VERKSAMHETSBASERAD DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sida 1 (21)

Transkript

1 1 Styra verksamheten Organisera och fördela 1.1 arbete och ansvar Sida 1 (21) Besluta om verksamheten Ledningsgruppens protokoll Beslut, egna Interninstruktioner Listor över beslut Planera och utreda verksamheten Förvaltningsplaner Förvaltningsspecifikationer Mötesanteckningar från verksamhetsövergripande arbetsgrupper och enhetsmöten Verksamhetsplaner Yttranden Framtagningsscheman Jourscheman Semesterlistor (Administrativa handlingar, se Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) (Administrativa Pappersarkiv Handläggare (Administrativa Arbetsbeskrivningar och Handböcker, egenproducerade) Enhetschef (Administrativa Beslutsregister) Pappersarkiv Handläggare Verkställighetsbeslut och övriga delegationsbelut. Här kan även beslut om anställning samt kopior på beslut från landstingsdirektören finnas. Hjälpredan inklusive lathundar. En version sparas vid varje års slut. (Administrativa Handlingsplaner) Förvaltningsplan för ett eller flera förvaltningsobjekt inom e-arkivenheten. Beskriver helheten (planering och styrning) av (Administrativa Handlingsplaner) förvaltningsobjekten hos e-arkivenheten. (Administrativa Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Mötesanteckningar finns även i flera kärnprocesser. (Administrativa Ledningsgrupp ABC använder sig av Balanserade styrkort. (Administrativa Remissvar/yttranden) Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Bemanningslistor, övriga) G-katalogen Enhetschef Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Bemanningslistor, övriga) G-katalogen Enhetschef Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Bemanningslistor, övriga) G-katalogen Ledningsgrupp Tjänsteutlåtanden Följa upp verksamheten (Administrativa Ledningsgrupp Definition: "ett skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett ärende". Tjänsteutlåtandet blir ett eget ärende hos ABC även om det ingår i ett centralt LSF-ärende Förvaltningsberättelser (Administrativa Verksamhetsberättelser) Ledningsgrupp Hette tidigare verksamhetsberättelser. Gemensam förvaltningsberättelse för hela ABC Avvikelser, synpunkter och klagomål Revisionsrapporter (Administrativa Klagomål, dokumentation av) (Administrativa och avvikelsehanteringssystem Ledningsgrupp Avdelningschef Synpunkter och klagomål från utomstående/kunder kan finnas i direkt anknytning till ett beställningsärende eller som ett eget ärende, om klagomål/synpunkt inkommit via brev/e-post/telefon och inte rör ett specifikt beställningsärende. I avvikelserapporteringssystemet är det vi själva som anmäler avvikelser. Det finns revisionsrapporter kopplade till bokslut på LSF. Ibland granskar revisorerna annat än räkenskaper. Om ABC ingår i en sådan granskning skickas en slutrapport för kännedom som diarieförs hos oss.

2 Sida 2 (21) Statistik (underlag) (Administrativa Statistik, handlingar rörande) - Handläggare Reception och handläggare Besöksliggare 1 år - Pappersarkivet Planera och följa upp verksamhetens 1.2 ekonomi Göra budget Mallar för budgetram - Avdelningschef Investeringsmallar - Avdelningschef Budgettexter - Avdelningschef Budgetunderlag Göra bokslut Månadsbokslut 2 år Delårsbokslut 2 år ej hos ABC Årsbokslut Hålla årlig löneöversyn Tjänsteanteckningar/ Dokumentation från samtal med medarbetare Underlag för lönesättning Beslut om ny lön, kontrollistor 2 år Handlingsplaner (kopior) Ekonomisystem på LSF Ekonomi Avdelningschef E-arkivenheten tar fram statistik som redovisas i t ex förvaltningsberättelser och andra diarieförda handlingar (t ex rörande antal poster i e-arkiv, hur snabbt leveranser sker osv). Tillsynsenheten tar fram statistik från ärendehanteringssystemet bl a antal inkomna ärenden och hur dessa fördelas på ärendentyp och beställningstyp. Receptionen dokumenterar antal samtal. Statistik som ska bevaras redovisas i förvaltningsberättelserna. Depåenheten tar fram statistik från accessionsliggaren, underlagen bevaras tillsammans med reversalerna. Gallras under förutsättning att besöksstatistik tas fram månadsvis och ingår i förvaltningsrapporten. Frågeformulär inför förvaltningens rapportering av preliminär budgetram. Ingår i samma ärende som budgetramen (d v s samma dnr i ärendehanteringssystem). Budgettexten bör omfatta 2-3 A4-sidor och blir underlag för den gemensamma skrivningen för LSF. Budgetunderlaget inkluderar en personalmall som registreras i ekonomisystem. ABC skriver in siffrorna. Original förvaras på LSF Ekonomi. Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi Delårs- och månadsbokslut med specifikationer, hos verksamheterna) På tjänsterum Avdelningschef Blankett för analys av ekonomiskt utfall. Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi Delårs- och månadsbokslut med specifikationer, hos verksamheterna) Föreskrift nr 9, version 1, LA (Ekonomi Avdelningschef Avdelningschef Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Arbetsmaterial och utkast) Hos respektive chef med Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Underlag för lön) - Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Utskrifter/Listor som används för kontroll) - Avdelningschef (Administrativa Kopior) Pappersarkiv Två blanketter fylls i: "analys av ekonomiskt utfall" samt "verksamhetsbeskrivning". Två blanketter fylls i: "analys av ekonomiskt utfall" samt "verksamhetsbeskrivning". I årsbokslutet ingår en förvaltningsberättelse. Under förutsättning att handlingarna är av tillfällig och inte innehåller viktiga sakuppgifter. Dokumentation från lönesamtal är antingen arbetsmaterial eller handlingar som gallras vid. Det kommer fastställda lönelistor från HR till ABC efter att de nya löneuppgifterna har skrivits in i lönesystemet. Original i personalakt på LSF HR. Handlingsplan ska upprättas när en anställd får noll kronor vid lönerevisionen.

