Hitta din största potential var finns de snabbaste vinsterna med IT som miljöteknik?

Transkript

1 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 1 En rapport från Exido IT SOM MILJÖTEKNIK Agera klimatsmart med Grön IT Snabba vinster med rätt prioriteringar Hitta din största potential var finns de snabbaste vinsterna med IT som miljöteknik? grön it Miljöinvesteringar sparar pengar i datahallen Utvecklingen inom servrar och virtualisering ger stora besparingsmöjligheter ATT TÄNKA PÅ Energieffektiva fastigheter sparar pengar Effektivare energianvändning i fastigheter ger snabba och omfattande positiva effekter inte minst ekonomiska. Offentlig sektor Kommunerna kan spara 7 miljarder om året Genom att lära av varandra och utnyttja enkla miljöinitiativ kan kommunerna öka effektiviteten och minska kostnaderna.

2 2 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Miljövänligare företag med smartare utskrifter Genom att tänka igenom hur företaget hanterar sina utskrifter går det rätt enkelt att minska företagets miljöpåverkan. Ett av de enklaste och billigaste sätten att göra företaget mer miljövänligt är att ta en titt på hur organisationen sköter utskrifterna. Varje utskrift kräver ström och gör av med papper så varje sida som inte skrivs ut är en ren miljövinst. Idag skrivs mycket ut av ren slentrian och allt för mycket går nästan direkt ner i papperskorgen. Med bara lite eftertanke skulle företagen kunna sänka både sin miljöpåverkan och sina kostnader med minimala investeringar. I första hand bör man fundera på vilken information som verkligen behöver spridas på papper. Nu kan man misstänka att skrivartillverkarna inte gillar att man minskar på utskrifterna, men på Brother tycker man att det är en riktigt bra idé. Något som vi försöker lyfta fram i våra produkter är möjligheterna att scanna direkt till e-post, scanna in dokument och lägga ut dem på nätet, distribuera inkommande fax via företagets nät, skicka fax direkt från datorn med mera. Sammantaget leder många sådana små faktorer till att man kan minska utskriftsbördan och därmed företagets miljöpåverkan, säger Fredrik Pauli produktchef på Brother. Välj rätt skrivare Ett annat enkelt sätt att få grönare utskrifter som Fredrik Pauli vill peka på är att välja rätt skrivare eller multifunktionsmaskin. Många företag har flera skrivare, både stora och små modeller. Det kan kanske vara lockande att skriva ut även enstaka sidor på en stor och snabb skrivare som står nära, men det är inte särskilt miljövänligt. Man ska undvika att skriva ut på stora maskiner om det inte verkligen behövs. När den ska gå igång från viloläge drar det mer energi än vad en liten maskin drar så bara genom att välja små skrivare för små utskrifter går det att spara energi, säger Fredrik Pauli. FrEdrik Pauli produktchef Brother En annan metod är att minska antalet skrivare. Tillverkningen av varje skrivare drar förstås en del naturresurser och ju färre skrivare man behöver desto mindre blir miljöpåverkan. Så om företaget skulle klara sig med en medelstor skrivare, eller kanske rent av en liten skrivare, kanske det är bättre att låta alla anställda dela på en sådan istället för att ha skrivare på vart och vartannat skrivbord. använd båda sidor Det kanske allra enklaste och i många fall mest effektiva sättet att få grönare utskrifter är att använda dubbelsidiga utskrifter. Bara genom att skaffa en skrivare som kan skriva ut på båda sidor och se till att det görs automatiskt går det att spara mycket papper. Dubbelsidiga utskrifter har funnits så länge att man skulle kunna tro att det är något som alla använder idag, men så är knappast fallet. Vi har länge haft skrivare med funktion för dubbelsidig utskrift, men vi har ju märkt på försäljningen att efterfrågan