MANUAL FÖR MiRiaM. Version 1.3,

Transkript

1 MANUAL FÖR MiRiaM Version 1.3,

2 1

3 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 MIRIAM utbildningsagenda... 4 Generellt... 4 Medlemscenter... 4 Sökning... 4 Hantering medlem... 4 Övrigt... 4 Organisation... 4 Vad är MIRIAM... 5 CRM... 5 MRM... 5 NAV... 5 SoftBiz... 5 Internet Explorer... 5 Grunderna i MIRIAM... 6 Inloggning till MIRIAM... 6 Grundläggande begrepp... 7 Generell funktionalitet... 7 Navigering i MIRIAM... 8 Funktionerna i MIRIAM... 9 Arbetsyta... 9 Medlemscenter Event Medlemscenter Söka och visa information om medlem Medlemsansökan Uppdatera medlemsinformation Hushållsmedlem Hedersmedlem Vänförening Medlemsförmåner Förtroendeuppdrag

4 Byta förening Utträde Organisation Avgifter Förtroendeuppdrag Support

5 MIRIAM utbildningsagenda Generellt Logga in och få lösenord, behörighet Navigering i MIRIAM Medlemscenter Sökning Söka medlemmar Söka Grupp Hantering medlem Registrera nya medlemmar Hushållskoppling Hedersmedlem Registrera vänmedlemmar Ta över medlem från en förening till en annan Avregistrera medlemmar Övrigt Skriva ut avier Skriva ut listor Skriva ut etiketter Skicka e-post till en grupp Organisation Ändra avgift på medlemsavgiften Ändra föreningsuppgifter Registrera och ändra uppdrag 4

6 Vad är MIRIAM MIRIAM är SPF Seniorernas nya medlemshanteringssystem. Systemet bygger på Softronics medlemssystem MRM men har till viss del anpassats till SPF Seniorernas behov. MRM utvecklas med hänsyn till Microsoft Dynamics CRM och andra MRM kunder, där SPF Seniorerna är en av dessa kunder. MRM är uppbyggt av följande programvaror: Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Dynamics NAV och SoftBiz. CRM Customer Relationship Management, CRM, omfattar styrning, organisering och administration av kunder och kundrelationer i ett företag. Detta omfattar arbetsprocesser med tillhörande affärssystem för IT-stöd. Exempelvis kan CRM omfatta kundstöd och kundregister. När vi använder begreppet CRM i manualen så menar vi programvaran Microsoft Dynamics CRM. MRM Member Relationship Management, MRM, Softronics anpassning av CRM till att passa medlemsorganisationer. SPF MRM CRM NAV Microsoft Dynamics NAV är ett ekonomisystem som i MRM används för att lagra medlemmarnas reskontra och andra rutiner kopplat till ekonomirutinerna för medlemmar. SoftBiz Softronics programvara för att beräkna medlemsavgifter för vidare överföring till NAV. Internet Explorer För att navigera i MIRIAM så behöver du använda dig av webbläsaren Internet Explorer (version 10 och framåt). 5

7 Grunderna i MIRIAM Grundfunktionerna i MIRIAM är: MEDLEM RAPPORTER ORGANISATION MIRIAM AVGIFT UPPDRAG EVENT FÖRMÅNER Inloggning till MIRIAM För att logga in till MIRIAM utbildningsmiljö så går du till följande adress i din webbläsare: Ni som går grundkursen i MIRIAM hos Softronic har fått ett användarnamn som bygger på tre första bokstäverna i förnamn och efternamn, exempel: Lars Nilsson blir SPF\larnil. Lösenordet är Pension2015. Du har nu loggat in i medlemssystemet MIRIAM. OBS! Klicka inte i Kom ihåg mina autentiseringsuppgifter om du sitter på en gemensam/publik dator. 6

8 Grundläggande begrepp Vy en lista som visar utvald information enligt vissa villkor. Systemvyer eller personliga vyer. Formulär en sida i systemet där man skapar, uppdaterar och ser information. Ex medlemsbilden. Sektioner i formulären en gruppering av informationen med en gemensam rubrik. Dialog ett pop-up fönster som genomför en specifik ändring, ex att byta betalinformation på en medlem. Behövs för att systemet ska bearbeta mer information i bakgrunden Generell funktionalitet Detta är generella funktioner i systemet. Och dessa använder vi oss av under utbildningen olika delar. Aktiviteter; något man ska göra/har gjort. En uppgift, ett telefonsamtal, ett sms. Anteckning; fritextanteckning på ett formulär. Sökning; fritextsökning på alla fält i Miriam. Obligatoriska fält markeras med en röd *. Felmeddelanden visas längst ner på skärmen till höger. Spara och Spara/Stäng. Sortering i vyer kan göras på samtliga kolumner genom att klicka på kolumnrubriken. Exportera till Excel kan man göra från olika vyer. Häftstift; en ikon av ett häftstift används för att välja ett standard värde för vissa val. 7

9 Navigering i MIRIAM Genomgång av Miriams navigationslist längst upp i webbläsaren Microsoft Dynamics CRM eller huvudmenyn, här kan du välja mellan alla olika huvudfunktionerna i MIRIAM: Arbetsyta, Medlemscenter, Event, Medlemsförmåner och Inställningar. 2. Hemknapp, om du klickar på hemknappen så kommer du tillbaka till din startsida, Arbetsyta/Instrumentpaneler, i MIRIAM. 3. Modulmeny, visar vilken vald funktion du har från huvudmenyn. Klickar du på menyn så visas en undermeny med fler val per modul. 4. Vald modul, 5. v, historik, visar de senaste valda posterna ur modulmenyn. 6. Skapa, här skapar du en ny medlemsansökan om personen inte har valt att ansöka via webben. 7. Sök, frit.ex.tsökning i MIRIAM. 8. Avancerad sökning, här kan du göra avancerade sökningar med flera urvalskriterier. 9. Inloggad, visar vem som är inloggad i systemet. 10. Inställningar, här kan du bland annat ange personliga alternativ för grundhantering av systemet, t.ex. hur många poster per sida som ska visas i en vy etc. 11. Hjälp, Microsofts generella hjälp till Microsoft Dynamics CRM. 8

10 Funktionerna i MIRIAM En snabb genomgång av de olika funktionerna i MIRIAM som SPF Seniorerna kommer att använda. Vissa av funktionerna är standardfunktioner från MRM och ska inte användas av SPF Seniorerna. OBS! I SPF utbildningsmiljö är du inloggad med alla behörigheter i systemet och du kommer därför att se alternativ som du inte kommer att använda dig av i SPF produktionsmiljön. Arbetsyta På Organisationsenheter så kan du: Redigera kontaktuppgifter för organisationen Uppdatera medlemsavgiften Lägga till förtroendeuppdrag Instrumentpanelen: här är din egen personliga startsida, det är den sidan du kommer till när du har loggat in i MIRIAM. Alla har samma startsida från början och var och en kan välja en annan fördefinierad startsida eller skapa sin egen startsida. 9

11 Om du väljer en annan startsida så behöver du ange den som standard, klicka på Ange som standard om du vill att den ska presenteras nästa gång du går till arbetsytan. Medlemscenter Här finns alla funktioner som rör medlemmar t.ex. hantera medlemsansökningar mm. Registrera nya medlemmar Avregistrera medlemmar Söka medlemmar Uppdatera grundinformationen Hushållskoppling Hedersmedlem Registrera vänmedlemskap Medlemsförmåner, Veteranen/taltidning och Skandia försäkring Byta förening 10

12 Event Hantering av olika typer av aktiviteter som SPF Seniorerna vill erbjuda sina medlemmar. Så som kurser, träffar, resor mm. 11

13 Medlemscenter I MIRIAM hanterar du medlemmar till SPF Seniorernas olika föreningar. Här hanterar du ansökningar, löpande underhåll av medlemmar i systemet, utträden samt återinträden. All hantering av medlemmar gör du från huvudmenyn Medlemscenter. Medlemsmodulen har kopplingar till andra moduler i MIRIAM, så som Uppdrag, Medlemsförmåner och Event. MEDLEMS- ANSÖKAN SKAPA MEDLEM UPPDATERA MEDLEMS- INFORMATION AVSLUTA MEDLEMSKAP Söka och visa information om medlem För att söka en person t.ex. Anna Johanzon så gör man det i sökrutan eller att söka nere under listan i alfabetsordning. Man kan sortera sin sökning genom att klicka på kolumnrubrik. 12

14 Medlemsansökan En person som vill bli medlem kan göra detta på två sätt. 1. Anmäla sig via SPF Seniorernas nya hemsida. Ansökan återfinns sedan under Nya ansökningar i MIRIAM för vidare behandling. För att hitta anmälningarna så går du till: a. Microsoft Dynamics CRM b. Medlemscenter c. Medlemsansökningar Här ser du alla nya ansökningar som har kommit in via hemsidan som du måste godkänna och konvertera till medlemmar. d. Dubbelklicka på personen som du vill behandla i listan. e. Ansökningarna konverteras till medlem genom att klicka på Konvertera ansökan. 13

15 2. Att en person kontaktar någon på en SPF förening direkt och att de lägger in ansökan direkt i MIRIAM. Klicka på +Skapa i menyn och välj sedan Medlemsansökan. Fyll i fälten för personen som vill bli medlem och klicka sedan på Spara. En ny medlemsansökan har skapats i MIRIAM. Fält med * måste fyllas i. Postnummer och postort uppdateras kontinuerligt centralt i systemet. Medlemskategori: Fullvärdig medlem eller Hedersmedlem. Avgiftsklass: Förbund SPF Seniorerna, det finns endast en avgiftsklass. Inträdesdag: Datumfält from detta datum börjar Veteranen att skickas ut. Medlemsgrupp: Det finns endast en medlemsgrupp som du kan välja. När en ansökan har registrerats så skapar MIRIAM upp en medlem med status Godkänd, ej aktiverad. Medlemmen blir aktiverad när den första inbetalningen har bokförts. 14

16 Har föreningen central uppbörd så skickar en inbetalningsavi ut genom systemet. OBS! Lokal uppbörd Om föreningen har valt lokal uppbörd så behöver föreningen skriva ut inbetalningsavi och skicka ut denna manuellt. Även inkomna inbetalningar måste registreras manuellt. Se vidare kapitlet för avgifter! När medlemsansökan har blivit registrerad är personen medlem med statusen Godkänd ej aktiverad. Medlemmen blir aktiv när den första betalningen är registrerad i systemet. 15

17 Uppdatera medlemsinformation Grundinformation om medlemmen finns under Sammanfattning. Fält som kan komma att behöva uppdateras manuellt är mobiltelefonnummer och mailadress. Resten kommer att uppdateras via SPAR. Ändra valfri information och klicka på Spara. Du kan behöva scrolla ner på sidan för att hitta den information du söker. Efter grundinformationen finns det avdelningar med mer information som du kan fylla i om medlemmen. Se kommande avsnitt för mer information om dessa delar. 16

18 Hushållsmedlem Man kan koppla ihop två personer som bor tillsammans för samutskick tidningen Veteranen. Klicka på Anslut på en av medlemmarna som ska kopplas ihop. I nästa dialogfönster så söker du upp den andra medlemmen i namnfältet och lägger till personen. Klicka på Spara och Stäng för att komma tillbaka till ursprungsmedlemmen. Nu ser man på båda medlemmarna att de är sammankopplade under avdelningen för hushållsmedlem i medlemsformuläret. 17

19 Hedersmedlem Medlem som inte ska betala någon medlemsavgift. Dock ska föreningen betala avgift till distriktet och förbundet för medlemmen. För att byta medlemskategori på en medlem från Fullvärdig medlem till Hedersmedlem så klickar du på knappen Medlemskap och väljer sedan alternativet Byta medlemskategori/avgiftsklass. Följ dialogrutorna för att genomföra bytet av medlemskategori. 18

20 19

21 Vänförening En person som är medlem i en förening kan vara intresserad av att vara medlem i en annan förening. Det är distrikten som kan lägga upp vänmedlemskap mellan föreningar i samma distrikt. Vill medlemmen bli vänmedlem i en förening i ett annat distrikt så är det förbundet som lägger upp det. För att lägga till en person som vänmedlem i en förening så gör man det genom att klicka på +Skapa och sedan välja Medlemskap, då får man upp en ny dialog. Fyll i informationen i formuläret och välj Huvudmedlemskap lika med Vänmedlem. Klicka på Spara. 20

22 Under Medlemskap ser man alla föreningar som personen är medlem i, både huvudföreningen och vännföreningar. Medlemsförmåner En nyregistrerad medlem får automatiskt medlemsförmånen Veteranen. Om medlemmen istället vill ha taltidningen så får man gå in på medlemmen och under Medlemsförmåner ändra förmån till taltidning efter det att personen har fått status Aktiv, dvs. har betalat sin första medlemsavgift. För att lägga till en förmån som medlemmen inte har så klickar du på plus ikonen och lägger till den förmån som du vill lägga till. För att ta bort en förmån från en medlem så markerar du förmånen i listan över förmåner som medlemmen har och klickar på papperskorgen längst till höger på raden. T.ex. när en medlem som har betalat sin medlemsavgift vill byta från medlemstidningen till taltidningen. Förtroendeuppdrag Här ser du medlemmens alla förtroendeuppdrag. Man kan lägga till förtroendeuppdrag på olika sätt. Vi har valt att visa hur man lägger till förtroendeuppdrag från uppdragssektionen på organisationsenheten. Se vidare kapitlet om Organisation. 21

