Riktlinjer för ansökan om tillträdesrätt. Svenska kraftnät är huvudman

Transkript

1 SvK4005, v4.0, ENHET, VERKSAMHETSOMRÅDE AF VÅR BETECKNING TR12-03, Bilaga 2b DATUM SAMRÅD TEKNISK RIKTLINJE UTGÅVA FASTSTÄLLD Riktlinjer för ansökan om tillträdesrätt till stationer där Svenska kraftnät är huvudman TEKNISK RIKTLINJE TR Bilaga 2b

2 2 (11) Innehåll 1 Bakgrund Övergripande Registrator SAFE Krav på säkerhetsprövning för alla sökande Ansökan om tillträde Typ av ansökan Ange omfattningen av tillträde Motivera tillträde Begränsad giltighetstid på passerkortet Nytt eller befintligt passerkort Bekräftelse på ansökan Status på ansökan Personliga passerkort Rutin för godkännande Aktiverade behörigheter Sökande utan befintligt passerkort Ansökan om ersättningskort vid tappat eller förkommet kort Ny kortkod vid glömd kod Ansökan om lånekort Avsluta ett aktiv passerkort i förtid Avslutade behörigheter... 10

3 3 (11) 1 Bakgrund SAFE (Svenska kraftnät Ansökan För Entré) är Beställarens behörighetssystem som används för att söka tillträde till stationsanläggningar och teknikbodar där Svenska kraftnät är huvudman. Systemet kan användas av såväl extern som intern personal som behöver få ett personligt passerkort. Externa intressenter loggar in via: (OBS! länken fungerar endast utanför Svenska kraftnäts brandvägg) 1.1 Övergripande Beställaren har valt att begränsa antalet användare i systemet av säkerhetsskäl. Detta innebär att externa ansökningar endast kan utföras av två externa intressenter. 1. Samordningsansvarig (ansvarig underhållsentreprenör) för respektive anläggning. För varje anläggning finns en ansvarig underhållsentreprenör (samt en eller flera reserver) som blivit registrerade i systemet och därmed har behörighet att söka tillträde för såväl egen som annan extern personal. Dessa personer hanterar alla ansökningar om tillträde för såväl underhålls- som för projektarbete. 2. Beställarens hyresgäster inom TELECOM som ansöker om tillträde för sin personal samt deras underentreprenörer som behöver tillträde till teknikbodarna! Alla personer som har behörighet att göra en ansökan om tillträde åt en tredje part kallas Registrator. För en övergripande beskrivning av processen och hur ansvaret fördelas per intressent, se bilden nedan.

4 4 (11) Fig 1. Visar hur processen ser ut för att ansöka om tillträde till en anläggning där Svenska kraftnät är huvudman 1.2 Registrator SAFE För att kunna logga in i SAFE och göra en ansökan om tillträde, måste någon ansvarig hos Beställarens Entreprenör eller hyresgäst vara upplagd som Registrator (ny användare) i systemet. Finns ansvarig person inte upplagd i SAFE, skickar Beställaren ett mail till: safe@svk.se. För att bli upplagd som Registrator behöver Svenska kraftnät följande uppgifter: namn, personnummer, mailadress, mobilnummer och företag. En Registrator måste även vara registerkontrollerad och inplacerad i säkerhetsklass. När Registratorn är upplagd som ny användare i systemet, får personen ett välkomst mail till den angivna mailadressen. Genom att klicka på länken i mailet, kan ansvarig person hos Beställaren registrera nytt lösenord, logga in i SAFE och göra ansökningar för sin egen och andras personal. Om Registratorn har glömt sitt lösenord, går det alltid att klicka på glömt lösenord på första inloggningssidan. SAFE skickar då ut ett mail till angiven mailadress med en länk där Registratorn kan registrera ett nytt lösenord. För att byta lösenord, måste även verifikationskoden anges som skickas ut samtidigt via sms till angivet mobilnummer.