3 Sida 3 (21) 1.3 Samverka med personalen Genomföra arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal Kallelser Deltagarförteckningar Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Mötesanteckningar från Arbetsplatsträffar Individuella kompetens- och utvecklingsplaner (kopior) Mötesanteckningar från inspirationsdagar Kallelser/dagordningar, övriga) G-katalogen Ledningsgrupp Arbetsmaterial/utkast) - Handläggare Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Avdelningschef Pappersarkiv Kopior) Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Rapporter om tillbud 10 år Enskilt gallringsbeslut för HändelseVis, LA Anmälan om risker 10 år Enskilt gallringsbeslut för HändelseVis, LA Åtgärdsplaner 10 år Enskilt gallringsbeslut för HändelseVis, LA Anmälan om arbetsskador (kopior) Medarbetarenkäter Avvikelsehanteringssystem Avvikelsehanteringssystem Avvikelsehanteringssystem Pappersarkiv Arbetsmaterial/utkast) - - Gallras när deltagarförteckningen är inskriven i mötesanteckningarna. Mötesanteckningarna ska godkännas av avdelningschefen innan de går ut till samtliga medarbetare. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Enskild medarbetare En incident som inte leder till arbetsskada. Informationen i systemet skall levereras i rapportform till LSF med redovisning av statistiska uppgifter. De avvikelser som resulterar i omfattande åtgärder skall diarieföras, liksom de specifika rapporteringar som skall ske enligt lag. Informationen i systemet skall levereras i rapportform till LSF med redovisning av statistiska uppgifter. De avvikelser som resulterar i omfattande åtgärder skall diarieföras, liksom de specifika rapporteringar som skall ske enligt lag. Informationen i systemet skall levereras i rapportform till LSF med redovisning av statistiska uppgifter. De avvikelser som resulterar i omfattande åtgärder skall diarieföras, liksom de specifika rapporteringar som skall ske enligt lag. Anmälan om arbetsskada går till LSF HR (kopia som blir ett "original" hos SLL), Försäkringskassan (original) och AFA försäkring (kopia). Sparas ej hos oss. Ifyllda enkäter skickas till extern konsult Sammanställningar av resultat från medarbetarenkäten Handlingsplaner Enkäter, sammanställning) Handlingsplaner) Ett exemplar av varje version. Omfattar även medarbetarenkäten och övriga handlingsplaner. Handlingsplaner för arbetsmiljöförbättrande åtgärder som inte kan åtgärdas omedelbart samt för att dokumentera arbetsmiljön (ur Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete inom LSF).

4 Sida 4 (21) Skyddsrondprotokoll 2 Ge verksamhetsstöd 2.1 Hantera information Registrera allmänna handlingar splaner Ärendekort Händelser Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) ig för Diarium) registratur Diarium) Registrator () Diarium) Skyddsrond utförs av fack, skyddsombud, ev säkerhetsavdelning och arbetsgivarrepresentant. Protokollet skrivs centralt och vi får en kopia. Det görs även lokala skyddsronder och då upprättas protokoll. I lokala skyddsronden deltar depåchef, skyddsombud och vaktmästare. Utförs en gång per år. Notera att registeringsplanen dels finns som ett originaldokument (pdf) och dessutom som inmatad metadata i ärendehanteringssystemet. Ärendekortet är kopplat till registreringen och dess ärendenummer. Registrator () Metadata för händelse i ärendehanteringssystemet Skriftliga handlingar Diarieförda handlingar/akter till diariet) Registrator Inkomna, utgående och upprättade handlingar som t ex utgörs av brev, fax och e-post. digitalt men skannade pappershandlingar gallras efter ett år. Handlingar av tillfällig och ringa diarieförs ej och gallras vid enligt Föreskrift nr 12, version 2, LA (Administrativa. Se Handlingar inkomna för kännedom eller Arbetsmaterial/ utkast och Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär Bevakningar Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär) Registratur () En påminnelse som läggs in av handläggaren Meddelandefunktion Rapporter från ärendehanteringssystem Åtkomstloggar 10 år Ändringsloggar Redovisa ABC:s arkiv Dokumenthanteringsplaner Redovisningsplaner - Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär) Registrator () Interna meddelanden. ig för Arbetsmaterial/utkast) - registratur Systemansvarig () Systemansvarig Ämbetsarkivarien Ämbetsarkivarien Främst balanslistor från ärendehanteringssystemet för att bevaka oavslutade ärenden. Gallras enligt gallringsbeslut för ifrågavarande ärendehanteringssystem (Se Logglistor, övriga i föreskrift nr 12, version 2, LA ). Gallringsbeslut saknas för Winess och Edit. Ett exemplar av varje version. Arbetet görs i ett arkivredovisningssystem (Visalfa), men de fastställda dokumenthanteringsplanerna registreras i ärendehanteringssystemet. Redovisningplanen (motsvarar klassificeringsstrukturen) sparas varje gång den uppdateras. Tas ut ur arkivredovisningssystemet (VisAlfa) och sparas i ärendehanteringssystemet.

