Distriktsstyrelse kl 15:00-21:00 EFS bönhus, Ånäset

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST Distriktsstyrelse kl 15:00-21:00 EFS bönhus, Ånäset Närvarande: Ulf Andersson, dagens ordförande Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Håkan Holmlund Roger Lidman Anita Lundqvist Karin Paulsson Anna Thorén Roland Wiklund Frånvarande: Johan Andersson Åke Hägglund Astrid Sjöström Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Inledning Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen Styrelsens arbetsformer 96 Styrelseledamöterna presenterar sig för varandra. Df inleder med inspiration från rikskonferensen med orden EFS böneperiod är inte avslutad. Vi ber tillsammans i mindre grupper. 97 att välja Cathrine Eiderhäll och Håkan Holmlund att tillsammans med sammanträdets ordförande justera dagens protokoll. 98 att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 99 Föredragningslistan godkänns med följande kompletteringar - Remissvar från EFS Västerbotten angående förslaget till reviderade normalstadgar för EFS distriktsorganisation - Val av ordförande i kommunikationsrådet - Offensiva satsningar mm, inte bara EFS Skellefteå 100 Df går igenom dokumentet PM för EFS Västerbottens styrelse. Dokumentets åtta punkter ger en handledning över hur det fungerar att vara styrelseledamot i EFS Västerbottens styrelse.

2 Föregående protokoll , Ideologisk fråga om idealitet i en frivilligrörelse Genomlysning av distriktsorganisation en 101 Styrelsen lägger protokoll daterat till handlingarna. Den interna valberedningen jobbar vidare med sitt uppdrag till nästa sammanträde och styrelsen lägger protokoll daterat till handlingarna. 102 att ärendet bordläggs eftersom remissvar inte inkommit från alla berörda och dagens sammanträde innehåller flera omfattande ärenden. 103 Ulf Andersson redogör för arbetsgruppens arbete med upphandlingen och delger oss också hur genomlysningen kommer att genomföras. Uppdraget är att se över våra distriktsgemensamma tjänster för att lägga våra resurser där de bäst behövs, skapa utrymme för flexibilitet, bidra till utveckling och motivation, helt enkelt största möjliga församlingsnytta. Tre företag har fått offertförfrågan och två har inkommit med ett anbud. Det betonas i anbudens inledning att genomlysningen måste vara väl förankrad i organisationen och att det måste finnas en beredskap att genomföra slutsatserna, även obekväma beslut. Genomlysningen börjar med ett upptaktsmöte där arbetet presenteras och där alla inblandade kan beskriva sin förväntan av genomlysningen. Därefter följer tre faser: förberedelse, kartläggning och slutrapport. Fas 1: Förberedelse och introduktion där extern konsult (ek) och styrgrupp (sg) finns med. Man preciserar en inriktning och en arbetsform samt fastställer en tidsplan och gör en inläsning av materialet (ek). Fas 2: Kartläggning med ett önskvärt sedan-läge. Extern konsult genomför samtal med ett antal distriktspersonal, styrelseledamöter och föreningar, samlar in bilder av nuläge och önskvärt läge, gör kartläggning och analys samt ger ett förslag på hur olika eventuella förändringar kan beskrivas. Fas 3: Rapport med slutligt förslag- handlingsplan. Det slutliga förslaget görs i skriftlig form och presenteras i seminarium. Därefter följer förankring och reflektioner. Styrelsens arbetsgrupp Allan Forslund och Ulf Andersson föreslår styrelsen att anlita PU Konsult.