inte varit så stor som vi hade förväntat oss. Det är först de sista två åren som det tagit fart och vi hör nu från kunder som går igenom utskriftsstatistiken, att de tycker att dubbelsidiga utskrifter är något som de verkligen behöver, säger Fredrik Pauli. Dubbelsidiga utskrifter sparar inte bara papper internt utan kan också bidra till att företagets transporter inte påverkar miljön lika mycket. Skriver man ut det som ska skickas via post på båda sidorna sänker man utgifterna i och med att portot kan bli lägre samtidigt som man blir miljövänligare eftersom det blir lägre totalvikt på de brev som ska transporteras ut i landet eller världen, säger Fredrik Pauli. Möjligheten att få ut statistik på utskrifterna är något som finns i de flesta företagsskrivare idag och den kan hjälpa företaget att identifiera var de flesta utskrifterna sker. Om en avdelning skriver ut Varje utskrift ökar företagets miljöpåverkan så tänk efter innan du trycker på Print. mycket mer än en annan kan det vara en bra idé att undersöka varför det är så. Statistikfunktionen ger också möjlighet att visa att utskrifterna inte är gratis. Om man debiterar utskriftskostnader per avdelning så kan det göra att folk tänker mer på vad de skriver ut eftersom kostnaden blir tydligare, säger Fredrik Pauli. Sedan gäller det förstås att ha så energisnåla skrivare som möjligt. Här är olika miljömärkningar till stor hjälp och på Brother vill man ligga i framkant när det gäller just miljöcertifieringar. Vi försöker alltid att följa de hårdaste miljöcertifieringarna så att våra kunder ska veta att det de köper från oss ska ha så liten miljöpåverkan som det bara är möjligt, säger Fredrik Pauli. Sammanfattningsvis kan vi säga att det mest miljövänliga är att inte skriva ut något alls, men det är knappast praktiskt möjligt. Det bästa är förstås att undvika alla onödiga utskrifter, men det är väl en utopi är jag rädd så istället gäller det att få så miljövänliga utskrifter som möjligt och det är vad vi kan hjälpa våra kunder med, säger Fredrik Pauli.

3 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 3 Ledare Det är kul att vara klimatsmart och samtidigt spara pengar Om någon för fem år sedan skulle ha sagt att jag år 2009 skulle ägna huvuddelen av min tid åt att arbeta med, och föreläsa om miljöteknik så skulle jag inte hållit med. Miljöfrågan och klimatfrågan med, för den delen, hanterades ju av någon annan det fanns gott om miljöchefer, ett helt miljöparti och andra specialister som skötte den saken. Min första investering i miljöteknik var när vi bytte ut oljepannan mot bergvärme hemma i villan. Det kändes bra att kunna göra något för miljön. När det ganska snabbt visade sig att investeringen blev ordenligt lönsam följdes den upp av andra åtgärder. Översyn och förändring av familjens bilar, ändrade resvanor, nya riktlinjer för hemarbete inom företaget och andra enkla åtgärder gav snabba eller direkta resultat både gällande energi- och resursanvändning, men även direkt positivt ekonomiska. När frågan om Grön IT blev het i slutet av 2007 tog det inte lång tid innan IT-branschen hoppade på hypen och började erbjuda allt mer gröna IT-lösningar virtualisera så blir du grön. Under det senaste året har frågan snabbt utvecklats, från att man haft fokus på att minska IT-energianvändningen till hur IT kan tjäna som verktyg för att minska ett företags eller en individs energianvändning IT som miljöteknik. Utvecklingen inom området kommer att fortsätta. Takten kommer dock att påverkas av vilken kunskap och förståelse som finns bland beslutsfattare och i organisationer om hur man skall använda IT på ett klimatsmart sätt. Detta är den tredje bilagan som Exido gör tillsammans med IDG och vi hoppas den skall ge dig inspiration och idéer kring hur du och din organisation kan använda IT som miljöteknik, agera klimatsmart och samtidigt spara pengar kul! Niklas Zandelin Denna bilaga medföljer Computer Sweden. Producerad av IDG Custom Publishing AB Projektledning Dennis Lodin dennis.lodin@idg.se Text Exido International AB Tryck Pressgrannar AB Omslagsbild Istockphoto Standardlogotype Logotype utan rastrerad skugga, används i stora storlekar och när tekniken inte tillåter rasterade objekt. Marknaden idag Logotype utan övertoningar. Används när färgantalet är begräsnat Svart/vit logotype. Pantone 307 EC Process C 100% M 0 % Y 0% K 27% Klarröd C 0% M 100 % Y 100% K 0% Pantone 308 EC Process C 100% M 0 % Y 0% K 58% Mellanröd C 0% M 100 % Y 100% K 25% Titangrå C 23% M 11 % Y 0% K 20% Stort intresse för IT som miljöteknik Mörkröd C 25% M 100 % Y 100% K 39% IT är ett viktigt hjälpmedel för att minska energianvändningen, något som allt fler företag inser. Grön IT är en fråga som berör många, både privata företag och offentliga myndigheter och organisationer. Under det senaste året har initiativen kring grön IT ökat kraftigt, både när det gäller att minska IT-användningens negativa påverkan på miljön, men även hur IT kan användas för att minska organisationens övriga miljöpåverkan IT som miljöteknik. Sverige som ordförande i EU och med Stockholm som miljöhuvudstad 2010 ligger långt framme när det gäller miljöteknik. Idag tas många initiativ kring hur IT och annan miljöteknik kan utvecklas och användas för att öka miljömedvetenheten och hjälpa konsumenter och företag att agera klimatsmart. Exido har sedan våren 2008 mätt företags och organisationers arbete med grön IT i det så kallade Grön IT-index (GITindex ). Indexet visar hur svenska företag och organisationer arbetar med att minska IT:s negativa inverkan på miljön, men också hur IT används som miljöteknik och därmed minskar företagets miljöpåverkan i stort. Insikt Insikten om vad grön IT är och hur det kan användas ökar och större hänsyn tas till miljöfaktorer i samband med IT-investeringar. Organisationens kunskap och förståelse för hur IT påverkar miljön och hur IT kan användas för att minska miljöpåverkan i den övriga organisationen ökar. Handlingsplan Allt fler företag har redan börjat, eller är på väg att utveckla en handlingsplan eller policy för grön IT. Idag har drygt vart femte företag en grön IT-policy, jämfört med 15 procent Företagens policyarbete blir också allt mer omfattande. De vanligaste områdena som täcks av en grön IT-policy är inköp av hårdvara och IT-drift. Hälften av alla policys omfattar användning av IT för att minska företagets miljöpåverkan. Efterlevnad Medarbetarnas vilja och förmåga att leva efter policy och inriktning ökar. Allt fler företag tar också hänsyn till miljöaspekter när de planerar projekt och köper in utrustning. Uppföljning Andelen policys och planer som innehåller mål och mätetal ökar. Initiativen att mäta och följa upp arbetet med grön IT ökar kraftigt, även om den totala andelen fortfarande inte är så stor. Utveckling av GITindex Vår sommar 2008 höst 2008 VÅR 2009 insikt HAndlingsplan/struktur Efterlevnad utvärdering/uppföljning Privata företag har under det senaste året kraftigt ökat sina initiativ kring Grön IT. Den ekonomiska krisen har drivit på utvecklingen eftersom många energibesparande åtgärder även är kostnadsreducerande. Framförallt har det skett en kraftig utveckling kring mål och uppföljning. Offentlig sektor har kommit längre än privata företag inom alla områden. Utvecklingstakten är däremot högre för alla områden inom privat sektor jämfört med offentlig sektor. Detta är normalt eftersom privata företag ofta är snabbare på att genomföra förändringar när de väl sätter igång än offentliga myndigheter. Handlingsplaner och policybestämmelser är vanligare inom offentlig än inom privat sektor och statliga myndigheter är de som i högst grad utvecklat policy och handlingsplan. Kommuner ligger längst fram när det gäller att mäta, målsätta och följa upp arbetet med Grön IT

4 Energieffek fastigheter 4 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Var finns potentialerna sparar pen Effektivare energianvändning i fastigheter ger snabba och omfattande positiva effekter inte minst ekonomiska. Fastigheter och lokaler drar mycket energi, varje dag. Kostnader för drift och underhåll kan sänkas genom bättre IT-stöd, utan att för den skull påverka kvaliteten. Det finns många lösningar för att hantera olika energikällor, exempelvis för ventilation och värme/kyla. Genom att utnyttja IT som miljöteknik går det att genomföra mätningar och analyser på detaljnivå. De detaljerade mätresultaten kan sedan ligga till grund för olika åtgärder och anpassningar av energiförbrukningen. Anläggningar kan exempelvis styras på distans, utan att behöva besöka anläggningen. En femtedel av företag och organisationer har utvecklat eller köpt IT-lösningar för ett effektivt utnyttjande av energiförbrukningen i sina lokaler. Energianvändning är en kollektiv nytta. Enskilda individers eller avdelningars åtgärder för att minska sin energianvändning påverkar inte lönekuvertet eller utfallet mot budget. Ansträngningar att agera klimatsmart bygger på den enskilda individens goda vilja och att man tar ett personligt ansvar för miljö och klimat. För att åstadkomma den beteendeförändring som krävs för att minska ett företags eller en organisations miljöpåverkan krävs att det skapas incitament både på individ- och företagsnivå. Energiförbrukningen kan sänkas om man sätter upp tydliga mål och går igenom hur man enkelt kan bli mer energieffektiv. Genom enkla IT-baserade undermätarsystem kan energiförbrukningen mätas på den nivå man vill, för exempelvis en viss avdelning eller ett våningsplan i en fastighet. Mätningarna kan göras löpande så att man ser hur energiförbrukningen ser ut över tid. Studier visar att besparingarna ger resultat snabbt, så fort man börjar mäta. Att en organisation kan minska sin energianvändning med mellan

5 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 5 tiva gar procent är inte ovanligt. För individen handlar det om att dels förstå vad som förbrukar energi, hur mycket och när, dels komma på hur man som enskild person kan påverka och vad det ger för resultat. En lösning är att visualisera energianvändningen för samtliga medarbetare i organisationen. När energianvändning presenteras i realtid och alla kan se hur den utvecklas över tiden ökar förståelsen och incitamenten för att agera mer energieffektivt. För organisationen handlar det om att rätt användare, avdelning eller enhet skall belastas med den energianvändning som enheten själv står för. Utnyttjandet av energi i en fastighet, ett kontor eller ett datacenter mäts ofta centralt och kostnaderna fördelas sedan på olika avdelningar eller enheter genom en förbestämd fördelningsnyckel. En vanlig lösning är exempelvis att fördelningen beräknas på hur många personer som arbetar inom en viss enhet, inte utifrån enhetens faktiska energiförbrukning. Det innebär att drivkrafterna och incitamenten för att aktivt försöka minska energiåtgången inte blir lika starka. En detaljerad mätning där kostnaden för energianvändningen direkt belastar den som använder den, gör att det blir lättare att se över arbetssätt och rutiner och minska sin miljöpåverkan. Detta sker nu även i bostadshus och lägenheter. SABO allmännyttan har påbörjat ett projekt där man tänker installera lösningar för individuella mätningar "Energiförbrukningen kan sänkas om man sätter upp tydliga mål och går igenom hur man enkelt kan bli mer energieffektiv." i alla sina lägenheter. På så sätt ökar både kunskaperna om energianvändning och incitamenten inte minst de ekonomiska för att hyresgästen skall tänka på att stänga av sin tv, koka vatten med lock och inte köra torktumlaren varje dag. Genom mätningar, styrning och reglering kan energiförbrukningen påverkas, men det är också viktigt att tänka igenom vilka behov man har och hur lokaler ska utnyttjas på längre sikt. Kommer behoven framöver att se likadana ut som behoven idag? Hur kan företaget på bästa sätt redan nu förbereda för ett förändrat utnyttjande? Arbetet med lokalresursplanering kan underlättas och förbättras med bättre IT-stöd. Planer kan revideras på ett strukturerat och kvalitetssäkrat sätt när man får ny information. Det blir också enklare att genomföra simuleringar för att hitta ett optimalt alternativ eller att sätta sig in i vilka konsekvenser ett visst beslut kan innebära. Effektiva transporter med IT-logistik Det finns stora besparingspotentialer med rätt IT-hjälpmedel för transporter och logistik. Hur stora besparingar man kan göra beror naturligtvis på vilken typ av verksamhet det gäller. Störst potential finns i verksamhet där en stor del av personalens arbete utförs på resande fot. Förutom distribution kan det till exempel handla om hemtjänst och skolskjutsar inom offentlig sektor, eller andra liknande uppsökande verksamheter. IT är ett utmärkt verktyg för att förbättra ruttplaneringen och se till att arbetsflödet är så effektivt som möjligt. Det handlar inte bara om att hitta den bästa resvägen, utan i många fall också om att se över och ta bort rutter som inte fungerar. Ruttoptimering bygger bland annat på geografiska informationssystem (GIS) och med en relativt liten investering kan man spara både tid, pengar och miljö. Dessutom kan en effektivisering av företagets logistik minska behovet av fordon och se till att företagets kvarvarande fordon utnyttjas mer effektivt. Idag använder åtta procent av Sveriges företag och organisationer IT-lösningar för ruttoptimering. Genom att modernisera planeringen av hemtjänstens insatser kan hemtjänstdistrikten tjäna både tid, pengar och körsträcka enligt en studie från Vägverket. Det handlar inte bara om minskade miljöutsläpp och kostnader, men också om hur mycket tid som blir över till insats hos dem som har hemtjänst. Enligt en beräkning som gjorts för sex kommuner kan användning av system för ruttoptimering leda till att insatstiden hos användarna skulle kunna ökas från 46 till 62 procent av arbetstiden till mellan 67 och 78 procent. Dessutom kan körsträckan minskas med mellan 22 till 41 procent. Effektivare logistik kan också uppnås genom exempelvis effektivare rutter, att arbetsuppgifter som städning eller matleveranser bryts ut och hanteras för sig eller att distriktens gränser ändras för att undvika korskörningar med intilliggande distrikt. Aftonbladet och Expressen kör genom gemensamma transportörer dagligen ut tidningar till cirka återförsäljare. Ett webbaserat system för ruttoptimering testades för distribution av tidningar i Sundsvall. Resultatet blev en minskning av transportsträckan med tio procent och en reduktion av antalet bilar från fyra till tre, samtidigt som upplagan finns ute till försäljning lika lång tid som förut. Det här minskar koldioxidutsläppen med över kg per år och systemet är nu i drift hela landet med betydande besparingar av både ekonomi och miljö som följd. Det är viktigt att lösningarna förankras hos personalen och att lösningarna utgår från de arbetsuppgifter som ska utföras. I de fall där lösningarna är en del av underlag för rapportering eller fakturering är det också av stor vikt att systemen lätt kan integreras i ekonomisystem och andra analysverktyg.

6 6 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Allt fler inser att utvecklingen inom IT och telekom utgör ett miljöproblem. Och att Grön IT är svaret. Men visste du att användandet av en grönare IT även kan påverka den affärsmässiga nyttan i form av lägre kostnader, högre effektivitet, nya affärsmöjligheter och ett starkare varumärke? Genom en Grön IT audit hjälper vi dig att systematiskt gå igenom ditt företags status avseende Grön IT. Och via vår erfarenhet jämför vi ditt företag med andra svenska företag, både ur ett helhetsperspektiv och specifikt för din bransch. En jämförelse med erfarenhets-utbyte som ger dig underlag för prioriteringar, strategiska beslut och för en policy/åtgärdsplan för hur just ditt företag ska jobba effektivt med Grön IT. Vänd dig till någon av våra certifierade auditörer eller gå in på för mer information. Där kan du också göra ett enkelt självtest. Men bara om ditt företag vill vara med och påverka miljön. Att du sedan kan spara en rejäl slant på det är bara bonus kontakt@gronitaudit.se

7 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 7 Offentlig sektor Kommunerna kan spara 7 miljarder om året Genom att lära av varandra och utnyttja enkla miljöinitiativ kan kommunerna öka effektiviteten och minska kostnaderna. TREND Spara pengar med grön IT Grön IT har mognat och är idag en miljötekniklösning som hjälper företag och konsumenter att agera klimatsmart. Grön IT blev en fråga för många företag och organisationer under 2007 och intresset kring vad grön IT är och hur det kan användas ökade kraftigt. Under början av 2008 började många företag arbeta aktivt med frågan, genom översyn eller utveckling av en första policy och arbete med att öka kunskapen. Under 2008 var även IT-leverantörer av infrastrukturtjänster mycket aktiva inom området. För många blev energieffektiva datacenter och virtualisering synonymt med grön IT. Under andra halvan av 2008 och fram tills nu har inriktningen på grön IT svängt. Frågan om grön IT är inte längre Vad är det och hur fungerar det? utan i stället Hur kan vi aktivt använda IT för energi- och miljöbesparingar?. Från att tidigare i huvudsak varit ett diskussionsämne på konferenser och seminarier flyttar nu miljöfrågan in på företagens agenda. Intresset för hur grön IT kan minska miljöpåverkan ökar, inte minst eftersom minskad energianvändning också innebär stora ekonomiska besparingspotentialer. Att minska IT:s negativa miljöpåverkan är fortfarande en viktig aspekt av grön IT och handlar till stor del om att minska energiförbrukningen av IT. Att effektivisera utnyttjandet av den kapacitet som finns idag och att virtualisera såväl servrar som applikationer är några exempel. Det handlar om ett mer effektivt utnyttjande av IT-miljön, i första hand för att spara på vår miljö och att minska företagets utgifter. Det ligger även en stor potential i att öka livslängden på hårdvaran och säkerställa att uttjänt utrustning inte hamnar i enorma skrotberg i tredje världen. Både leverantörer och användare ansvarar för att komma på vägar att minska de negativa sätt som IT påverkar miljön. IT- och telekomindustrin står för betydande energianvändning och miljöpåverkan. I och med en ökad IT-mognad i länder som till exempel Kina, Indien och Latinamerika kommer det att ske en kraftigt ökad tillväxt av datorer och mobiltelefoner. Detta innebär att branschen får stora krav på sig att effektivisera både produktion, råvaruhantering och återvinning. Användarna, å andra sidan, måste utnyttja den utrustning de redan har på ett så energieffektivt sätt som möjligt. Samtidigt måste de också vara proaktiva och ställa krav på leverantörernas hårdvara och tjänster. Men IT är också ett av de viktigaste verktygen för att minska energianvändningen IT som miljöteknik. Den allra största potentialen för energibesparingar ligger just i att använda IT som ett stöd och ett verktyg för att minska energianvändningen. Perspektivet har således svängt från att i huvudsak fokusera på att minska IT-energianvändningen, till hur IT kan användas för att minska ett företags, en organisations eller en individs miljö- och klimatpåverkan. Aktuella frågor idag är till exempel möjligheterna