Ett praktikfall: Antura Projects på SJ

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ett praktikfall: Antura Projects på SJ"

Fredrik Lind
för 8 år sedan
Visningar:

1 Ett praktikfall: Antura Projects på SJ Nyckeln till effektiv projektportföljhantering bygger på att rätt information finns tillgänglig. Genom att först vinna projektledarnas förtroende med ett verktyg som stödjer det dagliga arbetet, ges ledningen på SJ förutsättningar att fatta strategiska beslut på stabil grund. Talare: Susanne Rymell, SJ och Patrik Strömbeck, Antura

Genom att först vinna projektledarnas förtroende med ett verktyg som stödjer det dagliga

2 Bakgrund och situationen 2008 VD Ett väl fungerande projektkontor finns sedan flera år Centralt projektkontor Staber Lokala projekt körs utanför projektkontoret Saknar bra stöd för samarbete, fildelning och aktivitetsuppföljning Försäljning Trafik Fordon Bristande metodstöd bland projektledare inom stora delar av organisationen SJ har behov av förbättrade processer inom portföljhantering, ett verksamhetsanpassat metodstöd, samt ett nytt lättanvänt verktyg!

aktivitetsuppföljning Försäljning Trafik Fordon Bristande metodstöd bland projektledare inom stora delar av

3 SJ - Division Fordon Ansvarar för utveckling och förvaltning av SJ:s fordonsflotta Ca 1100 fordon Upphandling av underhåll, städning samt driftel Upphandling av upprustningar och modifieringar i projektform Omfattade linjeverksamhet, program, uppdrag och ärenden Projekten är investeringstunga, men har få personella resurser Projekten har olika grad av planerbarhet

modifieringar i projektform Omfattade linjeverksamhet, program, uppdrag och ärenden

4 Kravställning på ett nytt verktyg Uppdragsgivaren: Det skall vara ett självspelande piano Projektkontoret skall erbjuda stöd till projektledare chefer och ledning inom SJ och därmed skapa förutsättning för att projektleveranserna möter krav på tidplan, budget och funktionalitet. Projektkontoret skall införa och underhålla en plattform för SJ:s projektportföljhantering Viktat resultat (hänsyn tagen till prioritering av verksamhetsmål) VIKT 0. Strategi & ledning 1. Portföljhantering 2. Rapportering och uppföljning 3. Resurs- och kompetensförsörjning 4. Metod- och verktygsstöd 5. Projektgranskning 6. Kunskapsåtervinning 7. Årlig budget 8. Inköp & avtal Viktat resultat (hänsyn tagen till prioritering av verksamhetsmål) Kravspec Portföljhantering Metod- och verktygsstöd Rapportering& Uppföljning (Stöd för) Årlig budget

Projektkontoret skall införa och underhålla en plattform för SJ:s projektportföljhantering Viktat resultat (hänsyn tagen till prioritering av verksamhetsmål) 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 VIKT 0.

5 Införande av Antura Projects på SJ T G 0 T G 1 T G 2 T G 3 T G 4 T G 5 Förstudie Projektutredning och upphandling Start 5 okt! Detalj & Pilot Upphandling klar! Införande Överlämn Avslut Leverantör Antura utvald och kontrakterad Jan-Jun 2009 Jul-Dec 2009 Jan 2010

6 Arbete med metodstöd Verktyg skulle ge ett konkret och tydligt metodstöd speciellt till projektmodellovana personer PROPS kompletterades med ett verksamhetsanpassat metodstöd Allt metodstöd vävdes in i verktyget Mallar Checklistor Förstudie Projektutredning Genomförande Steg 1 Genomförande steg 2 Överlämning Projektledning & Ekonomi Leverans Driftförberedelser Säkerhet/Myndighet Upphandling & Avtal

metodstöd vävdes in i verktyget Mallar Checklistor Förstudie Projektutredning Genomförande Steg 1

7 Exempel från Antura Projects

8 Införande i organisationen portföljerna får liv Inmatning av alla projekt och idéer Utbildning av alla projektledare och handläggare Projektportföljernabörjar leva med riktigt innehåll! De första portföljrapporterna kan skapas. Handläggare börjar hantera investeringsärenden. Projektledare börjar hantera investeringsprojekt. Fordonsinvesteringar lägre projektmognad Resurshantering och tidrapportering Projektledare planerar och rapporterar budget, prognoser, tidplaner och status Centrala projekt hög projektmognad Projektportföljen lever med riktigt innehåll. Portföljrapporter skapas. Ca 10 veckor

Projektledare börjar hantera investeringsprojekt.

9 Exempel från Antura Projects Portfölj (Status)

10 Exempel från Antura Projects Portfölj (Gantt)

11 Nytta idag Stor andel av projekten körs i Antura Projects, exempelvis: SJ:s nya fordonsflotta (X55) hanteras i systemet mycket stor budget Ett effektiviseringsprogram avseende underhåll av fordonsflottan som omfattar närmare hundra enskilda projekt och aktiviteter Nytt signalsystem inom EU de närmaste åren (ERTMS) Flera olika portföljer underhålls och ger ledningen beslutsunderlag Hög transparens enkel överblick över såväl projekt-som linjeverksamhet Enkelt att få nya individer att jobba i systemet låg tröskel att komma igång Systemet ger något tillbaka till användaren, vilket ger en hög acceptans i organisationen Införandet av Antura Projects kan betraktas som odramatiskt och välkommet rakt igenom hela organisationen

ledningen beslutsunderlag Hög transparens enkel överblick över såväl projekt-som linjeverksamhet Enkelt att få nya individer att jobba i systemet låg tröskel att komma igång

12 Utmaningar Få alla projektledare att uppdatera status i sina projekt sina tidplaner och prognoser sina risker Få in det sista mörkertalet i systemet inga projekt skall bedrivas i skymundan Komma igång med resurshantering och tidrapportering Få portföljhanteringsprocessen att löpa på kontinuerligt och inte enbart en gång om året i och med budgetprocessen Fortsätta utveckla det verksamhetsspecifika metodstödet

resurshantering och tidrapportering Få portföljhanteringsprocessen att löpa på kontinuerligt och inte

13 Portföljrapportering

14 Frågor? Tack för oss! Susanne Rymell, SJ Patrik Strömbeck, Antura

Relevanta dokument

Portföljhantering 2010-05-18

Portföljhantering 2010-05-18 Den som är snabbast i starten får fritt spår 2 2010-05-20 tills man kommer fram till backen 3 2010-05-20 Göra rätt saker Göra saker rätt Projektprioritering och finansiering