Styrelse Videosammanträde Umeå/Skellefteå

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Styrelse 2013-05-28 Videosammanträde Umeå/Skellefteå"

Arne Lundgren
för 8 år sedan
Visningar:

1 EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse Videosammanträde Umeå/Skellefteå Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Rune Hedman Åke Hägglund Hans Jakobsson Eva Lundeborg Karlsson Anita Lundqvist Peter Marksén Karin Paulsson Frånvarande: Roger Lidman Gunilla Stenberg Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech, (ej 110) Kristoffer Hedman, df Inledning Val av protokollsekreterare Val av protokolljusterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll 92 Ordföranden hälsar alla välkomna och läser en hälsning från Gunilla Stenberg som hon skickat till styrelsen. Ett särskilt välkommen riktas till Peter Marksén som är på sitt första sammanträde. En kort presentationsrunda görs. Cathrine Eiderhäll inleder sammanträdet med en andakt och bön. Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. 93 Styrelsen beslutar att välja Monica Andersson till dagens sekreterare. 94 Styrelsen beslutar att välja Rune Hedman och Åke Hägglund att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 95 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: - utvärdering av årsmötet 96 Styrelsen beslutar att lägga protokollet från och till handlingarna.

Inledning Val av protokollsekreterare Val av protokolljusterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll 92 Ordföranden hälsar alla välkomna och läser en hälsning från Gunilla Stenberg som

2 BESLUTSPUNKTER Arbetsordning för distriktsstyrelsen AU 66/13 Inbjudan till rådslag med EFS riks och distrikten AU 76/13 97 Styrelsen får del av en så kallad Arbetsordning för distriktsstyrelsen. Styrelsen beslutar att återremittera Arbetsordningen till AU för ytterliggare beredning. 98 Från EFS riks föreligger en inbjudan till ett rådslag lördag 14 september där riks och distrikten får rådslå om det gemensamma missionsuppdraget. Två huvudområden kommer att beröras: * Organisation och struktur som främjar missionsuppdraget * Ekonomi och insamlingstänkande som främjar missionsuppdraget Styrelsen beslutar att utse Marianne Berglund, Hans Jakobsson och Astrid Sjöström att representera EFS Västerbotten att distriktsstyrelsen träffas under Nära Jesus-konferensen för samtal utifrån ovan nämnda huvudområden att ordföranden kallar till denna träff Bibelfjälls styrgrupp Bibelfjälls styrgrupp Bibelfjälls styrgrupp består av representanter från huvudmännen, regionala intressenter, nationella intressenter och lokala intressenter. Bibelfjälls styrgrupp har beslutat - att säga ja till att Härnösands folkhögskola blir kursanordnare för 2013/14 - att fortsatta samtal om ansvar på sikt förs både med Härnösands och Solviks folkhögskolor - att säga ett stort tack till Lidingö folkhögskola och Torbjörn Bådagård för samarbetet så här långt - att Härnösand övertar Lidingös plats i styrgruppen och Lidingö erbjuds en plats som intressent - att även erbjuda Solvik en plats i styrgruppen EFS Västerbotten är en av huvudmännen och har att bekräfta beslut om plats i styrgruppen. Styrelsen beslutar att bejaka Bibelfjälls styrgrupps beslut att Härnösands folkhögskola ingår i styrgruppen att Solviks folkhögskola erbjuds en plats i styrgruppen att Lidingö folkhögskola erbjuds en plats som intressent i styrgruppen Redovisning och utvärdering av handlingsplan 2012/2013 AU 68/ Ordföranden redovisar styrelsens del i handlingsplanen 2012/2013. Df redovisar Kommunikationsrådets och ledningsgruppens handlingsplaner. Styrelsen uppdrar till AU att göra en sammanställning av alla gruppers del i handlingsplanen och att resultat/utvärdering förs in i

98 Från EFS riks föreligger en inbjudan till ett rådslag lördag 14 september där riks och distrikten får rådslå om det gemensamma missionsuppdraget.

