Frånvarande: Matts Hägglund, Flarken. Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelsen /27 Klippengården Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, Bureå Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Frånvarande: Matts Hägglund, Flarken Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Inledning och öppnande Val av justerare Dagordning Föregående styrelseprotokoll Ideologiskt samtal Brev till föreningar AU 96/ Efter en gemensam morgonbön, förklarar Rune Hedman sammanträdet öppnat. 115 Styrelsen beslutar att välja Hans Jakobsson och Karin Paulsson att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 116 Dagordningen fastställs med följande tillägg: Ledamöter till EFS riksstyrelse Rapport Rosenius Vänner VR-ledamot avgår 117 Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 118 Kristoffer Hedman leder ett samtal kring EFS- en missionsrörelse. Samtalets utgångspunkt är kapitel 2 och 3 i EFS riktlinjer. 119 Från verksamhetsrådet (VR) har en önskan framförts om att styrelsen under hösten skickar ut ett brev till alla missionsföreningar som en uppmuntran i det arbete föreningarna gör. Styrelsen anser att det är viktigt med regelbundna möten mellan distrikts- och lokalnivå och har valt att göra detta genom att styrelseledamöter ringer upp samtliga föreningar, ungefär vartannat år.

2 Våra missionsföreningars situation ser olika ut och dessa samtal kan anpassas utifrån varje förenings frågeställningar och fyller därför ett bättre behov än att skicka ett brev till samtliga föreningar. Storsamlingar AU 96/ Verksamhetsrådet (VR) ser mötesplatser som Storsamlingar speciellt viktiga för små föreningar som inte är med i Växtkraft-projektet och undrar hur styrelsen resonerar om Storsamlingarna. EFS Västerbotten måste prioritera sina resurser och Storsamlingar tar stora personalresurser i anspråk. Styrelsen har också tidigare (ST 16/2014) konstaterat att Storsamlingarnas betydelse har varierat i de olika grupperna och beslutade därför att istället erbjuda föreningarna att vara med i Växtkraft med fokus på växande och fördjupning. I Växtkraft ges små och stora föreningar undervisning och praktiska tips på hur man utvecklar det lokala arbetet för att nå ut. Styrelsen hänvisar också till den möjlighet till inspiration som löpande ges i Vårt Budskap och Budbäraren, men tar till sig tankarna om att informera och länka till EFS riks webbsida med inspirationsfilmer. Styrelsen uppdrar till df att se över kretssammanställningen med syftet att se till de mindre föreningarnas behov av områdesträffar eller annan form av stöd. Arbetsledare df AU 99/2015 EFS förhållningssätt med dess anknutna folkhögskolor 121 Styrelsen beslutar att välja Rune Hedman som arbetsledare till df. 122 EFS Västerbottens styrelse har vid sitt sammanträde beslutat att årligen uppmärksamma förhållningssättet mellan EFS och dess anknutna folkhögskolor vid styrelsens septembersammanträde. Styrelsen konstaterar att de årliga s.k. huvudmannamötena på våra två anknutna folkhögskolor i Västerbotten är viktiga möten mellan EFS och skolornas ledning. För EFS Västerbotten är det också viktigt att vara representerade med två personer i respektive stiftelses nomineringskommitté. Df informerar om sina årliga träffar med Solviks rektor om samverkan, och strävar efter liknande årliga möten med Strömbäcks rektor. Under året har det bildats ett nätverk för svenskkyrkliga folkhögskolor. Styrelsen samtalar vidare om vårt förhållande till folkhögskolorna. Hur kan folkhögskolorna vara en resurs för EFS-föreningarna (bland annat i föreningarnas arbete med integration), för medarbetarnas fortbildning och vad betyder det att vara ideologisk huvudman? Styrelsens representanter tar med sig frågeställningarna till de årliga huvudmannamötena i respektive stiftelse.