5 Sida 5 (21) Grafiska processbeskrivningar Sidotexter Arkivbeskrivningar beskrivningar) beskrivningar) Arkivredovisningssystem Ämbetsarkivarie Arkivredovisningssystem Ämbetsarkivarie Beståndsregister Ämbetsarkivarie Ett exemplar av varje version. Om större förändringar ska göras av de grafiska processbeskrivningarna, är det viktigt att först ta ut ett original av beskrivningarna ur arkivredovisningssystemet och arkivlägga det (om detta inte redan är gjort) i ärendehanteringssystemet. Om större förändringar ska göras av sidotexterna är det viktigt att först ta ut ett original av sidotexterna ur arkivredovisningssystemet och arkivlägga det (om detta inte redan är gjort) i ärendehanteringssystemet. Om större förändringar ska göras i arkivbeskrivningen, är det viktigt att först ta ut ett original av arkivbeskrivningen ur beståndsregistret och arkivlägga det (om detta inte redan är gjort). Tidigare skrevs de ut på papper och arkivlades i pappersarkivet, men i samband med att dokumenthanteringsplanen börjar gälla ska arkivbeskrivningarna registreras i ärendehanteringssystemet Arkivförteckningar Systembeskrivningar Administrera biblioteket Beståndsregister Ämbetsarkivarie Om större förändringar ska göras i arkivförteckningen, är det viktigt att först ta ut ett original av arkivförteckningen ur beståndsregistret och arkivlägga det (om detta inte redan är gjort). Tidigare skrevs de ut på papper och arkivlades i pappersarkivet, men i samband med att dokumenthanteringsplanen börjar gälla ska arkivbeskrivningarna registreras i ärendehanteringssystemet. Respektive systemansvarig Ett exemplar av varje version Bibliotekskatalog Lånesedlar Register av varaktig ) Kopior) Bibliotekskatalog, digital Kortlåda (original), kopia i hylla Biblioteksansvarig Låntagare, Biblioteksansvarig Original läggs i bok när den återlämnas. När lånet är registrerat lämnas originalet tillbaka till låntagaren som ett kvitto på att boken är tillbaka. Kopian behåller biblioteksansvarig till dess att lånestatistiken är sammanställd Prenumerationslistor, se Prenumerationer, handlingar rörande) - Biblioteksansvarig Statistik, handlingar rörande) Statistik Administrera personal och 2.2 löner Anställa personal Pappersarkiv Platsannonser (kopior) Kopior) Pappersarkiv Ansökningshandlingar (kopior) Kopior) Biblioteksansvarig Gäller sammanställningar. Underlag gallras vid. Original förvaras i rekryteringssystem på LSF HR. Annonsering sköts av LSF HR. Original förvaras i rekryteringssystem på LSF HR.

6 2.2.1 Betyg/intyg (kopior) Sida 6 (21) Referenser (kopior) Anställningsavtal (kopior) inaktualiet Kopior) Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Kopior) Pappersarkiv Pappersarkiv Pappersarkiv Originalet förvaras i personalakt på LSF HR. Betyg/intyg placeras i personalakt för de som fått anställning. Övriga betyg gallras efter högst två år. Observera att ABC endast har kopior. Original förvaras i rekryteringssystem/personalakt på LSF HR. för den som fått tjänsten. Övriga gallras två år efter tillsättning. Original förvaras i personalakt på LSF HR Handlingar rörande lösenord Introduktionsscheman för nyanställda Skattsedlar 7 år Handlägga personalärenden (rehabilitering, personalsociala och disciplinärenden) Korrespondens (kopior) Minnesanteckningar från avstämningsmöte/ rehabiliteringsmöte (kopior) Läkarintyg (kopior) Rehabiliteringsplaner (kopior) Beslut (kopior) Anmälan om bisyssla Avsluta anställning Ansökan om kollektivavtalad pension (tjänstepension) (kopior) Uppsägningar (kopior), se Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär) - Medarbetare - - Föreskrift nr 4, version 2,LA (Personal - Kopior) Pappersarkiv Pappersarkiv Kopior) Pappersarkiv Kopior) Pappersarkiv Kopior) Pappersarkiv Kopior) ej hos ABC Beslut om entledigande (kopior) Arbetsgivarintyg till a-kassan (kopior) Tjänstgöringsbetyg (kopior) Pappersarkiv Kopior) Pappersarkiv Kopior) Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Entlediganden/Entlediganden om särskild ålderspension) Kopior) Kopior) Original förvaras i personalakt på LSF HR. Avdelningschef Pappersarkiv Pappersarkiv Cheferna får tillfälliga lösenord via e-post eller så hämtas de ur systemen. Administrativ samordnare Gallras idag när skatteuppgifter är införda i Heroma. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Gallras i samband med att uppgifter ändras eller att anställning upphör. Ingen kopia finns på ABC. (Administrativa Bisyssla, blanketter för). Original förvaras i personalakt på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Entledigande gäller vid egen uppsägning. Pappersoriginalet skannas in i ABC:s ärendehanteringssystem. Originalet skickas till och förvaras på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Original förvaras i personalakt på LSF HR. Tjänstgöringsbetyg innehåller uppgifter om anställning inklusive omdömen. Kan fås först när man jobbat i minst 6 månader. Observera att vi endast har en kopia hos ABC.