5 5 (11) 1.3 Krav på säkerhetsprövning för alla sökande För att få ett eget inpasseringskort till Svenska kraftnäts anläggningar måste den sökande säkerhetsprövas och inplaceras i lämplig säkerhetsklass innan ansökan om tillträde kan göras i SAFE. Annars kommer ansökan att avslås av Svenska kraftnäts säkerhetshandläggare och en ny ansökan för personen måste göras. För mer information om säkerhetsprövning se Instruktion för ifyllnad av registerkontroll som finns på under Aktörsportalen. För mer information gällande säkerhetsprövning se bilaga 2a Riktlinjer för inpassering i stationer där Svenska kraftnät är huvudman, avsnitt 2.1 Krav på säkerhetsprövning för eget tillträde till anläggningar där Svenska kraftnät är huvudman. 1.4 Ansökan om tillträde Innan en ny person kan registreras i SAFE, behöver Registratorn få in person- och kontaktuppgifter för den sökande. Detta görs enklast genom att be den sökande fylla i dokument Underlag för ansökan om tillträde till Svk stations-anläggning & teknikbod som finns på under Aktörsportalen- Säkerhetsskydd/blanketter. Finns den sökande redan registrerad i SAFE, räcker det att ange personnummer och sedan söka upp personen i systemet. Då kommer alla person- och kontaktuppgifter upp för den sökande. En ny sökande behöver m.a.o. bara registreras en gång. Nästa gång kommer systemet ihåg personen och det räcker att ange vilka behörigheter som personen söker för. Finns inte den sökande registrerad i SAFE, måste samtliga obligatoriska fält markerade med * fyllas i innan själva ansökan kan göras. När alla uppgifter för den sökande är inmatade i systemet, kan en ansöka om tillträde till en eller flera stationsanläggningar påbörjas Typ av ansökan I systemet anger Registratorn om ansökan är projektrelaterad eller kopplad till ett underhållsområde. 1. Om ansökan är kopplat till ett projekt, måste aktuellt projekt väljas i systemet. I systemet syns det vilken projektledare som är ansvarig för ett visst projekt. 2. Är ansökan inte projektrelaterad, väljer Registratorn vilket underhållsområde

6 6 (11) som ansökan gäller. Varje projekt och underhållsområde är begränsat till de anläggningar som ingår i Registratorns ansvarsområde. Detta innebär att en Registrator endast kan söka tillträde till de stationer och teknikbodar som ingår i det eller de underhållsområden som de är ansvariga för. Behöver den sökande söka tillträde till andra anläggningar, får den sökande kontakta ansvarig Registrator för det aktuella underhållsområdet. En Registrator kan endast göra en ansökan per underhållsområde och/eller per projekt! Detta innebär att om den sökande behöver tillträde till stationer som ligger i olika underhållsområden, måste en separat ansökan göras för respektive underhållsområde. Du kan inte heller göra en ansökan för flera projekt samtidigt i systemet utan måste göra separata ansökningar för varje projekt Ange omfattningen av tillträde När Registratorn valt aktuellt underhållsområde eller projekt visar systemet upp en lista på alla anläggningar som är kopplade till angivet sökalternativ och som den sökande kan söka tillträde till. Alla stationsanläggningar är uppdelade i två olika zoner: Zon 1 innebär att den sökande får tillträde till endast stationsområdet. Zon 1+2 innebär att den sökande får tillträde till både stationsområdet och till manöverbyggnaden. I ansökan anges vilka anläggningar som tillträdet gäller samt vilken zon som är aktuell vid behov. OBS! Teknikbodarna har ingen zonindelning Motivera tillträde Alla ansökningar om tillträde till en anläggning måste motiveras, oavsett om det är till en station eller teknikbod. Det är viktigt att vara tydlig med orsaken till varför den sökande söker tillträde för att det ska vara lätt för den ansvarige underhållsingenjören eller projektledaren att bedöma om ansökan är skälig och godkänna den. Är inte motiveringen tydlig, kommer ansökan att avslås Begränsad giltighetstid på passerkortet Svenska kraftnät har beslutat att begränsa giltighetstiden för tillträde till stationer och teknikbodar till max ett (1 ) år. SAFE har en inbyggd spärr som inte tillåter en ansökan på en längre tidsperiod än 12 månader. När giltighetstiden är på väg att