3 Roseniusjubileum Df redogör för Roseniusgårdens Vänners förslag på arrangemang kring jubileet av Rosenius 200 år i ett historiskt perspektiv. Styrelsen uppmuntrar Rosenius Vänner att, tillsammans med df, fortsätta med arbetet kring jubileet och på vilket sätt jubileet även kan få betydelse för framtiden. Ett förslag från styrelsen som framförs är att återuppväcka innebandyturneringen Rosse-cupen för att även nå yngre deltagare. Styrelsen ger LG i uppdrag att se över vilka resurser som kan avsättas för detta jubileum. Verksamhetsplan 2016 Förtydligande av delegeringsreglerna 124 Df påminner om den kommande verksamhetsplanen för Styrelsen noterar att det är ett levande dokument som finns med i det löpande arbetet. 125 Styrelsen beslutar att delegeringsreglerna för 2015/2016 ST 75/2015) lyder som följer: att för verksamhetsåret 2015/2016 fastställa följande delegeringsregler, utöver vad som anges i PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation: Df (distriktsföreståndare) leder distriktets operativa och strategiska arbete för styrelsens räkning beslutar om anställningar inom ramen för fastställd budget och bemanningsplan beslutar om tjänstledigheter beslutar om gemensam fortbildning inom ramen för fastställd budget beslutar om lån till föreningar eller motsvarande upp till 5 prisbasbelopp beslutar om bidrag till föreningar eller motsvarande upp till 1 prisbasbelopp beslutar om personallån upp till 2 prisbasbelopp beslutar om inköp upp till 2 prisbasbelopp Df kan delegera beslutsrätt. Alla beslut rörande anställningar och tjänstledigheter protokollförs i Ledningsgruppens personalprotokoll. Alla beslut rörande bidrag och lån protokollförs i Ekonomirådets protokoll. Ledamöter till EFS riksstyrelse 126 Karin Paulsson redogör för valberedningens uppdrag och hur många ledamöter som ska väljas in för kommande period, vilka personer som

4 sitter kvar som ledamöter, vilka kunskapsområden som finns representerat, ålder och vilka som ställer upp för omval. Fem personer avgår och två har meddelat att de ställer upp för omval. Valberedningen behöver förslag på minst tre ledamöter till styrelsen. Västerbotten har ingen ledamot kvar och bör därför förslå kandidater som kan representera EFS i Västerbotten. Styrelsen ger valberedningen konkreta förslag på personer att tillfråga. Nomineringskommitté 127 Katrine Ruuth redogör för den interna valberedningens arbete och svårigheten att få ytterligare ledamot till verksamhetsutskottet och till nomineringskommittén för stiftelsen Strömbäcks folkhögskola för 2 år. Styrelsen uppmanar valberedningen att göra ett sista försök att fylla de vakanta platserna till nästa sammanträde, sen återgår frågan till styrelsen. Slutrapport Klippenbyggnationerna 128 Ansvarig projektledare, Henric Johansson, har lämnat en slutrapport från arbetet med byggnationerna av två nya hus med vardera 12 bäddar. Ca 500 frivilliga dagsverken har gjorts i byggandet inklusive den service som varit förutsättningen för hela projektets genomförande. Erfarenheten visar att det går att samla människor kring projekt som man tycker är viktiga även om de ligger 40 mil bort. Projektet har hållit budget på 3,7 miljoner kr tack vare den enorma frivilliga arbetsinsatsen och tack vare de företag som glatt levererat eller ordnat med transporter för både material och personal, utan ersättning. Styrelsen är oerhört tacksam för allt arbete som lagts ned i projektet och gläds över att gården nu kan ta emot än fler gäster i fräscha lokaler. Ett speciellt tack riktas till projektledaren Henric Johansson. Rapport Bibelfjäll 129 Df redogör för årets bibelskolegrupp som har 17 deltagare med en större åldersspridning än tidigare år. Bibellärare Elisabet Svedberg kommer att ersättas under sin föräldraledighet. Det ekonomiska utfallet för 2015 ser bra ut bl a beroende på att Härnösands folkhögskola bidrar med mer lärarresurser. Styrelsen är fortsatt positiv till Bibelfjäll men menar att det är viktigt att hålla resurserna på en viss nivå i förhållande till distriktets övriga verksamheter. Noteras att styrelsen vill ha Bibelfjälls styrgrupps protokoll löpande. Rapport bemanningsplan Df redogör för arbetet med bemanningsplanen för 2016 och uppdraget att minska bemanningsplanen med motsvarande två heltidstjänster. En uppsägning har gjorts i Byskekretsen vilket innebär att personen slutar