7 2.2.3 Tjänstgöringsintyg (kopior) Betala ut lön Tjänstgöringsuppgifter, signerade Tillägg och avdrag på lön Sida 7 (21) ej på ABC - ej på ABC - Kopior) Pappersarkiv Personaladministrativt system Personaladministrativt system Ersättnings- och avdragsunderlag Administrativ samordnare Original förvaras i personalakt på LSF HR. Tjänstgöringsintyg innehåller uppgifter om anställningstid, befattning, tjänstgöringsgrad och placering. Observera att vi endast har en kopia hos ABC. Listor beställs i det personaladministrativa systemet. Månadsrapporter som ska signeras av anställd och sedan av chef med. Original förvaras i 3 år i ett personaladministrativt system på LSF HR. Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal. Original förvaras i 10 år i ett personaladministrativt system på LSF HR. Lista över utkvitterade rikskuponger och avdragsunderlag för mat på jobbet skickas in i original till LSF. Ersättningsunderlag för utlägg skickas till LSF (t ex friskvårdsbidrag, resebidrag) Frånvaro- och närvarorapportering (matrikelkort) Läkarintyg (kopior) Utanordningslistor 2.3 Administrera ekonomi Köpa varor och tjänster ej på ABC - ej på ABC Kravspecifikationer Kopior) Föreskrift nr 10, version 3, LA (Handlingar i upphandlingsärenden, se Förfrågningsunderlag) Personaladministrativt system på LSF HR Pappersarkiv Personaladministrativt system Tjänsteanteckningar Offertförfrågningar Max 10 år Offerter Max 10 år Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi 2 år efter att de upphört att Föreskrift nr 12, version 2 LA (Administrativa Avtal/kontrakt av tillfällig gälla Avtal/kontrakt av varaktig Överenskommelser Verkställighetsbeslut Föreskrift nr 12, version 2 LA (Administrativa Föreskrift nr 12, version 2 LA (Administrativa Beslut, egna) Kom & Gå är tidsregistrering kopplat till personaladministrativt system. Original förvaras i 10 år i ett personaladministrativt system på LSF HR. Föreskrift nr 4, version 2, LA (Personal Matrikelkort (ska bevaras)). Original förvaras i personalakt på LSF HR. ekonomiansvar ekonomiansvar ekonomiansvar Respektive enhetschef Listor beställs i det personaladministrativa systemet ("en rapport i systemet"). Underlag. Chefen signerar att det är rätt lön som ska betalas ut. Original förvaras i 10 år i ett personaladministrativt system på LSF HR. Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi Utbetalningsjournaler för utanordning). Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. Två år om verifikationen specificerar innehållet, annars 10 år. Chefer Oftast rörande administration ex. leasing-, service-, inköpsavtal. Oftast rörande verksamheten t ex avropsavtal, hyresavtal, köpekontrakt, konsultavtal, avtal rörande kärnverksamhet, forskningsmedel, uppdragsforskning, Chefer samverkansavtal. ekonomiansvar "Avtal inom landstinget". ekonomiansvar

8 2.3.1 Beställningar Sida 8 (21) Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi - Handläggare Avrop Verifikationer Sälja varor och tjänster Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomihandlingar, se Beställningar/order/rekvisitioner) Följesedlar Max 10 år Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi - Handläggare ej Ekonomisystem på Verifikationsunderlag hos ABC - LSF ekonomi ekonomiansvar ej Ekonomisystem på hos ABC - LSF ekonomi Tjänstebeskrivningar Offerter/kostnadförslag - Offertförfrågan/ Föreskrift nr 10, version 3, LA (Handlingar i Kravspecifikationer upphandlingsärenden, se Förfrågningsunderlag) Handläggare Avrop är en överenskommen beställning från redan tecknade ramavtal. om verifikationen specificerar innehållet, annars 10 år. Bytt namn från fakturaunderlag. Två år om verifikationen specificerar innehållet, annars 10 år. ekonomiansvar Ändrat namn från Fakturor. i 10 år. Vad vi kan erbjuda för tjänster till våra intressenter. Ledningsgrupp Tjänstebeskrivningarna ingår i en s k tjänstekatalog (finns på arkivportalen). ekonomiansvar ekonomiansvar Inkomna tjänsteanteckning. ekonomiansvar/h Tjänsteanteckningar - andläggare Avtal/kontrakt av varaktig ekonomiansvar Överenskommelser ekonomiansvar "Avtal inom landstinget" Beställningar Råd nr 2, version 2, LA (Ekonomi ekonomiansvar Fakturaunderlag (kopior) Fakturor (kopior) Administrera lokaler och 2.4 utrustning Hantera fastigheten och inventarier Ritningar (kopior) Kopior) Pappersarkiv Kopior) Pappersarkiv ekonomiansvar ekonomiansvar Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. Original förvaras i ekonomisystem på LSF Ekonomi. Två år om verifikationen specificerar innehållet, annars 10 år. Original förvaras i ekonomisystem på LSF Ekonomi i 10 år. Pappersarkiv (kassaskåp på plan Kopior) 2) Depåchef Original hos Boetten. Inkomna protokoll, korrespondens etc. Pärm hos Administrativ T ex för nycklar och passerkort. Finns en lista per nyckelansvarig samordnare nyckel! Handlingar rörande fastigheten 2 år efter Kvittenslistor Hantera telefoni Pärm hos Beställningsblanketter Rekvisitioner) vaktmästare Vaktmästare 2 år efter Pärm hos Kvittenser Kvittenslistor) vaktmästare Vaktmästare