7 7 (11) löpa ut kommer Registratorn och den sökande att få en påminnelse om att det är dags att förnya ansökan i SAFE Nytt eller befintligt passerkort Om den sökande redan har ett befintligt passerkort till någon av Svenska kraftnäts anläggningar, skall detta anges i ansökan. Annars kommer det befintliga kortet att avaktiveras och den sökande få ett nytt kort med ny kod skickad till sig. Har den sökande inget passerkort sedan tidigare, kommer ett nytt passerkort att utfärdas av Svenska kraftnäts kortadministratör och skickas tillsammans med kortkvittensen till den sökande Bekräftelse på ansökan När ansökan skickats in via SAFE får Registratorn alltid en bekräftelse via mail på att Svenska kraftnät har emottagit ansökan. I mailet syns även ärendenumret på ansökan om man vill följa status på ärendet i SAFE Status på ansökan En ansökan i SAFE kan ha nio olika statusar beroende på vart i processen ärendet befinner sig. En Registrator kan när som helst logga in i systemet och ta reda på vilken status ett specifikt ärende har genom att söka på ärendenumret. Nedan finns en tabell som redogör för alla olika statusarna och dess innebörd. Fig: Statusbeskrivning - SAFE.

8 8 (11) 1.5 Personliga passerkort Alla passerkort till anläggningar där Svenska kraftnät är huvudman är personliga och får ej överlåtas till eller användas av tredje part. Om SAFE får in en ansökan där angivet passerkort redan finns registrerat på en annan person än den sökande, kommer denna ansökan att avslås och kortets behörigheter kommer att kontrolleras och avaktiveras. 1.6 Rutin för godkännande Efter att ansökan skickat in till Svenska kraftnät, går den för godkännande till antingen ansvarig underhållsingenjör eller projektledare. Detta beror på om ansökan är kopplat till ett projekt- eller underhållsarbete. Innan behörigheterna kan aktiveras, måste den sökande säkerhetskontrolleras och godkännas av säkerhetshandläggaren på Svenska kraftnäts säkerhetsavdelning. Säkerhetshandläggaren kontrollerar att personen har rätt säkerhetsklass i förhållande till sökta behörigheter. Mer information om säkerhetsprövning finns på Aktörsportalen under Säkerhetsskydd/vägledning för säkerhetsprövning. Har den sökande redan ett Svk passerkort sedan tidigare och är säkerhetsprövad i rätt säkerhetsklass, kommer de sökta behörigheterna att aktiveras på det angivna kortnumret (vid godkännande från berörda interna instanser). Den sökande behåller då sin kortkod som de har sedan tidigare. 1.7 Aktiverade behörigheter När ansökan är godkänd och Svenska kraftnäts kortadministratör har aktiverat de sökta behörigheterna, får den sökande och registratorn ett bekräftels på detta. Har den sökande ett passerkort sedan tidigare registrerat hos Svenska kraftnät, aktiveras behörigheterna på det angivna kortet. Har den sökande inget kort sedan tidigare, aktivereras behörigheterna först efter att Svenska kraftnät emottagit påskriven kortkvittens. Kvittensen behöver skickas in i original till kortadminstratören. Har den sökande ett brådskande ärende, kan kvittensen scannas in och skickas till vakten@svk.se. På detta sätt kan behörigheterna aktiveras tidigare. Originalet skall alltid skickas till följande adress: Svenska kraftnät Attn: vakten Box Sundbyberg