5 vid årsskiftet och arbetet fortsätter med neddragningar på kansli- och distriktstjänster. En utmaning är också arbetet med att hitta ersättare på vakanta kretstjänster. 131 Rapport gåvor 1508 Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för januari-augusti 2015 har utfallit med kr varav kr avser enskilda gåvor. Beräknad budget för perioden är kr. Rapport likviditet Ek meddelar att från augusti 2014 till augusti 2015 har likviditeten minskat från 11,8 miljoner kr till 8,5 miljoner kr. Nybyggnationer på Klippengården är huvudorsaken till minskad likviditet. Per fanns 55% placerat i fonder, 42% på bankkonton och 3% på plusgiro. Rapport prognos Ek föredrar en prognos baserad på utfall och en gåvomedelsrapport på 8 månader. Gåvomedelsmålet är 8,2 miljoner kr och prognosen ligger på 7,6 miljoner kr. Inga testamenten är på ingående och bidrag kopplat till personal ligger något högre pga utökade tjänster i ett par samarbetskyrkor och fler bidrag för arbetsmarknadsåtgärder. Konfirmandverksamheten har inte fyllt våra läger vilket påverkar både intäkts- och kostnadssidan. Personalkostnaden beräknas utfalla lägre på kretstjänster då vakanta tjänster inte ersatts av vikarier under hösten. Utfallet på tjänster i samarbetskyrkor beräknas bli högre än budget då antalet tjänster utökats genom externa bidrag och olika arbetsmarknadsåtgärder. Tillskottet från finansiella intäkter är lågt då ränteintäkter uteblir under hösten pga av marknadsläget. Placeringskonton som gett ränta har avslutats under sommaren då likviditet behövts till nybyggnationerna på Klippengården. Resultatet före bokslutsdispositionerna beräknas till -1,7 miljoner kr, kr lägre än budget. Tillsammans med uttag ur Offensiva Fonden och Testamentsfonden och med en större återförd reservering än beräknat beräknas resultatet till kr efter bokslutsdispositionerna. Styrelsen mottar rapporten och samtal förs föranlett av viljan att öka gåvomedlen.

6 Rapport EFS Morö Backe 134 Meddelas att EFS mf i Norra Hedensbyn registrerat ett nytt föreningsnamn, EFS mf Morö Backe. Rapport bönhusfastigheter 135 Ek meddelar att Baggård-Ledusjö, Norrby-Tavelsjö och Hällaström avyttrat sina fastigheter. Östervik är på gång. Meddelande om tjänster 136 Meddelas att Henrik Näslund, utvecklingskonsulent i distriktet, har lämnat sin tjänst Meddelas att Catharina Stenlund, diakoniassistent i Sörbölekyrkan, har lämnat sin tjänst Styrelsen mottar beskeden om att Henrik Näslund och Catharina Stenlund lämnat sina tjänster och uttrycker sitt tack för den tid de arbetat för EFS i Västerbotten. Rapport EFS 137 Df rapporterar från samverkansforum med folkhögskolorna, om ledningsgruppsmöte med två nya df:are, om medlemstapp inom EFS samt om arbetet med internationella missionens 150-års jubileum Rapport EFS Västerbotten 138 Df rapporterar om bildandet av Roseniusgårdens Vänner där man, liksom Klippenkamraterna, vill hitta en struktur där engagemanget bibehålls. Rapporteras även om olika föreningsbesök med avtalsfrågor i fokus samt om en planerad grupphandledning på kansliet. 139 Utsända dokument ST AU ER VR Salt , , PP , , , , Program Klippenhelg Slutrapport Klippenbyggnationerna Klippenkamraterna , Klippenkamraternas årsmötesprotokoll

7 Klippenkamraternas verksamhetsberättelse 2014 Råd och Utskott 2015/2016 Rapport: gåvor, likviditet, prognos 2015 Verksamhetsplan EFS Västerbotten med delmål 2016 Samtal förs om satsningen på Klippengården och behovet av att marknadsföra anläggningen, samt om det ständiga underhållet av lokalerna och var resurserna ska läggas. Styrelsen uppdrar till df att kontakta Klippenstyrelsen i frågan om bastu. Övriga frågor 140 Df meddelar att Evelina Miderfjäll lämnat kommunikationsrådet och uppmanar styrelsen att ge förslag på ny ledamot. Hans Jakobsson, representant i arbetsgruppen med EFS nya organisation, rapporterar om arbetet. Avslutning 141 Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Rune Hedman ordförande Hans Jakobsson justerare Karin Paulsson justerare