Mobiltelefonanvändning Riktlinjer

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Mobiltelefonanvändning Riktlinjer"

Georg Lund
för 8 år sedan
Visningar:

DOKUMENTTYP Riktlinjer BESLUTAT/ANTAGET KS 2005-04-04 30

1 Mobiltelefonanvändning Riktlinjer DOKUMENTNAMN Riktlinjer mobiltelefon GILTIGHETSPERIOD Fr.o.m. KS , 153 DOKUMENTTYP Riktlinjer BESLUTAT/ANTAGET KS DOKUMENTÄGARE Pajala kommun VERSION DOKUMENTANSVARIG Personal- löneenheten REVIDERAT

2 Riktlinjer för användande av mobiltelefoni inom Pajala kommun Kommunrevisionen har i skrivelse , efter genomförd granskning av kommunens regler och rutiner för internkontrollen över användandet av mobila tjänstetelefoner, påtalat att behov föreligger för komplettering av regelsystemet som ytterligare förstärker kontrollen. I revisionsskrivelsen berörs även fast telefoni i viss mån avseende ekonomiska ersättningar för användande av hemtelefoner i tjänsten. Gällande riktlinjer för telefoni Kommunstyrelsen antog , 153, riktlinjer för användandet av telefon och mobiltelefon. Riktlinjerna, som därefter inte reviderats, innebär kortfattat följande. Kommunen tillhandahåller telefon/mobiltelefon som ett arbetsredskap inklusive samtalskostnader för tjänsteutövning, där mobiltelefonin kan användas om tillgänglighet till fast tjänstetelefoni saknas. Privatsamtal med tjänstetelefon är inte tillåtet, annat än i undantagsfall, som t.ex. meddelande till närstående vid tjänsteresa. Hänvisning till tjänstetelefon för privat bruk, som försäljning av privat egendom, är inte tillåtet. Restriktivitet bör iakttagas i vad avser medflyttning av samtal från fast telefontill mobiltelefon. Tjänstetelefonen är kommunens egendom, som innehavaren skall ansvara för så att den inte skadas eller kommer bort. Policyn/riktlinjerna gäller under förutsättningen att ingen annan överenskommelse är träffad mellan arbetsgivaren och berörd arbetstagare. Påtalade kompletteringsbehov I ovannämnda revisionsskrivelse sägs granskningsresultatet visa att gällande riktlinjer främst bör kompletteras med regler om följande: Vem som beslutar om rätt till mobiltelefon. Om räkningarna skall vara specificerade. 1

I revisionsskrivelsen berörs även fast telefoni i viss mån avseende ekonomiska ersättningar för användande av hemtelefoner i tjänsten.

3 Av vem samt hur och när kostnadsuppföljning skall genomföras. Att mobila telefonnummer är kända inom kommunen och dess telefonväxel. Användandet av bundna resp. obundna abonnemang. Kommunens syn på användningen av refillabonnemang. I revisionsskrivelsen sägs granskningen vidare ha visat att det finns uppgörelser med anställda och förtroendevalda om kostnadsfördelning av fast hemtelefoni som brukas för tjänsteändamål. Enligt revisorernas uppfattning bör kommunen regelbundet se över de ersättningar som utbetalas enligt sådana överenskommelser. Vidare sägs uppgifter finnas om muntliga överenskommelser med ett antal enskilda anställda om kostnadsfördelning av mobiltelefoni mellan kommunen och den anställde efter avräkning av privata samtal. När det gäller sådana överenskommelser anser revisorerna att riktlinjerna bör kompletteras med anvisningar om hur avräkningen av privata samtal skall gå till. Enligt revisionsskrivelsen visar granskningen också att kommunen inte skulle ha gjort någon upphandling för kostnader avseende mobiltelefoni, varför revisorerna anser att kommunen framöver bör pröva upphandling av dessa tjänster. En genomgång av upphandlade avtal för leverans av telefonitjänster mm visar dock att dessa trafikavtal för kommunens del omfattar såväl fast telefoni som mobiltelefoni. Reviderade riktlinjer (Antagna Ks ). Mobila tjänstetelefoner tillhandahåller kommunen anställda och vissa förtroendevalda efter behovsprövning som arbetsredskap. Öppnande och stängning av mobilabonnemang för anställda förutsätter samråd med och medgivande av personalansvarig chefarbetsledare. Byte av mobiltelefon för anställda med medföljande byteskostnader och/eller krav på förlängning av bunden abonnemangstid förutsätter samråd med och medgivande av personalansvarig chef/arbetsledare. Löpande obundna abonnemang eller refillabonnemang rekommenderas vid kortare viss tids anställningar eller tidsbegränsade behov av tjänstemobiltelefoni. För förtroendevalda prövas rätten till innehav av kommunal mobil tjänstetelefon av respektive berörd nämnd/styrelse. 2

