Bedömning av Skånemejeriers upphandling av transporter, kyl- och frystjänster. Rapport B QIII-system version

Transkript

1 Bedömning av Skånemejeriers upphandling av transporter, kyl- och frystjänster Rapport B05002 QIII-system version Bedömning giltig till

2 Bedömningsprotokoll för Skånemejerier Innehållsförteckning Bedömningsprotokoll för Skånemejerier... 2 Innehållsförteckning... 2 Bedömningsprotokoll för QIII Allmänt... 3 Begreppsförklaringar och förekommande förkortningar Organisation Förutsättningar Organisationsuppgifter Allmänt om organisationen Omfattning och kategori av upphandlingar som genomförs Praxis och normer som omgärdar de upphandlade transporterna Bedömningen av organisationen Baskrav Arbetsmiljö... 5 Arbetsbelastning... 5 Ergonomi... 6 Systematiskt Arbetsmiljöarbete Trafiksäkerhet... 7 Hastigheter... 7 Säkra fordon... 8 Alkohol och droger Miljö... 9 Utsläpp till luft... 9 Effektivare bränsleanvändning Utsläpp av miljöstörande ämnen Sammanfattning Omdöme Förslag Slutkommentar

3 Bedömningsprotokoll för QIII Protokollet upprättat vid bedömning av: Skånemejeriers upphandling av transporter, kyl- och frystjänster, Bedömningen avser: Upphandling och avtal som avser tidsperioden till med automatiskt förlängning med 12 månader. Protokoll upprättat av: Juha Viitala I bedömningsarbetet har medverkat: Per Nybom, baskrav och trafiksäkerhetsavsnittet samt Juha Viitala, arbetsmiljö och miljö. Datum: Allmänt Begreppsförklaringar och förekommande förkortningar QIII (2p) Bedömningssystem för Tung Trafik Anger bedömningsnivån på respektive kriterium 1. Organisation 1.1 Förutsättningar Den verksamhet som bedömts är Skånemejeriets transportupphandlingsunderlag. Transporterna som genomför är dominerande del i södra Sverige. Den verksamhet som bedömts är Skånemejeriers transporter. Bedömningsunderlaget består av dokumentgranskning och intervjuer. Bedömningen påbörjades med dokumentgranskning den 23 maj och avslutades den 28 juni Organisationsuppgifter Skånemejeri, Huvudkontoret, Von Troils väg 1. Adress Malmö, tel Allmänt om organisationen Skånemejerier är en ekonomisk förening som ägs av omkring 1100 mjölkleverantörer i Skåne och delar av Småland. Produktion sker i mejerierna i Malmö, Lunnarp och Kågeröd och i ysterierna i Kristianstad och Hörby. Centraltrallager för ost, där även bitningscentralen återfinns, ligger i Kristinastad. Förutom tillverkning av mejeriprodukter som mjölk, grädde, yoghurt och ost, är Skånemejerier en av de få producenterna i Sverige av så kallad Functional Food Livsmedel med dokumenterade hälsoeffekter. Transporter som Skånemejerier genomför upphandlingar av är attraktiva avtal för flera transportutförare. 3

4 1.4 Omfattning och kategori av upphandlingar som genomförs Den verksamhet som bedömningen avser är tunga vägtransporter som omfattar Skånemejeriers transporter till kunder i hela landet och export till utlandet, och inleveranser till tredjepartslager från mejeriet i Lunnarp och Kiviks Musteri. 1.5 Praxis och normer som omgärdar de upphandlade transporterna Inom arbetsmiljöområdet är det företrädesvis brister på förebyggande arbete på belastningsskador och kör- och vilotider och ergonomi som utgör de stora problemen. Inom trafiksäkerhetsområdet är det flera faktorer som utgör säkerhetsrisker. De mest uppmärksammade är backning och manövrering på arbetsplatser, hastigheter och låg bältesanvändning. Inom miljöområdet är det fordonens avgasemissioner, utsläpp till luft som är ett huvudsakligt problemområde. 2. Bedömningen av organisationen 2.1 Baskrav Beställaren skall kontrollera att: - trafiktillstånd finns - organisationen är registrerad och F-skattebevis finns - sociala avgifter och skatter är betalda eller att en betalningsplan finns - tillstånd för internationell trafik finns (om sådant behövs) - trafik- och ansvarsförsäkring finns - organisationen inte är föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning - organisationen inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom - ingen ersättning utgår till organisationen för last utöver vad som anges i lag/förordning (överlast) - stickprovskontroll genomförs av beställaren på att överlast inte förekommer Trafiktillstånd F-skattebevis Sociala avgifter och skatter Tillstånd för internationell trafik finns Trafik- och ansvarsförsäkringar Föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning 4

