv, tillverkind, gas, värme och el), varvid index skall vara kvartal 2 år n-1 och bas kvartal 2 år n-2, där n är aktuellt år för indexuppräkning. Priset skall inkludera kostnader för flygbesiktning. Beräknat som vägt medelvärde för samtliga som Entreprenören avser att använda under avtalsperioden, Timpriset skall gälla fast under 2005 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av arbetsmarknadsindex SNI 92 C+D+E, varvid index skall vara kvartal 2 år n-1 och bas kvartal 2 år n-2, där n är aktuellt år för indexuppräkning.. Kostnader för resor, traktamenten, logi och restid utöver normal arbetstid debiteras till verkliga kostnader enligt Entreprenörens vid varje tillfälle gällande kollektivavtal. Administrationspålägg för reskostnader och traktamenten skall vara 7 %. Entreprenören skall tillhandahålla á- prislista för ovan angiva kostnader. 3 % på fakturabelopp från under- och sidoentreprenör För nedlagd egen tid utgår rörlig ersättning enligt fast timpris Verklig kostnad med tillägg för administrationskostnader om 7 %. Entreprenören skall tillhandahålla á- prislista för angiva kostnader Användningsområde Driftbesiktning, underhållsbesiktning, jordtagsbesiktning, rötskadebesiktning, och administration av underhållsröjning och kantträdsavverkning samt planerings- och uppföljningsmöten, utbildning och installation av TIFO 1. För framtagning av budgetpris för respektive ledning under avtalsperioden vad avser planering och administration av röjningsbesiktning, extra röjningsbesiktning, skogsbesiktning underhåll enligt kalkylunderlag 2. Avhjälpande underhåll (AU) 3. Ändring och tilläggsarbeten, felsökning, avhjälpande av mindre fel samt bevakning och avisning 4. Särskilda åtgärder där rörligt pris skall tillämpas Resor, traktamenten, logi och restid Vid anlitande av under- och sidoentreprenör eller då Entreprenören utför beställning för Beställarens räkning avseende skogligt underhåll. Förbrukningsmateriel, arbetsmaskiner, tyngre arbetsmateriel och specialinstrument. TR : (11)

6 Ledningsentreprenaden 30 % tillägg till fast timpris 60 % tillägg till fast timpris 7 % på fakturabelopp från under- och sidoentreprenör För nedlagd egen tid utgår rörlig ersättning enligt fast timpris Enkel övertid Utöver normal arbetstid, helgfri måndag till fredag kl Kvalificerad övertid Övrig tid Användningsområde Vid anlitande av under- och sidoentreprenör eller då Entreprenören utför beställning för Beställarens räkning Endast för mindre entreprenader. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg 2.2. Förklaringar till anbudsblankett för stationer Huvudmannaskap framgår av anbudsblanketten. Huvudman svarar för underhåll av gemensam anläggning. Vid annan huvudman än Beställaren är respektive fält för gemensam anläggning mörkgrått och prisuppgift skall ej lämnas. Vissa stationer är uppdelade på flera resultatobjekt. Gräns framgår av enlinjeschemat. Anbudsblankettens uppgift om kategori A, B, C, D eller E avser krav på inställelsetid för stationsberedskapen enligt Beställarens Riktlinjer för drift". Fastpriset för stationsberedskap skall endast fördelas mellan respektive underhållspakets stationer och påstick (vita fält). Vid behov skall stationsberedskapen dock även rycka ut till bl a listade master, teknikbodar för opto och övriga teleanläggningar (ljusgrå fält) enligt anläggningsförteckningen. Budgeterat pris för planerat FU av primäranläggning ur drift skall anges och vara baserat på beräknad total tidsåtgång och det fasta timpriset för underhållspaketet ifråga. Begärs ersättning för kostnader som ej är medtagna i anbudsblanketten skall dessa specificeras. Innehåll och delsummor anges per stationspaket och år på separat bilaga. TR : (11)