9 2.4.3 Hantera miljö och avfall Sida 9 (21) Deltagarförteckningar, externa kurser Miljörevisioner 3 Tillhandahålla information Lämna ut allmän handling 3.1 eller preparat Lämna ut allmän handling i kopia Tjänsteanteckningar - Pärm hos miljöansvarig Miljöansvarig Miljöansvarig Revisionsrapporter) Handläggare och administratör Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid Begäran om kompletteringar Inkomna samtycken Intyg, utredningar och andra kompletteringar ) ) ) Handläggare Registrator De brev som vi skickar ut till beställaren och där t ex samtycke och släktskapsbevis begärs in. digitalt i ärendehanteringssystemet medan pappershandlingen gallras efter ett år. Häri ingår bl a beslut från etikprövningsnämnden. digitalt i ärendehanteringssystemet medan pappershandlingen gallras efter ett år Släktskapsutredningar Förbehåll Menbedömningar Avslag med besvärshänvisning Maskerade handlingar - ) ) Handläggare Handläggare Handläggare Beställningssedlar (kopior) - Pappersarkiv Administratör digitalt i ärendehanteringssystemet medan pappershandlingen gallras efter ett år. digitalt i ärendehanteringssystemet medan pappershandlingen gallras efter ett år. Beställningssedel i pappersform som placeras i journalen. Här framgår hur många kopior som lämnats ut till beställaren. Uppgiften behövs om det blir ett journalförstöringsärende Följebrev Låna ut allmän handling i original Tjänsteanteckningar ) Handläggare och administratör Depåchef och handläggare Depåchef och handläggare Depåchef och handläggare Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning Låneavtal Överenskommelser om utlån Depåchef Avtal mellan landstinget och utomstående part. Avtal/kontrakt av varaktig ) Depåchef Överenskommelse inom landstinget.

10 Sida 10 (21) Utgående reversaler Lämna ut eller låna ut preparat ur biobank Tjänsteanteckningar ) Depåchef och handläggare Handläggare Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid Handläggare tjänsteanteckning. Kan t ex röra sig om ett svarsbrev från SoS angående ej återlämnade preparat Begäran om komplettering Inkomna kompletteringar ) ) Handläggare Handläggare T ex från etikprövningsnämnden, typ av prov, forskningshandlingar. T ex från etikprövningsnämnden, typ av prov, forskningshandlingar Menbedömningar - Menbedömer utlämning av preparat efter biobankslag medan utlämning av remissvar menbedöms efter OSL. Om beställningen bara avser remissvar se Kravbrev ) Instruktioner för hur inkomna beställningar ska vara utformade t ex i samband med forskningslistor. Kan även röra sig om krav för att få tillbaka preparat Lämna ut information ur svenskt biobanksregister (SBR) Anmälningar till SoS om ej återfört preparat ) Handläggare SoS är biobanksansvarig och måste därför göra en utredning av anmälan. Svaret ska meddelas till RBC Ansökningar om att få ut information Tjänsteanteckningar ) Handläggare Handläggare Handläggare Handläggare Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning Etikprövningshandlingar Sammanställningar av resultat ("registerutdraget") - ) Handläggare Följebrev till sammanställning ) Handläggare

11 3.2 Handlägga ärenden om multicenterstudier Sida 11 (21) Få befogenhet att använda multicenterprincipen Fullmakter från andra landsting Lämna ut prov enligt multicenterprincipen Enhetschef för RBC ) Originalet bevaras i pappersform trots att det skannas in i ärendehanteringssystemet. tjänsteanteckning Ansökningar/avtalsförslag ) Handläggare Vissa delar kan innehålla företagshemligheter och sekretessuppgifter angående studien Etikprövningshandlingar ) Pappersarkiv Bilaga till Ansökningar Patientinformation Informerade samtycken ) Pappersarkiv ) Pappersarkiv En bilaga till ansökan. Forskningspersonsinformation är ett annat namn för patientinformation. Utgörs av en mall och kan ingå som en del av patientinformationen Utlåtanden från datainspektionen Tjänsteanteckningar ) Pappersarkiv Endast tillämpligt vid genetiska anlag. Pappersarkiv Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning. Kan röra sig om t ex kompletteringar Beslut/undertecknat avtal Anmälningar till SoS Avtal/kontrakt av varaktig ) Pappersarkiv ) Enhetschef för RBC Enhetschef skriver under avtalet. Blanketten finns att hämta digitalt hos SoS. Skrivs ut och skickas sedan in till SoS (handläggare för biobanksregistret) E-biobanksrapporter Marknadsföra ABC:s 3.3 information Producera och publicera informationsmaterial Mötesanteckningar Rapporter, egenproducerade) Minnesanteckningar/Mötesanteckningar/Protokoll) Innehåller information om studien. Skickas till ingående e-biobanker i studien.

