Mot en effektivare projektverksamhet!

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Mot en effektivare projektverksamhet!"

Jakob Fredriksson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet Mot en effektivare projektverksamhet! Olav Björk, VerksamhetsStyrning Av Projekt & Olof Molinder, OMvärden Konsult AB

2 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet Innehållsförteckning Projektverksamheten behöver odlas!... 1 Projektverksamhet, ett bördigt område!... 1 Vad är projekt hos dig?... 2 Vad inkluderar du begreppet projektverksamhet?... 3 Vem ansvarar för projektverksamheten?... 4 Vilka nyckeltal finns för projektverksamheten?... 5 Hur förbättrar du er projektverksamhet?... 6 Öka din konkurrenskraft med en effektivare projektverksamhet!... 6 Olav Björk, VerksamhetsStyrning Av Projekt & Olof Molinder, OMvärden Konsult AB

3 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 1 Projektverksamheten behöver odlas! Du har säker varit frustrerad över att dina satsningar i projektverksamheten inte burit den förväntade frukten. Projektverksamhet är mer än projektadministration. Det är allt, det, som behövs för att genomföra förändringar i projektform inom en organisation. Projektverksamheten skapar förutsättningar för de enskilda projektens framgång och succéer. En svag projektverksamhet bär ofta skulden för misslyckanden i projekt. Syftet med detta dokument är diskutera och definiera begreppet, hitta ansvar och kriterier för satsningar. Dokumentet är generellt och allmänt, i din bransch och ditt företag är förutsättningarna unika så läs med öppna ögon, filtrera och skapa en relevant bild för din projektverksamhet. Projektverksamhet, ett bördigt område! Din projektverksamhet har stor potential, frågan är var skall du satsa nästa krona för att bli effektivare? Mer utbildning av nya projektledare, byta en mall eller införa en ny modell för business case? Organisationer kan få ut mer av sina projekt och sin projektverksamhet. Vår uppfattning är att många satsningar skulle kunna ge högre och snabbare verkan. Med detta papper vill vi komma med ett bidrag till en utvecklande diskussion och högre avkastning.

4 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 2 Vad är projekt hos dig? Den som har synpunkter på projektverksamheten bör veta vilka satsningar som skall ingå i det som skall kallas projekt. När den frågan dyker upp så visar det sig dock att det finns många uppfattningar om vad som skall kallas projekt och vad som är normal linjeverksamhet. Kanske finns det dessutom en definierad gråzon som kallas projektliknande verksamhet. Finns det en lista, förteckning över projekt? Eventuellt så undrar du över allt det andra som du trodde var med eller som borde vara med. Det kan vara så att införandet av en modell eller metod någon gång i historien tvingat fram en avgränsning, till exempel för att inte modellen skulle bli en byråkratisk apparat för ett litet projekt. Exempel på kriterier för att vara projekt i en organisation kan vara; - Antalet personer, planerade insatser - Krav på tidrapportering - Ekonomisk storlek - Organisatoriska kopplingar, antalet enheter som berörs - Affärsberoende, för kundorder eller ett internt uppdrag - Strategiskt betydelsefull - Ekonomiska förhållanden, köpa/sälj - Investeringsprojekt - Projekt för lager - Administrativ utveckling/it - Verksamhetsutveckling Kriterierna kan vara avgörande var för sig men ibland kan flera svaga indikatorer samverka för att en förändring skall komma med i projektförteckningen.

5 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 3 Vad inkluderar du begreppet projektverksamhet? Projektverksamhet omfattar allt som behövs för att driva projekt, driva projekten framåt. Den engelska motsvarigheten kan i olika sammanhang vara project management, management by projects och project governance. (definitionen bör utredas) Projektverksamheten är mångfacetterad och sammanfattningsvis skulle vi vilja inkludera allt som krävs för att få fram nyttiga projektresultat, bakgrunden till alla projekt är ju att de skall leda till något som behövs och är värt insatserna. Kedjan är inte starkare än den svagaste länken. Bilden nedan kan du kommentera och komplettera. Vissa begrepp kan täcka samma sak helt eller delvis. Syftet här och nu är att visa på hur mångfasetterad projektverksamheten är. Vad ingår i projektverksamheten? System (S) Kunder Projekt S Tid, gantt WBS Linjens S HR,resurs Ekonomi, ERP Personer Egen personal projektfolk resursägare beställare användare företagsledning Leverantörer Integration Processer (P) AffärsP Uthållighet BusinessCaseP ProjektP Nyckeltal Projektkultur OMvärden Konsult AB 2011 v. 01 Projektverksamhet