till specifika mätningar och synliggörande av energiförbrukning och att se till att kostnaderna läggs på rätt användare. Det kan också handla om att effektivisera arbetsmetoder genom exempelvis mobila arbetsorder, virtuella möten eller ruttoptimeringslösningar. Allt fler ser potentialerna med grön IT för att effektivisera såväl fastigheter som transporter och resor. För att på ett effektivt sätt kunna minska energiförbrukning och miljöpåverkan krävs kunskap. Ett första steg är att sätta upp mål för att kunna mäta effekten av insatserna och följa upp olika aktiviteters utfall och effekt. I och med att man mäter och sätter mål är det lättare att få andra att engagera sig i de förväntade resultaten och öka förståelsen för varför man investerar i nya lösningar eller måste förändra sitt beteende. Att vara tydlig och öppen med vad olika satsningar syftar till underlättar också nästa steg, som är att se till att arbetet med effektivare och mindre miljöbelastande lösningar inte avstannar. Offentlig sektor ligger långt fram när det gäller utnyttjande av grön IT. Svenska kommuner kan spara minst 7 miljarder kronor per år genom att lära av andra kommuners miljötänkande och effektiviseringar av verksamheten. 700 miljoner kan sparas redan inom 12 månader utan nyinvesteringar. Detta visar en ny studie av Sveriges kommuner som gjorts av Exido. Studien fokuserar på besparingar i kommunerna, men motsvarande besparingar finns i många fall även att hämta inom den privata sektorn. Genom enkla förändringar i arbetssättet har flera kommuner både minskat kostnader och miljöbelastning. Om andra kommuner skulle ta efter till exempel Örnsköldsvik när det gäller att skicka e-post till politikerna inför sammanträden skulle kommunerna spara 90 miljoner kronor per år bara i portokostnader. På samma sätt kan kommunerna årligen spara ytterligare 250 miljoner genom bättre reseplanering. För att utnyttja hela potentialen krävs att kommunledning och politiker granskar de möjligheter som finns och försöker stödja de initiativ som redan tagits i många kommuner. Viljan att spara och agera finns hos de anställda i kommunerna, men kommunledning och chefer måste se och förstå hur exempelvis samverkan mellan förvaltningar kan innebära ännu större besparingar. I de flesta fall kan effektiviseringen också leda till förbättrad service till medborgarna. Exempelvis kan anhörigstöd över internet både spara pengar, förbättra stöd och motverka isolering för de personer som vårdar anhöriga i hemmet. Samtidigt måste också kommunerna utvärdera hur man arbetar och hur arbetet leds. Många av de kommuner som lyckas med sin effektivisering arbetar mer flexibelt och ser till att öka arbetseffektiviteten, minska miljöbelastningen och resandet genom att låta de anställda verka där de befinner sig.

8 8 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS ATT TÄNKA PÅ Snabba vinster med rätt prioriteringar Hitta din största potential var finns de snabbaste vinsterna med IT som miljöteknik? Den första hypen kring Grön IT har lagt sig, och nu handlar det om att börja arbeta för att realisera den potential som finns. För att göra detta måste vi ha klart för oss var potentialen är som störst att prioritera och utveckla en road map för Grön IT. För att komma åt besparingar måste miljöfrågorna komma upp på agendan. Många investeringar kan snabbt ge en positiv avkastning och i en hel del fall kan energibesparingar göras utan några nämnvärda investeringar. Det kan till exempel handla om att utnyttja dubbelsidiga utskrifter, telefonoch webbmöten, att ställa in energisparlägen på datorerna eller att ersätta brevutskick med e-post. Andra investeringar är mer långsiktiga och kräver planering och en tydlig strategi. Det är viktigt att IT-lösningarna passar i organisationen och att personalen förstår hur de ska användas. För att få full effekt av satsningen behöver exempelvis den personalavdelning som utvecklat företagets resepolicy samarbeta med IT- eller telekomavdelningen som i sin tur har ansvar för att tillhandahålla de verktyg som ersätter resandet, till exempel webbsammanträden. Samverkan mellan olika delar med olika ansvar och inflytande över frågorna, såväl som