12 3.3.1 Arbetsplaner Sida 12 (21) - - Handläggare Information till tryckeriet Informationsmaterial i analog form ) - Handläggare Följebrev och anvisningar till tryckeriet. Affischer samt Broschyrer och trycksaker, egenproducerade) Pappersarkiv T ex affischer och broschyrer Informationsmaterial i digital form - Exempel på informationsmaterial är arkivportalens innehåll. Det material som ska bevaras ska kopplas till ett ärende i vårt ärendehanteringssystem Verksamhetsfotografier Fotografier) Producera Nyhetsbrev Utgivningsplaner, årliga - G-katalogen Adresslista för utskick Adressregister) G-katalogen Artiklar till Nyhetsbrev inakualitet Arbetsmaterial/utkast) G-katalogen Nyhetsbrev i PDF-format Producera utställningar Broschyrer och trycksaker, egenproducerade) Klimatarkiv eller G- katalogen Handläggare Redaktör för Nyhetsbrevet Redaktör för Nyhetsbrevet Redaktör för Nyhetsbrevet Redaktör för Nyhetsbrevet Mötesanteckningar Minnesanteckningar/Mötesanteckningar/Protokoll) Arbetsplaner - - Handläggare Ritningar Papper och digitalt. Vad gäller rensning, förvaring, upphovsrätt mm se Landstingsarkivets arkivhandbok Eventuella texter om/till utställning handlingar. se Artiklar, egenproducerade) Kopior för utställningsbruk Kopior) - Handläggare Fotografier av ömtåliga handlingar Fotografier) G-katalogen Handläggare Finns på G-katalogen i väntan på ett Multimediaarkiv Förteckningar rörande inlånat material Register av varaktig ) Utställningslistor Bilddokumentation av utställningar Arrangera/genomföra visningar Tjänsteanteckningar - Register av varaktig ) Fotografier samt Teckningar/illustrationer, original) Handläggare En lista över utställningens innehåll (t ex föremål, affischer, filmer och. Original kan även förvaras i klimatarkiv och pappersarkiv. Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid.

13 Sida 13 (21) Pappersarkiv Presentationer - Samarbeta med forskare/forskningsinstitutioner Instruktioner, forskarsalen - G-katalogen Handläggare Beställningsblanketter Förfrågningar om lämpliga arkiv för forskning Tjänsteanteckningar Förvalta arkivportalen Mötesanteckningar Förvaltningsplaner - Arbeta för god 4 dokumenthantering Sprida kunskap om 4.1 dokumenthantering Utbilda och informera Mötesanteckningar Utbildningsmaterial Presentationer Program Broschyrer och trycksaker, egenproducerade) ) Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Kurs- och utbildningshandlingar, gällande kurser och konferenser arrangerade av den egna verksamheten) Kurs- och utbildningshandlingar, gällande kurser och konferenser arrangerade av den egna verksamheten) Kurs- och utbildningshandlingar, gällande kurser och konferenser arrangerade av den egna verksamheten) tjänsteanteckning. Kan röra sig om t ex kompletteringar. Ofta används samma presentationer och visningsmaterial. I dessa fall skapas ett samlingsärende per år. För skräddarsydda visningar skapas egna ärenden. Mall i original. Ett exemplar av varje version bevaras. Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning. innehåller viktig eller unik sakinformation, kan korrespondensen gallras vid. Mötesanteckningar från planering. Powerpoint-presentationer.

14 Sida 14 (21) Inbjudningar, egenproducerade Sändlistor Distributionslistor) - Handläggare Anmälningar Anmälningar till kurser) - Handläggare Deltagarförteckningar, gällande kurser som anordnats av verksamheten) Deltagarförteckningar Kursutvärderingar Enkäter) - Handläggare Enkäter, sammanställningar Utbildningsbevis Producera och fastställa ny version av Arkivhandboken - G-katalogen Handläggare Original lämnas till deltagare i kurser/utbildningar Mötesanteckningar Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Arbetsplaner - G-katalogen Handläggare Slutliga textförslag för redigering Fastställda texter Informationsbrev Upprätta och förvalta 4.2 styrdokument Upprätta styrdokument Mötesanteckningar Förstudier Arbetsplaner - Arbetsmaterial/utkast) G-katalogen Handläggare Artiklar, egenproducerade) Följebrev, missiv) - Handläggare Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Rapporter, egenproducerade) En rapport av förstudien bevaras tjänsteanteckning Handläggare Sändlistor Distributionslistor) - Handläggare Listor för de som remissen skickas till Remisser I remisser ingår förslag till styrdokument Remissvar Sammanställningar av synpunkter - Genomgång av remissvar Föreskrifter, egna T ex B/G-planer.

15 Sida 15 (21) Råd, egenproducerade Leveransspecifikationer Leveransinstruktioner Beslut, egna Följebrev Förvalta styrdokument Mötesanteckningar Tjänsteanteckningar Årsrapporter Styrdokument, uppdaterade/fastställda Beslut, egna Informationsbrev Handlägga frågor och ärenden angående 4.3 verksamheter Besvara frågor och ärenden angående verksamheter Tjänsteanteckningar Styrdokument) Styrdokument i leveransprocessen. Är ett övergripande dokument som beskriver hur leveransfilen ska se ut. Mer detaljerat dokument än specifikationen. Inriktning på olika informationstyper t ex ekonomisystem, personalsystem o s v. Är ett styrdokument i leveransprocessen. Styrdokument) Beslut om fastställt styrdokument. Handläggare Följebrev, missiv) Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Handläggare Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning. Sammanställs av ansvarig handläggare. Rapporter, egenproducerade) Ett exemplar av varje version. Handläggare Följebrev, missiv) - Handläggare Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. Observera att frågor av rutinartad karaktär placeras på G-katalogen i respektive tillsynsområdesmapp. tjänsteanteckning. Observera att frågor av rutinartad karaktär placeras på G-katalogen i respektive tillsynsområdesmapp Förvaltningsrapporter Rapporter, egenproducerade) Sammanställs årsvis av respektive tillsynsarkivarie för varje tillsynsområde.