7 Begärs ersättning för kostnad under år 2004 för installation och utbildning avseende TIFO anges summan på avsedd plats i blankett "Sammanställningar år ". Numren för paket Bxx för stationsunderhåll och paketnummer Sxx för säkerhetsrondning korresponderar mot motsvarande Förklaringar till anbudsblankett för ledningar Begärs ersättning för kostnad under år 2004 för installation och utbildning avseende TIFO anges summan på avsedd plats i blankett "Sammanställningar år ". 3. Ekonomisk rapportering 3.1. Fakturering av fastprisåtaganden Åtaganden som utförs till fast pris: För stationer: Stationsberedskap exkl. utryckningar, Teknisk rondning inkl. FU primäranläggning i drift FU av kontrollanläggning FU av gemensam anläggning (i förekommande fall) Säkerhetsrondning För ledningar: Driftbesiktning Underhållsbesiktning Jordtagsbesiktning Rötskadebesiktning Administration av underhållsröjning Administrartion av kantträdsavverkning För tele: Alla avtalade fastprisåtaganden Fast pris faktureras och betalas kvartalsvis. Alla tillägg till fast pris skall betalas kvartalsvis. Per kvartal skall en gemensam faktura sändas omfattande alla i uppdraget ingående anläggningar. Totalsumma för alla anläggningar räcker. Fakturerat belopp skall vara en fjärdedel av årskostnaden oavsett vad som utförts eller avses utföras under kvartalet. Inom perioden kommer det att finnas elektronisk fakturamottagning. För det sista kvartalet under avtalsperioden kommer fakturan att betalas efter genomgång av att åtgärderna till fastpris är utförda eller kommer att utföras under återstående avtalstid. TR : (11)

8 3.2. Fakturering av åtgärder på löpande räkning Åtgärder inom basunderhåll som utförts på löpande räkning är bl a: För stationer: Planerat FU för primäranläggning ur drift Tillkommande FU Utryckningar och mindre AU Besök och hemvärnsaktiviteter För säkerhetsrondning tillkommande tjänster För ledningar: Åtgärder efter besiktning Besiktningar inom skogligt underhåll Röjningsbesiktning Extra röjningsbesiktning Skogsbesiktning För tele: Avhjälpande underhåll Löpande räkning faktureras och betalas månadsvis i efterskott. Entreprenören skall för varje av Beställarens sex underhållsområden (Stationer: Nord, Mitt, Syd; Ledningar: Nord, Mitt, Syd) sammanställa och sända en gemensam månadsfaktura för alla anläggningar inom entreprenaden enligt bifogad mall dels på papper och dels via e-post. Inom perioden kommer det att finnas elektronisk fakturamottagning. Detta medför att flera fakturor per entreprenör kan ställas ut per månad. Underhållsområdena framgår av anläggningsförteckningarna. Dessutom skall tre månadsfakturor sammanställas för underhåll av tele. En faktura för knutpunkter. En faktura för BFkommunikation, radiolänkkommunikation, optokommunikation och drifttelefonnätet. En faktura för RTU, reservlarmsändare, reläskyddskanaler, WAN- och LAN-nät. Mallen för fakturering skall användas. Eventuell delfakturering t ex för materialutlägg skall godkännas av Beställaren i förväg. Av respektive faktura skall framgå SvK ref (enligt bilaga), SvK Org (320 för ledningar respektive 330 för stationer enligt bilaga) och SvK Epak (9XX enligt bilaga). Dessutom skall för varje utförd åtgärd följande individuella uppgifter anges: Arbetsordernummer (AO-nr) i TIFO Aktivitetskod XXXX som hämtas ur bilaga Aktivitetskoder Resultatobjekt XXXX som hämtas ur anläggningsförteckningen Anläggningsnummer XXXXX som hämtas ur anläggningsförteckningen Projektnummer i de fall sådant finns Littera för respektive ledning och station (Namn om olittrerat) TR : (11)

