Information om medlemsregister och webb februari 2019

Transkript

1 Till distriktsrepresentanter för medlemsregister och webb, för vidarebefordran till föreningarna. Kopia till DO och FS. Information om medlemsregister och webb februari 2019 Denna gång blir det en extra lång information till organisationen. Förbundet känner idag att vi har en god kontroll på den planerade utvecklingen av systemen och vill därför ge en mer fyllig bakgrundsinformation om vissa delar av vårt arbete. Som flera av er vet om så har Maria Larsson slutat på förbundet. Rekryteringen av hennes efterträdare är klart och kommer att presenteras senare. Under ett par månader kommer förbundet att vara underbemannade när det gäller EPIServerkompetens, vilket kan leda till längre svarstider för svårare EPIServerfrågor. Vår planerade utveckling av webben under 2019 kommer inte att påverkas av vakansen. Efter en intensiv start på året med årsaviseringar, börjar det nu återgå till det normala på kansliet. I början av mars kommer det gå ut påminnelseavier till alla som ej betalat för Vi har en väl fungerande support för medlemsregister och webb på förbundskansliet. Under 2019 kommer vi även följa upp dialog och utbildningsbehovet för både medlemsregister och webb. Efterfrågan på utbildning ser olika ut i olika distrikt och det bästa är att vi anpassar efter rådande behov. Förfrågan kommer gå ut till distriktsansvariga under senvåren 2019 för att ni själva i möjligaste mån ska kunna påverka hur och när vi ska ses. Under maj månad kommer förbundet bjuda in nya distriktsrepresentanter för medlemsregister och webb till information och utbildning. Befintliga distriktsrepresentanter kommer att inbjudas i olika mindre grupper för erfarenhetsutbyte och information om de båda systemen. Vi har enbart support dagtid på vardagar hos vår leverantör, dvs det finns ingen kvälls- eller helgjour om systemen inte fungerar.

2 Medlemsregister Vad händer under 2019 i medlemsregistret: Epost 2019 o En avsändare per förening kommer införas när man skickar epost från medlemsregistret. (Om det går ska den finnas per automatik när man skapar eposten) o Om det går vill vi ta bort texten CRM i ärenderaden när epost skickas från medlemsregistret och att epost som skickats från medlemsregistret ska kunna besvaras och att svaret ska hamna på medlemmens personkort. o Epost äldre än sex månader ska börja rensas bort per automatik från systemet. SMS införs under 2019 i medlemsregistret. I bakgrunden pågår även genomgång av systemet för ett ännu bättre och stabilare system. Uppdatering av medlemsregistret planeras till slutet av maj eller i juni 2019 beroende på hur förbundets tester av förändringarna går. Se mer information om uppdateringar nedan. Pågående ärenden i medlemsregistret: Merparten av dessa ärenden måste invänta nästa uppdatering. Aktiva medlemmar som utträtt under året och har en skuld ska krediteras den sista i varje månad. I vissa fall inaktiverades inte en medlemsansökan trots att den godkänts. En del användare ser ingen information i formuläret betalningar. Automatiska utbetalningar till distrikt och föreningar som har central uppbörd ska utvecklas. När utträdesdatum sätts till dagen innan inträdesdatum så kommer det att saknas information vid ett återinträde. Detta gäller vid automatiskt avslut av medlem vid status Godkänd ej aktiv. Om en medlem har utträtt så går det inte att inaktivera ett uppdragsinnehav som medlemmen har haft. Medlem som fått nytt inträde efter tidigare utträde pga bristande betalning har fått avskrivna perioder uppdebiterade. Problem att skicka brev till sekretessmarkerade personer. Utökad granskningshistorik på medlem. Ändrat adress, epost, medlemskategori, namn, personnummer, telefonnummer, alternativadress, fakturaadress och folkbokföringsadress Den gula informationsranden som visas när medlemskapet är avslutat visas inte på avlidna. På medlemmens hemsida under Mina sidor ska medlemmarna kunna se obetalda och förfallna avgifter, OCR med mera.

3 Det blir ibland fel vid återöppning av medlemskap. Statistik rapport extra kolumn ska åtgärdas. Användare med läsbehörighet ska kunna skicka bilagor. När medlemmar byter förening så ändras inte alltid ägarskapet till den nya föreningen. Personer som saknar svenskt personnummer och vill bli medlemmar. Det kan även finnas nya pågående ärenden som inte finns med i denna lista eftersom många ärenden hanteras dagligen. Systemuppdateringar Förbundet och leverantören räknar med att det kommer att göras två uppdateringar per år av vårt medlemsregister och webben. Dessa görs för att genomföra programuppdateringar från Microsoft, rätta felaktigheter i systemen och implementera nya funktioner som förbundet beställt. Dessa planeras till juni och november, då vi anser att det påverkar föreningarnas arbete minst samtidigt som leverantören har all personal på plats. Dessa datum planeras tillsammans med leverantören årligen men slutgiltig dag för uppdateringarna sätts först när SPF Seniorerna godkänt samtliga tester. Vid uppdatering av systemen och då central avisering genomförs stängs idag systemen helt för att inte enskilda användare ska påverka de otal systemkörningar som genomförs. Vid tidigare aviseringar och uppdateringar har systemen varit helt eller delvis öppna. Detta har skapat stora problem. Självklart för vi en löpande diskussion med leverantören för att se om det inte går att lösa det smidigare. Förbundet har inte möjlighet, varken ekonomiskt eller personalmässigt, att genomföra flera uppdateringar per år av systemen även om utvecklingen av nya funktioner och rättningar av fel är klart. Vid förbundets tester ska samtliga uppdragsroller på samtliga nivåer testas för de nya funktionerna, samt alla tidigare fungerande funktioner, i samtliga system för att säkerställa att inget går fel. Först när alla tester är godkända av oss genomförs uppdateringen. I höstas valde förbundet att inte göra någon uppdatering då testerna inte blev godkända i tid och en uppdatering kunde ha påverkat föreningarnas och förbundets arbete med att skicka ut medlemsavier i december och januari. Detta kommer att upprepas om vi inte är helt säkra på att uppdatering är till fördel för organisationen. Då testerna genomförs i ett testsystem och sedan överförs till våra riktiga system för medlemsregister och webb vet vi av erfarenhet att det alltid uppstår mindre fel. Därför kan systemen få små fel direkt efter en uppdatering som måste rättas manuellt. Förbundet och vår leverantör arbetar intensivt med att dessa fel ska vara så små och få som möjligt.