16 Handlägga berednings-, samråds- eller beslutsärenden Sida 16 (21) Förfrågningar/förslag från verksamheter Tjänsteanteckningar Handläggare Per e-post (se ) eller muntligt (se Tjänsteanteckningar). Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning Beslut/yttranden, undertecknade Bekräftelser från verksamheten Påminnelsebrev Inspektera verksamheter ) ) ) T ex ett beslut om att anta en ny verksamhetsspecifik B/G-plan eller ett specifikt gallringsbeslut. Inkomna. T ex ett beslut om att anta en ny verksamhetsspecifik B/G-plan eller ett specifikt gallringsbeslut Meddelanden om inspektion Inspektionsprotokoll/ Inspektionsrapporter Verksamheternas svar Förvalta och långtidslagra 5 information 5.1 Ta emot leveranser Ta emot analoga och digitala leveranser Mötesanteckningar Leveransförfrågningar Tjänsteanteckningar - ) Handläggare Handläggare ) Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) Handläggare Besiktningsprotokoll - tjänsteanteckning. Ett överlämningsmöte mellan Leveransfunktionen och Depåenheten. Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning. I dagsläget kallas motsvarande handling vid digitala leveranser för verifieringsprotokoll.

17 Sida 17 (21) Anmälda leveranser Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) G-katalogen Handläggare Översikt för inkommande leveranser Leveransplaner Mappningsdokument Reversaler Accessionsliggare Ta emot leveranser av preparat och remissvar till biobank Tjänsteanteckningar - E-arkiv Leveransreversal) Pappersarkiv Handläggare Register av varaktig ) Pappersarkiv Handläggare Leveransplaner kommer in via arkivportalen och läggs automatiskt in i E-arkivs ärendehanteringssystem. Redovisar mappning för aktuell leverans. Ska innehålla en systembeskrivning som bilaga. Sedan några år finns merparten av reversalerna även digitalt i ett leveransärende (undantag BVCreversaler). Informationen skrivs ut årligen från en accessdatabas som ligger på G-katalogen. Häri ingår även statistik. Enligt B/G-planen kan underlag gallras, detta gäller inte accesionssliggaren. Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid tjänsteanteckning Handläggare Beslut, egna Enhetschef RBC Beslut om övertagande, deponering eller avslag Besiktningsprotokoll - Upprättas innan leveransen inkommer Avtal/överenskommelser Avtal/kontrakt av varaktig ) Register av varaktig ) Enhetschef RBC Beståndsregister RBC Handläggare Beståndsregister för preparat 5.2 Gallra information Verkställa årlig gallring Gallringslistor - Pappersarkiv Handläggare Gallringsdossiéer - Pappersarkiv Handläggare Förstöra information ur patientjournal Begäran om förstöring från SoS Yttranden Tjänsteanteckningar - Depåchef ) Depåchef Remissvar/yttranden) Depåchef Förekommer i samband med deponering av preparat och remissvar. Med leveranser följer uppgifter i en fil som läses in elektroniskt av Scarableverantören. RBC får vid deponering enbart tillgång till uppgifter angående LIDnummer, förvaringsplats (volym) och provtyp. övertagande av preparaten och remisserna får vi tillgång till samtliga uppgifter. Gallringslistor plus "gamla" borttagna serier i Visual Arkiv sorteras i alfabetisk ordning. Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid.

18 Sida 18 (21) Skrivelser från SoS ) Depåchef Hantera ändringar av samtycken angående biobanksmaterial Bekräftelser på förstöring till SoS, patient och informationsägare talonger/nej-brev Tjänsteanteckningar Remisser om kassation ) Depåchef Om förstöring avser mellanarkiv skickas kvittensen till informationsägaren. Handläggare Pappersunderlag gallras efter ett år. Handläggare Handläggare Handläggare Remisser) Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning. Handläggare Brev till biobank om att de ska förstöra provet Bekräftelser från Bioank Remisser om begränsningar i förvaring/användning Bekräftelser till patient 5.3 Förvalta information Ordna och redovisa information Handläggare Bekräftelse på att provet är förstört. ) Handläggare Remisser) ) Handläggare Beståndsregister Beståndsregister för preparat Arkivförteckningar Arkivbeskrivningar Systembeskrivningar Register av varaktig ) Beståndsregister Handläggare Beståndsregister Register av varaktig ) RBC Handläggare Beståndsregister Handläggare Beståndsregister Handläggare Tillsynsarkivarie Register över samtliga arkivbildare som förvaras på ABC. Vissa uppgifter som ej är av bestående värde gallras (t ex uppgifter om tidigare placeringar). Innan större förändringar görs i arkivförteckningarna ska de skrivas ut och sparas. Innan större förändringar i arkivförteckningarna görs ska de skrivas ut och sparas. Inkomna arkivbeskrivningar läggs in i respektive leveransärende. Pappersoriginalen förvaras med reversalerna i pappersarkivet Ordningslistor Arbetsinstruktioner Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) G-katalogen Handläggare Arbetsbeskrivningar) För ordningsarbete. Listor som visar vad som ska ordnas och vad som har ordnats.