9 Antal timmar för åtgärd Gällande fast timpris Resor och traktamenten (Om utanför fast timpris) Materiel Underentreprenörer Totalkostnad för åtgärden Slutfaktura J/N Förutsatt att det fasta timpriset kunnat användas utan tillägg räcker ovanstående uppgifter för Beställarens uppföljning och ekonomiadministration. När exempelvis övertid eller material samt för ledningar resor och traktamenten tillkommer, skall också detta föras in i sammanställningen, men även specificeras för Beställarens uppföljning Särskilda åtgärder Faktureringen av separat beställda särskilda åtgärder skall ske enligt instruktion i varje beställning Fakturaadress Fakturorna sänds till Svenska Kraftnät, Box 526, Vällingby. Fakturor för fast pris skall märkas med "Underhåll". Fakturor för rörligt pris skall märkas med respektive underhållsingenjörs namn. 4. Kontaktvägar 4.1. Adressförteckningar till stationer Beställaren har i TIFO registrerat uppgifter för respektive anläggning. Respektive Entreprenör uppdaterar uppgifterna fortlöpande Adressförteckningar till entreprenör TR : (11)

10 Beställaren har i TIFO registrerat uppgifter för respektive entreprenör. Respektive Entreprenör uppdaterar uppgifterna. Förteckning över telefonnummer till bostad, mobil, MBS mm för nyckelpersoner hos Entreprenör skall upprättas och översändas till Beställaren samt hållas uppdaterade under avtalsperioden. Listan skall användas av Beställarens reparationsberedskap om allvarligare fel inträffar på anläggningar efter kontorstid Kontaktvägar hos Beställaren Den normala kontaktvägen för frågor som rör underhåll av Beställarens ledningar, stationer inkl påstick, radiomastanläggningar och teknikbodar för opto går via Beställarens underhållsingenjörer i Västerås, Halmstad och Sundsvall. 5. Teknisk rapportering All teknisk rapportering sker via TIFO. Dock skall allvarliga fel snarast även rapporteras per telefon. 6. Överlämnande av anläggningar som byter entreprenör Beställarens underhållsingenjörer tar efter avslutad upphandling kontakt med Entreprenören om rutiner och tidpunkter för överlämnande av anläggningsdokumentation, tillträde mm. Vid överlämnandet av anläggningar kommer Beställaren att använda förberedda blanketter för ledningar respektive stationer. Överlämnande av stationer sker normalt på respektive station. Överlämnandet av ledningar avser i huvudsak dokumentation och sker på lämpligt kontor. För tillkommande stationer har Beställaren en kort gemensam genomgång av anläggningen. Vid denna medverkar förutom Beställarens underhållsingenjör normalt en kontrollanläggningstekniker. Påstick, radiomastanläggningar, teknikbodar för opto och "yttre" teleanläggningar besöks ej. Anläggningar som inte byter entreprenör besöks endast om utbildningsinsatser erfordras. För säkerhetsrondning sker överlämning i någon typisk anläggning. TR : (11)

11 7. Utbildning Beställaren anordnar utan kostnad för Entreprenören följande utbildningar i samband med entreprenörsbyten: Utbildning av personal i stationsberedskapen enligt avsnitt 2.3 i Beställarens Riktlinje för Drift Utbildning av personal enligt Beställarens Riktlinje för Underhållsinformation Instruktion av personal i stationsberedskapen i samband med driftutbildning eller anläggningsbesök enligt ovan eller vid separat tillfälle. Denna instruktion är fokuserad på kontrollanläggningsutrustning såsom hantering av störningsoch händelseskrivare. Instruktion av personal i stationsberedskapen avseende teleutrustning. En halv dags utbildning förläggs till en station, med en typisk uppsättning teleutrustningar, inom varje entreprenörs geografiska område. Det är möjligt att Beställaren under avtalsperioden på motsvarande sätt kommer att anordna repetitionsutbildningar eller riktade utbildningar inom olika teknikområden i samråd med entreprenörerna. Entreprenören skall genomgående svara för egna kostnader för tid, resor och traktamenten. TR : (11)