5 2.1.7 Dömd för allvarligt fel i yrkesutövningen Utgår ersättning för överlast, last utöver vad som anges i lag/förordning Stickprovskontroll på att överlast inte förekommer Förslag till bedömning av baskraven Organisationen uppfyller baskraven 2.2 Arbetsmiljö Arbetsbelastning Planering av kör- och vilotider (2p) Den upphandlade organisationen skall ha en planering, rutiner eller förfaringssätt som eliminerar överträdelser av kör- och vilotider Kontroll av kör- och vilotider (4p) Den upphandlade organisationen skall ha rutiner för att kontinuerligt, minst en gång per kvartal, kontrollera kör- och vilotiderna, att rutiner för avvikelsehantering finns och att åtgärdsprogram skall finnas som sätts in för att rätta till brister Företagshälsovård och planering (6p) Den upphandlade organisationen skall ha tillgång till företagshälsovård eller motsvarande samt att organisationen vid planeringen av transporter har acceptans för tidsavvikelser. 5

6 Ergonomi Skadeförebyggande åtgärder (2p) Den upphandlade organisationen skall ha en dokumenterad plan eller riktlinjer för att eliminera belastnings-, fall-, hopp- och klämskador Aktiv skyddsverksamhet (4p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen genomför skyddsronder eller motsvarande minst en gång per år, att organisationen identifierar och dokumenterar hantering som medför lyft-, skjut- och dragmoment samt hopp samt att organisationen har etablerat kontakt med företagshälsovård eller liknande i syfte att få råd och stöd för att undvika lyft-, skjutoch dragmoment samt hopp Lastning och lossning av gods (6p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen identifierar brister vid externa lastnings- och lossningsställen samt har rutiner för att påtala brister vid lastnings- och lossningsställen. Systematiskt Arbetsmiljöarbete Förberedande arbetsmiljöarbete och arbetsmiljöpolicy (2p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en arbetsmiljöpolicy, har påbörjat arbetet med ett systematiskt arbetsmiljöarbete utifrån AFS 2001:1 och att representanter för organisationen skall delta i utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete Dokumenterat Systematiskt Arbetsmiljöarbete (4p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1, genomför analyser och riskbedömningar av arbetsmiljön och att organisationen utarbetar åtgärds- och handlingsplaner för att förbättra arbetsmiljön. 6

7 2.2.9 Fortlöpande förbättring av arbetsmiljön Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har ett dokumenterat arbete för att fortlöpande följa och förbättra arbetsmiljön samt att organisationen skall genomföra konsekvensanalyser vid förändringar som kan påverka arbetsmiljön. Förslag till bedömning inom Arbetsmiljöområdet Inom kriterieområdet Arbetsbelastning uppfyller organisationen första kriterier, vilket medför 2p. Inom kriterieområdet Ergonomi uppfylls inget av kriteriet, vilket innebär 0p och likaså inom kriterieområdet Systematiskt arbetsmiljöarbete uppfyller organisationen ingen av kriterier, 0p. Organisationen uppfyller alla kriterier inom Arbetsmiljöområdet, vilket medför 2p. 2.3 Trafiksäkerhet Hastigheter Trafiksäkerhetspolicy (4p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en trafiksäkerhetspolicy, där det framgår att hastigheten är den enskilt viktigaste faktorn för trafiksäkerheten, har dokumenterade riktlinjer/rutiner, där det framgår att hastigheten alltid skall anpassas till rådande förhållanden Kontroll av hastigheter (8p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har rutiner för att kontinuerligt, minst en gång per kvartal, genomföra kontroller av hastigheter på samtliga fordon, att organisationen skall dokumentera avvikelser och att avvikelser skall kommuniceras mellan ledning och aktuell förare Åtgärdsprogram och stödfunktioner (12p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har ett åtgärdsprogram som sätts in i de fall en förare har överskridit gällande hastighetsgränser eller inte anpassat hastigheten efter rådande förhållanden samt att organisationen skall utrusta samtliga fordon med stödsystem för att eliminera hastighetsöverträdelser. 7

8 Säkra fordon Säker utrustning (1p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har riktlinjer/rutiner för att säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup, rätt lufttryck och inte är skadade, genomför godkända bromskontroller var sjätte månad hos ASB eller ackrediterad verkstad, att samtliga fordon som nyttjas skall vara utrustade med godkända bilbälten och att organisationen är väl förtrogen med och kontinuerligt uppdaterar regelverk som avser överlast och lastsäkring Handhavande och tillsyn (2p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har utbildning i de regelverk som avser överlast och lastsäkring, har rutiner för att säkerställa att bilbälten alltid används, har rutiner för och tillämpar kontinuerlig tillsyn av fordon och att organisationen dokumenterar skador, tillsyn, underhåll och service av fordon. Kravet styrks delvis enligt QIII Stödsystem och säkerhetsutrustning (3p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationens samtliga fordon skall vara utrustade med stödsystem (mätinstrument) för att kunna kontrollera lastvikt, fordonen skall vara utrustade med bältespåminnare som har ljud- och ljussignal och att organisationens fordon har underkörningsskydd runt om. Alkohol och droger Alkohol- och drogpolicy (1p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en alkohol- och drogpolicy samt att organisationen skall ha ett åtgärdsprogram och en rehabiliteringsplan. Kravet styrks delvis enligt QIII Alkohol- och drogtester (2p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen genomför drogtester på den personal som skall anställas, har rutiner för att säkerställa att alkohol inte förekommer i samband med arbetet, att 50% av organisationens fordon är utrustade med alkolås som kan lagra data och att all data från alkolås arkiveras i minst ett år. 8

9 2.3.9 Stödsystem, alkolås (3p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationens samtliga fordon skall vara utrustade med tekniska stödsystem, alkolås, som kan lagra data. Förslag till bedömning inom Trafiksäkerhetsområdet Organisationen uppfyller trafiksäkerhetspolicy 4p på området hastighet. Skånemejerier uppfyller även första kriteriet på säkra fordon vilket medför 1p. Området Alkohol och droger uppfylls inget av kriterierna 0p. Totalt inom Trafiksäkerhetsområdet tilldelas organisationen totalt 5p. 2.4 Miljö Utsläpp till luft Miljöpolicy och redovisning (3p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en miljöpolicy som anger företagets långsiktiga miljömål och att organisationen kvartalsvis skall redovisa drivmedelsåtgången och emissioner per tonkilometer och fordon Drivmedelsförbrukning, mål och handlingsplan (6p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en plan med kvartalsvisa mål för att minska drivmedelsåtgången per tonkilometer. Resultatet som redovisas kvartalsvis skall också omfatta andel förnyelsebar respektive fossilt bränsle som används, organisationen skall ha en plan för att minska beroendet av fossila bränslen samt att max 5 % av organisationens fordonsflotta får vara äldre än tio år. Kravet styrks delvis enligt QIII Fordon (9p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en handlingsplan för att öka fyllnadsgraden, resultatet skall redovisas kvartalsvis, minst 30 % av transporterna skall utföras av fordon som är Euro II-klassade eller bättre, minst 50% av fordonen skall ha katalysator och partikelfilter monterade samt att transporternas energiåtgång skall dokumenteras kvartalsvis och skall redovisas i (kwh/tonkm) samt beräknas utifrån bränslets energiinnehåll (kwh/l). 9