3 sammanställningen. Ny handlingsplan, styrelsens del, 2013/2014 AU 69/ Styrelsen samtalar om styrelsens del i handlingsplan för kommande verksamhetsår 2013/2014 med utgångspunkt från innevarande års plan. Vad ska bort Vad ska läggas till? Några kommentarer noteras: - Fadderkontakt/samtal med föreningarna hur ska den/de ske? - Storsamlingarna i framtiden hur? - Hur implementerar vi PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation i vårt arbete? - Hur använder vi Henrik Näslunds material gällande utveckling av EFS Västerbottens arbete? Styrelsen konstaterar att alla berörda grupper ska lämna in förslag på innehåll i ny handlingsplan för 2013/2014. Df ansvarar för detta. Styrelsen uppdrar till AU att utarbeta ett förslag till handlingsplan för EFS Västerbotten för 2013/2014 för fastställande i styrelsen i september. Konferenskommitté 2014 AU 70/13 Årsmöte 2014 AU 72/13 Styrelsens sammanträdestider vt 2014 AU 71/13 Bemanningsplan 2014 AU 74/ Styrelsen beslutar att utse Marianne Berglund till representant i kommittén för EFS Västerbottens konferens, Nära Jesus, Styrelsen beslutar att utlysa EFS Västerbottens årsmöte 2014 till lördag 26 april. 104 Styrelsen beslutar om följande datum, plats och värdar för styrelsens sammanträden vt 2014: 15 februari Bureå Rune Hedman 22 mars Stöcke Eva Lundeborg Karlsson 26 april Konstituerande Ledningsgruppen 3 juni (video) Stiftsgården Skellefteå Cathrine Eiderhäll Församlingsgården Umeå Ledningsgruppen 105 Eva S Bäckström presenterar en bemanningsplan med beräknad nettokostnad för 2013 och 2014 samt ett utfall för 2012 på nettokostnader och gåvor. AU har konstaterat att inga uppsägningar behöver göras inför Den besparing som görs är att inte tillsätta personalchefstjänsten 100%. Antal nettotjänster 2012 blev 19,95 och beräknas 2013 bli 19,95 och ,40 då hänsyn tagits till beräknade bidrag.

Vad ska bort Vad ska läggas till? Några kommentarer noteras: - Fadderkontakt/samtal med föreningarna hur ska den/de ske? - Storsamlingarna i framtiden hur?

4 Styrelsen beslutar att anta presenterad bemanningsplan för Inteckna kompetens i förväg AU 75/ Df presenterar tankar om att inteckna kompetens i förväg. AU föreslår att styrelsen tillskjuter 25% extra resurs under vt14 för att möjliggöra en anställning av en utvecklingskonsulent 50% under ht13- vt14. Henrik Näslund är idag anställd som vik pastor 50% och utvecklingskonsulent 25% t o m I bemanningsplanen finns 25% utvecklingskonsulenttjänst som ej är bemannad fr o m ht13 och under ht13 finns inom bemanningsplan utrymme för 25% utökad tjänst eftersom Monica Andersson slutar i samband med semestern. Df föreslår att Henrik Näslund får förlängd anställning som utvecklingskonsulent 50% under förutsättning att styrelsen tillskjuter 25% extra resurs under vt14. Styrelsen beslutar att tillskjuta 25% extra resurs under vt14 för att möjliggöra en anställning av Henrik Näslund på 50%. PM för årsmötesrutiner Utvärdering av årsmötet 107 Ordföranden presenterar ett förslag till PM för årsmötesrutiner. Vissa justeringar görs. Styrelsen beslutar att anta PM för årsmötesrutiner. 108 Styrelsen samtalar om upplägg av årsmötet 27 april 2013 i Robertsfors kyrka. Lokalerna upplevs som mycket lämpliga. Inledning av årsmötet med en kortare gudstjänst känns också bra likaså möjligheten att välja ämnesgrupp för en timmes samtal/delgivning. RAPPORTER OCH MEDDELANDEN Val av ledamot/- representant till sjukhuskyrkan ST 77/13 Arbetsbeskrivningar på kansliet AU 67/ EFS Västerbotten ger ett bidrag till sjukhuskyrkan och är alltså ingen huvudman som förväntas ha en ledamot i styrelsen för sjukhuspastorsrådet. Styrelsen beslutar att upphäva beslutet i styrelsen , på grund av ändrade förutsättningar. 110 I samband med att Monica Andersson slutar sin tjänst i sommar görs en besparing motsvarande 100% tjänst på kansliet och arbetsuppgifterna omfördelas bland kvarvarande personal. Df presenterar i stora drag ett förslag på nya arbetsbeskrivningar för anställda på EFS Västerbottens kansli. Flera av de anställda kommer att få nya titlar. Arbetsbeskrivningarna fastställs av df efter samråd i ledningsgruppen.