6 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 4 Vi ser också att individernas knytning till den egna organisationen mjukas upp. Konsulter och underentreprenörer knyts till projektet och individerna är i vissa fall projektanställda. Detta gör att ansvar (till exempel tekniskt ansvar och personalansvar) och kunskap definieras utanför den beställande organisationen och flyttas ut till projektet. Risken finns sedan att kunskapen flyttar ut ur organisationen. Vem ansvarar för projektverksamheten? De senare år har projektkontor införts i projektintensiva organisationer. Entreprenadföretag har sannolikt under en längre period haft projektchefer. Projektchefen har affärsmässigt ansvar för en definierad mängd projekt med platschefer under sig. För att stanna vid projektkontor och den som utsetts om ansvarig för projektkontoret, kanske projektkontorschefen, så finns många definitioner; - metodstöd till projektledare - chef över projektledare - ansvarig för projektmetoder - företagsledningens portvakt, kontaktyta mot projektverksamheten - förvaltare av projektkompetens Ansvaret för den samlade projektverksamheten skall separeras från ansvaret för de olika projekten. Projektverksamheten är det underliggande maskineriet och detta är naturligtvis svårt att särskilja från organisationens övriga administration. Ansvaret ligger på företagsledningen, delar av detta ansvar kan sedan delegeras på olika sätt. Projekten kan grupperas i program och portföljer med uttalade ansvar. Titeln Chief Project Officer förekommer och skulle kunna översättas med projektchef, men då menar vi något annat än den projektchefen som vi sett på entreprenadföretag.

7 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 5 Vilka nyckeltal finns för projektverksamheten? Vi börjar med en motfråga; hur märker du att projektverksamheten inte fungerar? Är det försenade projekt eller att folk inte rapporterar tid på det de sa at de skulle göra. Två mycket olika sidor av problemet (kanske syndromet). Det är nog så att varje organisation och kanske till och med varje individ har olika nyckeltal som de uppfattar som viktiga och vill angripa. Varje nyckeltal leder till följdfrågor, bland annat kring hur de mäts och följs upp. Sannolikt representerar några nyckeltal identifierade och angelägna problemområden. Det finns dessutom motsättningar mellan nyckeltalen. Varje organisation bör vid varje tillfälle ha en uppfattning om vilket eller vilka nyckeltal som bör prioriteras under den närmaste perioden. Nyckeltal var gör projektverksamheten nytta? I Projekten; tid, budget, kvalitet blir bättre varje gång Hos kund; kommer igen bra feed back trevliga tackbrev Hos leverantörer; finns till hands lätta att ha att göra med I Verksamheten; högre beläggning trogen personal lönsamhet För personalen; utvecklande meriterande OMvärden Konsult AB 2011 v. 01 Projektverksamhet

Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 6 Hur förbättrar du er projektverksamhet? Inledningsvis handlar det om att inse att du och din organisation har en process framför sig.

8 Diskussionspapper; Ansvar för Projektverksamhet 6 Hur förbättrar du er projektverksamhet? Inledningsvis handlar det om att inse att du och din organisation har en process framför sig. Den är kontinuerlig och måsta bygga på insatser i steg. Internationell forskning har visat på att goda insatser blir goda av lyckliga tillfälligheter och att varaktighet och uthållighet ligger i organisationen. Ansvaret får inte ligga på en entusiast som kan sluta utan på en organisatorisk förankring som bygger på att en god projektverksamhet har identifierats som strategiskt viktig för hela verksamheten. En effektiv projektverksamhet är helt enkelt avgörande för organisationens överlevnad. Då gäller det att gripa sig an frågan här och nu och vi vill föreslå att du överväger möjligheterna med en projektmognadsanalys i din organisation. Om du följt resonemangen hit så vill vi att du fortsätter att titta på vår svenska översättning av P3M3. Öka din konkurrenskraft med en effektivare projektverksamhet! Projektandelen av verksamheter kommer att öka, projektverksamhet är strategiskt viktig och påverkar konkurrensförmågan. Den organisation som lyckas synliggöra och effektivt utveckla sin värdeskapande projektverksamhet vinner på en global och projektifierad marknad. En effektiv projektverksamhet leder till nöjda kunder och beställare. Kontakt med författarna Olav Björk olav.bjork@bredband.net Olof Molinder olof.molinder@omva.se

Relevanta dokument

SPI-metoden. Så fungerar det

SPI-metoden. Så fungerar det SPI-metoden Så fungerar det 1 Inledning... 1 2 Begreppet projektverksamhet... 1 3 Vem har ansvar för projektverksamheten?... 2 4 SPI-Svenskt Projektindex... 2 5 Mätningen och rapporten... 4 6 Öka projektförmågan