I revisionsskrivelsen sägs granskningen vidare ha visat att det finns uppgörelser med anställda och förtroendevalda om kostnadsfördelning av fast hemtelefoni som brukas för tjänsteändamål.

4 Ekonomisk ersättning för användande av privata mobilabonnemang i tjänsten förutsätter särskild överenskommelse med arbetsgivaren och skall enbart tillämpas i undantagsfall, då särskilda skäl för detta bedöms föreligga. Överenskommelse om ersättning för användande av privat telefonabonnemang i tjänsten kan enbart avse kostnader för antingen fast eller mobil telefoni och sålunda inte bådadera. Med avseende på teleoperatör gäller kommunens upphandlade trafikavtal. Nyttjande av privata abonnemang med individuella operatörsavtal medges således endast i undantagsfall efter särskild prövning om huruvida tillräckliga särskilda skäl för detta föreligger. Mobila tjänstetelefoner är avsedda att användas i tjänsten och skall för utgående samtal enbart brukas då tillgång till fast tjänstetelefoni saknas. För ökad tillgänglighet rekommenderas att tjänstemobil medhas och hålls öppen för ingående samtal under tjänstetid om detta inte medför olägenhet i form av störande moment. Privat brukande av tjänstetelefon för meddelanden till anhöriga medges vid t.ex. tjänsteresor eller då tillgång till annan telefoni saknas. Privat bruk av tjänstetelefon i övrigt förutsätter särskild överenskommelse med kommunen inklusive reglering av kostnadsfördelningen. Vidarekoppling/medflyttning till tjänstemobil från fast telefoni via kommunens telefonväxel förutsätter särskilt tillstånd, som meddelas efter prövning av respektive programområdeschef. Specificerade samtalsräkningar rekommenderas och skall rekvireras av personalansvarig chef/arbetsledare vid telefonräkningar som avviker i bemärkelsen att de verkar oskäligt höga. Vid kostnadsfördelning av samtalsavgifter mellan kommun och enskild, där överenskommelse om samnyttjande av abonnemang för privat bruk och tjänstesamtal föreligger, kan tekniska möjligheter till automatisk fakturadelning via samtalskodning nyttjas. Om automatisk fördelning av privata samtal respektive tjänstesamtal ej skett i ett samnyttjat abonnemang skall specificerad samtalsräkning användas för avräkning av samtalen. 3

Med avseende på teleoperatör gäller kommunens upphandlade trafikavtal.

5 Kommunala tjänstetelefoner är kommunens egendom och skall därför handhas och förvaras så att de inte på grund av försumlighet skadas eller kommer bort. Mobila telefonnummer skall anges i kommunens nummerförteckningar och vara kända av kommunens telefonväxel. För kostnadsuppföljning av såväl fast som mobil telefoni ansvarar kommunens ekonomienhet i anslutning till kommunförvaltningens budget - och verksamhetsuppföljningar. För kommunförvaltningen, Ingvar Lauri. Kommunstrateg. 4

Mobila telefonnummer skall anges i kommunens nummerförteckningar och vara kända av kommunens telefonväxel.

Relevanta dokument

Telefonpolicy. Antagen av kommunstyrelsen 2004-08-10 Diarienummer 384/04 Laholms Kommun 2004. IT-enheten 2004-06-03

Telefonpolicy. Antagen av kommunstyrelsen 2004-08-10 Diarienummer 384/04 Laholms Kommun 2004. IT-enheten 2004-06-03 Telefonpolicy Antagen av kommunstyrelsen 2004-08-10 Diarienummer 384/04 Laholms Kommun 2004 IT-enheten 2004-06-03 Telefonpolicy för Laholms kommun Laholms kommuns telefonimål för 2005-2007 Kommunens telefoni