9 9 (11) Sökande utan befintligt passerkort Om den sökande inte har ett Svk passerkort sedan tidigare, kommer de att få ett nytt kort och kortkvittens skickat till sig. När Svk emottar påskriven kvittens, aktiveras behörigheterna på kortet. I samband med detta, får den sökande ett sms med sin nya kortkod och ett bekräftels skickas till både Registratorn och den sökande (se process nedan). Vid utfärdande av nytt kort kan den sökande inte längre välja kortkod själva, utan systemet genererar automatiskt en slumpmässig kod. Aktivera behörigheter för nya sökande utan befintligt svk passerkort Fas Sökande Kort-administratör Ansökan godkänd av Svk Skicka nytt passerkort (spärrat) + kvittens Emotta kort och kvittens via post Aktivera behörigheterna på passerkortet Skriv på kvittens och skicka tillbaka till Svk Skicka kortkod via sms till sökande Skicka bekräftels till sökande & Registrator Emotta bekräftelse på att behörigheterna är aktiverade via mail Emotta ny kortkod via sms till angivet mobilnummer Ansökan avslutad (status=frisläppt) Registrator Emotta bekräftelse på att behörigheterna är aktiverade via mail 1.8 Ansökan om ersättningskort vid tappat eller förkommet kort Vid förlust eller felaktigt passerkort, skall detta anmälas inom 24 timmar direkt till kortadministratören via vakten@svk.se. En ansökan om nytt kort kan sedan göras via SAFE genom att söka upp personen och klicka på nytt kort. Om ansökan gäller ett ersättningskort, måste orsak anges innan beställningen går iväg till kortadministratören. 1.9 Ny kortkod vid glömd kod Om den sökande har en kortkod registrerad i SAFE sedan tidigare, räcker det med att Registratorn söker upp personen i systemet och klickar på Skicka kortkod. Då skickar systemet automatiskt ut den gamla koden via sms till den sökandes mobiltelefon.

10 10 (11) Har den sökande inte en kortkod registrerad i SAFE sedan tidigare, måste en ansökan om ny kortkod göras. I detta fall kommer den sökande att få en ny slumpgenererad kortkod skickad till det angivna mobilnumret Ansökan om lånekort Vid behov av att aktivera behörigheter på ett befintligt lånekort, kan detta också göras i SAFE. Ange eller registrera den sökande i systemet och ange det aktuella lånekortets kortnummer i ansökan. Detta för att behörigheterna ska läggas på rätt lånekort. Giltighetstiden för lånekorten är begränsad till max två veckor. Vid behov av längre tillträde, skall ett personligt passerkort ansökas om i SAFE. För mer information gällande lånekort se bilaga 2a Riktlinjer för inpassering i stationer där Svenska kraftnät är huvudman, avsnitt 5 Hantering av lånekort Avsluta ett aktiv passerkort i förtid Om en person med aktivt passerkort behöver avsluta sina behörigheter i förtid t.ex. om personen slutar eller byter tjänst, kan detta också göras via SAFE. Registratorn söker då upp aktuell person via personnummer och klickar sedan på avsluta. Då går det ett mail till Svenska kraftnäts kortadministratör som avslutar alla personens behörigheter. I samband med detta avslutas registerkontrollen av säkerhetshandläggaren. När ärendet är slutfört får Registratorn och den sökande ett bekräftels på att alla behörigheter är avslutade 1.12 Avslutade behörigheter När sökta behörigheter är på väg att löpa ut, får den sökande och Registratorn en påminnelse om att göra en ny ansökan vid behov. Finns det inget behov av att för-

11 11 (11) nya behörigheterna, skall Registratorn göra en ansökning om avslut i SAFE och därefter skicka tillbaka kortet till Svenska kraftnäts kortadministratör. När avslutet är klart kommer samtliga behörigheter kopplade till det angivna kortnumret att avaktiveras på det angivna datumet. Senast två (2) veckor efter sista giltighetsdatum har passerat skall den sökande skicka kortet i retur till följande adress: Svenska kraftnät Attn: vakten Box Sundbyberg Om Svenska kraftnät inte erhåller kortet i retur inom två veckor, skickas en påminnelse om detta till Registrator.