4 Webben Vad händer under 2019 med webben: Statistik o Under 2019 prioriteras arbetet med att få igång statistik för webben för föreningar och distrikt. Prestanda webb o Prioriterat arbete som påverkas av integreringen mellan de olika systemen. Webben ska fungera i alla webbläsare Bildhantering / alternativ till ImageVault o Uppstart av nytt projekt för att underlätta bildhanteringen. Pågående ärenden webben: Om en webbredaktör lägger upp ett eventtillfälle i MRM och glömmer att fylla i fältet "Organisation" så visas inte eventet på deras hemsida. Antal lediga platser mm visas felaktigt på kalendern på hemsidan. Publicering från/ publicering till var tvingande att fylla i nu visas eventtillfället även om detta ej är ifyllt. Går ej att redigera beskrivningsfältet i EPIServer. Avanmälan fungerar ej om anmälan till event är gjord via Mina sidor. Det kan även finnas nya pågående ärenden som inte finns med i denna lista eftersom många ärenden hanteras dagligen. Som förbund har vi varit mycket kritiska till vår leverantörs hantering av hemsidan och det nya medlemsregistret, vilket vi hoppas har framkommit till er tidigare. När leveransen av systemen inte fungerade så var vi tyvärr tvungna att välja mellan att arbeta med att förbättra antingen medlemsregistret eller hemsidan. Båda projekten samtidigt hade blivit en för stor uppgift för kansliets personal och för förbundets resurser. Som ni vet valde vi efter samråd med distriktsordförandena att först få ordning på medlemsregistret för det ansågs vara det mest kritiska felet för föreningarna. Nu har vi kommit till en punkt när de flesta föreningarna anser att medlemsregistret fungerar för deras behov. Nu kan vi ägna våra resurser åt att förbättra hemsidan. Vi har under tiden haft en referensgrupp som arbetat med att ta fram ett antal krav och önskemål för att vi ska veta vilka uppgifter som är mest akuta. Några av dessa punkter anser ni i föreningen vara självklarheter. Förbundets IT-grupp lägger ingen värdering på dessa prioriteringar då det inte var vi som tog fram punkterna utan distriktsrepresentanterna i referensgruppen, utan vi har valt att arbeta utifrån dessa önskemål när vi planerat framtiden.

5 Bildhanteringen ska förenklas och ImageVault ska avvecklas. Det var en stark rekommendation, från flera håll, att ImageVault skulle vara den bästa lösningen för oss när systemet upphandlades för fem års sedan. Om det var ett dåligt råd eller om utvecklingen gått snabbare än någon då kunde förutse är svårt för oss att avgöra, men idag är EPiServers inbyggda bildverktyg enklare och bättre för våra behov. Dock måste nuvarande bildbiliotek föras över och nya arbetssätt införas för webbredaktörerna, vilket inte är helt enkelt. Sedan introduktionen 2016 av EPiServer har utvecklingen även gått snabbt för webbläsare. Vi har valt att inte uppgradera EPiServer från version 8.2, som vi startade med, för att inte störa förenings- och distriktsanvändarna. Numera är den senaste version 12.x av EPiServer. Förbundet har diskuterat behovet av en uppgradering av vår version. Den senaste versionen är inte önskvärd då den skulle förändra för mycket av våra arbetssätt som föreningsaktiva har lärt sig. Medan att en mindre uppgradering till tex version skulle påverka organisationen i mindre utsträckning men troligtvis lösa problemen med webbläsare som inte fungerar samt statistiken. De långsamma svarstiderna är vi själva mycket bekymrade för och förbundet har parallellt med att vi arbetat att utveckla medlemsregistret fört otaliga diskussioner med leverantören om detta problem. Nu har de äntligen, sent omsider, kommit fram till orsaken och vi har kommit överens om att de snarast ska lösa problemet. Det kommer att kräva en del ominstallationer av nuvarande program så det kan tyvärr inte ske omgående utan att störa våra hemsidor och medlemsregister. Under 2017 och 2018 har medlemsregistret och ekonomisystemen varit prioriterade av förbundet. Under den närmsta tiden kommer EPiServer-utveckling att vara prioriterat av ITgruppen. Den fråga som är mest aktuell är till vilken version vi ska uppgradera och hur det påverkar arbetet för föreningar och distrikt. Stockholm den 18 februari 2019 IT Gruppen Richard Olsson, Peter Sikström och Sabina Brogård