19 5.3.2 Vårda informationen Sida 19 (21) Vårdinventeringsinstruktioner Arbetsbeskrivningar) Vårdinventering, tabeller Åtgärdsplaner Tjänsteanteckningar - Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) Handlingsplaner) Excel-dokument som uppdateras löpande. Sparas årligen eller vid större förändringar som PDF. Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid Avtal om vårdinsatser Förbehåll - Förteckningar över ivägsänd information Nyttja förvaringsutrymme Planeringsdokument Kvartersöversikter Avtal/kontrakt av varaktig ) Leveransreversal) anlitande av exempelvis bokbindare. anlitande av exempelvis bokbindare, om handlingarna innehåller sekretessbelagda uppgifter. - G-katalogen Handläggare Handlar om depåplanering (enbart texter). - G-katalogen Handläggare "Skisser över kvarteren", översikter gjorda i Excel Hyllkantsetiketter Uppdateringar i beståndsregister Förvalta Svenskt biobanksregister Stockholm Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) G-katalogen Handläggare - Beståndsregister Handläggare Syftar enbart på handlingarnas placeringar Anmälningar om ny biobank Ändringar i, eller avslut av biobank ) ) Beslut om ny biobank fattas av Socialstyrelsen Förvalta informationen i E- biobanken Avtal/fullmakter om tillgång till information i SBR Synpunkter på SBR, supportärenden Fullmakter från privata vårdgivare Avtal/kontrakt av varaktig ) Avtalen läggs som en årsakt. Supportrapporter) - Handläggare Fullmakter) Enligt B/G-planen kan fullmakter gallras 10 år efter det att fullmakten upphört att gälla, förutsatt att ej rättskipning kräver längre bevarande Bekräftelser från SoS ) Anmälan om avslut av provsamling )

20 5.3.5 Sida 20 (21) Förteckningar över personuppgifter Tjänsteanteckningar Handläggare Handläggare Tjänsteanteckningar av varaktig bevaras medan tjänsteanteckningar av tillfällig gallras vid. tjänsteanteckning Biobanksrapporter Förvalta e-tjänster för 5.4 arkivering Ge användarstöd Rapporter, egenproducerade) Mötesanteckningar Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) G-katalogen Handläggare Beställningar - E-arkiv Tjänstebegäran - E-arkiv Ärenden - E-arkiv Handläggare Kravspecifikationer - E-arkiv Från kundmöten, styrgruppsmöten och förvaltningsmöten. (G-katalogen är egentligen inte godkänd för slutarkivering). T ex behörighetsbeställningar, beställa konto till arkivportalen. T ex en begäran om journalförstöring i mellanarkivet, produktionssättning mm. Kan innehålla korrespondens, tjänsteanteckningar, avrop och kommentarer Checklistor Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) G-katalogen Handläggare T ex vid lokal support Rapporter av tillfällig Hantera ändringar Förändringsbegäran Kravspecifikationer Krav- och teststrategi Testspecifikationer Releaseplaner Leveransdokumentation Checklistor - G-katalogen Enhetschef Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) G-katalogen Handläggare Enhetschef/handläggare genom teknisk förvaltning T ex incidentrapporter sätts samman till en driftrapport för uppföljning av avtalade servicenivåer s k SLA:er. - E-arkiv Handläggare En ärendetyp. Kravspecifikationen måste minst bevaras så länge - G-katalogen Handläggare som ärendet pågår. - G-katalogen Handläggare Testspecifikationen ska sparas så länge systemet är i - G-katalogen Handläggare drift. - G-katalogen Handläggare En releaseplan per release. T ex releasenotes som beskriver vilka ändringar som - G-katalogen Handläggare är gjorda (blir underlag för manualer). Det finns dels checklistor för hela processen och dels checklistor vid överlämning till förvaltning. Visar att all behövlig dokumentation är med. Kan gallras efter att överlämningen är genomförd Systemdokumentation - Kodarkiv Systemdokumentation omfattar källkod, design-, installations-, och konfigurationsdokumentation. Oklart om/hur källkoden skyddas av upphovsrättslagen och OSL.

21 Sida 21 (21) Manualer, original G-katalogen Handläggare Rapporter, egenproducerade Förskrift nr 12, Version 12, LA (Administrativa G-katalogen Handläggare Rapporter av tillfällig - G-katalogen Handläggare Drifta och underhålla Mötesanteckningar Ärenden Utredningar Checklistor Rapporter av tillfällig Projekt (handlingarna registreras under den 99 process projektet hör till) - 99 Uppdragsbeskrivningar 99 Direktiv 99 Kravspecifikationer 99 Projektplaner 99 Kalkyler 99 Lägesrapporter 99 Projektbudgetar 99 Tidplaner 99 Slutrapporter T ex projekt-, slut- samt årsrapporter. Här ingår även eventuella konsultrapporter. T ex uppföljnings-, status-, test- och statistikrapporter samt utredningar. Minnesanteckningar/mötesanteckningar/protokoll) G-katalogen Handläggare Från t ex samordningsmöten. Utredningsuppdrag, handlingar rörande) E-arkiv Handläggare Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet) G-katalogen Handläggare Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Föreskrift nr 5, version 2.0, LA (Projekt Kan innehålla korrespondens, tjänsteanteckningar, avrop, bilagor och kommentarer. Exempelvis kan ett stort haveri medföra en större utredning för att det ej ska inträffa igen. Det finns dels checklistor för hela processen och dels checklistor vid överlämning till förvaltning. Visar att all behövlig dokumentation är med. Kan gallras efter att överlämningen är genomförd. G-katalogen (ev några i ärendehanteringssystem) Handläggare T ex incident- och statusrapporter. Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare