Riktlinjer för ekonomi och administration

Transkript

1 ENHET, VERKSAMHETSOMRÅDE SAMRÅD NF N, D, IK DATUM VÅR BETECKNING TR12-06 TEKNISK RIKTLINJE REVISION B SvK405, v2.0, Riktlinjer för ekonomi och administration TEKNISK RIKTLINJE TR12-06 REV B 1/17

2 Uppdateringar Revision Ändringsnot Datum A Ursprunglig versiom B Omarbetad i samband med DoU Datumsatta utgåvor har funnits tidigare, nu införs Rev-bokstav /17

3 Innehåll 1 Inledning Tillämpning av fast pris, fast timpris respektive rörligt pris vid anbudsgivning och fakturering Beräkning och tillämpning Förklaringar till anbudsblankett för stationer Förklaringar till anbudsblankett för kraftledningar Förklaringar till anbudsblankett för underhåll av ledningsgator Förklaringar till anbudsblankett för säkerhetsrondning Ekonomisk rapportering Fakturering av fastprisåtaganden Fakturering av åtgärder på löpande räkning Särskilda åtgärder Fakturaadress Kontaktvägar Adressförteckningar till stationer Adressförteckningar till Entreprenör Kontaktvägar hos Beställaren Teknisk rapportering Överlämnande av anläggningar som byter Entreprenör Utbildning /17

4 Bilagor Bilaga 1 Arbetstyp Bilaga 2 Fakturamall /17

5 1 Inledning Riktlinjerna i detta dokument skall gälla för pristillämpning, fakturering och rapportering som skall ske utöver vad som anges i Beställarens Riktlinjer för underhållsinformation. Rapporteringen är ekonomisk, teknisk och administrativ. Tyngdpunkten ligger på ekonomisk rapportering och fakturering. 2 Tillämpning av fast pris, fast timpris respektive rörligt pris vid anbudsgivning och fakturering 2.1 Beräkning och tillämpning Fast pris, fast timpris respektive rörligt pris skall för underhåll av stationer inklusive påstick, radiomastanläggningar, teknikbodar för optoanläggningar, teleanläggningar, inmätning av optokablar, säkerhetsrondning, underhåll av kraftledningar inkl optokabelunderhåll samt för underhåll av ledningsgator beräknas och användas på följande sätt: Underhåll av stationer inkl. påstick, radiomastanläggningar, teknikbodar för optoanläggningar, teleanläggningar samt inmätning av optokablar Användningsområde Fast pris, per station eller optokabel och år. Betalning kvartalsvis. Fakturan kan tidigast ställas ut den 15:e i kvartalets andra månad. Betalning 30 dagar efter att fakturan mottagits Fast timpris per paket. mottagits Priset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Beräknat som vägt medelvärde för samtliga kategorier som Entreprenören avser att använda under avtalsperioden. I priset skall också inkluderas kostnader för resor, traktamenten och övernattningar samt kostnader för förbrukningsmateriel, efterfyllning av SF 6, instrument för normal provning av apparater och reläskydd (tidmätare, Freja, m.fl.) samt skylift, men exklusive arbetsmaskiner, tyngre arbetsmateriel och specialinstrument. Timpriset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Stationsberedskap exkl. utryckningar, teknisk rondning inkl förebyggande underhåll (FU) av primäranläggningar i drift, FU av kontrollanläggningar och gemensamma anläggningar enligt riktlinjer och FU-plan. Teknikbodar för optoanläggningar, master och inmätning av optokablar. Planeringsoch uppföljningsmöten, utbildning och installation av Banken. För framtagning av budgetpris för respektive station under avtalsperioden vad avser underhåll av primäranläggningar enligt FU-plan och riktlinjer med anläggningarna ur drift. Avhjälpande underhåll (AU). Reläomställningar. Ändring och tilläggsarbeten på kontrollanläggning, primäranläggning, gemensamma anläggningar, radiomastanläggningar, teknikbodar för opto, teleanläggningar, inmätning av optokablar, utryckningar, felsökning, avhjälpande av mindre fel, besök och tillkommande säkerhetsrondning. Särskilda åtgärder där rörligt pris skall tillämpas. Administration, dokumentation och ritningshantering som ej ingår i fastprisåtagande. 5/17

6 Rörligt pris. Rörligt pris. 30 % tillägg till fast timpris. 60 % tillägg till fast timpris. Verklig kostnad med tillägg för administrationskostnader om 7 %. Entreprenören skall tillhandahålla á-prislista för angivna kostnader. 7 % på fakturabelopp från underoch sidoentreprenör. För nedlagd egen tid utgår rörlig ersättning enligt fast timpris. Enkel övertid. Utöver normal arbetstid, helgfri måndag till fredag kl Kvalificerad övertid. Övrig tid. Arbetsmaskiner, tyngre arbetsmateriel och specialinstrument. Vid anlitande av under- och sido- Entreprenör eller då Entreprenören utför beställning för Beställarens räkning. Endast för mindre entreprenader. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. Underhåll av kraftledningar inkl optokabel Fast pris per ledning och år. Betalning kvartalsvis. Fakturan kan tidigast ställas ut den 15:e i kvartalets andra månad. Betalning 30 dagar efter att fakturan Fast timpris per paket. Rörligt pris. Rörligt pris. Rörligt pris. 30 % tillägg till fast timpris. mottagits 60 % tillägg till fast timpris. Priset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Priset skall inkludera kostnader för flygbesiktning. Beräknat som vägt medelvärde för samtliga som Entreprenören avser att använda under avtalsperioden. Timpriset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Kostnader för resor, traktamenten, logi och restid utöver normal arbetstid debiteras till verkliga kostnader enligt Entreprenörens vid varje tillfälle gällande kollektivavtal. Administrationspålägg för reskostnader och traktamenten skall vara 7 %. Entreprenören skall tillhandahålla á-prislista för ovan angivna kostnader. Verklig kostnad med tillägg för administrationskostnader om 7 %. Entreprenören skall tillhandahålla á-prislista för angiva kostnader. 7 % på fakturabelopp från underoch sidoentreprenör. För nedlagd egen tid utgår rörlig ersättning enligt fast timpris. Enkel övertid. Utöver normal arbetstid, helgfri måndag till fredag kl Kvalificerad övertid. Övrig tid. Användningsområde Driftbesiktning, underhållsbesiktning, jordtagsbesiktning, rötskadebesiktning, optokabelreparation, samt planeringsoch uppföljningsmöten, utbildning och installation av Banken. För framtagning av budgetpris för underhåll enligt kalkyl-underlag. Avhjälpande underhåll (AU). Ändring och tilläggsarbeten, felsökning, avhjälpande av mindre fel samt bevakning och avisning. Särskilda åtgärder där rörligt pris skall tillämpas. Resor, traktamenten, logi och restid Förbrukningsmateriel, arbetsmaskiner, tyngre arbetsmateriel och specialinstrument. Vid anlitande av under- och sido- Entreprenör eller då Entreprenören utför beställning för Beställarens räkning. Endast för mindre entreprenader. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. 6/17

7 Underhåll av ledningsgator Fast pris per ledningsgator och år Betalning kvartalsvis. Fakturan kan tidigast ställas ut den 15:e i kvartalets andra månad. Betalning 30 dagar efter att fakturan Fast timpris per paket. Fast timpris avser alla kostnader för respektive åtgärd. Betalning månadsvis i efterskott och 30 dagar efter att faktura Priset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. I priset ska även inkluderas kostnaderna för resor, traktamenten och övernattningar samt kostnaderna för programvaror, datorer mm. Beräknat som vägt medelvärde för samtliga kategorier som Entreprenören avser att använda under avtalsperioden, I priset ska även inkluderas kostnaderna för resor, traktamenten och övernattningar samt kostnaderna för programvaror, datorer, mm De kategorier som ingår är bl.a. stämplingsförman, skogsinspektor, besiktning, skogliga underhållsåtgärder, skoglig administratör, stämplingsbiträde, naturinventerare,gis-ansvarig,. Timpriset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Användningsområde Röjningsadministration, faslinjeröjningsadministration, kantträdsadministration, röjningsbesiktning samt planerings- och uppföljningsmöten, utbildning och installation av Banken. För framtagning av budgetpris för respektive ledningsgata under avtalsperioden vad avser planering och administration av skogsbesiktning, extra röjningsbesiktning. Ändring och tilläggsarbeten, Särskilda åtgärder där rörligtpris skall tillämpas. Rörligt pris. 30 % tillägg till fast timpris 60 % tillägg till fast timpris 3 % på fakturabelopp från under- och sidoentreprenör. Enkel övertid. Utöver normal arbetstid, helgfri måndag till fredag kl Kvalificerad övertid. Övrig tid. Fakturor gällande kantträdsavverkning, röjning och markägarersättningar mm. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. Säkerhetsrondning Fast pris, per station och år. Betalning kvartalsvis. Fakturan kan tidigast ställas ut den 15:e i kvartalets andra månad. Betalning 30 dagar efter att fakturan Fast timpris per paket. 30 % tillägg till fast timpris. 60 % tillägg till fast timpris. Priset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Beräknat som vägt medelvärde för samtliga kategorier som Entreprenören avser att använda under avtalsperioden. I priset skall också inkluderas kostnader för resor. Timpriset skall gälla fast under 2011 samt för åren därefter uppräknas med hjälp av index enligt avtal. Enkel övertid. Utöver normal arbetstid, helgfri måndag till fredag kl Kvalificerad övertid. Övrig tid. Användningsområde Säkerhetsrondning och uppföljningsmöten samt utbildning. Tillkommande säkerhetsrondning. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. I princip endast efter Beställarens medgivande i förväg. 7/17

8 2.2 Förklaringar till anbudsblankett för stationer Huvudmannaskap framgår av anbudsblanketten. Huvudman svarar för underhåll av gemensam anläggning. Vid annan huvudman än Beställaren är respektive fält för gemensam anläggning grått och prisuppgift skall ej lämnas. Vissa stationer är uppdelade på flera resultatobjekt. Gräns framgår av driftschemat. Anbudsblankettens uppgift om kategori A, B, C, D, E eller F avser krav på inställelsetid för stationsberedskapen enligt Beställarens Riktlinjer för drift". Fastpriset för stationsberedskap skall endast fördelas mellan respektive underhållspakets stationer och påstick (vita fält). Vid behov skall stationsberedskapen dock även rycka ut till bl a listade master, teknikbodar för optoanläggningar och övriga teleanläggningar (grå fält) enligt anläggningsförteckningen. Budgeterat pris för planerat FU av primäranläggning ur drift skall anges och vara baserat på beräknad total tidsåtgång och det fasta timpriset för underhållspaketet ifråga. Begärs ersättning för kostnader som ej är medtagna i anbudsblanketten skall dessa specificeras. Innehåll och delsummor anges per stationspaket och år på separat bilaga. Begärs ersättning för kostnad under år 2010 för installation och utbildning avseende t.ex. Banken anges summan på avsedd plats i blankett "Sammanställningar år ". Numren för paket Bxx för stationsunderhåll, paketnummer Sxx för säkerhetsrondning korresponderar mot motsvarande. 2.3 Förklaringar till anbudsblankett för kraftledningar Begärs ersättning för kostnad under år 2010 för installation och utbildning avseende t.ex. Banken anges summan på avsedd plats i blankett "Sammanställningar år ". 2.4 Förklaringar till anbudsblankett för underhåll av ledningsgator. Begärs ersättning för kostnad under år 2010 för installation och utbildning avseende t.ex. Banken anges summan på avsedd plats i blankett "Sammanställningar år Budgeterat pris för planerad skogsbesiktning och extraröjningsbesiktning skall vara baserat på beräknad total tidsåtgång och det fasta timpriset för underhållspaketet ifråga. Vid fakturering ska avvikelser från budgeterat pris motiveras. Avvikelser utan godkänd motivering accepteras inte.. Överenskommelser mellan Entreprenören och Beställaren skall dokumenteras och styrkas skriftligen. Skogsbesiktning är ett budgetpris som baseras på två nyckeltal. Beställaren förutsätter att kostnadsökningen mellan de två nyckeltalen är linjär. Tre stämplade träd i (inom) skogsgatan räknas som ett stämplat kantträd utom skogsgatan. Vid tilläggsarbeten ersätts Entreprenören med det av Entreprenören angivna fasta timpriset. Samtliga fakturor skall fördelas på respektive anläggning utifrån de fördelningstal som beställaren tillhandahåller. Till respektive prisblad finns ytterligare ett blad kopplat som ska användas av Beställaren under avtalsperioden. 8/17

9 I budgetpriset ska inkluderas beräknade kostnader för resor, traktamenten, övernattningar mm. 2.5 Förklaringar till anbudsblankett för säkerhetsrondning Fast pris per anläggning ska anges dessutom ska ett fast timpris per anläggning inkluderande resor anges. 3 Ekonomisk rapportering 3.1 Fakturering av fastprisåtaganden Åtaganden som utförs till fast pris: För stationer: Stationsberedskap exkl. utryckningar, Teknisk rondning inkl. FU primäranläggning i drift FU av kontrollanläggning FU av gemensam anläggning (i förekommande fall) Inmätning av optokabel För kraftledningar: Driftbesiktning Underhållsbesiktning Jordtagsbesiktning Rötskadebesiktning Optokabel from 2012 För ledningsgator: Röjningsadministration Faslinjeröjningsadministration Kantträdsadministration Röjningsbesiktning. För säkerhetsrondning: Säkerhetsrondning Fast pris faktureras och betalas kvartalsvis. Alla tillägg till fast pris skall betalas kvartalsvis. Per kvartal skall en gemensam faktura sändas omfattande alla i uppdraget ingående anläggningar. Totalsumma för alla anläggningar räcker. Fakturerat belopp skall vara en fjärdedel av årskostnaden oavsett vad som utförts eller avses utföras under kvartalet. För det sista kvartalet under respektive år kommer fakturan att betalas efter genomgång av att åtgärderna till fastpris är utförda eller kommer att utföras under året. Det finns elektronisk fakturamottagning. 3.2 Fakturering av åtgärder på löpande räkning Åtgärder inom basunderhåll som utförts på löpande räkning är bl a: 9/17

10 För stationer: För kraftledningar: För ledningsgator: För säkerhetsrondning: Planerat FU för primäranläggning ur drift Tillkommande FU Utryckningar och mindre AU Besök Tillkommande fibrer vid inmätning av optokabel Åtgärder efter besiktning ledningar Bevakning Islastbesiktning och avisning Optokabel Skogsbesiktning, och extra röjningsbesiktning, Åtgärder efter besiktning Tillkommande tjänster för säkerhetsrondning Löpande räkning faktureras och betalas månadsvis i efterskott. Entreprenören skall för varje av Beställarens sex underhållsområden (Stationer/Säkerhetsrondning: Nord, Mitt, Syd; Ledningar/Ledningsgator: Nord, Mitt, Syd) sammanställa och sända en gemensam månadsfaktura för alla anläggningar inom för varje av Beställarens underhållsområden enligt bifogad mall dels på papper och dels via e-post. Det finns elektronisk fakturamottagning. Detta medför att flera fakturor per Entreprenör kan ställas ut per månad. Underhållsområdena framgår av anläggningsförteckningarna. Eventuell delfakturering t ex för materialutlägg, skogsbesiktning skall godkännas av Beställaren i förväg. Av respektive faktura skall framgå SvK ref enligt översänd information och SvK avtal. Dessutom skall för varje utförd åtgärd följande individuella uppgifter anges i excelbladet: > Arbetsordernummer (AO-nr) i Banken > Arbetstyp som hämtas ur bilaga Arbetstyp > Resultatobjekt som hämtas ur anläggningsförteckningen > Anläggningsnummer som hämtas ur anläggningsförteckningen > Projektnummer i de fall sådant finns > Littera/objektid/ledningsgator för respektive ledning och station (Namn om olittrerat) > Antal timmar för åtgärd > Gällande fast timpris > Resor och traktamenten (Om utanför fast timpris) > Materiel > UnderEntreprenörer > Totalkostnad för åtgärden > Slutfaktura J/N 10/17

11 Förutsatt att det fasta timpriset kunnat användas utan tillägg räcker ovanstående uppgifter för Beställarens uppföljning och ekonomiadministration. När exempelvis övertid eller material samt för kraftledningar resor och traktamenten tillkommer, skall också detta föras in i sammanställningen, men även specificeras för Beställarens uppföljning. 3.3 Särskilda åtgärder Faktureringen av separat beställda särskilda åtgärder skall ske enligt instruktion i varje beställning. 3.4 Fakturaadress Fakturorna sänds till Svenska Kraftnät, Box 306, Hackås Faktura referenser meddelas vid start av avtalsperioden samt uppdateras löpande. 4 Kontaktvägar 4.1 Adressförteckningar till stationer Beställaren har i Banken registrerat uppgifter för respektive anläggning. Respektive Entreprenör uppdaterar uppgifterna fortlöpande. 4.2 Adressförteckningar till Entreprenör Beställaren har i Banken registrerat uppgifter för respektive Entreprenör. Respektive Entreprenör uppdaterar uppgifterna. Förteckning över telefonnummer till bostad, mobil mm för nyckelpersoner hos Entreprenör skall upprättas och översändas till Beställaren samt hållas uppdaterade under avtalsperioden. Listan skall användas av Beställarens reparationsberedskap om allvarligare fel inträffar på anläggningar efter kontorstid. 4.3 Kontaktvägar hos Beställaren Den normala kontaktvägen för frågor som rör underhåll av Beställarens kraftledningar, ledningsgator, stationer inkl påstick, radiomastanläggningar och teknikbodar för optoanläggningar samt teleanläggningar går via Beställarens underhållsingenjörer i Västerås, Halmstad och Sundsvall. 5 Teknisk rapportering All teknisk rapportering sker via Banken. Dock skall allvarliga fel snarast även rapporteras per telefon till ansvarig underhållsingenjör. 11/17

12 6 Överlämnande av anläggningar som byter Entreprenör Beställarens underhållsingenjörer tar efter avslutad upphandling kontakt med Entreprenören om rutiner och tidpunkter för överlämnande av anläggningsdokumentation, tillträde mm. Vid överlämnandet av anläggningar kommer Beställaren att använda förberedda blanketter för kraftledningar, ledningsgator respektive stationer. Överlämnande av stationer sker normalt på respektive station. Överlämnandet av kraftledningar och ledningsgator avser i huvudsak dokumentation och sker på lämpligt kontor. För ledningsgator gäller att Beställaren från fall till fall skall kunna besluta om slutförande av pågående kantträdsunderhåll. Detta innebär att den tidigare Entreprenören slutför de åtgärder som beställaren beslutar. Vilket innebär att viss kanträdsadministrationen för 2011 och 2012 kan utgå. För tillkommande stationer har Beställaren en kort gemensam genomgång av anläggningen. Vid denna medverkar förutom Beställarens underhållsingenjör normalt en kontrollanläggningstekniker. Påstick, radiomastanläggningar, teknikbodar för opto och "yttre" teleanläggningar besöks ej. Anläggningar som inte byter Entreprenör besöks endast om utbildningsinsatser erfordras. För säkerhetsrondning sker överlämning i någon typisk anläggning. 12/17

13 7 Utbildning Beställaren anordnar utan kostnad för Entreprenören följande utbildningar i samband med Entreprenörsbyten: > Utbildning av personal i stationsberedskapen enligt Beställarens Riktlinje för Drift > Utbildning av personal enligt Beställarens Riktlinje för Underhållsinformation > Instruktion av personal i stationsberedskapen i samband med driftutbildning eller anläggningsbesök enligt ovan eller vid separat tillfälle. Denna instruktion är fokuserad på kontrollanläggningsutrustning såsom hantering av störnings- och händelseskrivare. > Utbildning i besiktning av kraftledningar för 220 och 400 kv. Entreprenören skall genomgående svara för egna kostnader för tid, resor och traktamenten. Det är möjligt att Beställaren under avtalsperioden på motsvarande sätt kommer att anordna repetitionsutbildningar eller riktade utbildningar inom olika teknikområden i samråd med Entreprenörerna. 13/17

14 Bilagor Bilaga 1 Arbetstyp 14/17

15 15/17

16 16/17

17 Bilaga 2 Fakturamall SvK405, v2.0, TEKNISK RIKTLINJE TR12-06 REV B 17/17