10 Effektivare bränsleanvändning Utbildning (2p) Beställaren skall ha krav på att minst 50 % av den upphandlade organisationens förare skall ha genomgått utbildning i sparsamt körsätt med motsvarande omfattning och innehåll som i ECO-drivingutbildningen samt att organisationen minst en gång per kvartal åskådliggör resultaten av drivmedelsåtgången för förarna Utbildning, information och uppföljning (4p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationens samtliga förare skall ha genomgått utbildning i sparsamt körsätt med motsvarande omfattning och innehåll som i ECOdrivingutbildningen, att organisationen fortlöpande upprätthåller kunskapen om sparsamt körsätt genom repetitiva informationer/utbildningar eller incitamentprogram samt att organisationen skall ha en individuell uppföljning som innebär att föraren får information varje månad om hur dennes körsätt påverkar bränsleförbrukningen Stödsystem för lägre drivmedelsförbrukning (6p) Beställaren skall ha krav på att minst 20 % den upphandlade organisationens fordon skall ha stödsystem som indikerar hur körsättet påverkar fordonets bränsleförbrukning. Utsläpp av miljöstörande ämnen Underhållsplan och kemikalieförteckning (1p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen har en plan för fordonsunderhåll där det framgår vilka miljöstörande ämnen som används och en förteckning med tillhörande säkerhetsinformation över de kemikalier som används samt att det skall finnas en plan/strategi för avvecklingen av miljöstörande ämnen. 10

11 2.4.8 Produktval och serviceavtal (2p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen tillämpar produktvalsprincipen enligt Miljöbalken, fordon skall ha däck utan HA-oljor och vattenlösliga åldringsskydd samt att organisationen skall ha serviceavtal eller motsvarande för regelbundet underhåll av fordonen. Kravet styrks delvis enligt QIII Rengörning och underhåll av fordon (3p) Beställaren skall ha krav på att den upphandlade organisationen alltid skall välja miljömärkta produkter (i de fall de finns att tillgå på marknaden) för rengörning och underhåll av fordon, att organisationen i avtal med underleverantörer kräver att miljömärkta produkter (i de fall de finns att tillgå på marknaden) för rengörning och underhåll av fordon skall användas Förslag till bedömning inom Miljöområdet Organisationen uppfyller delar av de krav som finns uppsatta. Inom kriterieområdet Utsläpp till luft uppnås med råge 3p nivån, vissa krav inom 6p nivån, organisationen tilldelas 3p. Inom kriterieområdet Effektivare bränsleanvändning uppnår organisationen 0p och inom kriterieområdet Utsläpp av miljöstörande uppnår organisationen 1p. Totalt inom miljöområdet uppnår organisationen 4p. 3. Sammanfattning Det förfrågningsunderlag inklusive avtal som vi granskat uppfyller baskraven som QIII ställer. Inom samtliga tre bedömningsområden uppfylls delar av QIII-kraven, men samtliga områden har förbättringsmöjligheter. QIII har inte gjort någon kontroll av huruvida entreprenörerna uppfyller ställda krav. 3.1 Omdöme Organisationen uppfyller de baskrav som ställs. Inom Arbetsmiljöområdet uppfyller organisationen 2p. Vår bedömning inom trafiksäkerhet är att organisationen uppfyller 5p. Miljöområdet får 4p. 3.2 Förslag Totalt uppnår organisationen enligt vår bedömning 2p inom Arbetsmiljöområdet, 5p inom Trafiksäkerhetsområdet och inom Miljöområdet 4p. Summa 11 p. 3.3 Slutkommentar Den upphandling som vi granskat har omfattats av förfrågningsunderlag som inkluderar ett avtal och två bilagor. Kravställningarna i förfrågningsunderlaget har varit väl strukturerade och tydliga, innehållet har varit mycket tillgängligt, förståeligt, vilket medfört att tolkningar och missförstånd har kunnat undvikas. 11