3 forts 103 Genomlysning av distriktsorganisation en att gå vidare med en genomlysning och upphandla en extern konsult att upphandla av PU Konsult att kostnadstaket sätts till kr exkl moms att välja max fyra personer till styrgruppen att till styrgrupp välja Allan Forslund, Ulf Andersson (sammankallande), Astrid Sjöström och om möjligt en representant från Salt (gärna en kvinna) i annat fall väljs Cathrine Eiderhäll in i gruppen att uppdra till Ulf Andersson att göra beställningen, sk ställningsfullmakt, i samråd med df. Budgetinriktning 2013 EFU-PAU 7/2011 Offensiva satsningar Skellefteå EFS EFU-PAU 8/2011 Torbjörn Arvidsson PAU 73, 90/ Frågan har behandlats vid ett gemensamt sammanträde. Mötet föreslår att föreslår att gåvomedelsmålet för år 2013 sätts till 8,3 miljoner kr samt att resultat före bokslutsdispositioner sätts till kr. att denna inriktning skall ligga till grund för nästa års arbete med budget Df redogör för en ansökan från Skellefteå EFS. Föreningen vill anställa en ungdomspräst på 100% i 3 år och söker bidrag för 75% av tjänsten. att tillstyrka projektet på 1 år med 75% av personalkostnaden och med möjlighet till förlängning. att arbetsbeskrivningen görs i samförstånd med ledningsgruppen (LG) 106 Df redogör för en projektbeskrivning inkommen från Torbjörn Arvidsson gällande en 100% tjänst bland annat kretsarna Umeå lands, Teg och Hörnefors. Förslaget är att 45% tas ur bemanningsplanen och 55% ur Offensiva Fonden. Torbjörn har snart arbetat 40 år för EFS, varav alla utom tre, då han var chefredaktör för Budbäraren, i EFS Västerbotten och de senast 14 åren som huvudpastor i Vasakyrkan Umeå. att bevilja Torbjörn Arvidsson 100% tjänst i kretsarna runt Umeå ht 2012 tom vt 2015, där 45 % tas ur bemanningsplanen och 55% ur Offensiva Fonden.

4 Göran Berglund PAU 74, 90/ Df redogör för EFS arbete i Robertsforskretsen där Göran Berglund kommer att arbeta 50% enligt bemanningsplanen och 25% med ITansvar på distriktsexpeditionen. Df föreslår att tjänsten utökas med 25% i Robertsforskretsen, för utvecklingsarbete, och att kostnaden tas ur Offensiva Fonden för perioden vt ht att bevilja Göran Berglund 25% tjänst i Robertsforskretsen vt 2012 tom vt 2014 för utvecklingsarbete, medel tas ur Offensiva Fonden. Marianne Berglund deltar inte i beslutet gällande Göran Berglund. PM för utskott och råd inom EFS Västerbotten ST 174/2010 PM för Vårt Budskap KR 7, 21 / Df och Anna Thorén redogör för förslaget till nytt PM för underorgan i EFS Västerbotten. att ändra föreslagen rubriceringen till PM för EFS Västerbottens utskott och råd att fastställa PM för EFS Västerbottens utskott och råd att fastställa namnbytet från Missionsrådet till Internationella rådet 109 Styrelsen har från kommunikationsrådet (KR) mottagit ett förslag på PM för distriktstidningen Vårt Budskap. att fastställa föreslaget PM för distriktstidningen Vårt Budskap Rådslag EFS riks och distrikt I arbetet med att se EFS arbete på olika nivåer som ett EFS har mf Stefan Holmström inbjudit representanter från samtliga distrikt, distriktsordföranden, styrelseledamot och tjänsteman till ett rådslag i Uppsala. att EFS Västerbotten representeras av ordförande Astrid Sjöström, ledamot Roland Wiklund och ekonom Eva S Bäckström att hänskjuta frågor gällande eventuellt fler representanter samt övriga frågor kring rådslaget till PAU Ideellt forums idédagar Göteborg 111 Styrelsen har i sin handlingsplan för 2011 beslutat under rubriken mötesplatser, att utveckla samarbetet med och hämta kunskap och inspiration från Ideellt Forum. Styrelsen har mottagit en inbjudan till Ideellt Forums idédagar 1-2 oktober 2011.