23 Byta förening Detta utförs av distrikten om medlemmen ska byta till en förening inom samma distrikt och av förbundet om medlemmen ska byta till en förening på ett annat distrikt. Dubbel klicka på medlemmens förening i Medlemskapsfältet. Klicka på förstoringsglaset i fältet för Förening och välj sedan Slå upp fler poster. 22

24 Sök upp den förening du vill byta till. Markera föreningen och klicka på Lägg till. När du kommer tillbaka till föregående bild så klickar du på Spara och stäng sedan är du tillbaka till medlemsformuläret för den medlem som du nu har bytt förening på. 23

25 Utträde Klicka på Medlemskap och sedan Säg upp medlemskap. Följ sedan dialogen i det fönster som öppnas. Klicka på Nästa. 24

26 Ange begärda uppgifter i dialogen och klicka på Nästa. Klicka på Slutför för att avsluta medlemskapet, Föregående om du vill gå tillbaka och ändra några uppgifter eller Avbryt för att lämna dialogen utan att ändra på något. 25

27 Organisation För att komma till administrationen av organisationen för SPF Seniorerna så väljer du huvudmenyn Arbetsyta och går sedan vidare i funktionsmeny till Organisationsenheter. Då kommer du till systemvyn för alla organisationsenheter. OBS! I utbildningsmiljön så ser du alla organisationsenheter som är upplagda i systemet. I produktionsmiljön av MIRIAM, dvs. det färdiga medlemssystemet, kommer du endast att se de organisationsenheter som är kopplade till din roll. Dubbelklicka på den organisationsenhet som du vill gå in och arbeta med. 26

28 Du har nu kommit in i formuläret för organisationsenhet. För att redigera en organisationsenhet så ändrar du den information som behövs. Och klickar sedan på Spara. Avgifter För att uppdatera årsavgiften för en organisationsenhet så går du ner till sektionen om Avgifter. I tabellen så finns den nu gällande avgiften med eller utan ett slutdatum. Om avgiften för en organisationsenhet ska ändras så behöver du göra två saker. Först så måste slutdatumet på den befintliga avgiften fastställas och sedan måste en ny avgift läggas upp med ett startdatum och eventuellt ett slutdatum. I tabellen över avgifter så klickar du på avgiften som du vill redigera. 27

29 Ändra sedan slutdatumet på avgiften. Klicka sedan på Spara och stäng. Detta kan man tex göra efter varje årsmöte där man har bestämt att årsavgiften inte ska förändras. För att lägga upp en ny avgift så klickar du på den markerade ikonen i bilden. Klicka sedan på + Lägg till nu(tt) avgifter Fyll sedan i de uppgifterna för den nya avgiften. 28

30 Avsluta med att klicka på Spara och stäng. Förtroendeuppdrag. Under sektionen Uppdrag hittar du alla förtroendeuppdrag som är tillsatta i organisationsenheten. Du kan endast lägga till medlemmar på existerande förtroendeuppdrag. Det är endast förbundet som kan skapa nya förtroendeuppdrag. För att koppla en medlem till ett nytt förtroendeuppdrag så klickar du först på den markerade ikonen i bilden ovan. 29

31 Klicka sedan på +Lägg till ny(tt) uppdragsinnehav Sök upp personen som ska ha förtroendeuppdraget, vilken uppdragsroll personen ska ha och from vilket datum förtroendeuppdraget gäller. Klicka på Spara och stäng. 30

32 Support Under test och utbildningstiden fram t.o.m. 4 november 2015 så kommer det att finnas användarsupport och bugganmälan via telefon till Softronic Service Desk 8-17 vardagar. Det går även bra att maila dit dygnet runt. Ange att ni är från SPF Seniorerna och att er fråga gäller MIRIAM eller SPF medlemswebb för snabbare hantering av ärendet. Vid anmälan kommer ni att få ett mail med ärendenummer och ärendebeskrivning. Ärendet fördelas därefter till MIRIAM eller Webben beroende på ärendets art. Inom en arbetsdag ska ni få återkoppling på ärendet. Softronic Service Desk Epost: spfsupport@softronic.se Telefon: Vardagar