utbildning av personal är alltså vitalt för ett lyckat utfall. Det är också viktigt att involvera sina leverantörer i utvecklingen, att sätta upp sådana mål och krav som leverantören klarar av att uppfylla. Att redan idag utveckla mål över tiden, att kommunicera vilka krav som kommer ställas om ett eller två år kommer sammantaget att bidra till utvecklingen av nya, effektiva och innovativa lösningar. För att nå framgång i arbetet med Grön IT krävs att man gör rätt saker i någorlunda rätt ordning. Att börja med att implementera en lösning för power management på alla arbetsplatser och att sätta dubbelsidig utskrift som standard, visar organisationen och medarbetarna att frågan har prioritet och att arbetet påbörjats. Det ökar medvetenhet och delaktighet inför det fortsatta arbetet. Ett sätt att starta arbetet med Grön IT är att göra en Grön IT-revision. De positiva effekterna av att göra en genomlysning är flera. Ett underlag för prioritering tas fram och arbetet med att strukturera frågan främjar samverkan och en gemensam målbild. Många av de mest positiva effekterna av en Grön IT-revision är just samtalen, idéutvecklingen och den samverkan som blir resultatet av ett arbete som kräver insatser från både IT-, verksamhets- och miljöledning. Så hur går man då tillväga? Börja med att göra en detaljerad genomgång av IT-verksamheten ur ett miljöoch effektivitetsperspektiv. Vilken hänsyn tas idag till miljö i samband med IT-investeringar? Vilken kunskap och förståelse finns i organisationen för hur IT-användningen påverkar miljön och de möjligheterna som finns att använda IT till både minskad miljöpåverkan och kostnader? Finns det någon handlingsplan för hur grön IT ska hanteras i företaget? Hur väl efterlevs policy, miljökriterier och olika krav som redan finns i organisationen? Finns det uppsatta mål och utvärderas effekterna av investeringar i grön IT? Använd detta för att identifiera vilken potential som finns och var investeringar och initiativ kan ge bästa möjliga effekt. Utveckla en plan och policy för grön IT. Denna policy bör tydligt lyfta fram företagets mål, intentioner och riktlinjer för såväl investeringar som användning av IT. Skapa en plan som utgår från den befintliga situationen och tar fasta på tydliga mål. Ställ krav på leverantörer miljöcertifiering, miljömärkning och att leverantörerna har en egen miljöpolicy bör vara grundkrav i upphandling och inför avtal. Informera era leverantörer om er policy och hur ni har tänkt utveckla Grön IT. Låt leverantörer och partners så tidigt som möjligt får ta del av inriktning och mål, såväl den befintliga som planerad och framtida. Utveckla IT för att minska företagets totala miljöpåverkan. Rätt utnyttjat och "Det är viktigt att IT-lösningarna passar i organisationen och att personalen förstår hur de ska användas." inriktat på att IT skall vara en del av företagets strategi för minskad miljöpåverkan finns många möjligheter. Det ställer dock krav på såväl IT-avdelning/ITansvarig, som på övrig verksamhet, personal och företagsledning att hela tiden ha med detta i planering och beslut. Bästa effekt i utvecklingsarbetet med grön IT uppnås om organisationen arbetar mot ett gemensamt mål. Följ upp och utvärdera arbetet med grön IT löpande. Att utveckla en strategi och policy för Grön IT är ett första steg. Den stora utmaningen ligger dock i att förmå organisationen att börja verka efter strategin. Grön IT handlar till stor del om ansvar. Ansvar i att minska IT:s negativa miljöpåverkan och ansvar mot vår omvärld och kommande generationer. Grön IT ger oss även möjligheter. Möjligheterna att minska organisationens övriga miljöpåverkan genom att använda IT på ett effektivt och smart sätt och möjligheter att samtidigt som vi gör detta, öka företagets konkurrenskraft genom minskade kostnader och, om vi gör det rätt, ökad flexibilitet och modernisering av vår IT-miljö. Se Grön IT ur ett helhetsperspektiv. Börja arbetet med att identifiera potentialen både när det gäller att spara och att utveckla. Försök också hitta potentialen i fler perspektiv. Om det känns för omfattande idag gräv där du står. Det finns en potential med Grön IT inom fler områden än vad vi kan se idag.