5 Huvudmannarepresentant i Bibelfjälls styrgrupp att utse Cathrine Eiderhäll som representant för EFS Västerbotten att ge ledningsgruppen fullmakt att utse ytterligare tre representanter 112 för läsåret 2011/2012 Att EFS Västerbotten representeras av Kristoffer Hedman att LG får mandat att utse ytterligare en representant för EFS Västerbotten att Bibelfjälls styrgrupp får utökas med en representant från varje intresseorganisation: Salt, Equmenia och Svenska Kyrkans unga Attesträtt för Bibelfjäll Patrullriksförfrågan från Centrala Scoutrådet Remissvar angående förslag till nya normalstadgar för distriktsorganisation Val av ordförande i kommunikationsrådet EFS Västerbottens årsmöte 2011 Motion om integration 113 att P-O Sveder Renklint är attestberättigad för löpande kostnader i samband med Bibelfjäll för tiden t o m att beloppsgränsen för kostnader får attesteras upp till ½ basbelopp 114 Styrelsen har mottagit en förfrågan från centrala scoutrådet om att förlägga och vara värd för 2014 års Patrullriks. att ställa sig positiva till att vara värd för Patrullriks att skicka förelagt remissvar till EFS riks Styrelsen uttrycker sitt tack till Anna Thorén för hennes gedigna arbete. 116 att välja Anna Thorén till ordförande i kommunikationsrådet. 117 Till EFS Västerbottens årsmöte 14 maj hade en motion från Anita Lundqvist och Mats Bohman inkommit om integration, om ett mer medvetet arbete i EFS Västerbotten runt dessa frågor. Årsmötet beslutade att bejaka intentionerna i motionen och yrka bifall till den första och fjärde punkten om att ta fram hjälpmedel och strategier till stöd för föreningar och distriktsarrangemang samt utse en grupp att arbeta vidare med dessa frågor. att det nyss antagna internationella rådet uppdras att arbeta vidare utifrån årsmötets beslut att internationella rådet uppdras att ta fram en handlingsplan för arbetet med hjälpmedel och strategier att presenteras för styrelsen

6 Rapport distriktsdiakon Rapport anställningsförändri ngar Slutrapport: Att engagera unga vuxna Rapport huvudmannamöten 118 Ärendet bordläggs. 119 Monica går igenom PAUs protokoll daterat då protokollet inte kommit styrelseledamöterna till del innan sammanträdet. 120 Df ger en muntlig rapport utifrån det skriftliga dokument som inkommit till styrelsen. 121 Styrelsen delgavs rapporter från styrelseledamöter och tjänstemän, som valts att representera EFS Västerbottens vid de årligen återkommande träffarna i stiftelserna för Solviks och Strömbäcks folkhögskolor. Styrelsen mottar rapporterna. Rapport från Samarbetsrådet EFS-Luleå stift Rapport från riksstyrelsen Rapport från LG riks Rapport från LG distrikt Rapport från Storsamling Den första sk Storsamlingen i distriktet har genomförts med Bureå-, Robertsfors- och Lövångerkretsarna. På plats fanns ca 30 deltagare från Bureå- och Lövångerkretsarna och kvällen upplevdes positiv. Styrelsen mottar rapporten samt noterar att det är viktigt att Storsamlingarna läggs upp på ett sådan sätt att föreningarna och medlemmarna känner sig delaktiga.

7 Utsända protokoll 127 Styrelsen har mottagit följande protokoll - ST , PAU EFU-PAU VUR-n VUR-s KR Bibelfjäll Klippenkamraterna Gemensamt VUR , del 1 och del 2 - Årsmötet att lägga samtliga protokoll till handlingarna. Avslutning 128 Dagens ordförande avslutar sammanträdet och leder oss i bön. Dag som ovan Eva S Bäckström Justeras: Ulf Andersson Cathrine Eiderhäll Håkan Holmlund ordförande justerare justerare