Henrik Näslund är idag anställd som vik pastor 50% och utvecklingskonsulent 25% t o m 130630.

5 111 Nedlagda föreningar Df meddelar att nio föreningar har lagts ner sedan februari 2012, nämligen Brattfors, Flurkmark, Klockarberget, Mjödvattnet, Nedre Bäck, Torrböle, Övre bäck och två föreningar hittills under 2013, Brån och Hummelholm. Ordningen är att df skickar ett brev till berörda och uppmanar dem att söka medlemskap i en närliggande förening eller till EFS Västerbotten. Gåvomedelsrapport Bibelfjäll Ledningsgruppen EFS Västerbotten Nära Jesus Ledningsgruppen EFS riks EFS riks årsmöte 112 Ech presenterar en gåvomedelsrapport för årets fyra första månader och påminner också om att en uppdaterad rapport för varje månad finns att läsa på EFS Västerbottens webbplats. 113 Df meddelar att han deltagit i Bibelfjälls avslutningsgudstjänst. För läsåret 2012/2013 har 11 elever slutfört kursen. Inför kommande läsår ska en ny föreståndare rekryteras eftersom PO Sveder Renklint slutar. Rekryteringsarbetet har påbörjats. Till kommande läsår har 14 personer hittills tackat ja till att börja, av de 23 personer som har sökt till de 16 platserna. 114 Df rapporterar från ledningsgruppen. 115 Anita Lundqvist rapporterar från förberedelsearbetet med EFS Västerbotten och Salt Västerbottens konferens Nära Jesus. 116 Df rapporterar från riks ledningsgrupp. 117 Karin Paulsson och Marianne Berglund rapporterar från EFS riks årsmöte/konferens. 118 Utsända protokoll Datum Kommentar ST , AU IR KR Salt VUR-n Bibelfjälls styrgrupp Styrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna.

Gåvomedelsrapport Bibelfjäll Ledningsgruppen EFS Västerbotten Nära Jesus Ledningsgruppen EFS riks EFS riks årsmöte 112 Ech presenterar en gåvomedelsrapport för årets fyra första månader och påminner

6 Tack Avslutning 119 Marianne Berglund och Karin Paulsson framför styrelsens tack och överlämnar en fin blomma, Bägarranka, samt en trädgårdsbok till Monica Andersson som slutar sin anställning i sommar i samband med pensionering, efter drygt 20 anställningsår. Monica tackar för gott samarbete och många givande samtal och önskar styrelsen allt gott i uppdraget framöver. 120 Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Monica Andersson Sekreterare Astrid Sjöström Rune Hedman Åke Hägglund ordförande justerare justerare

anställningsår. Monica tackar för gott samarbete och många givande samtal och önskar styrelsen allt gott i uppdraget framöver.

Relevanta dokument

Styrelse Församlingsgården, Robertsfors

Styrelse Församlingsgården, Robertsfors EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse 2013-01-26 Församlingsgården, Robertsfors Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson 1-21 Ulf Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Åke Hägglund Roger